COMUNICACIONES INTERNAS Y EXTERNAS EN AGROCAMPO SAS

RELATIVAS AL SG SST

1. OBJETO
El presente procedimiento define la metodología para recibir, documentar y responder
adecuadamente a las comunicaciones internas y externas relativas al Sistema de Seguridad y
Salud en el Trabajo en todos los niveles de la empresa y a todo aquel personal que tenga relación
laboral con AGROCAMPO S.A.S.

2. ALCANCE
El presente documento tiene como alcance definir la metodología para el manejo de las
comunicaciones internas y externas relativas en el Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo de
AGRCAMPO S.A.S.

3. DEFINICIONES
COMUNICACIÓN
Proceso de transferencia de información interactiva a través de diferentes canales.
CONSULTA
Proceso a través del cual se requiere la opinión de alguien.
PARTICIPACIÓN
Proceso interactivo entre las partes implicadas en el que cada miembro, bien
individualmente o a través de sus representantes, aportan ideas a un tema propuesto.
MEDIO
Herramienta de comunicación a través de la cual se trasmitirá el mensaje deseado al
público objetivo
PÚBLICO OBJETIVO
Equipo de personas que deben recibir el mensaje.

4. METODOLOGIA

AGROCAMPO S.A.S. estableció diferentes mecanismos eficaces para recibir, documentar y

responder adecuadamente a las comunicaciones tanto internas como externas relativas al Sistema
de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG SST), garantizando que se dé a conocer el SG SST a
todos los trabajadores y contratistas mediante canales efectivos que permitan recolectar
inquietudes, ideas y aportes de los trabajadores en busca de garantizar la seguridad y salud en el
trabajo para sus colaboradores y la mejora continua del SG SST, las cuales serán consideradas y
atendidas por Gerencia General y/o Representante Legal, Departamento de Recursos Humanos y
el encargado del Sistema de gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.

4.1. Comunicación a nivel interno

La Gerencia y/o representante legal consultará con la debida anticipación a través del encargado
del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo la adopción de las decisiones
relativas a:
a. Introducción de nuevos procesos, cambio en los métodos de trabajo, cambio en
instalaciones, nuevos riesgos identificados.
b. La organización y desarrollo de las actividades de protección de la salud y prevención del
personal incluidos los contratistas.
c. La asignación de trabajadores encargados de las medidas de emergencia.
 d. Los procedimientos de información y documentación relativa al Sistema de Gestión de
Seguridad y Salud en el Trabajo.
e. Nuevos temas de formación al personal referente al SG SST.
f. Cualquier otra acción que pueda tener efectos importantes sobre el Sistema de Gestión de
Seguridad y Salud en el Trabajo.
La siguiente tabla contiene la información que se comunica a Nivel Interno de la Empresa y el
mecanismo que se utilizará:

Qué se debe Quién debe A quién Por qué Registro

Cuándo
comunicar comunicar comunicar medio asociado
Programa de
Al ingreso
Inducción y Listado de
- Gerente del
Reinducción, Asistencia ,
Políticas del General y/o personal a
Charlas de formato de
Sistema de Encargado del - la empresa,
Seguridad, inducción y
Gestión de Sistema de Trabajadores Reinducció
correos, Reinducción,
Seguridad y Seguridad y Directos e n, o cuando
Presentacione evaluaciones
Salud en el Salud en el indirectos. las mismas
s en y/o
Trabajo Trabajo, Jefes se
PowerPoint, Entrega de
de Área. modifiquen
Carteleras, Documentos.
.
folletos etc.
Programa de
Inducción y Al ingreso Listado de
Objetivos y - Gerente
Reinducción, del Asistencia ,
Metas del General y/o
Charlas de personal a formato de
Sistema de Encargado del -
Seguridad, la empresa inducción y
Gestión de Sistema de Trabajadores
correos, o cuando Reinducción,
Seguridad y Seguridad y Directos e
Presentacione los mismos evaluaciones
Salud en el Salud en el indirectos.
s en se y/o
trabajo y su Trabajo, Jefes
PowerPoint, modifiquen Entrega de
plan de acción. de Área.
Carteleras, . Documentos.
folletos etc.
Revisión
Encargado del Revisión de la por la Alta
Gerente
Sistema de Alta Dirección y
General, Formato de
Plan de Gestión de Dirección, cuando el
Jefes de Plan
Trabajo Anual. Seguridad y Presentación Encargado
Área, Estratégico.
Salud en el en del SG SST
copasst
Trabajo. PowerPoint. lo
determine.
 Qué se debe Quién debe A quién Por qué Registro
Cuándo
comunicar comunicar comunicar medio asociado
Programa de Matriz de
Inducción y Al ingreso riesgos
- Gerente
Reinducción, del Listado de
General y/o
Charlas de personal a Asistencia,
Encargado del - Todas las
Peligros y Seguridad, la empresa Formato de
Sistema de partes
Riesgos y sus correos, o cuando check list de
Seguridad y interesadas
controles. Presentacione los mismos Plan
Salud en el aplicables
s en se Estratégico.
Trabajo, Jefes
PowerPoint, modifiquen Plan de
de Área.
Carteleras, . Emergencias
folletos etc.
Programa de
Inducción y
Al ingreso Listado de
Reinducción,
del Asistencia,
Encargado del Charlas de
Trabajadores personal a formato de
Programa de Sistema de Seguridad,
Directos e la empresa inducción y
Capacitación Seguridad y correos,
indirectos, o cuando Reinducción,
Anual. Salud en el Presentacione
copasst. los mismos y/o
Trabajo. s en
se Entrega de
PowerPoint,
requieran. Documentos.
Carteleras,
folletos etc.
Programa de
Inducción y Al ingreso Listado de
- Gerente
Reinducción, del Asistencia,
General y/o
Charlas de personal a formato de
Encargado del
Funciones y Trabajadores Seguridad, la empresa inducción y
Sistema de
Responsabilida Directos e correos, o cuando Reinducción,
Seguridad y
des en SST indirectos. Presentacione las mismas evaluaciones
Salud en el
s en se y/o
Trabajo, Jefes
PowerPoint, modifiquen Entrega de
de Área.
Carteleras, . Documentos.
folletos etc.
Entrega de la
Matriz de
Requisitos
Legales y/o Al ingreso
Programa de del Documento del
Encargado del Inducción y personal a SG SST Y
Requisitos -
Sistema de Reinducción, la empresa ANEXOS
legales Trabajadores
Seguridad y Charlas de o cuando Carpetas de
aplicables en Directos e
Salud en el Seguridad, los mismos Brigadas
SST. indirectos.
Trabajo correos, se Carpeta de
Presentacione modifiquen COPASST
s en .
PowerPoint,
Carteleras,
folletos etc.
 Qué se debe Quién debe A quién Por qué Registro
Cuándo
comunicar comunicar comunicar medio asociado
Tarjeta de
reporte de
condiciones de
- Encargado Tarjeta de
seguridad y
Auto reporte del Sistema reporte de
Todos los salud en el
de condiciones de gestión de condiciones Cuando se
trabajadores y trabajo,
de trabajo y de Seguridad y de seguridad y generen.
Contratistas. Acciones
salud. Salud en el salud en el
correctivas y/o
Trabajo. trabajo,
preventivas,
correo, verbal.
Correos,
folletos.
- Encargado Al ingreso Listado de
del Sistema de Programa de del Asistencia,
Procedimiento Seguridad y Inducción y personal a formato de
s e instructivos Salud en el - Todas las Reinducción, la empresa inducción y
internos de Trabajo, Jefes partes Capacitacione o cuando Reinducción,
seguridad y de Área. interesadas s, Carteleras, los mismas evaluaciones
salud en el aplicables. correos, se generen y/o
trabajo. documentos o Entrega de
y/o folletos. modifiquen Documentos,
. correos.
-Encargado Al ingreso
del Sistema de Programa de del
Seguridad y Inducción y personal a
Salud en el - Todas las Reinducción, la empresa MANUAL DE
Protocolos de
Trabajo, Jefes partes Capacitacione o cuando PROCEDIMIE
seguridad y
de Área. interesadas s, Carteleras, los mismas NTOS Y DE
fichas técnicas.
aplicables. correos, se generen FUNCIONDES
documentos. o
y/o folletos. modifiquen
.
- Encargado Programa de
del Sistema de Inducción y Al ingreso
Seguridad y Reinducción, del
Salud en el Charlas de personal a
Trabajo, Jefes Trabajadores Seguridad, la empresa
Plan de Listados de las
de Área, Directos e correos, o cuando
Emergencias Brigadas
brigadistas indirectos. Presentacione las mismas
s en se
PowerPoint, modifiquen
Carteleras, .
folletos etc.
Funcionamient - Encargado - Gerente Programa de Al ingreso Asistencia
o del del Sistema de General, Inducción y del Capacitación,
COPASST Seguridad y trabajadores Reinducción, personal a Entrega de
Salud en el directos e Charlas de la empresa Documentos
Trabajo. indirectos. Seguridad, o cuando el y/o Correos
correos, mismo se electrónicos.
 Qué se debe Quién debe A quién Por qué Registro
Cuándo
comunicar comunicar comunicar medio asociado
Presentacione
Informes de
s en
Brigada.
PowerPoint, modifique.
Actas de
Carteleras,
Reunión
folletos etc.
Programa de
Inducción y Asistencia
Reinducción, Al ingreso Capacitación,
- Encargado Charlas de del Exámenes de
Programa de
del Sistema de Trabajadores Seguridad, personal a ingreso,
Vigilancia
Seguridad y Directos e correos, la empresa periódicos y de
epidemiológica
Salud en el indirectos Presentacione o cuando el salida a
.
Trabajo. s en mismo se empleados.
PowerPoint, modifique. Correos
Carteleras, electrónicos.
folletos etc.
Estadísticas de
Incidentalidad,
accidentalidad y
Revisión por
Enfermedades
Estadísticas de la Alta Revisión
Encargado del Laborales,
Incidentalidad, Dirección, por la Alta
Sistema de Todas las Anexos de
accidentalidad COPASST y Dirección,
Seguridad y partes accidentalidad y
y cuando el COPASST,
Salud en el interesadas. de ausentismo.
Enfermedades Encargado del Cuando se
Trabajo. Control de
Laborales. SG SST lo requiera.
Acciones
determine.
preventivas,
correctivas y de
mejora.
Presentación en
Powerpoint,
Revisión por
correo,
la Alta
Encargado del Revisión Acta
Dirección, en
Inspecciones a Sistema de por la Alta COPASST,
Todas las COPASST y
Instalaciones, Seguridad y Dirección, revisión por la
partes cuando el
maquinaria y Salud en el COPASST, Alta Dirección,
interesadas. Encargado del
equipos. Trabajo, Cuando se Control de
SG SST lo
COPASST. requiera. Acciones
determine,
preventivas,
correos.
correctivas y de
mejora.
Revisión por Informes de
Encargado del
Resultado de Gerente la Alta Mediciones o
Sistema de
Mediciones y general, Dirección, Monitoreo,
Gestión de Cuando se
Monitoreo COPASST, Reunión presentaciones
Seguridad y requiera.
Ambientes de directamente COPASST, porwer point,
Salud en el
Trabajo interesados. Capacitacione capacitaciones,
Trabajo.
s, Charlas. charlas.
 Qué se debe Quién debe A quién Por qué Registro
Cuándo
comunicar comunicar comunicar medio asociado
Encargado del Registro de
Sistema de Seguimiento a
Revisión por
Gestión de Indicadores,
Gerente la Alta
Seguridad y Acta de
Indicadores de general, Dirección, Anualment
Salud en el Reunión
Evaluación del COPASST, Reunión e o cuando
Trabajo. Gerencial,
SG SST. directamente COPASST, se requiera.
Presentaciones
interesados. Capacitacione
en Power point,
s, Charlas.
capacitaciones,
charlas.
Encargado del Reunión Acta reunión
Sistema de COPASST. COPASST.
Resultados Anualment
Gestión de
Revisión COPASST. e o cuando
Seguridad y
Gerencial se requiera.
Salud en el
Trabajo.
Gerente Anualment
general, e o cada
Encargado vez que se
Informe
del Sistema realice una
Resultados de Informe de Informe de
- Auditor de Gestión auditoria.
Auditorías Auditoria. Auditoria.
de Seguridad
Internas
y Salud en el
Trabajo,
COPASST.
Revisión por
la Alta
- Encargado Revisión Control de
Acciones Dirección y
del Sistema de Todas las por la Alta Acciones
Correctivas, cuando el
Seguridad y partes Dirección, preventivas,
preventivas y Encargado del
Salud en el interesadas. Cuando se correctivas y de
de mejora. SG SST lo
Trabajo. genere. mejora.
determine,
correos.
Seguimiento a
Gerencia
los Resultados
Encargado del General, Control de
de las Acciones Cada vez
Sistema de Encargado Acciones
Auditorías Correctivas, que se
Seguridad y del Sistema Correctivas,
preventivas o presente un
Salud en el de Seguridad preventivas o
de mejora. evento.
Trabajo. y Salud en el de mejora.
trabajo.
Modificacione - Gerente - Todas las Correos Cada vez Control de
s en la empresa General partes electrónicos, que se Acciones
que puedan Encargado del interesadas Charlas, presente un Correctivas,
implicar Sistema de aplicables Capacitacione evento. preventivas o
cambios en el Seguridad y s o Folletos. de mejora.
Sistema de Salud en el
Gestión de Trabajo, Jefes
 Qué se debe Quién debe A quién Por qué Registro
Cuándo
comunicar comunicar comunicar medio asociado
Seguridad y
Salud en el de Área,
Trabajo.

4.2 Comunicación a Nivel Externo

Toda comunicación emitida entre externos como son visitantes, organismos fiscalizadores,
clientes, empresas vecinas etc., será recibida por el Jefe de Seguridad y de acuerdo a los
requerimientos será remitido al Encargado del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el
Trabajo para realizar el trámite respectivo.
Del tratamiento a dichas comunicaciones externas en Seguridad y Salud en el Trabajo deberá
quedar evidencia, la cual se manejará en primera medida por un oficio emitido mediante
documento físico o correo emitido, posteriormente su tratamiento será registrado mediante
Formato Control de Acciones Preventivas, Correctivas o de Mejora.

4.3 Participación y consulta de los trabajadores

 Participación.
El Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo de AGROCAMPO S.A.S. será liderado e
implementado por la Gerencia General a través de la persona que ha sido encargada para el
Diseño e Implementación del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.
AGROCAMPO S.A.S. asegura las medidas eficaces para garantizar la participación de todos
los trabajadores y sus representantes ante el COPASST asegurando su funcionalidad, tiempo
requerido y recursos necesarios en cumplimiento a la normatividad vigente.
Así mismo, la empresa informa a los integrantes del COPASST, trabajadores y/o contratistas, y
demás interesados sobre el proceso de implementación y desarrollo de todas las etapas del
Sistema de Gestión de Seguridad de la Salud en el Trabajo SG-SST y evalúa las
recomendaciones emanadas de éstos para el mejoramiento del SG-SST.
 Consulta
Cuando sea necesario se realizarán consultas a las partes interesadas externas pertinentes tales
como:
o ARL SURA
o ICONTEC
o Ministerio de Trabajo
o Consejo colombiano de seguridad
o Entre otros.
Los empleados están representados en asuntos de Seguridad y Salud en el trabajo por medio de
los siguientes mecanismos:
1. Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo, COPASST
Es un organismo de promoción y vigilancia de las normas y reglamentos de Seguridad y
Salud en el Trabajo dentro de la empresa.

2. Representante del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo

La empresa designó a profesional (DANIEL HERRERA PINTO) como representante
del Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo como el miembro de la alta dirección con
responsabilidad específica en el diseño e implementación del SG SST.
Para aumentar el nivel de compromiso y concientizar a las personas entorno al desarrollo y
participación de las actividades del Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo se realizarán
diferentes actividades como: Inducción, Reinducción, Capacitaciones, charlas, Folletos de
interés, correos entre otros mecanismos que la empresa decida implementar.

4. Anexos
 Formato de Control de Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora.
 Reporte De Condiciones Inseguras, Actos Inseguros hecho por COPASST
 Informe de auditoría Interna.
 Listado de Asistencia, manejados por las Brigadas.
 Matriz de Identificación de Peligros, valoración de riesgos y determinación de controles.