Etapas finales del proceso

U5
nidad
de selección y tratamiento
de la documentación

1 Etapas finales del proceso de

selección
2 Tratamiento de la documentación
laboral.
3 Protección de datos personales.
4 Gestión de la documentación
personal.
1 >> Etapas finales del proceso de selección
El proceso de selección no finaliza con la elección de la persona adecuada para el puesto, sino que
aún quedan por cumplir varias etapas: petición de referencias, comprobación de documentación,
ofrecimiento del puesto a la persona seleccionada, reconocimiento médico, contratación e
incorporación. Estas etapas se reflejan en el siguiente esquema.

1.1 > Solicitud de referencias

Las referencias son informes del candidato/a que provienen de empresas en las que se ha
trabajado anteriormente.

Las referencias son una forma de comprobar la veracidad de la información que el candidato/a ha
facilitado durante el proceso de selección y resultan muy útiles cuando se ha tenido alguna
experiencia laboral.

La forma más adecuada de actuar es pedir permiso a las personas entrevistadas para solicitar
referencias, de manera confidencial, en anteriores empresas.

Salvo que la persona entrevistada indique lo contrario, no se pedirán referencias a la empresa en la

que esté trabajando en la actualidad, sino en las que ha trabajado anteriormente.

Las referencias se pueden solicitar por internet, por teléfono, por escrito o mediante una visita
personal.
PROBLEMAS QUE SURGEN EN LAS PETICIONES DE REFERENCIAS

Las referencias son un tema delicado y es difícil conseguir información objetiva debido a que, o bien
la persona a la que se solicitan las referencias no desea comprometerse y emite un informe aséptico,
o bien, para ayudar a la candidata/o, exagera las cualidades de este.

Si la candidata/o tuvo algún problema en la empresa anterior, probablemente el informe sea

negativo; aunque, en ocasiones, la verdadera causa del problema podría no estar en él o ella, sino en
factores ajenos, como una deficiente organización de la empresa.

1.2 > Análisis de la información y toma de decisiones

Cuando en los procesos de selección se han realizado una o varias entrevistas y se han aplicado
diferentes pruebas, hay que integrar la información sobre cada persona que opta a un puesto de
trabajo. La integración de los datos y el informe final dependerán de si ha intervenido una
empresa consultora o la selección la ha realizado el departamento de recursos humanos.

Tanto si el proceso de selección ha sido externo como interno, siempre se realiza una
última entrevista para valorar a la terna final de personas que optan al puesto de trabajo.

SELECCIÓN MEDIANTE EMPRESA CONSULTORA

 Se elabora el informe de valoración final, con la actuación y el rendimiento de las
candidatas y candidatos, sus puntos fuertes y débiles, y un resumen de datos
personales, académicos y profesionales.
 Normalmente se presenta a la empresa cliente una terna final de candidaturas.
 Se realizan recomendaciones para que la empresa cliente tome la decisión final.
SELECCIÓN MEDIANTE DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS
 Se elabora un informe con las candidaturas que se consideran válidas.
 Se presenta una terna final de candidaturas a su cliente interno, que tendrá que
decir en último lugar, asesorado por el departamento de recursos humanos.

1.3 > Oferta del puesto a la persona seleccionada

La oferta se suele realizar en una entrevista en la que se informará al candidato/a sobre las
características del puesto: funciones y tareas, duración del contrato y periodo de prueba, horario,
vacaciones, retribución, beneficios sociales e incentivos

Si ambas partes están de acuerdo, firmarán in contrato de trabajo y se comunicará la contratación

on-line al SEPE a través de la aplicación Contrat@.

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 1.4 > El reconocimiento médico

Antes de comenzar la relación laboral, es posible que se solicite a la persona elegida un

reconocimiento médico para comprobar que reúne las condiciones físicas y psíquicas necesarias
para desempeñar el puesto de trabajo.

Para realizar el reconocimiento médico, es necesario el consentimiento previo de la persona elegida

(es aconsejable que este consentimiento se realice por escrito).

El examen médico será diferente para los distintos puestos de trabajo. Puede suceder que se
descubran problemas de salud que no tienen por qué afectar al desempeño del puesto de trabajo.
Estos quedarán dentro del secreto profesional del médico. El resultado del examen médico que se
entregará a la empresa será ``apto´´ o ``no apto´´.

La empresa será informada de las conclusiones que se deriven de los reconocimientos efectuados en
relación con la aptitud del candidato/a para el desempeño del puesto de trabajo, pero el acceso a la
información médica de carácter personal se limitará al personal médico, sin que pueda facilitarse a la
empresa sin consentimiento expreso de la persona examinada.

1.5 > El periodo de prueba

El periodo de prueba puede concentrarse por escrito con los límites de duración que se establezcan
en los convenios colectivos. En defecto de pacto en el convenio, la duración del periodo de prueba
no podrá exceder de:

 Seis meses máximos para quienes cuentan con titulación técnica

 Dos meses máximos para el resto de personal
 Tres meses máximos, en las empresas de menos de veinticinco personas contratadas, para
quienes no tienen una titulación técnica.
En el periodo de prueba, cualquier de las partes podrá dar por finalizado el contrato sin necesidad
de preaviso y no se tiene derecho a percibir indemnización alguna. Durante este periodo, se tendrá
los mismos derechos y obligaciones que el resto de la plantilla.

1.6 > Incorporación

El proceso de selección no finaliza cuando se ha contratado a la persona adecuada, sino que continua
con su incorporación y su adecuada integración en la empresa.

La persona contratada accede a un lugar desconocido y, en muchas ocasiones, tiene que ir

descubriendo por sí misma los diferentes aspectos de su trabajo: compañeras y compañeros,
jefatura, instalaciones, departamentos, formas de realizar el trabajo, costumbres, etc.

Esta situación genera incertidumbre; además, puede retrasar la adaptación al puesto de trabajo, la
correcta realización de las tareas y la asimilación de la cultura empresarial.

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A. PLAN DE ACOGIDA
Para prevenir estas situaciones, es aconsejable llevar a cabo planes de acogida. Los planes de acogida
son una práctica que se suele realizar, principalmente, en empresas con grandes plantillas, para
facilitar la integración laboral y emocional en la empresa.
No existen unas pautas uniformes para la realización del plan de acogida, que puede ser tan
completo como se desee.

ELEMENTOS DEL PLAN DE ACOGIDA

1. Acogida por la persona responsable del
departamento de recursos humanos o del
departamento al que se incorpora el nuevo
empleado/a
2. Información oral sobre la empresa
3. Entrega del manual de acogida
4. Presentación a la dirección
5. Visita al centro de trabajo
6. Presentación a la persona que dirige el
departamento al que se incorpora.
7. Presentación a los compañeros/as
8. Comunicación al resto de la plantilla de la
incorporación mediante un correo electrónico o
reseña en la intranet.
9. Información de riesgos laborales y normas de
seguridad
10. Designación de una persona responsable o que
tutele la integración.
11. Formación inicial

B. MANUAL DE ACOGIDA O BIENVENIDA

Muchas empresas disponen de un documento denominado ``Manual de acogida´´, con información
sobre aspectos concretos de la empresa, que se entrega a cada nueva incorporación. El contenido del
manual de acogida se refleja en la siguiente tabla.
INFORMACIÓN QUE SE FACILITA EN UN MANUAL DE ACOGIDA
1. Bienvenida de la dirección. 3. Políticas de recursos humanos:
2. Empresa:
o Prestaciones sociales: seguros de vida,
o Historia, misión, visión, valores, planes de pensiones, anticipos, préstamos,
organigrama general y por residencias de vacaciones, guarderías, etc.
departamentos, sucursales, tamaño o Carrera profesional: oportunidades para
de la plantilla, clientela y empresas realizar carrera profesional, formación,
proveedoras. promoción interna, etc.
o Legislación aplicable: convenio o Medidas para la conciliación de la vida
colectivo, prevención de riesgos laboral y familiar.
laborales, etc. o Actividades sociales: viajes para el
o Plan de autoprotección: personal y sus familias, campamentos de
instrucciones en caso de accidente, verano para las hijas e hijos del personal,
actividades deportivas, club de empresa,
incendios, inundaciones o cualquier
etc.
otro siniestro.
o Jornada y periodos de descanso:
calendario laboral, horario,
vacaciones, permisos, descanso en la
jornada, almuerzo, etc.

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2 >> Tratamiento de la documentación laboral
La documentación generada durante el proceso de selección y durante el tiempo que dure el
contrato necesita ser tratada correctamente, teniendo en cuenta, sobre todo, las normas
establecidas en la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales y Garantía de los Derechos
Digitales.

La gestión de la documentación de las nuevas incorporaciones a la empresa comienza con la apertura

de un expediente personal, donde se guarda, de forma ordenada, la documentación relacionada con
el historial laboral de cada trabajadora/o.

2.1 > Expediente personal

El expediente es el conjunto de documentos, ordenados cronológicamente, que refleja el

historial laboral de cada trabajador o trabajadora: formación puestos de trabajados desempeñados,
funciones, tipos de contratos laborales que ha tenido, etc.

El expediente personal puede conservarse en papel o tener formato digital.

Las empresas suelen digitalizar el expediente personal de su plantilla con programas informáticos
diseñados para ello o bien mediante bases de datos adaptadas a sus necesidades. El sistema de
digitalización debe garantizar la integridad del expediente, la conservación y la protección de los
datos de carácter personal.

A. Documentación del expediente

En el expediente se puede encontrar documentación aportada por el personal, documentos

generados en la empresa, documentación procedente de las administraciones públicas, de
otras empresas y de instituciones públicas o privadas.

B. Actualización de los expedientes

Los expedientes sufren variaciones: prórrogas, finalizaciones o modificaciones de contratos,

ascensos, excedencias, cambios de tareas, formación continua o cambios familiares.

La comunicación de las variaciones en algunos datos puede tener importantes consecuencias;

por ejemplo, la notificación del nacimiento de un descendiente o la discapacidad de un
ascendiente con el que se conviva pueden acarrear una disminución en la retención a cuenta
del impuesto sobre la renta de las personas físicas (IRPF) o generar beneficios sociales como
guarderías, residencias de vacaciones, ayudas para estudios, etc.

DOCUMENTACIÓN RELATIVA A LA DOCUMENTACIÓN RELATIVA A LA

INCORPORACIÓN FORMACIÓN Y EL DESARROLLO
 Carta de presentación de la  Cursos de formación permanente
candidatura. realizados en la empresa.
 Currículo y ficha con los datos  Cursos de formación permanente
personales. realizados en instituciones públicas y
 Resultados de las pruebas de privadas.
selección.  Informes de los mandos sobre el
 Resultado del examen médico (apto desempeño de las tareas.
o no apto para el puesto).  Amonestaciones y sanciones.
 Informe de la entrevista de  Extinción de los contratos. Se anotarán la
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 selección. fecha y la causa de la extinción, así como
 Copia de título de estudios información acerca de si recibió
acreditados para el puesto de indemnización y algún comentario al
trabajo. respecto.
 Otros títulos de estudios oficiales  Informe de la ``entrevista de salida´´,
realizados. cuando sea el trabajador o la trabajadora
 Copia del contrato de trabajo. quien extinga su contrato voluntariamente.
 Copia de la documentación de la
Seguridad Social.
 Documento de vida laboral.

2.2 > Conservación de los documentos de carácter laboral

Las relaciones laborales generan mucha documentación de carácter económico, como las nóminas,
los documentos del pago de la cotización a la Seguridad Social y las retenciones a cuenta del IRPF. El
papel del personal administrativo es muy importante en este aspecto, ya que son quienes controlan
toda esta documentación.

La documentación de carácter económico, además de justificar el pago del salario, acredita los
gastos reflejados en la contabilidad de la empresa, el pago de impuestos (IRPF e impuesto sobre
sociedades) o el cobro de subvenciones y bonificaciones.

 Un mínimo de cuatro años desde el fin de la relación laboral:

- Contratos de trabajo.
- Documentos de afiliación de los trabajadores y trabajadoras
a la Seguridad Social
LEGISLACIÓN
- Partes de altas y bajas
LABORAL - Documento de afiliación a la mutualidad de accidentes y
enfermedades profesionales.
 Nóminas y boletines de cotización a la Seguridad Social (cuatro
años desde que vence el plazo para liquidar cotizaciones)
 Cuatro años, a contar desde la liquidación de los impuestos, ya
LEGISLACIÓN
que se trata de documentos justificados de gastos fiscalmente
FISCAL deducibles.
CÓDIGO DE  Seis años, a contar desde la fecha de cierre del ejercicio
COMERCIO contable.
 Algunas administraciones establecen mayores plazos de
conservación cuando conceden subvenciones relacionadas con
OTRAS NORMAS los salarios; por ejemplo, las subvenciones del Fondo Social
Europeo para la formación de la plantilla se deben conservar
diez años.

3 >> Protección de datos personales

Para proteger los datos personales y la intimidad de las personas, se aprobó la Ley Orgánica de
Protección de Datos Personales y Garantía de los Derechos Digitales, en la que se reconoce a la
ciudadanía el derecho fundamental a la protección de datos, la facultad de controlar sus datos
personales y la capacidad para disponer y decidir sobre ellos.

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 El nombre, los apellidos, la fecha de nacimiento, la dirección postal o la dirección de correo
electrónico, el número de teléfono, el número de identificación fiscal, la matrícula del coche, el DNI,
el número de Seguridad Social, etc… son datos que identifican a una persona, ya sea directa o
indirectamente.

3.1 > La protección de datos en la empresa

La plantilla facilita a las empresas, documentación y datos personales desde que son reclutados en
un proceso selectivo más lo que faciliten durante la relación laboral. Todos estos documentos pasan
a formar parte del expediente personal y deben ser protegidos para garantizar el derecho al honor y
a la intimidad.

Las empresas en las que se recogen y tratan datos de carácter personal (plantilla, clientela,
proveedores) deben tener a un delegado de protección de datos, a quien corresponde velar por el
cumplimiento de la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales y Garantía de los Derechos
Digitales (LOPDGDD). Este puesto de responsable, que habitualmente será el personal administrativo
dentro del departamento de recursos humanos, tiene, entre otras, las obligaciones que aparecen en
la siguiente tabla.

Cualquier persona tiene derecho a conocer si sus datos personales

INFORMAR A LAS van a ser incluidos en un fichero y el tratamiento que se realiza con
PERSONAS AFECTADAS esos datos. Las personas responsables de los ficheros tienen
obligación de informar sobre la recogida de datos y su utilización.
Como regla general, la inclusión de datos de carácter personal en
PEDIR EL
un fichero supone un tratamiento que requerirá el consentimiento
CONSENTIMIENTO la persona afectada.
Los datos que se recaben han de ser adecuados a la finalidad que
CALIDAD DE LOS DATOS
motiva su recogida.
GARANTIZAR LOS La persona responsable del fichero debe facilitar y garantizar el
DERECHOS DE LAS ejercicio de los derechos de oposición, acceso, rectificación,
PERSONAS AFECTADAS supresión, limitación del tratamiento y portabilidad.
Quienes intervienen en cualquier fase del tratamiento de los datos
DEBER DE GUARDAR
deben guardar el secreto profesional sobre estos, aun después de
SECRETO PROFESIONAL finalizar su relación con quien se responsabiliza del fichero.
La persona responsable del tratamiento establecerá medidas
ADOPCIÓN DE MEDIDAS
técnicas y organizativas para garantizar un nivel de seguridad
DE SEGURIDAD adecuado en función de los riesgos detectados en un análisis previo.

3.2 > Conservación de los documentos de carácter laboral

El reglamento General de Protección de Datos (RGPD) indica que los encargados y responsables del
tratamiento de los datos deben aplicar medidas de seguridad proporcionales y adecuadas al riesgo
detectado en el análisis previo. Las medidas de seguridad deben ser técnicas y organizativas.

MEDIDAS DE SEGURIDAD
IDENTIFICACIÓN DE USUARIOS:
MEDIDAS  Cuando un ordenador se utilice para el tratamiento de datos
TÉCNICAS personales y para otros fines, se recomienda disponer de varios
perfiles o usuarios distintos para cada una de las finalidades.
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  Se garantizará la existencia de contraseñas para el acceso a los datos
personales almacenados.
MEDIDAS DE SALVAGUARDA:
 Los ordenadores y dispositivos usados para el almacenamiento y el
tratamiento de los datos personales deberán mantenerse
actualizados.
 Se dispondrá de un sistema de antivirus que deberá actualizarse
periódicamente.
 Existirá un firewall activado para evitar accesos remotos indebidos.
 Se efectuará una copia de seguridad de forma periódica.
 En caso de que sea necesario sacar los datos personales fuera el
recinto donde se realiza su tratamiento, se deberá valorar la
posibilidad de usar un proceso de encriptación para garantizar la
confidencialidad.
DEBER DE CONFIDENCIALIDAD SECRETO:
 Debe impedirse el acceso a datos personales a personas no
autorizadas.
 No se comunicarán datos personales o cualquier información personal
a terceras personas.
MEDIDAS
 Los documentos en papel y soportes electrónicos se almacenarán en
ORGANIZATIVAS lugar seguro.
 No se desecharán documentos o soportes electrónicos sin garantizar
su destrucción.
 El deber de secreto y confidencialidad persiste incluso cuando
finaliza la relación laboral de la persona con la empresa.

4 >> Gestión de la documentación personal

Las empresas tienen establecidos procedimientos para gestionar los expedientes de la plantilla. Estos
procedimientos pueden ser muy diferentes, pero todos tienen que respetar las medidas de seguridad
para el tratamiento de los datos establecidas en la Ley. Es el personal administrativo del
departamento de recursos humanos quien se encarga de llevarlos a cabo

A. Ordenación de los expedientes

Aunque los procedimientos que se utilizan para la gestión de la documentación dependen de

diferentes factores, lo habitual consiste, primero, en ordenar los expedientes por departamento;
dentro de cada departamento, o sección del departamento, se ordenan alfabéticamente; y,
finalmente, los documentos de cada expediente se ordenan cronológicamente.

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 B. Ciclo vital de los documentos

La vida de los documentos en las empresas pasa por tres etapas: primero permanecerán en el
archivo del departamento, después pasarán al archivo intermedio y, por último, al archivo histórico,
tal como aparece en el siguiente esquema.

Las características de cada uno de estos archivos son:

 ARCHIVO DEL DEPARTAMENTO. Contiene la documentación actual que se utiliza

frecuentemente. Los documentos permanecerán en este archivo mientras la persona
permanezca en la empresa o su uso sea frecuente.
 ARCHIVO INTERMEDIO. Recibe la documentación del personal que ha finalizado su relación
con la empresa, la que ha perdido la vigencia jurídica y administrativa o cuando las
necesidades de consulta son esporádicas.
 ARCHIVOS HISTÓRICOS. A él se transfiere la documentación que se consulta raramente y
que constituye la memoria histórica de la empresa. Lo normal es digitalizar los documentos.

ARCHIVO DE ARCHIVO DE ARCHIVO DE

DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO

Archivo intermedio Expurgo Destrucción y

reciclado de
papel

Archivo histórico

4.1 > Responsabilidades del personal que gestiona la documentación de carácter laboral

En el ámbito de la gestión de la documentación y de la protección de datos, es especialmente

relevante el trabajo dl personal administrativo, puesto que son quienes recogen y tratan datos
personales de la plantilla de las empresas y deben guardar la confidencialidad y el secreto profesional
de dichos datos.

A. DEBER DE CONFIDENCIALIDAD

El personal que recoja y trate datos personales deberá guardar la confidencialidad de los que
gestiona. Por ello, en muchas ocasiones, debe firmar una cláusula de confidencialidad en el contrato
de trabajo. Se trata de compromiso de guardar para si cierta información a la que tendrá acceso en
su trabajo.

Quien incumpla la cláusula podría recibir una sanción y ser responsable de todas las consecuencias
que sus actos de divulgación pudieran tener, tanto para esta persona como para la empresa o para
quien facilitó la información.
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B. DEBER DE SECRETO PROFESIONAL

La Ley Orgánica de Protección de Datos Personales y Garantía de los Derechos Digitales establece
que ``el responsable del fichero y quienes intervengan en cualquier fase del tratamiento de los datos
de carácter personal están obligados al secreto profesional respecto de los mismos y al deber de
guardarlos, obligaciones que subsistirán aun después de finalizar sus relaciones con el titular del
fichero o, en su caso, con el responsable del mismo.

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