INVENTARIO ARCHIVÍSTICO

Héctor Torrealba C.I.10.956.001 Sección 2403

Un poco de historia…

Nació en el siglo XIX con el nombre de

archivología, como una técnica empírica
para arreglo y conservación de los archivos.

La archivística moderna tuvo su origen con la

difusión del manual de los archivos
holandeses Muller, Feith y Fruin editado en
1898 y traducido por Arthur J. Leavitt en
1940: Manual for the arrangement and
description of archives. Como otras
disciplinas se ha desarrollado a base de
observación y experiencia, dando como
resultado su delimitación metodológica y
conceptual, con un lenguaje propio que la
identifica y distingue de otras ciencias o
disciplinas afines.
¿Qué es?

Un inventario
archivístico o
inventario de
archivo es un
instrumento de
consulta que
describe las series
documentales y
expedientes de un
archivo, permiten:

Localización

Transferencia
primario o
secundaria

Baja Documental
Instrumentos archivísticos

Instrumentos de Instrumentos de
Consulta Control
Archivística Archivística

Cuadro
Inventarios General de
documentales Clasificación
Archivística

Guía Simple de Catálogo de

Archivos Disposición
Documental
 Instrumentos de Consulta Archivística

Describen series,
expedientes o
documentos de archivo
que permiten la
localización,
transferencia o baja
documental.
Elementos del inventario de archivo general

1-Siglas y logotipo de la 3-Tipo de Inventario: de archivo de

dependencia y/o entidad. trámite/concentración.

2-Nombre de la dependencia o 4-Numero de hoja. Ejemplo: «Hoja

entidad. 1 de 3».

ENCABEZADO

7-Sección. 5-Unidad Administrativa

productora.

8-Serie. 6-Fondo.
Elementos del inventario de archivo general

9-Número consecutivo. 12-Clasificación archivística del expediente.

10-Número de Caja. 13-Descripción o asunto.

11-Número de Expediente. 14-Periodo de trámite (año de apertura y de cierre).

COLUMNAS/FILAS/CELDAS

18-Condiciones de acceso (reservad y confidencial). 15-Número de folios.

19-Ubicación topográfica. 16-Valor documental (administrativo, legal, fiscal y/o

contable).

20-Tradición documental (Documentación 17-Vigencia documental (número de años en el archivo de

original/documentación en copia). trámite y en el archivo de concentración, total de años).
Tipos de Inventarios Documentales

1) Generales (trámite,
concentración e histórico)

2) De transferencia (primaria y
secundaria)

3) De baja documental
1) Generales (trámite, concentración e histórico)

 Es el instrumento que permite la organización detallada de los expedientes en los

archivos de trámite y concentración; así como conocer de manera inmediata sus
características archivísticas (clasificación, descripción, valor y vigencia documental,
etc) e información para facilitar su localización. A continuación, se muestra el
formato y estructura de llenado de ficha según la Secretaría de Administración e
Invocación Gubernamental de México:
2) De transferencia primaria

 Es el instrumento que describe la relación ordenada y detallada de los expedientes

del archivo de tramite que, de conformidad con el catalogo de disposición
documental vigente , deben trasladarse al archivo de concentración. A continuación,
se muestra el formato y estructura de llenado de ficha según la Secretaría de
Administración e Invocación Gubernamental de México:
2) De transferencia secundaria

 Es el instrumento que describe la relación ordenada y detallada de los expedientes

del archivo de concentración, de conformidad con el Catálogo de Disposición
Documental vigente, deben trasladarse al archivo histórico. A continuación, se
muestra el formato y estructura de llenado de ficha según la Secretaría de
Administración e Invocación Gubernamental de México:
3) De baja documental por prescripción de serie

 Es el instrumento que describe la relación ordenada y detallada de los expedientes

destinados a su destrucción, debido a que prescribieron sus valores primarios y no
contienen valores secundarios, además de que se extinguieron sus plazos de
conservación establecidos en el Catálogo de Disposición Documental. A
continuación, se muestra el formato y estructura de llenado de ficha según la
Secretaría de Administración e Invocación Gubernamental de México:
3) De baja documental por siniestro

 Es el instrumento que describe la relación ordenada y detallada de los expedientes

destinados a su destrucción, debido a que sufrieron daños por casos fortuitos
(incendio, inundación, terremoto, etc) o fuerza mayor. A continuación, se muestra el
formato y estructura de llenado de ficha según la Secretaría de Administración e
Invocación Gubernamental de México:
 Instrumentos de Control Archivístico
Instrumentos técnicos que
propician la organización,
control y conservación de los
documentos de archivo a lo
largo de su ciclo vital que
son el cuadro general de
clasificación archivística y el
catálogo de disposición
documental.
Catálogo de Disposición Documental
(CADIDO)

Documento en el que se registran todos los

documentos que produce una dependencia
y en le que se indican:
 Valores (la utilidad/el uso que tiene el
documento).
 Vigencia (durante cuanto tiempo tiene
efectos).
 Los plazos y medidas de conservación (el
tiempo que debe permanecer los
documentos en el archivo de trámite,
concentración y en su caso la manera en
que pasara al histórico).
Cuadro General de Clasificación
Archivística (CGCA)

Documento en el que se define la

clasificación y ordenamiento de los
documento que produce cada
institución. Se hace a partir de las
funciones que realiza la institución y los
procesos derivados de dichas
funciones. Se estructura por:

 Fondo
 Sección
 Serie
 Subserie
Razones para elaborar inventarios de archivo

Identificar Asignar Entrega y

los tipos de responsabilid Recepción de
trámites y Cuantificar Localizar ades a los documentos y
expedientes los donde se servidores archivos
que se expedientes encuentran públicos
correspondien
existentes. guardados. tes al
producen en para estar al cumplimiento
cada área. tanto. del proceso.
Importancia

Radica en establecer mejoras en la

organización y administración de
archivos, tomando o implementando
medidas correctivas y preventivas
constantemente para mejor
desempeño de la labor archivística y
su control. Cabe señalar que una
herramienta fundamental para la
digitalización de estos archivos es
usar el formato Excel del paquete de
Microsoft Office como estrategia de
las nuevas tecnologías de información
para la automatización de los
inventarios respectivos.
Glosario
 Archivo: procede del latín archivum, el término se utiliza para nombrar al conjunto ordenado de
documentos que una sociedad, una institución o una persona elabora en el marco de sus actividades y
funciones.

 Archivo de trámite: unidad responsable de la administración de documentos de uso cotidiano y necesario

para el ejercicio de las atribuciones de una unidad administrativa.

 Archivología: disciplina dedicada al análisis de los archivos. El término archivo, por su parte, alude a un
documento que una entidad, una empresa o un individuo genera en el marco del desarrollo de una
actividad o función.

 Área coordinadora de archivos: se encarga de desarrollar criterios de organización, administración y

conservación de archivos, elaborar instrumentos de control archivístico, coordinar procedimientos de
valoración y destino final de la documentación, establece programas de capacitación y asesorías
archivísticas, coordina con el área de tecnologías de la información la formalización informática de las
actividades antes mencionadas (creación, manejo, uso, preservación y gestión de archivos electrónicos , así
como la automatización de los archivos).
Glosario
 Catálogo de disposición documental: registro general y sistemático que establece los valores
documentales, los plazos de conservación, la vigencia documental, clasificación de reserva o
confidencialidad y el destino final.

 Documentación de comprobación administrativa inmediata: aquella creada o producida por una

dependencia, entidad o individuo en forma natural en función de una actividad administrativa. Es
identificada como comprobante de la realización de un acto administrativo inmediato como: vales de
servicio de fotocopiado, minutarios en copias, registros de visitantes, facturas de correspondencia, tarjetas
de asistencia, entre otros.

 Documento: es una carta, diploma o escrito que ilustra acerca de un hecho, situación o circunstancia.
También se trata del escrito que presenta datos susceptibles de ser utilizados para comprobar algo.

 Expediente: unidad documental constituida por uno o varios documentos de archivo, ordenados lógica y
cronológicamente, y relacionados con un mismo asunto, actividad o trámite.
Glosario
 Gestión Documental: consiste en la captura, almacenamiento y recuperación de documentos. Cualquier
organización ya captura, almacena y recupera documentos todos los días. Los documentos llegan a la
empresa en forma de papel y también en formato electrónico.

 Inventario: es el registro preciso y ordenado de los elementos que pertenecen a un individuo o una
empresa. Se trata de una anotación detallada de los componentes de un patrimonio en un momento
preciso. Es habitual que el concepto de inventario esté asociado a la idea de stock o existencia.

 Instrumentos de Control y Consulta Archivística: instrumentos que propician la organización, conservación

y localización expedita de los documentos en los archivos de tramite y concentración, que son, entre otros,
el cuadro general de clasificación archivística (CGCA), el catálogo de disposición documental (CADIDO) y
los inventarios documentales.

 Periodo de reserva: plazo que se determina para negar el acceso a un documento o a alguna de sus
partes, por ubicarse en los supuestos previstos de la normatividad aplicable en la materia.
Glosario
 Responsable del archivo de trámite: servidor público nombrado por el titular de cada unidad
administrativa, quien definirá su nivel jerárquico, encargado del acervo documental en la unidad
administrativa de su adscripción.

 Sección: cada una de las divisiones del fondo, basada en las atribuciones de cada dependencia o entidad,
de conformidad con las disposiciones legales aplicables.

 Serie: división de una sección que corresponde al conjunto de documentos producidos en el desarrollo de
una misma atribución general y que versan sobre una materia o asunto especifico.

 Servidor Público: es una persona que brinda un servicio de utilidad social. Esto quiere decir que aquello
que realiza beneficia a otras personas y no genera ganancias privadas (más allá del salario que pueda
percibir el sujeto por este trabajo).
Glosario
 Sistema de Administración de Archivos: sistema informático de administración de archivos, el cual a
través de un programa cómputo permite controlar el ciclo de vida de los documentos administrativos e
históricos. Controla la entrada , registro, distribución y salida de correspondencia.

 Titulo de la serie documental: nombre que se asignó al conjunto de expedientes producidos en el

desarrollo de las funciones de las unidades administrativas.

 Transferencia: traslado controlado y sistemático de expedientes de consulta esporádica de un archivo de

trámite al archivo de concentración (transferencia primaria) y de expedientes que deben conservarse de
manera permanente , del archivo de concentración al archivo histórico (transferencia secundaria).

 Valor documental: condición de los documentos que les confiere características administrativas, legales,
fiscales o contables en los archivos de trámite o concentración (valores primarios); o bien, evidenciales,
testimoniales e informativas en los archivos históricos (valores secundarios).

 Vigencia documental: periodo durante el cual un documento de archivo mantiene sus valores
administrativos, legales, fiscales o contables, de conformidad con las disposiciones jurídicas vigentes y
aplicables.
Referencias

 http://www.concla.net/Historia%20Archivistica/introduccion.html

 https://www.gob.mx/cms/uploads/attachment/file/328419/Archivo_de
_tr_mite2.pdf

 https://tabasco.gob.mx/sites/default/files/users/saigtabasco/recategori
zacion-2017/INVENTARIOS.pdf