PRO-GECA-001 Gestión Documental

Fecha: 23-11-2023
GESTIÓN DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Versión: 00
CALIDAD
PRO-GECA-001 Página 1 de 19
1. OBJETIVO
Definir las directrices para la administración y control de los documentos internos, externos y
registros del Sistema Integrado de Gestión SIG de Salutis SAS.
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica en la generación y control de todos los documentos relacionados en
del Sistema Integrado de Gestión de Salutis SAS, relacionados en el ¨Listado Maestro de
Documentos¨. Incluye también los documentos externos, y debe ser aplicado por todos los
procesos y personas que presten servicios a nombre de Salutis SAS.
3. RESPONSABILIDAD
PROCESO DE GESTIÓN DE CALIDAD: Sera el proceso encargado de definir los estándares y
asegurar la gestión documental definidos en este documento bajo el Sistema de Gestión
Integrado de Salutis SAS.
TODOS LOS PROCESOS: La aplicabilidad de este procedimiento es de carácter obligatorio
para todos los procesos del SIG de Salutis SAS.
4. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS
● Almera:
● Alta dirección: Persona o grupo de personas que dirige y controla una organización al
más alto nivel. (NTC ISO 9000-2015).
● Anexo: sección de información adicional que amplía la información de un documento.

Puede presentar formatos particulares como gráficos, tablas, tipos de planillas de registros,
entre otros.
● Aprobación: Aceptación de un documento que garantiza su aplicación desde el punto de

vista del cumplimiento y coherencia con el Sistema Integrado de Gestión.
● Archivo de gestión: Documentos utilizados y consultados continuamente.
● Caracterización: Documento donde se identifican todos los factores que intervienen en un

proceso y que se deben controlar.
Documento controlado por el Sistema Integrado de Gestión de Salutis S.A.S, esta versión es vigente sólo si se consulta en Almera,
la impresión en papel de este documento lo convierte en una copia no controlada.
Fecha: 23-11-2023
Versión: 00
CALIDAD
● Copia Controlada: Es el documento copia del original, sobre el cual existe control y
responsabilidad para informar y suministrar las actualizaciones que se realicen.
● Copia No Controlada: Copia del documento original en medio físico o magnético

entregado a un tercero con fines de información. Estas copias están identificadas con la
leyenda “COPIA NO CONTROLADA”, sobre estas no hay responsabilidad de actualización.
● Documento: Información y el medio en el que está contenida. (NTC ISO 9000-2015).
Información y su medio de soporte en organizar, almacenar y administrar toda la

información generada. Esto implica establecer procesos eficientes para manejar estos
documentos, ya sea en formato físico o digital, para optimizar operaciones, cumplir con
regulaciones y mejorar la productividad. Anexo 1 – Pirámide Documental.
● Copia Controlada: Documento del SIG que es distribuida a un área o proceso en
particular y se tiene el compromiso de tenerla actualizada.
● Documento Externo: Es aquel elaborado por entes externos a la institución pero que
inciden en la ejecución de los procesos y procedimientos del Sistema Integrado de
Gestión. Entre los documentos externos se pueden considerar normas, códigos, leyes,
decretos, resoluciones, manuales entre otros.
● Documento Interno: Es aquel elaborado por los procesos de la organización incluidos los
registros, para que la organización demuestre el cumplimiento de sus funciones y que le
permitan asegurarse de la eficaz planificación, operación y control de sus procesos.
● Documento Obsoleto: Es un documento que ha perdido su vigencia en fecha o contenido.
● Elaboración: cuando se reúne la información y se prepara el borrador del documento.
● Formato: Documento diseñado para la recolección de información y que proporciona

evidencia de una acción, que una vez diligenciado se convierte en un registro.
● Gestión Documental: Son las actividades que brindan directrices para organizar,
almacenar y administrar toda la información generada del desarrollo de sus actividades
Esto implica establecer procesos eficientes para manejar estos documentos, ya sea en
Fecha: 23-11-2023
Versión: 00
CALIDAD
formato físico o digital, para optimizar operaciones, cumplir con regulaciones y mejorar la
productividad.
● Indicadores: Las herramientas de medición definidas son instrumentos precisos que

evalúan de manera más exacta los objetivos, impactos y desempeño. Estas medidas
verificables capturan los cambios o resultados generados por las actividades o acciones
realizadas por una organización.
● Información Documentada: Información de una organización tiene que controlar y

mantener y el medio que la contiene. (NTC ISO 9000-2015).
● Instructivo: Documento que describe de forma secuencial y con alto nivel de detalle
actividades u operaciones muy específicas.
● Listado Maestro de Documentos: Listado en el cual se relacionan los documentos

controlados de la organización.
● Manual: Documento que recopila de manera organizada y coherente políticas no

estándares que rigen determinada área de desempeño, proceso o actividad para que
pueda ser desarrollada de manera metódica y eficiente.
● Manual del Sistema Integrado de Gestión: Es el documento que describe y especifica el

Sistema de calidad de la organización.
● Mapa de Procesos: Representación gráfica documentada de la estructura general del

sistema Integrado de Gestión, en donde además se presentan los procesos que lo
componen, así como sus relaciones principales.
● Caracterización de proceso: documento usado para describir la estructura de cada

proceso, estableciendo entre otros, su objetivo, alcance, responsable, entradas, salidas y
las actividades de acuerdo con el ciclo P.H.V.A.
● Matriz de Riesgos: documento para organizar la información que describe los riesgos de
la entidad. Es una representación final de la probabilidad e impacto de uno o más riesgos
frente a un proceso, proyecto o programa.
● N/A: No aplica
Fecha: 23-11-2023
Versión: 00
CALIDAD
● Organización: Persona o grupo de personas que tiene sus propias funciones con
responsabilidades, autoridades y relaciones para lograr sus objetivos. (NTC ISO 9000-
2015).
● Pirámide documental: es la representación gráfica de los documentos definidos en el

Sistema Integrado de Gestión.
● Política: marco que establece las líneas de acción de las organizaciones en materia de
Gestión.
● Procedimiento: Forma específica de llevar a cabo una actividad o un proceso. (NTC ISO
9000-2015).
● Proceso: La organización tiene procesos que pueden definirse, medirse y mejorarse.

Estos procesos interactúan para proporcionar resultados coherentes con los objetivos de la
organización y cruzan límites funcionales. Algunos procesos pueden ser críticos mientras
que otros pueden no serlo. Los procesos tienen actividades interrelacionadas con entradas
que generan salidas. (NTC ISO 9000-2015).
● Programa: Documento a través del que se detalla cómo debe ser el proceso que garantice
la calidad de los proyectos, productos o procesos.
● Protocolo: Es un documento que describe en resumen el conjunto de procedimientos

técnico-médicos necesarios para la atención de una situación específica de salud. Los
protocolos pueden formar parte de las GPC y se usan especialmente en aspectos críticos
que exigen apego total a lo señalado, como ocurre en urgencias (reanimación) o bien
cuando hay regulación legal, como en medicina forense.
● Publicación: Es el proceso que permite dar a conocer un documento.
● Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de

actividades realizadas. (NTC ISO 9000-2015).
● Revisión: Actividad que garantiza que un tipo documental cumpla con estándares, sea
preciso y efectivo antes de su uso o difusión.
Fecha: 23-11-2023
Versión: 00
CALIDAD
● Salida: Resultado de un proceso. (NTC ISO 9000-2015).
● Socialización: Actividad que busca compartir y difundir un documento especifico entre un

grupo específico. Esta actividad busca que el contenido sea conocido, entendido y utilizado
por los procesos pertinentes dentro de una organización, mediante presentaciones,
distribución electrónica o física, capacitaciones u otros métodos para hacer accesible su
contenido.
● Sistema de Gestión: Conjunto de elementos de una organización, interrelacionados o que

interactúan para establecer políticas, objetivos, y procesos para lograr estos objetivos.
(NTC ISO 9000-2015).
● Sistema de Gestión de la Calidad: Parte de un sistema de gestión relacionada con la

calidad. (NTC ISO 9000-2015).
● Sistema Integrado de Gestión (SIG): es una estructura que une diferentes sistemas de
gestión (calidad, medio ambiente, seguridad, etc.) en una sola plataforma. Su objetivo es
optimizar recursos, mejorar eficiencia y asegurar el cumplimiento normativo, permitiendo
una gestión más holística y efectiva de las actividades de una empresa.
● Socialización: Mecanismo de divulgación de documentos del SIG.
5. CONDICIONES GENERALES
5.1. Todos los procesos de la organización y empresas que presten servicios a Salutis SAS,
están obligados a cumplir y aplicar las directrices en este documento, para la creación,
actualización del Sistema Integrado de Gestión.
5.2. Cada proceso tiene la responsabilidad de identificar las necesidades relacionadas con la
creación y actualización de sus documentos internos. Esto implica que cada proceso estará
alerta para reconocer cuándo un documento existente necesita ser modificado o cuándo es
necesario crear uno nuevo para mejorar o adaptar los procedimientos a cambios internos o
externos en su funcionamiento. Es esencial que cada proceso tenga la autonomía y capacidad
para evaluar y proponer mejoras en su documentación interna de acuerdo con las necesidades
operativas que detecten.
5.3. Cada proceso de la organización debe asumir la responsabilidad de mantener su propio
archivo de gestión debidamente organizado. Se debe asegurar que la documentación
relacionada con sus actividades esté estructurada, archivada y accesible de manera coherente
y eficiente. Esta organización adecuada del archivo de gestión garantiza que la información
Fecha: 23-11-2023
Versión: 00
CALIDAD
crítica esté disponible cuando sea necesaria y facilita la colaboración entre diferentes áreas,
además de cumplir con estándares de cumplimiento normativo y facilitar auditorías internas o
externas.
5.4. El responsable de cada proceso debe identificar los documentos de origen externo que
apliquen y decidir, si se trata de documentos legales, documentos que ofrecen orientación para
la aplicación de la normatividad, y/o otros documentos que se necesitan para la eficaz
operación y control de las actividades.
6. CONTENIDO
No ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN REGISTRO

.
Detectando los cambios que requiere
desde cada proceso, para esto es
importante tener en cuenta:
● Creación de nuevos documentos.
Identificar la necesidad ● Solicitud de actualización de un

1 Líder de Proceso
del documento documento en específico.
● Eliminación de documentos, el
cual quedara como documento
obsoleto.
Identificando que tipo de documentos

desea incluir en su casca
documental. Anexo 1 – Lineamientos
Comunicar la Líder de Proceso para Documentar el SIG.
2 aprobación o negación
Informando al proceso de Calidad la
del documento
novedad de inclusión.
Comunicando la aprobación o
Líder de Calidad
negación.
Creando tipo de documento con las

directrices brindadas en este
documento.
Elaborar o Modificar
3 Líder de Proceso En caso de realizarse una novedad
documento
de tipo modificación, solicitara el
archivo editable al proceso de
calidad.
Revisar documento Informando al líder de proceso los

4 Líder de Calidad ajustes necesarios en caso de ser Documento Final
final
necesario, con el fin de cumplir con
Fecha: 23-11-2023
Versión: 00
CALIDAD

.
los parámetros del SIG.
Realizando los ajustes pertinentes en

Líder de Proceso
caso de ser requeridos.
Informando al líder del proceso la

Líder de Calidad
aceptación del documento final.
Informando al proceso de calidad, la

novedad del documento, vía correo
Líder de Proceso Correo Electrónico
electrónico, especificando el motivo
de la eliminación.
Diligenciando en el documento en el
campo de control de cambios, los
Líder de Calidad
motivos de eliminación del
documento.
Registrando la novedad de
FOR-XXX-XXXX
eliminación en el FOR-XXX-XXXX
5 Eliminar documento Listado Maestro de
Líder de Calidad Listado Maestro de Documentos y
Documentos y
Registros, Donde especificara el
Registros
motivo de la eliminación.
Conservando el archivo magnético Carpeta

en las versiones SIG del documento
Líder de Calidad “DOCUMENTOS
en una carpeta llamada
“DOCUMENTO OBSOLETO”. OBSOLETO”
Informando al líder de proceso vía

Líder de Calidad correo electrónico, la eliminación del Correo Electrónico
documento.
Asignando código al documento de

acuerdo al número consecutivo y tipo
de documento.
Nota: Los códigos se asignan de

acuerdo con lo establecido en
6 Codificar documento Líder de Calidad ANEXO 4. Codificación de los
documentos del Sistema Integrado
de Gestión.
Registrando la información en el
FOR-XXX-XXXX Listado Maestro de
Documentos.
Fecha: 23-11-2023
Versión: 00
CALIDAD

.
Verificando la extensión del archivo

en el que se requiere publicar el
documento. (Ejemplo: .xlsx, docx
Líder de Proceso y .pdf).
Aprobar, Emitir y Firmando el original de los

Socializar documentos documentos en la última hoja,
7
del SIG antes de su casillas elaboró, revisó y aprobó.
distribución
Socializando los cambios aprobados
en los documentos del SIG, a los
FOR-XXX-XXX
procesos involucrados, este se
Líder de Proceso Registro de
realizará antes de la implementación
Asistencia
del documento y será almacenado
por el responsable del proceso.
Realizando la administración del o Carpetas digitales

Publicar documentos los documentos en la plataforma o Software de
8 Líder de Calidad
en el SIG tecnológica utilizada por la Administración del
organización. SIG
Identificando los documentos de

origen externo tales como: decretos,
leyes, normas y documentos que
contengan información para realizar Listado Maestro de
Control de
9 HSEQ actividades del proceso SIG. Documentos y
documentos Externos
Registros
Revisando y actualizando de manera
periódica las vigencias y aplicabilidad
en el desarrollo de los procesos.
10 Diligenciar formatos Todos los procesos Registrando en físico o magnético,

del SIG del SIG dependiendo su forma de uso los
datos obtenidos del desarrollo de su
actividad con la que guarda relación
y teniendo en cuenta:
⮚ Diligenciamiento con tinta que

garantice la permanencia de la
información.
⮚ Ser legibles y claros para
cualquier persona que tenga
acceso a la información.
Fecha: 23-11-2023
Versión: 00
CALIDAD

.
⮚ Permanecer libres de tachones,

si es necesario hacer una
corrección, se pasa una línea
sobre el dato equivocado y se
encierra entre paréntesis, y al
lado se escribe el dato correcto.
⮚ En caso de que durante su uso el
registro sufra al daño que afecte
su legibilidad, es necesario
realizar su transcripción aun
nuevo formato.
⮚ Los registros en forma física
deben ser legajados y archivados
en carpetas o cajas debidamente
rotuladas.
⮚ Mantener en lugares limpios y en
condiciones apropiadas para
evitar su deterioro.
Para formatos que se manejen de

forma magnética:
⮚ En el caso de que el formato

tenga claves de acceso, esta
debe ser custodiada por la
persona encargada del proceso
HSEQ, esta actividad requiere de
toda confidencialidad.
⮚ Disponer de medios de archivo
para su conservación y
recuperación.
⮚ Archivando cada uno de los
registros de manera acorde,
verificando: su fácil acceso,
ubicación, clasificación.
El tiempo de retención del archivo

físico es de 5 año (Archivo de
Gestión), de 10 años en archivo
Fecha: 23-11-2023
Versión: 00
CALIDAD

.
histórico y luego se envía para ser
digitalizado y administrado por un
ente externo y/o en las instalaciones
de la compañía.
Los registros y documentos

relacionados a SST se conservarán
de acuerdo con la normatividad
FR-HSEQ-001
colombiana 20 años a partir de que
Listado Maestro de
cese la relación laboral del trabajador
Documentos y
con la empresa. Ver FR-HSEQ-001
Listado Maestro de Documentos y
Registros.
Cada proceso que genere su

cascada documental será la
encargada de mantener su archivo
de gestión y la correcta disposición
para su consulta, almacenamiento,
Manejar el archivo de ubicación, ya sea por medio físico o
11 Todos los procesos magnético. Archivo de Gestión
Gestión del SIG
Una vez se cumpla el tiempo de
retención en el archivo de gestión los
procesos serán los encargados de
gestionar su traslado al archivo
histórico.
Siguiendo los lineamientos

establecidos desde el área de IT
para el uso de equipos informativos.
Almacenando la información en los

Todos los procesos discos duros de los computadores
asignados, lo cual es responsabilidad
Manejar información del usuario, por lo tanto, debe ser el
12 N/A
digital responsable de su conservación y
Infraestructura copias de seguridad.
tecnológica
Tomando las medidas pertinentes a
nivel local de cada equipo
informático, para reducir el riesgo de
robo, corrupción o modificación no
autorizada del SIG.
Controlar los Identificando los procesos y personal

13 documentos del SIG Líder de Calidad de la organización que requiera
en aplicativo ingreso al aplicativo implementado
Fecha: 23-11-2023
Versión: 00
CALIDAD

.
para la administración del SIG.
Otorgando permisos específicos de

acuerdo con los perfiles de cargo.
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
● Norma Técnica Colombiana NTC-ISO 9000:2015
● Norma Técnica Colombiana NTC-ISO 9001:2015

FR-HSEQ-001 Listado Maestro de Documentos y Registros
8. CONTROL DE CAMBIOS
FECHA
VERSIÓN APROBACIÓN DESCRIPCIÓN
DD MM AAAA
00 24 11 2023 Creación del documento
1. ANEXOS
● ANEXO 1. Lineamientos para Documentar el SIG
ELABORÓ REVISÓ APROBÓ
Alejandro Prieto Bejarano Alejandro Prieto Bejarano Sandra Burgos Camargo
Líder de Calidad Líder de Calidad Gerente General
Fecha: 23-11-2023
Versión: 00
CALIDAD
ANEXO 1. LINEAMIENTOS PARA DOCUMENTAR EL SIG
A. Diseño del documento
PIRAMIDE DOCUMENTAL DE SALUTIS
Manual del
. SIG y políticas de
Gestión
Caracterización de proceso
Procedimiento, Instructivos, Programas,

Protocolos y manuales
Formatos
Documentos externos
A continuación, en la matriz de responsabilidad documental, se relacionan los roles

competentes por nivel y tipo documental.
MATRIZ DE RESPONSABILDAD DOCUMENTAL

NIVEL RESPONSABILIDAD
TIPO DOCUMENTAL
PIRAMIDE ELABORÓ REVISÓ APROBÓ
Manual SIG y Políticas de Presidente o
Primer Nivel Proceso de HSEQ Roles competentes
Gestión Dirección General
Responsable de
Segundo nivel Caracterización de proceso Proceso de HSEQ Dirección General
Proceso
Procedimiento, Instructivos,
Responsable de
Tercer Nivel Programas, Protocolos y Roles competentes Proceso de HSEQ
proceso
manuales
Responsable de
Cuarto Nivel Formatos Roles competentes Proceso de HSEQ
proceso
Quinto Nivel Documentos externos No Aplica No Aplica No Aplica
Fecha: 23-11-2023
Versión: 00
CALIDAD
● Encabezado
El Siguiente encabezado estará presente en toda la documentación del SIG, así mismo en
todas las páginas del documento, utilizando letra Arial 11.
5
3
1 2 6
4 7
Número 1. Logo Salutis SAS. (Ver Manual de identidad visual corporativa)

Número 2. Nombre del proceso en mayúscula que genera el documento. aplicando la
estructura del mapa de proceso. (Ejemplo: GESTIÒN - PROCESO).
Número 3. Nombre del documento en mayúscula sostenida.
Número 4. Código del documento.
Número 5. Fecha en la que entra en vigor el documento
Número 6. Versión del documento (00, 01, 02…).
Número 7. Paginas
La revisión de los documentos se efectúa de acuerdo con las necesidades de cada proceso.
Pie de página: Todos los documentos (menos los formatos) deben incluir el siguiente pie de
página en color azul oscuro. Letra: Arial Tamaño 8.
Documento controlado por el Sistema Integrado de Gestión de Salutis SAS, esta versión es vigente sólo si se consulta en Almera,
● Tamaño de hojas: El tamaño de hoja será en carta.
● Tipo y tamaño de letra: Se utilizará Arial tamaño 11, para el texto del documento, Arial
tamaño 9 para tablas y cursiva si se requiere.
● Impresión: Se recomienda la impresión de los documentos a dos caras acorde con
manejo de cero papeles (cuidado del medio ambiente).
Nota: Para el manejo del papel reciclado, se debe tener en cuenta que para su uso es
necesario realizar una X con tinta en la parte donde se encuentre impreso, para evitar que sea
confundido, además se debe tener en cuenta el tipo de papel a reutilizar, ya que no se permite
el uso de documentos personales que contengan datos sensibles de la organización lo que no
garantiza la confidencialidad de la información.
Fecha: 23-11-2023
Versión: 00
CALIDAD
● Codificación
Los códigos están distribuidos en tres tipos de campo de la siguiente forma:
Tipo de Documento - Identificación proceso - Consecutivo
&&& &&&&& XXX
Campo 1 Campo 2 Campo 3
Campo 1: Compuesto por dos (3) caracteres alfabéticos que identifica el tipo de documento y
se utilizaran los siguientes:
TIPO DE DOCUMENTO CARACTERES CAMPO 1

Caracterización de proceso CAR
Política POL
Manual MAN
Procedimiento PRO
Instructivo INT
Programa PRG
Formato FOR
Plan PLA
Campo 2: Compuesto por la identificación de los procesos identificados en el mapa de

procesos de la organización.
IDENTIFICACION PROCESO
PROCESO
CAMPO 2
DIRECCIÓN GENERAL DGEN- DIC
DIRECCIÓN DE MARTEKING, EXPERIENCIA E INNOVACIÓN DMEI - INV
COORDINACIÓN DE GESTIÓN HUMANA TH
AMBIENTAL AMB
SST GERHSST- SST
COORDINACIÓN DE CALIDAD GECA- CAL
COORDINACIÓN CONTABLE Y FINANCIERA GECF - CONT
DIRECCIÓN DE OPERACIONES DOPE- OP
COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA GEADM -ADM
DIRECCIÓN TÉCNICA GESTIÓN FARMACÉUTICA DTGFAR - FAR
COORDINACIÓN CONVENIOS GCONV - CONV
DIRECCIÓN TÉCNICA – ACCESO ESPECIAL DTAESP- TEC
Fecha: 23-11-2023
Versión: 00
CALIDAD
Los documentos externos que son necesarios para la planificación y operación del SIG deben
relacionarse en el Listado Maestro de Documentos sin que esto implique que estos deban ser
codificados.
Campo 3: Compuesto por tres (3) caracteres numéricos que identifican el número consecutivo
del documento (001, 002, 003…etc).
B. Estructura general para documentos

A continuación, se relaciona la estructura propuesta para los documentos que se administra en
el SIG.
1. OBJETIVO: Permite determinar de forma clara la finalidad o propósito del documento.
Debe tener como mínimo el ¿Qué se quiere?, ¿Como?, ¿Para qué?
2. ALCANCE: Establece claramente el proceso o actividad de aplicación del documento y

en caso necesario describe las exclusiones o límites de aplicabilidad que puedan llegar
a presentarse.
3. RESPONSABILIDAD: Indica quien(es) son los responsables de la ejecución y control

del cumplimiento del documento. En este punto se hace referencia a los cargos o
procesos a los que les aplica el documento.
4. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS: Lista en orden alfabético los conceptos.
5. CONDICIONES GENERALES: disposición que establece reglas, términos, restricciones

o requisitos generales que se aplican a toda la extensión del documento.
6. CONTENIDO: Este varía según el tipo de documento y las diferencias se relacionan a

continuación.
● CARACTERIZACIÓN
Tipo de documento a través del cual se describen factores que intervienen en un

proceso y que se deben controlar.
⮚ Objetivo del proceso: Permite determinar de forma clara la finalidad o

propósito del proceso. Debe tener como mínimo el ¿Qué se quiere?,
¿Como?, ¿Para qué?
⮚ Alcance: Definir inicio y fin del alcance de su proceso dando respuesta de las
entradas y salidas de sus clientes internos y externos.
Fecha: 23-11-2023
Versión: 00
CALIDAD
⮚ Responsable: Encargado de controlar el resultado o productos finales de

cada una de las actividades ejecutadas en un proceso especifico.
⮚ Responsables / cargo: Incluir todos los cargos vinculados con el proceso.
⮚ Recursos: Incluir los recursos tales como económicos, humanos e

infraestructura.
⮚ Medición del proceso: Se debe incluir los indicadores que demostrará el
comportamiento del proceso, en ella se encuentra el nombre del indicador, la
fórmula matemática, la meta definida y la periodicidad de la medición del
indicador.
⮚ Proveedor: Menciona aquellos procesos que interactúan o tiene información
de entrada al proceso.
⮚ Elementos de entrada: insumos a procesar a través de una actividad
especifica con el fin de obtener productos o servicios esperados.
⮚ PHVA: Se incluye la sigla del PHVA de acuerdo con el ciclo que corresponda
la actividad del proceso.
⮚ Desarrollo del proceso: Conjunto de actividades planificadas a través de los
cuales se busca el cumplimiento del objetivo del proceso.
⮚ Responsable de la actividad: Se debe incluir el cargo correspondiente de la
ejecución de la actividad.
⮚ Elementos de Salida: Resultado de los procesos.
⮚ Cliente: menciona aquellos procesos a los cuales se entrega un servicio o

producto.
⮚ Documentos del proceso: Se incluye el siguiente texto Consultar el formato
FOR - HSEQ – 001 Listado Maestro de Documentos y Registros.
⮚ Actividades de seguimiento y control del proceso: Se incluyen las
descripciones de las actividades de seguimiento y control.
⮚ Salidas No Conformes: situación que se aparta de los estándares o
requisitos establecidos por un proceso.
⮚ Recursos del proceso: insumos y equipos requeridos para el desarrollo de
las actividades.
● MANUAL
Documento a través de cual se describe la gestión de Salutis SAS frente a un tema

determinado. El contenido será potestad de cada proceso de acuerdo con las necesidades
técnicas.
Fecha: 23-11-2023
Versión: 00
CALIDAD
● PROCEDIMIENTO
Documento que describe la secuencia e interacción de actividades para el desarrollo de tareas.

La información que se consagra en el procedimiento debe ser concreta, clara, ordenada y
concisa.
A continuación, se presenta el esquema de la información para la descripción de las

actividades del procedimiento:
Nota: El contenido de este cuadro debe ser en tamaño 10.
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCION REGISTROS
Describe el conjunto de
acciones planificadas a Se relaciona
Nombre de la actividad, de través de las cuales se los registros o
manera secuencial. Cargo del (los)
realiza la actividad, en resultado de
responsables (s)
1 caso de que se evidencia de
de ejecutar, la
referencie un la ejecución
actividad.
Se redacta en verbo. documento, se aconseja de la
colocar código y nombre actividad.
de este.
● INTRUCTIVO – IN
Documento que describe una tarea específica. Los ítems descritos para el contenido de este
documento se aplican de acuerdo con la necesidad de quien lo genere. Lo anterior no aplica
para descripción teniendo en cuenta que es un ítem obligatorio para el instructivo.
⮚ Descripción: Detalle secuencial del desarrollo de una tarea específica, describiendo el

paso a paso a seguir.
Fecha: 23-11-2023
Versión: 00
CALIDAD
No. DESCRIPCION RESPONSABLE REGISTRO

Relaciona los
Cargo del (los) registros
Detalle secuencial del desarrollo de una tarea
responsable(s) resultados y/o
específica, describiendo el paso a paso a seguir, debe
1 de ejecutar, evidencia de la
utilizarse un lenguaje sencillo, claro y de fácil
revisar y aprobar ejecución de la
comprensión.
la actividad. actividad
descrita
● PROGRAMAS
Documento que describe y especifica un conjunto de acciones humanas y recursos materiales

diseñados e implementados organizadamente, con el fin de garantizar el desarrollo de
actividades. El contenido será potestad de cada proceso.
● FORMATO
Documento que al ser diligenciado se convierte en el registro que evidencia los resultados y
actividades. A criterio de los procesos, en este tipo de documento, se incluirán las instrucciones
de diligenciamiento y se documentara al respaldo de este.
● PLAN
Documento que describe la planificación de una o conjunto de actividades, el cual puede estar
documentado en un Word o en Excel cuando se requiera.
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Colocar en viñetas redondas todos los textos, documentos de consulta o referencia, formatos
del SIG incluidos en el documento o que pueden hacer parte de este para su buen
funcionamiento.
8. ANEXOS
Relaciona los documentos que amplían o complementan la información del documento, por
ejemplo: diagramas de flujo, tablas, gráficos, cálculos, dibujos. En caso de no incluir anexos se
colocará la frase: No Aplica.
Fecha: 23-11-2023
Versión: 00
CALIDAD
9. CONTROL DE CAMBIOS
Tabla en la que se relacionan versión, fecha de aprobación, y descripción de las modificaciones

realizadas en cada una de ellas, esto con el fin de mantener la trazabilidad de los cambios del
documento.
FECHA
VERSION APROBACION DESCRIPCIÓN
AAAA M DD
M
1. APROBACIÓN DEL DOCUMENTO: A continuación, se describe el cuadro:
ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

Nombres y Apellidos Nombres y Apellidos Nombres y Apellidos
Cargo Cargo Cargo
Elaboró: En este campo se escribe el nombre de la persona que describe la información

necesaria para la definición del documento. Adicional a este se escribe el cargo.
Revisó: En este campo se escribe el nombre de la persona idónea que estudia técnicamente el
documento para asegurar que es adecuado a las necesidades del proceso. Adicional a este se
escribe el cargo.
Aprobó: En este campo se escribe el nombre de la persona con la autoridad y competencia
necesaria para asegurar que el documento se oficialice. Adicional a este se escribe el cargo.

PRO-GECA-001 Gestión Documental

Cargado por

Información del documento

Título original

Derechos de autor

Formatos disponibles

Compartir este documento

Compartir o incrustar documentos

Opciones para compartir

¿Le pareció útil este documento?

¿Este contenido es inapropiado?

Copyright:

Formatos disponibles

PRO-GECA-001 Gestión Documental

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

Fecha: 23-11-2023

GESTIÓN DE GESTIÓN DOCUMENTAL

● Anexo: sección de información adicional que amplía la información de un documento.

● Aprobación: Aceptación de un documento que garantiza su aplicación desde el punto de

● Archivo de gestión: Documentos utilizados y consultados continuamente.

● Caracterización: Documento donde se identifican todos los factores que intervienen en un

● Copia No Controlada: Copia del documento original en medio físico o magnético

● Documento: Información y el medio en el que está contenida. (NTC ISO 9000-2015).

Información y su medio de soporte en organizar, almacenar y administrar toda la

● Documento Obsoleto: Es un documento que ha perdido su vigencia en fecha o contenido.

● Elaboración: cuando se reúne la información y se prepara el borrador del documento.

● Formato: Documento diseñado para la recolección de información y que proporciona

● Indicadores: Las herramientas de medición definidas son instrumentos precisos que

● Información Documentada: Información de una organización tiene que controlar y

● Listado Maestro de Documentos: Listado en el cual se relacionan los documentos

● Manual: Documento que recopila de manera organizada y coherente políticas no

● Manual del Sistema Integrado de Gestión: Es el documento que describe y especifica el

● Mapa de Procesos: Representación gráfica documentada de la estructura general del

● Caracterización de proceso: documento usado para describir la estructura de cada

● Pirámide documental: es la representación gráfica de los documentos definidos en el

● Proceso: La organización tiene procesos que pueden definirse, medirse y mejorarse.

● Protocolo: Es un documento que describe en resumen el conjunto de procedimientos

● Publicación: Es el proceso que permite dar a conocer un documento.

● Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de

● Salida: Resultado de un proceso. (NTC ISO 9000-2015).

● Socialización: Actividad que busca compartir y difundir un documento especifico entre un

● Sistema de Gestión: Conjunto de elementos de una organización, interrelacionados o que

● Sistema de Gestión de la Calidad: Parte de un sistema de gestión relacionada con la

● Socialización: Mecanismo de divulgación de documentos del SIG.

No ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN REGISTRO

Identificar la necesidad ● Solicitud de actualización de un

Identificando que tipo de documentos

Creando tipo de documento con las

Revisar documento Informando al líder de proceso los

No ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN REGISTRO

Realizando los ajustes pertinentes en

Informando al líder del proceso la

Informando al proceso de calidad, la

Conservando el archivo magnético Carpeta

Informando al líder de proceso vía

Asignando código al documento de

Nota: Los códigos se asignan de

No ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN REGISTRO

Verificando la extensión del archivo

Aprobar, Emitir y Firmando el original de los

Realizando la administración del o Carpetas digitales

Identificando los documentos de

10 Diligenciar formatos Todos los procesos Registrando en físico o magnético,

⮚ Diligenciamiento con tinta que

No ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN REGISTRO

⮚ Permanecer libres de tachones,

Para formatos que se manejen de

⮚ En el caso de que el formato

El tiempo de retención del archivo

No ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN REGISTRO

Los registros y documentos

Cada proceso que genere su

Siguiendo los lineamientos

Almacenando la información en los

Controlar los Identificando los procesos y personal

No ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN REGISTRO

Otorgando permisos específicos de

● Norma Técnica Colombiana NTC-ISO 9000:2015