MATRIZ DE COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA.

CÓDIGO: VERSIÓN: FECHA ELABORACIÓN: FECHA ACTUALIZADA:

SGI-MT-01 9 09 DE FEBRERO DE 2016 27 DE OCTUBRE DE 2020
ELABORADO POR:
REVISADO POR: APROBADO POR:
CALIDAD
CALIDAD SGI

OBJETIVO:

Identificar las necesidades de comunicaciones internas y externas, y determinar las metodologías que serán
utilizadas para asegurar el desarrollo de una correcta comunicación con las partes interesadas y los grupos de
interés de Expertos Seguridad Ltda., con el fin de establecer un canal unificado en toda la organización,
fortaleciendo una cultura institucional, mejorando la imagen corporativa y aumentando el sentido de pertenencia,
en aras de ser partícipes en la satisfacción de todas las partes interesadas, protección del medio ambiente y
prevención de riesgos relacionados con la seguridad y salud en el trabajo.

ALCANCE:

Esta matriz de comunicación interna y externa aplica a todos los procesos de la organización a nivel nacional y
hace parte de los sistemas de gestión en los que se encuentra certificada la empresa.

 ISO 9001:2015
 ISO 14001:2015
 ISO 45001:2018
 BASC
 ISO 28000:2007
 ISO 18788:2018
 SELLO SE SOSTENIBILIDAD
 PESV
 MES

CODIGO:
SGI-MT-001
ELABORADO POR: CALIDAD
QUÉ SE COMUNICA
Políticas, objetivos, metas y
estrategias de la Organización y los
clientes.
Desempeño Gerencial.
Informe de revisión por la dirección
Planeación del Sistema de Gestión.
Planeación Estratégica
Necesidades y expectativas de las
partes interesadas
Informe del desempeño de los
procesos
Requisitos legales y reglamentos
aplicables
Criterios SSTA.
Informe de auditorias
Requisitos del cliente
Contratos
FECHA ELABORACIÓN:
09 DE FEBRERO DE 2016
QUIÉN COMUNICA
Socios y/o gerente general,
departamento SGI
Directora Nacional SGI
Coordinadora SGI
Gerente General, departamento
SGI
Gerente General, departamento
SGI
Gerente de Estrategia, Director
SGI
Gerente General,
Líderes de proceso
Directora Nacional SGI
Directora Nacional SGI
Gestores SSTA a nivel nacional
Directora Nacional SGI
Coordinadora SGI
Auditores Externos
Gerente General, Gerente
Comercial, Secretaria Comercial,
Asesores Comerciales
Gerente General, Gerente
Comercial, Asesor Comercial,
Director Operativo, coordinadora
de licitaciones, director de
electrónica.
MATRIZ DE COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA.
FECHA ACTUALIZADA:
12 DE FEBRERO DE 2019
A QUIÉN SE COMUNICA
A todo el personal de la organización
Socios, auditorías externas,
departamento SGI
Socios, todo el personal de la
organización
Todo el personal, proveedores,
accionistas.
Gerente General
Líderes de procesos
Gerencia general, líderes de procesos
Líderes de procesos y personal
involucrado que requiera de esta
información
Gerencia General
Líderes de procesos
Comité de Gerencia, líderes de
procesos, todo el personal en general,
Copasst.
Gerente Operativo, Director Operativo,
Director SGI, Director de Gestión
Humana y a los procesos involucrados
Directora Nacional SGI, gerente de
Gestión Humana, y al gerente general,
gerente Comercial, asesor Comercial,
director Operativo, coordinadora de
Licitaciones, director de Electrónica.
REVISADO POR:
CALIDAD
CÓMO SE COMUNICA
Reuniones, correo electrónico,
boletines internos, carteleras, página
Web.
Junta de Socios, reuniones.
Divulgación de criterios identificados en
el sistema de gestión, de acuerdo al
procedimiento SGI-PR-01 “Planeación
del Sistema de Gestión”.
Documento SGI-D-06 “Planeación
Estratégica”. Carteleras, reuniones,
boletines internos.
Reuniones, revisiones gerenciales
Informes de resultados de los
procesos, reuniones o comités.
Reuniones, carteleras, boletines
informativos, correo electrónico
Informes para la revisión Gerencial.
Informe para la revisión Gerencial,
reuniones administrativas.
Comunicación escrita o verbal.
Acta de preinstalación
Formatos: Contrato, Pedido, Puestos
de Trabajo y Ordenes de Servicio,
Correos electrónicos, reuniones.
Versión:
7
APROBADO POR: SGI
CUANDO COMUNICAR
Semestralmente o cuando se
presenten cambios.
Anualmente
Anualmente o cuando se
presenten cambios
Anualmente o cuando se
presenten cambios
Anualmente o cuando se
presenten cambios
Mensual, anual o cada vez que se
verifique un proceso
Cada vez que se emita una
reglamentación, nuevas leyes o
modificaciones
Anual o si se requiere alguna
modificación importante
Cada vez que se presente una
auditoría externa, interna o
revisión de procesos
Cada vez que se realiza una venta
o al presentarse cambios
Cada vez que se realiza una
venta, participación en licitaciones
o al presentarse cambios
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CODIGO:
SGI-MT-001
ELABORADO POR: CALIDAD
QUÉ SE COMUNICA
Panoramas de Riesgo Seguridad
Física
Panorama de Riesgos por Proceso
Panoramas de Riesgo SSTA
Necesidades de recursos
Divulgación
Actividades o información acerca de
los Sistemas de Gestión
Normas básicas de permanencia en
las instalaciones de Expertos
Seguridad Ltda. Y normas para actuar
durante una emergencia.
Programación de turnos personal
operativo
Programación de instalaciones,
revistas o acompañamientos y
mantenimientos
Reporte de No Conformidades en el
Servicio y en el Producto entregado.
FECHA ELABORACIÓN:
09 DE FEBRERO DE 2016
QUIÉN COMUNICA
Directores Operativos
Líderes de procesos
Director SGI o personal encargado
SSTA
Líderes de los Procesos.
Departamento SGI
Portería – Recepción de Expertos
Seguridad
Coordinador de Programación,
director Operativo, supervisor de
Escoltas, coordinador de
Monitoreo.
Director Técnico y Coordinador de Contratista, Técnico de Mantenimiento e
Monitoreo
Coordinador Técnico, Coordinador
de Monitoreo, Auxiliar de
Monitoreo, auxiliar Técnico en
MATRIZ DE COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA.
FECHA ACTUALIZADA: Versión:
12 DE FEBRERO DE 2019 7
REVISADO POR: APROBADO POR: SGI
CALIDAD
A QUIÉN SE COMUNICA CÓMO SE COMUNICA CUANDO COMUNICAR
Cada vez que se presente un
Reuniones, correo electrónico o
Gerencia de Operaciones, clientes servicio nuevo o actualización
informes físicos
anual
A todo el personal involucrado en el Reuniones, correo electrónico, Cada vez que se realice una
riesgo. divulgación de matriz de riesgos. actualización a la matriz.
Al ingreso a la compañía y cada
año
Inducción y Reinducción, Informes por
Todo el personal Cada vez que se presente un
correo electrónico o físicos
servicio nuevo o actualización
anual
Gerente general, gerente Administrativo, Cronograma de actividades, verbal,
Según cronograma de actividades,
director de Gestión Humana, formato FH-01-01 “Requisición de
o según se requiera.
coordinador de Bienestar y Capacitación Personal.
Reuniones, correo electrónico,
A todo el personal (Administrativos y Cada vez que se requiera publicar
boletines internos, carteleras, página
Operativos) información.
Web.
Se hace entrega de Tarjeta de
Personal (interno – externo) que ingresa Visitantes con recomendaciones. Al ingresar un visitante o personal
a Expertos El Plano de Emergencias se encuentra nuevo de la empresa
Publicado.
OP-F-09 “Programación Patrón Fija”, Cambio de puesto, rotación o
OP-F-04 “Programación Mensual”, ingreso de personal, servicio
Personal involucrado
OP-F-08 “Programación de Servicios nuevo o alguna modificación
de escoltas” requerida.
GE-F-01 “Reporte de Servicio de
Mantenimiento Correctivo”, GE-F-03
“Solicitud y Registros de Servicios
Cada vez que se presente un
Especiales”, GE-F-07 “Mantenimientos
Instalación servicio o cliente nuevo
Reportados por Monitoreo”, GE-F-05
“Reportes de Mantenimiento
Preventivo”.
Director Operativo OP-F-54 “Informe de Falta”. Cada vez que se reciba un
Coordinador Técnico GE-F-09“Seguimiento del Servicio de producto no conforme con los
Gerente Operativo Instalación”: requerimientos solicitados o en
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CODIGO: FECHA ELABORACIÓN:
SGI-MT-001 09 DE FEBRERO DE 2016
ELABORADO POR: CALIDAD
QUÉ SE COMUNICA QUIÉN COMUNICA
Mantenimiento e Instalación,
auxiliar de sistemas, director de
Sistemas y procesos que
requieran compras de equipos
Gerente General y director de
Gestión Humana, directora
Responsabilidades y autoridades
Nacional SGI, coordinadora SGI,
líderes de procesos
Personal Administrativo
Personal Operativo a través de la
Secretaria de operaciones, Oficios
Solicitud de elementos
varios a través de la Secretaria de
Gerencia, coordinador técnico,
gestores SSTA.
Director de Compras y Logística
Directora Nacional SGI
Evaluación de proveedores Coordinadora SGI
Coordinador técnico
Director de Sistemas
Acciones Correctivas, preventivas y de
Todo el personal
mejora
Clientes y usuarios
Reporte de Quejas, Reclamos, Director SGI
Sugerencias, Solicitudes Coordinador SGI
Community Manager
Análisis de riesgos de usuarios y de Director Operativo.
instalaciones. Gerente de Operaciones.
MATRIZ DE COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA.
FECHA ACTUALIZADA:
12 DE FEBRERO DE 2019
A QUIÉN SE COMUNICA
Gerente de Electrónica
Gerente de Innovación y Desarrollo,
Directora SGI, Coordinadora SGI
Todo el Personal
Director de Compras y Logística
A proveedores y contratistas, gerencia
general, gerencia Administrativa y
Financiera
Líderes de proceso
Gerentes
Cliente.
Gerente General
Personal involucrado
Versión:
7
REVISADO POR: APROBADO POR: SGI
CALIDAD
CÓMO SE COMUNICA CUANDO COMUNICAR
mal estado
Anualmente, cargos nuevos o
Perfiles de cargos y Funciones cada vez que se generen
contrataciones de personal.
Formato de “Requisición”, copia del
Cada vez que se requiera compra
pedido GL-F-01
de equipos o elementos
Formato de Evaluaciones a
proveedores, Informe de revisión por la Anualmente
dirección
Correo electrónico, Comunicación
escrita o verbal, Formato SGI-MT-09 Cada vez que se genere un
“Matriz de Acciones Correctivas, hallazgo
Preventivas y de Mejora”.
Línea de arquitectura moral, Correo
electrónico, Comunicación escrita o
verbal, Formato SGI-F-05 Control de Cada vez que se genere una
Quejas y Reclamos de los Clientes queja, reclamo, sugerencia o
Internos, SGI-F-06 Formato Quejas y solicitud
Reclamos, Informes para la revisión
Gerencial.
Cada vez que se presente un
Informe escrito, presentación, procesos
servicio nuevo o actualización
de divulgación, Panoramas de Riesgo.
anual
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CODIGO:
SGI-MT-001
ELABORADO POR: CALIDAD
QUÉ SE COMUNICA
Reporte de actividades sub.-estándar.
Director de Gestión Humana y
Cronograma de capacitaciones
Capacitaciones, directora nacional requerido en la capacitación, COPASST
Accidentes de Trabajo
Vinculación de personal
subcontratado, datos de contacto y
responsable de su seguimiento
Programación de Auditorias
Información general de la empresa y
reconocimiento de cada una de las
áreas correspondientes a SSTA,
Calidad y Derechos Humanos.
Guías Preventivas en seguridad
MATRIZ DE COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA.
FECHA ELABORACIÓN: FECHA ACTUALIZADA: Versión:
09 DE FEBRERO DE 2016 12 DE FEBRERO DE 2019 7
REVISADO POR: APROBADO POR: SGI
CALIDAD
QUIÉN COMUNICA A QUIÉN SE COMUNICA CÓMO SE COMUNICA CUANDO COMUNICAR
Verbal, Formato GH-F-50
Gerente Operativo, directores Cada vez que se generen
Todo el personal “Comunicaciones Internas“, Software
Operativos, COPASST actividades sub-estándar
(aplicación virtual).
Correos electrónicos, citaciones, Cronograma se aprueba anual y
Coordinador de Bienestar y Líderes de procesos, y personal que es
SUPERTRACK, registros de las capacitaciones se efectúan
asistencias según lo planeado
SGI, Operaciones
Director SGI Cuando ocurra un accidente de
ARL Furat
Coordinador SGI trabajo.
Cuando se presente la
Gerente de Operaciones,
Director de Gestión Humano Reuniones, correo electrónico. subcontratación de una persona
Líderes de procesos
para nuevos puestos.
Según cronograma de
Coordinador SGI Programación de auditorías y Plan de capacitaciones puede tener
A los líderes de los procesos a auditar.
Director SGI auditorías. frecuencia mensual, periódicos o
anuales
A través de una cartilla que contenga
Cada vez que ingrese personal
Community Manager Todo el personal a nivel nacional información de Principios Voluntarios
nuevo
de Seguridad y Derechos Humanos
Directores Operativos y
Todo el personal a nivel nacional Por medio de correo electrónico Semanal
Community Manager
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CODIGO: FECHA ELABORACIÓN: FECHA ACTUALIZADA: Versión:
SGI-MT-001 09 DE FEBRERO DE 2016 12 DE FEBRERO DE 2019 7
ELABORADO POR: CALIDAD REVISADO POR: APROBADO POR: SGI
CALIDAD

QUÉ SE COMUNICA QUIÉN COMUNICA A QUIÉN SE COMUNICA CÓMO SE COMUNICA CUANDO COMUNICAR
Mensaje del día: En temas como
comunicación efectiva, inteligencia
emocional, medio ambiente, SGI, El medio de comunicación para la
entre otros temas cotidianos e Comunicadora Todo el personal a nivel nacional difusión de los mensajes es por medio Diarios
informativos. del Correo Electrónico.
Pausas Activas: Ejercicios y métodos
de relajación en horas laborales.
Respuestas a solicitudes o inquietudes A través de la página WEB de Expertos
Clientes o usuarios externos Comunicadora Diarios
de los clientes o usuarios Seguridad
Comunicados internos o boletines Por medio de correo electrónico o
Comunicadora Todo el personal a nivel nacional Cada que se requiera
informativos página WEB
Página Web, firma del Correo
Acceso a medios de comunicación
Grupos de Interés Expertos Seguridad electrónico, colillas de pago de nómina, Cada que se requiera
para los grupos de interés
Propuestas comerciales
Personal Disponible en Fines de
Asistente de Operaciones Todo el personal administrativo Correo electrónico Todos los viernes o días festivos
Semana
Guardas de Seguridad
Reportes de novedades, siniestros o Inmediatamente se presente un
Directores Operativos Personal de Control Teléfono, Celular, Avantel, radio
positivos evento
Supervisores
Reportes de novedades, siniestros o Gerentes Operativos, Gerente de Inmediatamente se haya recibido
Personal de Control Teléfono, Celular, Correo Electrónico
positivos Electrónica, Director SGI información del evento presentado
Superintendencia de Vigilancia y
Reporte de novedades, siniestro o Seguridad Privada. Máximo 24 horas después del
Asistente de Operaciones Informe de los hechos
positivo Autoridades civiles y militares evento
Gerencia General
Verbalmente
Eventos sospechosos en las Inmediatamente se presente un
Todo el personal Jefe de Seguridad Correo electrónico
instalaciones de Expertos Seguridad evento sospechoso
Teléfono
Guardas de Seguridad Personal de Control
Teléfono, Celular, Avantel, radio Inmediatamente se presente un
Pérdida de armas Escoltas Director Operativo
Denuncio evento
Supervisores
Policía Nacional
Director de Operaciones (Armas y Fiscalía Correo electrónico
Pérdida de armas Cuando se presente
Radios) Gerencia Nacional Operativa Presencial
DCCA

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CODIGO: FECHA ELABORACIÓN: FECHA ACTUALIZADA: Versión:
SGI-MT-001 09 DE FEBRERO DE 2016 12 DE FEBRERO DE 2019 7
ELABORADO POR: CALIDAD REVISADO POR: APROBADO POR: SGI
CALIDAD

QUÉ SE COMUNICA QUIÉN COMUNICA A QUIÉN SE COMUNICA CÓMO SE COMUNICA CUANDO COMUNICAR
Guardas de Seguridad
Escoltas Teléfono, Celular, Avantel, radio Inmediatamente se presente un
Robo de armas Personal de Control
Directores Operativos Denuncio evento
Supervisores
Policía Nacional
Director de Operaciones (Armas y Fiscalía Correo electrónico
Robo de armas Cuando se presente
Radios) Gerencia Nacional Operativa Presencial
DCCA
Director de Operaciones (Armas y
Superintendencia de Vigilancia y Informe y entrega de denuncios
Pérdida y robo de armas Radios) Cuando se presente
Seguridad Privada previamente realizados
Asistente de Operaciones
Superintendencia de Vigilancia y Formulario de Excel dispuesto en la Cada vez que se vincule o
Acreditación de Guardas de Seguridad Coordinador de Acreditaciones
Seguridad Privada página web de la Supervigilancia desvincule personal Operativo
Gerente de Operaciones
Ejercicios de Simulacros y Líder de ejecución del simulacro o
Director SGI Informe de simulacro Cuando se realice el ejercicio
simulaciones la simulación
Personal involucrado en el ejercicio
Integrantes del COPASST,
Rendición de cuentas Gerencia General. Revisión por la Dirección Anualmente
Cocola, Brigada de emergencias
Gerente General
COPASST
Plan de trabajo anual SSTA Director SGI SSTA-F-02 Plan de trabajo anual Anualmente
Cocola
Brigada de emergencia
Actividad del equipo de seguridad, Gerentes de Operaciones y Directores
Supervisores Supertrack Diariamente y mensual
ubicación, estado operativo y logístico Operativos
Necesidad de asistencia de Guardas de Seguridad, Control
autoridades, equipos de seguridad o Supervisores, Escoltas, Directores Jefe inmediato Telefónicamente Cuando se requiera
apoyo médico de emergencias Operativos, Jefes de Seguridad Gerentes

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