MATRIZ DE COMUNICACIONES PARA EL SGA

¿CON QUE
¿QUE SE VA A ¿QUIEN A QUIEN SE
FRECUENCIA SE VA A
COMUNICAR COMUNICA? COMUNICA
COMUNICAR?

Politica, metas y Gerente General Anual o cada vez que

A todo el personal
objetivos del SGA Coordinador del SGA se modifique

Gerente General
Revisión Ambiental
Coordinador del SGA Cordinadores de Anual
Inicial
cada área

Semestral o
Requisitos legales A todo el personal Cada vez que se
Ambientales aplicables Coordinador del SGA Partes interesadas actualice o haya
para la organización que lo soliciten cambios en la
legislación vigente

Permanentemente, o
Programas de acuerdo al
Coordinador del SGA A todo el personal
Ambientales cronograma de
capacitaciones

Controles
Coordinador del SGA A todo el personal Permanente
operacionales

Resultados de
Gerente General Coordinador del SGA Anual
evaluación del SGA

A todo el personal
Informe de avances y Coordinador del SGA Partes interesadas
Semestral
desemepeño del SGA
que lo soliciten
 Anual
Gerente General
Plan de trabajo anual A todo el personal Inducciones y
Coordinador del SGA
reinducciones

Anual
Aspectos e impactos Cuando ingrese
ambientales A todo el personal personal nuevo o
Coordinador del SGA
identificados para la visitantes a la
fundación fundación o la Matriz
de A e IA se modifique

Anual
Cada vez que se
Responsabilidaes, modifiquen las
funciones, y autoridad Coordinador del SGA A todo el personal existentes o se
ante el SGA definan nuevas
responsabilidades o
funciones

Acciones control,
mitigación y Permanente o cada
Coordinador del SGA A todo el personal vez que la matriz de A
prevencion de
e IA se modifique
impactoas ambientales

Mecanismos de
A todo el personal Semestral
participación y
Coordinador del SGA Partes interesadas Inducciones y
consulta en temas de
externas Reinducciones
GA

Programación de
Coordinador del SGA A todo el personal Semestral
capacitaciones

Cada vez que se

Respuesta a queja,
requiera contestar
reclamos, solicitudes y Gerente General, Partes interesadas
alguna solicitud de
sugerencias a partes Coordinador del SGA externas
partes interesadas
interesadas externas
externas
 Plan de auditorias
Coordinador del SGA A todo el personal Semestral
internas

Despues de cada
Informe de auditorias Coordinador del SGA A todo el personal
auditoria
 Vigencia: Oct 2015-Oct 2016
Versión: 01
ARA EL SGA Código: SGA-MC
Elaboró: Gina Barrrera
Natalia Monroy

¿CÓMO SE
REGISTRO
COMUNICA?

Carteleras
informativas Documento de la politica, objetivos
Pagina web de la y metas firmado y aprobado por
fundación gerencia
Inducciones

Presentación de
informe en una Acta de reunión
reunión

docmuento digital o
escrito. A través de
reuniones o Matriz legal actualizada.
procesos de
inducción o
capacitación.

Documento de programas
Capacitaciones, Ambientales
inducciones y Registro e asistencia a
reinducciones. capacitaciones, inducciones y
reinducciones

Folletos
Procesos de Documento impreso o digital de los
Inducción,
controloes operacionales
reinducción y
capacitaciones.

A través de Informe escrito aprobado y firado

documento escrito y por gerencia.
reuniones Registro e asistencia a reuniones.

Carteleras
Informe escrito.
informativas,
Registro e asistencia a reuniones.
reuniones.
 A través de
documento escrito
Correo electronico
Documento impreso o digital del
En reuniones,
Plan de trbajo Anual
procesos de
inducción y
reinducción

Cartelera
informativa. Proceso Revisión Ambiental Inicial
de Induccion, Matriz de Aspectos e Impactos
reinducción y Ambientales
capacitaciones.

A través de los
procesos de Matriz y manual de funciones
inducción, responsabilidaes y autoridades
reinducción y actualizado
capacitaciones

Carteleras
informativas, tips
ambientales en las
diferentes área de
trabajo o correo Programas de Gestión Ambiental
electronico Controles operacionales
Procesos de
inducción
reinducción y
capacitación

Carteleras
informativas,
folletos, información Documento del SGA
por correo
electronico

Carteleras
Programa y cronograma de
informativas , correo
capacitaciones
electronico

Correspondencia
externa, correos
Carta o informe escrito
electronicos,
atención al cliente
Cartelera iformativa Documnto impreso o digital

Informe escrtito Formato para informe de auditorias

cartelera informativa internas
 MATRIZ DE COMUNICACIONES PARA EL SG-SST

¿QUE SE VA A ¿QUIEN A QUIEN SE ¿CÓMO SE

COMUNICAR COMUNICA? COMUNICA ¿CON QUE COMUNICA?
FRECUENCIA SE VA
A COMUNICAR?
Carteleras
Gerente General informativas
Política, metas y Anual o cada vez que
Coordinador del SG- A todo el personal Pagina web de la
objetivos del SG-SST se modifique
SST fundación
Inducciones

Anual A través de
Resultados de Coordinador del SG-
evaluación del SG-SST Gerente General SST Inducciones y documento escrito y
reinducciones reuniones

A todo el personal Carteleras

Informe de avances y Coordinador del SG- Partes interesadas Semestral informativas,
desempeño del SG-SST SST
que lo soliciten reuniones.

A través de
documento escrito
Gerente General Anual Correo electrónico
Plan de trabajo anual Coordinador del SG- A todo el personal Inducciones y En reuniones,
SST reinducciones procesos de
inducción y
reinducción

Anual
Cuando ingrese Cartelera
Peligros y riesgos personal nuevo o informativa. Proceso
laborales identificados Coordinador del SG-
A todo el personal
visitantes a la de Inducción,
SST
para la fundación fundación o la reinducción y
Matriz de riesgos se capacitaciones.
modifique

Anual
Cada vez que se A través de los
Responsabilidades, modifiquen las procesos de
Coordinador del SG-
funciones, y autoridad A todo el personal existentes o se inducción,
ante el SGA SST definan nuevas reinducción y
responsabilidades o capacitaciones
funciones
 Carteleras
Acciones preventivas y informativas en las
Permanente o cada diferentes área de
correctivas para
riesgos, accidentes y Coordinador del SG- A todo el personal vez que el panorama trabajo
SST , COPASST de riesgos se Procesos de
enfermedades
modifique inducción
laborales
reinducción y
capacitación

documento digital o
Semestral o
escrito. A través de
Requisitos legales de S A todo el personal Cada vez que se
Coordinador del SG- reuniones o
y ST aplicables para la Partes interesadas actualice o haya
SST procesos de
organización que lo soliciten cambios en la
inducción o
legislación vigente
capacitación.

Carteleras
Mecanismos de
A todo el personal Semestral informativas,
participación y Coordinador del SG-
Partes interesadas Inducciones y folletos, información
consulta en temas de S SST
externas Reinducciones por correo
y ST
electrónico

Programación de Coordinador del SG- Carteleras

A todo el personal Semestral informativas , correo
capacitaciones SST
electrónico

Programación de los Carteleras

Coordinador de
exámenes periódicos A todo el personal Anual informativas, correo
Gestión Humana
ocupacionales electrónico

Convocatoria y
conformación de los Anual o cada vez que Carteleras
comités asociados al hayan elecciones o informativas, correo
Coordinador del SG-
SG-SST A todo el personal haya cambio en electrónico, pagina
SST
(COPASST, comité de alguno de los web de la
convivencia, brigada representantes organización
de emergencia)

Folletos
Procesos de
Controles Coordinador del SG-
A todo el personal Permanente Inducción,
operacionales SST
reinducción y
capacitaciones.

Cada vez que se

Respuesta a queja,
Gerente General, requiera contestar
reclamos, solicitudes y Coordinador del SG- Partes interesadas alguna solicitud de Correspondencia
sugerencias a partes externas externa
SST partes interesadas
interesadas externas
externas
 Anual Capacitaciones,
inducciones y
A solicitud de partes
Plan de emergencias Coordinador del SG- A todo el personal interesadas o al reinducciones,
SST Carteleras
ingreso de personal
informativas,
nuevo o visitantes
folletos

Plan de auditorias Coordinador del SG- Cartelera

A todo el personal Semestral
internas SST informativa

Coordinador del SG- Después de cada Informe escrito

informe de auditorias A todo el personal
SST auditoria cartelera informativa
Vigencia: Oct 2015-Oct 2016
Versión: 01
Código: SGA-MC
Elaboró: Gina Barrrera
Natalia Monroy

REGISTRO

Documento de la política,
objetivos y metas firmado y
aprobado por gerencia

Informe escrito aprobado y

firmado por gerencia.
Registro e asistencia a
reuniones.

Informe escrito.
Registro e asistencia a
reuniones.

Documento impreso o digital

del Plan de trabajo Anual

Diagnostico Inicial de S y ST
Matriz de peligros y riesgos
laborales

Matriz y manual de funciones

responsabilidades y
autoridades actualizado
 Programas de S y ST
Reglamento de Higiene y
seguridad Industrial

Matriz legal actualizada.

Documento del SG-SST

Programa y cronograma de
capacitaciones

Cronograma de exámenes
periódicos ocupacionales

Actas de reunión.
Registro de convocatorias y
elección de representantes

Documento impreso o digital

de los controles operacionales

Carta o informe escrito

Documento impreso o digital
del Plan de Emergencias

Documento impreso o digital

Formato para informe de

auditorias internas