GUIA METODOLOGICA PARA

LA ELABORACIÓN DE TABLAS DE
 VALORACION DOCUMENTAL - TVD
El reto frente a la organización
de los fondos acumulados 

COLOMBIA
Bogotá, D.C. 2003

LUIS FERNANDO SIERRA E.

 GUIA METODOLOGICA PARA
LA ELABORACIÓN DE
TABLAS DE VALORACION DOCUMENTAL - TVD

El reto frente a la organización

de los fondos acumulados 

Elaborado por:

LUIS FERNANDO SIERRA ESCOBAR

Profesional en Sistemas de Información,
Bibliotecólogo y Archivista.
(Candidato)
Universidad de la Salle

Correo Electrónico:
Lsierrae70@hotmail.com

BOGOTA D.C.
Octubre de 2003
 CONTENIDO
Página

INTRODUCCIÓN

Capitulo I

1. TEORIA ARCHIVISTICA FONDOS ACUMULADOS

1.1 Definición
1.2 Procesos de Valoración
1.2.1 Valoración documental
1.3 Tratamiento de Fondos Acumulados
1.3.1 Principio de procedencia
1.3.2 Principio de orden original
1.4 La Descripción Documental
1.4.1 Denominación del fondo acumulado
1.5 Base Legal
1.6 Metodología organización de fondos acumulados

Capitulo II
2. TABLA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL
DOCUMENTAL – TVD TVD
2.1 Definición
2.2 Objeto
2.3 Alcance
2.4 Plan de Acción
2.5 Metodología Aplicación Tablas de Valoración Documental
Capitulo III

3. PASOS METODOLOGICOS PARA LA ELABORACIÓN DE LA TVD

3.1 Estudio Cuantitativo
Cuantitativo y Cualitativo a Nivel Archivístico
Archivístico
3.1.1 Elementos a evaluar
3.2 Estudios Institucionales
3.2.1 Evolución de la estructura orgánica de la
institución
  3.3 El Cuadro de Clasificación Documental (CCD)
3.3.1 Definición del cuadro de clasificación
3.3.2 Utilidad del cuadro de clasificación
3.3.3 Elementos de todo cuadro
3.4 Propuesta Tabla dede Valoración
Valoración Documental
3.4.1 Elementos de toda tabla de valoración
3.5 Presentación Tabla de Valoración Documental

Capitulo IV

4. DEFINICIONES

BIBLIOGRAFÍA
Anexos
 INTRODUCCION

La gestión cotidiana en las organizaciones genera grandes masas de

documentos que requieren una disposición que permita a los usuarios
acceder a ello cuando así lo demanden. Esto conduce a crear condiciones de
ubicación, localización e identificación de cada unidad documental cuando
ellas se encuentran en los depósitos de archivo.

El presente documento compila experiencias y sustentos Administrativos y

teóricos que fueron expuestos en guías, manuales, reglamentos, resoluciones
etc., de diversas entidades del orden tanto publico como privado, que en
algún momento de su gestión se vieron enfrentados en la organización de sus
archivos.

Mi experiencia frente a la organización de archivos, y consiente de la

necesidad del desarrollo de la gestión documental al interior de la
organización y de instruir sobre los procedimientos para organizar y unificar
criterios, me impulso a la elaboración de este texto sobre la construcción de
las TVD, y colocar al alcance de Archivistas, Estudiantes y demás personas
interesadas en el tema de los Fondos Acumulados la presente Guía
Metodologíca que pretende dar a conocer fundamentos teóricos y prácticos,
que permitan mejorar el desempeño de las tareas documentales en cada una
de las organizaciones.

Dentro de las nuevas políticas archivísticas para Colombia, fue necesario

definir criterios a nivel de las Tablas de Valoración Documental TVD frente a;
conservación, normalización, control y facilidad de consulta de la información.
Para ello se definieron lineamientos sobre:

• Etapas para elaborar los Cuadros de Clasificación

• La aplicación de los Cuadros de Evolución de Estructuras Orgánicas.
• Descripción de pasos para elaborar las Tablas de Valoración
• La aplicación de la TVD

De la aplicación y el cumplimiento metódico de la presente guía, depende el

éxito en la organización del fondo acumulado y la recuperación de la Memoria
Institucional y documental.
Guía Metodología Para la Elaboración de las Tablas de Valoración Documental

CAPITULO I

1.1 DEFINICIÓN

Son documentos reunidos por

una entidad en el transcurso de
su vida institucional sin ningún
criterio archivístico de
organización sin las mínimas
condiciones de conservación y
con pocas posibilidades de ser
fuente de información y de
consulta eficiente para los usuarios

1.2 PROCESOS DE VALORACIÓN

De acuerdo con su ciclo vital, el Fondo
 Acumulado, se forman con los
documentos del Archivo Central o
Históricos, que adquieren un valor
permanente. No se eliminan y se
protegen para la investigación, la
academia, la historia, la ciencia y la
cultura. Por este motivo es importante

LUIS FERNANDO SIERRA ESCOBAR  7

Guía Metodología Para la Elaboración de las Tablas de Valoración Documental

establecer la fecha a partir de la cual se deben adelantar los procesos de

organización documental para este tipo de fondos, pudiendo ser en un
principio la documentación que por su antigüedad supere los 30 años, o en
segunda instancia siguiendo el Acuerdo 039 de 2002 del Archivo General de
la Nación (AGN), el cual contempla que el conjunto de la de la
documentación producida antes de la aprobación y aplicación de la Tablas de
Retención Documental (TRD) en los Archivos de Gestión, se denomina
técnicamente fondo acumulado y será sometida a un proceso de
organización y su resultado será la Tabla de Valoración Documental (TVD)

1.2.1  Valoración Documental

Para la elaboración de las TVD, los documentos de los Fondos Acumulados,

se analizarán desde una triple perspectiva: “la trascendencia como testimonio
de la Entidad, la trascendencia de la actuación de la administración y la
trascendencia de la sociedad en su conjunto, para cada dependencia.” 1

Siguiendo las directrices del Archivo General de la Nación AGN en su

Reglamento General de Archivos para Colombia, define valoración
documental como: “proceso por el cual se determinan los valores primarios y
secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en
las diferentes fases de archivo”. En este orden de ideas los valores a evaluar
son los siguientes:

1
  CONDE VILLAVERDE, María Luisa. Manual de tratamiento de archivos administrativos. Madrid:
Dirección de Archivos Estatales, 1992. p.57.

LUIS FERNANDO SIERRA ESCOBAR  8

Guía Metodología Para la Elaboración de las Tablas de Valoración Documental

CUADRO EVOLUTIVO DE ESTRUCTURAS ORGANICAS

DEPENDENCIA __________________________________

FUNCIONES FUNCIONES DOCUMENTOS QUE

 ANTERIORES  ACTUALES GENERA

 ACTO ADTIVO:________  ACTO ADTIVO:_______

FUNCIONES: FUNCIONES:

3.3 EL CUADRO DE CLASIFICACION DOCUMENTAL (CCD)

A partir del análisis de la información

compilada que ha obtenido de las
fuentes documentales. Se puede
construir la propuesta del Cuadro de
Clasificación, en términos básicos
podría definirse el CCD como “la
herramienta que nos permite codificar
e identificar cada oficina con sus
respectivas series, subseries y
tipologías documentales”8, para todas las dependencias que se
reconstruyeron en el fondo acumulado a organizar.

8
Fuente: Proyecto Archivo Universidad de la Salle.

LUIS FERNANDO SIERRA ESCOBAR  23

Guía Metodología Para la Elaboración de las Tablas de Valoración Documental

Esquema Conceptual de la Clasificación de Archivos

Fuente: Archivo Histórico – Pontificia Universidad Javeriana

3.3.1 Definición del cuadro de clasificación documental

Para el desarrollo del

presente documento se
debe recordar que la
Propuesta de
Reglamento General de
Archivos para el Distrito
Capital, define cuadro
de clasificación como:
sistema de clasificación
elaborado a partir del conocimiento de las funciones y procedimientos de una
Entidad y en el cual se refleja la conformación orgánico-funcional de un
fondo. No debe ser elaborado apriorísticamente, sobre una base
especulativa, sino a partir del conocimiento y análisis de las funciones y
procedimientos de una Entidad. De acuerdo con la metodología divulgada

LUIS FERNANDO SIERRA ESCOBAR  24

Guía Metodología Para la Elaboración de las Tablas de Valoración Documental

por el Archivo General de la Nación (AGN), en las dos primeras casillas del
formato de la Tabla de Valoración Documental - TVD se encuentra el cuadro
de clasificación correspondiente.

3.3.2 Utilidad del Cuadro de Clasificación

El fondo acumulado esta

compuesto por todos aquellos
documentos que se produjeron a
lo largo de su vida institucional y
la ejecución de las funciones
propias asignadas a cada una de
las dependencias. La aplicación
del Cuadro de Clasificación,
consiste en que los documentos
de cada dependencia de acuerdo
a sus funciones se separan y se agrupan a través de la serie a la que
pertenecen la cual fue definida con anterioridad en el CCD.

3.3.3 Elementos de Todo Cuadro

 A partir de una clasificación lógica, que permita conocer el fondo, sus mutuas
relaciones y sus subdivisiones, se diagrama un formato para el Cuadro de
Clasificación Documental, que concibe tres áreas:

El siguiente corresponde a un ejemplo que ilustra la forma en que se debe

diligenciar cada campo del formato del CCD, para cada una de las
Dependencias identificadas en el Fondo Acumulado.

LUIS FERNANDO SIERRA ESCOBAR  25

Guía Metodología Para la Elaboración de las Tablas de Valoración Documental

Código No

Sistema convencional que identifica tanto a las dependencias

productoras de los documentos como sus series documentales. Este
debe responder a la primera columna del Cuadro de Clasificación
Documental establecido en la entidad.

Serie o Contenido de la Documentación

Debe anotarse el nombre asignado al conjunto de unidades

documentales, y en la medida de lo posible la denominación
propuesta para la Agrupación Documental no deberá construirse
con base en  (Sitios Geográficos, Nombres de Entidades, Nombres
de Formatos, Comités, Elementos físicos etc.,). De igual forma
También se listaran las subseries y tipologías documentales
correspondientes, establecidas en la segunda columna del Cuadro
de Clasificación Documental (CCD).

Algunas series y subseries documentales se encuentran

denominadas por la misma tipología documental, por ejemplo:
ACTAS DE ARQUEO DE CAJA, por tanto en la TVD no aparecerá el
listado de los documentos que la conforman.

Serie Documental
ACTAS
Subserie Documental
Actas de Arqueo de Caja
Fuente: Archivo General del Distrito – Guía Metodologíca para la elaboración de TRD

LUIS FERNANDO SIERRA ESCOBAR  33

Guía Metodología Para la Elaboración de las Tablas de Valoración Documental

Fecha

Debe consignarse la fecha inicial y final de cada agrupación

documental. Identificada en el tercera columna del CCD. Deben
colocarse los cuatro (4) dígitos correspondientes al año. Ejemplo :
1950 – 1960. en el caso de una sola fecha se anotara esta. Cuando
la documentación no tengan fecha se anotará s.f., que significa sin
fecha.

CODIGO SERIES, SUBSERIES, TIPOLOGIAS FECHAS

DOCUMENTALES
D S- Sb INICIAL FINAL
22400 1. CORRESPONDENCIA
1.1 Correspondencia Interna Enviada, Recibida, 1985 1990
Enviada y Recibida
- Oficios
- Memorandos
1.2 Correspondencia Externa, Enviada Recibida, 1974 1983
Enviada y Recibida
- Oficios
1.3 Correspondencia Interna y Externa, Enviada, 1987 s.f
Recibida, Enviada y Recibida.
- Oficios
- Memorandos
22400 2. RELACIONES 1982 1988
- Relación de descuentos
- Relación de retiros en la fuente
- Relaciones de ingreso
- Relaciones de cheques
- Relación de traslado de fondos y valores

LUIS FERNANDO SIERRA ESCOBAR  34

Guía Metodología Para la Elaboración de las Tablas de Valoración Documental

Valor Documental

Para el desarrollo de la presente columna se debe recordar que el

autor, Cruz Mundet Ramón define de una forma clara este termino
”es la fase del proceso de expurgo destinada a descubrir, apreciar
los valores inherentes a los documentos y su importancia. La
valoración debe hacerse sobre la base de un conocimiento general
de toda la documentación de una entidad, no sobre una base
parcial”

Esto nos indica que hay que hacer una evaluación de los valores de
los documentos, que tendrá que indicarnos:

P = Posee Valor Primario S = Posee Valor Secundario

En la casilla de Valoración Documental se debe indicar si las

Agrupaciones Documentales, les corresponden valores primarios o
secundarios. El valor documental debe indicarse para las series y/o
subseries documentales. Nunca para los tipos documentales, y
siempre en forma independiente para cada uno de estas
agrupaciones.

En este orden de ideas los valores a evaluar serán:

VALORES PRIMARIOS: Son aquellos que poseen los documentos

para el organismo de origen y que persisten incluso después haber

LUIS FERNANDO SIERRA ESCOBAR  35

Guía Metodología Para la Elaboración de las Tablas de Valoración Documental

ESTUDIO CUANTITATIVO Y CUALITATIVO A NIVEL

ARCHIVISTICO
RECURSOS LOCATIVOS

UBICACION

 Qué área en m2 tiene el archivo?  ───────────────── 

 La distancia del archivo a las oficinas es:

Cercana  ───────────   Lejana  ───────────── 

 En qué piso se encuentra el archivo?  ──────── 

Ventajas y desventajas de la ubicación ____________________________________________
 ____________________________________________________________________________ 
 __________________________________________________

 Está señalizada el área? No ──────  Sí ──────── 

 Existen áreas restringidas? No ───────  Sí  ────── 

Cuáles________________________________________________________
FUNCIONALIDAD (Distribución de muebles, equipos y puestos de trabajo)
Graficar el área con la distribución y ubicación de muebles, equipos y puestos de trabajo.
Indicar las medidas de espacios ocupados y libres.

 Existe una zona de servicio al usuario? No  ──────  Sí ─────── 

Con qué equipo? Fotocopiadora  ────  Lector de Microfilmación  ────── 
Muebles, cuáles?________________________________________________
 ____________________________________________________________________________ 
 __________________________________________________
CONDICIONES FISICAS Y DE SEGURIDAD

 La iluminación es: Natural ───────  Artificial ────── 

Buena ─────────  Regular ───────  Deficiente  ─────── 
Existen ventanas? Sí ──────  No ──────────────────── 
De vidrio  ─────  De seguridad  ──────   Otras  ────────────── 

 Su ubicación proporciona una ventilación:

Buena  ──────────   Regular  ─────────   Deficiente  ──────── 

 Se dispone de equipo de ventilación?

LUIS FERNANDO SIERRA ESCOBAR  53

Guía Metodología Para la Elaboración de las Tablas de Valoración Documental

Sí ────  No ─────   Cuál?  ────────────────────────────── 

 Hay humedad? Sí
 ─────  No  ─────   Causa:  ──────────── 
 ─────────────────────────────────────────────── 

 Los depósitos cuentan con:

Termómetros? No  ─────  Sí ─────  Cuántos?  ──────────── 
Higrógrafo? No  ─────  Sí ─────  Cuántos?  ──────────── 
Termómetro higrógrafo? No  ─────  Sí  ────   Cuántos?  ─────  Extractor de humedad?
No  ─────  Sí ────  Cuántos?  ───── 

 Su archivo ha sufrido alguno de estos accidentes:

Incendio _______ Causas _________________________________________
Inundación _____ Causas _________________________________________
Robo _____ Causas______________________________________________

Qué correctivos ha aplicado la administración?

 ____________________________________________________________________________ 
 ____________________________________________________________________________ 
 _____________________________________

Fecha de diligenciamiento:  _________________

Nombre: ______________________________________________________ 

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Guía Metodología Para la Elaboración de las Tablas de Valoración Documental

ANEXO C
TÉCNICAS DE SELECCIÓN DOCUMENTAL

TÉCNICAS CARACTERÍSTICAS
CUANTITATIVAS
Muestreo aleatorio simple Todas las unidades de conservación tienen la misma probabilidad
de representar a la serie. La muestra se escoge al azar y no
depende, en ningún momento, de pautas o periodos. Es un
método basado en la estadística.
Muestreo numérico Es un muestreo aleatorio estadístico que consiste en conservar
una muestra de expedientes escogidos de manera rígida o
sistemática. Se selecciona a priori un determinado tamaño de la
muestra y el intervalo entre las unidades seleccionadas, por
ejemplo: 15, 25, 35….N, o un expediente sobre 10, 20, etc. Este
método depende del establecimiento de una pauta de selección ,
según la cual se conservan cada enésimo elemento o bien todos
los documentos de un mes, año o de cualquier otra unidad
cronológica.
Muestreo sistemático La muestra se escoge en porcentajes (aleatoria simple). Se aplica
mediante fórmulas matemáticas (Población finita e infinita).
Muestreo estratificado Aumenta la representatividad de la muestra y consigue
estimaciones más precisas.
Agrupa los elementos en subpoblaciones o estratos. El reparto
de la muestra ente los diferentes estratos poblacionales se le
denomina afijación. Cuando la muestra se reparte por igual entre
los diferentes estratos se dice que la afijación es igual o
uniforme.
N = número de elementos o tamaño de la
población
n = tamaño de la muestra
L = número de estratos
N1+N2+…NL = N
N1+n2+…nL = n
Muestreo por conglomerados Cuando se eligen grupos, bloques o conjuntos de las unidades.
o áreas Cuando el conglomerado se corresponde con un área o zonas
territoriales concretas, el muestreo por conglomerado recibe el
nombre de muestreo por áreas: los conglomerados tiene que ser
lo más heterogéneo posible.
Muestreo por etapas Cuando se selecciona dentro de cada conglomerado nuevos
subconglomerados y así sucesivamente. También se le llama
polietápico.
El más frecuente de los muestreos por etapas es el bietápico, en
el que se seleccionan los conglomerados o áreas y después las
unidades secundarias que corresponden a los elementos del
conjunto poblacional, sin necesidad de tener que seleccionar
ningún otro tipo de unidad intermedia.
TECNICAS CARACTERISTICAS
CUALITATIVAS
Muestreo representativo o Cuando hay un gran número de grupos documentales idénticos

LUIS FERNANDO SIERRA ESCOBAR  56

Guía Metodología Para la Elaboración de las Tablas de Valoración Documental
topográfico
Muestreo por elección al
azar
Método del ejemplar
Muestreo cronológico
Muestreo alfabético
Muestreo selectivo o Es una operación subjetiva, pues la selección se basa en un
cualitativo
Método selectivo o de Su objetivo consiste en reducir el espacio ocupado por un fondo
vaciado selectivo
Muestreo opinático
14
14
ESPAÑA. Ayuntamiento de Barcelona. Técniques de Mostreig. Castellá: Ayuntamiento
de Barcelona, s.f. p. 1-19
en varios departamentos, se decide conservar grupos externos en
un número determinado de departamentos. No reduce el tamaño
de la serie sino que se decide conservar ciertas unidades de
archivo y no otras. Es aplicable cuando hay una entidad central
que tiene adscritas y/o vinculadas.
Consiste en escoger un cierto número de unidades según un
sistema aleatoria, estando organizada la elección de forma que a
cada unidad del conjunto tenga la misma probabilidad de ser
incluida en la muestra. No hay que decidir cuantas unidades se
seleccionaran.
Conservación de expedientes o piezas documentales más
significativos de una serie documental.
Conservación de uno o más ejemplares de una serie de
documentos, con la finalidad de ilustrar la práctica administrativa
en una fecha determinada.
Conservación de la totalidad de los documentos producidos
durante unos años de referencia preestablecidos y eliminación
del resto. Se debe aplicar independientemente de los cambios
políticos o de cualquier otro tipo de cambio que se produzca
entre los años que abarque la serie. Depende de la ordenación
cronológica de los documentos.
Se utiliza para la conservación parcial de archivos integrados por
documentos o expedientes nominales. Se conservan los
expedientes que empiecen por una determinada letra. Se escoge
una inicial determinada y representativa o también se puede
escoger una inicial poco usual.
TECNICAS CUALITATIVAS
conjunto de criterios con la intención de conservar los
documentos más importantes o significativos de una clase de
serie ya que algunos materiales pueden tener un valor especial
con fines de investigación. Se aplica cuando la serie no tiene
ninguna importancia.
que se considera con un cierto interés histórico en base a la
eliminación de ejemplares repetidos, documentos de trabajo que
se hayan utilizado, por ejemplo para la elaboración de informes.
Consiste en elegir una muestra acerca de la cual se tengan buenas
razones para considerarla como “representativa” del conjunto a
estudiar.
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