IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

INSTRUCTORA

ELIZABETH DEL CARMEN VILLA COUTIN

APRENDIZ

ALEJANDRO SANTOS TELLO

FICHA: 2726543

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

MADRID, 2023.
 INTRODUCCIÓN

A través del presente ensayo deseo realizar un proceso de retroalimentación del tema

archivístico, exponiendo varias de sus características como son: su origen, evolución, cualidad,

clasificación, categorización y aplicación actual, todo esto con la finalidad de recalcar su

importancia en la historia y en nuestra actualidad, pues no solo se trata de comprender un

concepto, un entorno y una necesidad en el desarrollo de estrategias para almacenar y

conservar documentos. Así mismo se busca dar a enfatizar que a través de unas buenas

prácticas y comportamientos de todo funcionario responsable de desarrollar tareas archivísticas

se permitirá alcanzar un proceso exitoso, armonioso y transparente.

 Cuando la tradición oral en la historia del ser humano paso a cobrar una importancia

bastante relevante, se experimentó la necesidad de ser plasmada con el fin de perdurar en el

tiempo; es por esta razón que podríamos decir que lo que conocemos actualmente como

archivo se originó de tiempos remotos, pero solo logro alcanzar un perfeccionamiento y

reconocimiento cuando se le otorgo dentro de nuestra sociedad un valor fundamental como

parte del contexto administrativo que desarrolla el ser humano.

SU IMPORTANCIA:

La ley 594 de 2000 “Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y

se dictan otras disposiciones” en su artículo 4 establece la importancia del archivo como: “Los

archivos son importantes para la administración y la cultura, porque los documentos que los

conforman son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes. Pasada

su vigencia, estos documentos son potencialmente parte del patrimonio cultural y de la

identidad nacional” es decir, que dentro de nuestro diario vivir estamos sujetos a movernos

basados en la toma de decisiones y para que estas sean lo más afectivas y adecuadas, nos

vemos en la obligación de recurrir a la consulta de todo aquellos documentos que nos pueda

servir como antecedentes, con el propósito de evaluar las mejores alternativas posibles y

desligarnos de posibles errores, y que mejor forma de conocer o acercarnos a un tema

específico como por medio de un documento.

ORIGEN Y EVOLUCIÓN:

Si bien es cierto que hablamos anteriormente de una tradición oral, podemos

tener como referentes diversas culturas que se hicieron presente en el mundo como lo fueron la
egipcia, china e india. Estas contaron con la particularidad de plasmar en materiales como el

cuero y pergaminos, un sin número de piezas escritas por medio de las cuales daban a conocer

su cultura enmarcada en temas de creencias religiosas.

Esta característica se pudo observar también en culturas como lo fueron sumarias,

griegas, babilónicas, romanas quienes elaboraron documentos muy bien estructuras teniendo

como referencia su contexto mercantil. De igual manera países europeos como España y

Francia se caracterizaron por brindar pautas en materia de seguridad y conservación de

documentos, planos e incluso mapas que hasta la fecha son considerados como

requerimientos que rigen de forma vigente.

SUS CUALIDADES

Si bien es cierto que todo archivo se debe considerar como una pieza fundamental y de

un alto valor dentro del patrimonio histórico, económico y de planeación de una entidad,

también podemos reconocer que dándole un uso apropiado y racional a todo documento

generado. No debemos olvidar que para lograr obtener como resultado final una muy buena

conservación documental, debemos iniciar con una buena estrategia en materia de

organización, pues esta es parte vital dentro de la tarea de la administrada óptima de todo

documento, se pueden se hace necesario emplear como herramientas efectivas, medibles y

estratégicas que nos permitirán a su ver obtener invaluables de reconocimientos institucionales.

De acuerdo con el contenido formativo “Conceptualización y Normativa Archivística para

la Organización Documental” SENA, dentro del contexto de las cuales del archivo también

podemos encontrar las siguientes características que lo componen:

 Ahorra costos derivados del
Económicos tiempo y personal empleado en
las búsquedas de información

Identifica el contenido de la
Simples información de manera sencilla.

Permiten la operación de archivar

Funcionales y consultar los documentos de
manera eficiente.

La clasificación debe ser precisa

Exactos en el momento de archivar para
evitar equivocaciones.

Se registra las situaciones en la

Técnicos toma de decisión del responsable,
para no delegar equivocadamente
al personal técnico de archivo.

CLASIFICACIÓN

La clasificación se considera una fase dentro del proceso de organización documental,

por medio de las cuales se busca identificar y establecer cuáles son sus agrupaciones, es decir,

asunto, serie, sección, etc. Todo esto basado en la estructura funcional y orgánica de la entidad

que la produce o gestiona.

El artículo 23 de la ley 594 del 2000 especifica que los archivos, de acuerdo con su ciclo

vital se clasifican en:

a) “Archivo de gestión. Comprende toda la documentación que es sometida a continua

utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su

circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados”
b) “Archivo central. En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos

de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo

vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general”.

c) “Archivo histórico. Es aquel al que se transfieren desde el archivo central los documentos

de archivo de conservación permanente”.

Así mismo también debemos mencionar que según su uso podemos clasificar los

archivos en: activo, semiactivo e inactivo. De igual forma es importante identificar su

naturaleza, ya que gracias a esta podemos clasificarlos como: público (entidades del estado),

privado (cualquier compañía) y privado con interés público. Todo esto nos lleva a entender, que

todo documento es valioso pues sin importar la entidad que lo genera, pues toda información

que se pueda recopilar y que sirva para la toma de decisiones en el tiempo tiene un valor

incalculable.

CATEGORIZACIÓN

Al hablar de categorización hacemos referencia a un tipo de clasificación especial que

se le da a ciertos archivos atendiendo a su procedencia o punto de generación. Este tipo de

categoría se encuentra amparada en varios artículos de la ley general de archivos (594/2000)

la cual cita:

Art 7 “Los archivos, desde el punto de vista de su jurisdicción y competencia, se

clasifican en: a) Archivo General de la Nación; b) Archivo General del Departamento; c) Archivo

General del Municipio; d) Archivo General del Distrito”.

 Art. 8 “Los archivos, desde el punto de vista territorial, se clasifican en: a) Archivos de

entidades del orden nacional; b) Archivos de entidades del orden departamental; c) Archivos de

entidades del orden distrital; d) Archivos de entidades del orden metropolitano; e) Archivos de

entidades del orden municipal; f) Archivos de entidades del orden local; g) Archivos de las

nuevas entidades territoriales que se creen por ley; h) Archivos de los territorios indígenas, que

se crearán cuando la ley los desarrolle”.

Art. 9 “Los archivos según la organización del Estado. a) Archivos de la Rama

Ejecutiva; b) Archivos de la Rama Legislativa; c) Archivos de la Rama Judicial; d) Archivos de

los Órganos de Control; e) Archivos de los Organismos Autónomos”.

Lo anterior nos demuestra que el Estado Colombiano reconoce que todo tipo de

información generada por cualquier entidad no solo es considera como parte importante de un

contexto histórico, económico y social, sino que a su vez debe contar con una organización,

regulación y control que conlleve a rescatar los insumos de consulta que permitan mejorar en

tiempo, estadística y proyección toda disposición que se adopte. Así mismo genera un

compromiso permanente no solo por parte del ente responsable, sino por cada funcionario que

cuente con facultades otorgadas dentro del roll archivístico.

SU APLICACIÓN

Al interiorizar la aplicación e implementación de un sistema de gestión documental, solo

nos queda por recordar que de manera reiterativa y constante a través del Archivo General de

la Nación, se brindan pautas, herramientas y se socializan acuerdos, los cuales están

encaminados a recordarnos que existe un compromiso no solo de conocimiento sino legal, que
nos obliga a aplicar cada uno de pasos que conformar el sistema de tratamiento, recolección,

depuración, conservación y organización de la información, so pena de incurrir en algún tipo de

delito o falta establecida por la ley.

 CONCLUSIÓN

Toda información recolectada es importante, por tal motivo se requiere brindarle el trato

y conservación pertinente por parte de personal idóneo en la materia. Es importante resaltar la

labor de tipo trascendental que brinda el Gestor de Información, quien es en ultimas es la

persona que mediante un proceso riguroso busca brindar alternativas inteligentes y económicas

que le permitan al individuo tener acceso de primera mano al material de consulta requerido, el

cual en ningún momento debe ser objeto de manipulación o alteración, de allí la importancia de

formarse, actualizarse y de dar a conocer la reglamentación que regula un sistema de gestión

documental que conlleve a crear un compromiso conjunto y no solo de la entidad en aras de

contar con las herramientas apropiadas para un mejor servicio.

 BIBLIOGRAFÍA

https://glosario.archivogeneral.gov.co/vocab/index.php?tema=39&/clasificacin-documental

https://www.funcionpublica.gov.co/eva/gestornormativo/norma.php?i=4275#:~:text=ART
%C3%8DCULO%2023.&text=Teniendo%20en%20cuenta%20el%20ciclo,u%20otras%20que
%20la%20soliciten.

“Conceptualización y Normativa Archivística para la Organización Documental” SENA

https://normativa.archivogeneral.gov.co/ley-594-de-2000/