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MATERIA ARCHIVÍSTICA
ENERO 2018
Contenido
1. Objetivo.
2. Marco Normativo.
5. Disposición final.
1. Baja documental
a) De documentos de archivo.
b) De documentos de comprobación administrativa inmediata.
c) De documento de apoyo informativo.
2. Transferencia secundaria
Esta presentación sirve como apoyo al Servidor Público que maneja los
documentos y/o archivos de las diversas áreas de la Secretaría, así como de los
Órganos Internos de Control, permitiendo homologar el lenguaje archivístico y la
gestión documental, de acuerdo a los principios teóricos-prácticos en la materia,
con la finalidad de organizar y depurar sus respectivos archivos, así como
localizar y facilitar el acceso a la información que contienen.
2. Marco Normativo
La organización, conservación y depuración de los archivos…. Es una obligación establecida en:
§ Ley General y Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública (DOF 04.05.2015 y DOF
09.05.2016)
§ Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos del Poder Ejecutivo Federal
(DOF 03.07.2015)
§ Lineamientos para analizar, valorar y decidir el destino final de la documentación de las dependencias y
entidades del Poder Ejecutivo Federal (DOF 16.03.2016)
§ Acuerdo del Consejo Nacional del Sistema Nacional de Transparencia, Acceso a la Información Pública y
Protección de Datos Personales, por el que se aprueban los Lineamientos para la Organización y
Conservación de los Archivos (DOF 04.05.2016)
§ Acuerdo que tiene por objeto emitir las Disposiciones Generales en las materias de archivos y
transparencia para la Administración Pública Federal y su anexo Único (DOF 15.05.2017)
“Artículo 54. Sin perjuicio de las sanciones penales o civiles que correspondan, son casusa de responsabilidad
administrativa de los servidores públicos por incumplimiento de las obligaciones establecidas en esta Ley las
siguientes:
I. Hacer ilegible, extraer, destruir, ocultar, inutilizar, alterare, manchar, raspar, mutilar total o parcialmente y de
manera indebida, cualquier documento que se resguarde en un archivo de trámite, de concentración o
histórico.
…
VII. Actuar con negligencia en la adopción de medidas de índole técnica, administrativa, ambiental o tecnológica
para la adecuada conservación de los archivos…”
“Artículo 49…
V.- Registrar, integrar, custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su empleo, cargo o
comisión, tenga bajo su responsabilidad, e impedir o evitar su uso, divulgación, sustracción, destrucción,
ocultamiento o inutilización indebidos;”
…
“Artículo 75. En los casos de responsabilidades administrativas distintas a las que son competencia del Tribunal, la
Secretaría o los Órganos internos de control impondrán las sanciones administrativas siguientes:
ESTRUCTURAS
CRITERIOS FUNCIONES
Área Coordinadora de Archivos: Instancia definida en la fracción VIII del arJculo 4 de la Ley Federal de Archivos,
encargada de promover y vigilar el cumplimiento de las disposiciones en materia de administración de archivos y
ges2ón documental, así como de coordinar a las áreas opera2vas del Sistema Ins2tucional de Archivos.
Baja documental: Procedimiento para eliminar la documentación que ha prescrito en sus valores primarios y que
no con2ene valores históricos.
Clasificación archivísUca: Proceso de iden2ficación y agrupación de expedientes homogéneos con base en la
estructura funcional de los sujetos obligados.
DesUno / Disposición final: Selección sistemá2ca de los expedientes de los archivos de trámite o concentración
cuyo plazo de conservación o uso ha prescrito, con el fin de darlos de baja o transferirlos a un archivo histórico.
Plazo de conservación: Período de guarda de la documentación en los archivos de trámite, de concentración y en
su caso histórico. Consiste en la combinación de la vigencia documental y, en su caso, el término precautoria y
período de reserva que se establezca de conformidad con la Ley General de Transparencia y Acceso a la
Información Pública.
Transferencia: Traslado controlado y sistemá2co de expedientes de consulta esporádica de un archivo de trámite
al archivo de concentración (transferencia primaria) y de expedientes que deben conservarse de manera
permanente, del archivo de concentración al archivo histórico (transferencia secundaria).
Valor documental: Condición de los documentos que les confiere caracterís2cas administra2vas, legales, fiscales o
contables en los archivos de trámite o concentración (valores primarios); o bien, evidenciales, tes2moniales e
informa2vas en los archivos históricos (valores secundarios).
Vigencia documental: Período durante el cual un documento de archivo man2enen sus valores administra2vos,
legales, fiscales o contables, de conformidad con las disposiciones jurídicas vigentes y aplicables.
4. Organización, conservación y depuración
de archivos
Para organizar los archivos, se debe identificar de que tipo de documento se trata,
ya que su tratamiento es distinto:
DOCUMENTOS DE ARCHIVO DOCUMENTOS DE COMPROBACIÓN ADMINISTRATIVA INMEDIATA
Documentos que sin importar su forma o medio ha sido creado, Documentos creados o recibidos por una insUtución o individuos en el
recibido, manejado y usado por un individuo u organización en curso de trámites administraUvos o ejecuUvos.
cumplimiento de obligaciones legales y en el ejercicio de su acUvidad. • Son producidos en forma natural en función de una acUvidad
• Son producidos en forma natural en función de una acUvidad administraUva.
administraUva. • Son comprobantes de la realización de un acto administraUvo
• ConsUtuyen el único tesUmonio y garan_a documental del acto inmediato: vales de fotocopiado, minutarios de
administraUvo, por tanto se trata de documentación única. correspondencia, registros de visitantes, listados de envíos
• Está estructurado en conjuntos de documentos organizados diversos, facturas de correspondencia de entrada y salida,
que se interrelacionan. tarjetas de asistencia de personal, entre otros.
• Son o pueden ser patrimonio documental. • No son documentos estructurados con relación a un asunto.
• Cumplida su vigencia administraUva pasan al Archivo de • Su vigencia administraUva es inmediata o no más de un año.
Concentración para su conservación precautoria por su vigencia • No son transferidos al Archivo de Concentración.
fiscal o legal, posteriormente previa valoración documental • Su baja debe darse de manera inmediata al término de su
pasa al Archivo histórico de la dependencia, enUdad o al uUlidad.
Archivo General de la Nación para su conservación permanente • Una vez concluida su vigencia se eliminan bajo supervisión y
o se tramita su baja por carecer de valor evidencial o levantamiento de un acta administraUva firmada por el área
tesUmonial. generadora correspondiente, el Responsable del Archivo de
Trámite, el Coordinador de Archivos y el representante del
NOTA: ESTOS DOCUMENTOS SI SE CAPTURAN EN EL SOA. Órgano Interno de Control o Contraloría Interna según se trate.
EJEMPLOS
• Acuses de recibo de oficios y soporte documental en copia, de trámites
administrativos que se realizan ante otras Unidades Administrativas
• Auditorías conforme a las facultades de éstas.
• Contratos • Agendas
• Atentas notas, notas informativas, memorandums
4.1 Cuadro General de Clasificación Archivística
Para el caso de las Unidades Administrativas, este procedimiento se realiza ante el Archivo
de Concentración ubicado en el CIDOC; para el caso de los OICs y URs, se realiza al
interior de sus archivos.
ANEXO 2
Nº DE TRANSFERENCIA:
CENTRO DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN
ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN
FECHA (dd/mm/aaaa):
INVENTARIO DE TRANSFERENCIA PRIMARIA
UNIDAD ADMINISTRATIVA:
ÁREA REMITENTE:
FONDO DOCUMENTAL:
El presente inventario consta de __fojas y ampara la cantidad de __expedientes con ___ legajos del año ___, contenidos en__ cajas, con un peso aproximado de __kilogramos.
5. 1 Baja documental
a) De documentos de archivo
Evitar la acumulación excesiva de la documentación que se encuentra en el Archivo de
Concentración, mediante la oportuna eliminación de documentos cuyos plazos de
conservación han prescrito y no poseen valores secundarios, para ello la Unidad
Administrativa deberán requisitar los siguientes formatos:
5. 1 Baja documental
b) De documentos de comprobación administrativa inmediata
LISTADO DE DOCUMENTOS DE COMPROBACIÓN ADMINISTRATIVA INMEDIATA (DCAI)
VIGENCIA
No. TIPOLOGÍA DOCUMENTAL DESTINO FINAL
ARCHIVO DE TRAMITE
1 Actas administrativas de entrega-recepción y sus anexos (copias). 1 año
Acuses de recibo de oficios y soporte documental en copia, de trámites administrativos que se
2 1 año
realizan ante otras Unidades Administrativas conforme a las facultades de éstas.
3 Agendas 1 año
Una vez concluida su vigencia se elabora
4 Atentas notas, notas informativas, memorandums 1 año
Carpetas de las sesiones de los comités cuando las unidades administrativas acuden como 1 año la relación de los documentos y se
5
invitadas (duplicados o copias).
levanta acta administrativa firmada por
6 Carpetas de órganos de gobierno (duplicados o copias). 1 año
7 Comunicados diversos y copias para conocimiento que no requieren llevar a cabo una gestión. 1 año el Titular del área generadora
8 Comprobante del servicio de mensajería (Guías de envíos de correspondencia) 1 año correspondiente, el Responsable del
9 Copias simples de expedientes originales 1 año
Comprobante de formatos de solicitudes de servicios generales, tales como órdenes de 1 año Archivo de Trámite, un representante
10 trabajo (cambio de focos, mantenimiento de tuberías, compostura de cerraduras, etc.), del Área Coordinadora de Archivos y un
préstamo de vehículo, etc.*
representante del Órgano Interno de
11 Invitaciones y felicitaciones. 1 año
12 Minutarios (copias simples) 1 año Control. Se somete a consideración del
13 Orden de trabajo de reproducción y copia (fotocopiado y engargolado)* 1 año
Comité de Bienes Muebles y se finaliza
14 Registro de visitantes y proveedores y contratistas (copias)* 1 año
15 Registros de visitantes* 1 año con la donación a CONALITEG.
16 Vales de comida*
17 Vales de préstamo de expedientes* 1 año
18 Vales de préstamo de material bibliográfico*
19 Vales de salida de almacén y/o documentos de entrega de material.* 1 año
20 Volantes de turno (turnos de control de gestión). 1 año
*Los originales que genera el área que por motivo de su naturaleza desarrollen esas funciones, si deberá conservar el documento original y darle el tratamiento como doc umento de
archivo.
Versión preliminar. Listado incluido en el Catálogo de disposición documental aun no aprobado por el AGN.
Para este tipo de documentos el AGN no emite dictamen de destino final ni acta de baja
documental, por lo que en lugar de elaborar Inventario, Ficha y Declaratoria, únicamente
deberá elaborarse una…
• Relación de los documentos identificados como comprobación administrativa inmediata.
Relación
5. Disposición final
5. 1 Baja documental
c) De documentos de apoyo informativo
LISTADO DE DOCUMENTOS DE APOYO INFORMATIVO
VIGENCIA EN LAS
No. TIPOLOGÍA DOCUMENTAL UNIDADES DESTINO FINAL
ADMINISTRATIVAS
Copias e impresiones de normatividad y disposiciones (leyes, reglamentos, manuales,
1 Para las Unidades Administrativas
lineamientos, etc.) no vigentes
Centrales, deberán seguir el
2 Cuadernos de apuntes
Una vez que pierden la
3 Folletos, trípticos Procedimiento para recolectar la
utilidad.
4 Informes elaborados por otras instituciones donación de papel dentro de la
Versión preliminar. Listado incluido en el Catálogo de disposición documental aun no aprobado por el AGN.
Para este tipo de documentos el AGN no emite dictamen de destino final ni acta de baja
documental, cuando deja de ser de utilidad para el usuario, por carecer de todo valor
documental, se destruye y simplemente se desecha conforme lo indicado en la última
columna.
5. Disposición final
5. 2 Transferencia secundaria
Una vez que el AGN emite dictamen favorable para la baja documental, el Área
Coordinadora de Archivos lo informará a la Unidad Administrativa quien deberá iniciar el
trámite de destino final de los desechos de papel y cartón, provenientes de los
expedientes de baja documental, conforme a la normatividad para la desincorporación
de bienes muebles.
Asimismo, se procederá de la misma manera que con los documentos de archivo. Se deberán elaborar los siguientes
documentos:
I. Oficio dirigido al Área Coordinadora de Archivo y envío de los formatos para la Desincorporación
• Solicitud de Desincorporación Patrimonial de Bienes
• Relación de Bienes Muebles
• Dictamen de no Utilidad
• Acta administrativa
El Área Coordinadora de Archivos lo deberá someter al Comité de Bienes Muebles y una vez autorizado se le informará a la
Unidad Administrativa lo procedente para finalizar el trámite y proceder a la donación a CONALITEG. Las dependencias y
entidades deberán informar, de dicho acto, al Archivo General de la Nación mediante oficio, dentro de los 45 días
posteriores al evento, anexando un tanto del acta administrativa.
DIRECTORIO DEL ÁREA COORDINADORA DE ARCHIVO
C. María Teresa Yescas Cortés; Archivista; Tel. 2000 3000 ext. 5274; mail myescas@funcionpublica.gob.mx
C. Gustavo Iván Camacho Hernández; Archivista; Tel. 2000 3000 ext. 5274; mail gicamacho@funcionpublica.gob.mx
C. Raúl Campos Sánchez; Archivista; Tel. 2000 3000 ext. 5274; mail rcampos@funcionpublica.gob.mx