Archivo Profesor Luis Enrique Cardenas Almonacid

COMPENDIO ARCHIVÍSTICO
Recopilado por: Luis Enrique Cárdenas Almonacid
2022
Material académico elaborado por el docente que será empleado única y exclusivamente para los fines
académicos y/o administrativos de la Escuela Nacional de Archivística del Archivo General de la Nación.
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN
ESCUELA NACIONAL DE ARCHIVÍSTICA
COORDINACIÓN DE FORMACIÓN CONTINUA
ÍNDICE TEMÁTICO
Pag.
▪ INTRODUCCIÓN 3
▪ ARCHIVÍSTICA 4
▪ LEGISLACIÓN ARCHIVÍSTICA 11
▪ ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL 17
▪ DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL 22
▪ VALORACIÓN DOCUMENTAL 26
▪ CONSERVACIÓN DOCUMENTAL 36
▪ SERVICIOS ARCHIVÍSTICOS 40
Compendio Archivístico
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INTRODUCCIÓN
El presente Compendio Archivístico, reúne los principales aspectos de la Archivística en lo referente a

la gestión de archivos, en la teoría misma de su desarrollo a nivel mundial como a nivel nacional que
comprende el Sistema Nacional de Archivos y su ente rector el Archivo General de la Nación.
En ese sentido el material académico comprenderá los siguientes temas:
◼ Archivística, para que se oriente el entendimiento desde la misma concepción de la materia

de la cual estamos tratando y trabajando en nuestro día a día.
◼ Legislación Archivística, que nos sirva para reconocer como está regulado el quehacer
de los archivos que conforman el Sistema Nacional de Archivos en el país.
◼ Organización Documental, primer proceso archivístico, que se revisará desde la teoría a
su aplicación y la elaboración e importancia del cuadro de clasificación.
◼ Descripción Documental, proceso mediante el cual se reconoce la importancia del
adecuadoregistro y control de los documentos, apoyado por sistemas o aplicativos para
dicho fin.
◼ Valoración Documental, proceso importante que nace sobre la base del reconocimiento
de las series documentales y la elaboración del Programa de Control de Documentos
Archivísticos.
◼ Conservación Documental, proceso mediante el cual se establecen estrategias para
permitir la adecuada preservación y conservación de los documentos en los diferentes
niveles de archivo.
◼ Servicios Archivísticos, proceso que permite dar a conocer finalmente el trabajo realizado
en los archivos con el oportuno servicio y acceso a los documentos que se custodia y
administra en los archivos de la entidad,
En ese sentido, con la revisión de los temas se busca interiorizar aún más el trabajo que el equipo de
los archivos viene desarrollando en la entidad y apoyar con el desarrollo de capacidades en materia
archivística, cumpliendo además con una importante función desde el Archivo Central que es el difundir
la cultura archivística institucional.
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1. ARCHIVÍSTICA
Es importante, como es de entender que empecemos por definir de manera práctica y concisa que se
entiende por Archivística y como es que nace y como llega hasta nuestros días para lo cual nos valemos
de:
La archivística es una disciplina relativamente moderna, que con el nombre de archivología, nació en
el siglo XIX, como una técnica empírica para el arreglo y conservación de los archivos. Pero su
configuración como ciencia auxiliar de la Historia, es bastante reciente. El despegue de la archivística
moderna tiene mucho que ver con la difusión del manual de los archiveros holandeses S. Müller, J.A.
Feith y R. Fruin, editado en 1898 y traducido por Arthur J. Leavitt en 1940: Manual of the arrangements
and description of Archives y vuelto a traducir después a varios idiomas. A día de hoy la archivística se
considera como una ciencia integrada dentro del ámbito de las Ciencias de la información
Antonia Heredia Herrera. Archivística general Teoría y Práctica. Servicio de publicaciones de la

diputación de Sevilla. Sevilla 1986. Pág. 10
Así mismo según el diccionario de Archivística en español:
La archivística es: “la disciplina que trata de los aspectos teóricos y prácticos (tipología, organización,
funcionamiento, planificación, etc.) de los archivos y del tratamiento archivístico de los fondos
documentales (DTAE). La archivística es considerada, por distintos autores, tanto disciplina, como
ciencia, teoría o técnica. Presenta una estructuración en la que se relaciona el nivel teórico con la
práctica archivística, con el auxilio de teorías presupuestas.
Y obviamente no puede faltar la definición de T.R. Schellenberg, en su libro Modern Archives: Principles
and Techniques:
«Es la ciencia que trata de los archivos, de su conservación, administración, clasificación, ordenación,
interpretación, etcétera; de las colecciones de documentos que en los archivos se conservan como
fuente para su conocimiento ulterior y servicio público»
1.1. Evolución de la Archivística

En este recorrido evolutivo de la archivística, brevemente delineado en los puntos anteriores, podemos
considerar tres fases que se caracterizan de forma esquemática, debidamente enmarcadas en el
devenir del proceso histórico (figura 1):
◼ La fase sincrética y custodial.
◼ La fase técnica y custodial.
◼ La fase científica y poscustodial.
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Figura N° 01
Silva, A. et al. (1998). Arquivística: teoria e prática de uma ciência da informação. Porto: Afrontamento
1.2. Fines, objeto y metodología

Y Visto lo anterior es conveniente entonces señalar cuales son los fines, objeto y metodología de la
Archivística:
1. El fin o los fines que persigue la archivística son organizar, gestionar y conservar los conjuntos
orgánicos de documentos para su posterior uso como fuente de información. Para alcanzar
estos fines la archivística ha de definir su objeto de trabajo, su campo de acción, que abordará
desde la aplicación de un método que parte de los principios teóricos de la archivística.
2. El objeto o campo de acción de la archivística son los archivos y sus documentos, con todo lo
que ello implica.
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3. El método: consiste en procedimientos y tareas que desarrolla el archivero. Está en función

de los fines a conseguir, de ahí que distingamos varios procesos:
3.1 Organización de un conjunto orgánico de documentos. Consiste en el estudio y

posterior identificación de un fondo documental, del organismo productor que lo
generó y de las agrupaciones documentales resultado de sus actividades. Una vez
concretado el ámbito de trabajo se procede a su clasificación respetando los
principios inherentes a la ciencia archivística, siempre atendiendo a las peculiaridades
que presenta la documentación
3.2 Conservación de los documentos, a partir de la aplicación de distintas técnicas de
conservación, reproducción, etc. Ello implica además, un control de las condiciones
del edificio, sus instalaciones y las medidas de seguridad necesarias.
3.3 Difusión de la información, desde la descripción de los fondos, que potencia sus
posibilidades informativas, hasta facilitar la información o el simple acceso a los
ciudadanosa la información que contienen. La ampliación del perfil de los usuarios de
los archivos, ensu faceta científica y cultural, ha derivado en una modificación de sus
necesidades y, por tanto, requiere la adaptación de servicios prestados por el
archivero.
3.4 En los archivos administrativos cobra fuerza la gestión de los documentos,
supervisandosu producción, custodia y difusión en sus distintas fases, incluida la
histórica o de conservación permanente.
3.5 La aparición de las nuevas tecnologías amplía considerablemente las perspectivas
de laarchivística, tanto por las innovaciones en los sistemas de información como por
la aparición de los nuevos materiales utilizados como soporte.
1.3. Archivo
Seguidamente del buen entender de la Archivística y de lo que persigue con sus fines, objeto y
metodología es necesario reconocer los conceptos básicos de su quehacer tal como siguen.
¿Qué se entiende por Archivo?
Según el Diccionario de terminología Archivística
El diccionario de terminología archivística, del Ministerio de Cultura (España) ofrece tres

acepciones:
- Conjunto orgánico de documentos producidos y/o recibidos en el ejercicio de sus funciones por
las personas físicas o jurídicas, públicas o privadas.
- La institución cultural donde se reúnen, conservan, ordenan y difunden los conjuntos orgánicos
de documentos para la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura.
- El local donde se conservan y consultan los conjuntos orgánicos de documentos.
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Antonia Heredia Herrera:
Archivo es uno o más conjuntos de documentos, sea cual sea su fecha, su forma y soporte material,
acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada en el transcurso de
su gestión, conservados respetando aquel orden, para servir como testimonio e información para la
persona o institución que los produce, para los ciudadanos o para servir de fuentes de historia
Ramón Alberch Fugueras:
El archivo no es el resultado de una reunión de elementos de distintas procedencias que puedan formar
una colección, sino al contrario, de elementos que no tienen una existencia independiente, integrados
dentro de una estructura global de documentación que es esencial para comprender su significado. No
existe, por tanto, el carácter de individualidad del documento, sino que este únicamente adquiere su
significado cuando se pone en relación con el conjunto documental de donde procede, expresado en
el principio de respeto del fondo.
Características de los archivos:
Podemos decir que las más importantes son:
- El archivo está compuesto por documentos
- Que ha sido creado, producido o generado por cualquier persona física o jurídica
- Se forma por la actividad propia de esa entidad que da lugar a la tramitación de asuntos
diversos, cuya plasmación se materializa en forma de documentos.
- Los documentos cumplen distintas funciones: Gestión administrativa, información al ciudadano,

para la investigación y para difusión cultural
- Estos documentos han de ser conservados de forma organizada, respetando el origen siendo
conjuntos orgánicos.
Función de los archivos:
Podemos destacar los siguientes aspectos:
- Organización y puesta en servicio de la documentación administrativa, durante este período de

máxima utilidad para la gestión administrativa de las oficinas y para la toma de decisiones.
- Asegurar la transferencia periódica al archivo de los documentos que ya no son de uso corriente
por parte de las oficinas.
- Aplicar los principios y técnicas modernos de valoración, para transcurrido un tiempo,

seleccionar los documentos que por su valor van a ser conservados indefinidamente, y destruir
el resto.
- Clasificar los fondos y mantener ordenada la documentación en sus distintas etapas, de

acuerdo con los principios de la archivística.
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- Describir la documentación para hacer fácilmente accesible la información, mediante los

distintos instrumentos de descripción documental y valiéndose de las ventajas ofrecidas por las
nuevas tecnologías.
- Instalar adecuadamente los documentos mediante locales y equipamiento que garanticen su

conservación íntegra en el tiempo.
- Asegurar que éstas y cuantas funciones pueda desarrollar el archivo queden firmemente
establecidas y garantizadas mediante un reglamento del servicio.
1.4. Documento de Archivo1

Es aquel que contiene la información en cualquier soporte (físico y electrónico), producida y conservada
como evidencia y como activo por una organización o individuo, en el ejercicio de sus funciones o en el
desarrollo de su actividad o en virtud de sus obligaciones legales.
Para todo efecto legal, toda copia simple y fotocopia deben autenticarse. Asimismo el original tiene
prevalencia sobre las copias, salvo en aquellos casos que la ley especifique lo contrario.
Características del Documento Archivístico:
- Autenticidad.
- Disponibilidad.
- Es inherente a las funciones que les da origen.
- Es testimonio de las funciones o resultado de una actividad.
- Fiabilidad.
- Integridad.
- Nace dentro de un proceso natural de las actividades.
- Prevalencia de los Originales.
- Se constituyen en series documentales que responden a la materialización de una actividad

concreta.
- Tiene una estructura formal (tipo documental).
- Trazabilidad.
- Unicidad.
1
Directiva N°010-2019-AGN/DDPA, “Norma para la Organización de Documentos Archivísticos en la Entidad
Pública”.
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Estructura del Documento Archivístico:
- Soporte: Es la parte material o física (papel, película, memoria USB, disco duro, CD, DVD, Blu-
ray, etc.).
- Medio: Es el vehículo de la información, utilizado para fijar el contenido (escritura, gráficos,

colores, símbolos, etc.).
- Contenido: Es la información o el mensaje de los documentos. Ejm: proyectos, pago de

impuestos, etc.
1.5. Las etapas del archivo2

Entendido como fondo documental, constituye un todo unitario que atraviesa diversas etapas,
establecidas en función del ciclo de vida de los documentos”, principio establecido por la
archivística norteamericana. Este concepto, desarrollado en los años treinta, tras el establecimiento del
Archivo Nacional de los Estados Unidos (1934), viene a significar que «la información documental tiene
una vida similar a la de un organismo biológico, el cual nace (fase de creación), vive (fase de
mantenimiento y uso) y muere (fase de expurgo). En resumen, se apreció que el documento atraviesa
en su vida por distintas fases: desde su elaboración o recepción y durante un periodo más o menos
corto de tiempo, es objeto de uso intensivo para la resolución de los asuntos propios de su creador; con
el transcurso del tiempo cada vez es menos utilizado, va perdiendo su valor según los fines para los
que había sido creado; hasta que al final se plantea bien su destrucción, bien su conservación
permanente. La mayor o menor intensidad de su valor primario señala las distintas etapas del archivo,
que corren paralelas a los diferentes estadios por los que pasa la documentación a lo largo del tiempo.
Wyffels en 1972 planteó, su teoría de las tres edades de los documentos, que darían lugar a diferentes
categorías de archivos. Dicha teoría está en relación con idea de realidad de que los documentos no
son algo muerto o inactivo sino que tienen una vida propia. Este ciclo vital como otros, contempla
después del nacimiento, el crecimiento, el decrecimiento y la muerte. Estas tres edades del ciclo vital
se comprenden respectivamente, una vez producidos, con los denominados documentos corrientes,
semicorrientes y no corrientes.
- La primera etapa o edad administrativa: es de circulación y tramitación por los canales y cauces
normales en busca de respuesta o solución para el asunto que se ha iniciado. La
documentación forma parte de los archivos sectoriales, corrientes o de gestión. Esta cerca del
funcionario responsable de su tramitación, en su mesa, en archivadores, en armarios al alcance
de su mano para su manejo frecuente. Dura cinco años durante el tiempo que el documento
está en las oficinas.
- La segunda etapa o edad intermedia: en ella una vez recibida la respuesta o solución al asunto
empleado, el documento o expediente que lo testimonio ha de seguir siendo guardado,
pudiendo ser objeto de consulta o de antecedente, pero no con la frecuencia que en la primera
etapa. Esta fase corresponde a una archivación intermedia, en la que poco a poco va
decreciendo el valor primario de los documentos, desarrollándose el valor secundario dura
hasta los treinta años, durante este período se hace esporádico uso de los documentos.
2
Manual de Archivística, José Ramón Cruz Mundet, 2da edición
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- La tercera fase o edad histórica: el documento asume un valor permanente y se ceñirá a ser
consultado por su valor cultural e informativo con fines de investigación. Su archivación y
conservación serán definitivas. Aquella que cuenta con más de treinta años. esta etapa
comienza cuando los documentos no tienen ningún valor para la organización que los ha
creados.
1.5. Niveles de Archivo

De acuerdo con la directiva, a nivel central, los archivos que conforman el sistema de archivos de la
entidad son:
- El Archivo de Gestión
- El Archivo Central
- El Archivo de Gestión, es el archivo de oficina, que se forma con los documentos producidos
en cada unidad de organización (órgano, unidad orgánica, área o dependencia), y en el que se
custodian los documentos archivísticos, conformando series documentales, de acuerdo a los
periodos de retención establecidos en el PCDA vigente.
Es responsable de la identificación, descripción, conservación, acceso (préstamos y consultas),

separación del material no archivístico y remisión de los documentos archivísticos
(transferencia) al siguiente archivo de acuerdo a su ciclo vital (Archivo Central). Se encuentra
a cargo de un titular responsable.
Toda unidad de organización o funcional debe contar con su archivo de gestión.
- El Archivo Central, Es el archivo encargado de planificar, organizar, dirigir, normar, coordinar,

ejecutar, controlar los procesos, procedimientos y las actividades archivísticas a nivel
institucional, así como de la conservación y uso de los documentos proveniente de los archivos
de gestión; y ejecutar la transferencia y eliminación de documentos en coordinación con el
Archivo General de la Nación o el Archivo Regional.
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2. LEGISLACIÓN ARCHIVÍSTICA
Conforme a lo establecido en la Legislación Archivística Peruana se puede mencionar lo siguiente:
- Mediante la Ley N° 25323, del 10 de junio de 1991 se crea el Sistema Nacional de Archivos.
- Mediante Decreto Supremo N° 008-92-JUS, se aprueba el Reglamento de la Ley N° 25323,
indicando lo siguiente:
Artículo 1°.-
El Sistema Nacional de Archivos integra las Entidades e Instituciones de carácter público, que realizan
funciones de archivo en el ámbito nacional para alcanzar objetivos en la defensa, conservación,
organización y servicio del Patrimonio Documental de la Nación, aplicando principios, normas, técnicas
y métodos de archivos.
Artículo 2°.-
Entiéndase por archivos públicos los pertenecientes a las Entidades del estado, cualquiera fuere su
naturaleza, régimen legal y dependencia, sean regionales o locales, y archivos notariales
- Mediante Decreto Supremo N°005-2018-MC, se aprueba el Reglamento de Organización y

funciones del Archivo General de la Nación, indicando lo siguiente:
Artículo 15°.-
Corresponde al Archivo General de la Nación, acopiar, organizar, describir, valorar, conservar y servir
la documentación con valor permanente y cuyo ciclo de vida administrativa ha concluido con sujeción
a la legislación sobre la materia. Asimismo, le concierne supervisar, asesorar y coordinar con los
archivos históricos públicos del Sistema Nacional de Archivos y asesorar a los archivos históricos
privados en el ámbito nacional. Expide copias y certifica los documentos que custodia.
El Archivo General de la Nación, en su Reglamento de Organización y Funciones, asignará estas

funciones a los órganos correspondientes
- Así mismo, considerando las modificaciones siguientes:
SEGUNDA.- Modificación del Decreto Supremo N° 005-93-JUS
Modifíquese el artículo 2 del Decreto Supremo N° 005-93-JUS, que modifica el Decreto Supremo N°
008-92-JUS, que aprueba el Reglamento de la Ley N° 25323, que crea el Sistema Nacional de Archivo;
cuyo texto queda redactado de la siguiente manera:
“Artículo 2.- Corresponde al Archivo General de la Nación, establecer en el ámbito nacional las normas
y procedimientos de los procesos archivísticos y la racionalización de la producción documentaria en
la gestión administrativa; así como aplicar los procesos archivísticos en la documentación proveniente
de la administración pública o archivos conformantes del Sistema Nacional de Archivos, transfiriendo
los Archivos del Sistema. Promueve y conduce la investigación archivística, expide copias certificadas
de los documentos que custodia.
El Archivo General de la Nación, en su Reglamento de Organización y Funciones, asigna estas
funciones a los órganos correspondientes de la administración pública o archivos conformantes del
Sistema Nacional de Archivos, transfiriendo
los Archivos del Sistema. Promueve y conduce la
investigación archivística, expide copias certificadas de los documentos que custodia.
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En la siguiente grafica se puede observar las normas que el Archivo General de la Nación ha emitido
desde el 2018 para la respectiva actualización de las mismas, en el entorno actual sobre todo del
desarrollo tecnológico:
Figura N° 02: Elaboración propia
En ese sentido se puede detallar el quehacer de la normatividad de la siguiente forma:
2.1. Normatividad relacionada con la planificación de los archivos

- Resolución Jefatural N° 021-2019-AGN/J, que aprueba la Directiva N°001-2019-AGN/DDPA
Normas para la Elaboración del Plan Anual de Trabajo Archivístico de las Entidades
Públicas.
La misma que tiene como objetivo: Orientar y unificar criterios para la elaboración del Plan
Anual de Trabajo Archivístico para el desarrollo de las actividades archivísticas de las
Entidades Públicas.
Y por finalidad disponer de un instrumento de gestión que permita desarrollar óptimamente las
actividades archivísticas en la Entidad Pública. Garantizar que la planificación archivística de la
Entidad Pública sea efectiva y orientada hacia la protección del documento archivístico,
asegurando el uso racional de recursos humanos, equipos, mobiliario y espacios físicos.
Evaluar periódicamente el funcionamiento del órgano de Administración de Archivos o Archivo
Central de la Entidad Pública.
El Plan Anual de Trabajo Archivístico es un documento de gestión archivística que se

formula en razón de los lineamientos de política institucional contenidos en el Plan Operativo
Institucional (POI) de la entidad pública, manteniendo coherencia con la normatividad
archivística.
De la formulación del Plan Anual de Trabajo Archivístico
El Plan Anual de Trabajo Archivístico, cuenta con la siguiente estructura
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a) Alcance.
b) Objetivos Generales.
c) Objetivos Específicos.
d) Identificación de la Entidad.
e) Política Institucional de Archivos.
f) Realidad Archivística de la Entidad.
g) Problemática Archivística de la Entidad.
h) Presupuesto Asignado.
i) Cronograma de Actividades Archivísticas y Complementarias
- Resolución Jefatural N° 025-2019-AGN/J, que aprueba la Directiva N°005-2019-

AGN/DDPA Lineamientos para la elaboración de documentos de gestión archivística
para las entidades del sector público.
La misma que tiene por objetivo: Establecer lineamientos para la elaboración (formulación,
actualización y aprobación) de documentos de gestión archivística para las entidades del Sector
Público.
Y por finalidad, uniformizar criterios en la estructura y contenido de documentos de gestión

archivística para las entidades del sector público, a fin de lograr la mayor eficiencia y eficacia
en su aplicación.
Indicando la estructura y formatos para la elaboración de:
o Directivas
o Protocolos
o Instructivos
o Guía Técnica
o Manual
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- Resolución Jefatural N° 027-2019-AGN/J, que aprueba la Directiva N°007-2019-

AGN/DDPA Directiva para la Supervisión en Archivos de las Entidades Públicas.
La misma que tiene por objeto: Regular y uniformizar el ejercicio de la supervisión en archivos
de las entidades públicas en el marco de aplicación de las normas archivísticas.
Y por finalidad, Orientar el ejercicio de las funciones del supervisor(a), del Archivo General de
la Nación, en adelante AGN, a fin de efectuar un correcto y efectivo control en la supervisión
en los archivos de las entidades públicas.
Supervisión de Archivos: consiste en la verificación de la correcta aplicación de las normas

archivísticas emitidas por el Archivo General de la Nación para las entidades públicas.
Función que debe ser de obligatorio cumplimiento por los supervisores del AGN y las entidades
públicas que conforman el Sistema Nacional de Archivos, función que sirve además para copilar
información sobre:
o Personal que labore en archivos.

o Locales y equipos de archivos.
o Documentos e instrumentos de gestión archivística.
o Fondo documental.
o Procesos y procedimientos técnicos archivísticos.Comité Evaluador de Documentos.
- Resolución Jefatural N° 179-2019-AGN/J, que aprueba la Directiva N° 009-2019-

AGN/DDPA Norma para la Administración de Archivos en la Entidad Pública
La misma que tiene por objeto: Disponer de un documento técnico normativo que permita
reconocer el ámbito de competencia, mejoramiento, implementación y administración del
sistema de archivos en la entidad pública.
Y por finalidad, Establecer las directrices que deberán aplicarse para la estructura de un sistema
de archivos idóneo y adecuado a las normas de obligatorio cumplimiento del Sistema Nacional
de Archivos.
Sobre la Ubicación del Archivo Central en la estructura orgánica de la Entidad Pública
La Alta Dirección de la entidad pública velará porque el Archivo Central se constituya como
unidad deorganización o funcional vinculada a los procesos de gestión documental en la
entidad.
La misma establece la elaboración del Plan de Implementación y Mejoramiento de Archivos

(PIMA) del Sistema de Archivos en la entidad por parte del Comité de Implementación y
Mejoramiento (CIM), el mismo que está conformado por:
o La Alta Dirección de la entidad,
o El órgano de Planeamiento y Presupuesto,
o El archivo central
o La unidad de organización que produce o custodia los documentos de acuerdo a sus

funciones.
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Plan de Implementación y Mejoramiento de Archivos (PIMA): Es un documento de gestión

archivística que se elabora para la creación, implementación y mejoramiento del sistema de
archivos de la Entidad. Este documento permite al encargado del archivo, realizar la focalización,
diagnóstico ypropuesta técnica para la implementación y mejora del archivo en la Entidad Pública.
Estableciendo los niveles de archivos que conforman el sistema de archivos de la entidad:
o El Archivo de Gestión
o El Archivo Central
Y a nivel Desconcentrado
o El Archivo Desconcentrado
2.2. Normatividad relacionada con los procesos de archivo

• Resolución Jefatural N° 242-2018-AGN/J, que aprueba la Directiva N°001-2018-AGN/DAI
Norma para la eliminación de documentos de archivo del Sector Público.
La misma que tiene por objetivo: Establecer el procedimiento para la autorización de

eliminación de documentos de archivo en las entidades del sector público. Y como finalidad:
o Garantizar la eliminación de documentos innecesarios en los archivos de las entidades

del sector público.
o Descongestionar de manera eficiente y progresiva los repositorios de los archivos de

las entidades del sector público.
o Asegurar el uso racional de recursos, equipos, mobiliario y espacios físicos.
o Uniformizar el procedimiento de eliminación de documentos en las entidades del sector

público.
• Resolución Jefatural N° 022-2019-AGN/J, que aprueba la Directiva N°002-2019-

AGN/DDPA Normas para la Transferencia de Documentos Archivísticos de las Entidades
Públicas.
La misma que tiene por objetivo: Regular el procedimiento de transferencia de documentos

archivísticos en las entidades públicas. Y por finalidad:
o Establecer disposiciones que permitan garantizar una transferencia uniforme del

acervo documental.
o Asegurar la conservación e integridad del Patrimonio Documental de la Nación.

AGN/DDPA Lineamientos para la foliación de Documentos Archivísticos de las Entidades
Públicas.
La misma que tiene por objetivo: Establecer los lineamientos para la foliación de documentos
archivísticos como un elemento necesario para el control y gestión en los órganos de
Administración de Archivos de las Compendio
entidadesArchivístico
públicas. Y por finalidad:
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o Orientar la acción de foliación.
o Mantener la integridad del documento archivístico en las entidades públicas.
• Resolución Jefatural N° 180-2019-AGN/J, que aprueba la Directiva N° 010-2019-

AGN/DDPA Norma para la Organización de Documentos Archivísticos en la Entidad
Pública.
La misma que tiene por objetivo: Disponer de un documento técnico y normativo que permita
el desarrollo de actividades para la organización de documentos archivísticos en las Entidades
Públicas. Y por finalidad: Establecer las pautas y recomendaciones para la correcta
organización de documentos archivísticos en las Entidades Públicas, de acuerdo a las normas
de obligatorio cumplimiento del Sistema Nacional de Archivos.
• Resolución Jefatural N° 213-2019-AGN/J, que aprueba la Directiva N° 011-2019-

AGN/DDPA Norma para la Descripción Archivística en la Entidad Pública.
La misma que tiene por objetivo: Disponer de una norma que regule y oriente la descripción
archivística para la elaboración de los instrumentos descriptivos en la entidad pública (en
adelante la entidad). Y por finalidad: Establecer pautas y recomendaciones para que la
descripción archivística permita el acceso, recuperación y control adecuado de los documentos
archivísticos y la información contenida en ellos, de acuerdo con las normas emitidas por el
Archivo General de la Nación, para el obligatorio cumplimiento en la entidad.

AGN/DDPA Norma para la Valoración documental en la Entidad Pública.
La misma que tiene por objetivo: Disponer de una norma que oriente y regule la valoración
documental para la elaboración del Programa de Control de Documentos Archivísticos en la
entidad pública. Y por finalidad: Establecer las pautas y procedimientos para la valoración
documental y elaboración del Programa de Control de Documentos Archivístico de acuerdo a
las normas emitidas por el Archivo General de la Nación.
• Resolución Jefatural N° 304-2019-AGN/J, que aprueba la Directiva N°01-2019-AGN/DC

Norma para la Conservación de Documentos Archivísticos en la Entidad Pública.
La misma que tiene por objetivo: Disponer de un documento técnico normativo que oriente en
forma general, la conservación de documentos archivísticos de la entidad pública. Y por
finalidad: Establecer las normas y recomendaciones para disponer de acciones preventivas y
correctivas para la conservación del documento archivístico de la entidad pública.
• Resolución Jefatural N° 010-2020-AGN/J, que aprueba la Directiva N°01-2020-AGN/DDPA

Norma para Servicios Archivísticos en la Entidad”.
La misma que tiene por objetivo: Disponer de un documento técnico normativo que oriente en
forma genera, el servicio de información y publicidad de los documentos archivísticos que se
custodian en la entidad pública. Y por finalidad: Establecer las normas y pautas generales que
permitan el acceso, préstamo, consulta y reproducción del documento archivístico y así una
eficiente atención al ciudadano.
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3. ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL
Al comenzar este tema, siendo el primer proceso archivístico que nos convoca es necesario estudiar lo
siguiente:
3.1. Principios Archivísticos

Principio de procedencia
Principio procedencia o respect des fonds3, el primer fundamento teórico de la archivística que dará
lugar al periodo de pleno desarrollo o mayoría de edad. En esencia consiste en respetar el origen de
los fondos, es decir, en mantener agrupados, sin mezclarlos con otros, los documentos de cualquier
naturaleza procedentes de una entidad, ya sea una administración pública, privada, una persona,
familia, etc.; respetando la estructura o clasificación propia de dicha entidad.
El principio de procedencia ha representado el fundamento sobre el que se ha cimentado el ulterior y

progresivo desarrollo de la teoría archivística moderna, sirviendo de base para el entramado del eje
central sobre el que gira toda ella: la clasificación de fondos.
Principio de Procedencia4, Este principio señala que cada documento debe estar en su fondo de
procedencia y no deben mezclarse con otros. Corresponde a la relación existente entre los documentos
y las Entidades Públicas que los han producido, acumulado, conservado y utilizado en el desarrollo de
su propia actividad. Mediante este principio se determina la existencia de un productor (Entidad Pública)
para cada fondo documental, reconociendo también como productor a las unidades de organización de
la estructura de la Entidad Pública.
Principio de respeto al Orden Original
Principio de respeto al orden original de los documentos 5, que indica el necesario respeto al que
se ha dado en origen a los documentos. Con este nuevo principio general se completaban los dos
pilares básicos sobre los que descansará la teoría y la praxis archivísticas.
Según el cual toda intervención archivística sobre un fondo de archivo debe respetar y, en su caso,
reconstruir en lo posible la organización original del archivo que trata evitando la destrucción de dicha
organización original o tratando de aplicar una nueva organización extraña al archivo y a los criterios
de producción y conservación del mismo seguidos por la institución que lo generó.
3
4
Pública”. Compendio Archivístico
5
17
Principio de Orden Original6, Los fondos deben tener presente la organización (clasificación y
ordenación) correspondiente a las estructuras administrativas internas del organismo que los ha creado
o a las actividades desarrolladas por las personas o entidades.
En este sentido no se debe alterar la organización del Fondo Documental de la Entidad Pública, ya que
esta debe reflejar sus funciones de acuerdo a los procedimientos y normas internas; asimismo los
documentos que integran la serie documental deben organizarse de acuerdo a la clasificación
establecida en cada sección de procedencia. Para la aplicación de este principio, la organización
documental se estructura y ordena, de tal forma que demuestre, sea el reflejo o resultado de una
gestión.
En ese sentido entendemos que la organización documental está estrechamente vinculada a la

aplicación de los mencionados principios, por lo cual pasamos a definir:
3.2. Definición
La Organización Documental responde a una doble necesidad: la de proporcionar estructura lógica al
fondo documental, y facilitar la localización conceptual de los documentos.
La organización se ha definido por Pedro López y Olga Gallego como “Es la operación intelectual y
mecánica por la que las diferentes agrupaciones documentales se relacionan de forma jerárquica, con
criterios orgánicos o funcionales para revelar su contenido e información”
Organizar el fondo de un archivo consiste en dotarlo de una estructura que reproduzca el proceso
mediante el cual los documentos fueron creados. Pero facilitando la recuperación de documentos,
proporcionando con su estructura organizativa la información suficiente para orientar las búsquedas
con acierto, con exclusividad, sin ambigüedad de ningún género.
3.3. Agrupaciones documentales7

La legislación archivística peruana y en específico la Directiva N°010-2019-AGN/DDPA, reconoce las
siguientes agrupaciones documentales:
- Fondo: Corresponde a todos los documentos producidos (emitidos y recibidos) en la Entidad

Pública, por todas las unidades de organización (productores) en el ejercicio de sus funciones
o en el desarrollo de sus actividades, estructurados de acuerdo a criterios orgánicos,
funcionales o mixtos.
- Sección: Conjunto de documentos que corresponden a la división de un fondo documental.

Para la identificación de cada sección se toma en cuenta la unidad de organización o división
funcional de la entidad pública sin mencionar el nivel jerárquico.
- Serie: Es el conjunto de documentos que poseen características comunes, producido por una
unidad de organización en el ejercicio de sus actividades o funciones, regulado por una norma
jurídica y/o procedimiento y que por consiguiente, son archivados, clasificados y evaluados
como unidad. El nombre de la serie es claro, conciso, de preferencia que sea irrepetible en
otras series, salvo se precise ello en una norma o base legal. Evitar nombrar las series
empleando únicamente el tipo documental, siglas o abreviaturas. , La serie documental es el
producto de la confluencia entre productor
6
Pública”.
18
3.4. Unidad Documental8

En ese mismo sentido la legislación archivística peruana y en específico la Directiva N°010-2019-
AGN/DDPA, reconoce las siguientes unidades documentales:
- Unidad Simple: Dispone de un solo tipo documental o generado por un mismo acto, como por
ejemplo: oficio, carta, informe, solicitud, memorando, recibo, etc.
- Unidades Compuestas Formado por dos o más documentos o tipos documentales

correlacionados. Su contenido mantiene una unidad de información. Por ejemplo: El legajo de
personal, la historia clínica, expedientes administrativos, etc.
3.5. Etapas de la Organización

Se pueden considerar las siguientes etapas:
- Identificación, siendo considerada en la Directiva de Organización como una etapa que se

realiza previa s todo procedimiento archivístico.
La identificación documental tiene por objetivo el análisis de los siguientes aspectos:
o Organismo Productor de los Documentos.

o Secciones (Ámbitos funcionales / Funciones operativas / Actividades / Acciones).
o Series documentales.
o Tipos Documentales.
- Clasificación
Se puede definir como:
«Clasificar consiste en agrupar jerárquicamente los documentos de un fondo mediante

agregados o clases, desde los más amplios a los más específicos, de acuerdo con los
principios de procedencia y de orden original.»
Según esta definición los agregados documentales nos vienen dados por los propios creadores,
las personas, las oficinas y las divisiones administrativas que tramitan los documentos en el
desempeño de sus funciones; en tal sentido la clasificación está implícita en su origen.
Con la clasificación se persigue proporcionar una estructura lógica al fondo documental y
facilitar la localización de la documentación dentro de un cuadro de clasificación en el que se
plasma la estructura del organismo productor.
Tipos de Clasificación
o Orgánica: En este tipo de clasificación las series son agrupadas en razón de las
divisiones administrativas (unidades de organización) o de la propia estructura orgánica
de la Entidad Pública.
o Funcional: En este tipo de clasificación, las agrupaciones documentales responden a
las funciones de la Entidad, denotándose en el Cuadro de Clasificación, en el que se
reflejan las funciones generales y las actividades concretas de la Entidad.
o Por Procesos: En este tipo de clasificación las series documentales se conforman en
atención a cada proceso de gestión de la Entidad.
7
Pública”.
8
Ídem.
19
- Ordenación
Se puede definir como:
«Según el Diccionario de Terminología Archivística, la ordenación es la operación archivística

realizadadentro del proceso de organización, que consiste en establecer secuencias naturales
cronológicas y/oalfabéticas, dentro de las categorías y grupos definidos en la clasificación. Se
encuentra, por lo tanto, dentro de la fase de los instrumentos archivísticos denominado
identificación.
Nos permite establecer un orden secuencial de las series documentales. Consiste en unir y
relacionar los elementos de cada agrupación documental, mediante el sistema más
conveniente. Existen diferentes sistemas de ordenación:
o Alfabético.- Consiste en la utilización del alfabeto, como criterio para la ordenación.
o Numérico.- Se utiliza el número correlativo para la ordenación de expedientes.
o Cronológico. - Es aquel en el que se utiliza la fecha de tramitación del documento.
- Asignación de Signatura
Tarea mediante la cual se establecen códigos para identificar las secciones documentales y
series documentales de la entidad. Pueden ser letras o números o la combinación de ambos
para su identificación. Dichos símbolos representan a los nombres o títulos facilitando su
inmediata localización.
3.6. El Cuadro de Clasificación

Entendemos por Cuadro de Clasificación:
«Según M. Roberge en su obra «Le système de clasification des documents administratifs» define el
cuadro de clasificación como: “una estructura jerárquica y lógica que refleja las funciones y actividades
de una organización, funciones que generan la creación o la recepción de documentos.
Se trata en suma de un sistema que organiza intelectualmente la información y que permite situar los
documentos en sus relaciones unos con los otros para constituir eso que se llama generalmente
expedientes.
Según la Directiva de Organización:
Cuadro de Clasificación del Fondo (CCF): Instrumento o esquema que refleja las categorías o
divisiones de un fondo documental o de la totalidad de los fondos de un archivo y aporta los datos
esenciales de su estructura.
Así mismo se establecen dos niveles de descripción documental para el CCF:
- Primero Nivel: Que representan las secciones identificadas.
- Segundo Nivel: Correspondiente a las series documentales.
20
Ejemplo de CCF MINEDU:
21
4. DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL
Podemos entender que la Descripción es, el análisis realizado por el archivero sobre los fondos y los
documentos de archivo agrupados, natural o artificialmente, a fin de sintetizar y condensar la
información en ellos contenida, para ofrecerla a los interesados. Equivale a dar al documento de archivo
o a sus agrupaciones sus señas de identidad, aquellos rasgos que lo definen con precisión (eligiendo
los elementos, que mejor los identifiquen) y que permitirán y facilitarán la comunicación (consulta y
recuperación).
Antes de la normalización se puede mencionar lo siguiente:
Theodore Schellenberg quien define la descripción archivística como el conjunto de actividades

desarrolladas por el archivero con la finalidad de elaborar instrumentos de investigación que faciliten el
acceso a los fondos documentales, en cualquiera de sus niveles.
Y actualmente la Directiva9
Es un proceso archivístico en el que se representa en forma objetiva y estructurada la información

contenida en cada pieza documental o sus agrupaciones documentales para su localización,
accesibilidad, recuperación y control.
Asimismo, se establece que a cada nivel de descripción le corresponde un instrumento de descripción:
N° Nivel de descripción Instrumentos de descripción
1 Fondo Guía
2 Sección Inventario
3 Serie Inventario
4 Pieza documental Catálogo
9
Directiva N° 011-2019-AGN/DDPA Norma para la Descripción Archivística en la Entidad Pública
22
4.1. Instrumentos de descripción archivística

Establecidos en la Directiva son los siguientes:
- La Guía: Se utiliza para conocer de forma amplia y panorámica el contexto y contenido del
Archivo para su acceso (fecha, horario de atención, dirección, teléfono, correo electrónico y
condiciones de acceso, entre otros). Se incluye la información correspondiente at fondo y
secciones y las principales series documentales. Su unidad de descripción es el Fondo.
- El Inventario: Es el instrumento básico e imprescindible, sus unidades de descripción son la

sección y serie documental. Con el inventario se identifican documentos no ubicados o
faltantes, el estado de conservación, el orden o secuencia, la ubicación topográfica, los metros
lineales y las fechas extremas de cada serie documental. Se utiliza para verificar la existencia
de documentos del Archivo Central. Se recomienda que el periodo mínimo para la verificación,
elaborando un inventario, sea anual.
Veremos en transferencia el formato de inventario utilizado por la entidad para realizar

dicho proceso.
- El Catálogo: Mediante el catálogo se realiza la descripción del documento o pieza documental

(sea simple o compuesta) correspondiente a la serie, sección y fondo que pertenece. Su unidad
de descripción es la pieza documental. Los catálogos tienen información analítica del
documento o pieza documental de acuerdo su necesidad, por lo que su descripción es
detallada. Se pueden elaborar el catálogo en razón a materias, temas o asuntos extrayendo la
información de series y secciones distintas.
4.2. Elementos de descripción archivística

De acuerdo a lo establecido en la Directiva respectiva se indica lo siguiente:
Son datos que permiten la representación y recuperación de cualquier unidad de descripción. Se

identifican como elementos de descripción mínimos esenciales:
- Signatura (Código de referencia)
- Nombre o título de la unidad de descripción
- Lugar y Fecha
- Nivel de descripción: Fondo, sección, serie y pieza
- Volumen y soporte
Entendiendo que es un análisis similar a lo establecido en la Norma ISAD (G) que se verá más adelante.
4.3. Programa de descripción archivística

El mismo que se define como: Es un documento de gestión archivística que planifica, aprueba y evalúa
la actividad, los elementos y los instrumentos de descripción archivística. Conforme la Directiva
respectiva.
23
Por otro lado, se puede entender por Programa Descriptivo a:
Conviene diseñar un conjunto de actuaciones para cada fondo documental y, en el caso de instituciones
de archivo, para la totalidad de sus fondos, siguiendo la lógica empleado en la clasificación. Es lo que
M.L. Conde Villaverde define como un programa descriptivo.
Este programa tenderá a un tratamiento global de la documentación, de ahí que debamos partir de una
descripción somera del conjunto de los fondos para continuar posteriormente con la descripción más
pormenorizada de secciones o series que, por sus características o por la demanda de consulta así lo
requieran.
El diseño del programa descriptivo podrá estructurarse en varias fases, priorizando la descripción de
agrupaciones documentales concretas. En estos casos nos podemos encontrar con series descritas en
mayor profundidad que otras.
4.4. Norma Internacional de Descripción Archivística ISAD (G)

La mencionada norma establece lo siguiente:
24
Y en detalle se muestra los elementos a continuación:
25
5. VALORACIÓN DOCUMENTAL
El aumento de la masa documental es uno de los grandes problemas del técnico de archivos en la
actualidad. Se producen más documentos por la mayor cantidad de asuntos que se tratan en cualquier
oficina y por la complejidad de los mismos. El archivero no puede evitar recibir toda esa documentación
y debe seguir un proceso de valoración, selección y expurgo de la misma, con la premisa fundamental
de separarla de la documentación con valores archivísticos.
Y conforme el diccionario de terminología archivística podemos mencionar lo siguiente:
“Es la fase del tratamiento archivístico que consiste en analizar y determinar los valores primarios y
secundarios de las series documentales, fijando los plazos de transferencia, acceso y conservación o
eliminación total o parcial”.
Y de acuerdo a la normatividad vigente se establece que:
Es un procedimiento archivístico que consiste en identificar y establecer el valor y el período de

retención de toda serie documental del PCDA.
La valoración permite seleccionar aquellos documentos archivísticos que por su importancia o jerarquía
ameriten conservarse adecuadamente en cada archivo.
Sólo se valoran documentos archivísticos organizados (clasificados, ordenados y signados).
Se requiere el conocimiento profundo del contexto de producción de las series documentales.
Se aplica a todos los documentos archivísticos independientemente de su medio o soporte.
Asimismo, los aspectos a considerar para la valoración documental
1. Marco legal y normativa interna que permita determinar el período de retención.
2. El contexto de producción que da origen a la serie documental.
3. Importancia de la unidad de organización productora de documentos.
4. Frecuencia de consultas de cada serie.
5. Características de los documentos.
6. Marco legal y normativa interna que permita determinar el período de retención.
7. El contexto de producción que da origen a la serie documental.
8. Importancia de la unidad de organización productora de documentos.
9. Frecuencia de consultas de cada serie.
10. Características de los documentos.
26
5.1. Valores de los documentos

Loa cuales se pueden mostrar a continuación:
Valor Administrativo: aquél que tienen los documentos para

la Administración que los ha producido, como testimonio de
sus procedimientos y actividades.
Valor Legal: Aquél que pueden tener los documentos para

servir de testimonio ante la ley
Primarios
Valor Fiscal: Aquél que tienen los documentos que pueden
servir del cumplimiento de obligaciones tributarias.
Valor Jurídico: Aquél del que se derivan derechos u

obligaciones legales regulados por el derecho común.
Valores de los
documentos
Valor Contable: Aquél que tienen los documentos que pueden
servir de explicación o justificación de operaciones
destinadas al control presupuestario.
Valor informativo: Aquél que sirve de referencia para la

elaboración o reconstrucción de cualesquiera actividades de
Secundarios la Administración.
Valor Histórico: Aquél que posee un documento como fuente

primaria para la HISTORIA.
Así mismo la Directiva vigente establece los siguientes valores:
a) Permanente (P)
Corresponden al valor que tiene la serie documental, de acuerdo al marco legal vigente, importancia
para la investigación, derecho de acceso ciudadano, rendición de cuentas sin prescripción, utilidad para
las investigaciones científicas, sociales, culturales, la historia o memoria colectiva de la sociedad, que
no puede eliminarse.
b) Temporal (T)
Corresponden al valor que tiene la serie documental, una vez que los documentos que la conforman
hayan cumplido los fines administrativos, fiscales, contables, legales, entre otros, que originó, siendo
innecesarios para la entidad.
27
5.2. Comité Evaluador de Documentos (CED)

Está integrado por los (las) titulares o representantes de:
- La máxima autoridad, quien asume la presidencia;
- La oficina de Asesoría Jurídica o la que haga sus veces;
- La Unidad de Organización responsable de los documentos a evaluar y
- El Archivo Central o el que haga sus veces, quien asume la secretaría técnica.
5.3. Programa de Control de Documentos Archivísticos (PCDA)

Definido como:
Es un documento de gestión archivística que determina las agrupaciones documentales (fondo,

sección y serie) y establece los valores y periodos de retención de cada una de las series documentales
del Archivo de Gestión.
Está conformado por los siguientes formatos:
a) Ficha Técnica de Series Documentales (FTSD)
FICHA TÉCNICA DE SERIES DOCUMENTALES

(FTSD)
Ficha N°
1. DATOS GENERALES
1.1 Región 1.2 Entidad
L
I
M
A
1.3 Unidad de Organización 1.4 Documento de Gestión
2. IDENTIFICADOR DE LA SECCIÓN Y SERIE DOCUMENTAL

2.1 Sección 2.2 Nombre de la serie 2.3 Código
3. DESCRIPCIÓN DE LA SERIE DOCUMENTAL 4. REGLAS DE CONTROL Y RETENCIÓN

3.1 Definición: 4.1.-Valor de 4.2.-Período de Retención
Archivo de 4.3 TOTAL DE
la Serie Archivo Central
Documental Gestión AÑOS
(A.G.)
(AC)
3.2 Tipos Documentales que la integran
6. APROBACIÓN DEL COMITÉ EVALUADOR DE

3.3 Frecuencia de servicio DOCUMENTOS
Alta ( ) Media ( ) Baja ( ) Nula ( )

3.4 Marco Normativo
Presidente del CED Asesoría Jurídica
Funcionario responsable
Jefe del AC
documentos evaluados
3.5 Accesibilidad
PÚBLICO
3.6 Características Físicas del Documento
Soporte Papel ( x ) Medio Electrónico ( ) Otros ( )
5. FECHA DE ELABORACIÓN DE LA FTSD
28
b) Tabla de Retención de Documentos Archivísticos (TRDA)
TABLA DE RETENCIÓN DE DOCUMENTOS

ARCHIVÍSTICOS
Tabla N°
1. Nombre de la Entidad:
2. Sección:
6. PERÍODO DE RETENCIÓN
5. Valor de la
Total
3. Código 4. Nombre de la Serie Documental Serie
A.G. A.C. Años
Documental
de
Retenci
ón
Ejemplo OACIGED
FICHA TÉCNICA DE SERIES DOCUMENTALES (FTSD)
Ficha Nro. …………………………
1. DATOS GENERALES
1.1 Región 1.2 Entidad
L MINISTERIO DE EDUCACIÓN
I
M
A
1.5 Unidad de Organización 1.4 Documento de Gestión
OFICINA DE ATENCIÓN AL CIUDADANO Y GESTIÓN DS N° 001-2015 "Reglamento de Organización y Funciones del Ministerio de Educación"
DOCUMENTAL
2. IDENTIFICADOR DE LA SECCIÓN Y SERIE DOCUMENTAL
2.1. Sección 2.2 Nombre de la serie 2.3 Código
ATENCIÓN AL CIUDADANO Y GESTIÓN CORRESPONDENCIA OACIGED.17

DOCUMENTAL
3. DESCRIPCIÓN DE LA SERIE DOCUMENTAL 4. REGLAS DE CONTROL Y RETENCIÓN
3.1 Definición 4.2 Periodo de retención
4.1 Valor de la serie (expresado en años)
4.3 Total de años
documental Archivo de Gestión Archivo Central
(AG) (AC)
Documentos emitidos y/o recibidos por la Oficina de Atención al Ciudadano
y Gestión Documental del Ministerio de Educación en el ámbito de sus
T 1 4 5
atribuciones y competencias, que forman parte de sus funciones
secundarias. 6. APROBACION DEL COMITÉ EVALUADOR DE DOCUMENTOS
3.2 Tipos documentales que la integran
Cartas, oficios, informes, memorándum, solicitudes, conformidades, cargos,

entre otros
3.3 Frecuencia de servicio
Alta ( ) Media ( ) Baja ( X ) Nula ( )
3.4 Marco Normativo Presidente del CED Asesoría Jurídica
Ley N° 27444 - Ley del Procedimiento Administrativo General
3.5 Accesibilidad
P
U
B
L Funcionario responsable Jefe del AC
I documentos evaluados
C
O
3.6 Características físicas del documento
Soporte: Papel ( X ) Medio Electrónico ( ) Otros ( )
5. FECHA DE ELABORACION DE LA FTSD
29
TABLA DE RETENCIÓN DE DOCUMENTOS ARCHIVÍSTICOS
Tabla N°
1. Nombre de la entidad: MINISTERIO DE EDUCACIÓN
2. Sección: ATENCIÓN AL CIUDADANO Y GESTIÓN DOCUMENTAL

5. Valor de la 6. Periodo de Retención
3. Código 4. Nombre de la Serie serie
Total de años de
documental A.G. A.C. retención
OACIGED.01 Resoluciones Jefaturales P 1 29 30
OACIGED.02 Eliminación de Documentos P 1 29 30
Instrumentos Descriptivos de la Oficina de Atención al Ciudadano y
OACIGED.03 P 1 29 30
Gestión Documental
OACIGED.04 Instrumentos de Gestión Archivística P 1 29 30
OACIGED.05 Transferencias de Documentos P 1 29 30
OACIGED.06 Acceso a la Información Pública T 1 10 11
OACIGED.07 Asesoría y Supervisión de Archivos de Gestión T 1 10 11
Capacitaciones de la Oficina de Atención al Ciudadano y Gestión
OACIGED.08 T 1 10 11
Documental
OACIGED.09 Conservación de documentos T 1 10 11
OACIGED.10 Expedición de duplicados de Certificados de Estudios T 1 10 11
OACIGED.11 Importaciones Liberadas T 1 10 11
OACIGED.12 Legalizaciones T 1 10 11
OACIGED.13 Reclamos de los Ciudadanos T 1 10 11
OACIGED.14 Servicios Archivísticos T 1 10 11
OACIGED.15 Despacho de Documentos T 1 4 5
OACIGED.16 Visación, autenticaciones y certificaciones T 1 4 5
OACIGED.17 Correspondencia T 1 4 5
5.4. Transferencia de Documentos Archivísticos

Conforme a lo establecido en la Directiva N°002-2019-AGN/DDPA °Normas para la Transferencia de
Documentos Archivísticos de las Entidades Públicas”.
Procedimiento archivístico que consiste en el traspaso de la fracción de serie documental remitida

desde el Archivo de Gestión o periférico al órgano de Administración de Archivos o Archivo Central para
su custodia, al vencimiento de su periodo de retención establecido en el Programa de Control de
Documentos Archivísticos o de acuerdo al Cronograma de Transferencia de documentos aprobado por
la entidad pública.
En dicho proceso se pueden identificar las siguientes etapas o actividades a llevar a cabo:
- Identificación de la documentación a transferir:
Mediante la cual verifiquemos las series documentales con plazo de retención vencido
- Organización y descripción de la documentación a transferir:
Mediante la cual, corroboramos en nuestro cuadro de clasificación del fondo y elaboramos el

inventario de transferencia respectivo y el registro de documentos con el detalle de la
documentación a transferir como se muestra a continuación:
30
31
32
Y además se considera la rotulación correcta de los paquetes y de las cajas de archivo respectivamente
como se muestra a continuación:
33
- Verificación de la documentación a transferir

Mediante la cual el Archivo Central constata y valida la documentación a transferir y que esta
cumple con todo lo establecido en la normatividad vigente.
- Transferencia física de la documentación al Archivo Central

Mediante la cual una vez verificado y siendo conforme se procede al traslado físico de la
documentación a los repositorios del Archivo Central.
5.5. Eliminación de documentos

Conforme a lo establecido en la Directiva N°001-2018-AGN/DAI “Normas para la eliminación de
documentos de archivo del Sector Público” establece:
Procedimiento archivístico que consiste en la destrucción física de series documentales, autorizado

expresamente por el Archivo General de la Nación y Archivos Regionales.
Indicando las siguientes posibilidades para llevar a cabo dicho proceso:
- Procedimiento para entidades que cuentan con Programa de Control de Documentos
- Procedimiento para entidades que NO cuentan con Programa de Control de Documentos.
- Procedimiento para eliminación de documentos electrónicos de archivo, por sustitución de

soportes.
Para lo cual hay que preparar un expediente de eliminación y realizar el trámite ante el Archivo General
de la Nación.
Hay que tener presente que este proceso se realiza sobre documentación que tiene valor TEMPORAL
y cuyo plazo de retención ya ha vencido y no amerita su conservación.
Posteriormente realizada por la Comisión Técnica de Archivo del AGN y su aprobación dicha entidad
emite la Resolución respectiva de autorización de eliminación.
Finalmente se lleva a cabo la destrucción física de la documentación, que consiste en la destrucción de

los respectivos soportes llámese papel cd’s, discos duros, etc. Para garantizar que no sea posible su
posterior recuperación.
Parte importante de la realización de este proceso es la elaboración del Inventario de Eliminación, tal
como se presenta a continuación:
34
INVENTARIO DE ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS Nº 0000-AÑO
35
6. CONSERVACIÓN DOCUMENTAL
Conforme a lo establecido en la Directiva N°001-2019-AGN/DC “Norma para la conservación de
documentos archivísticos en la entidad pública” establece:
La conservación de documentos es un proceso técnico archivístico que ejecuta acciones preventivas y

correctivas para la protección del soporte o medio físico e integridad de información del documento
archivístico.
Este proceso es transversal a todos los demás procesos técnicos que se desarrollan en la gestión
documental; por tanto, está presente en todas las fases de vida de los documentos, independiente de
su logro o medio físico.
Aspectos a considerar que permiten alargar la vida de los documentos, a través de:
- Control de las condiciones medioambientales (temperatura, humedad, luminosidad,

contaminación).
- Control biológico (microorganismos, insectos, animales menores).
- Control físico mecánicos (edificio, mobiliario, unidades de conservación) y
- Control de riesgos por siniestro (incendio, inundación, sismos y vandalismo).
Asimismo, se indican las Áreas básicas en las instalaciones del Archivo Central
- Área de servicios
- Área de Procesos Técnicos Archivísticos
- Repositorio
El mayor porcentaje del espacio es destinado al Repositorio
Equipos, mobiliarios y unidades de conservación
Mobiliario y Equipo
Unidades de conservación
- Estantería
- Mesas de trabajo - Cajas para archivos
- Sillas ergonómicas - Carpetas o sobres
- Escaleras de tijera - Estuches
- Planotecas - Legajos
- Mesas de apoyo - Encuadernaciones
- Carros portadocumentos
36
Ejemplo de Estantería fija:
En cuanto a las condiciones de temperatura y humedad se establece lo siguiente a tener en cuenta:
Teniendo como instrumentos:
- Higrómetro - termómetro
- Termohigrómetro
6.1. Preservación Digital

Para la preservación del documento digital deben adoptarse acciones, que tengan en cuenta la
evolución tecnológica para evitar su obsolescencia y fomentando acciones que sean prácticas en el
largo plazo, para facilitar la migración de la información a conservar.
De acuerdo con la norma ISO 15489:2016 los documentos se caracterizan por ser auténticos, fiables,
íntegros y utilizables:
37
La autenticidad deriva de que un documento puede probar que es lo que pretende ser, ha sido creado
o enviado por la persona que se presume, y ha sido creado o enviado en el tiempo presumido.
La fiabilidad se refiere a que sus contenidos pueden ser creídos como una representación exacta y
completa de las transacciones, actividades o hechos de los cuales dan fe y seguridad, así durante su
desarrollo, como en transacciones o acciones futuras. Sus contenidos son fidedignos.
La integridad significa que el documento está completo e inalterado, y es posible constatarlo

fehacientemente.
La usabilidad o disponibilidad hace referencia a que es accesible, que puede ser localizado,
recuperado, presentado e interpretado.
…y siendo electrónicos contienen metadatos relativos, al menos, a: la estructura, el contenido y el

contexto.
Metadatos: el documento electrónico carece de los elementos que en uno tradicional permiten
establecer su contexto funcional y administrativo, esa función la cumplen los metadatos, que describen
cómo ha sido creado, cómo se ha registrado la información, cuándo y por quién, cómo está
estructurada, cuándo se ha utilizado, la vinculación con otros documentos, su descripción para poder
recuperarlo, el formato de conservación y cuantos aspectos resulten relevantes para su gestión.
Conservación: que no depende sólo de las condiciones de almacenamiento, sino de la rápida

obsolescencia de los sistemas.
Conservación. La velocidad de los cambios tecnológicos hace necesario que los documentos precisen
ser convertidos de un formato a otro o movidos de un sistema a otro, para asegurar su uso adecuado
y mantener la capacidad de procesamiento.
En este marco, las organizaciones precisan adoptar una estrategia de conservación digital, en la que
se describan los requisitos y los procedimientos para llevar a cabo los procesos y operaciones
orientados a la conservación de sus documentos electrónicos, en función de la importancia otorgada a
los documentos y del nivel de riesgo que cada organización pueda asumir en función de sus
necesidades y normativa específica
Metadatos mínimos:
- El metadato identificador
- El metadato órgano contiene el código del órgano que emite el documento
38
- El metadato fecha de captura
AAAAMMDDT HH:MM:SS
- El metadato origen produce el documento es un ciudadano, o la administración
- El metadato estado de elaboración indica la naturaleza del documento, si es un original, una

copia electrónica auténtica de documento en papel
- El metadato nombre del formato indica el formato lógico del fichero de contenido, si es un Pdf,
un Word, un Excel, etc
- El metadato tipo documental
- El metadato tipo de firma
Repositorio electrónico Repositorio electrónico: Archivo centralizado donde se almacenan y

administran datos y documentos electrónicos, y sus metadatos
¿Cuáles son las principales funciones del repositorio electrónico?
- Almacenamiento de datos, documentos, y sus metadatos
- Identificación única e inequívoca de cada documento
- Asociación de los metadatos mínimos obligatorios y, en su caso, complementarios, asociados

al documento electrónico
- Clasificación de los documentos
- Conservación de los documentos, garantizando su integridad y seguridad
- La recuperación y acceso inmediato de los documentos a través de medios de consulta
¿Cuáles son las principales funciones del repositorio electrónico?
- La visualización de documentos
- La copia o descarga en línea de los documentos en los formatos originales
- La impresión en papel
- Borrado de la información, de acuerdo a la legislación vigente, dejando constancia de su

eliminación
- Transferencia de expedientes entre distintos repositorios garantizando su conservación y

recuperación, a medio y largo plazo
- Cualquier otra función necesaria para cubrir el ciclo de vida de los documentos electrónicos
39
7. SERVICIOS ARCHIVÍSTICOS
Conforme a lo establecido en la Directiva N°001-2020-AGN/DDPA “Norma para Servicios Archivísticos
en la entidad pública” establece:
Es una actividad que consiste en brindar acceso al ciudadano de manera moderna, transparente,
oportuna y efectiva de los documentos archivísticos para los ciudadanos.
Y así mismo conforme a los establecido en la Directiva N° 003-2019-AGN/DDPA “Guía Técnica

Archivística para gobiernos Regionales y Locales”, podemos indicar lo siguiente:
Servicios de consulta, préstamo y reproducción de documentos archivísticos:
Son actividades archivísticas que consisten en la puesta a disposición del usuario del documento
archivístico o el acceso a la información contenida en este.
De esta manera también alineándonos a normas conexas al respecto del servicio archivístico podemos
indicar del Decreto Supremo N° 004-2019-JUS Texto Único Ordenado de la Ley Nº 27444, Ley del
Procedimiento Administrativo General:
1.19. Principio de acceso permanente.- La autoridad administrativa está obligada a facilitar

información a los administrados que son parte en un procedimiento administrativo tramitado ante ellas,
para que en cualquier momento del referido procedimiento puedan conocer su estado de tramitación y
a acceder y obtener copias de los documentos contenidos en dicho procedimiento, sin perjuicio del
derecho de acceso a la información que se ejerce conforme a la ley de la materia.
7.1. Restricciones de accesibilidad

- Prácticas
o Por la ausencia de un trabajo archivístico que haga accesible los documentos a los
usuarios.
o Necesidad de tomar medidas de conservación para los documentos, evitando su

manipulación
o Limitación de bienes económicos (recursos humanos y materiales)
o Dificultad en el conocimiento de los documentos por falta de instrumentos descriptivos.
o Dificultad para adquirir equipos que faciliten el acceso.
o Insuficiencia de espacio.
o Desorganización de los fondos documentales.
40
- Normativas
SECRETA (art. 15 Ley)
Información militar y de inteligencia, cuya revelación suponga un riesgo:
- La seguridad nacional,
- La seguridad de las personas,
- La integridad territorial,
- La subsistencia del sistema democrático,
- Las actividades de inteligencia y contrainteligencia del CNI (dentro del marco del EdD)
RESERVADA (art. 15-A Ley)
- Información de orden interno cuya revelación podría afectar la seguridad nacional, la integridad
territorial y/o la subsistencia del sistema democrático
- Información del ámbito de las relaciones externas del país, que pudieran afectar la eficacia de
su acción, negociaciones internacionales y seguridad (...)
CONFIDENCIAL (art. 15-B Ley)
- Consejos, recomendaciones u opiniones parte del proceso deliberativo previo a la toma de una
decisión de gobierno
- Secreto bancario, tributario, comercial, industrial, tecnológico y bursátil.
- El ejercicio de la potestad sancionadora de la Administración Pública.
- Información preparada u obtenida por asesores jurídicos o abogados de las entidades revelar
la estrategia a adoptarse
- Intimidad personal y familiar
¿Quiénes pueden acceder a información clasificada?
- Congreso de la República: mediante una Comisión Investigadora
- Poder Judicial: solamente el juez en ejercicio de sus atribuciones jurisdiccionales en un

determinado caso y cuya información sea imprescindible para llegar a la verdad
- Contralor General: dentro de una acción de control
- Defensor del Pueblo: en el ámbito de sus atribuciones de defensa de los derechos humanos
- Superintendente de Banca, Seguros y Administradoras Privadas de Fondos de Pensiones: en

el cumplimiento de las funciones de la Unidad de Inteligencia Financiera
41
7.2. Servicios Archivísticos
El Archivo Central brinda los Servicios Archivísticos mediante las siguientes modalidades:
- Reproducción de documentos
- Préstamo de documentos
- Consulta de documentos
Formatos utilizados para la atención de los requerimientos al Archivo Central del Minedu, se muestran
a continuación:
42
43
CONSTANCIA DE SALIDA DE DOCUMENTO

N° 000 – 20
Ubicación del Legajo / Exp.
Ítem N° Legajo/ Exp N° Área Folios
Sede Reposit. Caja OBS
Visto el requerimiento mediante el Expediente/SINAD 20 -INT-000000 con Oficio N°
00000-20 -MINEDU, emitido por el Órgano/Unidad Orgánica, solicitando el/los
documento(s):
En calidad de:
:
1. PRÉSTAMO
Mediante la presente se deja constancia de la entrega de lo solicitado; por tanto,

en señal de conformidad se firma en original por triplicado (*).
Lima, de 20
----------------------------------- -------------------------------
ENTREGUÉ CONFORME RECIBÍ NFORME
(*) 01 original oficina solicitante, 01 original Caja de archivo, 01 original File Archivo Central.
▪ Sírvase devolver 02 Constancias debidamente firmados al Archivo Central del MINEDU sede Jr. Julián Piñeiro Nº 390
- Rímac, Teléf. 615 5800 Anexo 26399
▪ La devolución deberá ser en un plazo máximo de15 días hábiles en caso de Préstamo, en las mismas condiciones
en las que fueron recibidos.
44

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COMPENDIO ARCHIVÍSTICO

Recopilado por: Luis Enrique Cárdenas Almonacid

El presente Compendio Archivístico, reúne los principales aspectos de la Archivística en lo referente a

En ese sentido el material académico comprenderá los siguientes temas:

◼ Archivística, para que se oriente el entendimiento desde la misma concepción de la materia

Antonia Heredia Herrera. Archivística general Teoría y Práctica. Servicio de publicaciones de la

Así mismo según el diccionario de Archivística en español:

1.1. Evolución de la Archivística

◼ La fase sincrética y custodial.

◼ La fase técnica y custodial.

◼ La fase científica y poscustodial.

1.2. Fines, objeto y metodología

3. El método: consiste en procedimientos y tareas que desarrolla el archivero. Está en función

3.1 Organización de un conjunto orgánico de documentos. Consiste en el estudio y

¿Qué se entiende por Archivo?

Según el Diccionario de terminología Archivística

El diccionario de terminología archivística, del Ministerio de Cultura (España) ofrece tres

- El local donde se conservan y consultan los conjuntos orgánicos de documentos.

Antonia Heredia Herrera:

Ramón Alberch Fugueras:

Características de los archivos:

Podemos decir que las más importantes son:

- El archivo está compuesto por documentos

- Los documentos cumplen distintas funciones: Gestión administrativa, información al ciudadano,

Función de los archivos:

Podemos destacar los siguientes aspectos:

- Organización y puesta en servicio de la documentación administrativa, durante este período de

- Aplicar los principios y técnicas modernos de valoración, para transcurrido un tiempo,

- Clasificar los fondos y mantener ordenada la documentación en sus distintas etapas, de

- Describir la documentación para hacer fácilmente accesible la información, mediante los

- Instalar adecuadamente los documentos mediante locales y equipamiento que garanticen su

1.4. Documento de Archivo1

Características del Documento Archivístico:

- Es inherente a las funciones que les da origen.

- Es testimonio de las funciones o resultado de una actividad.

- Nace dentro de un proceso natural de las actividades.

- Prevalencia de los Originales.

- Se constituyen en series documentales que responden a la materialización de una actividad

- Tiene una estructura formal (tipo documental).

Estructura del Documento Archivístico:

- Medio: Es el vehículo de la información, utilizado para fijar el contenido (escritura, gráficos,

- Contenido: Es la información o el mensaje de los documentos. Ejm: proyectos, pago de

1.5. Las etapas del archivo2

1.5. Niveles de Archivo

Es responsable de la identificación, descripción, conservación, acceso (préstamos y consultas),

Toda unidad de organización o funcional debe contar con su archivo de gestión.

- El Archivo Central, Es el archivo encargado de planificar, organizar, dirigir, normar, coordinar,

- Mediante Decreto Supremo N°005-2018-MC, se aprueba el Reglamento de Organización y

El Archivo General de la Nación, en su Reglamento de Organización y Funciones, asignará estas

- Así mismo, considerando las modificaciones siguientes:

SEGUNDA.- Modificación del Decreto Supremo N° 005-93-JUS

Figura N° 02: Elaboración propia

En ese sentido se puede detallar el quehacer de la normatividad de la siguiente forma:

2.1. Normatividad relacionada con la planificación de los archivos

El Plan Anual de Trabajo Archivístico es un documento de gestión archivística que se

De la formulación del Plan Anual de Trabajo Archivístico

El Plan Anual de Trabajo Archivístico, cuenta con la siguiente estructura

- Resolución Jefatural N° 025-2019-AGN/J, que aprueba la Directiva N°005-2019-

Y por finalidad, uniformizar criterios en la estructura y contenido de documentos de gestión

Indicando la estructura y formatos para la elaboración de:

- Resolución Jefatural N° 027-2019-AGN/J, que aprueba la Directiva N°007-2019-

Supervisión de Archivos: consiste en la verificación de la correcta aplicación de las normas

o Personal que labore en archivos.

- Resolución Jefatural N° 179-2019-AGN/J, que aprueba la Directiva N° 009-2019-