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ORDENACIÓN Y DESCRIPCIÓN
DOCUMENTAL EN LAS ENTIDADES
PÚBLICAS Y PRIVADAS.
SAILY GAMARRA.
VELI AGUILAR.
ISABELL FONTALVO.
CRISTIAN CAHUANA.
CARLOS POLO.
KAREN MERIÑO.
ELIANYS ECHEVERRIA.

Corporación Educativa Formar

2023
 INTRODUCCIÓN

El siguiente trabajo describe la forma en la que se clasifica la documentación al momento de realizar la

ordenación de procesos, muestra la importancia del proceso de ordenación documental dentro de la
organización archivística, su relación estrecha e inseparable con el proceso de clasificación qué le
anteceden y con el proceso descripción que le precede. también encontraremos la descripción
documental en las entidades públicas y privadas. con el fin de conocer el manejo de archivos
correspondencias y documentales como producción, distribución, recepción, trámite, consulte,
organización, conservación y disposición final de los documentos de archivo rescatando la importancia
de la gestión documental y conocer el manejo de los documentos y correspondencias unificando dichos
criterios, descifrando las pautas de presentación y manejo de la documentación .
Definición de proceso archivístico.
La ley 594 de 2000 en su Artículo
22. Procesos Archivísticos,
establece que la gestión de los
documentos dentro del concepto
de Archivo Total, comprende
procesos tales como la producción,
recepción, distribución, consulta,
organización y la recuperación y
disposición final de los
documentos. Para efectos de la
conceptualización del programa de
gestión documental, se determinan
los siguientes procesos que estarán
interrelacionados entre si y se
desarrollan en la unidad de
correspondencia y durante las
etapas del ciclo vital del documento
(Archivo de Gestión, Archivo Central
y Archivo Histórico).
 Ordenación y descripción documental en las entidades públicas y privadas
CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL
- Proceso archivístico mediante el cual se identifican y establecen las
series que componen cada agrupación documental (fondo, sección y
subsección), de acuerdo con la estructura orgánica funcional de la
entidad. - identificación de unidades administrativas y funcionales de
acuerdo con el manual de funciones y procedimientos y el organigrama
institucional. - aplicación de la tabla de retención documental. -
conformación de las series y subseries. - identificación de los tipos
documentales de la tabla de retención y de los documentos de apoyo. -
control en el tratamiento y organización de los documentos (retiro de
material metálico para una mejor conservación. - organización
cronológica. - foliación - actualización de los inventarios documentales
con cada transferencia.
ORDENACIÓN DOCUMENTAL
- Ubicación física de los documentos dentro de las
respectivas cajas en el orden
previamente acordado.
- Revisar las unidades documentales que le
corresponde; series, subseries y tipos
documentales.
- Determinación de los sistemas de ordenación
(cronología de enero a diciembre)
Es el conjunto de actividades
administrativas y técnicas tendientes a la
planificación, manejo y organización de la
¿Cuál es la importancia de la gestión documental documentación producida y recibida por
en las entidades públicas y privadas? las entidades, desde su origen hasta su
destino final con el objeto de facilitar su
utilización y conservación, teniendo en
cuenta están actividades a continuación se
Correcto manejo de la información y de la optimización publican los instrumentos archivísticos
de procesos empresariales en pro de la eficacia y la implementados en el departamento
eficiencia, ya que, con el paso de los años, ha administrativo de función pública, en
contribuido al fortalecimiento de la transparencia del cumplimiento de la ley 594 de 2000 "ley
sector público y privado, al mantenimiento del general de archivos" y demás disposiciones
patrimonio cultural y documental de la nación, y a la emitidas por el archivo general de la
protección del medio ambiente, por medio de políticas nación - agn
enfocadas a la digitalización de la información.
DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL
Es el proceso de análisis de los documentos de archivo o de sus agrupaciones que permite determinar la identificación, localización
y recuperación para la gestión y consulta. - análisis de información y extracción de contenidos. - diseño de instrumentos de
recuperación como guías, inventarios y manuales. - actualización permanente de instrumentos adoptados para la consulta. - un
instrumento archivístico que permite la normalización de la gestión documental y la institucionalización del ciclo vital del
documento en sus diferentes fases, es la TRD la cual actúa como regulador de las decisiones en materia documental. - la
organización de los documentos permite una rápida identificación de los expedientes del archivo, valorar las funciones y
necesidades operacionales de las oficinas productoras, contar con sistemas de ordenación fáciles de entender por los funcionarios,
demarcar claramente la estantería, las cajas y los sobres con títulos específicos
determinando la serie, tratando de instalar la guía de consulta al lado de cada estantería para su consulta, transferencia
o disposición final. - elaboración de inventarios. - organización y entrega de las transferencias documentales formato
único de inventario documental. - aplicación de la disposición final establecida en la TRD.
 conclusiones
La presencia de un archivador en una compañía es muy importante para guardar todos los datos
importantes de la misma. Como datos importantes se tomaría las cuentas de los clientes, los registros de
la empresa, facturas de pagos de impuesto, entre otros documentos. Existen diferentes formas de
archivos, entre los cuales esta el numérico, topográfico, por apellido, etc. el sistema bancario es una de
las industrias más importantes del mercado, ya que pone en movimiento casi todo el dinero delas demás
empresas y otros clientes. la importancia del sistema bancario influye en la gran necesidad de estar en
constante desarrollo en sus servicios, y la forma de tratar al cliente. los archivos numéricos son muy
utilizados en empresas con gran número de clientes. Gracias a la introducción masiva de la biométrica, en
el futuro inmediato los clientes estaremos más seguros para identificarnos al efectuar operaciones que
involucren dinero, lo que nos protegerán de posibles fraudes. Asimismo, los bancos podrán protegerse
mejor, internamente, al aplicar este nuevo método en la identificación de los empleados que manejan
dinero y autorizan transacciones cuantiosas. Los gobiernos y otras empresas también vienen
comprometiéndose con la seguridad.
MUCHAS GRACIAS…
Espero y les haya gustado…