MATRIZ DE COMUNICACIONES PARA EL SGA

¿CON QUE
¿QUE SE VA A ¿QUIEN A QUIEN SE ¿CÓMO SE
FRECUENCIA SE VA A
COMUNICAR COMUNICA? COMUNICA COMUNICA?
COMUNICAR?

Carteleras
informativas
Politica, metas y Gerente General Anual o cada vez que
Coordinador del SGA A todo el personal Pagina web de la
objetivos del SGA se modifique fundación
Inducciones

Gerente General Presentación de

Revisión Ambiental Coordinador del SGA Cordinadores de Anual informe en una
Inicial cada área reunión

docmuento digital o
Semestral o escrito. A través de
Requisitos legales A todo el personal Cada vez que se reuniones o
Ambientales aplicables Coordinador del SGA Partes interesadas actualice o haya procesos de
para la organización que lo soliciten cambios en la inducción o
legislación vigente capacitación.

Permanentemente, o Capacitaciones,
Programas de acuerdo al
Coordinador del SGA A todo el personal inducciones y
Ambientales cronograma de reinducciones.
capacitaciones

Folletos
Procesos de
Controles Coordinador del SGA A todo el personal Permanente Inducción,
operacionales reinducción y
capacitaciones.

A través de
Resultados de Gerente General Coordinador del SGA Anual documento escrito y
evaluación del SGA reuniones

Informe de avances y Coordinador del SGA A todo el personal Carteleras

Partes interesadas Semestral informativas,
desemepeño del SGA que lo soliciten reuniones.
 A través de
documento escrito
Anual Correo electronico
Gerente General
Plan de trabajo anual Coordinador del SGA A todo el personal Inducciones y En reuniones,
reinducciones procesos de
inducción y
reinducción

Anual
Cuando ingrese Cartelera
Aspectos e impactos personal nuevo o informativa. Proceso
ambientales A todo el personal
identificados para la Coordinador del SGA visitantes a la de Induccion,
fundación o la Matriz reinducción y
fundación de A e IA se capacitaciones.
modifique

Anual
Cada vez que se A través de los
Responsabilidaes, modifiquen las procesos de
funciones, y autoridad Coordinador del SGA A todo el personal existentes o se inducción,
ante el SGA definan nuevas reinducción y
responsabilidades o capacitaciones
funciones

Carteleras
informativas, tips
ambientales en las
Acciones control, Permanente o cada diferentes área de
mitigación y trabajo o correo
Coordinador del SGA A todo el personal vez que la matriz de A
prevencion de electronico
e IA se modifique
impactoas ambientales Procesos de
inducción
reinducción y
capacitación

Carteleras
Mecanismos de A todo el personal Semestral informativas,
participación y Coordinador del SGA Partes interesadas Inducciones y folletos, información
consulta en temas de externas Reinducciones por correo
GA electronico

Carteleras
Programación de Coordinador del SGA A todo el personal Semestral informativas , correo
capacitaciones electronico

Cada vez que se

Respuesta a queja, Correspondencia
requiera contestar
reclamos, solicitudes y Gerente General, Partes interesadas externa, correos
alguna solicitud de
sugerencias a partes Coordinador del SGA externas electronicos,
partes interesadas
interesadas externas atención al cliente
externas
 Plan de auditorias Coordinador del SGA A todo el personal Semestral Cartelera iformativa
internas

Despues de cada Informe escrtito

Informe de auditorias Coordinador del SGA A todo el personal auditoria cartelera informativa
Vigencia: Oct 2015-Oct 2016
Versión: 01
Código: SGA-MC
Elaboró: Gina Barrrera
Natalia Monroy

REGISTRO

Documento de la politica, objetivos

y metas firmado y aprobado por
gerencia

Acta de reunión

Matriz legal actualizada.

Documento de programas
Ambientales
Registro e asistencia a
capacitaciones, inducciones y
reinducciones

Documento impreso o digital de los

controloes operacionales

Informe escrito aprobado y firado

por gerencia.
Registro e asistencia a reuniones.

Informe escrito.
Registro e asistencia a reuniones.
Documento impreso o digital del
Plan de trbajo Anual

Revisión Ambiental Inicial

Matriz de Aspectos e Impactos
Ambientales

Matriz y manual de funciones

responsabilidaes y autoridades
actualizado

Programas de Gestión Ambiental

Controles operacionales

Documento del SGA

Programa y cronograma de
capacitaciones

Carta o informe escrito

 Documnto impreso o digital

Formato para informe de auditorias

internas
 MATRIZ DE COMUNICACIONES PARA EL SG-SST

¿QUE SE VA A ¿QUIEN A QUIEN SE ¿CÓMO SE

COMUNICAR COMUNICA? COMUNICA ¿CON QUE COMUNICA?
FRECUENCIA SE VA
A COMUNICAR?
Carteleras
Gerente General informativas
Política, metas y Anual o cada vez
Coordinador del SG- A todo el personal Pagina web de la
objetivos del SG-SST que se modifique
SST fundación
Inducciones

Anual A través de
Resultados de Coordinador del SG-
Gerente General Inducciones y documento escrito y
evaluación del SG-SST SST reinducciones reuniones

Informe de avances y Coordinador del SG- A todo el personal Carteleras

Partes interesadas Semestral informativas,
desempeño del SG-SST SST que lo soliciten reuniones.

A través de
documento escrito
Gerente General Anual Correo electrónico
Plan de trabajo anual Coordinador del SG- A todo el personal Inducciones y En reuniones,
SST reinducciones procesos de
inducción y
reinducción

Anual
Cuando ingrese Cartelera
Peligros y riesgos personal nuevo o informativa. Proceso
laborales identificados Coordinador del SG- A todo el personal visitantes a la de Inducción,
SST
para la fundación fundación o la reinducción y
Matriz de riesgos se capacitaciones.
modifique

Anual
Cada vez que se A través de los
Responsabilidades, modifiquen las procesos de
funciones, y autoridad Coordinador del SG- A todo el personal existentes o se inducción,
SST
ante el SGA definan nuevas reinducción y
responsabilidades o capacitaciones
funciones
 Carteleras
informativas en las
Acciones preventivas y Permanente o cada diferentes área de
correctivas para Coordinador del SG- vez que el panorama trabajo
riesgos, accidentes y A todo el personal
SST , COPASST de riesgos se Procesos de
enfermedades modifique inducción
laborales reinducción y
capacitación

documento digital o
Semestral o escrito. A través de
Requisitos legales de S Coordinador del SG- A todo el personal Cada vez que se reuniones o
y ST aplicables para la Partes interesadas actualice o haya
SST procesos de
organización que lo soliciten cambios en la inducción o
legislación vigente capacitación.

Carteleras
Mecanismos de
Coordinador del SG- A todo el personal Semestral informativas,
participación y Partes interesadas Inducciones y folletos, información
consulta en temas de S SST externas Reinducciones por correo
y ST electrónico

Carteleras
Programación de Coordinador del SG- A todo el personal Semestral informativas , correo
capacitaciones SST electrónico

Programación de los Carteleras

exámenes periódicos Coordinador de A todo el personal Anual informativas, correo
Gestión Humana
ocupacionales electrónico

Convocatoria y Anual o cada vez

conformación de los Carteleras
que hayan
comités asociados al Coordinador del SG- informativas, correo
elecciones o haya electrónico, pagina
SG-SST A todo el personal
SST cambio en alguno
(COPASST, comité de web de la
de los
convivencia, brigada organización
representantes
de emergencia)

Folletos
Procesos de
Controles Coordinador del SG- A todo el personal Permanente Inducción,
operacionales SST reinducción y
capacitaciones.

Cada vez que se

Respuesta a queja, Gerente General, requiera contestar
reclamos, solicitudes y Coordinador del SG- Partes interesadas Correspondencia
alguna solicitud de
sugerencias a partes externas externa
SST partes interesadas
interesadas externas externas
 Capacitaciones,
Anual inducciones y
A solicitud de partes
Plan de emergencias Coordinador del SG- A todo el personal reinducciones,
interesadas o al
SST Carteleras
ingreso de personal informativas,
nuevo o visitantes folletos

Plan de auditorias Coordinador del SG- A todo el personal Cartelera

Semestral
internas SST informativa

informe de auditorias Coordinador del SG- A todo el personal Después de cada Informe escrito
SST auditoria cartelera informativa
Vigencia: Oct 2015-Oct 2016
Versión: 01
Código: SGA-MC
Elaboró: Gina Barrrera
Natalia Monroy

REGISTRO

Documento de la política,
objetivos y metas firmado y
aprobado por gerencia

Informe escrito aprobado y

firmado por gerencia.
Registro e asistencia a
reuniones.

Informe escrito.
Registro e asistencia a
reuniones.

Documento impreso o digital

del Plan de trabajo Anual

Diagnostico Inicial de S y ST
Matriz de peligros y riesgos
laborales

Matriz y manual de funciones

responsabilidades y
autoridades actualizado
 Programas de S y ST
Reglamento de Higiene y
seguridad Industrial

Matriz legal actualizada.

Documento del SG-SST

Programa y cronograma de
capacitaciones

Cronograma de exámenes
periódicos ocupacionales

Actas de reunión.
Registro de convocatorias y
elección de representantes

Documento impreso o digital

de los controles operacionales

Carta o informe escrito

Documento impreso o digital
del Plan de Emergencias

Documento impreso o digital

Formato para informe de

auditorias internas