PROCEDIMIENTO PARA LA

ELABORACIÓN, CONTROL Y
CODIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS
DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN.

ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ:

CARGO: CARGO: CARGO:

DESAYUNOS SORPRESAS DOLCE AMORE

SITEMA INTEGRADO DE GESTIÒN
2021.
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1. OBJETIVO 2
2. ALCANCE 2
3. DEFINICIONES 2
4. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO 4
4.1 Estructura documental. 4
4.2. PORTADA 5
4.2.1.PIE DE PÁGINA 6
4.3 ENCABEZADO DE LOS DOCUMENTOS DEL SIG 6
4.3.1. CODIFICACIÓN DE LOS DTOS DEL SIG 7
4.3.2. CARACTERES POR TIPO DE PROCESO. 7
4.3.3. CARACTERES POR TIPO DE DOCUMENTO 7
4.3.4. CONSECUTIVO. 8
5.DOCUMENTOS DE REFERENCIA 11
6. CONTROL DE CAMBIOS 11
7. CONTROL DE DISTRIBUCIÓN 11
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1. OBJETIVO

Definir los lineamientos para la aprobación, emisión, control, distribución y en su caso

modificación de los documentos que forman parte del Sistema de Gestión Integral, de la
empresa Desayunos Sorpresas Dolce Amore Ltda. Garantizando de esta manera que sólo
se utilicen las versiones vigentes de dichos documentos y que cada uno de los
colaboradores tenga como mínimo acceso a los documentos correspondientes a su área.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica para todas las áreas de la empresa comprendiendo los
parámetros desde la elaboración y actualización de los documentos utilizados dentro del
Sistema de Gestión Integral, hasta su disposición final en caso de obsolescencia o
eliminación.

3. DEFINICIONES
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● REGISTRO: Es un documento que representa los resultados obtenidos o

proporciona evidencia de una actividad realizada. La evaluación de proveedores es
un registro, el despliegue de objetivos e indicadores es otro registro.

● TRAZABILIDAD DOCUMENTAL: Se define como los procedimientos necesarios que

nos facilitaran el histórico, la ubicación y la trayectoria de un elemento (producto,
documento, servicio, etc.) a lo largo de sus etapas de producción.

● DATOS: Hechos sobre un objeto

● INFORMACIÓN: Que poseen significado

● EVIDENCIA OBJETIVA: Que respaldan la existencia o veracidad de algo.

● SISTEMA DE INFORMACIÓN: Sistema de gestión de la calidad de la red de canales

de comunicación utilizados dentro de una organización.

● DOCUMENTO: Documento de procedimiento, plano, informe, norma.

● INFORMACIÓN DOCUMENTADA: Información que una organización tiene que

controlar y mantener, y el medio que la contiene.

● ESPECIFICACIONES: Plano técnico, documento de procedimiento, instrucción de

trabajo.

● MANUAL DE CALIDAD: Para el sistema de gestión de la calidad de una

organización.
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● PLAN DE CALIDAD: Especificación de los procedimientos y recursos asociados a

aplicar, cuándo deben aplicarse y quién debe aplicarlos a un objeto específico.

● REGISTRO: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona

evidencia de actividades realizadas.

● PLAN DE GESTIÓN DE PROYECTO: Documento que especifica qué es necesario

para cumplir los objetivos del proyecto.

● VERIFICACIÓN: Confirmación, mediante la aportación de evidencia objetiva de que

se han cumplido los requisitos especificados.

● VALIDACIÓN: Confirmación, mediante la aportación de evidencia objetiva, de que

se han cumplido los requisitos para una utilización o aplicación específica prevista.

● JUSTIFICACIÓN DEL ESTADO DE LA CONFIGURACIÓN: Registro e informe

formalizado de la información sobre configuración del producto, el estado de los
cambios propuestos y el estado de la implementación de los cambios aprobados.

● CASO ESPECÍFICO: Plan de la calidad tema del plan de la calidad.

4. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO

4.1 Estructura documental.

La estructura documental del SGI para la empresa Desayunos Sorpresas Dolce Amore
Ltda.se observa en la siguiente pirámide (ver figura 1.), donde existen 13 clases de
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documentos: Políticas, Objetivos, Caracterizaciones, Planes, Programas, Procedimientos,

Manuales, Guías, Instructivos, Reglamentos, Matriz, Indicadores y Formatos.

Plan estratégico,
Plan de acción,
Objetivos y
Políticas

Manual de procesos

Plan de calidad

Caracterización de procesos

Planes, Programas, Procedimientos, Manuales, Guías,

Instructivos, Reglamentos, Matrices, Indicadores

Formatos, Registros.
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4.2. PORTADA
Para documentar los procedimientos, guías e instructivos de la empresa Desayunos
Sorpresas Dolce Amore Ltda, se realizará una portada teniendo en cuenta tres
componentes como se muestra a continuación en la imagen 1.
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Tipo de documento y
nombre

Nombre de la empresa y
Sistema Integrado de
Gestión

Año en que se realiza el

documento

Pie de página
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4.2.1. PIE DE PÁGINA

El Pie de página irá solo en la segunda hoja de cada documento tal como se muestra a
continuación:

ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ:

CARGO: CARGO: CARGO:

Elaboró: Se colocará el nombre y cargo de quien elabora el procedimiento

Revisó: Se colocará el nombre y cargo de quien revisa el documento.

Aprobó: Se colocará el nombre y cargo de quien aprueba el documento

4.3 ENCABEZADO DE LOS DOCUMENTOS DEL SIG

El encabezado de los documentos del Sistema de Gestión Integral de la empresa
Desayunos Sorpresas Dolce Amore LTDA, debe configurarse de la siguiente manera:

A B

C D

E F
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A. Logotipo de Desayunos Dolce Amore LTDA

B. Se especifica el tipo de documento y el nombre del documento.
C. Código
D. Versión, iniciando en 1
E. Fecha de elaboración
F. Paginación, indica el número de página del total existente.

4.3.1. CODIFICACIÓN DE LOS DTOS DEL SIG

Para la identificación de los documentos que hacen parte de la estructura documental de
Desayunos Sorpresas Dolce Amore Ltda. La Entidad ha establecido el siguiente esquema
para su codificación:

CARACTERES POR CARACTERES TIPO CONSECUTIVO

CODIGO: TIPO DE PROCESO DE DOCUMENTO

4.3.2. CARACTERES POR TIPO DE PROCESO.

A continuación se relacionan los caracteres para los procesos del Sistema Integrado de la
empresa Desayunos Sorpresas Dolce Amore Ltda.
GG: Gestión Gerencial
GI: Gestión de SIG (Mejora continua)
GS: Gestión de Servicio (Atención al cliente)
GA: Gestión administrativo (Recurso Financiero y compras)
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GC: Gestión de Recurso (Recurso Humano, equipos e infraestructura)

4.3.3. CARACTERES POR TIPO DE DOCUMENTO

1. MA: Manual
2. PC: Procedimientos
3. PL: Planes
4. PR: Programas
5. GU: Guías
6. IN: Instructivos
7. RE: Reglamentos
8. FO: Formatos
9. CR: Caracterización
10. PO: Política
11. MT: Matriz
12. ID: Indicadores
13. OB: Objetivos

4.3.4. CONSECUTIVO.
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EL cual será de dos dígitos iniciando con el 01

1. Ejemplo de codificación Carácter por tipo de
Carácter por tipo de proceso documento Consecutivo

GG PC 01
GG-PC-01
Gestión Gerencial Procedimientos Consecutivo Código

4.4. Tabla de contenido.

Hace referencia a la segunda hoja del documento que lleva dos componentes, el primero
es el encabezado y el segundo es el cuerpo del contenido como se muestra a
continuación.

Encabezado

Tabla de contenido
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OBJETIVO: Describe el propósito para el cual va hacer diseñado el procedimiento.

ALCANCE: es el campo de aplicación del procedimiento.

DEFINICIONES: Se describen las palabras con su respectiva interpretación que serán

nombradas en el procedimiento. Se deben definir aquellos términos que puedan
presentar dificultad para quienes ejecutan el proceso.

DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO: Se describe el paso a paso o las actividades para

lograr el producto o el servicio.

DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Referencias normativas Se especifican los documentos

que se relaciona para la elaboración del procedimiento.

COTROL DE CAMBIOS: Se define la identificación de los cambios que ha sufrido el

documento. Tal como se estipula en la tabla anexa.

VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO FECHA

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Versión: Versión actual del documento

Descripción del cambio: Se describen los cambios que se le realizan al documento
Fecha: Fecha en que se realiza el cambio
CONTROL DE DISTRIBUCIÓN
Se identifica el control de entrega del procedimiento tal como se estipula en la siguiente
tabla.

VERSIÓN ENTREGADO A FECHA DE ENTREGA FIRMA DE RECIBIDO

Versión: Versión actual del documento.

Entregado a: Persona que recibe el documento.
Fecha de entrega: Fecha en que se hace entrega del documento.
Firma de recibido: Firma de quien recibe el documento actualizado.
Nota: Los formatos solo deben llevar el encabezado como se estipula en el numeral 4.3 de
la guía de elaboración de documentos. Para algunos documentos del SGI pueden ser
diferentes a lo establecido en la tabla de contenido según su aplicabilidad.
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5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

● ISO 9001:2015 y la norma NTC 10013:2002

6. CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO FECHA

7. CONTROL DE DISTRIBUCIÓN

VERSIÓN ENTREGADO A FECHA DE ENTREGA FIRMA DE RECIBIDO

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