LOSINSTRUMENTOSDEPLANEACIÓN,

CONTROLYCONSULTAARCHIVÍSTICA

LOS INSTRUMENTOS DE
PLANEACIÓN, CONTROL Y CONSULTA
ARCHIVÍSTICA

JUNIO 2021
DIRECCIÓN GENERAL DE INNOVACIÓN
LOS INSTRUMENTOS DE PLANEACIÓN, ¿ Q U É S O N L O S I N S T R U M E N T O S DE
CONTROL Y CONSULTA ARCHIVÍSTICA
P L A N E A C I Ó N , C O N T R O L Y C O N S U LTA ?

▪ Son las herramientas de las que se vale la o el archivista para planear

sus actividades, organizar, controlar y administrar los documentos de
archivo bajo su responsabilidad, así como para difundir la información
contenida en ellos.

▪ Ante la complejidad que representa el manejo de la totalidad de la

información contenida en los documentos de archivo, resulta necesaria la
creación de representaciones o descripciones que reflejen los atributos
de la información y la relación de un documento con otros.

▪ Existen diferentes tipos de instrumentos técnicos archivísticos

relacionados con la planeación, el control y la consulta de la información
contenida en los documentos de archivo, pero cada uno tiene una
finalidad específica y se utilizan en las distintas etapas del ciclo vital de
éstos.
LOS INSTRUMENTOS DE PLANEACIÓN,
CONTROL Y CONSULTA ARCHIVÍSTICA
¿ C U Á L ES LA I M P O R T A N C I A
DE E S T O S I N S T R U M E N T O S ?

Permiten apoyar el desarrollo adecuado e implementación de la gestión

documental al propiciar la planeación, la organización, el control y la
conservación de los documentos de archivo a lo largo de su ciclo vital y
permiten el acceso y la consulta de la información contenida en los documentos
de archivo así como su localización, transferencia o baja documental.
LOS INSTRUMENTOS DE PLANEACIÓN,
CONTROL Y CONSULTA ARCHIVÍSTICA DEFINICIÓN

De acuerdo con la Ley de Archivos y Administración de

Documentos del Estado de México y Municipios:
Instrumentos de Control Archivístico.
Aquellos que propician la organización, control y
conservación de los Documentos de Archivo a lo largo
de su Ciclo Vital, que son el Cuadro General de
Clasificación Archivística y el Catálogo de Disposición
Documental.
Instrumentos de Consulta Archivística.
Aquellos que describen las series, expedientes o
documentos de archivo y que permiten la localización,
transferencia o baja documental.
LOS INSTRUMENTOS DE PLANEACIÓN, O B L I G A T O R I E D A D EN L OS
CONTROL Y CONSULTA ARCHIVÍSTICA
SUJETOS OBLIGADOS

De acuerdo con la Ley de Archivos y Administración de Documentos del Estado de

México y Municipios Artículo 13

Los Sujetos Obligados deberán contar con los Instrumentos de Control y

Consulta Archivísticos conforme a sus atribuciones y funciones,
manteniéndolos actualizados y disponibles; y contarán al menos con los
siguientes:
I. Cuadro General de Clasificación Archivística.
II. Catálogo de Disposición Documental.
IIII. Inventarios Documentales.

Y el artículo 14 señala:
“Además de los Instrumentos de Control y Consulta Archivísticos, los Sujetos
Obligados deberán contar y poner a disposición del público la Guía de Archivo
Documental […]”
Aunque es necesario señalar que previo a la aparición de estos ordenamientos,
dichos instrumentos han estado relacionados al trabajo documental en los archivos
de las Dependencias.
LOS INSTRUMENTOS DE PLANEACIÓN, LOS INSTRUMENTOS Y SU
CONTROL Y CONSULTA ARCHIVÍSTICA
APLICACIÓN

NATURALEZA INSTRUMENTO APLICACIÓN

Programa Anual de
Desarrollo Archivístico Sistema Institucional de Archivos
Planeación

a) Cuadro General de Archivos de

Clasificación Trámite,
Control Archivística Concentración e
b) Catálogo de Histórico
Disposición
Documental

a) Guía de Archivo
Documental (Guía Archivos de
Consulta Simple de Archivo) Trámite,
Concentración e
b) Inventarios Histórico
Documentales
LOS INSTRUMENTOS DE PLANEACIÓN, E L A B O R A C I Ó N DE L O S I N S T R U M E N T O S
CONTROL Y CONSULTA ARCHIVÍSTICA DE P L AN E A C I Ó N , C O N T R O L Y
CONSULTA ARCHIVÍSTICOS

De acuerdo con la Ley de Archivos y Administración de Documentos del Estado de México y Municipios.

Áreas del SIA Obligación

Área Coordinadora • Elaborar,con la colaboración de los responsables de los Archivos de

Trámite, Concentración y, en su caso, Histórico los Instrumentos de
de Archivos Control Archivístico previstos en esta Ley, y demás disposiciones
(Artículo 28, fracción I)
jurídicas aplicables.

Archivo de Trámite
(Artículo 30, fracción IV) • Colaborar con el Área Coordinadora de Archivos en la elaboración de los
Instrumentos de Control Archivístico previstos en esta Ley y sus
Archivo de disposiciones reglamentarias.
Concentración
(Artículo 31, fracción IV)

• Colaborar con el Área Coordinadora de Archivos en la elaboración de los

Instrumentos de Control Archivístico previstos en esta Ley, así como en la
demás normativa aplicable.
Archivo Histórico Además:
(Artículo 33, fracción IV) • Elaborar los Instrumentos de Consulta Archivística que permitan la
localización de los documentos resguardados en los Fondos Documentales
y colecciones de los Archivos Históricos.
• Divulgar Instrumentos de Consulta Archivística.
LOS INSTRUMENTOS DE PLANEACIÓN,
CONTROL Y CONSULTA ARCHIVÍSTICA
I. P R O G R A M A A N UA L DE
D E S AR R O L L O AR C H I V Í S T I C O

De acuerdo con la Ley de Archivos y Administración de Documentos del Estado de México y

Municipios
Artículos 23, 24, 25 y 26

Objetivo

▪ Emprender a escala institucional la modernización y mejoramiento continuo

de los servicios archivísticos, enfocándose en la planeación de actividades
para el mejoramiento de los procesos de la Gestión Documental en los
archivos, identificando áreas de oportunidad, generando así una mejora
continua, contribuyendo a la eficiencia, a la correcta gestión
gubernamental y el avance institucional.

Es un instrumento necesario para llevar a cabo la planeación de las actividades

archivísticas en el orden normativo, administrativo, económico, técnico y
tecnológico; considerando que los archivos contribuyen a la eficacia y eficiencia
del Estado y al impulso activo del acceso a la información pública.
LOS INSTRUMENTOS DE PLANEACIÓN,
CONTROL Y CONSULTA ARCHIVÍSTICA IMPORTANCIA Y BENEFICIOS

▪ Permite establecer los procesos, proyectos, actividades y la asignación de los

recursos orientados a la mejora y el fortalecimiento de las capacidades del Sistema
Institucional de Archivos de una entidad pública; además, a través de él se diseñan
las estrategias, técnicas y métodos que coadyuvarán a la mejora y eficiencia de los
procesos en torno a la gestión documental.

¿Cuáles son los beneficios?

• Correcto funcionamiento del SIA de la entidad pública.
• Identificación de las necesidades de los archivos.
• Proyectos para la preservación de los documentos y la incorporación de las tecnologías
de la información.
• Capacitación constantemente y promoción del desarrollo profesional archivístico del
personal operativo.
• Implementación de un modelo de gestión documental al interior de la entidad pública.
• Optimización en el uso de los recursos previstos para la gestión y procesos
archivísticos en la entidad pública.
LOS INSTRUMENTOS DE PLANEACIÓN,
CONTROL Y CONSULTA ARCHIVÍSTICA
A C C I O N E S Q UE
D EB E C O N T E M P L A R

NIVELES DE APLICACIÓN

Estrutural Documental Normativo

Establecimiento formal del Elaboración, actualización Cumplimiento de las

Sistema Institucional de y uso de los instrumentos disposiciones
Archivos: de control y consulta emanadas de la
• Estructura: Área archivísticos normatividad vigente y
Coordinadora de Archivos, para propiciar la aplicable en materia de
Área de Correspondencia, organización, archivos para regular la
archivos de trámite, administración, producción, uso y control
concentración e histórico. conservación y de
localización expedita de los documentos, de
• Infraestructura: los documentos. acuerdo con las
inmuebles, atribuciones y
mobiliario. funciones de la
Suministros. entidad pública.
• Recursos humanos.
• Capacitación y
profesionalización.
LOS INSTRUMENTOS DE PLANEACIÓN,
CONTROL Y CONSULTA ARCHIVÍSTICA
II. C U A D R O G E N E R A L DE
C LAS I F I C AC I Ó N AR C H I V Í S T I CA

De acuerdo con la Ley de Archivos y Administración de Documentos del Estado de

México y Municipios Artículo 4, fracción XX

Concepto:
Instrumento técnico que refleja la estructura de un Archivo con base en las
atribuciones y funciones del cada Sujeto Obligado.

Artículo 13:
Menciona la obligatoriedad de los Sujetos Obligados de contar con su Cuadro
General de Clasificación Archivística, atendiéndolos niveles de Fondo
Documental, Sección y Serie.
LOS INSTRUMENTOS DE PLANEACIÓN,
CONTROL Y CONSULTA ARCHIVÍSTICA I M P O R TA N C I A Y BENEFICIOS

• Permite la reunión lógica de los documentos de archivo, entre sí, mediante

un lenguaje clasificatorio.
• Posibilita la disposición de los documentos de archivo en un espacio físico.
• Facilita el acceso y control de los documentos de archivo.
• Refleja la estructura interna del órgano productor de documentos.
• Agiliza la localización, el acceso y la recuperación de la información contenida
en los documentos que integran el acervo del archivo de las unidades
administrativas de la Dependencia u Organismo Auxiliar.
• Hace eficiente el control y manejo de los documentos y expedientes del archivo
de cada unidad administrativa de la Dependencia u Organismo Auxiliar.
LOS INSTRUMENTOS DE PLANEACIÓN,
CONTROL Y CONSULTA ARCHIVÍSTICA
E S T R U C T U R A D E L C U A DR O G E N E R A L
DE C L A S I F I C A C I Ó N A R C H I V Í S T I C A

Su estructura está conformada por dos niveles:

• Nivel superior: Fondo, Secciones y Series.
• Nivel inferior: unidades documentales simple y compuestas.

Fondo
Niveles superiores

Sección Sección Sección

Serie Serie Serie Serie

Subserie Subserie Subserie

Niveles inferiores
Expediente Expediente Expediente Expediente Expediente

Unidad Unidad Unidad Unidad Unidad

documental documental documental documental documental
simple simple simple simple simple
LOS INSTRUMENTOS DE PLANEACIÓN,
CONTROL Y CONSULTA ARCHIVÍSTICA
C A T E G O R Í A S DE A G R U P A M I E N T O DE
L O S D O C U M E N T O S DE A R C H I V O

CATEGORÍA CONCEPTO EJEMPLOS

• Secretaría de Finanzas.
Conjunto de documentos producidos orgánicamente por • Comisión de Derechos
FONDO: una entidad pública que se identifica con el nombre de Humanos del Estado de
esta última. México.

Cada una de las divisiones del fondo documental basada • Recaudación.

SECCIÓN: en las atribuciones de cada sujeto obligado de • Administración
conformidad con las disposiciones legales aplicables. tributaria.

División de una sección que corresponde al conjunto de • Impuestos.

documentos producidos en el desarrollo de una misma • Presupuesto.
SERIE: atribución general integrados en expedientes de acuerdo
con un asunto, actividad o trámite específico.

• Percepciones y
Unidad documental compuesta por documentos de deducciones.
EXPEDIENTE: archivo, ordenados y relacionados por un mismo asunto, • Depósitos a cuentas
actividad o trámite de los sujetos obligados. bancarias que soportan
el pago de la nómina.

Aquel que registra un hecho, acto administrativo, jurídico, • Oficio

UNIDAD fiscal o contable producido, recibido y utilizado en el • Circular.
DOCUMENTAL: ejercicio de las facultades, competencias o funciones de
los sujetos obligados, con independencia de su soporte
documental.
LOS INSTRUMENTOS DE PLANEACIÓN,
CONTROL Y CONSULTA ARCHIVÍSTICA
III. C AT Á L O G O DE
D I S P O S I C I Ó N D O C U M E N TAL

De acuerdo con la Ley de Archivos y Administración de Documentos del Estado de México y

Municipios
Artículo 4, fracción XIV

Concepto:
Registro general y sistemático que establece los valores documentales, la
Vigencia Documental, los Plazos de Conservación y la Disposición Documental.
Artículo 13:
Menciona la obligatoriedad de los Sujetos Obligados de contar con su Catálogo
de Disposición Documental.
Artículo 50:
El Grupo Interdisciplinario, en la medida de sus atribuciones, coadyuvará con
las áreas productoras de la documentación en el establecimiento de los valores
documentales, vigencias, plazos de conservación y disposición documental
durante la elaboración de las fichas técnicas de valoración de serie documental,
la cuáles conformarán el Catálogo de Disposición Documental.
LOS INSTRUMENTOS DE PLANEACIÓN,
CONTROL Y CONSULTA ARCHIVÍSTICA IMPORTANCIA Y BENEFICIOS

• Determina el destino inmediato de los documentos y expedientes que

conforman las series documentales.

•Se determinan los valores primarios (administrativo, jurídico-legal y fiscal-

contable) o secundarios (testimonial, evidencial e informativo) de la información
contenida en los documentos de archivo.

• Se establecen los plazos de conservación de los expedientes y de las series

documentales, así como las formas de transferencia y la disposición
documental.

• Se permite el ejercicio práctico del ciclo vital de los documentos.

• Contribuye en la administración eficaz de los documentos activos, semiactivos

e históricos en las entidades públicas.
LOS INSTRUMENTOS DE PLANEACIÓN,
CONTROL Y CONSULTA ARCHIVÍSTICA ¿ C Ó M O SE I N T E G R A EL C A T Á L O G O
DE D I S P O S I C I Ó N D O C U M E N T A L ?

• Es importante considerar que ninguna acción de disposición documental debe

tener lugar si no se garantiza que el documento de archivo ya no se necesita,
que no existe labor pendiente de ejecución, litigio o investigación por desarrollar,
que implique la utilización del documento como prueba.

• El proceso de elaboración del Catálogo de Disposición Documental comprende

cuatro etapas y cada una de ellas a su vez incluye la ejecución de actividades
concretas, que permitirán en su conjunto la integración de este instrumento
fundamental para el manejo apropiado de los documentos en cada una de las
fases de su ciclo vital; así como para su correcta disposición y accesibilidad.
LOS INSTRUMENTOS DE PLANEACIÓN, P R O C E S O DE E L A B O R A C I Ó N DEL
CONTROL Y CONSULTA ARCHIVÍSTICA CAT Á L O G O DE
DISPOSICIÓN D O C U M E N TAL

ETAPA DESCRIPCIÓN ACTIVIDADES RESULTADOS

Indagación y análisis de • Acopio de información, • Se conoce la evolución de la

las particularidades de los marco normativo, estructura Entidad, las series documentales
elementos de una serie y funciones de la entidad. que se producen y se identifican
I. Identificación documental: función de la
• Identificación de documentos los trámites y servicios.
que se desprende, entidad
productora y tipología y su descripción.
documental.
Estudio y la determinación • Se analizan y establecen los • Se establecen los valores
de los valores primarios valores primarios y primarios y secundarios.
y secundarios de los secundarios de las series, • Se establecen propuestas de
II. Valoración documentos, para fijar de acuerdo a los criterios valoración.
sus plazos de acceso, de Procedencia y Evidencia, • Se establecen los plazos de
transferencia, conservación o Contenido, Diplomático y permanencia de ellos
baja. Cronológico. documentos en los archivos de
trámite y conservación.

Elaboración e integración • Integración del Catálogo • Integración del Catálogo de

del Catálogo formatos con sus apartados Disposición Documental.
III. Regulación establecidos, determinando correspondientes y con la
con toda claridad los plazos reunión de las fichas técnicas
de conservación y las técnicas de valoración de series
de selección. documentales.

Validación y aplicación • Aprobación, validación y • Cumplir con lo dispuesto por

IV. Control del Catálogo, en todas las difusión del Catálogo. normatividad en materia
la
unidades administrativas de la archivística y de transparencia y
entidad pública. acceso a la información pública.
LOS INSTRUMENTOS DE PLANEACIÓN,
CONTROL Y CONSULTA ARCHIVÍSTICA F I CH A T É C N I C A DE V A L O R A C I Ó N
DE S E R I E D O C U M E N T A L

GO BIERNO DEL GO BIERNO DEL GO BIERNO DEL

ESTADO DE MÉXICO ESTADO DE MÉXICO ESTADO DE MÉXICO
LOS INSTRUMENTOS DE PLANEACIÓN,
CONTROL Y CONSULTA ARCHIVÍSTICA
IV. G U Í A S I M P L E DE A R C H I V O S
( G U Í A DE A R C H I V O D O C U M E N T A L )

De acuerdo con los Lineamientos para la Administración de Documentos en el Estado de

México

Concepto:
▪ Es el instrumento de consulta que presenta un esquema general de
descripción de las series documentales del archivo de una unidad
administrativa, en el que se indica sus características y datos fundamentales
conforme al Cuadro General de Clasificación Archivística de la Entidad
Pública.
• Se concibe como una herramienta de descripción general, pues permite
conocer, de manera sintetizada, la información contenida en las series
documentales existentes en los archivos de trámite, concentración e
histórico de una entidad pública.
• Representa en su totalidad el contenido de las diversas series documentales
que forman parte de un determinado fondo documental, además de auxiliar
en la búsqueda de la información en los documentos que son producidos y
recibidos en el ejercicio de las funciones de las unidades administrativas.
LOS INSTRUMENTOS DE PLANEACIÓN,
CONTROL Y CONSULTA ARCHIVÍSTICA
¿ C Ó M O SE I N T E G R A LA G U Í A
S I M P L E DE A R C H I V O S ?

Para efectuar una descripción de los documentos sistemática y correcta es

imprescindible:

• Contar con el Cuadro General de Clasificación Archivística de la Entidad.

• Considerar la descripción documental en las tres etapas del ciclo vital de los
documentos, es decir para los archivos de trámite, concentración e histórico.
• Contemplar los elementos de descripción comunes y específicos, agrupados
en 7 áreas de información descriptiva y señalados por la Norma
Internacional General de Descripción Archivística ISAD(G).
• Es recomendable que la Guía Simple de Archivos contemple 19 elementos de
descripción comunes y que corresponden a las áreas de información
descriptiva, identificación y contexto, sin dejar de lado la posibilidad de
contemplar los demás elementos específicos y de acuerdo al nivel de
descripción requerido.
LOS INSTRUMENTOS DE PLANEACIÓN,
CONTROL Y CONSULTA ARCHIVÍSTICA
E L E M E N T O S DE D E S C R I P C I Ó N D E
LA G U Í A S I M P L E DE A R C H I V O S

Elementos comunes Elementos específicos

1. Unidad Administrativa.
2. Área de procedencia.
3. Nombre y cargo. 1. Transferencia primaria.
Archivo
4. Domicilio. de Trámite
2. Baja documental.
5. Teléfono y extensión. 3. Volumen total.
6. Correo electrónico.
7. Fondo.
8. Subfondo.
9. Sección. 1. Transferencia primaria.
10. Serie. Archivo de 2. Baja documental.
Concentración 3. Transferencia secundaria.
11. Descripción de la serie.
12. Total de expedientes. 4. Volumen total.
13. Total de documentos.
14. Periodo.
15. Metros lineales.
16. Ubicación física. Archivo 1. Transferencia secundaria.
17. Elaboró. Histórico 2. Volumen total.
18. Aprobó.
19. Fecha de elaboración.
LOS INSTRUMENTOS DE PLANEACIÓN,
CONTROL Y CONSULTA ARCHIVÍSTICA
B E N E F I C I O S DE SU
I M P L E M E N TA C I Ó N

• Conocer a detalle la información relacionada con las series documentales

producidas en el ejercicio de sus funciones y que se conservan en sus archivos.
• Contribuir a satisfacer las necesidades de información de las y los usuarios
internos de la entidad pública y garantizar a la ciudadanía el ejercicio del derecho
de acceso a la información y a la verdad.
• Contar con una fuente de información sobre el contenido de las series
documentales existentes en los archivos de las unidades administrativas de la
entidad pública.
• Homogeneizar la descripción archivística en la entidad pública y facilitar la
recuperación y el intercambio de información existente en los archivos de
trámite.
• Facilitar a las unidades administrativas de la entidad pública la realización de
las acciones relacionadas con la transparencia, la rendición de cuentas y el
acceso a la información.
LOS INSTRUMENTOS DE PLANEACIÓN,
CONTROL Y CONSULTA ARCHIVÍSTICA
F O R M A T O U T I L I Z A D O EN LA G U Í A
S I M P L E DE A R C H I V O S

Guía Simple de Archivos de la Secretaría de Finanzas

UNIDAD ADMINISTRATIVA: Departamento de Normatividad y Proyectos Archivísticos ÁREA DE PROCEDENCIA: Secretaría de Finanzas

NOMBRE Y CARGO: Licenciadoen HistoriaSergio Casas Candarabe, Jefe del Departamento de DOMICILIO: Calle DoctorNicolás San Juan, NúmeroExterior109, ColoniaParque Cuauhtémoc, Código
Normatividad y ProyectosArchivísticos Postal 50010, Municipio deToluca

TELÉFONO(S): 7222144144 CORREO ELECTRÓNICO: dnpa.dgi@edomex.gob.mx

FONDO: Secretaría de Finanzas SUBFONDO: (SUBA) Subsecretaría deAdministración

Sección Serie Descripción de laserie Total deexps. Total dedocs. Período Mtslineales Ubicaciónfísica

4S Control y evaluación 4S.5 Actos administrativosy de Contieneinformaciónrelativa a la 1 4 2019 0 Escritorio

entrega y recepciónde unidades Entrega-Recepcióndel Departamentode Se encuentraen la gavetadel
administrativas Normatividad y ProyectosArchivísticos escritoriodel Jefe de
Departamento

5S Planeación, programacióny 5S.3 Evaluación de proyectosy Contieneinformaciónrelativaa los informes 9 234 2019 -2020 0.023 Escritorio
evaluación programas del sectorfinanzas de actividadesdiarias, semanales y Se encuentranen la gaveta
mensuales del Departamento de del escritoriodel Jefe de
Normatividady Proyectos Archivísticos Departamento

14S Administracióntributaria 14S.4 Contribuyentes Contieneinformaciónrelativa a la 1 11 2019 0.001 Escritorio

Declaraciónde Situación Patrimonial del Se encuentraen la gavetadel
personal adscrito al Departamento de escritoriodel Jefe de
Normatividady Proyectos Archivísticos. Departamento

47S Desarrolloy administraciónde 47S.5 Evaluación del Desempeño Contieneinformaciónrelativa a la 1 5 2020 0.001 Escritorio
personal evaluaciónde desempeñodel personal Se encuentraen la gavetadel
adscritoal Departamentode Normatividad escritoriodel Jefe de
y Proyectos Archivísticos Departamento

ELABORÓ: APROBÓ: FECHA DEELABORACIÓN:

Tania Guadalupe Carmona Jiménez Sergio Casas Candarabe 17 de Diciembre de 2020
Responsable del Archivo de Trámite Jefe del Departamento de Normatividad y Proyectos Archivísticos
LOS INSTRUMENTOS DE PLANEACIÓN,
CONTROL Y CONSULTA ARCHIVÍSTICA V. I N V E N TA R I O S D O C U M E N TA L E S

De acuerdo con la Ley de Archivos y Administración de Documentos del Estado de México y

Municipios
Artículo 4, fracción XXXVIII
Concepto:
Instrumentos de Consulta Archivística que describen las Series Documentales
y Expedientes de un Archivo y que permiten su localización (inventario general),
para las Transferencias (inventario de Transferencia) o para la Baja Documental
(inventario de Baja Documental).
Importancia:
Se ubican en un punto intermedio, entre la función genérica de la Guía Simple
y el carácter exhaustivo del Catálogo; pues a través de ellos existe la
posibilidad de describir los fondos con un nivel de profundidad que garantice
una cantidad de información satisfactoria para los usuarios y que permita una
descripción uniforme de amplios grupos documentales.
A través de los inventarios es posible obtener respuestas pertinentes y rápidas
sobre los documentos existentes en los archivos de una determinada entidad
pública.
LOS INSTRUMENTOS DE PLANEACIÓN,
CONTROL Y CONSULTA ARCHIVÍSTICA T I P O S DE I N V E N T A R I O S

GENERAL DE TRANSFERENCIA DE BAJA DOCUMENTAL

• Instrumento de consulta que
describe los expedientes que
resguardan los archivos de
trámite, concentración e histórico
para facilitar su localización.
• Describe los expedientes de los • Describe los expedientes y series
archivos que son transferidos del documentales que serán
archivo de trámite al archivo de destruidas debido a que
concentración o de éste al archivo prescribieron sus valores
histórico. primarios y no poseen valores
secundarios.
• Tiene como finalidad contribuir al
flujo documental controlado de
los expedientes que han cumplido
su plazo de conservación en el
archivo de trámite y deben pasar,
para su guarda precautoria, al
archivo de concentración o de
éste al archivo histórico.

• Es el instrumento que facilita el conocimiento de los fondos de un archivo.

• Puede abarcar todo un archivo, solamente un fondo del archivo o una
determinada serie documental.
• Puede ofrecer información detallada de los fondos documentales, dependiendo
del grado de organización de éstos.
LOS INSTRUMENTOS DE PLANEACIÓN,
CONTROL Y CONSULTA ARCHIVÍSTICA INVENTARIO GENERAL UTILIZADO
EN L O S A R C H I V O S DE T R Á M I T E

GO BIERNO DEL
ESTADODEMÉXICO INVENTARIO GENERAL DE ARCHIVO
(1) HOJA DE

DEPENDENCIA U ORGANISMO: (2) (4)

UNIDAD ADMINISTRATIVA: (3 DêAM ES A„O

LOSINSTRUMENTOSDEPLANEACIÓN,
CONTROLYCONSULTAARCHIVÍSTICA

ELABORACIÓN DE CONTENIDOS
Subdirección de Normatividad, Desarrollo Archivístico
y Difusión
Departamento de Normatividad y Proyectos Archivísticos