MRS-P-01 Procedimientos para Controlar Documentos y Registros V00

“NIGÚN TRABAJO ES TAN URGENTE QUE SE DEBA HACER SIN
SEGURIDAD”
Código: MRS-P-01
Versión: 00 Contratante:
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN CATALINA
HUANCA
Fecha: 06-06-2021
PROCEDIMIENTO PARA CONTROLAR SOCIEDAD
MINERA
DOCUMENTOS Y REGISTROS Página: SAC
I. OBJETIVO
Establecer y difundir un procedimiento que garantice que la documentación
y registros del Sistema Integrado de Gestión, se encuentren controlados
considerando las etapas de elaboración, aprobación, distribución y una
correcta identificación de los documentos internos y externos de MRS
PERU S.A.C.
II. ALCANCE
Este procedimiento aplica para todo el personal y todas las áreas dentro del
alcance del Sistema Integrado de Gestión de MRS PERU SAC.
III. DEFINICIONES Y CLASIFICACIONES
3.1 Definiciones:
a) Documento: Información y su medio de soporte (ISO 9001:2015).
NOTA 1: El medio de soporte puede ser papel, disco magnético, ópticos

o electrónicos, fotografías o muestra patrón o una continuación de estos.
NOTA 2: Con frecuencia un conjunto de documentos, por ejemplo

especificaciones y registros se denominan “documentación”
NOTA 3: Algunos requisitos (por ejemplo, el requisito de ser legible)

están relacionados con todos los tipos de documentos, aunque puede
haber requisitos diferentes para las especificaciones (por ejemplo, el
requisito de estar controlado por revisiones) y los registros (por ejemplo,
el requisito de ser recuperable)
PREPARADO POR REVISAR POR: REVISADO POR: APROBADO POR:
Coordinador de SIG Supervisor de Área Gerente de Operaciones Gerente General

Fecha: 06/06/2021 Fecha: 06/06/2021 Fecha: 06/06/2021 Fecha: 06/06/2021
SEGURIDAD”
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Fecha: 06-06-2021
MINERA
b) Procedimiento: Documento que describe paso a paso cómo proceder,

de principio a fin, para desempeñar correctamente un trabajo.
c) Manual: Compendio de la estructura, funcionamiento y alcance de un
sistema de Gestión.
d) Instructivo: Forma de desarrollar una actividad referida generalmente en
un procedimiento, cuyo principal fin es detallar la actividad en sí.
e) Representante de la dirección: Son las personas responsables del
Sistema Integrado de Gestión.
f) Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona
evidencia de actividades desempeñadas.
g) Formato: Es la estructura de un documento en el que se consignarán
datos como resultado de una verificación o control, convirtiéndose de
esa manera en un registro.
h) Copia Controlada: Copia de los documentos vigentes del Sistema de
Gestión Integrado, identificados con un sello de copia controlada y
asignados a una persona o área, para su uso y aplicación
correspondiente.
i) Copia No Controlada: Copia de los documentos del Sistema de
Gestión Integrado, que son impresos con fines didácticos o de revisión, e
identificados con un sello de copia no controlada
j) Documento Externo: Son aquellos documentos que se emplean en los
procesos del sistema, pero cuyo origen es externo, en esta categoría se
considera por ejemplo a: las leyes, normas, reglamentos, manuales de
equipos, etc.
k) Copia Obsoleta: Documento que ha perdido vigencia, por actualización
de la información.
l) Documento Externo: información o datos que poseen y elaboran
organismos o personas ajenas a la empresa a través de papel,

SEGURIDAD”
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MINERA
disco magnético, óptico o electrónico y/o fotografías. Este

documento sirve de guía o apoyo para el desarrollo de las
actividades.
3.2 Abreviaturas:
RED: Representante de la Dirección

GG: Gerente General
PG: Sistema Integrado de Gestión
CSIG: Coordinador del sistema Integrado de Gestión
CA: Coordinador de Área (Jefe o responsable del área según
corresponda)
IV. DESARROLLO
ETAPA DESCRIPCION RESPONSA

1. CONTROL DE DOCUMENTOS
REQUERIMIENTO El requerimiento para elaborar un documento, nace de Todo el pers
Y ELABORACION cualquier colaborador de la organización, este prepara un
borrador en conjunto con el responsable del proceso y lo
presenta al CSIG para su revisión o al máximo responsable
de su área
REVISION Y Se procede a efectuar la revisión de los documentos RED/CSIG/C
APROBACION elaborados, si está conforme se propone ante quien
corresponda para su aprobación que será el GG como
representante de la alta dirección. El documento estará
revisado y aprobado siempre y cuando aparezcan las

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iniciales de dicho representante en el documento.

La revisión y aprobación de documentos se hará de
acuerdo al siguiente cuadro según corresponda:
CUADRO DE REVISIONES Y APROBACIONES
DOCUMENTOS REVISIO APROBACION
N
Documento del SIG CSIG GG
Documento del Área CA GG
El encabezado debe tener la estructura que se define en el

ANEXO 1 ESTRUCTURA Y CODIFICACION DE LA
DOCUMENTACION
INGRESO DEL Una vez aprobado los documentos, el CSIG ingresa la
DOCUMENTO AL documentación en la carpeta del SIG, donde las personas CSIG
PG con acceso al Sistema pueden acceder a la información
como “solo lectura”
Luego se ingresa la información correspondiente al nuevo
documento o documentos en el formato MRS-R-014
“LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS Y REGISTROS
INTERNOS”, incluyendo la versión y la fecha de
aprobación.
NOTA 01: En caso algún procedimiento, instructivo,

formato, etc. Tiene un formato estipulado por legislación se
mantendrá el que indique la ley, sin ser considerado una no
conformidad al presente procedimiento.
DIFUSION DEL El CSIG comunicara al área involucrada, sobre el nuevo RED/CSIG

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DOCUMENTO documento o según corresponda el cambio en el

documento indicándole la ruta electrónica donde se puede
ubicar la nueva versión del mismo. Se controla la
distribución de los documentos a través del MRS-R-014
“LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS Y REGISTROS
INTERNOS”.
Solo en el caso que el RED lo considere necesario se
realizara una capacitación sobre su contenido, la cual está
a cargo de la persona que designe el responsable del área
involucrada.
NOTA 01: Toda copia impresa llevara en el pie de página

“USO INTERNO RESERVADO CUALQUIER COPIA
IMPRESA DE ESTE DOCUMENTO”
Siendo considerado como tal para el SIG.
CAMBIOS EN En el caso de que algún documento requiera ser RED/CA
DOCUMENTOS modificado, el responsable del área involucrada entregara
PG un borrador al CSIG o CA para su revisión. (Regresar a
etapa de revisión y aprobación)
La identificación de cambio se realizará de la siguiente

forma:
TIPO DE ADICION Y/O ELIMINACION
DOCUMENTO MODIFICACIO
N
Manuales, Cursiva y Asterisco (*)
procedimientos ,ins Negrita
tructivos,

SEGURIDAD”
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MINERA
especificaciones
Registros, Políticas Comparación Comparación
con la versión con la versión
anterior anterior
NOTA 02: Todos los documentos se iniciarán en versión

VERSION:00
MANEJO DE Una vez realizados los cambios y actualizado MRS-R-014 CSIG/RED

DOCUMENTOS LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS Y REGISTROS
OBSOLETOS INTERNOS, la versión obsoleta se guarda en el archivo
DEL PG electrónico” obsoletos” y se incluye la nueva versión en la
respectiva carpeta.
En caso hubiera copias en físico de la versión obsoleta,
estas se recogerán, se destruyen y se entrega la nueva
versión del documento
Todos los documentos del PG deberán ser revisados al
menos una vez al año durante el proceso de revisión del
sistema Integrado de Gestión.
NOTA 01: El registro de enfermedades ocupacionales – 20
años.
Registro de accidentes de trabajo e incidentes peligrosos –
10 años.
Para los registros de exámenes médicos ocupacionales,
Monitoreos de higiene ocupacional, capacitación, entrega
de reglamentos, equipos de emergencia, entrega de EPP,
inspecciones, auditorías, estadísticas, el tiempo de

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MINERA
conservación será de 5 años.

Para el caso de los ATS se tendrá un periodo de
conservación de 15 días.
Manejo de El RED es responsable de identificar, actualizar y mantener RED/CSIG
Documentos los documentos externos necesarios para la planificación y
Externos operación del Sistema Integrado de Gestión.
Los documentos externos se controlarán a través de

formato MRS-R-015 LISTA MAESTRA DE
DOCUMENTOS EXTERNOS, donde se indicará la vigencia
de los documentos y su ubicación.
En caso se requiera distribuir una copia del documento

externo a otra área, esta se entregará con un sello de
“COPIA CONTROLADA” y el área que mantenga el
documento original controlara la distribución a través del
formato MRS-R-015 LISTA MAESTRA DE
DOCUMENTOS EXTERNOS,
NOTA 03: En el caso que se desee almacenar algún

documento externo Obsoleto, este tendrá que llevar el sello
de “OBSOLETO” en la primera cara a manera de
identificación frente a los que se encuentran vigentes.
2. CONTROL DE REGISTROS
IDENTIFICACION Los responsables de cada área se encargarán de RED/CA/CS

Y CONTROL DE actualizar la información del formato MRS-R-014 LISTADO
REGISTROS MAESTRO DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

SEGURIDAD”
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MINERA
INTERNOS, donde se definen los controles de

identificación, almacenamiento, protección, recuperación,
retención y disposición final de los mismos.
El RED tendrá acceso a todas las LISTAS DE REGISTRO

de todas las áreas.
NOTA 03: Los Boucher y/o Folletos no están sujetos a este

procedimiento
3. CONSERVACION DE DOCUMENTOS Y REGISTROS
CONSERVACION Se realizará un back Up electrónico de forma mensual, al CSIG

DE sistema Integrado de Gestión, Tanto a documentos como a
DOCUMENTOS Y registros electrónicos.
REGISTROS El RED y el CSIG serán responsables de la conservación
del Back Up

SEGURIDAD”
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MINERA
V. ANEXOS.
“NIGÚN TRABAJO ES TAN URGENTE QUE SE DEBA Código: E-L-M

HACER SIN SEGURIDAD” Versión: XX UNIDAD
LOGO SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Fecha: XX MINERA
IDENTIFICACION DEL DOCUMENTO Página:
ANEXO 1
ESTRUCTURA Y CODIFICACION DE LA DOCUMENTACION DEL SGC
CODIGO DEL DOCUMENTO: E-L-M
Donde:
E= Empresa a la que pertenece
CODIGO (E) PROCESO

MRS MRS PERU S.A.C.
L= Documentación al que pertenece
CODIGO ( L)
M Manual
R Registro
P Procedimiento

SEGURIDAD”
Código: MRS-P-01
HUANCA
Fecha: 06-06-2021
MINERA
IT Instructivo
PL Planes
O Otros
M= Numero correlativo 01, 02, 03… etc.


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“NIGÚN TRABAJO ES TAN URGENTE QUE SE DEBA HACER SIN

III. DEFINICIONES Y CLASIFICACIONES

a) Documento: Información y su medio de soporte (ISO 9001:2015).

NOTA 1: El medio de soporte puede ser papel, disco magnético, ópticos

NOTA 2: Con frecuencia un conjunto de documentos, por ejemplo

NOTA 3: Algunos requisitos (por ejemplo, el requisito de ser legible)

PREPARADO POR REVISAR POR: REVISADO POR: APROBADO POR:

Coordinador de SIG Supervisor de Área Gerente de Operaciones Gerente General

b) Procedimiento: Documento que describe paso a paso cómo proceder,

Coordinador de SIG Supervisor de Área Gerente de Operaciones Gerente General

disco magnético, óptico o electrónico y/o fotografías. Este

RED: Representante de la Dirección

ETAPA DESCRIPCION RESPONSA

PREPARADO POR REVISAR POR: REVISADO POR: APROBADO POR:

Coordinador de SIG Supervisor de Área Gerente de Operaciones Gerente General

iniciales de dicho representante en el documento.

El encabezado debe tener la estructura que se define en el

NOTA 01: En caso algún procedimiento, instructivo,

PREPARADO POR REVISAR POR: REVISADO POR: APROBADO POR:

Coordinador de SIG Supervisor de Área Gerente de Operaciones Gerente General

DOCUMENTO documento o según corresponda el cambio en el

NOTA 01: Toda copia impresa llevara en el pie de página

La identificación de cambio se realizará de la siguiente

Coordinador de SIG Supervisor de Área Gerente de Operaciones Gerente General

NOTA 02: Todos los documentos se iniciarán en versión

MANEJO DE Una vez realizados los cambios y actualizado MRS-R-014 CSIG/RED

PREPARADO POR REVISAR POR: REVISADO POR: APROBADO POR:

Coordinador de SIG Supervisor de Área Gerente de Operaciones Gerente General

conservación será de 5 años.

Los documentos externos se controlarán a través de

En caso se requiera distribuir una copia del documento

NOTA 03: En el caso que se desee almacenar algún

IDENTIFICACION Los responsables de cada área se encargarán de RED/CA/CS

Coordinador de SIG Supervisor de Área Gerente de Operaciones Gerente General

INTERNOS, donde se definen los controles de

El RED tendrá acceso a todas las LISTAS DE REGISTRO

NOTA 03: Los Boucher y/o Folletos no están sujetos a este

CONSERVACION Se realizará un back Up electrónico de forma mensual, al CSIG

PREPARADO POR REVISAR POR: REVISADO POR: APROBADO POR:

Coordinador de SIG Supervisor de Área Gerente de Operaciones Gerente General

“NIGÚN TRABAJO ES TAN URGENTE QUE SE DEBA Código: E-L-M

ESTRUCTURA Y CODIFICACION DE LA DOCUMENTACION DEL SGC

CODIGO DEL DOCUMENTO: E-L-M

E= Empresa a la que pertenece

CODIGO (E) PROCESO

L= Documentación al que pertenece

PREPARADO POR REVISAR POR: REVISADO POR: APROBADO POR:

Coordinador de SIG Supervisor de Área Gerente de Operaciones Gerente General

M= Numero correlativo 01, 02, 03… etc.

PREPARADO POR REVISAR POR: REVISADO POR: APROBADO POR:

Coordinador de SIG Supervisor de Área Gerente de Operaciones Gerente General

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