PROCEDIMIENTO DE RECLUTAMIENTO, Fecha: 17/09/2014

SELECCIÓN, INDUCCION Y Versión: 02

ENTRENAMIENTO DEL PERSONAL Aprobó: Gerencia

1. OBJETIVO

Describir la metodología para el reclutamiento, selección, inducción y entrenamiento de

todo el personal de Interlink s.a.., tanto a nivel administrativo como en los diferentes
proyectos ejecutados.

2. ALCANCE

Este procedimiento se aplica a todo el personal que sea contratado por la organización, tanto
en el área administrativa como técnica.

3. RESPONSABILIDADES

Director administrativa

• Realizar los procesos de selección y contratación del personal.

• Coordinar la realización de la inducción a los empleados nuevos.
• Tramitar las afiliaciones del personal a su Seguridad social.
• Velar por el bienestar de los empleados en los sitios de trabajo.
• Junto con el Coordinador del Sistema de seguridad, salud ocupacional y medio
ambiente, el Asesor de calidad y Jefes de área, diseñar el cronograma de
capacitación anual.
• Realizar el retiro y desafiliación del personal una vez recibida la notificación de retiro
de parte de los Jefes de Área y/o Proyectos, o del mismo trabajador.

Gerente

• Autorizar el ingreso de todo el personal

• Revisar y hacer seguimiento a la gestión del departamento de Gestión Humana.

Jefes de Área y/o Director de Proyectos

• Realizar la solicitud del personal de acuerdo a las necesidades de su área.

• Solicitar y velar por el cumplimiento del programa de capacitación anual.
• Informar las novedades de personal al Director administrativo.
• Informar sobre el retiro del personal al Director administrativo.
4. TÉRMINOS Y DEFINICIONES

• Habilidad: Se considera habilidad como una aptitud innata o desarrollada o varias de

estas. Capacidad, inteligencia y disposición para realizar algo. Lo que se realiza con
gracia y destreza.

• Entrenamiento: Proceso educativo a corto plazo, aplicado de manera sistemática y

organizada, mediante el cual las personas aprenden conocimientos, actitudes y
habilidades, en función de objetivos definitivos.

• Capacitación: Es el proceso de hacer a alguien apto para un tema o actividad.

• Competencia: Aptitud demostrada para aplicar los conocimientos y habilidades.

Con base en educación, formación, experiencia y habilidades

5. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO

5.1 SOLICITUD DE PERSONAL

El responsable del proceso presenta la solicitud o necesidad del personal verbalmente

ante la Gerencia con el fin de recibir aprobación. Una vez aprobada la solicitud, se le
informa al director administrativo para que inicie el proceso de vinculación.

5.2 RECLUTAMIENTO

Para el reclutamiento de hojas de vida, la Directora administrativa puede promover la

vacante con los empleados actuales de la empresa, usar la base de datos de hojas de
vida para los diferentes cargos, y en caso de que no se tenga personal que cumpla con
los requisitos del cargo requerido, se utilizan diferentes medios de comunicación para la
publicación de la vacante en anuncios en Internet.

5.3 PRE- SELECCIÓN

Se revisan las hojas de vida reclutadas y se pre-seleccionan aquellas que cumplan con
los requisitos de educación, formación y experiencia del cargo vacante. Las personas pre
seleccionadas son contactadas telefónicamente para determinar su disponibilidad,
aspiración salarial, interés por la vacante y en caso favorable se cita para realizar la
entrevista. Se confirman las referencias laborales y personales. Se solicitan los soportes
anexos de su hoja de vida.

5.4 ENTREVISTA

La directora administrativa y/o coordinador de mantenimiento y operaciones, desarrolla la

entrevista al candidato utilizando el Formato Entrevista Laboral para dejar registro de la
misma. El gerente realiza la entrevista si la persona que va ingresar aspira a ocupar un
cargo relevante e importante en la empresa. Esta entrevista tiene como objetivo captar las
cualidades, calidades y debilidades del candidato, establecer un puente de comunicación
que permita aclarar cualquier duda sobre la información consignada en la Hoja de Vida.
Además esta entrevista permite indagar en aspectos no medibles ni observables por otras
técnicas. Luego se realiza la verificación de las referencias laborales.Para los cargos de
nivel operativo se realiza una segunda entrevista hecha por los jefes de proceso quienes
a través de preguntas técnicas específicas evalúan las habilidades del candidato con el fin
de establecer si tienen la capacidad para desempeñarse exitosamente en el mismo. En
dicha entrevista se debe llenar el Formato Entrevista Laboral

5.5 SELECCIÓN Y EXÁMENES MÉDICOS

Se elige de forma preliminar a la persona que cumpla con el perfil del cargo y se remite
para realización del examen médico ocupacional de ingreso haciéndole entrega del
Formato de remisión de exámenes médicos o informándole que se acerque a la IPS a
realizarse los exámenes, de acuerdo a lo establecido en el Profesiograma medico
identificado en el Procedimiento de evaluaciones medicas ocupacionales, en donde se
establecen por cargo los exámenes clínicos y paraclínicos a realizar.

Si en el certificado de aptitud medica expedido por el centro médico ocupacional se

establece como apto para el cargo, se elige a la persona, y se le informa de la decisión
tomada; de lo contrario no podrá ser contratada.
El certificado de aptitud médica es archivado en la hoja de vida del trabajador y los
resultados del examen médico de ingreso serán archivados en la historia clínica
ocupacional del aspirante, la cual será custodiada por el centro médico que presta el
servicio como lo establece la Res 1918/09
5.8 AFILIACION A SEGURIDAD SOCIAL Y FIRMA DE CONTRATO

Para el ingreso del personal el trabajador, la auxiliar de recursos humanos y el gerente

diligencian el Formato de ingreso de personal , en donde se especifican algunos
aspectos importantes para la afiliación y la contratación. Teniendo a la mano los
resultados positivos de los exámenes médicos se realiza la afiliación a ARL, EPS y
Pensión, caja de compensación, apertura de cuenta bancaria y la firma de contrato u otro
si de contrato (si se requiere).
Para el ingreso y previo a la firma de los contratos el personal debe suministrar los
siguientes documentos:
• Hoja de vida actualizada con foto
• Soportes de Educación, Formación y Experiencia (Copias de actas de grado,
diplomas, certificaciones laborales, etc.).
• Fotocopia de la Tarjeta Profesional (Para los profesionales)
• Fotocopia certificado judicial vigente
• Fotocopia libreta militar para varones
• 4 fotocopias de la cédula ampliada al 150 %
• Exámenes médicos de ingreso
• Fotocopia última afiliación a fondo de pensiones y EPS

Para afiliación de beneficiarios a la EPS:

• Cónyuge: Fotocopia de cédula, registro de matrimonio, en caso de vivir en unión libre
certificado de convivencia igual o mayor a 2 años de convivir.
• Hijos menores de 7 años: Fotocopia registro civil donde conste parentesco.
• Hijos mayores de 7 años: Fotocopia tarjeta de identidad.
• Hijos mayores de 18 años hasta 23 años: Fotocopia de cédula y certificado de estudio
de entidad reconocida por Ministerio de educación.
• Padres: Fotocopia de cédula

Para afiliación de beneficiarios a caja de compensación:

• Cónyuge: Fotocopia de cédula.
• Hijos menores de 12 años: Registro civil original.
• Hijos mayores de 12 años: Registro civil original y certificado de estudio de entidad
reconocida por Ministerio de educación.
• Padres mayores de 60 años, no pensionados: Fotocopia de cédula trabajador,
fotocopia de cédula padre o madre, registro civil del trabajador, certificado de
supervivencia padres, prueba de convivencia y dependencia
económica.

Con el fin de garantizar que el trabajador le aporte a la empresa toda la documentación

antes mencionada, se le hace entrega una vez que de confirmado su ingreso el
Memorando de ingreso de personal. También se le hace entrega de Carta de apertura de
cuenta de nómina.
 5.9 PROCESO DE INDUCCION.

Se procede a la inducción en el cargo al nuevo empleado, siguiendo el Formato de

inducción en el cual se plasman las etapas de inducción:
• Generalidades de la empresa = Coordinador SSTA
• Sistemas de Gestión SSTA= Coordinador SSTA
• Funciones y Responsabilidades de cargo= Jefe Inmediato
• Requisitos Legales, Riesgos Profesionales= Coordinador SSTA y/o Jefe Inmediato
• Plan de Emergencia= Coordinador SSTA
• Sistema Contable= Auxiliar de impuestos
• Uso de EPP= Coordinadora SSTA
Dicho registro debe ser firmado tanto por el nuevo empleado, por el Coordinador SSTA
y/o Jefe Inmediato y se archiva.
Se realiza la evaluación de la eficacia del proceso de inducción por medio de una
evaluación escrita al trabajador siguiendo el Formato de evaluación de inducción donde
se evalúan conceptos generales del sistema de gestión.
Se considera eficaz cuando se evidencia el entendimiento de la persona en todos los
criterios, si el trabajador no demuestra entendimiento se hace nuevamente la inducción
reforzando los elementos débiles resultantes de la evaluación y se procede a evaluarlo
nuevamente.
Luego el jefe inmediato realiza la inducción en el puesto de trabajo, indicándole como
debe realizar cada una de las funciones asignadas a su cargo, para un buen desempeño.
Se le entrega una copia de las funciones del cargo a desempeñar y el manual del área a
la persona escogida.

Para los criterios operativos de cada cargo será evaluada su eficacia una vez cumpla su
periodo de prueba de tres meses, a través del Formato de evaluación de desempeño; se
considera eficaz si obtiene una calificación igual o superior al 70%, en caso de que
presente alguna debilidad se tendrá en cuenta como una entrada al plan de formación.

En esta etapa se solicitara la elaboración de carnet correspondiente al cargo.

Nota: La re inducción SSTA se debe realizar al personal por lo menos una vez al año o
cuando se considere necesario por parte del Director Administrativo, y de acuerdo a los
cambios que se realicen dentro del Sistema de Gestión de la organización, y,
periódicamente recordando las Políticas, Misión y Visión.
Siempre que se realice la re-inducción al personal se debe diligenciar el formato de
asistencia.

Adicionalmente se realiza una capacitación para el manejo y legalización de los anticipos

recibidos para compras y gastos de viaje después de la cual se debe firmar el formato de
Inducción sistemas contable. También se le pide que firme la Autorización de envío de
soportes de nómina por correo electrónico
Una vez se termine con el proceso de inducción, se procederá a abrir un correo
corporativo al empleado para que se comunique de manera oficial con sus compañeros y
superiores.

5.10 CAPACITACIÓN

Una vez que el trabajador ingresa a la organización, se incluye en el programa de

capacitación que cuenta con la información de las actividades de formación incluyendo
alcance, objetivo y contenido de estas, y, con una matriz de capacitación en SSTA por
cargos que se desarrolla teniendo en cuenta las actividades propias de entrenamiento y
promoción del sistema SSTA, los conocimientos necesarios para realizar la labor en forma
segura, la accidentalidad propia y del sector, y, los controles establecidos en las matrices
de peligros y de aspectos e impactos ambientales.
El programa tiene planteados indicadores de cobertura y eficacia para su evaluación,
análisis de resultado y replanteamiento de actividades

Se realiza la evaluación de la eficacia de las capacitaciones por medio de una evaluación

escrita al personal; se considera eficaz la capacitación cuando se obtiene una calificación
por encima del 75%; el personal que no obtenga esta calificación se reprogramará
nuevamente.

Periódicamente se hará seguimiento al trabajador de su esquema de capacitación para

validar y controlar su asistencia.

El programa de entrenamiento se modificara si se presentan cambios significativos en los

procesos e infraestructura de la organización, resultados de la evaluación de las
funciones y responsabilidades SSTA, la evaluación de los indicadores del programa y
resultados de la revisión gerencial del sistema. En cada capacitación se debe llenar el
Registro de asistencia

5.11 SEGURIDAD, SALUD EN EL TRABAJO Y MEDIO AMBIENTE

La Directora administrativa es la responsable de hacer la entrega de la dotación de

uniformes al personal. Una vez se firme el contrato y se realice la entrega de la dotación
la auxiliar de recursos humanos hace entrega de los EPP. En ningún caso la Directora
administrativa debe permitir el ingreso de nuevo personal sin que se realice la respectiva
entrega de EPP.
SSTA

5.12. SOLCITUD DE PERMISOS Y VACACIONES

La solicitud de persmisos, licencias y vacaciones se hace acorde al Procedimiento para

solicitudes de permisos.
5.13 MEMORANDOS

Con el fin de notificarle al personal cualquier llamado de atención por escrito por
incumplimiento de su labor, se usa el Formato Notificación de Memorando

5.14 PROCESO DE RETIRO.

Cuando se va a retirar a un empleado de la empresa se utiliza el Formato de

comunicación de terminación de contrato en donde se especifica la causal del retiro e
información general del empleado y el cargo desempeñado. La persona debe devolver a
la empresa los elementos que se le hayan suministrado para el desarrollo de su labor
tales como: equipos de cómputo y de oficina en general, uniforme y elementos de
protección personal lo cual se debe ver evidenciado en el Formato de paz y salvo para
que se le pueda generar la liquidación, esto se debe hacer de acuerdo al Procedimiento
para generar paz y salvo de la compañía.
Una vez se tengo la liquidaciónd e prestaciones sociales se les envía el documento de la
liquidación y se el adjunta Formato _____ con el fin de que la persona lo firme junto con
los documentos de la liquidación de prestacine sociales y lo devuelva a la empresa. Una
que se reciba en forma física el formato y el documento firmados se procede a cancelar la
liquidación el valor correspondiente a la liqudación.

Documentos anexos:

• Procedimiento para solicitud de permisos y vacaciones

• Instructivo para el uso del Formato EPP y dotaciones
• Procedimiento para generar paz y salvo de la compañía

6.0 Control de cambios

VERSIÓN FECHA DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO
00 26/12/2011 Emisión del documento
01 15/11/2013 Se modificó el procedimiento para mencionar nuevos formatos
que se habían creado
02 17/09/2014 Cambió el logo de la empresa, pasó de ser Interlink ltda a
Interlink s.a, cambió la palabra HSE por SSTA. Se mencionan
la parte final del documento los procedimientos : Solicitud de
permisos y vacaciones, instructivo para el uso del formato de
EPP y dotaciones y procedimiento para generar paz y salvo de
la compañía