A.

COMUNICACIONES INTERNAS

¿A QUIEN ¿COMO
QUE COMUNICAR ¿CUANDO COMUNICAR? ¿QUIEN COMUNICA?
COMUNICAR? COMUNICAR?

Ingreso de personal nuevo a

Publicación / Gerente General / Coordinador
Políticas y Objetivos del SIG la organización / Cada que Todo el personal
Reuniones de difusión SIG
se actualice
Ingreso de personal nuevo a
Matriz de Identificacion de Peligros, Inducción / Publicación
la organización / Cada que Todo el personal Responsables SSOMA / CSST
evaluación de Riesgos y Controles (IPERC) / Reuniones
se actualice
Ingreso de personal nuevo a
Matriz de Aspectos e Impactos Ambientales Inducción / Publicación
la organización / Cada que Todo el personal Responsables SSOMA
(IAI) / Reuniones
se actualice
Ingreso de personal nuevo a
Roles, Responsabilidades y Autoridades de Inducción /
la organización / Cada que Todo el personal Coordinador SIG
la Organización Comunicados
se actualice
Supervisor de SST
Anualmente / Cuando se (SSST) o Comité de
Plan y Programa Anual de SST y MA Reunión / publicación Responsables SSOMA
actualice SST (CSST)/ Gerente
General
Coordinador de SIG /
Plan de Salud Ocupacional Cada que se actualice SSST o CSST/ Reuniones Medico Ocupacional
Gerente General
Todo el personal
Correo electrónico /
Plan de Auditoria Previo a una auditoria involucrado en los Coordinador SIG
Publicación
procesos
Todo el personal
Correo electrónico /
Informe de Auditoria Posterior a una auditoria involucrado en los Coordinador SIG
Reuniones
procesos

Gerente General / Reuniones /

Plan y/o Programa de Capacitación Anualmente Responsables SSOMA / CSST
Coordinador SIG Publicación
 Anualmente / Cuando se
Plan de Emergencia Todo el personal Reuniones / Charlas Responsables SSOMA / CSST
actualice

Designación del Supervisor de SST o Publicaciones / Correo Gerente General / Coordinador

Cuando se requiera Todo el personal
Comité de SST electrónico SIG

Todo el personal
Cuando se elaboren o Reuniones de difusión / Coordinador SIG / Responsable de
Procedimientos, Manuales involucrado en la
actualicen carpeta compartida proceso
actividad

Accidentes e incidentes Si es que suceden Todo el personal Reuniones de Difusión Responsables SSOMA / CSST

Reuniones de
Cuando se publique o remita
Requisitos legales y otros requisitos Difusión / Correo
uno que sea de aplicación Personal involucrado Coordinador SIG
aplicables electrónico /
para la organización
Publicación
Reuniones de
Ingreso de personal nuevo a
Difusión / Correo
Controles Operacionales la organización / Cada que A todo el personal Responsables SSOMA / CSST
electrónico / Boletines /
se actualice
Charlas
Hallazgos (No conformidades /
Despues de analizar los Reunión / Correo
Oportunidades de mejora / Acciones Dueño del proceso Coordinador SIG
Hallazgos electrónico
preventivas y/o correctivas)
Minimo cada 3 meses
Gerente General / Correo electrónico /
Seguimiento de las SACM posterior a la emisión de las Coordinador SIG
Personal Involucrado Reuniones
SACM

Todo el personal Correo electrónico /

Charlas, Capacitaciones y/o eventos Cuando se programen Coordinador SIG
involucrado Publicación

Cuando se obtengan los Reunión / Correo

Resultados de Monitoreos Todo el Personal SSST o CSST
resultados electrónico

Resultados de la Revisión por la Dirección Publicación /

Posterior a la revisión Dueño del proceso Coordinador SIG
y/o Mejora continua Reuniones de difusión
B. COMUNICACIONES EXTERNAS

¿A QUIEN ¿COMO
QUE COMUNICAR ¿CUANDO COMUNICAR? ¿QUIEN COMUNICA?
COMUNICAR? COMUNICAR?

Clientes y otras
Cuando sea requerido / Correo electrónico /
Politica Integrada del SIG organizaciones que Coordinador del SIG
Cuando sea necesario Publicación
lo soliciten
Informe impreso
Informe de vigilancia médica Anualmente DIGESA con cargo de Medico Ocupacional
entrega

Cuando se vaya a realizar una

Requisitos o información de SST, labor para o en nombre de Correo electrónico / Coordinador del SIG / Gerente de
Proveedores
MA y Calidad para Proveedores TERRAMOVE, o requisitos Publicación Administración
para algún producto

Clientes y otras
Correo electrónico /
Matriz IPERC Cuando sea requerido organizaciones que Coordinador del SIG
Publicación
lo soliciten
Clientes y otras
Correo electrónico /
Matriz IAI Cuando sea requerido organizaciones que Coordinador del SIG
Publicación
lo soliciten
Cliente y otras
SCTR Cuando sea requerido organizaciones que Correo electrónico Coordinador del SIG
lo soliciten
Organizaciones que
Despues de analizar los Reunión / Correo
Acciones correctivas ameriten plantear Coordinador del SIG
Hallazgos electrónico
acciones

Cuando se realicen Organizaciones que

actividades dentro de la realicen actividades Reunión / Correo
Planes de Emergencia Coordinador del SIG
organización por mas de 3 en nuestras electrónico
días instalaciones

Incidentes Peligroso y Accidentes

Si es que ocurren MINTRA Correo electrónico Gerente General
Mortales
 Lineamientos de SST para Cuando hayan visitantes en
Visitantes Reunión / Charla Coordinador del SIG
visitantes las instalaciones

Formato de declaración de
Accidente y/o solicitud de Atención Cuando ocurra un accidente Clinicas afiliadas Formato SCTR Coordinador del SIG
del SCTR
C. CONSULTA

GRUPO RESPONSABLE DE
TEMA MECANISMO FRECUENCIA REGISTRO
CONSULTADO REGISTRO
SSST o CSST /
Acta de Reunión /
Determinación de las necesidades y Reunión (Presencial o Coordinador del Al menos una
Correo Coordinador del SIG
expectativas de las partes interesadas virtual) de Revisión SIG / Gerente vez al año
electrónico
General
Acta de Reunión /
Establecimiento o revisión de la Politica Reunión de Revisión SSST o CSST / Comité y/o Supervisor
Anualmente Correo
Integrada del SIG (Presencial o virtual) Gerente General de SST
electrónico
Reunión (Presencial o SSST o CSST /
Acta de Reunión /
Asignación de Roles, responsabilidades y virtual) con el Médico Coordinador del Cuando se
Correo Coordinador del SIG
Autoridad de la organización Ocupacional / Reunión SIG / Gerente requiera asignar
electrónico
con el personal General
SSST o CSST/
Reunión (Presencial o Cuando surga
Coordinador del Correo
virtual) para el un nuevo
Requisitos Legales y otros aplicables SIG / Personal electrónico /Acta Coordinador del SIG
planteamiento de requisito o se
involucrado en el de Reunión
acciones actualice
proceso afectado
SSST o CSST /
Acta de Reunión /
Establecimiento de Objetivos, metas e Reunión (Presencial o Coordinador del
Anualmente Correo Coordinador del SIG
indicadores virtual) SIG / Responsables
electrónico
de procesos
Anualmente /
Cuando se Acta de Reunión /
Determinación de requisitos para las Reunión (Presencial o SSST o CSST /
revise los Correo Coordinador del SIG
Compras y proveedores de servicios virtual) Coordinador del SIG
requisitos de electrónico
proveedores

SSST o CSST /
Determinación de que necesita Acta de Reunión /
Reunión (Presencial o Coordinador del
seguimiento, medición y evaluación en el Anualmente Correo Coordinador del SIG
virtual) SIG / Responsables
SIG electrónico
de procesos

Cuando se Acta de Reunión /

Establecimiento, implementación y Reunión (Presencial o SSST o CSST /
elabore / Correo Coordinador del SIG
seguimiento del Programa Anual de SST virtual) Coordinador del SIG
Mensualmente electrónico
SSST o CSST /
Auditorias - MINTRA (elección del Reuniones (Presencial Correo
Coordinador del
Auditor), Auditorias Internas (fechas, o virtual) / Correo Anualmente electrónico / Acta Coordinador del SIG
SIG / Responsables
horarios. electrónico de reunión
de procesos
 SSST o CSST /
Reuniones (Presencial Acta de Reunión /
Mejora Continua (Reunión de SSST y/o Coordinador del Cuando surga la
o virtual) / Correo Correo Coordinador del SIG
CSST, Charlas de inicio de labor, SIG / Responsables necesidad
electrónico electrónico
de procesos
 MATRIZ DE COMUNICACIONES INTERNAS, EXTERNAS Y DE CONSULTA Y PARTICIPACIÓN

Sin código F. Vigencia: 23/11/2022 Versión: 01

D. PARTICIPACIÓN

RESPONSABLE DE
TEMA MECANISMO GRUPO PARTICIPE FRECUENCIA REGISTRO
REGISTRO

Coordinador del
Determinación de Mecanismos de Reunión (Presencial o SIG /SSST o Minimo una vez al Acta de Reunión /
Coordinador del SIG
Participación y Consulta virtual) CSST /Gerencia año Correo electrónico
General

Identificación de Peligros y
evaluación de Riesgos (IPERC)
Oportunidades
Anualmente /
Reuniones para la
Cuando se
identificación de Acta de Reunión /
Todo el personal identifique nuevos Coordinador del SIG
Peligros y evaluación Correo electrónico
peligros o surjan
de Riesgos
nuevas actividades
Observaciones del
personal / Buzon de
sugerencia / Cuando surja la Actas, sugerencias
Todo el personal SSST y/o CSST
Retroalimentación del necesidad en los buzones
Supervisor de SST y
CSST

Determinación de requisitos de Coordinador del

competencia, las necesidades de Reunión (Presencial o SIG /SSST o Cuando se actualice Acta de Reunión /
Coordinador del SIG
formación, la formación y la virtual) CSST /Gerencia el Procedimiento Correo electrónico
evaluación de la formación General

Cada dos años / Coordinador del SIG / Gerente

Elección del SSST o CSST Designación o elección Todo el personal Actas
Cuando se requiera General

SSST o CSST / Identificación,

Determinación de Acciones para Reuniones de revisión Cuando se requiera
Coordinador del tratamiento y
eliminar Peligros y reducir los de No Conformidades establecer una Coordinador del SIG
SIG /Responsables evaluación de una
riesgos y Peligros acción
de procesos NC / Observación
SSST o CSST /
Eventos de SST
Planteamiento de Propuestas, Coordinador del Mínimo una vez al Acta de Reunión /
(elecciones, reuniones) Coordinador del SIG
sugerencias o acciones de mejora SIG /Responsables año Correo electrónico
/ Buzon de sugerencia
de procesos

Informe / Acta de
Dia de la Seguridad y Salud en el Reunión (Presencial o
Todo el Personal Una vez al año reunión / Correo Coordinador del SIG
trabajo virtual)
electrónico
 Cuando se
programe realizar Acta de Reunión /
Elección de auditores MINTRA Publicación Todo el Personal Coordinador del SIG
una auditoria Correo electrónico
MINTRA

Revisión de Matriz de
Comunicación Interna, SSST o CSST / Acta de Reunión /
Comunicación Interna y Externa Anualmente Coordinador del SIG
Externa Participación y Coordinador del SIG Correo electrónico
consulta
Registro de
Lecciones
Investigación de Incidentes y No aprendidas /
Reunión (Presencia o
conformidades, ademas de la SSST o CSST / formato de
virtual) para Cuando se requiera Coordinador del SIG
determinación de Acciones Coordinador del SIG investigación de
investigación
correctivas accidentes e
informe de
Investigación.
SSST o CSST / Identificación,
Implementación,seguimiento y
Reuniones de Coordinador del tratamiento y
verificación de la eficacia de Cuando se requiera Coordinador del SIG
Coordinación SIG / Responsables evaluación de una
Acciones correctivas
de proceso NC / Observación