CONSEJO NACIONAL DE ARCHIVOS

DIRECCION DEL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS

INSTRUCTIVO DE ORGANIZACIN BASICA Y GESTION DE ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS

PARA USO OBLIGATORIO EN LOS ARCHIVOS DE LAS INSTITUCIONES PBLICAS Y PRIVADAS CONTEMPLADAS EN LA LEY DEL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS Y LA LEY ORGANICA DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACION PBLICA

INSTRUCTIVO DE ORGANIZACIN BSICA Y GESTION DE ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS INDICE GENERAL CONTENIDO i. ii. iii. iv. v. vi. Resolucin Administrativa Introduccin Objetivos del instructivo mbito de aplicacin Normas para actualizacin y mantenimiento del instructivo Organizacin institucional vi.1 Funciones vi.1.1 De la unidad de archivo central vi.1.2 Del archivo pasivo vi.1.3 Del archivo de oficina y archivos descentralizados CATEGORIAS DE LOS ARCHIVOS DESCRIPCION DEL SISTEMA II.1 Gestin Documental II.1.1 De la entrada del documento a) b) c) d) e) f) Recepcin Calificacin Apertura y sello Registro y control Distribucin de comunicaciones Organizacin de los archivos de registros de control (tarjeteros) PAGINA 3-4 5 5-6 6 6 6 7 7 8 9 10 10 10 11 11 11 - 12 12 12 12 13 13

I. II.

II.1.2 Del proceso de la gestin del documento a) b) c) Trmite y control interno del documento en una unidad administrativa siglas de identificacin y numeracin del documento Elaboracin de respuesta

13 13 - 14 14 14 14 - 15

II.1.3 De la salida del documento a) Control y despacho de los documentos

II.1.4

De la retroalimentacin de la informacin a) Cancelacin del control de trmite b) Control de prstamo interno de documentos

15 15 15 - 16 16 17

III. IV. V.

ORGANIZACIN DE ARCHIVOS CODIFICACIN Y ETIQUETACION DE CARPETAS GUIAS PARA LA FORMACION DE ARCHIVOS EN LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS CONSERVACION DE LOS DOCUMENTOS VI.1 Tabla de plazos de conservacin documental VI.2 reas fsicas de los archivos 20

17 17 - 18 18 18 19 -

VI.

VII. VIII. IX. X. XI. XII. XIII.

DESCRIPCION DOCUMENTAL DIFUSION DE LA INFORMACION ACCESO Y CONSULTA DE ARCHIVOS PROCEDIMIENTO DE ACCESO A LA INFORMACION PROHIBICION DE ACCESO A LOS ARCHIVOS RESERVADOS PROHIBICIONES Y SANCIONES GENERALES DE ACCESO ANEXOS MODELOS DE FORMATOS PARA USO EN LOS ARCHIVOS CENTRALES Y ARCHIVOS DE GESTION

20 21 21 21 22 22 - 23 23 - 24 25

GLOSARIO DE TERMINOS ARCHIVISTICOS

i.

Resolucin Administrativa

No. CNA-001-2005

EL CONSEJO NACIONAL DE ARCHIVOS CONSIDERANDO:

Que: El Reglamento a la Ley Orgnica de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica, en la Disposicin General ordena que el Sistema Nacional de Archivos prepare y expida un instructivo para que las instituciones sometidas a dicha Ley Orgnica, cumplan con sus obligaciones relativas a archivos y custodia de informacin, a fin de poner a disposicin de quienes legal y justificadamente la necesiten; Que: En el marco de este instructivo es necesario establecer procedimientos tcnicos que permitan estandarizar la aplicacin de los procesos archivsticos, desde el ingreso del documento hasta la custodia, de todos los documentos considerados de propiedad de las instituciones pblicas y privadas con participacin del Estado, cuya aplicacin ser responsabilidad de cada una de estas entidades y los encargados de los archivos institucionales; Que: Para cumplir con estos requerimientos la Direccin del Sistema Nacional de Archivos, prepar un Instructivo que permita cumplir el objetivo descrito. Que: Es obligacin de la Direccin del Sistema Nacional de Archivos, supervisar que se cumpla lo descrito en el Instructivo, as como buscar los mecanismos ms adecuados para que se capacite sobre la utilizacin del mismo; y, Que: De conformidad con lo que establece el Art. 5 literal c) de la Ley del Sistema Nacional de Archivos. RESUELVE: EXPEDIR EL INSTRUCTIVO DE ORGANIZACIN BASICA Y GESTION DE ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS PARA CUMPLIR CON LO DISPUESTO EN LA LEY ORGANICA Y REGLAMENTO GENERAL DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACION PUBLICA Art. 1.El presente Instructivo ser de uso y aplicacin obligatoria en todos los organismos, entidades e instituciones del sector pblico y privado con participacin del Estado. Las mximas autoridades, jefes de unidades administrativas y personal encargado del manejo y administracin de documentos y archivos, sern los responsables de acatar y dar cumplimiento a la formacin de archivos, facilitar su organizacin y mantenimiento de tal manera que se inserten las reas de archivo central en los organigramas estructurales y funcionales de cada entidad.

Art. 2.-

Art. 3.-

Las autoridades de las entidades involucradas a nivel nacional, tendrn la obligacin de disponer se cumpla con los procedimientos detallados en este instructivo; su incumplimiento deber ponerse en conocimiento de los organismos de control a fin de que ellos sancionen de acuerdo con la Ley Orgnica y Reglamento General de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica.

DADO en el Distrito Metropolitano de Quito, el siete de julio del ao dos mil cinco.

Beatriz Parra Durango SUBSECRETARIA DE CULTURA PRESIDENTA DEL CONSEJO NACIONAL DE ARCHIVOS

ii.

INTRODUCCION

Los archivos de las instituciones pblicas y privadas representan la gestin de cada una de ellas y la memoria de las actividades cumplidas en la administracin. Estos archivos constituyen testimonios jurdicos y administrativos para los ciudadanos y para el propio Estado, por lo que se hace necesario salvaguardar los documentos que forman parte del acervo documental que constituir la historia y patrimonio del Estado. Para cumplir con este objetivo la Sra. Mara Luisa Marconi, Directora del Sistema Nacional de Archivos, ha preparado el INSTRUCTIVO DE ORGANIZACIN BSICA Y GESTION DE ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS, como un instrumento didctico que permita guiar la organizacin y custodia de documentos y archivos, aplicando normas tcnicas universales. Se ha recibido un valioso aporte en la revisin de este Instructivo del ing. Carlos Arias Valenzuela, profesional en el rea de administracin, consultor archivstico y miembro del Consejo Nacional de Archivos. En la descripcin del proceso archivstico se pretende unificar algunas tareas tcnicoadministrativas de registro, control, distribucin, despacho, archivo y conservacin de documentos que se tramitan en las instituciones pblicas y privadas con participacin del Estado. Estas tareas que, posiblemente, las vienen cumpliendo independientemente algunas unidades administrativas, debern ser realizadas por una Unidad de Archivo Central, cuando as lo amerite; esto permitir mantener el control y seguimiento de los trmites y acciones internas, as como mejorar la organizacin de los archivos de gestin. En sntesis, con este instructivo se pretende normar racionalmente lo que se conoce como administracin de documentos y archivos. La administracin de documentos y archivos debe ser planificada y debe adaptarse a los intereses, requerimientos y realidad especficos de cada institucin, tomando en cuenta aquellos elementos considerados bsicos y elementales como: la Entrada, el Proceso, la Salida y la Retroalimentacin de la informacin documental; a este proceso se deben aadir los formatos que sean necesarios y que permitan optimizar los procesos de Control y Gestin. Este instructivo, por su claridad y sencillez en la estructura del contenido, brindar el apoyo y orientacin en la consulta y comprensin del proceso tcnico que se quiere implementar en las instituciones pblicas y privadas; por tanto, facilitar el conocimiento elemental para quienes desconozcan el manejo de documentos y archivos administrativos. Con el presente instructivo se cumple lo dispuesto en la Disposicin General del Reglamento General a la Ley Orgnica de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica, en cuanto se refiere a dictar directrices para una adecuada organizacin, difusin, custodia y mantenimiento de documentos y archivos. A travs de las Direccin del Sistema Nacional de Archivos SINAR, se brindar asesora o asistencia tcnica y capacitacin para satisfacer y absolver inquietudes y requerimientos que tengan las entidades involucradas.

iii.

OBJETIVOS DEL INSTRUCTIVO Dotar al Sistema Nacional de Archivos del pas de un proceso de administracin de documentacin y archivo de aplicacin general. Determinar niveles de responsabilidad sobre la ejecucin de tareas en el campo archivstico. Servir como material de consulta en el caso de dudas sobre la aplicacin o ejecucin de procedimientos dentro del manejo de documentos y archivos y su organizacin. Garantizar la fluidez y la agilidad en los trmites que deben atenderse en la difusin e informacin que el usuario requiera; esto para cumplir con la Ley Orgnica de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica y su Reglamento.

iv.

AMBITO DE APLICACION

Este Instructivo est dirigido a todos los organismos, entidades e instituciones del sector pblico y privado que tengan participacin del Estado, en los trminos establecidos en los Art. 1 y 3 de la LOTAIP., y ser aplicado en todas las unidades administrativas de servicios archivsticos existentes en cada una de dichas dependencias.

v.

NORMAS PARA ACTUALIZACIN Y MANTENIMIENTO DEL INSTRUCTIVO

La informacin del Instructivo est actualizada a la fecha de su aprobacin. Se recomienda su revisin de manera eventual, para esto deber acogerse las sugerencias de los usuarios o personal involucrado directamente en su manejo. Se observarn las siguientes normas para actualizacin y mantenimiento: 1. Cualquier reforma al Instructivo se preparar en la Direccin del Sistema Nacional de Archivos, por iniciativa, a pedido del Consejo Nacional de Archivos o de otra Institucin del Sector Pblico y privado sujeto a la Ley del Sistema Nacional de Archivos y Ley Orgnica de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica. Todo tipo de actualizacin de la informacin contenida en el presente Instructivo deber distribuirse a cada uno de los organismos, entidades e instituciones que posean un ejemplar del mismo. La Distribucin de la actualizacin del Instructivo se la har mediante una comunicacin en la que se explique las pginas que deben extraerse y las que deben colocarse. Las pginas extradas del Instructivo debern ser destruidas de inmediato.

2.

3.

4.

vi.

ORGANIZACIN INSTITUCIONAL

Las Instituciones debern contar con la Unidad de Archivo Central, que depender de la Secretara General o en su ausencia de la Direccin Administrativa y las Secretaras y Archivos de las unidades administrativas, dependern jerrquicamente de los Directores o Jefes y funcionalmente para la aplicacin del sistema, de la Unidad de Archivo Central, con el que mantendrn coordinacin permanente.

vi. 1

FUNCIONES vi.1.1 De la Unidad de Archivo Central (AAC)

Las funciones que se detallan a continuacin debern considerarse como actividades bsicas y propias en las reas que conformen esta Unidad: Dirigir las actividades de correspondencia y archivo a nivel institucional, que permitan la Planificacin, organizacin, control, supervisin y coordinacin con las dems unidades administrativas de la institucin. Asignar funciones al personal que integra el rea de Archivo Central. Supervisar el cumplimiento del sistema de administracin documental y archivos. Elaborar La Tabla de Plazos de Conservacin Documental (TPCD) en coordinacin con los archivos de las unidades administrativas Recibir, calificar, registrar y distribuir la correspondencia Institucin. que ingresa a la

Mantener actualizados los registros de control de las comunicaciones y los archivos. Informar sobre el estado del trmite de los documentos (En base a plazos establecidos). Despachar con oportunidad la correspondencia elaborada en las diferentes unidades administrativas y control de los medios de entrega. Participar tcnicamente en las Evaluaciones de Documentos. Programar y ejecutar la conservacin documental a travs de la microfilmacin o la aplicacin de otros medios informticos como la digitalizacin, de acuerdo con las necesidades de la institucin. Atender pedidos de referencia del usuario y personal de la Institucin y llevar registro de los prstamos de documentos. Atender a los usuarios que requieran acceso a la informacin, segn establece la Ley Orgnica y Reglamento de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica.

Establecer la participacin obligatoria en programas de adiestramiento archivstico a todo el personal que tenga bajo su responsabilidad el manejo de documentos y archivos. Presentar informes de avance o evaluacin de trabajos y novedades del AAC a su inmediato superior.

Otras que le fueran encomendadas por su inmediato superior y que tengan relacin con la Administracin Documental.

vi.1.2 DEL ARCHIVO PASIVO (INACTIVO) Son funciones las siguientes: Establecer los perodos cronolgicos de transferencias documentales de los archivos de oficina al rea de Archivo Central (Pasivo). Recibir, controlar y comprobar el inventario de la documentacin transferida de las Unidades Administrativas, que han cumplido los plazos de permanencia y legalizar el "Acta de Entrega-Recepcin de documentos". Organizar y custodiar la documentacin transferida de las unidades administrativas. Ubicar la documentacin que recibe en las estanteras, con su respectivo cdigo que corresponde a cada unidad administrativa. Llevar un registro de ubicacin de los archivos. Atender a pedidos de referencia y llevar registro de sus prstamos de documentos. Atender solicitudes de copias de la documentacin de archivo, previa autorizacin del superior. Actualizar el Inventario de los archivos de cada unidad administrativa. Recomendar sobre posible eliminacin de papeles obsoletos de archivos (AAC). Coordinar con las diversas unidades administrativas archivos. para la recepcin de

Adiestrar al personal que administra los archivos en las unidades administrativas, sobre el proceso de transferencias de archivos al Archivo Pasivo. Sugerir diseo de nuevos formularios para mejoramiento del sistema (AAC). Operar equipos de computacin para la informacin.

Informacin al inmediato superior sobre novedades del Archivo Pasivo. Participacin en seminarios y cursos, relacionados a la materia Archivstica.

Otras que le fueran encomendadas por su inmediato superior y que tengan relacin con la Administracin Documental.

vi.1.3 DEL ARCHIVO DE OFICINA Y ARCHIVOS DESCENTRALIZADOS (De las Secretarias y Archivos de las Unidades Administrativas) Son funciones las siguientes: Recibir y controlar las comunicaciones registras en el rea de Archivo Central. Distribuir la correspondencia a la autoridad o funcionarios respectivos. Informar al responsable de la unidad administrativa el estado de atencin de trmites. Elaborar y actualizar el Registro (tarjetero) de control y trmite de documentos para informacin gil. Coordinar con el rea de Archivo Central (AAC). Seguimiento y control de las comunicaciones que pasarn a otras unidades administrativas. Impedir la eliminacin de documentos sin previa evaluacin y autorizacin escrita. Proporcionar informacin solicitada por parte de los ciudadanos, de la Administracin Pblica y de funcionarios de la propia institucin. Cumplir las normas establecidas por el rea de Archivo Central. Organizar, clasificar y archivar la documentacin de la Unidad. Conservar la documentacin segn plazos establecidos en la TPCD. Atender el acceso de informacin segn procedimientos establecidos. Control y recuperacin de los documentos a travs de un registro de prstamo. Evaluar peridicamente la documentacin para su permanencia, eliminacin o envi al Archivo Central, en base a los procedimientos establecidos. Preparar las transferencias documentales segn normas establecidas. Llevar el Inventario de Archivos y actualizarlo.

Elaborar la Gua de formacin de archivos de la Unidad.

Otras que le fueran encomendadas por su inmediato superior y que tengan relacin con la Administracin Documental.

I.

CATEGORIAS DE ARCHIVOS

Los archivos del pas se clasifican dentro de las siguientes categoras: 1. Archivo Activo Constituye la documentacin producto de la actividad institucional, documentacin que es sometida a continua utilizacin y consulta. Se encuentran en los siguientes archivos: a) Archivo de Recepcin y Registro Constituye el Inicio de la gestin documental. b) Archivos de Oficina Son archivos generados por las actividades de cada unidad administrativa. Su funcin es la organizacin y la conservacin de la documentacin mientras su utilizacin es constante. c) Archivo Central Este archivo es nico en cada entidad y podr contener el Archivo de Recepcin y Registro; es el responsable del control del tratamiento documental que se produce en cada unidad administrativa y de recibir la documentacin considerada pasiva que le transfieren los archivos de oficina. d) Archivo Descentralizado Archivo independiente del Archivo responsabilidades del Archivo de Oficina. 2. Archivo Intermedio Administrador de las series documentales transferidas por los Archivos Centrales de las Instituciones de servicio pblico, permanece en ste hasta que prescriban sus valores administrativos. 3. Archivo Histrico / Permanente. Administrador de la documentacin con valores histricos y culturales, custodio del Patrimonio Documental. Central, con las mismas

10

II.

DESCRIPCION DEL SISTEMA

Las Instituciones producen documentos en todas sus gestiones, los documentos son un recurso y un activo organizacional, como recurso, proveen informacin y como activo, proveen documentacin, por lo tanto las instituciones, se integrarn a un Sistema de Administracin Documental.

II.1

GESTION DOCUMENTAL

Es el inicio de la Gestin Institucional que establece los procedimientos de Entrada, Proceso, Salida y Retroalimentacin de la Informacin. Los archivos en su categora sern responsables de cumplir los siguientes procedimientos:

II.1.1

DE LA ENTRADA DEL DOCUMENTO

Se compone de los documentos que recibe en su mbito y cumple los siguientes pasos: a) b) c) d) e) f) a) Recepcin Calificacin Apertura y sello Registro y Control Distribucin de comunicaciones Organizacin de los archivos de Control (tarjeteros) Recepcin de Documentos

Para la recepcin de documentos se observan los siguientes principios: 1. El rea de Archivo Central (AAC), es responsable de la recepcin oficial de la documentacin dirigida a la entidad, ninguna otra instancia o persona de la entidad deber, si no tiene una disposicin por escrito, recibir la documentacin oficial para su trmite. El AAC, tendr la obligacin de receptar el documento consignando los datos respectivos, segn el control adoptado por la institucin, va respaldada por un sello institucional o formato. Ejemplo: DSINAR-RD-01 RECEPCIN DE DOCUMENTOS (ANEXO 1). Calificacin de Documentos

2.

b)

La calificacin de las comunicaciones recibidas consiste en determinar si son de carcter oficial o personal. Documentos Oficiales: Se califican como documentos oficiales en los siguientes casos:

11

Cuando el sobre va dirigido a nombre de la institucin Cuando el sobre va dirigido el cargo del funcionario Cuando el sobre va dirigido el nombre y cargo del funcionario

Documentos Personales: Se califican como documentos personales en los siguientes casos: Cuando el sobre va dirigido el nombre de la persona y la Institucin donde labora (el nombre de la Institucin se entiende como referencia de direccin). Cuando est impreso en el sobre la leyenda PERSONAL.

Los documentos calificados como personales, se entregarn cerrados al destinatario previo registro de los principales datos de referencia del sobre. Cuando exista duda sobre el documento calificado como personal y se presuma que sea oficial, el responsable de esta actividad, utilizar un sello en el sobre con la leyenda: EN CASO DE SER OFICIAL, FAVOR DEVOLVER AL ARCHIVO CENTRAL PARA SU REGISTRO c) 1. Apertura y Sello Todas las comunicaciones recibidas y calificadas como oficiales, sern abiertas y revisadas por el responsable designado para esta labor, quien determinar si el documento cumple con los requisitos establecidos por la Institucin de acuerdo al tipo de trmite, igualmente verificar si el documento tiene la firma de responsabilidad, la direccin para la respuesta, existencia de anexos, fechas, etc. Todas las comunicaciones oficiales sern selladas con la leyenda Correspondencia oficial del (nombre de la Institucin) y se anotar la fecha y nmero de registro del trmite, estos datos se harn constar en la parte superior del documento. Estos documentos pasarn a ser propiedad de la Institucin. Registro y Control de Trmite de los Documentos El Registro de documentos constituye un acto jurdico y administrativo que responsabiliza a la Institucin en el cumplimiento eficiente de un trmite. El Registro de documentos garantiza al usuario el control y seguimiento de la documentacin recibida, la distribucin a la unidad que se encargar del trmite en forma gil y oportuna, la organizacin de la documentacin generada y la conservacin y el acceso para futuros requerimientos.

2.

d) 1.

2.

12

3.

El rea de Archivo Central recibe la documentacin oficial, elabora inmediatamente el registro y control de trmite de los documentos, estableciendo el mecanismo de seguimiento administrativo del trmite. Las comunicaciones PERSONALES, O CONFIDENCIALES una vez abiertas por los destinatarios se determinen contener asuntos oficiales, deben ser devueltas al rea de Archivo Central para su registro. El registro y control de trmite de los documentos se lo realizar a travs de un formato. Ejemplo: DSINAR-RCD-01, REGISTRO Y CONTROL DE TRMITE DE DOCUMENTOS. (ANEXO 2) Distribucin de Comunicaciones El rea de Archivo Central distribuir con la mayor rapidez los documentos oficiales registrados a las unidades administrativas que les corresponde atender el trmite, de acuerdo a procedimientos internos establecidos para el formato DSINAR-RCD-01. Organizacin de los Archivos de Registro de Control (Tarjeteros) El rea de Archivo Central, manejar archivos de los formatos de Control por Remitente (Asunto u Organizacional) y Numrico para el formato DSINAR-RCD-01 Las Unidades Administrativas, establecern el Tarjetero de Control por Remitente (Asunto u Organizacional) para el formato DSINAR-RCD-01

4.

5.

e) 1.

f) 1.

2.

II.1.2 DEL PROCESO DE LA GESTION DEL DOCUMENTO A efectos de garantizar un seguimiento y control de los documentos en trmite y un adecuado manejo documental por parte de las Unidades Administrativas de la Entidad, se observan los siguientes principios bsicos: 1. La Unidad Administrativa debe tener constancia de su creacin y definido su nivel jerrquico y funcional en la Estructura Institucional y un responsable que la dirija. La instancia responsable de la recepcin, secuencia del registro, seguimiento y tenencia de los documentos son las Secretarias a nivel de Unidad Administrativa. Trmite y Control Interno del Documento en una Unidad Administrativa El seguimiento y control del documento en trmite que pasa a otra Unidad Administrativa, se efectuar por medio de un control interno de documentos, diseado por el Archivo Central. El xito del control y seguimiento de los trmites implica la coordinacin y colaboracin de las Unidades Administrativas con el Archivo Central. Las Secretarias de las unidades administrativas entregarn en forma gil a los tramitadores para el establecimiento de la respuesta.

2.

a) 1.

2.

3.

13

b) 1.

Siglas de Identificacin y Numeracin del Documento Las unidades administrativas debern utilizar en sus comunicaciones una sigla que la identifique de las dems, pudiendo ser numrico, alfabtico o alfanumrico. En el caso de que las unidades administrativas se encuentren descentralizadas, llevarn la numeracin de sus documentos creados, cada una de ellas. En el caso de que exista una numeracin centralizada, a travs de la AAC, se mantendr el mismo procedimiento. La numeracin de documentos creados internos y externos ser consecutiva ANUAL, manteniendo una relacin correlativa completa. La unidad administrativa (Secretara General) es la responsable del control, registro, numeracin, fechado y distribucin de los ACUERDOS, CONTRATOS, CONVENIOS, DECRETOS Y RESOLUCIONES. La numeracin es consecutiva por cada perodo de Gobierno. Elaboracin de Respuestas Para cada tipo de trmite, la Unidad Administrativa establecer el nmero de copias a utilizarse y su distribucin. Toda respuesta oficial al igual que los anexos llevar en las copias y al pie del documento la sumilla de firma de responsabilidad de los funcionarios que intervienen en la elaboracin.

2. 3.

4.

5.

c) 1.

2.

II.1.3 DE LA SALIDA DEL DOCUMENTO 1. Los tramitadores son los responsables de la atencin a los documentos que reciben, debiendo reducir al mximo el tiempo establecido para cada tipo de trmite, sobre todo para el caso de correspondencia urgente. La correspondencia de salida, en caso de haber respuesta oficial, conservar en todos los casos una copia que ser integrada al expediente respectivo y una copia para la Unidad del Archivo Central. La salida de correspondencia derivados de trmites emprendidos por la Institucin, constituyen un importante factor para que la Entidad cumpla oportuna y completamente la funcin que le corresponde dentro del aparato estatal, manteniendo en forma efectiva el servicio de comunicacin con el usuario, con otras instituciones o internamente Control y Despacho de los Documentos El Archivo Central es el responsable del despacho de los documentos de la Institucin con la mxima agilidad, siendo el nico autorizado para distribuir a nivel nacional o internacional la correspondencia de salida de las diferentes unidades administrativas, que le ser entregada directamente por la secretaria de la Unidad de Trmite.

2.

3.

a) 1.

14

2.

Todo documento que se enve a travs de FAX U OTRO MEDIO ELECTRNICO, que no garantice la durabilidad de la informacin, ser remitido el original inmediatamente a su destinatario. La Unidad del Archivo Central, establecer un Registro de Salida de correspondencia, debiendo utilizar un formato. Ejemplo: DSINAR-RSC-01 REGISTRO DE SALIDA DE CORRESPONDENCIA (ANEXO 3) En el caso de entrega de correspondencia a travs de empresas intermediarias de encomiendas nacionales o internacionales, se utilizar el mismo registro, indicando los datos de: Transporte utilizado y nombre de la empresa, fecha y nmero de gua de envi.

3.

4.

II.1.4 DE LA RETROALIMETACION DE LA INFORMACION 1. El Archivo Central ejerce la funcin de informacin al usuario siendo responsable de llevar eficientemente el Control del Trmite iniciado. El Archivo Central es el responsable de actualizar la Salida de la gestin documental con la de Entrada a travs del retorno del formato DSINAR-RCD-01 REGISTRO Y CONTROL DE TRMITE DE DOCUMENTOS en el tarjetero respectivo. Cancelacin del Control de Trmite En el caso de que exista respuesta oficial, la copia de la comunicacin o respuesta que reciba el Archivo Central, ser archivada en orden numrico o cronolgico por procedencia a nombre de la unidad administrativa, en orden orgnico estructural. Los trmites que no requieran contestacin, la autoridad ordenar la accin de archivo con su firma y fecha en el casillero del formato DSINAR-RCD-01; la secretaria actualizar la accin en su registro y devolver el formato DSINARRCD-01 al Archivo Central. El Archivo Central, reportar a la mxima autoridad aquellos trmites que no han sido atendidos a travs de un REPORTE DE TRAMITES PENDIENTES; autoridad que tomar las acciones o sanciones del caso. Control de Prstamo Interno de Documentos El Prstamo Interno de documentos se refiere al servicio que las Unidades Administrativas debern cumplir hacia los empleados y funcionarios que trabajan en la propia Institucin y que por el cumplimiento de sus funciones necesitan consultar documentos, para el efecto se deber utilizar un formato. Ejemplo: DSINAR-CPID-01 CONTROL DE PRESTAMO INTERNO DE DOCUMENTOS (ANEXO 4) siendo su funcin controlar la documentacin prestada, identificar a la persona que se proporciona este servicio y recuperar en los plazos establecidos.

2.

a) 1.

2.

3.

b) 1.

15

2.

El responsable de esta funcin deber utilizar sealativos en los sitios que ha localizado el material documental, retirndolo sin alterar el orden en que se guarda la documentacin restante, verifica la informacin que se encuentre completa y en buen estado. El responsable del prstamo a la devolucin, se cerciorar de que el material documental se encuentra completo y en buen estado, de no haber irregularidades que ameriten otra gestin procede a sellar la solicitud DEVUELTO, as como la fecha y hora de devolucin en presencia del usuario. El responsable de la unidad localiza dentro del archivo que origin el prstamo, el lugar que corresponde al material devuelto y procede a reintegrarlo, retirando el sealativo y cerciorndose de no alterar el orden de la documentacin ubicada en la caja de depsito.

3.

4.

III.

ORGANIZACIN DE ARCHIVOS

Los archivos se organizarn de acuerdo a los siguientes criterios: 1. 2. 3. 4. 5. 6. ser Los documentos se clasificarn respetando la procedencia del documento. Los documentos se ordenarn respetando el orden cronolgico, numrico y alfabtico. Los documentos se clasificarn y ordenarn en series documentales. Los archivos de oficina se clasificarn de acuerdo a la estructura que generan los documentos Los Archivos Centrales se clasificarn siguiendo el principio de procedencia de las Secciones documentales y al orden original. Todos los documentos se clasifican, ordenan, ubican y describen el archivo para dispuesto a su inmediata consulta. 6.1 Los archivos se forman en cada unidad administrativa, en archivos principales y auxiliares. Los archivos Principales se constituyen con documentos que tratan de asuntos, de personas o de temas, al agrupar los documentos referentes entre si, formarn un expediente, en algunos casos el expediente se amplia en uno o ms cuerpos. El agrupamiento de expedientes de similares asuntos, personas o temas forman las SERIES DOCUMENTALES. Las Instituciones establecen el sistema de clasificacin de archivos, en base a las actividades que cumple cada unidad archivstica, lo que permite la localizacin inmediata de la informacin para servicio a la Institucin y al usuario. Los archivos Auxiliares se constituyen con copias de los documentos creados por la Institucin, estos se organizan de forma numrica, cronolgica o alfabtica a nivel orgnico- estructural.

6.2

6.3

6.4

Cada expediente inicia su formacin y finaliza as:

16

Documento que inicia el trmite Anexos y/o antecedentes (si los hay) Toda la documentacin que se genera en el proceso Y documento (s) que finaliza el proceso.

Todo expediente debe ser foliado para asegurar su integridad y facilitar el acceso a la informacin.

IV.

CODIFICACIN Y ETIQUETACION DE CARPETAS

Cada carpeta o flder se codifica y etiqueta tomando de base la PROCEDENCIA del archivo, en el siguiente orden: Nombre del Fondo Documental Nombre de la Seccin Documental Nombre de la Serie Documental similares) Nombre del expediente (Nombre de la Institucin) (Nombre de la Unidad Administrativa) (agrupamiento de expedientes (agrupamiento de documentos Relacionados entre s) DE ARCHIVOS EN LAS UNIDADES

V.

GUIAS PARA LA ADMINISTRATIVAS

FORMACION

La elaboracin de esta gua, se realiza a travs de un formato. Ejemplo: DSINAR-GFA-01 GUIA PARA LA FORMACION DE ARCHIVOS (ANEXO 5), es una herramienta de trabajo informativo dirigido al personal tcnico, de apoyo, personal nuevo que ingresa a la Institucin, a la Autoridad de la Unidad y a la Institucin en general; permite conocer el seguimiento de trmite, la base legal que respalda sus actuaciones y la estructura de cada expediente que forman las series documentales; su elaboracin se basa en la descripcin documental y siguiendo una ordenacin sistemtica. La gua contiene los datos que se extraen de las series documentales ya formadas. VI. 1. CONSERVACION DE LOS DOCUMENTOS Las Instituciones estn obligadas a establecer programas de seguridad para proteger y conservar los documentos en cada una de las unidades archivsticas, puede incorporar tecnologas de avanzada en la proteccin, administracin y conservacin de sus archivos, empleando cualquier medio electrnico, informtico, ptico o telemtico, siempre y cuando se hayan realizado estudios tcnicos como conservacin fsica, condiciones ambientales, operacionales, de seguridad, perdurabilidad y reproduccin de la informacin as como del funcionamiento razonable del sistema. Los documentos reproducidos por los citados medios, gozarn de la validez y eficacia del documento original, siempre que se cumplan los requisitos exigidos por

2.

17

las leyes procesales y se garantice la autenticidad, integridad e inalterabilidad de la informacin. 3. Toda informacin cuenta con respaldos a travs de soportes de comprobada durabilidad y calidad, de acuerdo con las normas nacionales o internacionales que para el efecto sean acogidas. Los documentos de conservacin permanente podrn ser copiados en nuevos soportes, debiendo preverse un programa de transferencia de informacin para garantizar la preservacin y conservacin de la misma. Los respaldos de los documentos vitales, considerados indispensables para la institucin, son archivados en diferentes sitios a los originales con las seguridades del caso. Ningn documento original puede ser eliminado aunque hayan sido reproducidos por cualquier medio; excepto aquellos documentos que consten en la Tabla de Plazos de Conservacin, elaborados por la institucin y puestos a consideracin del Consejo Nacional de Archivos para su autorizacin de eliminacin o traslado al Archivo Intermedio. Tabla de Plazos de Conservacin Documental La Institucin debe disponer de un formato. Ejemplo: TABLA DE PLAZOS DE CONSERVACION DOCUMENTAL DSINAR-TPCD-01 (ANEXO 6), elaborada por un Comit, el mismo que estar integrado por profesionales entendidos en la materia de que tratan los documentos, un delegado del Jurdico, un delegado de Auditoria y el Jefe del Archivo Central. Para la elaboracin de la Tabla de Plazos de Conservacin Documental se observar la parte legal, el valor que tienen los documentos como justificativos en los actos administrativos, financieros, tcnicos y legales, considerar aquellos documentos histricos de la propia Institucin y del Estado y ms documentos beneficiosos para futuras investigaciones. Los plazos de conservacin sealados debern contarse a partir del ltimo da al corresponde el expediente o grupo documental. Los plazos se aplicarn siempre y cuando los documentos correspondan a trmites concluidos y no existiere impugnaciones relacionadas a tal documentacin. 4. Previa a la eliminacin de los documentos que han cumplido los plazos de conservacin, las instituciones solicitarn la autorizacin al Consejo Nacional de Archivos, quien delegar una inspeccin a la Direccin del Sistema Nacional de Archivos. Los documentos que esta institucin considere con valor permanente e histrico, podrn transferirse al Archivo Intermedio de la Administracin Pblica y aquellos que no sean calificados como tales se dispondr su eliminacin, previo informe escrito.

4.

5.

6.

VI.1 1.

2.

3. que

18

VI.2 1.

reas Fsicas de los Archivos Archivo Central o Archivo Pasivo a ms de contar con la oficina de labores Administrativas que incluyen equipos y materiales necesarios para el desarrollo de las actividades diarias y la mesa de consulta, deber disponer de un depsito de documentos que estar ubicado en lo posible en la planta baja del edificio, ya que soportar un gran peso por la acumulacin de documentos. El peso por metro lineal de documentos es de 50 a 60 kilogramos, la altura estar en un mximo de 2,20 mts., la superficie de un depsito de Archivo puede ser de mximo 200 metros cuadrados. Se debe contar con un sistema de deteccin y extincin de incendios. Las entidades pblicas que carezcan de espacio fsico y necesiten conservar los archivos, podrn arrendar depsitos de archivos a empresas especializadas a travs de contratos, estableciendo en una de las clusulas que el arrendador se responsabiliza de su custodia y la administracin de la informacin a travs de un coordinador nombrado por el arrendatario.

2. 3.

Iluminacin Si el Archivo tiene ventanas por donde ingresan los rayos solares, debe colocarse cortinas metlicas semiabiertas y fijas para que la luz solar que incida sea siempre indirecta, tenue y siempre la misma (hay que tomar en cuenta que el beneficio de esta iluminacin es para los documentos), si no se cuenta con este tipo de cortinas, se puede comprar los adhesivos plsticos de vidrio. Se recomienda la utilizacin de lmparas fluorescentes. Temperatura La temperatura ptima debe oscilar de 18 a 22 grados centgrados, en ningn momento deber sobrepasar esta temperatura, de producirse esto, debe utilizarse un sistema de aire acondicionado, encendido las 24 horas del da. Humedad Los documentos pueden perjudicarse tanto por exceso como por defecto por lo que la medida de humedad debe estar entre 45 y 55 por ciento. Polvo Debe efectuarse una limpieza permanente de los documentos con aspiradora, nunca con pao hmedo ni plumero, adems ser preferible acondicionar filtros por donde ingresa el aire. Ventilacin Es necesario garantizar la ventilacin por lo que puede disponerse de aire acondicionado o corrientes provocadas.

19

Equipos para archivos Se recomienda utilizar archivadores, armarios o estanteras metlicas. Los documentos del Archivo Pasivo deben ser protegidos en cajas especiales de retencin. Equipos para planos, mapas u otros similares Existen equipos llamados Planotecas o Mapotecas metlicos que sirven para guardarlos en forma horizontal o vertical, aquellos documentos considerados de alta importancia o histricos cubrirlos en su totalidad con papel peln de aproximadamente 60 gramos. Equipos para fotografas Pueden ser guardadas en ficheros metlicos del tamao de las fotografas, intercaladas con papel peln de aproximadamente 60 gramos y guardadas en sobres de manila preimpresos con la ventana de informacin, tambin pueden ser guardadas en archivadores metlicos normales. Necesidades de proteccin al archivo central Existen varias causas de deterioro de los documentos, planos, fotografas, etc., entre las que se cuenta el fuego, inundaciones y robos por lo que debe dotarse de extintores de incendios y detectores de humo, evitar que la ubicacin del archivo est cerca del nivel de las aguas lluvias que puedan producir inundaciones y finalmente debe darse las seguridades a las puertas y ventanas de acceso al archivo a fin de evitar el robo de documentos.

VII. 1.

DESCRIPCION DOCUMENTAL Una de las funciones principales de un Archivo es dar a conocer su acervo documental. Este conocimiento se obtiene a travs de las herramientas de descripcin documental, siendo su finalidad el control y la informacin para el servicio de consulta interna y externa. Una primera herramienta de descripcin documental, es el Registro y Control de Trmite de Documentos, proceso que recibe el documento al inicio de la gestin; la informacin que contiene este registro desde su entrada, proceso, salida y localizacin en el archivo, se encuentra en las Unidades de Recepcin y Archivos Centrales y por las funciones en las Unidades Administrativas; estn organizados alfabticamente en orden cronolgico por procedencia. Una segunda herramienta es el INVENTARIO GENERAL DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO, Ejemplo de formato DSINAR-LGDA-01 (ANEXO 7), se elabora y usa en cada Unidad Administrativa. Consiste en detallar cada documento y/o expediente de cada serie. Se actualiza el Inventario cada vez que se incrementa la informacin; el Inventario se archiva en orden numrico Y una tercera herramienta es el REGISTRO DE TRANSFERENCIAS DE ARCHIVOS. Ejemplo de formato DSINAR-RTA-01 (ANEXO 8), sirve para transferencias de los archivos considerados pasivos del archivo de oficina al

2.

3.

4.

20

Archivo Central, al Archivo Intermedio o al Archivo Histrico. Contiene Informacin del nmero total de documentos o expedientes contenidos en cada caja; este inventario informa el fondo, seccin y serie documental a que corresponde la documentacin en cuestin; siguiendo una secuencia numrica especfica para cada seccin. Este formato se archiva en orden cronolgico, el original se archiva en la Unidad y facilita el acceso a la informacin a los solicitantes del servicio de consulta que as lo requieran. 5. Otra herramienta es el Catlogo y consiste en describir ordenadamente y de forma individualizada las piezas documentales de una serie o de un conjunto documental, siguiendo una secuencia especfica. El catlogo es ms utilizado en los archivos histricos y en las bibliotecas. Las Instituciones que disponen de los catlogos y fichas, pueden continuar utilizando estas herramientas y actualizando la informacin para servicio al usuario.

6.

VIII. 1.

DIFUSION DE LA INFORMACION Todos los archivos de las instituciones sujetas a la LOTAIP, difundirn en forma obligatoria y permanente, a travs de un portal de informacin o pgina Web, la informacin que establece la LOTAIP en su Art.7 y Reglamento General Art. 6. Para la publicacin y actualizacin de la informacin, la Institucin deber identificar las diferentes instancias responsables de esta accin a travs de procedimientos internos. Para la difusin se ceirn al siguiente cuadro: DESCRIPCIN INFORMACION DE LA FRECUENCI A DE EMISION ACCESO

2.

3.

UNIDAD RESPONSABLE

UNIDAD RESPONSABLE: Nombre de la unidad administrativa que genera y custodia la informacin. DESCRIPCION DE LA INFORMACIN: Resumen de lo que trata cada documento, expediente o serie documental. FRECUENCIA DE EMISION: Tiempo en que se genera la informacin (diaria, semanal, quincenal, mensual, trimestral, anual, etc.) ACCESO: Informacin sobre libre acceso o restringido IX. 1. ACCESO Y CONSULTA DE ARCHIVOS Todos los ciudadanos tienen derecho a consultar los documentos de archivos pblicos y a que se les otorgue copia de los mismos, con excepcin de los documentos considerados reservados.

21

2.

En lo referente a la documentacin que se encuentre en los diferentes medios de soporte documental electrnico en los cuales se mantiene la informacin, se sujetar a la reglamentacin pertinente, sobre aplicacin de lo dispuesto en la Ley de Comercio Electrnico, Firmas Electrnicas y Mensajes de Datos y dems leyes conexas. Los documentos que presenten deterioro fsico que impida su manejo directo, la institucin suministrar esta informacin mediante reproduccin, certificando su autenticidad cuando fuere del caso. La negativa de Acceso a la Informacin dar origen a las sanciones que establece el Reglamento General de la LOTAIP Art.16, 17 y 18.

3.

4.

X. 1.

PROCEDIMIENTO DE ACCESO A LA INFORMACION nicamente el titular de la Institucin o el representante legal, designar los responsables de atencin al peticionario en el Acceso de Informacin. Toda unidad archivstica controlar el servicio de acceso a la informacin a travs de la utilizacin del formato DSINAR-SAIP-01 SOLICITUD DE ACCESO A LA INFORMACIN PUBLICA (ANEXO 9). La solicitud de acceso a la informacin se archivar con la peticin, en orden alfabtico-cronolgico, y tendr el valor de probatorio en cualquier irregularidad de los documentos consultados que se presenten.

2.

3.

PASOS A SEGUIR 1. El peticionario llena la solicitud para su autorizacin, en el caso de que el peticionario lleva escrito el pedido, tambin deber llenar la solicitud de Acceso a la Informacin y su pedido ser soporte de la gestin. Aprobado el Acceso el responsable de atencin en la unidad competente llena los datos de la SOLICITUD DE ACCESO A LA INFORMACION, identifica los documentos o expedientes de consulta y recaba del peticionario su cdula de ciudadana o credencial. El responsable de la unidad localiza el material documental, retirndolo del sitio en que se encuentra y ubica una seal con el nmero de la solicitud de acceso a la informacin, sin alterar el orden en que se guarda la documentacin restante. El responsable de la unidad entregar el material documental y verificar en presencia del usuario que se encuentra completo y en buen estado, conservando para control tanto la solicitud como la cdula de ciudadana o credencial. Este material es consultado dentro del propio local de la Unidad, en un sitio donde facilite la vigilancia del peticionario. Si el peticionario requiere copias de los documentos, el responsable de la Unidad efecta el trmite interno de Ordenes de copias, dispuesto por la Institucin

2.

3.

4.

5.

22

6.

Cuando la Institucin carece del equipo para fotocopias, el responsable de la Unidad comunica al usuario el plazo establecido internamente para entregar las copias, no debiendo ser ms de 24 horas. Cuando el peticionario solicite que las copias otorgadas sean certificadas, el responsable de la unidad comunica al usuario el plazo establecido para que sean certificadas por la autoridad competente, debiendo efectuarse esta accin en 48 horas como mximo. Una vez efectuadas las consultas, el peticionario devuelve al responsable de la unidad, el material documental, recaba la cdula de ciudadana o credencial que entreg para control y verifica la cancelacin en la solicitud de acceso a la Informacin. El responsable de la unidad se cerciora de que el material documental se encuentre completo y en buen estado, de no haber irregularidades que ameriten otra gestin entrega al peticionario la cdula de ciudadana o credencial y procede a sellar la solicitud DEVUELTO, as como la fecha y hora de devolucin. Inmediatamente archiva los documentos de control junto con la peticin en la carpeta rotulada con el nombre de SOLICITUDES DE ACCESO A LA INFORMACION. La carpeta se ordena de forma numrica y cronolgica. De requerir el peticionario continuar con la consulta al da siguiente, el responsable de la unidad entrega la cdula de ciudadana o credencial al peticionario, previa verificacin del material que se encuentre completo y en buen estado y coloca temporalmente el material junto con la solicitud de acceso a la informacin, en el rea de depsito provisional que al efecto se establezca, entregndolo al peticionario previo los controles del caso al da siguiente. Cuando la consulta del material concluya, procede para el descargo segn establece el paso anterior. El responsable de la unidad localiza dentro del archivo que origin el prstamo, el lugar que corresponde al material devuelto y procede a reintegrarlo, retirando el sealativo y cerciorndose de no alterar el orden de la documentacin ubicada en la caja de depsito. PROHIBICION DE ACCESO A LOS ARCHIVOS RESERVADOS No procede el derecho a acceder a los archivos, exclusivamente en los casos establecidos en la Ley Orgnica y Reglamento General de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica. Las autoridades responsables de los archivos pblicos y privados garantizarn el derecho a la intimidad personal y familiar, honra y buen nombre de las personas y dems derechos consagrados en la Constitucin y las Leyes. La reserva legal sobre los documentos establecidos en la LOTAIP, Art.17, cesar a los 25 aos de su expedicin, cumplidos estos, el documento podr ser

7.

8.

9.

10.

11.

12.

XI. 1.

2.

3.

23

consultado por cualquier ciudadano y la autoridad que est en su posesin estar obligada a expedir a quien lo demande copias o fotocopias del mismo. 4. El personal de los archivos y todo aquel que por razones de tratamiento de conservacin, reprografa o cualquier otro trato, entren en contacto con los documentos de Archivos Reservados, estarn obligados a guardar absoluta reserva sobre el contenido de esta documentacin; su incumplimiento podr ocasionar responsabilidad civil, administrativa y/o penal, segn los casos. PROHIBICIONES Y SANCIONES GENERALES DE ACCESO Prohbase que se saque de un archivo u oficina cualquier documento original que en l repose, cuando procede por orden superior, se realizarn guas de responsabilidad sobre los funcionarios bajo cuya custodia se encuentra la documentacin. El encargado de la custodia ser responsable hasta de la culpa leve. Los funcionarios y/o empleados pblicos y privados que infrinjan esta prohibicin por acceso indebido a los documentos, destruccin, mutilacin, deterioro malicioso, falsificacin, sustraccin, infidelidad en la custodia, violacin del secreto profesional, incumplimiento de las medidas de conservacin de los documentos, inobservancia de las normas archivsticas, dificultar la consulta de los documentos, eliminacin de documentos, salida de documentos sin autorizacin, exportacin ilegal de documentos, realizada contra los criterios de la Ley y destruccin efectiva del Patrimonio Documental del Estado o la imposibilidad de su uso, sern sancionados de conformidad a lo dispuesto en la Ley Orgnica de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica, sin perjuicio de las sanciones civiles y penales a que hubiese lugar.

XII. 1.

2.

24

ANEXOS

MODELOS DE FORMATOS PARA USO EN LOS ARCHIVOS CENTRALES Y ARCHIVOS DE GESTION. CODIGO DE FORMATO TITULO DE FORMATO

DSINAR-RD-01

RECEPCION DE DOCUMENTOS

(ANEXO 1)

DSINAR-RCD-01

REGISTRO

CONTROL

DE

TRAMITE

DE

DOCUMENTOS (ANEXO 2)

DSINAR-RSC-01

REGISTRO DE SALIDA DE CORRESPONDENCIA (ANEXO 3)

DSINAR-CPID-01

CONTROL

DE

PRESTAMO

INTERNO

DE

DOCUMENTOS (ANEXO 4)

DSINAR-GFA-01

GUIA PARA LA FORMACIN DE ARCHIVOS (ANEXO 5)

DSINAR-TPCD-01

TABLA

DE

PLAZOS

DE

CONSERVACIN

DOCUMENTAL (ANEXO 6)

DSINAR-IGDA-01

INVENTARIO GENERAL DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO (ANEXO 7)

DSINAR-RTA-01

REGISTRO DE TRANSFERENCIAS DE ARCHIVOS (ANEXO 8)

DSINAR-SAIP-01

SOLICITUD DE ACCESO A LA INFORMACIN PUBLICA (ANEXO 9)

25

MODELOS DE FORMATOS PARA USO EN LOS ARCHIVOS CENTRALES Y ARCHIVOS DE GESTION

26

INSTRUCTIVO DE ORGANIZACIN BASICA Y GESTION DE ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS

ANEXO 1
FORMULARIO: RECEPCION DE DOCUMENTOS

CASILLERO Fecha y hora:

ACTIVIDAD Datos que pone el responsable de la recepcin del documento. Numeracin Interna que se da al documento recibido. Nombre de la Institucin y cargo del funcionario que enva el documento. Numeracin del documento recibido. Firma del empleado responsable de la recepcin del documento.

No. Remitente:

Referencia del Doc.: Recib Conforme:

ANEXO 1 (NOMBRE DE LA INSTITUCION)

(NOMBRE DE LA UNIDAD DE RECEPCION, Ej: AREA DE ARCHIVO CENTRAL)

Fecha y hora: Remitente: Referencia del documento: Recib conforme:

FORMATO DSINAR-RD-01-2005

RECEPCION DE DOCUMENTOS No.:

27

INSTRUCTIVO DE ORGANIZACIN BASICA Y GESTION DE ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS

ANEXO 2
FORMULARIO: REGISTRO Y CONTROL DE TRMITE DE DOCUMENTOS

CASILLERO
Registro No.:

ACTIVIDAD
Numeracin consecutiva anual que recibe el documento para su identificacin de trmite Interno. Identificacin documento. del lugar geogrfico que procede el

Procedencia:

Remitente:

Identificacin de la Institucin, cargo y persona que remite el documento. Datos del tipo de documento y numeracin del trmite. Cargo y/o nombre del funcionario que esta dirigido el documento. Dato de fecha del documento. Dato de fecha con la que se registra el documento. Resumen del asunto que trata el documento. Detalle de los adjuntos que vienen con el documento. Nombre de la Unidad Administrativa que le corresponde cumplir la gestin de trmite.

Clase y No. del Doc.: Dirigido a:

Fecha de Origen: Fecha de Registro: Asunto: Anexos: Enviado a:

Recepcin Interna: Inicial, fecha y hora

Datos y firma del responsable de la Unidad Administrativa que recibe el documento con fecha y hora. Datos adicionales relacionados al documento. Acciones que establece el Jefe de la Unidad de trmite, incluye firma de responsabilidad de la accin y fecha. Informacin del documento elaborado por la Unidad Administrativa en atencin al trmite. ubicacin fsica donde es archivado el documento.

Observaciones: Accin a tomar:

Salida:

Archivado en:

28

ANEXO 2
INSTRUCTIVO DE ORGANIZACIN BASICA Y GESTION DE ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS

ORIGINAL (COLOR BLANCO)

ARCHIVO CENTRAL

(NOMBRE DE LA INSTITUCION) ACCION A TOMARSE

ACUSAR RECIBO

REGISTRO Y CONTROL DE TRAMITE DE DOCUMENTOS

REGISTRO No.
PROCEDENCIA: CLASE Y No. DOC ASUNTO: REMITENTE: DIRIGIDO A: FECHA ORIGEN FECHA REGISTRO

1
C O P I A C O L O R R O S A D O

TRAMITAR REVISAR DAR OPINION INVESTIGAR TOMAR NOTA CORREGIR DESPACHAR HABLAR CONMIGO OTRA ACCION

2
C O P I A C O L O R A M A R I L L O

3
C O P I A C O L O R V E R D E

ANEXOS: ENVIADO A:

RECEPCION INTERNA INICIAL FECHA Y HORA

SALIDA
OF. No. Fecha DESTINATARIO FIRMA: GUIA ARCHIVADO EN: FECHA:

OBSERVACIONES: Este formulario debe ser devuelto al Archivo Central una vez finalizado el trmite Para Tarjetero alfabtico por remitente del Archivo Central (Control tramite pendiente) Para Tarjetero Alfabtico por remitente de la Unidad de Trmite Tarjetero numrico del Archivo Central (opcional)

FORMATO DSINAR-RCTD-01-2005

29

INSTRUCTIVO DE ORGANIZACIN BASICA Y GESTION DE ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS

ANEXO 3
FORMULARIO: REGISTRO DE SALIDA DE CORRESPONDENCIA

CASILLERO No. : Fecha: Destinatario:

ACTIVIDAD Numeracin consecutiva anual de control. Dato de la fecha de salida. A quien va dirigida la comunicacin.

Ref. Documento: Sigla y nmero del documento que se remite. Anexos: Indicacin de los adjuntos que se remiten con el documento principal.

DATOS DE RECEPCIN Nombre y Firma: Datos y firma de la persona que recibe el documento. Fecha y Hora: Datos de recepcin del documento (puede solicitarse el sello de la entidad). Nombre de la persona que se responsabiliza de su elaboracin. Nombre de la persona que se responsabiliza del servicio de entrega.

Elaborado por:

Entregado por:

30

ANEXO 3
INSTRUCTIVO DE ORGANIZACIN BASICA Y GESTION DE ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS

(NOMBRE DE LA INSTITUCION)
REGISTRO DE SALIDA DE CORRESPONDENCIA No. . FECHA :
REF. DOCUMENTO ANEXOS DATOS DE RECEPCION NOMBRE Y FIRMA FECHA Y HORA

ARCHIVO CENTRAL DESTINATARIO

ELABORADO POR :

ENTREGADO POR:

FORMATO DSINAR-RSC-01-2005

31

INSTRUCTIVO DE ORGANIZACIN BASICA Y GESTION DE ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS

ANEXO 4
FORMULARIO: CONTROL DE PRESTAMO INTERNO DE DOCUMENTOS

CASILLERO
Nombre del Solicitante: Fecha de solicitud: Unidad Administrativa que labora: Plazo del Prstamo:

ACTIVIDAD
Nombres y Apellidos completos Da, mes y ao de la solicitud.

Lugar de trabajo del solicitante. Informacin del plazo mximo que se concede el prstamo del documento.

DATOS DEL MATERIAL DOCUMENTAL PRESTADO Descripcin Del Documento: No. Fojas: Ubicacin Fsica:

Datos del documento o expediente solicitado. El nmero de documentos ha prestarse. Datos de la ubicacin del archivo a prestarse (caja, estante, bandeja) Nombre, cargo y firma de la autoridad que solicita el

Autorizado por: prstamo. Recib conforme:

Nombre, cargo y firma del funcionario que recibe el material documental.

CONTROL DE DEVOLUCIN: Fecha de devolucin: Entregado por:

Datos de la fecha de devolucin. Nombre y cargo de la persona que devuelve el material documental prestado. Sumilla de la persona que recibe y verifica la devolucin. Datos adicionales sobre la devolucin del material.

Visto Bueno: Observaciones:

32

ANEXO 4
IN S T R U C T IV O D E O R G A N IZA C I N B A S IC A Y G E S T IO N D E A R C H IV O S A D M IN IS T R A T IV O S

C O N T R O L D E P R E S T A M O IN T E R N O D E D O C U M E N T O S
N O M B R E D E L S O L IC IT AN T E : U N ID A D A D M IN IS T R AT IV A Q U E L AB O R A : D AT O S D E L M AT E R IA L D O C U M E N T A L P R E S T AD O
D E S C R IP C IO N D E L D O C U ME N T O N o. FO JAS C a ja U B IC A C I N F IS IC A E s ta n te B a n d e ja F E C H A D E S O L IC IT U D :

P L A ZO D E L P R E S T A M O :

f. AU T O R IZ AD O P O R
(N o m b re , c a rg o y f irm a d e la a uto rid a d q ue s o lic ita e l p r s ta m o )

f. R E C IBI C O N F O R M E
(N o m b re , c a rg o y f irm a d e l f unc io na rio q ue re c ib e lo s d o c um e nto s )

C O N T R O L D E D E V O L U C IO N
F E C H A D E D E V O LU C IO N :

E N TR E G AD O P O R :

V IS T O B U E N O

O B E R V A C IO N E S :

F O R M A T O D S IN A R -C P ID -0 1 -2 0 0 5

33

INSTRUCTIVO DE ORGANIZACIN BASICA Y GESTION DE ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS

ANEXO 5
FORMULARIO: GUIA PARA FORMACIN DE ARCHIVOS

CASILLERO
Oficina Productora:

ACTIVIDAD
Nombre de la Unidad Administrativa que tiene a cargo el archivo.

Nombre de la Serie Documental: Concepto de la Serie Documental:

Nombre que representa al conjunto de expedientes.

Significado del nombre general que se ha dado a la Serie documental.

Tipo de soporte documental: Destinatario: los

Material en el que se encuentra la informacin. Nombre de la institucin o persona a quien van dirigidos documentos.

Legislacin:

Detalle pormenorizado de las Leyes, Reglamentos, Decretos, Reformas y otros, con que se respalda la Unidad Administrativa para atender los trmites. Detalle consecutivo de todas las actividades que se cumple en la Unidad Administrativa para atencin del trmite.

Pasos del trmite:

Documentos bsicos que contiene el expedienteOrdenacin de la Serie Documental:

Informacin detallada en forma cronolgica de todos los documentos que forman el expediente, esto es desde el documento que gener el trmite hasta su salida. Identificacin del tipo de ordenamiento numrico, cronolgico, alfabtico u otro.

Vigencia Adm.nistrativa:

Calificacin de los documentos considerados activos y pasivos y valorados como temporales y permanentes. Informacin que adems determina los calendarios de transferencias al Archivo Central.

34

ANEXO 5
INSTRUCTIVO DE ORGANIZACIN BASICA Y GESTION DE ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS

GUIA PARA FORMACION DE ARCHIVOS

(Nombre de la unidad administrativa)
NOMBRE DE LA INSTITUCION NOMBRE DE LA SERIE DOCUMENTAL OFICINA PRODUCTORA CONCEPTO DE LA SERIE DOCUMENTAL

TIPO DE SOPORTE DOCUMENTAL

DESTINATARIO

LEGISLACION

PASOS DEL TRAMITE: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. DOCUMENTOS BASICOS QUE CONTIENE EL EXPEDIENTE 1. 2. 3. 4. 5. ORDENACION DE LA SERIE

9. 10. 11. 12. 13. 14. 15

6. 7. 8. 9.

VIGENCIA ADMINISTRATIVA TEMPORAL PERMANENTE

FORMATO DSINAR-GFA-01-2005

35

INSTRUCTIVO DE ORGANIZACIN BASICA Y GESTION DE ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS

ANEXO 6
FORMULARIO: DOCUMENTAL TABLA DE PLAZOS DE CONSERVACION

CASILLERO

ACTIVIDAD

Hoja No.:

Numeracin consecutiva de cada hoja que contiene la informacin.

Oficina Emisora: Nombre de la Unidad donde se encuentran los Expedientes o Grupos Documentales. Descripcin del contenido: Plazo de Conservacin:

Datos detallados de cada expediente o Grupo Documental.

Plazo establecido en aos por cada expediente o Grupo documental o en letras cuando se trata de conservacin PERMANENTE.
Lugar donde se encuentra ubicado los expedientes o grupos documentales (caja/estante/ bandeja) Datos adicionales referentes a los documentos

Ubicacin Fsica:

Observaciones: Responsable de la revisin en el AAC.:

Nombre, cargo y firma del responsable del rea de Archivo Central.

36

ANEXO 6
INSTRUCTIVO DE ORGANIZACIN BASICA Y GESTION DE ARCHIVOS ADM INISTRATIVOS
(NOMBRE DE LA INSTITUCION)

TABLA DE PLAZ OS DE CONSERVACION DOCUM ENTAL

HOJA No.:

OFICINA EMISORA

DESCRIPCION DEL CONTENIDO

PLAZO DE CONSERVACION

UBICACIN FISICA
CAJA/EST ANT E/BANDEJA

OBSERVACIONES

RESPONSABLE DE LA REVISIN EN EL AAC.

FORM AT O DSINAR-T PC-01-2005

37

INSTRUCTIVO DE ORGANIZACIN BASICA Y GESTION DE ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS

ANEXO 7
FORMULARIO: ARCHIVO INVENTARIO GENERAL DE DOCUMENTOS DE

CASILLERO Nombre de la Unidad Administrativa: Hoja No.: Pertenece a la Serie Documental: Nmero Registro: Fecha del Documento: Descripcin del Contenido: Nmero Anexos: Ubicacin Fsica: Observaciones: Responsable de La elaboracin:

ACTIVIDAD

Unidad que recibe y enlista los documentos. Numeracin consecutiva de control.

Nombre de la Serie Documental. Nmero asignado al documento en el inicio de la gestin. Fecha que consta en el documento.

Resumen del asunto de que trata el material documental. Detalle de adjuntos que se encuentren con el documento. localizacin del documento (caja/ estante/bandeja). Datos adicionales referentes al documento.

Nombre y cargo del empleado que elabora el Inventario

38

ANE XO 7
IN S T R U C T IV O D E O R G AN IZ AC I N BAS IC A Y G E S T IO N D E AR C H IV O S AD M IN IS T R AT IV O S

IN V E N T A R IO G E N E R A L D E D O C U M E N T O S D E A R C H IV O
U N ID AD AD M IN IS T R AT IV A: R E S P O N S AB L E D E L A E L AB O R AC IO N : P E R T E N E C E A L A S E R IE D O C U M E N T AL : NUM ERO R E G IS T R O FECHA DEL D OC UM E N TO D E S C R IP C IO N D E L C O N T E N ID O NUM ERO AN E X O S U B IC AC I N F IS IC A
C AJ A/E S T ANT E /B AND E J A

H O J A N o .:

O BS E R V AC IO N E S

F O RM AT O D S INAR-RT A-0 1 -2 0 0 5

39

INSTRUCTIVO DE ORGANIZACIN BASICA Y GESTION DE ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS

ANEXO 8
FORMULARIO: REGISTRO DE TRANSFERENCIAS DE ARCHIVOS

CASILLERO
Unidad Administrativa: Responsable del archivo: Fecha: Responsable de la Recepcin en el AAC.:

ACTIVIDAD
Nombre de la Unidad que custodia los archivos.

Nombre del responsable de elaborar el Inventario. Da mes y ao de elaboracin del Registro

Nombre y cargo del responsable del rea de Archivo Central que recibe los archivos. Fecha de recepcin. Numeracin consecutiva de control Numeracin consecutiva utilizada en cada caja. Nmero de orden asignado a la carpeta u otro material documental que ir dentro de la caja.

Fecha: Hoja No.: Caja No.: Nmero Registro:

Descripcin del Contenido:

Resumen del contenido de la carpeta u otro material documental.

Cantidad de piezas documentales:

Nmero de piezas documentales contenidas en cada carpeta, flder, u otro material documental. Identificacin de los aos que contiene el material documental. Localizacin del documento (estante/bandeja). Datos adicionales sobre la recepcin de los archivos.

Ao (s):

Ubicacin Fsica: Observaciones:

40

ANEXO 8
IN S T R U C T IV O D E O R G A N IZ A C I N B A S IC A Y G E S T IO N D E A R C H IV O S A D M IN IS T R A T IV O S

R E G IS T R O D E T R A N S F E R E N C IA S D E A R C H IV O S
U N ID A D A D M IN IS T R A T IV A : R E S P O N S A B L E D E L A R C H IV O : FECHA:
CAJA

H O J A N o .:

NUM ERO R E G IS T R O

C A N T ID A D D E

A O (S )

U B IC A C I N F IS IC A EST AN T E B AN D E JA

O B S E R V A C IO N E S

D E S C R IP C IO N D E L C O N T E N ID O

P IE ZA S D O C U M E N T AL E S

R E S P O N S A B L E D E L A R E C E P C IO N E N E L A A C .: FECHA:
F O R M A T O D S IN A R -R T A -0 1 -2 0 0 5

42

INSTRUCTIVO DE ORGANIZACIN BASICA Y GESTION DE ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS

ANEXO 9
FORMULARIO: SOLICITUD DE ACCESO A LA INFORMACIN PBLICA

CASILLERO
Hoja No.: Nombre de la Unidad Administrativa:

ACTIVIDAD
Numeracin consecutiva de control.

Nombre de la Unidad que proporciona el servicio de Acceso a la Informacin.

DATOS DEL SOLICITANTE:

Identificacin del solicitante, nombres y apellidos, nmero de cdula de identidad o pasaporte, direccin domiciliaria, lugar de trabajo, telfonos y E. Mail. (si disponen)

DATOS DE LA CONSULTA: Firma del solicitante: Fecha de la solicitud:

Detalle de la informacin solicitada. Firma completa. Datos del da, mes y ao.

DATOS INTERNOS DEL DOCUMENTO: Cdigo de Ubicacin Fsica: Nmero de fojas:

Datos de ubicacin del documento (caja/estante/bandeja) Indicacin de fojas anexas al documento, carpeta, flder.

CONTROL DE DEVOLUCION: Visto Bueno: Observaciones: Detalle de copias entregadas: Firma del responsable que recibe la documentacin. Datos adicionales sobre la devolucin

Informacin detallada de los documentos que se han otorgado copias.

43

ANEXO 9
INSTRUCTIVO DE ORGANIZACIN BASICA Y GESTION DE ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS

(Nombre de la Institucin)

SOLICITUD DE ACCESO A LA INFORMACION PUBLICA

NOMBRE DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA HOJA No.

DATOS DEL SOLICITANTE

Nombres y Apellidos Direccin Domiciliaria Lugar de Trabajo Telfonos:
Calle No. E. Mail: No.Cd. Identidad o Pasaporte D

Telfonos:
E. Mail:

DATOS DE LA CONSULTA

FIRMA DEL SOLICITANTE

FECHA DE LA SOLICITUD

DATOS INTERNOS DEL DOCUMENTO

CODIGO UBICACIN FISICA
CAJA ESTANTE BANDEJA

CONTROL DE DEVOLUCION VISTO BUENO

OBSERVACIONES

NUMERO DE HOJAS

DETALLE DE COPIAS ENTREGADAS:

FORMAT O DSINAR-SAIP-01-2005

44

GLOSARIO DE TERMINOS ARCHIVISTICOS

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GLOSARIO DE TERMINOS ARCHIVISTICOS

ACCESIBILIDAD: Posibilidad de consulta de los documentos de archivo, determinada por la normativa vigente, su control archivstico y su estado de conservacin. ACCESO: Derecho de los ciudadanos a la consulta del Patrimonio Documental, de acuerdo a la normativa vigente. ARCHIVISTICA: Disciplina que trata de los aspectos tericos y prcticos de los archivos y el tratamiento archivstico de sus fondos. ADMINISTRACION DE DOCUMENTOS: Control sistemtico de documentos desde su creacin hasta su destino final. ADMINISTRADOR DE DOCUMENTOS: Persona a cargo de administrar todo lo referente a los documentos de una institucin. ARCHIVO: Conjunto de documentos de cualquier tipo de formato o soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pblica o privada, en el transcurso de su gestin, conservados con las tcnicas adoptadas para servir como testimonio e informacin a la persona o institucin que los produce y a los ciudadanos, o como fuente de la historia. Tambin se puede entender como la Unidad Administrativa de una institucin que esta al servicio de la gestin administrativa, la informacin y la investigacin. ARCHIVO ADMINISTRATIVO: Todo archivo que rene los documentos que corresponden a cualesquiera de las tres primeras etapas del ciclo vital (archivo de gestin, central o general) ARCHIVO PUBLICO: Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se derivan de la prestacin de un servicio pblico por entidades privadas. CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS: Creacin, distribucin, uso, mantenimiento y disposicin de un documento. CLASIFICACION DOCUMENTAL: Operacin intelectual que consiste en el establecimiento de las categoras y grupos que reflejan la estructura orgnica y o funcional del fondo. COLECCIONES DE DOCUMENTOS: Reunin de documentos del mismo o diferente origen que han perdido por diversas causas su carcter orgnico, las colecciones de documentos de valor informativo con el paso del tiempo pueden adquirir la condicin de testimonio relevante. CONSERVACION: Conjunto de procedimientos y medidas precautelares destinadas a asegurar, por una parte, la preservacin o prevencin de posibles alteraciones fsicas en los documentos, y, por otra, la restauracin de stos cuando la alteracin se ha producido. CONSULTA: Examen directo de la documentacin por parte de los usuarios. CUSTODIA: Responsabilidad jurdica que implica el control y la adecuada conservacin de los fondos por parte de una institucin archivstica, cualquiera que sea la titularidad de los mismos.

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DIFUSION: Funcin archivstica fundamental de promover y generalizar la utilizacin de los fondos documentales de los archivos y hacer participe a la ciudadana del papel que desempean los archivos. DOCUMENTO ACTIVO: Documentos a los que nos referimos con frecuencia. DOCUMENTO DE ARCHIVO: Toda expresin testimonial de las actividades del hombre, de los grupos humanos y de las instituciones en cualquier lenguaje y en cualquier tipo de formato o soporte material. DOCUMENTO INACTIVO: Documentos a los que nos referimos pasado el ao vigente. DOCUMENTO SEMIACTIVO: Documento al que nos referimos durante el ao vigente. DOCUMENTO TEMPORAL: Documento que no posee valor continuo o permanente para la institucin. Se refiere a ellos en ocasiones como documentos transitorios. ELIMINACION: Destruccin fsica de unidades o series documentales que hayan perdido su valor administrativo, probatorio o constitutivo o extintivo de derechos y que no hayan desarrollado ni se prevea que vayan a desarrollar valores histricos. Esta destruccin se debe realizar por cualquier mtodo que garantice la imposibilidad de reconstruccin de los documentos. EXPEDIENTE: Conjunto de todos los papeles pertenecientes a una persona, asunto o negocio. Testimonios escritos, reflejo de un proceso administrativo iniciado por un peticionario o por la misma Entidad, con ordenamiento cronolgico, construccin lgica en la que tienen explicacin las distintas actuaciones, pues se puede seguir su nacimiento, produccin y efectos.
Expediente en derecho administrativo: Conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirven de antecedentes y fundamentos a la resolucin administrativa as como las diligencias encaminadas a ejecutarlas. Reflejan un orden como resultado de una agregacin sucesiva de documentos que tienden a una resolucin.

FONDO DOCUMENTAL: Constituye la totalidad de la documentacin producida y recibida por una Institucin pblica y privada, persona natural y jurdica en el ejercicio de sus funciones, que son testimonios de las actividades que realizan, y que han de dar servicio a los ciudadanos por medio de la custodia e informacin de sus derechos e intereses y el fomento de la investigacin que ayude al progreso y promueva la cultura. GESTION ADMINISTRATIVA: Conjunto de actuaciones regladas que realizan las entidades de la administracin para ejercer las funciones a ellas encomendadas. GESTION DOCUMENTAL: Conjunto de actividades administrativas y tcnicas tendientes al manejo y organizacin de la documentacin producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, para facilitar su utilizacin y conservacin. INVENTARIOS: Instrumento de consulta que describe las unidades documentales de una serie o series, respetando su estructura.

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ORDENACION: Operacin archivstica realizada dentro del proceso de organizacin que consiste en establecer secuencias dentro de las categoras y grupos, de acuerdo con las series naturales cronolgicas y/o alfabticas. ORGANIZACION: adaptacin material o fsica de un fondo a la estructura que le corresponde, una vez realizado el proceso intelectual de identificacin, incluye las fases de clasificacin y ordenacin. PATRIMONIO DOCUMENTAL: Conjunto de documentos conservados por su valor histrico o cultural. PRESTAMO DE DOCUMENTOS: Accin que aplica la salida temporal de documentos de un archivo con fines administrativos o de difusin cultural. PROPIEDAD DOCUMENTAL OFICIAL: Es todo tipo de documento o comunicaciones como: escritos, grficos, sonoros, impresos, videos, diskets y otros materiales, ya sean originales o copias, dirigidos a la Institucin Pblica, por dependencias del Gobierno, empresas privadas, particulares, del extranjero o creados por ella. REGISTRO: Accin administrativa y jurdica de control de la expedicin, salida, entrada y circulacin de los documentos. SECCION DOCUMENTAL: Conjunto de documentos generados en razn de la actividad, bajo una estructura orgnica funcional que dependen del Fondo Documental. SERIE DOCUMENTAL: Agrupamiento de documentos que dan testimonio continuado de actividades desarrolladas por una funcin determinada. SISTEMA: Es un grupo de elementos, componentes o partes interrelacionadas que trabajan en forma coordinada para lograr una meta comn. SISTEMA DE ARCHIVOS: Se entiende al conjunto ordenado de normas, medios y procedimientos con que se protegen y se hacen funcionar los archivos. SOPORTE DOCUMENTAL: Medios materiales en los cuales se contiene la informacin. TABLA DE PLAZOS DE CONSERVACION DOCUMENTAL: Listados de series a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del Ciclo Vital de los Documentos. TIPOLOGIA DOCUMENTAL: Caractersticas semejantes determinadas por el anlisis de los caracteres externos e internos de los documentos y de su mensaje o informacin. TRAMITE: Forma y actuacin concreta del procedimiento administrativo

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PARA MAYOR INFORMACION SOBRE EL INSTRUCTIVO DE ORGANIZACIN BASICA Y GESTION DE ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS EL LECTOR PUEDE DIRIGIRSE A LA SIGUIENTE DIRECCION: ESPEJO 903 Y GUAYAQUIL (Esquina) QUITO ECUADOR TELEFAX: 2286 227 / 2572 898 CORREO ELECTRNICO: sinar@andinanet.net PAGINA Web: www.sinar.gov.ec

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