RRHH Tema 5.

Etapas finales del proceso de selección…

TEMA 5. ETAPAS FINALES DEL PROCESO DE SELECCIÓN Y TRATAMIENTO DE

DOCUMENTACIÓN

1. ETAPAS FINALES DEL PROCESO DE SELECCIÓN

2. TRATAMIENTO DE LA DOCUMENTACIÓN LABORAL

3. PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

4. GESTIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN PERSONAL

1. ETAPAS FINALES DEL PROCESO DE SELECCIÓN

El proceso de selección no finaliza con la elección de la persona adecuada para el puesto, sino que aún
quedan por cumplir varias etapas:

▪ Petición de referencias.
▪ Comprobación de documentación.
▪ Ofrecimiento del puesto al candidato seleccionado.
▪ Reconocimiento médico.
▪ Contratación e incorporación.

1.1. SOLICITUD DE REFERENCIAS

Las referencias son informes del candidato que provienen de antiguos jefes o colaboradores.

Se suele pedir permiso al candidato durante la entrevista para solicitar referencias, en anteriores empresas.

Las referencias se pueden solicitar por teléfono, internet, escrito…

Si el candidato no tiene experiencia laboral, se suele pedir una copia del título o del certificado de
calificaciones obtenidas.

En las solicitudes de referencias se indagará sobre:

▪ Funciones que realizó el candidato.
▪ Fechas de ingreso y baja en la empresa.
▪ Retribución.
▪ Aspectos destacables de la personalidad y de la profesionalidad.

1.2. ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN Y TOMA DE DECISIONES

En los procesos de selección, después de las diferentes pruebas, hay que integrar la información sobre
cada candidato.

Siempre se realiza una última entrevista para valorar a los tres candidatos finales y seleccionar a uno.

1.3. OFERTA DEL PUESTO AL CANDIDATO SELECCIONADO

La oferta se suele realizar en una entrevista en la que se informará al candidato sobre las características
del puesto.

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Si ambas partes están de acuerdo, firmarán un contrato de trabajo que se registrará en el Servicio de
Empleo de la comunidad autónoma.

1.4. EL RECONOCIMIENTO MÉDICO

Antes de comenzar la relación laboral, es posible que se solicite al candidato elegido un reconocimiento
médico para comprobar que reúne las condiciones físicas y psíquicas necesarias para desempeñar el
puesto de trabajo.

Para realizar el reconocimiento médico, es necesario el consentimiento previo del candidato.

El resultado del examen médico que se entregará a la empresa será “apto” o “no apto”. El acceso a la
información médica de carácter personal se limitará al personal médico, sin que pueda facilitarse al
empresario sin consentimiento expreso del trabajador.

1.5. EL PERIODO DE PRUEBA

El periodo de prueba puede concertarse por escrito con los límites de duración que se establezcan en los
convenios colectivos.

En el periodo de prueba, cualquiera de las partes podrá dar por finalizado el contrato sin necesidad de
preaviso y el trabajador no tiene derecho a percibir indemnización alguna. Durante este periodo el
trabajador tendrá los mismos derechos y obligaciones que el resto de trabajadores de plantilla.

Durante el periodo de prueba al trabajador se le evaluarán los siguientes aspectos:

▪ Calidad en la realización del trabajo.
▪ Sentido de la responsabilidad.
▪ Sentido de equipo y de la colaboración.

1.6. INCORPORACIÓN

A. PLAN DE ACOGIDA

No existen pautas uniformes para realizar un plan de acogida.

Ejemplo de plan de acogida:

1. Recibimiento: Por el director de Recursos Humanos o Jefe del departamento al que se

incorpora, le dará la bienvenida y le explicará cómo va a transcurrir la jornada. Se le entregará
el manual de acogida.
2. Presentación al director: El director de Recursos Humanos presenta al nuevo trabajador al
director de la empresa.
3. Visita al centro de trabajo: Para enseñar las instalaciones al recién incorporado.
4. Presentación al jefe del departamento al que se incorpora y a los nuevos compañeros.
5. Situación en el puesto: Una vez situada la persona en el puesto de trabajo, le proporcionará
copia de la descripción de este y se le informará de las actividades que tendrá que realizar.
6. Información sobre cuestiones de seguridad: Riesgos laborales, plan de autoprotección y
las normas en caso de emergencia.
7. Designación de un responsable de integración: Para que guíe al nuevo empleado en los
primeros días de trabajo.

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8. Formación inicial: Dependiendo del puesto, puede ser necesaria una formación inicial
específica para las tareas de ese puesto concreto.

B. MANUAL DE ACOGIDA O BIENVENIDA

Recoge información sobre aspectos concretos de la empresa, que se entrega a cada nuevo
trabajador que se incorpora.
Ejemplo de manual de acogida:
1. Bienvenida: Del presidente/director…
2. Información sobre la empresa: Historia, legislación aplicable, plan de autoprotección,
jornada y periodos de descanso.
3. Políticas de Recursos Humanos: Prestaciones sociales (seguros de vida, planes de
pensiones, anticipos…), carrera profesional, medidas para conciliar vida laboral y familiar,
actividades sociales

2. TRATAMIENTO DE LA DOCUMENTACIÓN LABORAL

Según la Ley Orgánica de Protección de Datos de Carácter personal: La gestión de la documentación de

los trabajadores que se incorporan a la empresa comienza con la apertura de un expediente personal,
donde se guarda, de forma ordenada, la documentación relacionada con el historial laboral del trabajador.

2.1. EXPEDIENTE PERSONAL

Es el conjunto de documentos, ordenados cronológicamente, que releja el historial laboral de cada

trabajador: formación, puestos de trabajo desempañados, funciones, tipos de contratos laborales que ha
tenido,…

Ejemplo de documentación que forma parte del expediente de los trabajadores:

▪ Documentación relativa a la incorporación

▪ Carta de presentación del candidato.
▪ Currículo y ficha con los datos personales.
▪ Resultados de las pruebas de selección.
▪ Resultado del examen médico.
▪ Informe de la entrevista de selección.
▪ Copia del título de estudios acreditados para el puesto de trabajo.
▪ Otros títulos de estudios oficiales realizados.
▪ Copia del contrato de trabajo.
▪ Copia de la documentación de la Seguridad Social.
▪ Documento de vida laboral.

Ejemplo de documentación relativa a la formación y el desarrollo:

▪ Cursos de formación permanente realizados en la empresa.

▪ Cursos de formación permanente realizados en instituciones públicas y privadas.
▪ Informes de los mandos sobre el desempeño de las tareas.
▪ Amonestaciones y sanciones.
▪ Extinción de contratos.

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2.2. CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DE CARÁCTER LABORAL

Las relaciones laborales generan mucha documentación de carácter económico, como nóminas, los
documentos del pago de la cotización a la Seguridad Social y las retenciones a cuenta del IRPF.

Se debe conservar la documentación:

▪ Según la legislación laboral: Cuatro años desde el fin de la relación laboral.

▪ Según la legislación fiscal: Cuatro años desde la liquidación de impuestos.
▪ Según el Código de Comercio: Seis años a contar desde la fecha de cierre del ejercicio contable.
▪ Otras normas: Algunas administraciones establecen plazos mayores cuando concede
determinadas subvenciones del Fondo Social Europeo para la formación de los trabajadores, que
deben conservarse 10 años.

3. PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

Trabajo a realizar por el alumnado:

Ley Orgánica de Protección de Datos de Carácter Personal (LOPD).

Agencia Española de Protección de datos. www.adpd.es
La protección de los datos en la empresa: Obligaciones de la empresa.
Medidas de seguridad en el tratamiento de los datos: Niveles básico, medio, alto.

4. GESTIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN DEL PERSONAL

Las empresas tienen establecidos procedimientos para gestionar los expedientes de los empleados. El
administrativo del Departamento de Recursos Humanos es el encargado de llevarlos a cabo.

A. ORDENACIÓN DE LOS EXPEDIENTES

El procedimiento habitual consiste en:

▪ Ordenar los expedientes por departamento.
▪ Dentro de cada departamento se ordenan alfabéticamente (apellidos y nombre).
▪ Los documentos de cada expediente se ordenan cronológimente.

B. CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS

La vida de los documentos en las empresas pasa por tres etapas:

1. Archivo del departamento: Contiene la documentación actual que se utiliza
frecuentemente (permanecen en este archivo mientras el trabajador permanece en la
empresa).
2. Archivo intermedio: Recibe la documentación de los trabajadores que han finalizado su
relación con la empresa, la que ha perdido la vigencia jurídica y administrativa o cuando
las consultas son esporádicas.
3. Archivo histórico: Recibe la documentación que se consulta raramente y que constituye
la memoria histórica de la empresa. Lo habitual es digitalizar los documentos y conservar
en papel solo los que tengan algún interés especial
4. Expurgo de la documentación: Es la destrucción física delos documentos que ya han
perdido valor.

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4.1. RESPONSABILIDADES DEL PERSONAL QUE GESTIONA LA DOCUMENTACIÓN DE

CARÁCTER LABORAL

El personal administrativo recoge y trata datos personales delos trabajadores de las empresas y deben
guardar la confidencialidad y el secreto profesional de dichos datos.

A. Deber de confidencialidad
El personal que recoja y trate los datos personales debe guardar la confidencialidad de los datos
que gestiona. Por ello, en muchas ocasiones, debe firmar una cláusula de confidencialidad en el
contrato de trabajo. Se trata de guardar para sí cierta información a la que tendrá acceso en su
trabajo.

B. Deber de secreto profesional

El responsable del fichero y quienes intervengan en cualquier fase del tratamiento de los datos de
carácter personal están obligados al secreto profesional respecto de los mismos y al deber de
guardarlos, obligaciones que subsistirán aun después de finalizar sus relaciones con el titular del
fichero o, en su caso con el responsable del mismo.

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TEST FINAL

1. La petición de referencias suele hacerse cuando se trata de:

a) Candidatos sin experiencia laboral.
b) Candidatos con experiencia laboral.
c) Candidatos con amplia formación.
d) Se pide a todos los candidatos.

2. Para solicitar referencias:

a) Se pide permiso al candidato.
b) E solicitan sin que lo sepa el candidato.
c) Se solicitan de forma anónima.
d) Ha de realizarse siempre por escrito.

3. En el informe final de la selección:

a) Se presenta al candidato seleccionado.
b) Se presentan dos candidatos.
c) Se presenta una terna de candidatos.
d) Se presentan cuatro candidatos.

4. El reconocimiento médico:
a) Es obligatorio en todos los casos.
b) Es el mismo para todos los puestos de trabajo.
c) Para realizarlo, es necesario el consentimiento del candidato.
d) Lo establece el Estatuto de los Trabajadores.

5. El empresario tiene derecho a:

a) Acceder a la información médica de carácter personal.
b) Conocer las conclusiones del reconocimiento médico.
c) Indicar las pruebas que se han de efectuar.
d) Conocer el estado de salud de los trabajadores.

6. El plan de acogida consiste en:

a) Realizar actuaciones para facilitar la integración.
b) Visitar el centro de trabajo.
c) Presentar a los compañeros de trabajo.
d) Entregar un manual de acogida.

7. ¿En qué orden se colocarán los documentos en un expediente?

a) En orden cronológico.
b) En orden numérico.
c) En orden alfanumérico.
d) En orden alfabético.

8. No es obligatorio conservar durante cuatro años:

a) Los resultados de los exámenes médicos.
b) El documento de afiliación a la Seguridad Social.
c) Los recibos de salarios.
d) Los contratos de trabajo.

9. Los contratos de trabajo se han de conservar:

a) Cuatro años desde que se firman.
b) Cuatro años desde que finalizan.
c) Seis años desde que se firman.
d) No es obligatoria su conservación.

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10. Cuando se recogen datos personales de los trabajadores, se debe:

a) Pedir el consentimiento.
b) Informar sobre la finalidad de la recogida.
c) Adoptar medidas de seguridad.
d) Todas son ciertas.

11. El expurgo de documentos consiste en:

a) Trasladas los documentos a la siguiente fase del archivo.
b) Clasificar y ordenar los documentos.
c) Destruir los documentos que han perdido valor.
d) Identificar los documentos que pasan al archivo histórico.

12. La dirección y el teléfono de un trabajador tienen un nivel de protección:

a) Básico.
b) Medio.
c) Alto.
d) Ninguno.

13. Los informes psicológicos de los empleados tienen un nivel de protección:

a) Básico.
b) Medio.
c) Alto.
d) Ninguno.

14. En materia de protección de datos, los trabajadores tienen derecho a:

a) Conocer los datos personales que tiene la empresa.
b) Oponerse a que los datos sean tratados.
c) Rectificar los datos erróneos.
d) Todas son ciertas.