GEODATOS Geofisica de Avanzada PROCEDIMIENTO ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y RECLAMOS Fecha de Creacton | Nomero de Normas aplicadas édigo del Documento m a Doc. paginas ee ee ter Revo Feet “Aprabe Fecha | Firma Aprons | Revista Repeeensatede 1 arogant | Gerene Genet | 27-082011 [— © 1. ALCANCE. Este procedimiento es aplicable para la correccién y/o prevencién de no conformidades, potenciales no conformidades y reclamos detectadas en el Sistema de Gestion Integrado de Geodatos. 2. OBJETIVO. Este procedimiento establece las actividades para detectar no conformidades, potenciales no conformidades y reclamos 0 quejas de los clientes implementar acciones comectivas y/o preventivas en el Sistema de Gestin Integrado, 3. REFERENCIAS. Procedimiento de Auditorias Internas (P-SGI-04) 4. DEFINICIONES. No Conformidad: Incumplimiento de un requisito, Sistema deficiente que impacta en forma adversa en la habilidad del sistema de gestién para lograr los objetivos definidos o asegurar procesos controlados, productos o resultados. Potencial No Conformidad: Posible Incumplimiento de un requisito, Deficiencias del sistema pero que no comprometen la habilidad de éste para lograr los objetivos definidos o asegurar procesos controlados, productos 0 resultados. Observacion: Comentario sobre un aspecto del sistema que cumple con los requisites de la norma, que puede ser mejorado.GEODATOS Geofisica de Avenzada Analisis de Causa: Mecanismo que permite identificar la 0 las causas que originan una no conformidad Aceion Correctiva: Son las acciones necesarias para corregir no conformidades reales Accion Preventiva: Son las acciones necesarias para prevenir las potenciales no conformidades. Reclamo 0 Queja de Cliente: Insatisfaccién expresada formal o informalmente por el cliente en relaci6n con incumplimientos de la empresa relativos al producto, servicio, atencidn de cliente, etc.. el cual se procesa como ta no conformidad. SAP: Sistema de Administracién de Proyectos, 5. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD P-SGL-10 Revit Nota: Cualquier copia impresa es considerada “No Controlada” y solo sirve de consulta a excepcién de la copia con timbre “Documento Controlado”. 09 Pagina 2 de7 |GEODATOS Geofisica de Avanzada R | Responsable_| Este rol realiza el trabajo y es responsable por su realizacién, Este rol se encarga de aprobar el trabajo finalizado y a partir de ese momento, se vuelve responsable por A | Aprobador__| al. C | Consuliado _ | Este rol posee alguna informacién o capacidad necesaria para terminar el trabajo, T [nformado [Este rol debe ser informado sobre el progreso y los resultados del trabajo. 6. | DESARROLLO. 6.1. Deteccion y Registro de una No Conformidad, Potencial No Conformidad o Reclamo de Cliente, Todo el personal de la empresa tiene 1a responsabilidad de participar en la mejora continua del SGI, detectando y registrando las posibles no conformidades, potenciales, reclamos 0 quejas de cliente. Cuando se evidencie la existencia de una NC, potencial NC o se reciba un reclamo, la persona que detecta, debera registrar esta situacion en el formulario de no conformidad, acciones comrectivas y preventivas (F-SGI-04), que se encuentra disponible en el SAP, en el Médulo SGI / No conformidad, acciones Correctivas y Preventivas. La persona debe completar la seccién I: Identificacién de la No conformidad, ingresando los siguientes datos: Detectada en (Auditoria, Reclamo de Cliente, Otra). Clasificacién (No Conformidad, Potencial NC, Observacion). Tipo de No Conformidad (Calidad, Medio Ambiente, Seguridad y Salud Ocupacional) Area donde se detecta Area Responsable. Descripcién de! Hallazgo, donde se debe redactar lo mas simple posible la no conformidad detectada y porque es una NC. P-SGL-10 Revit 09 Pagina 3 de7 Nota: Cualquier copia impresa es considerada “No Controlada” y solo sirve de consulta a excepcién de la copia con timbre “Documento Controlado”.GEODATOS Geofisica de Avenzada Una vez ingresado el formulario en su seccion I, el sistema notifica automaticamente la no conformidad cursada mediante correo electrénico a: Gerente General, Coordinador de Gestién, Representante de la Gerencia y Responsable del Area donde se detecto el hallazgo. Las No Conformidades, Potenciales No Conformidades y Observaciones (Oportunidades de ‘Mejora) pueden ser detectadas entre otras cosas a partir de las siguientes fuentes: Resultado de auditorias internas. Acuerdos adoptados en revisiones por la direccién. Anilisis de reclamos de clientes. Anilisis de datos, de graficos, tendencias de los procesos, conformidad del producto, satisfaccién de cliente a través de la encuesta, informacion de los proveedores, ete. Cambios en los productos, preferencias de los clientes, del mercado, etc. Tncidentes. Incumplimientos en alguna legislacién aplicable de la evaluacion de “Matriz de Requisitos Legales y Otros” (F-SGI-10). Incumplimientos de las actividades establecidas en el “Programa de Gestién de Medio Ambiente” (PG-SGI-01) y el “Programa de Gestién de Salud y S (PG-SGI-02) Incumplimientos de las actividades establecidas en el “Plan Anual de Capacitacion” (E-RRHH-04) iridad Ocupacional” El Representante de la Gerencia y/o Coordinador de Gestién deben determinar el Responsable de la NC, potencial NC o reclamo de Cliente del rea responsable donde se haya detectado. Una vez identificado el Responsable, éste es ingresado en el Modulo SGI / No conformidad, acciones Correctivas y Preventivas del SAP, donde el Sistema automaticamente le remitira un correo electronico. 6.2. Analisis de causa y Acciém correctiva y/o preventiva de NC, Potenciales NC y Reclamos de Clientes. P-SGL-10 Revit 09 Pagina 4 de7 | Nota: Cualquier copia impresa es considerada “No Controlada” y solo sirve de consulta a excepcién de la copia con timbre “Documento Controlado”.GEODATOS Geofisica de Avenzada Una vez notificado electronicamente el Responsable de la no conformidad cursada, debe proceder a darle solucién completando la seccién II: Accién Correctiva y/o Preventiva, del formulario de no conformidad, acciones correctivas y preventivas (F-SGI-04), que se encuentra disponible en el SAP, en el Médulo SGI / No conformidad, acciones Correctivas y Preventivas. El Responsable del Area debe ingresar los siguientes datos: = Anilisis de la causa. = Accién Correctiva y Preventiva. Si la accion correctiva o preventiva requiere que la empresa realice inversiones, el Responsable de la NC debe obtener la aprobacién del Gerente General antes de ingresar la seccién I del formmulario F-SGI-04. En NC relacionadas con Salud y Seguridad Ocupacional, todas las acciones propuestas deben ser revisadas mediante el proceso de evaluacién de riesgos previa su implementaciéa (Procedimiento de Identificacién de Peligros y Evaluacién de Riesgos P-SGI-05). Una vez ingresada la seccidn Il el sistema notifica mediante correo electronico, la accién a seguir a: Gerente General, Representante de la Gerencia, Coordinador de Gestién y Responsable de Area. Si se trata de un Reclamo de Cliente, el Gerente de Proyectos, envia una respuesta formal al cliente si corresponde, mediante correo electrOnico, fax o telefonicamente, previa consulta al Gerente General, 6.3. Seguimiento de la Accién Correctiva y/o Preventiva. Luego que el Responsable del Area es notificado de la Accién Correctiva y/o Preventiva que da solucién a la NC, Potencial NC 0 Reclamo detectado en su area, realiza el seguimiento de la solucién y su efectividad, para lo cual registra el seguimiento de la accién en la seccién IIL seguimiento de la accién adoptada, del fornmulario de no conformidad, acciones corvectivas y preventivas (F-SGI-04), que se encuentra disponible en el SAP, en el Médulo SGI / No conformidad, acciones Correctivas y Preventivas, P-SGL-10 Revit Nota: Cualquier copia impresa es considerada “No Controlada” y solo sirve de consulta a excepcién de la copia con timbre “Documento Controlado”. 09 Pagina S de7GEODATOS Geofisica de Avenzada E| Representante de la Gerencia y/o el Coordinador de Gestién son los encargados de Cerrar las NC una vez hecha la verificacin de la eficacia por parte del Responsable del area Cada vez, que producto de las acciones correctivas 0 preventivas derivadas de una NC, PNC 0 un Reclamos, presenten modificaciones en la documentacién pertinentes, el representante de la gerencia o quien este designe, cuando realice el seguimiento, de manera de medir la eficacia de las acciones tomadas, deberd hacer trazabilidad de las modificaciones propuesta en la documentacién que aplique respecto de las acciones comrectivas y preventivas planteadas. 7. REGISTROS. Formulario de No Conformidad Acciones Correctivas / Preventivas. (F-SG1-04).. 8 ANEXOS. No aplica. 9. MODIFICACIONES. CONTROL DE MODIFICACIONES Revision N" | Fecha de Modificaclin “Motive del Cambio de Revision 1 (02-05-2006 ‘Nonnalizacion ‘Reforma del Punto 9 ModiBcacionce Se incluye Cuadro “Coutol de Modificaciones” 2 25052008 Enel Punto 5 “Responsabilidades” se ineluye al Representante de Ia Gerencia como responsable de velar por el eumplimiento del presente procedimiento P-SGL-10 Revision: 09 Pagina 6 de7 | Nota: Cualquier copia impresa es considerada “No Controlada” y solo sirve de consulta a excepcién de la copia con timbre “Documento Controlado”.GEODATOS Geofisica de Avanzada + Actualizacion en Revision por Ia Gevencia + Enel Punto 4, se profindizn en los eonceptos de “No Conformiad” y “Botencial No Conformidad”,y se incorpora el de “Observacien” + Semoditicn el plazo de los Responsadles de N/C. para responder ane “No (Confocmidad”. des diae a 5 dias habiles en el Puato S + Encl Punto 6.1, se establece que ademas de las Potenciales No Conformidades tuubign las No Conformidades y Observacioues se pueden detestar ea lat 2006 siguientes instancinsincomporadas "> Insumplimientos en algiaaa lepislacionaplicable de la evainacisn de “Matriz de Requisitos Legales y Otros” (F-SGF-10). > Lasuuplmientos de la actividades etablesidas en el "Prograuna de Gestion de Medio Ambiente” (PO-SGI-01) y el Programa de Gestion de Seguridad y Salud Ocupasional” (PG-SGI-02) > Ineumplimientos de las actividades establesidas en el “Plan. Anual de Capacitacién ” (F-RRHEO4). 3 on + Se incluye en el Formulario F-SG1.04 la posibilidad de ingresar el tipo de NC: Calidad, Medio Ambient, Segutidad y Salud Oovpasional, eto e desstibe también en el punto 61 de este procedimiento 4 (6-12-2006 + Enel Punto 6.2 se sluye Analisis de Riesaos vegin VEP deserito en P-SGL0S, para todas las Acciones Correctivas y Preventivas propuestas para na NC de ‘Seguridad y Salud Ocupacioual, esto tambica seve reflejado ea el Formlario FSGLO4, + Se inchaye en punto § “Responsabilidades” y en punto 6.3 “Seguimicnto dela ‘Accion Correctiva yo Preventiva” «jt la responsabilidad de realizar el, ‘ PHe12006 Ssezuimientoy verifcacion dela efincia de las NC, Potensales NC y Reslamos recae en el Responsible del Aren donde se ha detectado el hallazao. 6 14-12-2007 + Se Actualizn y Revisa en Revisin por la Gerencia 7 17-11-2008 + Actualizasn OHSAS 18001:2007, Revisiém por la Geveusia 8 30-11-2009 + Actualizacién 1S0 9001:2008, Se incorpora la Mawiz RACT ° 27-08-2011 + Cambio de Logo P-SGL-10 Revit Pagina 7 de7 Nota: Cualquier copia impresa es considerada “No Controlada” y solo sirve de consulta a excepcién de la copia con timbre “Documento Controlado”.