SENA

Centro Gestión Administrativa

Gestión Documental de la Información

Organizar fondos acumulados

Aprendices:
Luz Dayana Bustos Sanchez
Laura Daniela Torres Lara

Ficha:
2341273

Instructor: 
William Mauricio Mendoza

Bogotá D.C.
2022
 TALLER DE APRENDIZAJE N° 2

1) Identificar las diferencias entre las clases de fondos documentales teniendo en

cuenta el marco teórico:

- Mediante logos de empresas dé un ejemplo de un fondo abierto y un fondo cerrado.

➔ Fondo abierto: es un fondo susceptible de crecimiento por la transferencia de

documentos.

➔ Fondo cerrado: es un fondo de archivo que no puede crecer más,

generalmente porque trata competencias que han desaparecido.

2) Reconocer las características del fondo acumulado teniendo en cuenta el marco

conceptual:

- Explicar a través de una fotografía, cómo cree que es un fondo documental

acumulado.
 Fondo documental acumulado: son documentos reunidos por una entidad en el
transcurso de su vida institucional sin un criterio archivístico determinado de
organización y de conservación.

Identificar la aplicación de las Tablas de Valoración Documental de acuerdo con la línea

de tiempo institucional:
- Diagramar la línea de tiempo institucional e identificar la aplicación de TVD o TRD y
explicarla.
En grupos de 3 aprendices respondan los siguientes ítems:

1) Realizar los resúmenes de los siguientes dos vídeos:

1. https://www.youtube.com/watch?v=PrApJjS90Dc

ORGANIZACIÓN DE FONDOS ACUMULADOS

Este se reconoce como una agrupación de documentos de archivo producidos por una entidad
en cumplimiento de sus funciones y como parte del trámite de sus actividades acumulados de
forma progresiva descontrolada y clasificados de manera subjetiva con una organización que
no tiene en cuenta los lineamientos dictados por las normas técnicas de archivo y sin el uso
de instrumentos archivísticos para su correcta descripción que hagan posible el acceso de
preservación y consulta de la información.
Donde la tabla de retención documental (TRD)corresponde a unos listados de series de tipos
documentales las cuales se les asigna un tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital
de los documentos, y la tabla de valoración documental ( TVD) son un listado de series o
asuntos documentales la cual se le asigna un tiempo de permanencia en el archivo central así
como una disposición final que son el resultado de la organización de un fondo acumulado.
Un fondo acumulado se identifica cuando una organización no está en proceso de liquidación
o fusión, debe tenerse en cuenta la última reestructuración con el fin de tomar la última fecha
de reestructuración hasta la fecha de hoy como un punto límite entre las tablas de retención
documental y las tablas de valoración documental.
La documentación generada durante el periodo comprendido entre la creación de la empresa
y la última reestructuración corresponde a un fondo acumulado.

2. https://www.youtube.com/watch?v=uqypRTDw1_0
Un fondo acumulado es un conjunto de documentos reunidos por una entidad en el transcurso
de su vida institucional sin un criterio archivístico determinado de organización y de
conservación, la documentación que pertenece a estos fondos son los documentos que se
encuentran en una entidad los cuales son conservados sin hacer uso de las normas
archivísticas y son organizados de forma subjetiva, sin el uso de instrumentos archivísticos
para su correcta organización.
Desde la última reestructuración hasta la fecha actual se elaborarán unas tablas de retención
documental donde se aplicará la organización de los fondos acumulados ya que la
documentación producida por la entidad refleja los diferentes actividades y servicios
prestados durante la última etapa de vida institucional.
Las tablas de retención documental son un referente para la asignación de tiempo de
retención y para la disposición final.
para organizar los fondos acumulados se requieren de ____ etapas.
● Diagnóstico: se entiende como el proceso de identificación y evaluación del estado de
un fondo documental desde el punto de vista de su organización archivística y de la
conservación física de los documentos, así como de las áreas o lugares donde se
alberga la documentación, el diagnóstico se hace a partir de la observación,
recolección, sistematización y análisis de los datos para así saber qué procesos se
requieren para la valoración, conservación, descripción y organización.se identificará
el estado de conservación de los documentos, es decir, los tipos de deterioro y en el
almacenamiento se identificará las unidades de conservación. dentro del diagnóstico
se deben elaborar procesos como la aplicación del formato, identificación de fondos y
secciones de depósito, selección de la muestra,
● Reconstrucción de la historia institucional: la reconstrucción del principio de
procedencia es fundamental para el desarrollo de procesos de organización de los
fondos acumulados, su objetivo es restablecer el contexto histórico de la institución
productora lo que a su vez permitirá reconducir los documentos a su orden original.
● Plan de trabajo archivístico: luego de ser diligenciado los formatos, se deben tabular
los datos, así mismo se debe valorar los procesos en que se encuentra los estados de
identificación, clasificación, ordenación y descripción.
● Fase operativa: contempla tanto la aplicación de los procesos archivísticos que
requiere la organización documental como de los procesos de alistamiento físico
según su nivel de organización.
Organización documental: conjunto de procesos técnicos y administrativos, orientados a
facilitar la consulta y recuperación de la información, esta incluye etapas como la
identificación, clasificación, depuración, ordenación y destrucción.
Valoración: proceso técnico de análisis intelectual de la producción documental de la
institución, que tiene como objeto identificar los valores primarios y secundarios de los
documentos y así establecer el tiempo que debe permanecer en el archivo de la oficina y en el
archivo central, y de esta manera señalar su disposición final, se deben tener en cuenta
criterios como el ciclo vital de los documentos y el funcionamiento institucional.
Selección documental: tiene como objetivo reducir el número de registros informativos de
una serie o asunto determinado mediante la utilización de un muestreo.
ASPECTOS IMPORTANTES DE LAS TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL

● contribuyen a la organización de fondos acumulados

● disminuye pasionalmente el volumen documental

● permite identificar los asuntos o series que va a tramitar o tramitaron una entidad

● reglamentan el tiempo de retención en la segunda etapa del ciclo vital

● señalan la documentación que se debe seleccionar

● orientan el tipo de muestreo que se debe aplicar

● registran los criterios que se deben aplicar en la selección documental

● identifican la documentación de valor histórico que deben conservarse totalmente

● promueve la protección y conservación del patrimonio histórico documental de la

entidad

La aplicación de valoración documental será inmediata si la documentación cumple con los

tiempos de retención establecidos en el archivo central o según la etapa del ciclo vital de las
series evaluadas, para esto se deberá elaborar un inventario de la documentación que cumplio
el tiempo asignado en las tablas de valoración documental y así transferir la documentación al
archivo central de la entidad o al archivo general de la Nación.

2) Leer e interpretar el contenido de la Presentación, la Introducción y las condiciones

generales, del documento “Pautas para Diagnóstico Integral de Archivos, AGN, Laboratorio
de Restauración” y realizar un ensayo.
INTRODUCCIÓN

Con este texto se pretende abordar las ideas principales con respecto a la
presentación, introducción y condiciones generales del documento “Pautas para
Diagnóstico Integral de Archivos, AGN, Laboratorio de Restauración”, esto con el fin
de esclarecer de manera adecuada las finalidades del mismo.

Así pues, este documento desarrolla una metodología, unos medios de organización y
unas pautas que buscan facilitar la conservación y salvaguardar de manera óptima y
adecuada los diferentes documentos que por sus valores secundarios son patrimonio
cultural bien sea de una entidad o del Estado.

DESARROLLO

La evaluación o diagnóstico que se hace a un archivo es una etapa fundamental para

garantizar la conservación y preservación de los documentos, pues estos por tener un
valor secundario serán fuentes de conocimiento y difusión importantes para la cultura
e investigación de temas presentes o futuros para el Estado, la ciudadanía o una
entidad.

Por lo anterior, se puede notar que el objetivo principal del diagnóstico es

salvaguardar el patrimonio documental; para que esto sea posible se propone una
metodología que se basa en identificar la entidad, determinar su infraestructura, las
características de la documentación (teniendo en cuenta cualidades y el estado en que
se encuentra) y la forma de organizarla.

Puesto que el 14 de julio de 2000 se establece la Ley 594, esta conlleva a que las
entidades tengan una responsabilidad frente a la administración pública en los
archivos y documentos bien sean en soporte análogo o digital. Así pues, se establecen
obligaciones de las entidades para con la documentación que garanticen instalaciones
necesarias, procesos y procedimientos pertinentes que se deben llevar a cabo para la
organización, clasificación y conservación de dichos documentos.
 En cuanto al concepto de conservación preventiva, esta es aquella que recoge aspectos
esenciales por los cuales se formulan políticas de preservación al interior de una
empresa, esto es, que dependiendo de la entidad los aspectos administrativos, su
infraestructura y particularidades las políticas podrán tener mayor o menor hincapié
en la preservación de la documentación.

CONCLUSIÓN

En conclusión, los que se busca con el diagnóstico es que más allá de evaluar las
condiciones en las que se encuentra un archivo, permite hacer una planeación basada
en las necesidades de la entidad a la que se está diagnosticando, pudiendo tener en
cuenta el talento humano y los materiales de los que será necesario disponer para
superar los problemas que desde un inicio se generaron.

3) Realizar e interpretar la literatura relacionada con el Instructivo de Aplicación, I.

Diagnóstico, analizando cada uno de los formatos y diligenciandolo, de acuerdo con el
conocimiento que usted tiene de la empresa donde labora. Esta es una actividad relacionada
con trabajo de campo, para ver la aplicabilidad del Diagnóstico Integral para Archivos y de
esta manera hacer dinámico el proceso formativo.
Imprimir los formatos.

4) Analizar la información presentada en el literal d) Determinación del deterioro de la

Documentación, en la Interpretación de los aspectos evaluados, los programas de
conservación preventiva, y realizar un ensayo sobre dicho contenido, de tres páginas en
computador tamaño carta a espacio y medio.
Alteraciones identificadas por medio de deterioro biológico, químico y físico
INTRODUCCIÓN
Con este texto se pretende abordar las ideas principales con respecto al literal d.
Determinación del Deterioro de la Documentación del documento “Pautas para
Diagnóstico Integral de Archivos, AGN, Laboratorio de Restauración”, esto con el fin
identificar aspectos a evaluar el proceso de degradación o pérdida de propiedades tales
como deterioro biológico, químico y físico.

Una vez que se ha comenzado a desarrollar el instructivo de aplicación para el

diagnóstico, se debe tener en cuenta el Estado de Conservación de la Documentación.
Para esto, quien esté a cargo de hacer el diagnóstico tendrá que llevar a cabo una
evaluación del estado en el cual se encuentra la misma.

No obstante, si el archivo ha cumplido con todo lo que dicta la normatividad la

documentación debería encontrarse en buen estado. Sin embargo, “los diferentes
deterioros [...] son producto de una serie de factores de alteración, los cuales
interrelacionados provocan sobre los materiales reacciones en las propiedades de cada
tipo de soporte”, es decir, se podrán ver afectadas las características de los materiales
como los soportes documentales y la unidades de conservación.

DESARROLLO

Cabe aclarar, que los documentos más expuestos o con mayor susceptibilidad de sufrir
cambios son aquellos de material con químicos que pueden reaccionar entre ellos,
como por ejemplo: los CD, plásticos, negativos de fotografías, entre otros. Pues al
hacer contacto con otros químicos las reacciones pueden ser diversas.

De igual importancia, el AGN hace una distinción entre los tipos de alteraciones que
le pueden ocurrir a las propiedades de los materiales de la documentación, o que
contienen la documentación. Estos son: (i) alteraciones de tipo biológico, (ii)
alteraciones de tipo químico, y (iii) alteraciones de tipo físico. Que se explicarán a
continuación.

I. Alteraciones de tipo biológico: el deterioro que causa este tipo de alteración

consiste en la degradación del soporte sin importar cuál sea, provocando
 pérdidas parciales o totales que pueden llegar a comprometer un folio o toda
la unidad de conservación. Las pueden ocasionar hongos, bacterias, insectos,
roedores, etc. Según el AGN, aquellas que se manifiestan con mayor
frecuencia son los hongos, los insectos y los roedores.
II. Alteraciones de tipo químico: se provocan entre las reacciones de los
materiales de los soportes y factores medioambientales, tales como:
temperatura, humedad relativa, luz visible, contaminantes atmosféricos y
material particulado. Los soportes pueden tener roturas que identifican el
proceso provocado por la corrosión de tintas cuya composición se encuentran
metales asociados con reacciones de ácido empleados para su fijación. En la
transparencia se mide el proceso de degradación que sufren los diversos tipos
de tintas por efecto de su oxidación o cambio en sus propiedades químicas.
III. Alteraciones de tipo físico: se producen sobre materiales que por efectos de
exposición genera condiciones ambientales inadecuadas, ya sea por una
incorrecta manipulación o carencia de medios apropiados de
almacenamiento. El desgarro manifiesta el deterioro, en los casos que los
documentos se encuentren encuadernados, empastados, o en diferentes
sistemas de legajados. Las manchas generan una zona definida con
características diferentes al soporte original, que pueden ser provocadas por
residuos de adhesivos, materiales grasos que producen humedad. Esta
manifiesta la presencia de niveles de humectación que se puede deducir por
la presencia de agua o la deformación total del soporte. En la fragilidad
refleja el daño producido en las condiciones físicas del soporte que
disminuyen la flexibilidad y la resequedad quedando así el soporte en
pulverización total. El desgarro de las áreas de soportes se identifica con la
separación de sus bordes, en forma irregular, esto es muy común y se asocia
a deficiencias de manipulación, almacenamiento o desastres naturales.

Para poder contemplar correctamente los aspectos a evaluar para realizar un diagnóstico
integral, se debe iniciar con un análisis de cada uno de los elementos que determina su
relación con el estado del archivo, considerando características de tipo administrativo, de
infraestructura y las específicas de la documentación. este sistema está referido a la
formulación de programas de tipo preventivo y correctivo, cuyo desarrollo se basa en los
aspectos evaluados, de los cuales surgen estrategias generales que se agrupan en:
 - Las funciones de estructura administrativa de la entidad y cada una de sus
dependencias productoras, se relacionan con el desarrollo de manuales o circulares
por medio de las cuales se reglamenta, la normatividad existente.
- La determinación de condiciones ambientales realizando su seguimiento para adoptar
los correctivos pertinentes, decidiendo la construcción de inmuebles proporcionando
sistemas que faciliten la ventilación, el control de iluminación y de contaminantes
atmosféricos.
- Un mantenimiento basado en las deficiencias y en las necesidades encontradas,
formulando proyectos sustentados con las prioridades establecidas en los cuales se
debe contemplar la formulación de acciones de primeros auxilios de prevención de
desastres.

Para determinar las características que posee la documentación evaluada con el estado de
conservación de términos cuantitativos y cualitativos, es necesario tabular los datos obtenidos
en el análisis para una interpretación más sencilla, se plasma la información mediante
métodos manuales o automatizados,donde también se requiere la agrupación uniforme y
sumatoria de las diversas técnicas, soportes y tipos de unidades encontradas. Con los datos de
los números de folios se realiza una sumatoria para tener la media aritmética, y esto permite
establecer el promedio de folios por unidad.

Una vez que se obtiene la información a partir del diligenciamiento del formato de
diagnóstico, es posible formular los Programas de Conservación preventiva que se lleva a
cabo en el archivo con el fin de tomar las medidas preventivas y correctivas necesarias.
La aplicación de los programas de conservación preventiva se deben continuar desarrollando,
formulando estrategias y ejecutando procesos de manera permanente. Los programas se
formulan de acuerdo con los factores de alteración presentes y la intensidad de su
manifestación, se debe tener en cuenta el cubrimiento de prioridades reales con proyectos y
programas de trabajo medibles y cuantificables.

1. Revisar los anexos del documento “Pautas para diagnóstico Integral de Archivos”,
realizar una reflexión sobre la normativa, su vigencia y la importancia en la aplicación del
Diagnóstico.
Acuerdo del Archivo General de la Nación sobre conservación ( acuerdo 47 de 2000) por el
cual desarrolla el artículo 43 del capítulo V “acceso a los documentos de archivo” del AGN
del reglamento general de archivos sobre “restricciones por razones de conservación”, el cual
hasta el momento se encuentra vigente sin ninguna modificación.Contribuyen al
conocimiento de las metodologías y técnicas sobre el estado de conservación de los soportes
en los cuales se registra la información y las directrices de la restauración de los bienes
inmuebles, no solo para identificar niveles de deterioro, sino esencialmente para proporcionar
las medidas correctivas para recuperar documentos alterados,para realizar un diagnóstico
general sobre el estado de conservación de los documentos se anexa un formato con su
instructivo de aplicación. Este es importante ya que a causa de falta de organización, tanto de
los archivos de gestión como de los centrales e históricos, propician el deterioro de material
documental, así como las características de depósito la carencia de sistemas de protección por
tal motivo los diagnósticos y medidas de conservación preventiva. Estos harán especial
énfasis en la evaluación y control de las condiciones ambientales, así como en el uso de
materiales de almacenamiento de carácter ácido pues a partir de estos se producen los
mayores niveles de alteración, por lo que es muy importante seguir los parámetros dispuestos
para la conservación de los documentos.

BIBLIOGRAFÍA

- Calameo. (2003). Obtenido de pautas para diagnostico integral de archivos:

https://www.calameo.com/books/005902362fb05c8dbd0af
- Función pública. ( 2000). Obtenido de Acuerdo 47 de 2000 Archivo General de la
Nación: https://www.funcionpublica.gov.co/eva/gestornormativo/norma.php?i=6275
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