MATRIZ DE COMUNICACIÓN

Versión 5
Vigencia: 30/01/2023

RESPONSABLE DE LA
ASPECTO PARA COMUNICAR
COMUNICACIÓN
Política integrada de calidad, ambiente y
Responsable SST/Coordinador SGI
seguridad y salud en el trabajo
Objetivos de calidad, ambiente y de Dirección SGI
seguridad y salud en el trabajo Coordinador SGI
Alta Dirección
Asignación de recursos
Líder del proceso
Responsabilidad y compromiso con el Dirección SGI
sistema integrado de gestión. Coordinador SGI
Matriz de aspectos ambientales y Responsable SST/ Dirección SGI
riesgos de SST Coordinador SGI
¿A QUIEN LE
¿CUÁNDO COMUNICA? ¿COMO SE COMUNICA?
COMUNICA?
En las instalaciones de la empresa
Página Web
Cuando se diseñe y modifique
A todo el personal de la Capacitaciones
En campañas de motivación y
organización Inducciones
mantenimiento del SGI
Manual SGI
Correo electrónico
A todo el personal de la Capacitaciones
Cuando se presenten cambios
organización Inducciones
Acta de Revisión por la Dirección
Dependencia a la cual
Cuando amerite Correo electrónico
asignaron los recursos
Comunicación verbal
Perfil de cargo
A todo el personal de la
Cuando se presenten cambios Capacitaciones
organización
Inducciones
Cuando se presenten cambios,
A todo el personal de la Capacitaciones
siempre que ingrese personal
organización, contratistas Inducciones
externo como contratistas

Principales riesgos y aspectos Responsable SST/ Dirección SGI A los visitantes de Cada vez que ingresen a la Verbal/correo electrónico y en la
ambientales de la organización Coordinador SGI organización organización apertura de la auditoria

Programa de auditoría y plan de Dirección SGI

Líderes de procesos Anualmente Verbal/reunión
auditoria Coordinador SGI
Resultados de auditorías internas y Dirección SGI Anualmente, Después de su
Líderes de procesos Reporte de quejas y reclamos/ACPM
externas Coordinador SGI realización
Gerencias
Líderes de procesos A todo el personal de la Cuando se presenten no
No conformidades Reporte ACPM
Dirección SGI organización conformidades
Coordinador SGI
Líderes de
Dirección SGI Cuando se propongan,
Acciones correctivas y de mejora procesos/Coordinador Verbal/reunión
Coordinador SGI implementen y se evalúen
SGI/SST/Vigías
Manuales, procedimientos, procesos, Dirección SGI Cada actualización o creación de
Al personal encargado Verbal/reunión
programas y registros. Coordinador SGI documentos
Dirección SGI A todo el personal de la Vía correo electrónico/llamada
Programa de capacitaciones Anualmente
Coordinador SGI organización telefónica/físico (algunas veces)

Encuesta de satisfacción del cliente Licitaciones y contratación Clientes de la organización Semestralmente Vía correo electrónico
Evaluación de proveedores Licitaciones y contratación Proveedores de la Anualmente Verbal/reunión
 MATRIZ DE COMUNICACIÓN
Versión 5
Vigencia: 30/01/2023

RESPONSABLE DE LA ¿A QUIEN LE
ASPECTO PARA COMUNICAR ¿CUÁNDO COMUNICA? ¿COMO SE COMUNICA?
COMUNICACIÓN COMUNICA?
Personal encargado de compras organización
Resultados de la revisión por la Dirección SGI A todo el personal de la
Anualmente Verbal/reunión
dirección Coordinador SGI organización
Dirección SGI A todo el personal de la
Cambios que afecten el sistema Cuando se presente Reunión. Correo electrónico
Coordinador SGI organización - Contratistas
A cualquier empleado de la Correo electrónico
Quejas y reclamos Cliente / partes interesadas Cuando se presenten
organización Verbalmente
Responsable SST
Investigación de accidentes Dirección SGI ARL Cuando se presente Furat electrónico o físico
Coordinador SGI
Responsable SST
Lecciones aprendidas Dirección SGI A todo el personal Cuando se presente Capacitación
Coordinador SGI
A todo el personal de la En la inducción y reinduccion del
Perfil de cargo Responsable de Gestión Humana Documento Impreso
organización personal
Responsable SST A todo el personal de la
Cuando sea requerido y cuando Capacitaciones
Requisitos Legales Dirección SGI organización y partes
se presenten cambios Inducciones
Coordinador SGI interesadas
Convocatoria y conformación de los
comités asociados al SG-SST Dirección SGI Cuando sea requerido, Carteleras informativas, correo
A todo el personal
(COPASST, comité de convivencia, Coordinador SGI anualmente electrónico, inducción
brigada de emergencia)
Programación de los exámenes Correo electrónico (Al jefe inmediato
Dirección SGI Anual o cada dos años según sea
periódicos ocupacionales y las A todo el personal y/o empleado)
Coordinador SGI requerido
restricciones o recomendaciones Verbal, oficio
A todo el personal y/o
Dirección SGI Anualmente y cuando se realicen Capacitaciones
Plan de emergencias contratistas (cuando
Coordinador SGI modificaciones Inducciones
aplique)
Vía Correo electrónico, llamada
Empresa
Necesidades de partes interesadas Partes interesadas Cada que sea requerido telefónica u otro medio que considere
(De acuerdo con el área)
necesario
Respuesta de comunicación de partes Área que recibió la comunicación y
Parte interesada Cuando se requiera Correspondencia externa: email, carta
interesadas realizado su análisis
correo electrónico
En las auditorias internas y
Dirección SGI Revisión por la dirección
Desempeño del SG-SST y ambiental Gerente, Copasst externas y Revisión por la
Coordinador SGI Verbal
dirección
Reunión

Correo electrónico, presencial,

Actos y condiciones inseguras Todo el personal Coordinador del SGI Cuando ocurran
telefónicamente
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Versión 5
Vigencia: 30/01/2023

RESPONSABLE DE LA ¿A QUIEN LE
ASPECTO PARA COMUNICAR ¿CUÁNDO COMUNICA? ¿COMO SE COMUNICA?
COMUNICACIÓN COMUNICA?
Dirección SGI
Solución a quejas y reclamos, garantías Cliente/Parte Interesadas Una vez se solucione la queja Correo electrónico
Coordinador SGI

Información relacionada con ARL

Dirección SGI correo electrónico
investigación de accidentes graves o Ministerio del Trabajo Cuando se presente
Coordinador SGI Oficio
mortales EPS
Requisitos de los productos o servicios,
la aprobación de productos y servicios,
la competencia, las interacciones del
proveedor externo con la organización y cuando se presente la necesidad Orden de Compra o Solicitud de
Líderes de proceso Proveedor
el control y el seguimiento del de compra o servicio Servicios, correo electrónico
desempeño del proveedor externo para
aplicar por parte de la organización;
Persona evaluada Verbal
Resultados de las evaluaciones de la
Lider de proceso Superior inmediato Anualmente Escrito (opcional), correo electrónico,
competencia del personal
Otros interesados reunión
Responsabilidad y autoridad Inducción, Reinducción, cuando se Verbal en el momento de la inducción
Responsable de Gestión Humana Todo el personal
(organigrama y perfiles de cargo) presenten modificaciones o cuando presente cambios
NOTA:
Política sobre comunicación de aspectos ambientales significativos*: los aspectos ambientales significativos no serán comunicados externamente, a no ser que se requiera por una
autoridad competente o en caso de tener un accidente o incidente ambiental que impacte fuera de la organización.

CONTROL DE CAMBIOS
FECHA DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO
6/08/2018 Se agrega el cómo se comunica
23/08/2018 Se agregan otros aspectos a comunicar
6/01/2021 Se agregan otros aspectos a comunicar
30/01/2023 Se deja documento para las dos empresas.