PROCEDIMIENTO SELECCIÓN, VINCULACIÓN E

INDUCCIÓN DE PERSONAL

1. OBJETIVO

Seleccionar personal competente que cumpla con el perfil de cargo establecido en la

organización y/o por las empresas cliente, lo cual garantice un óptimo desempeño de las
funciones correspondientes al cargo

2. ALCANCE

Aplica a la selección de todo el personal que ingrese a COMPANY H&M SAS, Inicia con la
necesidad de personal para determinado cargo y finaliza con la vinculación e inducción de
este.

3. POLÍTICAS

3.1 POLÍTICAS GENERALES

 A fin de garantizar la correcta administración y distribución de los documentos, es

importante que se cumplan los lineamientos estipulados en el presente procedimiento
por todo el personal de la empresa.

 No se pueden utilizar documentos, fuera del control del presente procedimiento, esto
incluye formatos, instructivos, entre otros.

 Toda información referente a los clientes se considera de carácter confidencial, por

tanto, no puede ser divulgada, sino con autorización expresa por parte de estos.

3.2 POLÍTICAS ESPECÍFICAS

 COMPANY H&M SAS se rige por las recomendaciones de la OIT (Organización

Internacional del Trabajo). Derivado de lo anterior, se presenta como políticas:

- No contratación de menores de edad, para ello, en el momento de ingreso del

funcionario es indispensable tener una copia de la cédula de ciudadanía. Dado el
caso que se presente el caso de un ingreso de menores de edad, debe estar el
documento emitido por los padres o del inspector de trabajo, en el cual autorizan en
trabajo del menor, lo anterior, siempre y cuando el niño haya finalizado la educación
básica secundaria.
- No discriminación por edad, sexo, raza o creencias religiosas.
- Mantener una escala salarial digna y uniforme para hombres y mujeres
dependiendo del nivel jerárquico ocupado en la empresa.

 Dado el caso que se requiera la generación de un nuevo cargo, se debe estructurar el

respectivo perfil antes de la selección del personal, ya sea emitido por la empresa en
misión o creado en el proceso interno para el personal de planta.
 PROCEDIMIENTO SELECCIÓN, VINCULACIÓN E
INDUCCIÓN DE PERSONAL

 Cuando se presente contrataciones en la modalidad de Prestación de servicios, la

persona debe estar afiliado a EPS y AFP.
 Durante el ingreso del personal, se pueden presentar falencias en alguna de las
competencias, para ello, el Gerente General, presenta autonomía para autorizar su
respectivo ingreso, teniendo en consideración que es necesario un plan de formación
específico, con el cual, al finalizar, el Gerente General y/o Jefe inmediato debe realizar
la Evaluación de Competencia y Desempeño a fin de analizar si el funcionario se
encuentra competente para el desarrollo de sus funciones.

 La educación y/o formación, se pueden convalidar con una experiencia verificable

superior a 1 año en el campo requerido, exceptuando los requisitos del perfil de cargo.

 Cuando la contratación del personal sea por un periodo menor o igual a cuatro (4)
meses, se contrate en la modalidad de prestación de servicios o el funcionario se
desvincule durante un periodo menor a (6) meses, no aplica el numeral 6.2 del
presente procedimiento referente a Selección de Personal; es criterio del Gerente o
persona encargada del área de recurso humano, realizar las entrevistas y
verificaciones necesarias para la selección, teniendo en consideración que la selección
debe basarse en el perfil de cargo previamente establecido, no obstante, dado el caso
que la contratación del colaborador se renueve, debe realizar el procedimiento
completo.

 A criterio del Gerente General se podrán efectuar procesos de Selección por medio de
un proveedor, para este caso no se requieren todas las pruebas establecidas en el
presente procedimiento, no obstante, el proveedor debe entregar un informe completo
del proceso realizado al aspirante, de igual manera, se realiza una entrevista con la
persona encargada de Recurso Humano, a fin de analizar al candidato.

3.2.1 Exámenes médicos para el personal

FRECUENCIA DE
CARGO EXÁMENES MÉDICOS REQUERIDOS
MEDICIÓN
Examen Médico- Ocupacional - Ingreso del funcionario
Examen médico de reingreso
(incapacidad prolongada (15 días o - Al reingreso del
Cargos más), producto de enfermedades graves funcionario
Administrativos y/o accidente de trabajo o vacaciones.
y Operativos - Examen periódico una
vez al año y/o examen
Examen Médico Ocupacional (Periódico
de retiro en la
y de Retiro)
liquidación definitiva del
trabajador

 Derivado de la información reportada de los diferentes exámenes, el médico

establecerá las impresiones clínicas del caso y emitirá un concepto sobre si el
aspirante es apto o no para desempeñar el cargo (según convenio). De existir
 PROCEDIMIENTO SELECCIÓN, VINCULACIÓN E
INDUCCIÓN DE PERSONAL

limitaciones, se darán las recomendaciones del caso y de surgir incompatibilidades

médicas para el cargo, se le considerará, según la hoja de vida y la disponibilidad de la
empresa, como candidato para otro cargo; el concepto de aptitud será archivado en la
hoja de vida del funcionario.
 La Historia Clínica Ocupacional es un documento privado que debe manejarse como
tal, asegurando su confiabilidad y veracidad, por tanto, la custodia de la misma será
realizada por el proveedor del servicio de salud.

 Se debe realizar a todos los trabajadores sin excepción, exámenes médicos antes de
su ingreso a laborar, periódicos anuales de seguimiento (a no ser que el médico
ocupacional determine una periodicidad menor) y de retiro (siempre que el ex
trabajador acceda).

 La entidad de servicio de salud deberá entregar a la empresa dentro de los 15 días

hábiles siguientes a la realización de la totalidad de las evaluaciones, el informe de
Diagnóstico integral de condiciones de salud, el cual se tendrá en consideración para la
planeación de actividades de la vigencia del año siguiente en las áreas de Medicina
preventiva y del trabajo de la empresa.

4. VOCABULARIO
 Prestación de servicios: modalidad de contratación que se celebra de manera
bilateral entre una empresa y una persona especializada en algún tema específico.

 Examen médico periódico: se realiza a los trabajadores para evaluar aptitud física y
relacionarlos mejor en función del cargo a desempeñar.

 Examen médico ocupacional: Es el examen médico para ingresar a laborar en la

empresa, busca determinar las condiciones de salud del aspirante al momento de
ingresar y califica la aptitud o no para desempeñar el cargo que aspira.

 Para-clínicos: son exámenes especiales que como su nombre lo indica van al lado de
la clínica, o sea, que ayudan al clínico a comprobar o descartar un diagnóstico.

 Enfermedad general: estado de afectación de la salud que no puede ser clasificado

como enfermedad profesional pues no se ha evidenciado relación directa de la
actividad ocupacional con el problema de salud.

 Enfermedad laboral: Es enfermedad laboral la contraída como resultado de la

exposición a factores de riesgo inherentes a la actividad laboral o del medio en que el
trabajador se ha visto obligado a trabajar. El Gobierno Nacional, determinará, en forma
periódica, las enfermedades que se consideran como labores y en los casos en que
una enfermedad no figure en la tabla de enfermedades laborales, pero que se
demuestre la relación de causalidad con los factores de riesgo ocupacionales será
reconocida como enfermedad laboral, conforme lo establecido en las normas legales
vigentes.
 PROCEDIMIENTO SELECCIÓN, VINCULACIÓN E
INDUCCIÓN DE PERSONAL

5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
FORMATOS
Perfil de cargo
Requisición del Personal
Entrevista de Selección de personal
Confirmación de Referencias
Documentación de Ingreso
Información del Trabajador
Inducción de Personal (inducción de vinculación inicial)
Inducción de Seguridad y Salud en el Trabajo
Carta de entrega de dotación
Evaluación de competencia y desempeño
OTROS
Informe de selección de personal emitido por el proveedor o por el psicólogo interno
de la organización (Pruebas e informe psicotécnico y psicológico)
Hoja de vida
Contrato
Comprobantes de afiliación
Exámenes y resultados médicos

6. DESARROLLO DEL PROCESO DE SELECCIÓN

6.1 Información de la Vacante

REGISTRO /
No ACTIVIDAD RESPONSABLE
DOCUMENTO
- Encargado del
área de
Se identifica la necesidad de contratación de Recurso
1.
personal para un determinado cargo. Humano

- Líder de área

Se solicita al encargado del área que requiere la

vacante que realice la solicitud de manera - Requisición
2. - Líder de área
detallada y específica para iniciar el proceso de del personal
reclutamiento.
 PROCEDIMIENTO SELECCIÓN, VINCULACIÓN E
INDUCCIÓN DE PERSONAL

REGISTRO /
No ACTIVIDAD RESPONSABLE
DOCUMENTO
Antes de iniciar el proceso de selección se debe
revisar:

 Cargo Nuevo
Se define el Perfil de Cargo correspondiente, en
el cual se incluya:
- Funciones que desempeñar
- Educación, formación, habilidades y
experiencia. - Encargado del
- Condiciones de trabajo - Perfil de área de
3.
- Otras cargo Recurso
Humano
El perfil de cargo se debe revisar y aprobar.

 Cargo antiguo

Revisar el perfil de cargo previamente

establecido y dado el caso realizar la
actualización correspondiente y se vuelve a
aprobar.

6.2 Selección de Personal

REGISTRO /
No ACTIVIDAD RESPONSABLE
DOCUMENTO
Postulación - Encargado
de la vacante del área de
1. Recibir las hojas de vida de los aspirantes.
en el Recurso
computrabajo Humano
- Encargado
Preseleccionar las hojas de vida que presenten el - Perfil de del área de
2.
perfil requerido para el cargo cargo Recurso
Humano
- Encargado
del área de
- Pruebas
Una vez preseleccionadas las hojas de vida, se Recurso
psicológicas
3. procede a llamar a los aspirantes a presentar Humano
y
pruebas psicológicas y psicotécnicas - Psicólogo o
psicotécnicas
proveedor de
selección
4. Dar a conocer al aspirante aspectos tales como: - Encargado
del área de
- Remuneración salarial Recurso
 PROCEDIMIENTO SELECCIÓN, VINCULACIÓN E
INDUCCIÓN DE PERSONAL

REGISTRO /
No ACTIVIDAD RESPONSABLE
DOCUMENTO
- Tipo de contrato (laboral, prestación de servicios) Humano
- Horario laboral - Psicólogo o
- Otras proveedor
Si el aspirante desea continuar con el proceso y
supera las pruebas del ítem 4, se procede con la - Psicólogo
- Entrevista de
respectiva programación de la entrevista con - Líder de área
5. selección de
psicología, el jefe inmediato de cada área, la - Gerente
personal
empresa en misión y cuando así se requiera con General
el Gerente General.
Para los procesos de selección, deberán cumplirse
los siguientes:
Presentar los certificados de estudio según el
cargo, habiendo cursado programas o títulos
autorizados por el Ministerio de Educación (se - Encargado
- Soportes
realizara en la opción consulta de certificado de la del área de
6. Hoja de vida
página: Recurso
del aspirante
http://www.mineducacion.gov.co/1621/article- Humano
185479.html o el link para validar instituciones de
educación superior
http://snies.mineducacion.gov.co/consultasnies/
institucion
Se verifica algunas de las referencias expresas en
la hoja de vida del aspirante, lo cual se registra en
la hoja de vida, teniendo en consideración que se - Encargado
debe dejar por escrito la fecha de verificación, - Confirmación del área de
7. nombre y cargo de la persona de contacto. Dado de Recurso
el caso que dicha actividad No arroje resultados Referencias Humano
satisfactorios, el aspirante no continúa con el - Psicólogo
proceso.

6.3 Vinculación del aspirante seleccionado

REGISTRO /
No ACTIVIDAD RESPONSABLE
DOCUMENTO
- Encargado
Se programa al aspirante para la realización de
- Exámenes del área de
8. los exámenes médicos establecidos en el ítem
médicos recurso
3.2.1
humano
Contactar telefónicamente al aspirante que ha
- Encargado
sido seleccionado para acordar el día y la hora
- Documentación del área de
9. para presentarse a COMPANY H&M SAS, así
de ingreso recurso
mismo, se solicita la entrega de los documentos
humano
expresos el formato “Documentación de ingreso”.
 PROCEDIMIENTO SELECCIÓN, VINCULACIÓN E
INDUCCIÓN DE PERSONAL

REGISTRO /
No ACTIVIDAD RESPONSABLE
DOCUMENTO
- Inducción - Encargado
Se programa al personal para las respectivas
General e del área de
10. inducciones (Inducción General de Ingreso e
Inducción de recurso
Inducción de Seguridad y Salud en el Trabajo)
SG-SST humano
- Encargado
Legalizar la vinculación del funcionario mediante del área de
11. - Contrato
un contrato firmado por las partes interesadas. recurso
humano
- Encargado
del área de
Generar las afiliaciones de ley pertinentes (EPS,
- Comprobantes afiliaciones
12. ARL, AFP, Caja de compensación) e ingresar a la
afiliación - Encargado
nómina.
del área de
nómina
Archivar el contrato en la carpeta creada para el - Encargado
funcionario en la cual se ingresan todos los - Carpeta del del área de
13.
documentos que sean necesarios, tales como: funcionario recurso
contrato, afiliaciones, hoja de vida, entre otros. humano

6.4 Inducción del funcionario

N REGISTRO /
ACTIVIDAD RESPONSABLE
o DOCUMENTO
- Encargado del
Entregar al funcionario el Reglamento Interno de - Reglamento
área de
14. Trabajo y verificar la lectura y comprensión de Interno de
recurso
este. Trabajo
humano

El encargado del área de recurso humano debe - Encargado del

- Inducción de
realizar la inducción del funcionario en temas área de
15. Personal –
generales de la empresa, tales como: horizonte recurso
General
empresarial, organigrama, entre otros. humano

- Encargado del
Se hace entrega de los Elementos de Protección
- Entrega de área de
16. Personal y/o de la dotación.
dotación recurso
humano
A los dos (2) meses de ingreso del funcionario,
- Evaluación de
se debe realizar la Evaluación de Competencia y - Encargado del
compe-tencia
Desempeño, tal como lo especifica el área de
17. y desempeño
procedimiento “Competencia y formación de recurso
- Evaluación de
personal”. humano
proveedores
 PROCEDIMIENTO SELECCIÓN, VINCULACIÓN E
INDUCCIÓN DE PERSONAL

N REGISTRO /
ACTIVIDAD RESPONSABLE
o DOCUMENTO
18. Se finaliza el proceso.