Administración de Inventarios de café

Para un mejor control de rendimientos, existencias, y

trazabilidad eficiente, con costos bajos.

Roberto Mojica Moreira

2015
 Introducción

• El almacenamiento y su administración, es uno de los pasos

más críticos e importantes en el proceso de cualquier
producto agrícola. En el caso del almacenamiento del café, el
propósito es mantener el valor comercial del café el mayor
tiempo posible preservando su calidad.
• El café ocupa el segundo lugar de importancia en el mundo
entre todas las materias primas; por lo tanto se debe tener un
excelente control de la existencias de café almacenado, un
excelente control de los rendimientos y de su calidad; y así
evitar faltantes en inventarios, o sobrantes que se
desconocían.
 Razones porque un buen almacenamiento
es necesario.
• La producción de café es estacional (temporadas), mientras
que el consumo se realiza durante todo el año. Esto significa
que productores, exportadores, importadores, intermediarios
buscan un mejor precio durante el año.
• Debido al sistema de comercialización que gobierna al
mercado del café, los cafés certificados tienden a almacenarse
por meses o por años antes de ser entregados a los
poseedores de los contratos.
• Es importante saber la existencia de café en los almacenes así
como su rendimiento, para poder establecer el mejor precio
de compra y venta.
 Antecedentes
 Tiempo excesivo en la toma de inventarios físicos.
 Inventarios físicos inexactos o poco confiables.
 Café mal pesado por mala operación de basculas y falta de
procedimientos y normas a cumplir.
 Mal control de la calidad del café almacenado.
 Faltantes de café; que puede llevar a un incumplimiento de
contrato.
 Sobrante de café, (después de cubrir contratos y que no se vendió).
 Sistema (software) poco amigable o complicado para el usuario.
 Horas excesivas de trabajo, en digitar datos en el sistema.
 Antecedentes
 Desconocimiento del café en proceso. Falta de control en la
trazabilidad.
 Desconocimiento del rendimiento real del café, ( se establece a
través de muestras) y no a través del control de inventarios diario.
 No se realizan cierres diarios de producción y no se establece el
rendimiento (pergamino trillado entre oro resultante).
 Falta de control en los movimientos internos del café en bodegas,
(se pierde la cantidad y ubicación).
 Cuenta corriente de proveedores de café, con datos aproximados y
no exactos.
 Exceso de personal para el almacenamiento del café.
 Espacios de almacenamiento mal utilizados.
 Falta de procedimientos y normas.
 Falta de capacitación e incentivos del personal
 Objetivos

 Poder realizar un inventario físico confiable y exacto en

cualquier momento.
 Toma de inventarios físicos en poco tiempo, máximo 4 horas.
 Buena operación de pesaje, (buena operación de basculas).
 Automatización del pesaje.
 Controlar y saber exactamente los rendimientos diariamente,
(cierre diario de café en proceso).
 Definir y conocer en tiempo real la existencias exactas de café,
que se encuentran en los almacenes.
 Saber la disponibilidad de café para embarques.
 Objetivos

 Control de la trazabilidad y control de cuentas corrientes de

los proveedores de café.
 Contar con un sistema (software) práctico, y confiable.
 Control de la calidad del café almacenado.
 Conocer la cantidad y calidad de café en proceso.
 Contar con procedimientos para almacenar café, buscando la
reducción de costos y maximizar los espacios de
almacenamiento.
 Acondicionamiento de los almacenes, para mejor
conservación de la calidad del café.
 Claves para una buena Administración de
Inventarios
 Personal capacitado.
 Incentivos salariales, sobre una medición tangible.
 Manuales de procedimientos con normas a cumplir.
 Sistema de operación de pesaje automatizado para evitar el
digitar pesos.
 Basculas electrónicas en buen estado de funcionamiento y
totalmente certificadas.
 Documentos enumerados y auditados, llevando un
correlativo, como: boletas de recibo, boletas de envío, boletas
de movimiento interno de café en bodegas, boletas de control
de calidad, boletas del almacén de café.
 Software de comunicación entre basculas y PC.
 Claves para una buena Administración de
Inventarios
 Diseño amigable y practico de operar, de software; para el control
de inventarios, control de producción, control de café exportado,
control de rendimientos, control de calidad, y control de cuentas
corrientes.
 Elaboración de planos de bodega para establecer capacidad de
almacenamiento, definir ubicaciones del café y tener un tráfico sin
interrupciones en el ingreso como salidas de café al almacén.
 Procedimientos de almacenamiento de café: en sacos, big bags, o a
granel.
 Establecer los rendimientos diariamente a través de inventarios de
café pergamino y café oro; y cierres diarios de producción.
 Control de la humedad del café en bodegas.
 Mejorar la gestión de control de calidad.
 Mejorar las condiciones ambientales de los almacenes.
Diagrama de flujo desde recepción hasta
almacenamiento
Recepción de café e
ingreso a bodegas

Documento de
envío enumerado

Envío
Envío de
de café
café del
del proveedor
proveedor
Afecta a saldo en
inventarios de café
pergamino

Se ingresan
Recibo de café
datos al sistema
enumerado
(software) y se
genera el recibo

Afecta a cuenta
corriente de
Recepción
Recepción yy pesaje,
pesaje, con
con bascula
bascula electrónica
electrónica proveedor

Conectada
Conectada alal sistema
sistema de
de datos
datos

Boleta de control de
calidad enumerado

Boleta de recepción
enumerado en
almacén con datos
de ubicación
Ejemplo de control de inventarios, con
resultados de control de calidad.
Ejemplo de cuenta corriente
Diagrama de flujo de bodegas a procesos
Salida de café de bodega a procesos
Elaboración de orden de
trillado; que a la vez sirve Orden de trillado
como orden de salida del elaborada en el
café de la bodega. sistema
E impresa

Afecta al inventarios
de café pergamino
Boleta de
salidaenumerada
del café pergamino,
con el número de
Salida de café de la bodega al
orden de trillado
beneficio seco, se elabora
boleta de salida y se anexa a
la orden de trillado.

Cierre de orden de
Proceso de trillado, Se ingresan trillado enumerada
clasificación, y envase. Se datos al sistema con la cantidad de Afecta a cuenta
realiza cierre diario de para generar la café pergamino y la corriente de
producción, estableciendo información y cnatidad de café oro proveedores
los rendimientos documentos resultante

Corroborar la calidad del café

pergamino sometido al
proceso y la calidad del café Boleta de control de
oro resultante según calidad del café
preparación. pergamino y el café Afecta al inventario
Control de calidad. oro resultante de café oro

Envío de café a puerto y

emisión de los documentos
respectivos. Pesaje del café
con bascula electrónica y Se ingresan
conectada al sistema. datos al sistema Boleta de envío,
para generar la carta de porte
información y
documentos
Ejemplo de orden de producción en el sistema
Ejemplo de orden de producción impreso
Ejemplo de orden de cierre de trillo diario
 Ventajas y desventajas del uso de sacos para
almacenar café
Ventajas Desventajas
Se puede usar medios lotes o lotes Se requiere de mano de obra.
completos. Se deben usar solo sacos libres de
Baja inversión. hidrocarbono.
Poco equipo mecanizado. Sacos de polipropileno no proporcionan
Ilimitadas posibilidades de una buena ventilación.
almacenamiento. Sacos rotos o viejos, pueden causar
Se puede mantener la trazabilidad muy pérdidas de café.
fácil.
Es posible separar café dañado.
Sacos de kenaff adecuados para la
ventilación del café.
Sacos se pueden utilizar en todos los tipos
de café.
 Ventajas y desventajas usando big bags.
Ventajas Desventajas
Poca mano de obra. Montacargas son necesarios.
Flexibilidad. Lavado de sacos, periódicamente.
Manejo más eficiente. Limitada altura de las estibas.
Control de calidad más simplificado. Muestreo de café es poco representativo.
Bajo costo de almacenaje por Kg de café. Pérdida de la trazabilidad.
Escaza ventilación del café.
 Ventajas y desventajas del almacenamiento en
silos
Ventajas
No se utiliza mano de obra.
Manejo simple por silo.
Alto volumen de café puede ser
manejado.
Bajos costos.
Adaptado para mezclas.
No se utilizan sacos.
Desventajas
Equipo de transporte es necesario.
Es necesario establecer bien la calidad
antes de almacenar.
Poca flexibilidad.
Dificultad para mantener la trazabilidad.
Daños a la calidad son ocasionados si no
existe un buen control, (mezclar un café
con daño, con café sano) .
 Resumen, requerimientos

 Personal capacitado e incentivado.

 Manual de procedimientos, con normas.
 Software bien diseñado.
 Cierre diario de órdenes de trillado.
 Control diario de rendimientos.
 Inventarios físicos semanales.
 Excelente gestión de control de calidad.
 Control ambiental de las bodegas.
 Referencia

 Mi experiencia de 32 años en la industria del café, en

empresas, como:
 Daglio & Co. S.A: almacenamiento en silos, trojas, y sacos.
 COEX, S.A. de C.V: almacenamiento en silos y sacos.
 ECOM Coffee, Group: almacenamiento en sacos, big bags.
 La Lajas, Huatusco, México: almacenamiento en silos.