Informe Definitivo SGD Final

INFORME ANEXO DEFINITIVO
SISTEMA GESTION DOCUMENTAL

Auditoría Interna al Modelo de Operación Fecha: septiembre 27 de 2022
por Procesos - MOP
Sistema de
Modelo Sistema de Sistema de Sistema de
COMPONENTES Gestión de
Integrado de ISO Gestión Gestión Gestión Salud y
VERIFICADOS Seguridad de PQRSD
Planeación y 9001:2015 Documental Ambiental Seguridad en el
AUDITORÍA la Información
Gestión (MIPG) (SGD) (SA) Trabajo (SGSST)
INTEGRAL (SGSI)
X NA X NA NA NA NA
UNIDAD/PROCESO/ SUBDIRECCION ADMINISTRATIVA Y RELACIONAMIENTO CON EL CIUDADANO

DEPENDENCIA SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL
FECHA DE 01 de junio de 2022 al 31 de agosto de 2022

EJECUCIÓN
Verificar el nivel de cumplimiento del Sistema de Gestión Documental en el Departamento Nacional de Planeación, articulado con la
OBJETIVO implementación de los requisitos de la Norma ISO 30301:2019, con el fin de identificar los controles que permitan asegurar, la gestión,
GENERAL acceso, disponibilidad y conservación, de la información física y electrónica, contenida en los documentos, vitales y esenciales que
garanticen la continuidad del negocio y que sirvan como fundamento para la toma de decisiones por la alta dirección.
1. Verificar el estado del Sistema de Control Interno inherente al proceso y procedimientos objeto de auditoría, conforme con lo establecido
en el Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG).
2. Verificar el cumplimiento de la normatividad aplicable y las políticas relacionadas con el Sistema de Gestión Documental – NTC ISO
OBJETIVOS 30301:2019, tanto para los procesos objeto de auditoría como a los Sistemas de gestión a nivel entidad.
ESPECÍFICOS 3. Verificar el cumplimiento de la normativa, políticas y requisitos de la gestión de riesgo aplicables a los procedimientos objeto de auditoria
4. Verificar la efectividad de las acciones correctivas, preventivas y de mejora relacionadas con los procedimientos auditados que hayan
finalizado su proceso de maduración durante la ejecución de la auditoria
ALCANCE La auditoría se realizó al Sistema de Gestión Documental del Departamento Nacional de Planeación.
En el desarrollo de la auditoría se realizaron las siguientes actividades mediante muestreo aleatorio:
1. Revisión de los criterios legales y requisitos institucionales aplicables al Sistema de Gestión
2. Solicitud de información de conformidad con el alcance y los objetivos específicos de la auditoría.
3. Verificación documental del desarrollo de los procesos y documentos asociados, así como de las condiciones en que éstos se ejecutan.
4. Análisis de la información solicitada y definición de pruebas a aplicar en desarrollo de la auditoría.
METODOLOGÍA 5. Análisis de las herramientas de seguimiento y medición relativas a los procesos y documentos asociados.
6. Aplicación de pruebas aleatorias, verificación documental, realización de entrevistas, encuestas o cuestionarios entre otras, de forma
presencial o remota a través de medios virtuales.
Lo anterior de acuerdo con lo establecido en el Procedimiento Planeación, ejecución, seguimiento y evaluación del Plan Anual de Auditorías
(PAA) código PT-ED-03 y el Manual para la Planeación, Ejecución, Seguimiento y Evaluación de las Auditorías Internas, Evaluaciones,
Seguimientos, Asesorías y Acompañamientos código M-ED-01.
1. Resolución Interna 0530 de 2022 Por la cual se definen los grupos internos de trabajo del Departamento Nacional de Planeación.
2. Código de integridad del DNP
3. Manual Operativo Sistema de gestión -MIPG- V. 4
4. Manual Operativo del Componente de Gestión Documental del Sistema Integrado de Gestión V1
CRITERIOS/ MARCO 5. Manual del Sistema integrado de Gestión V13
LEGAL 6. NTC - ISO 303001:2019 Sistema Gestión de Registros
7. Ley 594 de 2000 “Por lo cual se dicta la Ley de Archivos y se dictan otras disposiciones”
8. Decreto 1893 de 2021 “Por el cual se modifica la estructura del Departamento Nacional de Planeación”
9. Documentación del Sistema Integrado de Gestión (SIG), reglamentaciones y directrices contenidas en circulares, resoluciones, acuerdos
e instructivos expedidos por autoridades competentes en la materia y aplicables al DNP y al sistema de gestión documental.
por Procesos - MOP
CONTENIDO
RESULTADOS DE LA AUDITORÍA ........................................................................................................................................ 3
CAPITULO 4. CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN ................................................................................................................. 4
CAPITULO 5. LIDERAZGO.................................................................................................................................................... 8
CAPITULO 6. PLANIFICACIÓN............................................................................................................................................ 10
CAPITULO 7. SOPORTE ..................................................................................................................................................... 13
CAPITULO 8. OPERACIÓN ................................................................................................................................................. 18
CAPITULO 9. EVALUACION DE DESEMPEÑO ..................................................................................................................... 30
CAPITULO 10. MEJORAS ................................................................................................................................................... 33
NO CONFORMIDADES ....................................................................................................................................................... 34
OPORTUNIDADES DE MEJORA.......................................................................................................................................... 35
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RESULTADOS DE LA AUDITORÍA
FORTALEZAS
El Departamento Nacional de Planeación cuenta con el Sistema de Gestión Documental implementado, Compuesto por; el Sistema
Integrado de Conservación, El Plan Institucional Nacional de Archivos y su Sistema de Gestión de Registros en el Programa de
Gestión Documental, Lo cual permite observar documentados los siete (7), programas; (Programa de Documentos Vitales o
Esenciales, Documentos Especiales, Archivos Descentralizados, Reprografía, Gestión de Documentos Electrónicos, Normalización
de Formas y Formularios Electrónicos, Tablas de Retención Documental, que componen los lineamientos orientados al cumplimiento
de los requisitos de la norma ISO 30301 de 2019.
El DNP cuenta con su Sistema de Información Oficial ORFEO, el cual permite la creación del expediente electrónico, esto evidencia
un avance en cuanto al soporte de medio tecnológico que facilita la implementación de la ISO 30301, orientada en sus lineamientos
a fortalecer, la creación, captura, gestión y conservación del documento electrónico, que permita garantizar la conservación desde
su producción hasta su disposición final, acorde a los lineamientos establecidos en las TRD
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SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL

DIMENSION 5. Información y Comunicación
ISO 30301:2019
CAPITULO 4. CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN

4.1 COMPRENSION DE LA ORGANIZACIÓN Y SU CONTEXTO
4.1.1 General
4.1.2 Requisitos de registros
Propósito de la Prueba: Verificar que la Entidad haya determinado las cuestiones internas y externas que son pertinentes para su
propósito y que afectan a su capacidad para lograr los resultados previstos del Sistema de Gestión Documental
Al realizar el análisis del contexto, se evidenció que la entidad cuenta con el anexo 6 del Manual del SIG, a través del cual, se abordan
los asuntos externos e internos de la entidad, análisis de factores: Político, Social, Económico, Ambiental, Tecnológico y Humano, e
identifica de la igual manera sus Partes Interesadas, Grupos de Valor, Plataforma Estratégica, Modelo de Planeación y Gestión, análisis
de procesos, productos y servicios. Asimismo, se identificó que se refiere al Sistema de Gestión Documental (SGD), como: “un marco
de referencia que especifica los requisitos, que debe cumplir un sistema de gestión de registros (SGR) para apoyar a una organización
en el cumplimiento de sus preceptos, misión, estrategia y objetivos. Trata sobre el desarrollo y la implementación de una política de
registros, objetivos y ofrece información sobre la medición y el monitoreo del desempeño”.
De igual manera, en el anexo del contexto se presenta un solo enfoque institucional y un análisis de factores (ambiental, tecnológico,
humano, económico, político, social), los cuales han sido clasificados en una matriz DOFA, estableciendo que las debilidades y
amenazas serán abordadas mediante la gestión integral de riesgos y gestión del cambio; las oportunidades a través de los objetivos
estratégicos, propósitos del SIG, MOP y se consolidan a través del PA institucional, y las fortalezas mediante la consolidación del
Modelo de Planeación y Gestión Orientado a Resultados y de productos del PA institucional.
Dentro de la citada matriz DOFA, se observó que se describe como oportunidades, 1) “Generación, conservación y protección de la
información de la entidad como base para la toma de decisiones. Observación de los lineamientos de Gobierno Digital y toda la
normatividad derivada”, 2) “Actualización tecnológica, disponibilidad de los sistemas de información que apoyan la operación de la
entidad”, 3) “Asignación y distribución presupuestal para los recursos relacionados con la operación y el cumplimiento de objetivos
estratégicos, proyectos y plan de acción” y 4) “Actualización tecnológica, disponibilidad de los sistemas de información que apoyan la
información de la entidad”.
Ahora bien, la entidad a través del Manual Operativo del Componente de Gestión Documental V1, estableció para el SGD-SGR, la
estructura organizacional, obligaciones y responsabilidades, la gestión de riesgos definido en el procedimiento PT-PG-01 “Gestión
Integral de Riesgos”, Inducción, Capacitación y Desarrollo de Competencias, control de proveedores y contratistas; de igual manera
estableció los requisitos para la creación, captura, gestión y conservación de los registros producidos en el cumplimiento de las
funciones de las dependencias del DNP, a través de los siguientes Programas de Gestión Documental, a los cuales se realiza medición
y seguimiento, análisis de condiciones ambientales y gestión cambios:
1. Programa de Normalización de Formas y Formularios

2. Programa de Documentos Vitales y Esenciales
3. Programa de Gestión de Documentos Electrónicos
4. Programa de Reprografía
5. Programa de Documentos Especiales
6. Programa de Archivos Descentralizados
7. Programa de Tablas de Retención y Valoración Documental
Con respecto a otros requisitos que incluyen compromisos voluntarios no legales, el DNP a través del Código de Ética y Buen Gobierno,
definió las reglas y lineamientos de comportamiento que orientan la conducta de los servidores y colaboradores que actúen en nombre
del Departamento Nacional de Planeación-DNP, en el desarrollo de sus funciones o actividades, por lo tanto, se constituye en el
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referente del ejercicio de la función administrativa que le compete a la Entidad. En él se plantean valores como responsabilidad,
compromiso, diligencia, transparencia, honestidad, respeto.
Por lo anterior, y en cumplimiento con lo dispuesto en el numeral 4.1 Comprensión de la Organización y su Contexto de la ISO
30301:2019, la entidad a través del Anexo 6 del Manual del SIG V13 y Manual Operativo del Componente de Gestión Documental V1,
determinó las cuestiones externas e internas del sistema pertinentes para su propósito y que puedan afectar su capacidad para lograr
sus resultados. Así como también, estableció los requisitos a través de los Programas de Gestión Documental para el funcionamiento
operativo del SGD-SGR del DNP y las conductas que los servidores y colaboradores deben reflejar en el cumplimiento de sus
obligaciones al interior de la institución.
4.2 COMPRENSION DE LAS NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LAS PARTES INTERESADAS
Propósito de la Prueba: Verificar que la Entidad haya identificado las partes interesadas pertinentes al sistema de gestión documental,
sus necesidades y expectativas, y cuáles de éstas se establecieron como requisitos legales y otros requisitos.
Al revisar el Manual del SIG V13, numeral 9 Ilustración 3, la entidad identificó como partes interesadas a:
 PROVEEDORES (• Aliados- Entidades en convenio • Personas Naturales y Jurídicas proveedores de insumos (bienes y servicios) •
Proveedores de información)
 CLIENTES (• Beneficiarios directos de productos: Entidades del Orden Nacional Nivel Central, Entidades del Orden Nacional Nivel
Descentralizado, Entidades del Orden Territorial, Academia, Gremios y asociaciones y sector productivo • Órganos de Control y
Fiscalía • Ciudadanía).
 SERVIDORES PUBLICOS (• funcionarios • contratistas)
 PRESIDENTE DE LA REPUBLICA
Así como también, la forma en que se atienden las necesidades y expectativas razonables de los grupos de valor, mediante el desarrollo
de los procesos que conforman el Sistema Integrado de Gestión, y las cuales se resaltan a continuación del SGD, así:
Parte Interesada Necesidades Expectativas razonables ¿Cómo se atiende en DNP?
1. Articulación interinstitucional Productos (bienes y servicios) misionales
a. Disponibilidad de
Presidente de la 2. Proyección y orientación de largo plazo
herramientas tecnológicas Procesos misionales
República 3. Información confiable
4. Seguimiento a metas de gobierno (Todas las necesidades y expectativas)
Clientes a. Herramientas tecnológicas
Beneficiarios 1. Articulación interinstitucional b.Disponibilidad a través de
directos de 2. Utilidad de los productos diferentes canales
productos: 3. Pertinencia de los productos (claridad, c.Facilidad para revisión y Productos (bienes y servicios) misionales útiles, oportunos y
utilidad, vigencia, proyección, alineación) validación confiables
Entidades del Orden 4. Divulgación de información y resultados d.Eficiencia en el seguimiento
Nacional Nivel 5. Facilidad de acceso a productos y servicios e.Divulgación por múltiples Procesos misionales
Central 6. Oportunidad medios
Entidades del Orden 7. Capacitación f.Establecimiento de espacios de (todas las necesidades y expectativas)
Nacional Nivel 8. Fortalecimiento capacidades institucionales dialogo interinstitucional Necesidades y expectativas razonables relacionadas con
Descentralizado en Entidades territoriales g.Propender por el desarrollo cada componente del SIG (GC, GA, GSI, GCI, GD, CI, GTR)
Entidades del orden 9. Coordinación entre dependencias sostenible
territorial 10.Priorización de inversión de recursos. h.Apropiada gestión del
conocimiento
Clientes
Órganos de Proceso de Planeación y Gestión orientada a resultados (1)
1. Cumplimiento normativo a. Envío de información
control, Fiscalía y Proceso Evaluación del Desempeño Institucional (1, 2, 3 y a)
2. Suministro de información periódica en diferentes
otros Proceso Gestión de Comunicaciones (2, a)
3. Atención oportuna de requerimientos medios
Congreso de la Todos los procesos de DNP (1, 2, 3)
República
1.Solución de PQRSD Proceso de Planeación y Gestión orientada a resultados (1,
a. Trámites simples y ágiles 2, 3, a, b)
Clientes 2.Claridad en la respuesta a PQRSD
b. Disponibilidad y transparencia
Ciudadanía 3.Cumplimiento del plazo en el trámite de Programas operativos del componente GTR (Todos)
en la información
PQRSD Programas operativos componente GSI y GD (1, b)
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4.Mecanismos de Participación Ciudadana y

Rendición de Cuentas Proceso Gestión de Comunicaciones (5, b)
1. Comunicación de objetivos y
retroalimentación
2. Claridad en funciones, responsabilidades y
actividades
3. Entrenamiento oportuno en el puesto de Proceso de Planeación y Gestión orientada a resultados
trabajo. (funcionarios y Contratistas): (1, 2, 3, 4, 5, 18)
4. Aprendizaje y desarrollo profesional Proceso de Gestión y Desarrollo del Talento Humano:
5. Conocimiento clave disponible y de fácil a. Trato cercano (funcionarios y Contratistas) 1, 2, 3, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 14,
acceso. b. Estabilidad laboral 15
6. Participación c. Coordinación entre líderes Proceso de Gestión y Desarrollo del Talento Humano:
7. Cultura basada en los valores Institucionales d.Beneficios laborales y (funcionarios) (todas las necesidades y expectativas: a, b, c,
8. Confianza en los líderes y la institución personales d, e, f, g y h)
9. Idoneidad en líderes, pares y personas a e.Oportunidades de ascenso Proceso de Gestión Contractual (contratistas) (1, 2, 9, 13)
Servidores cargo f.Trabajo en equipo Procesos de Gestión Administrativa, Gestión TIC, Gestión
Públicos 10.Instalaciones seguras y ambiente de trabajo g.Colaboración e integración Jurídica, Gestión de Comunicaciones (funcionarios y
(funcionarios y saludable h.Trámites internos simples y Contratistas) (10, 11, 17)
contratistas) 11.Disponibilidad de recursos para desarrollar ágiles  Programas operativos componente SST (6,10, 11, 15)
su función o labor i.Repositorios de información  Programas operativos componente GA (6,10,11,15,
12.Reconocimiento actualizados y de fácil 18)
13.Compensación justa y oportuna operación.  Programas operativos del Sistema de Gestión de
14.Trato equitativo Conocimiento y la innovación. (4,5, 11, i)
15.Equilibrio trabajo – vida personal  Programas operativos componente GSI y GD (11, 16,
16.Solución oportuna y clara a requerimientos 19, 20, i)
internos  Programas operativos del componente GTR (7, 8, 19,
17.Asesoría y acompañamiento jurídico 20)
18.Compromiso ambiental institucional
19.Buenas prácticas de Transparencia e
integridad
20.Acceso y disponibilidad de la información y
memoria institucional
Proveedores
1. Claridad en responsabilidades
Aliados- Entidades Proceso de Gestión Contractual
2. Cumplimiento oportuno de compromisos
en convenio Contratos (1,2,3, 4 a y b)
3. Retroalimentación a. Trámites y procesos ágiles y
Proveedores de Procesos del MOP en los cuales participan (3)
4. Claridad en los criterios de sostenibilidad prácticos
información- Necesidades y expectativas razonables relacionadas con
5. Buenas prácticas de Transparencia e b. Beneficio mutuo
Entidades con cada componente del SIG (GC, GA, GSI, GCI, GD, CI, SST,
integridad
interacción en GTR)
6. Acceso y disponibilidad de la información
emergencias
Fuente: Manual del SIG V13
Por lo anterior, y en cumplimiento con lo dispuesto en el numeral 4.2 Comprensión de las necesidades y expectativas de las partes
interesadas de la ISO 30301:2019, la entidad a través del Anexo 6 del Manual del SIG V13 y Manual Operativo del Componente de
Gestión Documental V1 ha definido las partes interesadas y sus necesidades y expectativas, las cuales serán atendidas a través del
Componente de Gestión Documental, Sistema de Gestión de Registros y sus Programas de Gestión Documental.
4.3 DETERMINACION DEL ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTION DE REGISTROS
Propósito de la Prueba: Verificar que la Entidad haya definido el alcance del SGD-SGR, teniendo en cuenta las cuestiones internas y
externas, requisitos legales y otros requisitos, unidades, funciones y límites físicos de la organización, sus actividades, productos y
servicios, su autoridad y capacidad para ejercer el control y su influencia. Este debe estar documentado.
Al revisar el Manual del SIG V13, el alcance del Sistema Integrado de Gestión se encuentra plasmado así: “Preparación, seguimiento
de la ejecución y evaluación de resultados de las políticas, planes generales, programas y proyectos del sector público, de mediano y
largo plazo, para el desarrollo sostenible e incluyente del país”, el cual de igual manera se desarrolla a través de los cuatro (4) principales
productos del DNP como: Coordinación y articulación, gestión de información, conocimiento e innovación, asistencia técnica, monitoreo,
seguimiento y control para orientación en el ciclo de las políticas públicas y de todos los procesos del MOP, y las sedes del DNP en
Bogotá.
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Asimismo, la OAP informa que, de manera particular en cada uno de los Manuales Operativos de cada componente, y para el SGD-
SGR es “El presente manual operativo aplica para los funcionarios, contratistas y pasantes del Departamento Nacional de Planeación,
los cuales se encuentran ubicados en los edificios Enterritorio, World Service, Gómez y Patria de la ciudad de Bogotá y los integrantes
de dependencias que se encuentran en las Oficinas del País. Comprende desde la planeación documental, pasando por producción,
gestión y tramite, valoración, organización, transferencia, preservación a largo plazo hasta disposición final de documentos para ello
se sustenta en el sistema de gestión de documentos SGDEA articulado con otros instrumentos de acceso a la información pública,
quienes se encargan de realizar diseño, parametrización, versión y normalización que soportan el desarrollo de las funciones de la
entidad”.
De otra parte, en el procedimiento de PT-PG-04 Planeación y Mantenimiento del MOP, se estableció los criterios y correlación entre el
alcance del SIG y de los componentes frente a los manuales operativos, en los cuales se puede incluir un alcance asociado a la
cobertura técnica y operativo de éste y el cual será documentado en el respectivo manual.
Por lo anterior, y en cumplimiento con lo dispuesto en el numeral 4.3 Determinación del Alcance del Sistema de Gestión Registros
de la ISO 30301:2019, la entidad a través del Manual del SIG V13 y Manual Operativo del Componente de Gestión Documental V1,
ha definido las cuestiones externas e internas, los requisitos legales, las unidades, funciones y límites físicos, sus actividades, productos
y servicios, y su autoridad y capacidad para ejercer el control de su influencia.
4.4 SISTEMA DE GESTION DE REGISTROS
Propósito de la Prueba: Verificar que la Entidad haya establecido, implementado y mejorado de manera continua el Sistema de
Gestión de Registros, incluyendo los procesos necesarios y sus interacciones.
De acuerdo con el Manual del Componente de Gestión Documental, “En cuanto a la evolución en materia de gestión documental, el
DNP desde sus inicios hasta el año 2006 mantuvo sus archivos de gestión en cada una de las oficinas productoras, para el año 2007
con la entrada del Sistema de Gestión Documental los archivos de gestión se desmontaron de las áreas centralizándolos en al Grupo
de Biblioteca y Archivo con el fin de realizar la conformación física de los expedientes, aplicando los instrumentos archivísticos
aprobados para tal fin, de este mismo modo el Departamento indica una línea del tiempo que identifica el proceso de evolución en la
gestión documental institucional”.
De igual manera, los archivos de gestión del DNP, continúan siendo administrados y centralizados por el GBIBA de la Subdirección
Administrativa y Relacionamiento Ciudadano (SARC), la cual hace parte del proceso de apoyo denominado Gestión Administrativa, y
éste a su vez del Mapa de procesos, la gestión se ha realizado mediante la identificación de los inventarios documentales de los
archivos de gestión centralizados (Dependencias DNP) y descentralizados (Procesos Disciplinarios, Procesos Judiciales, Historias
Laborales, Las subseries de Contratos, Proyectos Financiados con Crédito Externo de Banca Bilateral y Proyectos Financiados con
Créditos Externo de Banca Multilateral) y archivo central (Edificio Patria), el cumplimiento de requisitos legales, la creación de una
política SIG, Programas de Gestión Documental, Sistema Integrado de Conservación y PINAR y su seguimiento. De otra parte, se
evidenció que el SGD-SGR además del Edificio Enterritorio cubre las sedes de la entidad en Bogotá (Edificio World Services – Piso14,
Edificio Gómez – Pisos 6 y 7, Edificio Patria – Piso 7) y las Oficinas País.
De igual manera, para la vigencia 2022 se tiene establecido el Plan de Trabajo del Componente de Gestión Documental, donde se
tiene programado adelantar las actividades de:
1. Plan de Acción
2. Apropiación del componente de Gestión Documental [(1) capacitaciones y (2) publicaciones]
3. Documentación del componente de Gestión documental
4. Operación del componente de Gestión Documental
Por lo anterior, y en cumplimiento con lo dispuesto en el numeral 4.4 Sistema Gestión de Registros de la ISO 30301:2019, se
evidenció que la Entidad ha establecido, implementado y mejorado de manera continua el Sistema de Gestión Documental, con la
identificación de inventarios documentales, el cumplimiento de requisitos legales, la creación de los programas de gestión documental
y su seguimiento, con un alcance hasta el Edificio Enterritorio, todas las sedes en Bogotá y las Oficinas País.
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RECOMENDACIONES
- Continuar realizando la actualización del contexto de la entidad, conforme a lo establecido en el Procedimiento PT-PG-03
“formulación de la planeación institucional”, donde se detallada que “ El contexto interno y externo del DNP es identificado de manera
institucional y cubre todos los componentes del SIG, será revisado cada año en el marco de la planeación institucional, y/o cuando
exista un cambio significativo en el mismo”, que sea pertinente para el propósito y pueda afectar la capacidad para lograr los
resultados del SGD-SGR.
- Asegurar que el alcance del SGD-SGR conforme a los lineamientos y procedimientos, se cumplan en cada una de las dependencias
y sedes del Departamento Nacional de Planeación, con el fin de garantizar el control de la información documentada, registros,
producida y recibida por la entidad.
- Fortalecer las herramientas de control, para dar cumplimiento a cada una de las actividades programadas dentro de Plan de Trabajo
del Componente de Gestión Documental, y de esta manera garantizar que las acciones orientadas al cumplimiento de los
lineamientos del SGD-SGR, se cumplan.
CAPITULO 5. LIDERAZGO
5.1 LIDERAZGO Y COMPROMISO
Propósito de la Prueba: Verificar que la Alta Dirección de la Entidad, lidera y demuestre su compromiso frente al Sistema de Gestión
de Registros.
Con respecto a la Revisión por la Dirección de la vigencia 2021, se observó lo siguiente:
˔ Mediante reunión del Comité Institucional de Gestión y Desempeño del 19/08/2021, según registro de asistencia, se observó la
participación de la Alta Dirección, en la cual la OAP presentó la actualización del Manual del SIG, en cuanto al alcance, política y
propósitos del Sistema Integrado de Gestión, la cual fue aprobada.
˔ Del mismo modo, en reunión del Comité Institucional de Gestión y Desempeño, del 25/04/2022, según registro de asistencia, se
observó la participación de la Alta Dirección, en la cual la OAP presentó informe para la primera revisión 2022 por parte de la Dirección
respecto al cierre de la vigencia 2021, de acuerdo con los propósitos del SIG, y en donde se presentó la evolución de la Gestión
Documental, contenida dentro del Propósito 7. “Gestionar y Controlar la documentación durante su ciclo de vida, con el propósito de
mejorar la eficiencia y desarrollo de los procesos internos y asegurar la memoria institucional y el patrimonio documental de la
entidad”.
De otra parte, y con respecto a los recursos asignados para el Sistema de Gestión Documental, la SARC reportó para la vigencia
2022, la contratación de $8.106.658.732, distribuidos, así:
- Quince (15) Prestación de servicios profesionales y apoyo a la gestión por valor de ($864.958.226).
- Una (1) Prestación de los servicios de admisión y distribución postal y los servicios de apoyo a la gestión en gestión documental
para el archivo del DNP ($6.909.090.735). Para la vigencia actual (2022) se están ejecutando $1.796.720.735 a 15 de noviembre
de 2022; posterior a esta fecha, se da inicio de las nuevas vigencias futuras 2022 a 2026.
- Una (1) Prestación del servicio de almacenamiento, custodia, consulta, préstamo y transporte del archivo documental de propiedad
del Departamento Nacional de Planeación (DNP) ($332.609.771). Para la vigencia actual (2022) se están ejecutando $63.539.114.
De acuerdo con el numeral 6.2.1 del Manual Operativo, el componente de Gestión Documental cuenta con otros roles como: Directivos
y Mando Intermedios, donde se asigna “La alta dirección tendrá un representante en gestión de documentos a nivel operativo que
debe tener definidos su papel, responsabilidades y competencias, incluyendo: • Implementar la gestión documental en todos los niveles
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de la entidad • Seguimiento y monitoreo de los riesgos para la correcta gestión de documentos y archivos e integración con las
estrategias generales de la entidad en esta materia”.
Asimismo, se evidenció a través del balance de APCM, que se han formulado acciones encaminadas a la mejora del proceso, toda
vez, que en el marco de auditorías, seguimientos, evaluaciones, entre otros, se observó situaciones que afectan el cumplimiento de
las políticas internas para la administración y custodia de los archivos de gestión y central de la entidad, establecidas en el Manual
para la Gestión de Documentos y Administración de Archivos V10 del DNP; las cuales han sido desarrolladas, a través del
Procedimiento para la Formulación y Seguimiento de Acciones Preventivas Correctivas y de Mejora PT-ED-05 V12.
Por lo anterior, y en cumplimiento con lo dispuesto en el numeral 5.1 Liderazgo y Compromiso de la ISO 30301:2019, se evidenció
que la Alta Dirección participa en las reuniones de Revisión por la Dirección, a través de los Comités Institucionales de Gestión y
Desempeño realizadas anualmente, asumiendo su responsabilidad y la rendición de cuentas con relación a la eficacia del SGD, y
frente a la actualización del contexto, política y propósitos del SGD. Así como también ha establecido otros roles que contribuyen a la
eficacia del SGD, se ha asignado presupuesto al componente para honorarios de contratistas y manejo y custodia de archivo, y
formulando acciones de mejora, para eliminar las causas que dieron origen a situaciones identificadas en auditorías.
5.2 POLITICA
Propósito de la Prueba: Verificar que la Alta Dirección ha establecido, implementado y mantenido una política documental que cumpla
con lo establecido en este numeral.
La Entidad cuenta con la Política del Sistema Integrado de Gestión, la cual se encuentra documentada en el Manual SIG V13, publicada
en la Rebeca y en la página web del DNP, esta política, desglosa los objetivos del Sistema Integrado de Gestión, los cuales se
denominan propósitos dentro la política, y que, para el SGD, ha sido interpretada, así:
“(…)
• SIG es integración, racionalización, desde el modelo de planeación y gestión orientado al resultado, con actividades articuladas que incluyen herramientas
transversales y particulares por todos los componentes, hacia todos los grupos de valor, que abarca el cumplimiento y aplicación de modelos y buenas
prácticas
• Integración y cumplimiento de toda la normatividad y regulación que aplique a la gestión del DNP, a través del modelo de operación.
• Cubre la priorización de acciones y controles, orientados a la prevención a través de la identificación y atención de oportunidades y riesgos a niveles
estratégico, táctico y operativo; corrupción, aspectos e impactos ambientales, peligros y riesgos de SST, activos de información, a través de plan de
acción institucional y de matriz integral de riesgos.
• Alto nivel de competencia técnica institucional, basada en la competencia y compromiso de servidores públicos: funcionarios y contratistas, en los diferentes
niveles de comunicación, consulta y participación.
• Implica la mejora de los componentes, procesos, productos o elementos de la gestión, de acuerdo con los resultados de los diferentes mecanismos de
evaluación y retroalimentación, que promuevan la toma de decisiones hacia el incremento de resultados en términos de valor público agregado.
• Implica la generación, uso y conservación de los activos de información veraz, confiable y segura, en condiciones de disponibilidad, confidencialidad,
privacidad e integridad.
• Implica la responsabilidad permanente de visibilizar y poner a disposición de los grupos de valor la información y las actuaciones del DNP.
• La cultura institucional se orienta a identificar y satisfacer las necesidades y expectativas razonables de todos los grupos de valor, a través del SIG
• Implica la mejora de los componentes, procesos, productos o elementos de la gestión, de acuerdo con los resultados de los diferentes mecanismos de
evaluación y retroalimentación, que promuevan la toma de decisiones hacia el incremento de resultados en términos de valor público agregado
(…)” (negrita fuera de texto)
Los ajustes elaborados a la Política del Sistema Integrado de Gestión de la entidad han sido realizados a través de mesas de trabajo
por la OAP, para la preparación, revisión y ajustes, socializados a los implementadores y colaboradores mediante reuniones y
campañas de comunicación, respectivamente, y presentadas al Comité Institucional de Gestión y Desempeño (19/08/2021 -
25/04/2022), para su aprobación.
De acuerdo con lo anterior, y en cumplimiento con lo dispuesto en el numeral 5.2 Política de la ISO 30301:2019, la entidad a través
del Manual del SIG V13, ha establecido la Política del SIG, teniendo en cuenta el componente documental, incluyendo consideraciones
como propender por la implementación, compromiso y mejora continua de los objetivos de los registros, así como también, la política
de registros se encuentra disponible, ha sido comunicada y divulgada dentro de la entidad y a partes interesadas.
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5.3 FUNCIONES DE LA ORGANIZACIÓN, RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES
Propósito de la Prueba: Verificar que la Alta Dirección, se haya asegurado de que las responsabilidades y autoridades para los roles
pertinentes se asigne y se comuniquen en la Entidad.
En el capítulo 6 del Manual Operativo del Componente de Gestión Documental V1, se identifica la ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
DEL COMPONENTE DE GESTIÓN DOCUMENTAL, el cual hace parte como Administrador del Sistema Integrado del SIG, el
Subcomité del SIG, como autoridad del Componente de Gestión Documental y en éste se identifica el Subdirector Administrativo, el
Grupo de Biblioteca y Archivo, Grupo de Correspondencia, Equipo funcional del SGDEA y Auxiliares, así como sus obligaciones y
responsabilidades frente al componente.
De igual manera, mediante Resolución 678 de marzo 9 de 2018 “Por medio de la cual se adopta el Sistema Integrado de Gestión, se
actualizan los Comités de Gestión y Desempeño Institucional del Departamento Nacional de Planeación y Sectorial del Sector
Administrativo de Planeación Nacional, y se dictan otras disposiciones”, en su artículo 3, se estableció el secretario general como
Representante de la Alta Dirección del DNP para el Sistema Integrado de Gestión.
Por lo anterior, y en cumplimiento con lo dispuesto en el numeral 5.3 Funciones de la organización, responsabilidad y autoridades
de la ISO 30301:2019, se evidenció que la Alta Dirección a través del Manual del SIG V13 y el Manual del Componente de GD, ha
definido la estructura, obligaciones y responsabilidades del Componente de Gestión Documental.
RECOMENDACIONES
-Asegurar que todos los aspectos del criterio 5.1 Liderazgo de la ISO 30301:2019 (política, objetivos, requisitos, recursos, alcance,
roles y responsabilidades), sean revisados por la alta dirección con respecto al SGD-SGR de la entidad, con el fin de garantizar su
liderazgo y compromiso, que permita generar las acciones de producción, conservación y publicación de los registros de la entidad.
-Asegurar que los recursos asignados al Componente de Gestión Documental tengan continuidad en beneficio del desempeño del
proceso y garantía de los archivos de gestión y central de información física y electrónica producida por las dependencias del DNP.
CAPITULO 6. PLANIFICACIÓN
6.1 ACCIONES PARA ENFRENTAR RIESGOS Y OPORTUNIDADES
Propósito de la Prueba: Verificar que la Entidad haya determinado los riesgos y oportunidades relacionados con el SGD-SGR,
requisitos legales y otros requisitos y otras cuestiones identificadas en el contexto. De igual manera, se hayan determinado las
condiciones de conservación y organización de los documentos independiente de su medio de contenido.
Se observó que en la Matriz Integral de Riesgos del DNP con fecha de actualización 14/06/2022, se tiene relacionados los siguientes
riesgos junto con los controles correspondientes:
Nivel de Objetivo Institucional /

No. Objetivo específico / Activo específico / Aspecto
aplicación del Proceso/ Producto / Activo / Descripción del riesgo Tipo de riesgo
Riesgo ambiental / Tipo de peligro
riesgo Actividad operativa
Gestionar y Controlar la documentación durante su
Estratégico- ciclo de vida, con el propósito de mejorar la eficiencia
P7 Propósito de Política Pérdida de memoria
155 Políticas y desarrollo de los procesos internos y asegurar la Estratégico
SIG # 7 institucional
Institucionales memoria institucional y el patrimonio documental de la
entidad.
Proveer y administrar los bienes muebles e inmuebles,
los servicios de apoyo logístico y el mantenimiento y
Inadecuada gestión de
Táctico- adecuación de la infraestructura física, así como la
255 Proceso Gestión Administrativa documentos de archivo y Operativo
Procesos gestión de documentos y administración de archivo de
biblioteca
la entidad, para soportar la operación, encaminada al
cumplimiento de metas institucionales.
Estratégico- Gestionar y Controlar la documentación durante su
Presencia de agentes
256 Políticas P7 Propósito de Política SIG # 7 ciclo de vida, con el propósito de mejorar la eficiencia Estratégico
contaminantes afectando el
Institucionales y desarrollo de los procesos internos y asegurar la
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memoria institucional y el patrimonio documental de la acervo documental de la

entidad. Entidad
Fuente: Matriz de Riesgos del DNP – fecha de actualización 14/06/2022
Frente a lo anterior, se observó que en la Matriz de Riesgos del DNP, se identificaron (2) riesgos de tipo estratégico (155 y 256),
relacionados con el propósito No.7 del Sistema Integrado de Gestión Institucional, en el que se establece "Gestionar y Controlar la
documentación durante su ciclo de vida, con el propósito de mejorar la eficiencia y desarrollo de los procesos internos y asegurar la
memoria institucional y el patrimonio documental de la entidad": asimismo se registró (1) operativo (255), respecto a los cuales se
realizó monitoreo y se documentó así:
No.
TIPO DE MONITOREO
Riesgo DESCRIPCIÓN DEL CONTROL RESPONSABLE
CONTROL /OBSERVACIONES
Control
Acompañamiento y asesoría a las OTSI: Tiene establecido que los usuarios deben almacenar la información en
Preventivo Oficina Asesora de los discos de red, plataforma tecnológica. La entidad cuenta con One drive
155,1 dependencias en la actualización,
15 Planeación como herramienta de copia de la información temporal en las estaciones
creación o eliminación de documentos.
cliente personales y laborales, se socializa mediante la inducción del con el
Grupo de fin de actualizar y/o realizar el levantamiento las Tablas de Retención SGSI y
Digitalización de los documentos físicos
Biblioteca y las transferencias de conocimiento en herramientas de O365.
con el fin de evitar el deterioro ante Preventivo
155,2 Archivo SARC: Los documentos que ingresan por la ventanilla única de manera física,
posibles solicitudes de préstamo 15
Grupo de se realiza de forma diaria su respectiva digitalización, así mismo al realizar la
mediante el uso del sistema Orfeo.
Correspondencia conformación de los expedientes físicos, los documentos que no se
Aplicar las políticas de seguridad de la encuentren digitalizados se digitalizan y cargan en Orfeo Se solicita el ajuste
información y seguimiento al Plan de Preventivo del responsable del GBIBA al GGDB.
155,3 OTSI
trabajo de Seguridad de la Información - 15 De acuerdo con el Decreto de Reestructuración Nro. 1893 del 2021, se han
componente informático realizado mesas de trabajo con las respectivas dependencias Documental.
Mesas de trabajo para la actualización de OAP: Se ha realizado la socialización de buenas prácticas registradas en el
Grupo de
TRD con las dependencias, al momento Preventivo 2021. Se realizó el primer evento de "Venga le cuento" sobre el rediseño,
155,4 Biblioteca y
de surgir cambios en sus funciones, en la 15 liderado por la SGISE. Se enviaron comunicaciones internas frente a la
Archivo
norma o procesos. herramienta GECO para sensibilizar a las dependencias en el cargue de
Sensibilizar a los colaboradores del DNP conocimiento explícito y tácito. Durante el primer cuatrimestre se ha venido
Preventivo Oficina Asesora de
155,5 sobre el Componente de Gestión del adelantado un proceso de actualización de documento de acuerdo con el
15 Planeación
Conocimiento y la Innovación decreto 1893 de 2021.
Incluir el perfil técnico y de experiencia Grupo de Gestión
Preventivo
255,1 requerido para contratar al personal de Documental y
15
archivo y biblioteca Biblioteca
Incluir en el PIC las necesidades de Grupo de Gestión
Preventivo "SARC: Se cumple a través de la elaboración de los estudios previos con el
255,2 capacitación para el personal de Documental y
15 fin de proveer el cargo. Se solicita las capacitaciones en temas de gestión
Biblioteca y Gestión Documental Biblioteca
documental. Se realiza capacitación o reinducción sobre el manejo de Orfeo
Realizar capacitación a funcionarios Grupo de Gestión
en las etapas del proceso de gestión documental (trámite, recepción,
contratistas y pasantes sobre los temas Documental y
Preventivo distribución y consulta) y sobre el manejo de las Tablas de Retención
255,3 de gestión documental (manejo del Biblioteca
15 Documental.
sistema ORFEO, TRD y Mesa de ayuda
Se realiza seguimiento a través de correo electrónico, solicitando la
correspondencia) Orfeo
devolución de los expedientes en préstamo, una vez el mismo supere los 20
Grupo de Gestión
Seguimiento al préstamo de documentos Preventivo días hábiles de préstamo. Se realiza seguimiento a las solicitudes recibidas
255,4 Documental y
de archivo o de biblioteca 15 con el fin de que sean atendidas de acuerdo con la prioridad y los mismas son
Biblioteca
relacionados y reportados mensualmente en el Plan de Acción."
Seguimiento de las solicitudes que llegan
Grupo de Gestión
por los medios establecidos para el Preventivo
255,5 Documental y
préstamo de documentos de archivo y 15
Biblioteca
biblioteca para ser atendidas
Subdirección
Realizar Jornadas de fumigación en las "SARC: La actividad de fumigación está programada para el mes de junio por
Preventivo Administrativa y
256,1 áreas de trabajo de los edificios donde lo que para el período de seguimiento no se han solicitado los certificados de
15 Relacionamiento
funciona el DNP la disposición final de los residuos de las actividades de fumigación al
con la Ciudadanía
proveedor del servicio.
Realizar jornadas de limpieza y Preventivo Grupo de Logística
256,2 Para realizar estas actividades se asigna personal de aseo en cada uno de
desinfección 15 e Infraestructura
los pisos que ocupa la entidad quienes realizan labores diarias de limpieza y
Usar deshumidificadores en las áreas Grupo de Gestión
Ingeniería desinfección, para ellos se cuenta con un control en formato por piso sobre la
256,3 donde se encuentra el archivo del edificio Documental y
15 prestación de los servicios, estos son definidos con el proveedor del servicio.
Fonade Biblioteca
Los deshumificadores se encuentran ubicados en el piso 2 donde se
Grupo de Gestión encuentra el archivo centralizado de la Entidad. El contrato de custodia
Realizar visitas para verificar el
256,4 Detectivo 5 Documental y actualmente se encuentra vigente hasta el 31 de julio del 2022."
cumplimiento de los requisitos técnicos
Biblioteca
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de las instalaciones de depósitos de

documentos
Fuente: Matriz de Riesgos del DNP – fecha de actualización 14/06/2022
De acuerdo con lo anterior, se tomó una muestra de (3) controles para verificar la efectividad de las acciones tomadas, con el fin de
abordar posibles riesgos frente al SGR, observando lo siguiente:
No. Descripción del Riesgo Control Revisión de la Efectividad
De acuerdo con mesas de trabajo realizadas con la SARC y resultados de la
155,4 mesas de trabajo para la Evaluación por Dependencias corte junio 30 de 2022, se evidenció que el
Pérdida de memoria actualización de TRD con las producto 5344/14139 formulado dentro del Plan de Acción, como un servicio
155 institucional dependencias, al momento de surgir por demanda, se cumplió al 100% conforme las solicitudes realizadas por las
cambios en sus funciones, en la dependencias, y cuyo resultado total de (103) dependencias, se han
norma o procesos. actualizado (43) TRD, pendientes por actualizar (60), de las cuales se
encuentra (15) elaboradas y por aprobación de la respectiva dependencia.
Conforme al Plan Institucional de Capacitación (PIC) 2022, se observó que,
en las necesidades de formación por eje estratégico, se encuentra incluidas
en el Eje 4. Ética y Probidad de lo Público, temas relacionados con el sistema
255,2 incluir en el PIC las como: Gestión Documental, TRD-ORFEO, NTC ISO 30301; del mismo modo
Inadecuada gestión de
necesidades de capacitación para el se evidenció a través de Registros de Asistencia ubicados en la ruta
255 documentos de archivo y
personal de Biblioteca y Gestión O:\Gestión Documental\Inducciones - capacitaciones\2022, allegados a esta
biblioteca
Documental auditoría y de acuerdo con los resultados de los procesos auditores
adelantados por la OCI en la Dimensión 5ª. de cada informe de auditoría
(DIFP, DSEC, OTSI, GICI), los colaboradores del DNP han recibido
capacitación en temas de GD.
Presencia de agentes 256,3 usar deshumidificadores en Se evidenció en visita de auditoría realizada el 25/07/2022, el uso de
contaminantes afectando el las áreas donde se encuentra el deshumidificadores en las áreas del archivo central del DNP (Edificio Patria).
256
acervo documental de la archivo del edificio Fonade Sin embargo, no se evidenció en los edificios FONADE y WORD SERVICE,
Entidad estos extractores de humedad.
De otra parte, en el anexo 6 del Manual del SIG V13, se registra un análisis de factores (ambiental, tecnológico, humano), los cuales
han sido clasificados en una matriz DOFA, y en la cual se describe de manera breve el contexto para el factor “interno información
tecnológica” como oportunidades, así: 1) “Generación, conservación y protección de la información de la entidad como base para la
toma de decisiones. Observación de los lineamientos de Gobierno Digital y toda la normatividad derivada”, 2) “Actualización tecnológica,
disponibilidad de los sistemas de información que apoyan la operación de la entidad”, 3) “Asignación y distribución presupuestal para
los recursos relacionados con la operación y el cumplimiento de objetivos estratégicos, proyectos y plan de acción”.
De igual manera, conforme al Procedimiento para la Formulación y Seguimiento de Acciones Preventivas Correctivas y de Mejora PT-
ED-05 V12, se ha formulado acciones encaminadas a la mejora del proceso, en virtud de las situaciones identificadas en el marco de
procesos auditores, seguimientos, evaluaciones, entre otras.
Por lo anterior, y en cumplimiento con lo dispuesto en el numeral 6.1 Acciones para Enfrentar Riesgos y Oportunidades de la ISO
30301:2019, se evidenció que la entidad determinó los riesgos y oportunidades relacionados con el componente de gestión documental,
a través de la Matriz de Riesgos del DNP, incluyendo controles con respecto a la actualización de las TRD, teniendo en cuenta el
proceso de reorganización institucional (Decreto 1893 de 2021), capacitaciones, limpieza y fumigación, conservación de los
documentos desde su producción hasta su disposición final, e identificando oportunidades en el anexo 6 del Manual del SIG V13.
Sin embargo, se evidenció que la entidad no planifica acciones para abordar los riesgos del componente, toda vez, que el DNP debe
garantizar la integridad de los registros que las dependencias producen, en el cumplimiento de sus funciones, con el fin de garantizar
la interoperabilidad entre los sistemas de información de la entidad, los cuales deben estar articulados con el SGD ORFEO, para
asegurar la autenticidad, integridad y disponibilidad de los registros.
Así como también, no se observó la revisión y actualización de la Matriz de Riesgos del Componente de GD, contenida esta actividad
en el respectivo Plan de Trabajo, el cual fue formulado a través del Producto del PA 2022 Código 5350/14145, de acuerdo con los
resultados de la Evaluación por Dependencias corte junio 30 de 2022 y a las pruebas de auditoría realizadas en este proceso.
Ver Oportunidad de Mejora No.03 de este informe.

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6.2 OBJETIVOS DE REGISTROS Y PLANIFICACION PARA LOGRARLOS

Propósito de la Prueba: Verificar que la Entidad haya definido los objetivos de registros y su planificación para lograrlos.
A través del Propósito 7 del Manual SIG V13, se encuentra el objetivo establecido para el Componente de Gestión Documental así:
“Gestionar y Controlar la documentación durante su ciclo de vida, con el propósito de mejorar la eficiencia y
desarrollo de los procesos internos y asegurar la memoria institucional y el patrimonio documental de la
entidad”, el cual se desglosa de la Política SIG. Cada propósito tiene indicadores y metas definidas, y cuya planeación para su logro
se realiza a través del Plan de Acción.
Asimismo, en el numeral 11 del Manual Operativo del Componente de Gestión Documental V1, se estableció “(…) la medición y
seguimiento de los programas del componente de gestión documental, se realiza conforme a la evolución del Programa de Gestión
Documental – PGD y a partir de la formulación del plan de acción de cada vigencia de acuerdo con lo establecido a la normatividad
legal vigente. La medición y seguimiento del programa de archivos descentralizados se realiza mediante el cálculo del siguiente
indicador: • Transferencias Primarias realizadas de los archivos de gestión (…)”.
Por lo anterior, y en cumplimiento con lo dispuesto en el numeral 6.2 Objetivos de Registros y Planificación para Lograrlos de la
ISO 30301:2019, se evidenció que la entidad ha definido a través del Manual del SIG, el objetivo para el Componente de Gestión
Documental, planificando su logro según el Manual Operativo del Componente, a través de la evolución de sus siete (7) Programas de
Gestión Documental aprobados por el Comité Institucional de Gestión y Desempeño en 11/2021 y cuya implementación se encuentra
hasta el año 2024; con la formulación de los productos y entregables contenidos en el PA 2022 y con la medición del indicador sobre
las transferencias primarias de los archivos de gestión.
RECOMENDACIONES
- Fortalecer la eficacia en la planificación de acciones que permitan abordar riesgos, que se puedan generar en la identificación de los
registros por parte de los procesos de trabajo y que permitan la continuidad del negocio.
- Abordar riesgos que garanticen la integridad de los registros que las dependencias producen, en el cumplimiento de sus funciones,
con el fin de garantizar la interoperabilidad entre los sistemas de información de la entidad, los cuales deben estar articulados con el
SGD ORFEO, para asegurar la autenticidad, integridad y disponibilidad de los registros.
- Revisar la estructuración frente a la redacción de los riesgos del Componente de Gestión Documental, conforme a lo establecido en
la Guía para la Administración del Riesgo y el Diseño de Controles en Entidades Públicas V5, numeral 2.5. “(…) Descripción del riesgo:
la descripción del riesgo debe contener todos los detalles que sean necesarios y que sea fácil de entender tanto para el líder del proceso
como para personas ajenas al proceso. Se propone una estructura que facilita su redacción y claridad (…) se analizan aspectos. ¿Qué?
¿Cómo? Por qué (…)” La anterior estructura evita la subjetividad en la redacción y permite entender la forma como se puede manifestar
el riesgo, así como sus causas inmediatas y causas principales o raíz (…)”. Esta información es esencial para la definición de controles
en la etapa de valoración de riesgos.
- Fortalecer el seguimiento a la ejecución de los productos del Plan de Acción y al cumplimiento de las obligaciones contractuales,
toda vez, que no fue posible evidenciar la revisión y actualización de la matriz de riesgos del componente de gestión documental,
conforme a las actividades del Plan de Trabajo, relacionadas de igual manera con el Producto 5350_14145 del PA 2022 y programada
para su ejecución en los meses de marzo y abril de 2022.
CAPITULO 7. SOPORTE
7.1 RECURSOS
Propósito de la Prueba: Verificar que la Entidad haya determinado y proporcionado los recursos necesarios para el establecimiento,
implementación, mantenimiento y mejora continua del SGR.
Se observó que los recursos que hacen parte del Componente de Gestión Documental a la fecha de la auditoría ascienden a la suma
de $590.749.285, por concepto de honorarios de nueve (9) contratistas, vinculados a través Prestación de Servicios de Profesionales
y de Apoyo a la Gestión y dos (2) contratos para el manejo y custodia de archivo.
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Del mismo modo, se identificó en el capítulo 6 del Manual Operativo del Componente de Gestión Documental V1, la ESTRUCTURA
ORGANIZACIONAL DEL COMPONENTE DE GESTIÓN DOCUMENTAL, el cual hace parte como Administrador del Sistema Integrado
del SIG, el Subcomité del SIG, como autoridad del Componente de Gestión Documental y en éste se identifica el Subdirector
Administrativo, el Grupo de Biblioteca y Archivo, Grupo de Correspondencia, Equipo funcional del SGDEA y Auxiliares, así como sus
obligaciones y responsabilidades frente al componente.
Por lo anterior, y en cumplimiento con lo dispuesto en el numeral 7.1. Recursos de la ISO 30301:2019, se evidenció que para el
Componente se asignaron recursos para el establecimiento, implementación, mantenimiento y mejora continua del SGD-SGR.
7.2 COMPETENCIA
Propósito de la Prueba: Verificar que la Entidad haya determinado la competencia para el personal (Contratistas/funcionarios) que
afectan el desempeño del SGD-SGR, teniendo en cuenta su educación, formación y experiencia e identificando sus necesidades de
formación.
Conforme con las Resoluciones números 2992 de diciembre 31 de 2021 “Por la cual se establece el Manual Especifico de Funciones
y de Competencias Laborales para los empleos de la Planta de Personal del Departamento Nacional de Planeación” y 1316 de mayo
12 de 2022 “Por la cual se modifica y adiciona el Manual Específico de Funciones y de Competencias Laborales para los cargos que
conforman la planta de personal del Departamento Nacional de Planeación”, se verificó que son ocho (8) funcionarios de la Subdirección
Administrativa y Relacionamiento con la Ciudadanía (SARC), quienes desarrollan actividades para el Componente de Gestión
Documental, así:
Requisitos Manual de
# Antigüedad
Cargo Formación Académica Funciones
Funcionarios en la Entidad
(formación – experiencia)
1 Auxiliar Administrativo 29 años Tecnólogo en gestión documental Cumple con los requisitos
Ingeniero de Sistemas - Cursando ciencias de la información -
2 Profesional Especializado 6 años Cumple con los requisitos
bibliotecología y archivística
3 Auxiliar Administrativo 6 años Licenciada en Pedagogía Infantil Cumple con los requisitos
4 Auxiliar Administrativo 36 años Secretariado Cumple con los requisitos
5 Aux. de Servicios Generales 6 meses Técnico en asistencia administrativa Cumple con los requisitos
6 secretario ejecutivo 27 años Bachiller Cumple con los requisitos
7 Aux. de Servicios Generales 31 años Bachiller Académico Cumple con los requisitos
8 Aux. de Servicios Generales 2 años Bachiller Académico Cumple con los requisitos
Fuente: Construcción a partir de información suministrada por la SARC
Del mismo modo, se verificó la competencia de los contratistas que desarrollan actividades para el componente, así:
# Requisitos según contrato
Expediente SGD ORFEO Educación
contratistas (formación – experiencia)
Profesional en Ciencia de la Información: Bibliotecología, Documentación y
1 202264001402600229E Cumple con los requisitos
Archivística
Profesional en Sistemas de Información y Documentación, Bibliotecóloga y
Archivista. Máster en Investigación y Documentación Ciencias de la Información
Tecnología en Gestión de la Calidad. Estudiante de administración de empresas
7 semestre aprobados
4 202264001402600351E Archivística - Administración de Archivos. Esp. en Gerencia Integral de Cumple con los requisitos
Proyectos - Gestión de Proyectos
Archivística
Archivística
7 202264001402600413E Técnico en electrónica y Telecomunicaciones Cumple con los requisitos
8 202264001402600352E Tecnóloga en Gestión Documental - cursando la profesional Cumple con los requisitos
9 202264001402600232E Ingeniería de Sistemas Cumple con los requisitos
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10 202264001402600231E Administrador de empresas Cumple con los requisitos

11 202264001402600523E ingeniería de sistemas - en curso (10 semestre) Cumple con los requisitos
Administradora de empresas - Especialista en Sistemas de Información y
Gerencia de Documentos
13 202264001402600354E Tecnóloga Profesional en Gestión Documental Cumple con los requisitos
14 202264001402600404E Tecnóloga en Mercadeo. Técnica en Administración y Finanzas Cumple con los requisitos
15 202264001402600227E Tecnóloga en Gerencia Financiera Cumple con los requisitos
Fuente: Construcción a partir de información suministrada por la SARC
Con respecto a los referenciados procesos contractuales, se evidenció que no se encuentran archivados los soportes correspondientes
a las tipologías documentales señaladas en la SERIE 14 SUBSERIE 26 de la TRD 640 como (solicitud de contratación, estudios previos,
CDP, soportes hojas de vida, RP, contrato, entre otros), incumpliendo de esta manera con lo señalado en:
• Acuerdo AGN 038 de 2002, artículo 1°: “(…) RESPONSABILIDAD DEL SERVIDOR PUBLICO FRENTE A LOS DOCUMENTOS Y
ARCHIVOS. El servidor público será responsable de la adecuada conservación, organización, uso y manejo de los documentos y
archivos que se deriven del ejercicio de sus funciones (…)”.
• Manual para la Gestión de Documentos y Administración de Archivo CODIGO: M-AD-03 VERSION:10 en lo que respecta a:
EXPEDIENTES CONTRACTUALES: 4.3.1. Creación del Expediente Virtual por parte de las Dependencias “(…) Inclusión de los
documentos que componen un expediente de conformidad con el tipo documental (…) Expedientes de contratos, se crean con la
adjudicación y/o perfeccionamiento del contrato (…)”.
• TRD: 640/SERIE 14 /SUBSERIE 26 de la Subdirección de Contratación.
Ver NC No.01 del Informe de SGA – MOP 2022
Asimismo, en lo que respecta a las necesidades de formación asociadas con el SGD, se identificó que en el Plan Institucional de
Capacitación 2022 se incluyó actividades de capacitación en temas relacionados con el sistema como: Gestión Documental, TRD-
ORFEO, NTC ISO 30301; del mismo modo se evidenció a través de Registros de Asistencia ubicados en la ruta O:\Gestión
Documental\Inducciones - capacitaciones\2022, allegados a esta auditoría y de acuerdo con los resultados de los procesos auditores
adelantados por la OCI en la Dimensión 5ª. de cada informe de auditoría (DIFP, DSEC, OTSI, GICI), los colaboradores del DNP han
recibido capacitación en temas de GD.
Por lo anterior, y en cumplimiento con lo dispuesto en el numeral 7.2 Competencia de la ISO 30301:2019, la entidad ha determinado
la competencia para el personal (Contratistas/funcionarios) que realizan actividades del componente de gestión documental, teniendo
en cuenta su educación, formación y experiencia e identificando sus necesidades de formación a través del Plan Institucional de
Capacitación, y realizando jornadas de capacitación para fortalecer su competencia frente a temas sobre gestión documental.
7.3 CONOCIMIENTO
Propósito de la Prueba: Verificar como la Entidad se ha asegurado que el personal tome conciencia frente al cumplimiento de los
requisitos del SGR.
Se observó las siguientes actividades realizadas para la toma de conciencia por parte del personal que labora en la entidad, sobre el
Componente de Gestión Documental, durante el año 2021 y 2022:
˔ Capacitaciones:
- TRD-ORFEO
- NTC 30301:2019
˔ Campañas de sensibilización (Divulgación):

- Manual del Componente de Gestión Documental
- Sistema Integrado de Conservación
- TRD
- Servicio Biblioteca Especializada
- Día del Bibliotecólogo
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- Conservación Documental
- Actualización de Expedientes
De igual manera, de acuerdo con los resultados arrojados en la aplicación del instrumento de valoración de las auditorías realizadas por
la Oficina de Control Interno en el I Ciclo 2022, con respecto a la pregunta si han sido capacitados y/o sensibilizados en el SISTEMA DE
GESTIÓN DOCUMENTAL y/o la NORMA ISO 30301:2019, se evidenció que:
¿HAN SIDO
CAPACITADOS EN SGD
Ciclos de Auditoría Procesos Auditores OCI No. Colaboradores Y/O NORMA ISO
30301:2019?
SI NO
Dirección de Programación de Inversiones Públicas 75 72 3
Dirección de Seguimiento, Evaluación y Control del SGR 145 112 33
Oficina de Tecnología y Sistemas de Información 69 23 46
I 2022
Gestión de la Información, Conocimiento e innovación 183 84 99

Total 472 291 181
Porcentaje 100% 61% 39%
De acuerdo con la anterior tabla, conforme a los resultados del instrumento de valoración aplicado a 472 (100%) colaboradores de la
entidad, si han sido capacitados y/o sensibilizados con respecto al SGD y/o NORMA ISO 30301:2019, contestaron: SI: 291 (61%) y NO:
181 (39%), este último en lo que respecta a la NORMA ISO 30301:2019.
Por lo anterior, y en cumplimiento con lo dispuesto en el numeral 7.3 Conocimiento de la ISO 30301:2019, se evidenció que la entidad
ha realizado actividades tendientes a la toma de conciencia del personal que labora en el DNP con respecto al SGD-SGR, realizando
capacitaciones, sensibilizaciones, sin embargo, y de acuerdo con los resultados de los procesos auditores realizados en el primer ciclo
2022, existe personal que manifiesta no haber sido capacitado y/o sensibilizado en la Norma ISO 30301:2019.
7.4 COMUNICACIÓN
Propósito de la Prueba: Verificar que la Entidad haya establecido, implementado y mantenido procesos para las comunicaciones
internas y externas pertinentes al SGR.
Se observó que la entidad cuenta con una MATRIZ DE COMUNICACIÓN, PARTICIPACIÓN Y CONSULTA del Sistema Integrado de
Gestión, ubicada en la ruta http://larebeca/SGC/manual-de-calidad-y-
operaciones/Paginas/Manual%20del%20Sistema%20Integrado%20de%20Gesti%C3%B3n.aspx, en la cual se establece:
COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA PARTES INTERESADAS: ¿QUE COMUNICAR? ¿CUÁNDO COMUNICAR? ¿A QUIEN
COMUNICAR? ¿CÓMO SE COMUNICA? y RESPONSABLE.
Sin embargo, para el Componente del SGR no se identificó la divulgación relevante del sistema, como lo señala el artículo 7.4.
COMUNICACIÓN de la ISO 30301:2019, donde establece “(…) La organización deberá determinar la comunicación interna y externa
relevante para el SGR, lo cual deberá incluir: lo que comunicará; cuándo lo comunicará; con quién lo comunicarse; cómo lo comunicará
(…)”, como se evidenció para el SIG, componentes de Gestión: SST, Medio Ambiente, Seguridad de la Información, entre otros.
Ver Oportunidad de Mejora No.04 de este informe.
De otra parte, se evidenció:
- Publicación del INFORME DE GESTIÓN del DNP 2021, en el cual se incluyó el numeral 6.9 Gestión Documental, en las rutas:
https://colaboracion.dnp.gov.co/CDT/GrupoPlaneacion/Informe%20de%20Gesti%C3%B3n%202021%2031012022.pdf
https://www.dnp.gov.co/DNP/gestion/informes/Paginas/Informes-de-Gestion.aspx
- Publicación de la REVISION POR LA DIRECCIÓN, en el cual se incluyó la actualización del contexto, política y propósitos del SGD,
en las rutas:
https://www.dnp.gov.co/DNP/gestion/sistema-integrado-gestion/Paginas/Revision-por-la-Direccion.aspx
por Procesos - MOP
https://intranet.dnp.gov.co/SGC/resultado-encuestas/Paginas/Revisi%C3%B3n%20por%20la%20Direccion.aspx
Por lo anterior, y en cumplimiento con lo dispuesto en el numeral 7.4 Comunicación de la ISO 30301:2019, se evidenció que la
entidad cuenta con una MATRIZ DE COMUNICACIÓN, PARTICIPACIÓN Y CONSULTA del Sistema Integrado de Gestión, sin
embargo, no se evidenció la inclusión del Componente de Gestión Documental, que permita determinar la comunicación interna y
externa relevante del SGR.
7.5 INFORMACION DOCUMENTADA

Propósito de la Prueba: Verificar que la documentación del Sistema de Gestión Documental se haya determinado, y controlado
conforme a lo establecido en este numeral.
De acuerdo con consultas realizadas en la intranet (la Rebeca) de la entidad, O:\Tablas de Retención Documental\TRD Decreto 1893
de 2021, SGD ORFEO, se observó lo siguiente:
- El Sistema Integrado de Gestión cuenta con el Manual para la Elaboración y Control de Documentos del SIG del DNP CÓDIGO: M-
PG-03 V18, cuyo objetivo es “Establecer las directrices generales para la creación, actualización y control de los documentos del
Sistema Integrado de Gestión (SIG) del Departamento Nacional de Planeación”.
- El Componente de Gestión Documental, cuenta con:

• Política Integral del SIG junto con el objetivo del SGD, la cual se encuentra inmersa en el Manual del SIG V13
• Manual Operativo del Componente de Gestión Documental CODIGO M-PG-11 V1
• Matriz de Riesgos (fecha actualización 14/06/2022)
• Normograma y otros documentos de origen externo (fecha actualización 21/07/2022)
- Al consultar las Tabla de Retención Documental de la entidad, se evidenció que el Componente de SGD se encuentra incluido en la
TRD 662 del Grupo de Gestión Documental Biblioteca y Archivo de la SARC.
Por lo anterior, y en cumplimiento con lo dispuesto en el numeral 7.5 Información Documentada de la ISO 30301:2019, se evidenció
que la entidad ha determinado y controlado la documentación del Sistema de Gestión Documental, a través del Manual de Elaboración
y Control de Documentos del SIG, Manual del SIG, Manual Operativo del Componente de GD, Matriz de Riesgos, Normograma y la
TRD 662 (Grupo de Gestión Documental Biblioteca y Archivo), la cual presenta conformidad con respecto a su creación vs. estructura
en el SGD ORFEO.
RECOMENDACIONES
- Fortalecer el autocontrol en el archivo de los tipos documentales producidos en el marco de la gestión de los procesos contractuales,
para que sean en los repositorios oficiales del DNP (ORFEO), conforme a lo establecido en el Manual de Gestión de Documentos y
Administración de Archivo y de esta manera facilitar la trazabilidad de las operaciones y la articulación en la ejecución de las
actividades a través del ciclo de gestión de los documentos.
-Capacitar en el conocimiento y socialización de la NORMA ISO 30301:2019, para garantizar las acciones que conlleven al
cumplimiento de los requisitos, y con respecto a los Programas de Gestión Documental implementados, conforme a lo establecido en
el numeral 8. INDUCCIÓN, CAPACITACIÓN Y DESARROLLO DE COMPETENCIAS del Manual Operativo del Componente de
Gestión Documental V1 y numeral 7.2 COMPETENCIA “garantizar que estas personas sean competentes basado en educación,
capacitación y experiencia adecuadas”.
-Incluir dentro de la Matriz de Comunicación, Participación y Consulta del SIG, la comunicación interna y externa relevante para el
SGD-SGR, de acuerdo con lo establecido en la ISO 30301:2019, sobre qué comunicará; cuándo lo comunicará; con quién lo
comunicarse; cómo lo comunicará.
por Procesos - MOP
-Fortalecer el acompañamiento por parte del GGDBA a las dependencias del DNP, en la identificación de los registros frente al
cumplimiento de los requisitos en creación, captura, gestión, y conservación, que generan continuidad del negocio. En el marco de la
restructuración según el decreto 1893 de 2021.
-Continuar Fortaleciendo la competencia a los colaboradores, que permitan asegurar la disponibilidad de los registros, cuando sea
necesario y garantizar así su integridad, autenticidad y confidencialidad.
CAPITULO 8. OPERACIÓN
8.1 PLANIFICACION Y CONTROL OPERACIONAL
Propósito de la Prueba: Verificar que la Entidad haya planificado, implementado, controlado y mantenido los procesos necesarios para
satisfacer los requisitos del Sistema de Gestión de Registros e implementado las acciones determinadas en el numeral 6.1, de la norma
ISO 30301:2019.
Al realizar las pruebas de auditoría, se identificó que el Manual para la Gestión de Documentos y Administración de Archivo: código M-AD-
03 V10. El cual se ubica en la ruta: https://colaboracion.dnp.gov.co/CDT/DNP/SIG/M-AD-
03%20Manual%20Gesti%C3%B3n%20Documentos.Pu.pdf, establece en el numeral 4. Políticas de Operación para la Gestión de
Documentos y Administración de Archivos, donde se puede identificar, los lineamientos que se aplican para todas las dependencias del
DNP, desde la producción documental, física y electrónica, la cual se planea desde el desarrollo de las actividades que se realiza en el
cumplimiento de las funciones de los procesos, la cual fue planeada por los mismos. Así mismo el manual indica en este mismo numeral,
que se debe velar por: los principios de eficiencia, economía, protección del medio ambiente, interoperabilidad, orientación al ciudadano,
tecnología, y la seguridad a la información.
De igual forma se identifica en el manual, que el DNP, clasifica dos tipos de registros los que se identifican como series, sub series y
tipologías de la TRD, alineados con los procesos y sub procesos los cuales se describen con letra (R), así mismo relaciona aquellos
registros que se evidencian la trazabilidad de las acciones ejecutadas y que garantizan la integridad e interrelación del expediente. Y
establece como segundos registros, los documentos transitorios o documentos de apoyo que ayudan a soportar las actividades, pero no
son evidencia oficial. establece para ellos los siguientes controles: la Tabla de Retención Documental, para los que son evidencia objetiva
y que contribuyen a sustentar; la rendición de cuentas, los informes, seguimientos y evaluaciones, la ley de transparencia y son insumo
para los entes de control. Y una carpeta que se crea en ORFEO, para guardar los documentos apoyo.
También se identificó el Procedimiento para la Gestión de Documentos y Administración de Archivos, el cual se ubica en la ruta:
https://colaboracion.dnp.gov.co/CDT/DNP/SIG/PT-AD-3%20Gesti%C3%B3n%20de%20Doc%20y%20Admon%20de%20Archivos.Pu.pdf,
En el se observó las actividades para la gestión de documentos, producidos y recibidos en el DNP, desde la planificación, gestión y tramite
hasta la conservación y disposición final de los mismos. De igual forma se observó que el documento fue actualizado en el mes de abril de
2022. Se cambio el nombre de la dependencia conforme al decreto 1893 de 2021 y los nombres y responsables de los Grupos de acuerdo
con la resolución No. 0530 de 2022.
El SGD cuenta con un plan de trabajo 2022, en el cual se estableció actividades relacionadas con: 1. Productos del Plan de Acción, 2.
Apropiación del componente de Gestión Documental [(1) capacitaciones y (2) publicaciones], 3. Documentación del componente de Gestión
documental y 4. Operación del componente de Gestión Documental. Las cuales se vienen ejecutando conforme a lo programado por el
componente; sin embargo, con respecto a la actividad relacionada con la revisión y actualización de la matriz de riesgos del SGD, a la
fecha de la presente auditoría, no se evidenció su ejecución en los meses programados (marzo-abril). Ver Oportunidad de Mejora No.03
de este informe.
Del mismo modo, se evidenció que el DNP planifica y controla su producción documental, a través de la implementación del SGD-SGR, el
cual lo componen: El Programa de Gestión Documental (PGD) “lineamientos de cómo debe operar la GD”; el Sistema Integrado de
Conservación (SIC) “lineamientos para la implementación del sistema en los archivos de gestión y central, que asegure la conservación y
preservación de los documentos durante su vigencia, desde su producción hasta su disposición final”, y El Plan Institucional de Archivos
(PINAR) “prevé las acciones a corto, mediano y largo plazo, desde la identificación de las necesidades de operación hasta la solución de
por Procesos - MOP
estás”. Contenido en cada uno de estos Programas, los aspectos normativos, económicos, administrativos, tecnológicos y de gestión del
cambio; al igual que sus respectivos cronogramas para cada vigencia, desde el 2021 hasta el 2024.
De acuerdo con los Manuales, procedimiento, formatos, planes y programas revisados, que establecen lineamientos para la operación
documental del DNP, se identifica conformidad del SGD y SGR, de acuerdo con los numerales establecidos en a la norma ISO 30301 de
2019, en su capitulo No. 8 OPERACIÓN. 8.1. PLANIFICACIÓN Y CONTROL OPERACIONAL.
Asimismo, y de conformidad con lo establecido en el artículo 4° del Decreto 103 de 2005, que establece “(…) Publicación de información
en sección particular del sitio web oficial. Los sujetos obligados, de conformidad con las condiciones establecidas en el artículo 5° de
la Ley 1712 de 2014, deben publicar en la página principal de su sitio web oficial, en una sección particular identificada con el nombre de
“Transparencia y acceso a información pública”, la siguiente información: (…) (5) El Programa de Gestión Documental.(…)”, y en prueba
realizada el 02/09/2022 a la página WEB del DNP, Link de Transparencia, Ruta: Portal Web DNP/DNP/Gestión Documental/Programa de
Gestión Documental (PGD), disponible en la ruta:
https://www.dnp.gov.co/DNP/Gestion%20Documental/Paginas/Programa%20de%20Gesti%C3%B3n%20Documental%20PGD.aspx, se
observó que encuentra publicado el Programa de Gestión Documental (PGD) versión 2021, aprobado mediante Acta No.7 del Comité
Institucional de Gestión y Desempeño el 16 de noviembre de 2021.
Asimismo, se observó que conforme al numeral 9 del Manual Operativo del Componente de Gestión Documental V1, el DNP con el fin de
garantizar el cumplimiento de los principios de la gestión documental, implementó a través de su PGD, en su parte técnica siete (7)
Programas Específicos, los cuales fueron consultados en la ruta:
https://www.dnp.gov.co/DNP/Gestion%20Documental/Paginas/Programa%20de%20Gesti%C3%B3n%20Documental%20PGD.aspx#:~:te
xt=%E2%80%8BEl%20Programa%20de%20Gesti%C3%B3n,de%20facilitar%20su%20uso%20y, de lo cual se observó:
Numeral Programa GD Ubicación Evidencia Observación Auditor

https://colaboracion.dnp.go
Programa de v.co/CDT/Gestion%20Docu • Los documentos de los Programas que conforman el PGD, no presentan fecha de aprobación,
Normalización mental/2.1.%20PROGRAM así como tampoco se encuentran firmados por los responsables de quién (elaboró, revisó y
9.1
de Formas y A_DE_NORMALIZACION_ aprobó), conforme a los numerales 7.5.2 Creación y actualización de la ISO 30301:2019 a) la
Formularios FORMAS_Y_FORMULARI identificación y descripción (por ejemplo, un título, fecha, autor o número de referencia) y 7.5.2
OS.pdf Creación y actualización de la ISO 9001:2015 a) la identificación y descripción (por ejemplo, título,
https://colaboracion.dnp.go fecha, autor o número de referencia).
Programa de
v.co/CDT/Gestion%20Docu
Documentos
9.2 mental/2.2.%20PROGRAM • Con respecto al Programa de Tablas de Retención y Valoración Documental, se evidenció la
Vitales y
A_DE_DOCUMENTOS_VI publicación de: “La Actualización de las Tablas de Retención Documental, las TRD que se
Esenciales
TALES.pdf presentan son el resultado de un ejercicio que se hizo durante el 2021 con todas las dependencias
https://colaboracion.dnp.go del DNP”; sin embargo, y en el marco del proceso de reorganización institucional (Decreto 1893
Programa de v.co/CDT/Gestion%20Docu de 2021), se observó con corte a junio 30 de 2022, la actualización de (43) de (103) TRD, las
Gestión de mental/2.3.%20PROGRAM cuales están siendo aplicadas para la organización de documentos y conformación de
9.3 expedientes, sin ser presentadas y aprobadas por el Comité Institucional de Gestión y
Documentos A_DE_GESTION_DOCUM
Electrónicos ENTOS_ELECTRONICOS. Desempeño conforme a lo establecido en el Artículo 24. Aprobación de la actualización de las
pdf Tablas de Retención Documental TRD del Acuerdo 004 de 2019 “(…) Todas las actualizaciones
https://colaboracion.dnp.go de las Tablas de Retención Documental – TRD deberán ser estudiadas y aprobadas por el Comité
Programa de de Archivo integrado al Comité Institucional de Gestión y Desempeño o quien haga sus veces,
v.co/CDT/Gestion%20Docu
Archivo cuyo sustento deberá quedar consignado en el acta del respectivo comité (…)”.
9.4 mental/2.6.%20PROGRAM
Descentralizad
A_ARCHIVOS_DESCENT
o Del mismo modo, y teniendo en cuenta lo señalado en el Artículo 18 del citado Acuerdo.
RALIZADOS.pdf
https://colaboracion.dnp.go Publicación. “(…) Las Tablas de Retención Documental – TRD y las Tablas de Valoración
Programa de v.co/CDT/Gestion%20Docu Documental – TVD deberán publicarse en el sitio web de la entidad respectiva y mantenerse en
9.5 dicho sitio permanentemente (…)”; y en el Artículo 13. Registros de Activos de Información de la
Reprografía mental/2.5.%20PROGRAM
A_DE_REPROGRAFIA.pdf Ley 1712 de 2014 “Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública”, “(…)
https://colaboracion.dnp.go Todo sujeto obligado deberá asegurarse de que sus Registros de Activos de Información cumplan
Programa de v.co/CDT/Gestion%20Docu con los estándares establecidos por el Ministerio Público y con aquellos dictados por el Archivo
9.6 Documentos mental/2.4.%20PROGRAM General de la Nación, en relación con la constitución de las Tablas de Retención Documental
Especiales A_DE_DOCUMENTOS_ES (TRD) y los inventarios documentales (…)”; se observó:
PECIALES.pdf
- La implementación de las TRD actualizadas por parte de las dependencias, sin ser presentadas
Programa de https://www.dnp.gov.co/DN y aprobadas por el Comité Institucional de Gestión y Desempeño.
9.7 Tablas de P/Gestion%20Documental/ - Falta de publicación de las TRD actualizadas en la página web de la entidad, para el derecho al
Retención y Paginas/Tablas-de- acceso de la información por parte de la ciudadanía; sin embargo, por no estar aprobadas por el
CIGD no es posible su publicación, conforme al Acuerdo 004 de 2019. Asimismo, incumpliendo
por Procesos - MOP
Valoración Retencion- lo dispuesto en el artículo 3 de la Ley 1712 de 2014. Principio de la calidad de la información. “(…)
Documental Documental.aspx#k=#s=11 Toda la información de interés público que sea producida, gestionada y difundida por el sujeto
obligado, deberá ser oportuna, objetiva, veraz, completa, reutilizable, procesable y estar
disponible en formatos accesibles para los solicitantes e interesados en ella, teniendo en cuenta
los procedimientos de gestión documental de la respectiva entidad.
Ver No Conformidad No.07 de este informe
Fuente: Construcción a partir de pruebas de escritorio realizadas en la Intranet (LA REBECA)
Por lo anterior, y con el fin de evidenciar el grado de madurez, avance y efectividad en la implementación y control de la eficiencia del
Sistema de Gestión Documental del DNP, conforme al cumplimiento de normatividad interna y externa, lineamientos archivísticos y
cumplimiento a los requisitos de la norma ISO 30301:2019; se verificó los siete (7) Programas del PGD, los cuales fueron presentados al
Comité Institucional de Gestión y Desempeño según Acta No.7 del 16/11/2021, para su respectiva revisión y aprobación, así:
1) Programa de Normalización Formas y Formularios
• Avance implementación
ACTIVIDAD NIVEL GRADO RANGO COLOR

1. Diagnóstico con el fin de identificar la producción interna y el
análisis diplomático de las formas, formatos de documentos BASICA 40 21 - 40
electrónicos
2. Actualizar el procedimiento de producción documental AVANZADA 80 61 - 80
3. Crear y designar las tipologías documentales (formas,
formatos y formularios electrónicos) con el fin de establecer sus BASICA 40 21 - 40
características y atributos
4. Declarar cada forma, formato y formulario electrónico en el
BASICA 30 21 - 40
Sistema Integrado de Gestión y en el SGDEA
5. Sensibilizar INICIAL 5 1 _ 20
RESULTADO BASICA 39 21 - 40
Fuente: Construcción a partir de información de la SARC (correo electrónico 24/06/2022)
Se evidenció que el nivel de avance de este programa es BÁSICO con un grado de implementación del 39%, se encuentra en etapa de
implementación, contiene el diseño y la identificación de características de las formas y los formularios electrónicos desde la verificación,
pertinencia y el versionamiento generados o que se deban generar en el DNP, para garantizar la integración del Sistema de Gestión
Documental Electrónico SGDE y otros elementos archivísticos. El DNP cuenta con (67) sistemas de información, ubicado en la ruta:
http://larebeca/SGSI/Documents/Cat%c3%a1logo%20Sistemas%20de%20informaci%c3%b3n01082022.xls, entre los cuales tenemos el
SIIAT, GESPROY, SEVEN, SISGESTION.
Asimismo, y de acuerdo con información suministrada por la dependencia en reunión del 13/07/2022, se identificó que los Sistemas de
Información que contienen interoperabilidad con el SGD ORFEO, son: SISGESTION, GESPROY SGR, SUIFP SERVICIOS (PHP), SUIFP
– PIIP, (SERVICIOS TRANSVERSALES), DIGITALIZADOR ORFEO, SISCONPES; los cuales de igual manera fueron ratificados por la
SARC mediante correo electrónico del 22/07/2022 y realizadas las respectivas pruebas de auditoría en el SGD ORFEO; del mismo modo
se comunicó que los sistemas, FDFI, GESPROY (Nuevos módulos), Módulo Precontractual Planeación y SIGI, tendrán próximamente
interoperabilidad con ORFEO.
De otra parte y de acuerdo con las pruebas de auditoría, se observó que el Programa de Normalización de Formas y Formularios se
encuentra en etapa de implementación, presentando conformidad frente a las actividades planeadas dentro del respectivo cronograma para
la vigencia 2022; pendiente un 61% por ejecutar. De las actividades contenidas en este cronograma, se evidenció que el diagnóstico para
“identificar la producción interna y el análisis diplomático de las formas y formatos de documentos electrónicos”, se encuentra
desactualizado, razón por la cual, se recomienda su actualización.
• Recomendaciones
˔Identificar los sistemas de información que utiliza el DNP, al interior de sus procesos y que requieren tener interoperabilidad, con el
sistema ORFEO, por la creación, captura y gestión de los registros que se producen en este medio electrónico, y que debe asegurar sus
transacciones y secuencia, como la creación del expediente, que permita garantizar la conservación y resguardo de los documentos que
por Procesos - MOP
se producen a través de éstos, así como también, asegurar el intercambio de información y conocimiento entre procesos, con el propósito
de facilitar consulta de información a la ciudadanía, instituciones y otras entidades, garantizando de esta manera los atributos de la
información en disponibilidad, autenticidad, veracidad, integridad y usabilidad.
˔Identificar que partes de un sistema de información equivalen a ser un documento o registro de archivo, para la interoperabilidad de estos,
y así poder transferir y dar uso a la información producida en el DNP de forma que se genere un registro relevante para el proceso.
˔Fortalecer la parametrización de estas formas, formatos y formularios en los flujos de trabajo, que permita articular estás características
con la codificación de documentos existentes y articulados con los lineamientos para la creación de documentos establecidos en el SIG.
2) Programa de Documentos Vitales y Esenciales

1. Verificar los registros y documentos SATISFACTORIA 60 41 - 60
2. Valoración de documentos vitales o esenciales SATISFACTORIA 60 41 - 60
3. Análisis de riesgos BASICA 40 21 - 40
4. Articular las estrategias con los interesados (Secretaría
BASICA 30 21 - 40
general, TH - brigadas de emergencia, TIC)
5. Asignar responsabilidades SATISFACTORIA 60 41 - 60
RESULTADO SATISFACTORIA 50 41 - 60
Se evidenció que el nivel de avance de este programa es SATISFACTORIO con un grado de implementación del 50%, se encuentra en
etapa de implementación, fue presentado, revisado y aprobado por el Comité Institucional de Gestión y Desempeño; la clasificación de los
documentos producidos se encuentran identificados dentro de la Matriz de Inventario y Clasificación de Activos de Información, publicada
en el SIG, en el link, http://larebeca/SGC/manual-de-calidad-y-operaciones/Paginas/SGSI.aspx.
Asimismo, y de acuerdo con información suministrada en reunión del 25 de julio de 2022 y consulta realizada en la ruta
https://colaboracion.dnp.gov.co/CDT/Atencin%20al%20Ciudadano/Indice%20de%20Informacion%20Clasificada%20y%20Reservada,%20
Activos%20de%20Informacion.xlsx donde reposa la matriz de activos de información, clasificada y reservada, no se identificó la distinción
de documentos que son críticos para los procesos, teniendo en cuenta el valor intrínseco de estos registros, y la connotación de que son
documentos vitales y esenciales, que garanticen la continuidad de la misión del DNP, ante la necesidad de reacción en caso de siniestro,
asegurando la disponibilidad de la información, al igual que los mecanismos de recuperación de estos registros que contienen la información
necesaria para no frenar la actividad de la entidad, generando así una respuesta ágil y efectiva en tiempos.
Se observo que, existen lineamientos orientados a la prevención del deterioro de los documentos y registros, como para la prevención de
situaciones de riesgo de desastre. Estos lineamientos se pueden identificar en el Sistema Integrado de Conservación, SIC.
De otra parte al revisar el Programa de Documentos Vitales y Esenciales, que entrego la dependencia, mediante correo electrónico de
fecha 22 de julio de 2022, se observa que existe un cronograma el cual se encuentra en etapa de implementación, presentando conformidad
frente a las actividades planeadas dentro del respectivo cronograma para la vigencia 2022; pendiente un 50% por ejecutar hasta el año
2025. No se observó la identificación de riesgos frente a este programa, sin embargo, se tiene en cuenta que está en proceso de
implementación.
• Recomendaciones
˔Fortalecer las estrategias de conservación y preservación de los documentos, que garanticen la recuperación y reconstrucción de la
información en beneficio de la continuidad de la misión de la entidad, en caso de la ocurrencia de un hecho impredecible, Permitiendo la
construcción de la memoria institucional y la continuidad de la misión.
por Procesos - MOP
˔Identificar los documentos importantes y útiles de los procesos de trabajo, con el fin de mantener las operaciones de funcionamiento del
DNP, inmediatamente después de ocurrido un desastre, y que no se encuentra contenidos en la Matriz de Activos de Información.
˔Identificar donde se ubican los documentos vitales y esenciales de las dependencias y sedes del DNP, que no se encuentran inmersos
en la Matriz de Activos de Información, y consolidar una herramienta específica de estos documentos.
˔Verificar la información de los documentos vitales y esenciales, que se encuentran en disponibilidad y acceso de grupos de valor y partes
interesadas, a través de los aplicativos donde se comparte datos de la entidad, tales como: la WEB, Intranet (LA REBECA), Redes
Sociales; con el fin de identificar posibles riesgos y controles que eviten el mal uso y daño a la imagen Institucional.
3) Programa de Documentos Especiales

1. Identificar los soportes especiales mediante elaboración de inventario
BASICA 21 21 - 40
documental descriptivo. (Existencia y localización de copias)
2. Verificar el soporte requerido para acceder a la información e identificar
INICIAL 20 1-20
los formatos y tamaños que se puedan extraer y posible tratamiento
3. Elaborar un procedimiento (protocolo) para la conversión de formatos INICIAL 20 1-20
RESULTADO INICIAL 20 1-20
Se evidenció que el nivel de avance de este programa es INICIAL con un grado de implementación del 20%, se encuentra en etapa de
implementación, fue presentado, revisado y aprobado por el Comité Institucional de Gestión y Desempeño; a través de este programa se
generó los lineamientos de tratamiento para garantizar la conservación y resguardo de aquellos documentos que por sus características
especiales requieren de un tratamiento especial y así asegurar su acceso a la información a largo plazo, la cual se encuentra contenida en:
CD, microfichas, microfilm, casetes, Betacam, Disquetes, VHS, mapas, planos y fotografías, audios.
Asimismo, en visita realizada, al archivo central, el día 25 de julio de 2022, se observó, el informe presentado en el mes de diciembre de la
vigencia 2021, a la alta dirección, donde se identificó las actividades realizadas en el archivo central del DNP, que funciona en el edifico
Patria, para organizar las transferencias secundarias, se identificó como parte del proceso de intervención que se realiza en el archivo
central, actividades tales como: clasificación y organización de los documentos y expedientes de acuerdo a los periodos a transferir,
periodos, dependencias, cantidades y procesos técnicos realizados. Se registra medición de avance de estas actividades, reportando la
cantidad de volumen de acervo documental intervenido, sin embargo, no se ha podido ejecutar acciones de tratamiento o intervención
especial para la información contenida en estos formatos especiales y que se pueda extraer, así mismo en el marco de la auditoria la
dependencia mediante correo enviado de fecha; 22 de julio de 2022, envío documento en elaboración del Protocolo para la Conversión de
Formatos.
La entidad cuenta con Levantamiento de Inventarios Documentales, sin embargo, no se identifica, dentro de los inventarios documentales
desde los archivos de gestión centralizados y descentralizados, la identificación de estos registros especiales, para que la entidad pueda
llevar control de estos, con cifras exactas totales que permita identificar la cantidad de recursos, que se requieren para llevar a cabo
acciones de intervención o tratamiento para extraer la información que se encuentra contenida en este tipo de formatos que forman parte
de este programa y que se requiere extraer.
De otra parte y de acuerdo con las pruebas de auditoría, antes mencionadas, se observó que el Programa de Documentos Especiales se
encuentra en etapa de implementación, del 20%, presentando conformidad frente a las actividades planeadas dentro del respectivo
cronograma para la vigencia 2022; se resalta la elaboración del inventario documental descriptivo en el archivo central, como los procesos
de intervención para el alistamiento de la transferencia secundaria, pendiente un 80% por ejecutar hasta el año 2024.
por Procesos - MOP
• Recomendaciones
˔Mantener un inventario actualizado, especifico de identificación y ubicación de los documentos especiales dentro de los archivos de
gestión y central de acuerdo con su clasificación, y conforme a lo establecido en la Ley 594 de 2000, Decreto 1080 de 2015, que unifica
el Decreto 2609 de 2012 y la Ley 1712 de Transparencia y de Derecho al Acceso de la Información Pública.
˔Fortalecer las técnicas de almacenamiento, tratamiento técnico y descripción, de los documentos especiales producidos hasta la fecha,
toda vez que no se encuentra actualizado el diagnóstico levantado en el año 2017, de acuerdo con lo normado por el Archivo General de
la Nación (AGN), para garantizar su conservación, preservación, control y consulta a través del tiempo.
˔Garantizar la interoperabilidad, disponibilidad, protección e inalterabilidad del registro de documentos especiales, conservando su estado
original de contenido de la información, conforme al Protocolo de conversión para formatos, el cual se encuentra en construcción, razón
por la cual, se recomienda de igual manera su finalización y debido proceso de revisión, aprobación, divulgación y capacitación.
˔Crear estrategias para la identificación de estos documentos y que sean registrados en el FUID de manera detallada desde los archivos
de gestión de las dependencias; para que sean de conocimiento por parte del GGDBA y así tener un mayor control y efectiva conservación
y preservación de este tipo de registros.
4) Programa Gestión de Documentos Electrónicos

1. Identificación de los tipos
BASICA 40 21 - 40
documentales electrónicos
2. Identificación de los sistemas de
SATISFACTORIA 41 41 - 60
gestión y las aplicaciones
3. Modelo de requisitos del SGDEA SATISFACTORIA 50 41 - 60
4. Esquema de metadatos BASICA 30 21 - 40
5. Tabla de control de acceso SATISFACTORIA 60 41 - 60
6. Diseño e implementación de un
BASICA 40 21 - 40
SGDEA
RESULTADO SATISFACTORIA 43 21 - 40
Se evidenció que el nivel de avance de este programa es SATISFACTORIO con un grado de implementación del 43%, se encuentra en
etapa de implementación, fue presentado, revisado y aprobado por el Comité Institucional de Gestión y Desempeño; este programa se
encuentra orientado en la conformación, administración y custodia de los documentos y expedientes en entorno electrónico, incluyendo los
expedientes mixtos (híbridos), digitales y electrónicos; los cuales se administran a través del SGD ORFEO, conforme a la TRD de las
dependencias; así como también se cuenta con instrumentos archivísticos tales como: TRD, CCCD, tablas de control de acceso en
construcción, matriz de activos de información e índice de información clasificada y reservada .
De otra parte y de acuerdo con las pruebas de auditoría, realizadas en mesa de trabajo el día 07 de julio de 2022, se observó que el
Programa Gestión de Documentos Electrónicos se encuentra en etapa de implementación, teniendo en cuenta que en las pruebas
practicadas de consulta de expedientes virtuales, se identificó expedientes electrónicos creados en ORFEO, presentando conformidad
frente a las actividades planeadas dentro del respectivo cronograma para la vigencia 2022; pendiente un 57% por ejecutar hasta el año
2024. En el cual se debe realizar ajustes a ORFEO, orientados a la actualización de los últimos cambios surgidos en la entidad.
• Recomendaciones
˔Fortalecer la herramienta de seguimiento con respecto a la existencia de la creación de expedientes en los archivos de gestión
descentralizados, toda vez, que se observó debilidad frente al control de periodicidad, medición y seguimiento, respecto a la producción
documental de los expedientes electrónicos.
por Procesos - MOP
˔Fortalecer entre los colaboradores de la entidad, el conocimiento frente a la distinción del documento análogo, digital y electrónico, que
han sido creados o producidos en sistemas de información, con el fin de garantizar la debida construcción conforme a las características
de cada uno.
˔Identificar por dependencia el número total de series documentales en físico y electrónicas, para tener precisión sobre donde se ubican
los documentos electrónicos para su debida medición, seguimiento y control, de acuerdo con la producción documental.
5) Programa de Reprografía

1. Definir los requisitos técnicos, financieros y tecnológicos para
INICIAL 20 1_20
implementar la digitalización certificada.
2. Control de producción documental y consumo de recursos a
BASICA 40 21 - 40
través impresiones y fotocopias
RESULTADO BASICA 30 21 - 40
Se evidenció que el nivel de avance de este programa es BASICA con un grado de implementación del 30%, se encuentra en etapa de
implementación, fue presentado, revisado y aprobado por el Comité Institucional de Gestión y Desempeño; el Programa establece
lineamientos que permitan la normalización y el control de las técnicas reprográficas, teniendo en cuenta las necesidades, las condiciones
de la documentación, en cada una de las fases del ciclo de vida de los documentos producidos y recibidos, así como su integración en el
SIC, con el propósito del acceso, consulta y disponibilidad de la información, usando las tecnologías de la información.
En la entidad se identificó varios medios de reprografía como: la digitalización, la microfilmación, impresión, fotocopiado y captura de
información, que son aplicables para los documentos y expedientes durante su ciclo de vida, garantizando la gestión, tramite, conservación,
preservación. Asimismo, en el diagnostico levantado en el año 2017, se observó la identificación de: 66.681, Microfichas, con un promedio
total de: 7. 473.000 folios, microfilm, 57 rollos, digitalización de: 4151 Conpes Económicos, 181, Conpes sociales, 88.942, Resoluciones,
13.473. Decretos, Balances de Resultados, Metodologías, Informes e Informes al Congreso, entre otros.
Se observó al revisar el programa de reprografía proporcionado por la dependencia el cual fue enviado mediante correo electrónico el día
22 de julio de 2022, y que también fue presentado en la mesa de trabajo realizada el día 25 de julio de 2022, que tiene actividades en
proceso de implementación, en etapa inicial, como lo evidencia la tabla arriba detallada, dado que se debe definir los requisitos técnicos,
financieros y tecnológicos, para implementar la digitalización certificada, Sin embargo, se hace necesario actualizar en la entidad este
diagnóstico a la fecha, para mantener un aproximado cercano a las cifras de volúmenes documentales, que sean identificados en los
archivos generados en el DNP, desde el 2017 a la fecha y que necesiten estos procesos de digitalización certificada. teniendo en cuenta
las condiciones de la documentación, en cada una de las fases del ciclo de vida de los documentos producidos y recibidos, así como su
integración en el SIC, con el propósito del acceso, consulta y disponibilidad de la información, usando las tecnologías de la información. la
digitalización de expedientes físicos de los archivos de gestión de los procesos del DNP, como la digitalización de expedientes híbridos en
formato análogo y electrónico, y se aplica para dar cumplimiento a la disposición final contenida en las TRD y TVD, con fines de gestión,
consulta, conservación y preservación de los documentos.
De otra parte y de acuerdo con las pruebas de auditoría, antes mencionadas, se observó que el Programa de Reprografía se encuentra en
etapa de implementación, presentando conformidad frente a las actividades planeadas dentro del respectivo cronograma para la vigencia
2022; pendiente un 70% por ejecutar hasta el año 2024.
• Recomendaciones
˔Actualizar el diagnóstico realizado en el año 2017, con el fin de tener la cifra aproximada de los registros identificados en los procesos, y
que requieran la aplicación del programa de reprografía para recuperar la información, en aras de garantizar la conservación y
preservación de esta información, desde su producción hasta su disposición final.
por Procesos - MOP
6) Programa de Archivos Descentralizados

1. Realizar inspección de las condiciones de conservación documental de los
archivos descentralizados
2. Realizar inspección del cumplimiento de los lineamientos de organización
documental de los archivos descentralizados
3. Capacitación a funcionarios y contratistas en los lineamientos de
AVANZADA 75 61 - 80
organización y conservación documental de los archivos descentralizados
RESULTADO AVANZADA 61 61 - 80
Se evidenció que el nivel de avance de este programa es AVANZADO con un grado de implementación del 61%, se encuentra en etapa
de implementación, fue presentado, revisado y aprobado por el Comité Institucional de Gestión y Desempeño; el Programa establece
lineamientos orientados al almacenamiento, custodia, seguridad y prestamos de los expedientes de archivo de gestión y central de la
entidad. De igual manera, se identificó que la entidad cuenta con la relación de los siguientes archivos:
Tipo de No. De
Ubicación Contenido
Archivo Cajas
Edificio World Service Piso 8 Centralizado 9361 División de Vigilancia de las Regalías, Fondos
Descentraliza
Edificio World Service Piso 4 N/A Procedimientos Administrativos Correctivos (PAC)
do
Edificio ENTerritorio Piso 2 Centralizado 418
Descentraliza
Edificio ENTerritorio Piso 3 560 Historias Laborales
do
Descentraliza
Edificio ENTerritorio Secretaría General N/A Resoluciones, Circulares y Proyectos de Decreto
do
Edificio ENTerritorio Oficina de Control Interno Descentraliza
N/A Procesos Disciplinarios
Disciplinario do
Edificio Patria Piso 7 Centralizado 9731
Descentraliza DNP, Fondo Nacional de Regalías en Liquidación, Comisión Nacional de Regalías,
Custodia 25477
do Consejo Nacional de Planeación
TOTAL 45547 Aproximadamente
Fuente: Construcción a partir de visitas de auditoría
Asimismo, se observó que se dispone de herramientas y equipos necesarios que permiten tener medición estándar de sus condiciones
técnicas, medidor de temperatura ambiente, extintores, deshumificadores; se realiza mantenimiento a los equipos de medición y verifica
las especificaciones técnicas y normativas para alistamiento de las transferencias, primarias y secundarias y se socializa los planes,
programas, procedimientos, instrumentos archivísticos, establecidos por el GGDBA de la SARC, orientados a la operación del SGD y SGR
de la entidad.
Sin embargo, se observó que en la ejecución de la auditoria realizada a la OCID, se verificó una muestra de tres expedientes para revisar
el cumplimiento a los lineamientos establecidos en el Manual para la Gestión de Documentos y Administración de Archivos, código M-AD-
03, identificando la siguiente que: Expedientes que nos en la unidad de conservación adecuada, generando incumplimiento al numeral
4.3.2 Conformación del Expediente Físico - Anexo No. 1, numeral 11. Hoja de Control “Con el fin de controlar la documentación del
expediente y atendiendo a la normatividad, se elaborará una hoja de control por cada expediente, en la cual se relacionará individualmente
los tipos documentales que la componen y el número de folio a que corresponda, generados durante el proceso, para tener registro total
del trámite.”
• Recomendaciones
˔Actualizar el diagnóstico realizado en el año 2017, que permita tener los datos y cifras exactas de volúmenes documentales que necesitan
algún tipo de intervención como: (Digitalización, Reprografía, Cambio de Formato, entre otros), para identificar los recursos; físicos,
tecnológicos, económicos, de recurso humano, materiales y de infraestructura, que se requiera y así garantizar las condiciones de
conservación y preservación de los archivos de gestión, descentralizados y centralizados de la entidad, como del archivo central.
por Procesos - MOP
˔Fortalecer los puntos de Control desde el GGDBA de la SARC, que permita garantizar a la entidad la debida conformación de expedientes
físicos, virtuales, híbridos, y por ende de los archivos de gestión, centralizados y descentralizados, fortaleciendo la cultura organizacional
en la entidad, frente al cumplimiento de lineamientos establecidos en normatividad archivística y conforme a los requisitos de la norma
ISO 30301 de 2019.
Lo anterior, teniendo en cuenta las debilidades presentadas en las auditorías, seguimientos y/o evaluaciones adelantadas por la OCI, y
cuyos resultados se encuentran inmersos en procesos auditores como el de Gestión Contractual y Oficina de Control Interno Disciplinario,
donde se formuló hallazgos relacionados con el incumplimiento de los criterios establecidos en el Manual para la Gestión de Documentos
y Administración de Archivo Código: M-AD-03 y la TRD, con respecto a conformación de expedientes físicos y virtuales y trasferencia de
los mismos al GGDBA.
7) Programa de Tablas de Retención y Valoración Documental
Se observo que la entidad, tiene publicadas en su página web la TRD actualizadas en el año 2021 y en el disco O se ubica dos carpetas:
1. Las Tablas de Retención Documental, aprobadas en la vigencia 2017 por el Comité Institucional de Gestión y Desempeño, y 2. Las TRD
que se vienen actualizando, conforme al último decreto de restructuración emitido por el DNP.
Con respecto al avance en la actualización de las TRD para la vigencia 2022, se encuentra programada con fecha final de entrega para
diciembre de 2022, y cuyo reporte entregado por el GGDBA a corte de junio 2022, se encuentra en nivel de avance AVANZADA con un
grado de implementación del 80%, así:
TRD #
ACTUALIZADAS 43
PENDIENTE DE APROBACIÓN
15
DEPENDENCIA
PROGRAMADA 10
SIN PROGRAMAR 35
TOTAL DEPENDENCIAS 103
• Recomendación
˔Tener en cuenta las directrices establecidas en el artículo 16 del Acuerdo 004 de 2019 “Por el cual se reglamenta el procedimiento para
la elaboración, aprobación, evaluación y convalidación, implementación, publicación e inscripción en el Registro único de Series
Documentales – RUSD de las Tablas de Retención Documental – TRD y Tablas de Valoración Documental – TVD”, para el proceso de
actualización de las TRD del DNP, el marco del proceso de reorganización institucional (Decreto 1893 de 2021).
˔Aplicar las TRD actualizadas, una vez hayan sido presentadas y aprobadas por el Comité Institucional de Gestión y Desempeño, conforme
a lo establecido en el artículo 24 del Acuerdo 004 de 2019.
De acuerdo con lo señalado en cada uno de los Programas Especiales del Programa de Gestión Documental del DNP, se concluye su
grado de implementación así:
N
ACTIVIDAD NIVEL GRADO RANGO COLOR RESULTADO
o.
PROGRAMA DE DOCUMENTOS
1 INICIAL 5 1 _ 20 5
ESPECIALES
PROGRAMA DE DOCUMENTOS VITALES O
2 BASICA 26 21 - 40 21
ESENCIALES
PROGRAMA DE ARCHIVO
3 AVANZADA 66 61 - 80 61
DESCENTRALIZADO
4 PROGRAMA DE REPROGRAFÍA BASICA 30 21 - 40 30
PROGRAMA DE GESTIÓN DE
5 SATISFACTORIA 43 21 - 40 41
DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
PROGRAMA DE NORMALIZACIÓN DE
6 FORMAS Y FORMULARIOS BASICA 40 21 - 40 39
ELECTRONICOS
por Procesos - MOP
PROGRAMA DE TABLAS DE RETENCIÓN

7
DOCUMENTAL AVANZADA 80 61 - 80 80
8 RESULTADO SATISFACTORIA 47 21 - 40 45
Por lo anterior, se evidenció que el nivel de avance del PGD es SATISFACTORIO con un grado de implementación del 47%, pendiente por
ejecutar del 53% hasta el año 2024, que corresponde a actividades planeadas dentro de cada uno de los documentos de los Programas
Especiales, presentando conformidad frente a las realizadas con corte a junio de 2022, de acuerdo con los lineamientos para la operación
de la Gestión Documental de la entidad, alineados con el SIG, Ley General de Archivos, Ley de Transparencia y Derecho de Acceso a la
Información, entre otros, relacionados con la normatividad archivística.
De otra parte, se verificó la evolución del Sistema Integrado de Conservación y Plan Institucional Nacional de Archivos, teniendo como
referencia de evaluación el cronograma establecido, así:
Se encuentra conformado por los siguientes planes y nivel de implementación así:
PLANES NIVEL GRADO RANGO COLOR

PLAN DE
SATISFACTORIA 62 41 – 60
CONSERVACIÓN
PLAN DE
BASICA 46 21 – 40
PRESERVACIÓN
PLAN DE
SATISFACTORIA 53 41 – 60
CAPACITACIÓN
IMPLE. AJUSTES
AVANZADA 66 61 – 80
AL SIC
PLAN
PRESUPUESTAL AVANZADA 73 61 – 80
SIC
RESULTADO SATISFACTORIA 62 41 – 60
Por lo anterior, se evidenció que el nivel de avance del SIC es SATISFACTORIO con un grado de implementación del 62%, pendiente por
ejecutar del 38% hasta el año 2024, que corresponde a actividades planeadas dentro de cada uno de los documentos de los Manuales y
Planes, presentando conformidad frente a las actividades realizadas con corte a junio de 2022, de acuerdo con los lineamientos para la
operación de la Gestión Documental de la entidad, alineados con el SIG, Ley General de Archivos, Ley de Transparencia y Derecho de
Acceso a la Información, entre otros, relacionados con la normatividad archivística
El sistema desarrolla actividades en el archivo central y archivo de gestión centralizado, de mantenimiento preventivo y correctivo como:
análisis de monitoreo y control de condiciones ambientales, capacitación para el personal que apoya las labores en los archivos de la
entidad, programa de saneamiento ambiental, desinfección, limpieza, desratización y desinsectación, entre otros.
Así mismo participa en: jornadas de prevención de emergencias y desastres, con el apoyo del comité paritario de seguridad y salud se
realizó, actividades en los edificios en Territorio, Word Service, Gómez y Seguros Patria, tales como: inspecciones a equipos de
emergencias, extintores, botiquines y locativas.
Se observó, que en el plan de preservación se actualizó los procedimientos institucionales del proceso de Gestión Documental, con relación
a la preservación digital a largo plazo, así mismo, se realizó actividades orientadas a identificar los documentos que se encuentran en los
archivos de gestión y central de la entidad, que requieren preservación digital a largo plazo.
• Recomendación
Establecer estrategias de preservación a largo plazo, que permitan mitigar los riesgos de la información resguardada en equipos de cómputo
que se encuentran en estado de obsolencia.
por Procesos - MOP
Plan Institucional Nacional de Archivos (PINAR)
PLAN INSTITUCIONAL NACIONAL DE ARCHIVOS

MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN
AVANZADO 80 61 - 80
DOCUMENTAL
PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS AVANZADO 80 61 - 80
SISTEMA INTEGRADO DE
AVANZADO 80 61 - 80
CONSERVACIÓN
BANCO TERMINOLÓGICO DE SERIES
INICIAL 20 1 _ 20
Y SUBSERIES
RESULTADO AVANZADO 65 61 - 80
Por lo anterior, se evidenció que el nivel de avance del PINAR es AVANZADO con un grado de implementación del 65%, pendiente por
ejecutar del 35% hasta el año 2024, que corresponde a actividades planeadas dentro de cada uno de los documentos de los Manuales y
Planes; presentado conformidad respecto a las actividades realizadas con corte a junio de 2022, de acuerdo con los lineamientos para la
operación de la Gestión Documental de la entidad, alineados con el SIG, Ley General de Archivos, Ley de Transparencia y Derecho de
Acceso a la Información, entre otros, relacionados con la normatividad archivística.
Se observó, que la entidad a través del Manual para la Administración de Archivos y Gestión de Documentos estableció las políticas de
operación y gestión de documentos, desde la recepción y hasta la disposición final de documentos físicos y electrónicos, así como los
lineamientos sobre la función y orientación de la Unidad de Radicación y Correspondencia, de préstamo y consulta de documentos, de
transferencias primarias y secundarias, disposición y valoración de documentos. Así mismo se identificó la creación del Banco
Terminológico de Series y Sub-Series, en el mes de mayo de 2022, donde se observó los términos, definiciones, actos administrativos que
se han emitido en la entidad.
Aunque se cuenta con el manual con orientaciones del documento físico y electrónico, no se referencia con claridad el concepto de los
datos, que se originan como parte del resultado de las actividades del proceso, es importante detallar en el manual, la claridad, diferencia
y especificación del: documento físico, documento, electrónico, que si existe, en el documento, pero aclarar más en los datos, la importancia
e impacto de clasificación de los mismos de acuerdo a sus unidades de conservación y preservación, acorde a la estructura y características
de los mismos, el impacto en los procesos donde se genera la información y la contribución de la misma para efectos de la toma de
decisiones.
• Recomendación
˔ Fortalecer los lineamientos del manual, orientado a vincular el documento, con el procedimiento, diseño de tipologías, y identificar las
secuencias paralelas del mismo, información que se requiere, donde se origina, donde se debe resguardar, de acuerdo con las
transacciones de datos o contenido, indicadores y registro de decisiones. Que permita tener una mayor planificación de los recursos que
se requieren para poder dar respuesta en tiempo y oportunidad a la operación del SGD de la entidad y que se pueda generar en el marco
de los cambios que se presenten en la entidad.
8.2 DETERMINACION DE REGISTROS POR CREAR
Propósito de la prueba: Verificar que la Entidad ha determinado, que, cuando y como se crearan y capturaran los registros para cada
proceso de la entidad.
Se evidenció que la entidad, cuenta con TRD, donde se identifican las series y subseries, de las agrupaciones documentales, que permite
la creación de expedientes y la conformación de archivos, de igual forma se identificó la matriz de activos de información, en la cual se
observa la descripción de documentos y registros que producen los procesos del DNP, en el cumplimiento de sus funciones y las
actividades que se realizan.
En los procesos y procedimientos se puede identificar también los documentos que son producidos por las dependencias y que dan cuenta
de cada uno de los pasos que se ejecutan para obtener, los productos y servicios que requiere la entidad para su funcionamiento.
por Procesos - MOP
En el desarrollo de la auditoría se evidencio que el DNP, cuenta con instrumentos archivísticos y del Sistema Integrado de Gestión tales
como: La política, el anexo 6, Manual del SIG V12. Manual para la Gestión de Documentos y Administración de Archivos código M.AD.03
V11, Normograma, Tablas de Retención Documental y Tablas de Valoración Documental, Matriz de Activos de Información Clasificada y
Reservada, Levantamiento de Inventarios Documentales, Catalogo de Sistemas de Información, PGD, PINAR, SIC y cada uno de los
siete, programas contenidos en el PGD. En la revisión de cada uno de estos; Planes, Programas y Sistema, contenido en los; Procesos,
procedimientos, Manuales, Formatos, se verificó que se cuenta con lineamientos establecidos conforme a la normatividad archivística, la
norma ISO 30301 de 22019, y demás normatividad que le aplica al DNP, que permiten regular la gestión documental de la entidad, se
orienta el cumplimiento de los requisitos, conforme al numeral 8,2, DETERMINACIÓN DE REGISTROS POR CREAR DE LA ISO 30301
– 2019.
Por lo anterior, y en cumplimiento con lo dispuesto en el numeral 6.2 Objetivos de Registros y Planificación para Lograrlos de la ISO
30301:2019, se evidenció que la entidad ha definido a través del Manual del SIG, el objetivo para el Componente de Gestión Documental,
planificando su cumplimiento según el Manual Operativo del Componente, y PGD, el cual fue entregado por la SARC, mediante correo,
del 22 de julio de 2022, a través de la evolución de sus siete (7) Programas de Gestión Documental aprobados por el Comité Institucional
de Gestión y Desempeño en 11/2021 y cuya implementación se encuentra hasta el año 2024 y 2025 ; con la formulación de los productos
y entregables contenidos en el PA 2022, reportados en SISGESTIÓN y evidenciados en el Disco: O y con la medición del indicador sobre
las transferencias primarias de los archivos de gestión, que contiene los lineamientos establecidos en el Manual para la Administración de
Archivos y Gestión de Documentos, ubicado en la siguiente ruta: https://colaboracion.dnp.gov.co/CDT/DNP/SIG/M-AD-
03%20Manual%20Gesti%C3%B3n%20Documentos.Pu.pdf
• Recomendación
˔Fortalecer el análisis de los procesos de trabajo, para determinar los requisitos de creación de estos registros críticos, y los medios y
soportes en los que se producen y captura, en relación con las operaciones continuas que se ejecutan en el desempeño de las
dependencias, que permitan asegurar las transacciones y secuencias de la información producida para cumplir con la responsabilidad y
los intereses de otras partes interesadas de conformidad con lo establecido en la norma.
˔Fortalecer la evaluación de los riesgos, en los que se podría incurrir por la falta de control de registros, auténticos, confiables y utilizables,
que pueda afectar los procesos de trabajo, si se tiene en cuenta que estos registros constituyen evidencia de las metas y objetivos de la
organización, de sus decisiones y de sus transacciones, razón para proteger la integridad de esos registros.
˔Identificar en cada proceso de trabajo, cuáles son los registros que generan impacto a su proceso y que son críticos por su contenido,
los cuales deben permitir, dar continuidad con la misión de la entidad, lo anterior con el propósito de prevenir las situaciones críticas que
se puedan generar en los diferentes contextos y que puedan afectar la recuperación o reconstrucción de esta información. Del SGR.
˔Se recomienda tener presente todos los ajustes, actualizaciones y cambios, que se puedan dar en la gestión documental y gestión de
registros producidos en la entidad, teniendo en cuenta los cambios que se han generado y continúan dándose, en el marco de la
restructuración del DNP y así mismo prever, los avances y transformación que se pueda dar en el contexto actual; político, económico,
social, cultural, tecnológico y ambiental, que puedan inferir o afectar el Sistema de Gestión Documental del DNP y su Sistema de Gestión
de Registros.
8.3. DETERMINACION DE REGISTROS POR CREAR

Propósito de la Prueba: Verificar que la Entidad ha identificado sus registros e implementado las acciones determinadas en el numeral
8.3., de la norma ISO 30301:2019.
Se observó en mesa de trabajo realizada el día 15 de julio, con la SARC, que el DNP, tiene creados y documentados, los planes, programas
y sistema de conservación y preservación, procesos y procedimientos, matriz de activos de información, articulados son el SIG, que
permite observar e identificar la creación de sus registros, determinando además el soporte y medio para su creación. Cómo también
implementa lineamientos para la debida gestión, tramite y conservación de estos desde su creación, hasta su disposición final.
Garantizando la disponibilidad, autenticidad, acceso y usabilidad de estos registros de conformidad con los requisitos de seguridad de la
información implementados en la entidad.
por Procesos - MOP
El DNP, cuenta, con la identificación de sus registros para crear, capturar, gestionar y tramitar, se identifica en la Matriz de Activos de
Información, las Series, Sub Series y Tipologías documentales, establecidas en las Tablas de Retención Documental, los Cuadros de
Clasificación y Codificación Documental, también identifica sus registros electrónicos y físicos, sin embargo es importante hacer claridad
en la identificación de los datos, que se producen en las actividades ejecutadas, por los procesos de trabajo de la entidad, en el
cumplimiento de sus funciones, la importancia del contenido de fondo de la información que se produce en la ejecución del procedimiento,
lo anterior teniendo en cuenta que no solo se produce en el cumplimiento de las funciones de los procesos información, si no que los datos
que se pueden generar de esta información, requieren un trato diferente y especial al documento físico o electrónico que se da en el
archivo. Iniciando por que su medio de conservación y preservación no puede ser el sistema oficial documental de la entidad, ORFEO, si
no que se debe identificar el sistema analítico en el que se garantiza la conservación y preservación de estos datos al igual que los fines
y alcance de estos.
De igual forma es importante, resaltar que la entidad viene actualizando sus TRD, de acuerdo con el último acto administrativo emitido por
el DNP, en diciembre del 2021, en el cual se tiene presente los cambios y ajustes que nacen de las nuevas funciones, ajustadas para los
grupos ya existentes y cambian su nivel jerárquico, de igual forma los grupos que se crean y sus funciones y los grupos que se suprimen.
Se puede concluir que el DNP, si tiene establecidos lineamientos y directrices que permiten orientar la operación de su sistema de gestión
documental y su sistema de gestión de registros, tal y como lo evidencia la evaluación y exposición de cada uno de los programas que
fueron objeto de revisión en el marco y desarrollo de está auditoria y las pruebas realizadas. Los cuales son soporte de la identificación y
determinación de los registros que produce el DNP, en las actividades que se ejecutan en los puestos de trabajo de cada uno de sus
procesos y el cumplimiento de sus funciones, con alcance al cumplimiento de la misión y objetivos de la entidad.
Así mismo se realiza la consideración, de tener en cuenta la orientación del cumplimiento de los requisitos mencionados en el anexo. A,
contenido en la norma ISO 30301 de 2019. “Requisitos Operativos para Procesos de Registros, Control y Sistemas.
RECOMENDACIONES
- Asegurar el cumplimiento de las actividades planeadas dentro de los respectivos cronogramas de los programas especiales del PGD, y
pendientes por ejecutar, con el fin de garantizar su efectiva implementación en la entidad.
-Tener en cuenta las recomendaciones efectuadas en cada uno de los programas especiales, revisados y analizados en el presente
numeral.
- Fortalecer herramientas de seguimiento y control que garantice el cumplimiento de la normatividad archivística y de la ISO 30301 de
2019, en la ejecución de las actividades contenidas en cada uno de los programas.
- Fortalecer las herramientas de control frente a la debida elaboración de documentos, con respecto a identificar fecha de aprobación, e
identificar quien (elaboró, revisó y aprobó), conforme a los numerales 7.5.2 Creación y actualización de la ISO 30301:2019 a) la
identificación y descripción (por ejemplo, un título, fecha, autor o número de referencia) y 7.5.2 Creación y actualización de la ISO
9001:2015 a) la identificación y descripción (por ejemplo, título, fecha, autor o número de referencia).
-Adelantar las gestiones correspondientes con respecto a la implementación y publicación de las TRD que se encuentran en proceso de
actualización en el marco del proceso de reorganización institucional (Decreto 1893 de 2021), con el fin de dar cumplimiento al Acuerdo
004 de 2019 y Ley 1712 de 2014.
CAPITULO 9. EVALUACION DE DESEMPEÑO

9.1 SEGUIMIENTO, MEDICION, ANALISIS Y EVALUACION
Propósito de la Prueba: Verificar que la Entidad haya realizado seguimiento, medición, análisis y evaluación a su desempeño documental.
por Procesos - MOP
• Se evidenció que, para el Componente de Gestión Documental, según el Manual Operativo, numeral 11, se estableció que “(…) la
medición y seguimiento de los programas del componente de gestión documental, se realiza conforme a la evolución del Programa de
Gestión Documental – PGD y a partir de la formulación del plan de acción de cada vigencia de acuerdo con lo establecido a la normatividad
legal vigente. La medición y seguimiento del programa de archivos descentralizados se realiza mediante el cálculo del siguiente indicador:
• Transferencias Primarias realizadas de los archivos de gestión (…)”.
De lo anterior, se evidenció un cumplimiento del Plan de Acción con corte a junio 30 de 2002, con respecto a los Productos formulados
frente al Sistema de Gestión Documental, así:
Avance Producto
Producto Descripción
(corte 30/06/2022)
5344 Realizar la actualización de TRD de la entidad 50%
5345 Actualización de Tablas de Valoración Documental (TVD) 67%
Levantamiento de instrumento archivístico (TRD o TVD) para
5346 0%
aplicación a los documentos de la vigencia 2014 al 2017
5348 Declaración de documentos vitales 50%
Actualizar el inventario de documentos especiales de las
5349 47%
dependencias del DNP
Ejecutar las actividades programadas en el plan de trabajo del
5350 50%
componente de gestión documental
• De igual manera, en las rutas:

https://colaboracion.dnp.gov.co/CDT/GrupoPlaneacion/Informe%20de%20Gesti%C3%B3n%202021%2031012022.pdf y
https://www.dnp.gov.co/DNP/gestion/informes/Paginas/Informes-de-Gestion.aspx, se identificó la publicación del INFORME DE GESTIÓN
del DNP 2021, en el cual se incluyó el numeral 6.9 Gestión Documental, así:
“(…) El Componente de Gestión Documental se integró al SIG; se actualizaron los siguientes documentos: el Plan Institucional de Archivos – PINAR, el Programa de Gestión
Documental – PGD y sus programas específicos: de Normalización Formas y Formularios, de Documentos Vitales, de Gestión Documentos Electrónicos, de Documentos
Especiales, Programa de Reprografía, el Programa Archivos Descentralizados, Capacitación, Auditoría y el Sistema Integrado de Conservación – SIC, aprobados por el
Comité Institucional de Gestión y Desempeño, así mismo se actualizó la Tabla de Retención Documental – TRD de 25 dependencias del DNP y se realizó la organización
física de tres periodos documentales del archivo central para transferencia secundaria al AGN. Lo anterior contribuye en gestionar y controlar la documentación, durante su
ciclo de vida, con el propósito de facilitar el acceso a la información, mejorar la eficiencia, el desarrollo de los procesos internos, así como asegurar la memoria institucional
y el patrimonio documental de la entidad (…)”.
• En la presentación de la Revisión por la Alta Dirección, se comunicó que la evaluación del desempeño del Propósito 7. correspondió al
99,4%, cuyo avance índice del propósito fue del 95,4% y la Meta era del 96%.
Sin embargo, al realizar las pruebas de auditoría se evidenció debilidad, en el seguimiento a la evolución de los programas que conforman
el componente de Gestión Documental, que permita la medición, seguimiento y control de las actividades planeadas dentro de los
cronogramas, que garanticen la implementación y posterior ejecución del PGD, al interior del DNP.
9.2 AUDITORIA INTERNA
La Oficina de Control interno cuenta con el Plan Anual de Auditoría Año 2022, el cual fue aprobado COMITÉ INSTITUCIONAL DE
COORDINACIÓN DE CONTROL INTERNO DEL DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIÓN, según ACTA SEGUNDA SESIÓN
ORDINARIA DE 2021 del 3 de diciembre de 2021.
Se identificó como primer punto Aprobación Programa Anual de Auditorías y Seguimientos OCI (en cumplimiento del Numeral 2 del artículo
3° Resolución 2180 de 2018). En el plan Anual de Auditoría, se programó realizar auditoría interna a los Procesos: Planeación y Gestión
Orientada a Resultados y Evaluación de desempeño institucional desde el 1 de junio al 31 de agosto de 2022. Frente al proceso de
Planeación y gestión orientada a Resultados, se identifica que está incluido el Sistema de Gestión Documental, como parte del modelo de
operación por procesos.
por Procesos - MOP
9.3 REVISION DE GESTIÓN
Propósito de la Prueba: Verificar que la Alta Dirección revise el SGR en períodos planificados, para garantizar su idoneidad, adecuación
y efectividad continúas.
Se revisó los elementos de entrada y de salida de la revisión por la dirección, de acuerdo con lo establecido en la Norma ISO 30301:2019
Numeral 9.3, de lo cual se concluyó:
En reunión celebrada el 25/04/2022 por el Comité Institucional de Gestión y Desempeño, según registro de asistencia, se observó la
participación de la Alta Dirección, en la cual la Oficina Asesora de Planeación presentó informe para la primera revisión 2022 por parte de
la Dirección respecto al cierre de la vigencia 2021, en la cual y de acuerdo con los propósitos del SIG, se presentó la evolución de la
Gestión Documental, contenida dentro del Propósito 7. “Gestionar y Controlar la documentación durante su ciclo de vida, con el propósito
de mejorar la eficiencia y desarrollo de los procesos internos y asegurar la memoria institucional y el patrimonio documental de la entidad”,
así:
1. Ingreso al Sistema Integrado de Gestión como Componente de gestión documental.

2. Actualización del Plan Institucional de Archivos – PINAR
3. Actualización del Sistema Integrado de Conservación – SIC
4. Actualización del Programa de Gestión Documental PGD
5. Convalidación de las TRD estructura 2017, TVD – Fondo Nacional de Regalías y su Liquidación
6. Actualización TRD 2021
7. Organización 3 de 10 periodos documentales del archivo central para transferencias secundarias
8. Evaluación cumplimiento de requerimientos técnicos del SGD (ORFEO)
RETOS 2022: • Levantamiento de las TRD bajo la nueva estructura orgánica • implementación gradual de los programas específicos
• Visibilizar la biblioteca.
Asimismo, y con respecto a las consideraciones y salidas establecidas en el numeral 9.3 de la Norma ISO 30301:2019, y revisadas por la
dirección, se observó las siguientes:
-Monitoreo y Medición:
INDICADORES
-Gestión del Cambio
INDICE SIG 2022

por Procesos - MOP
-Oportunidades de mejora continua
Por lo anterior, y en cumplimiento con lo dispuesto en el numeral 9.3 Revisión de Gestión de la ISO 30301:2019, se evidenció que se
presentó a la Dirección para su revisión la evolución, alcance, avances, recomendaciones del Propósito 7. “Gestionar y Controlar la
documentación durante su ciclo de vida, con el propósito de mejorar la eficiencia y desarrollo de los procesos internos y asegurar la
memoria institucional y el patrimonio documental de la entidad”.
RECOMENDACIONES
-Fortalecer el diseño de los indicadores de resultado y desempeño, que permita la medición, control monitoreo y seguimiento de los
programas del Componente de Gestión Documental, que permitan a la alta dirección, tomar decisiones para fortalecer la operación del
Sistema de Gestión Documental de la entidad.
CAPITULO 10. MEJORAS

10.1 NO CONFORMIDAD Y ACCIONES CORRECTIVAS
10.2 MEJORA CONTINUA
Propósito de la prueba: Evaluar el desempeño del Sistema de Gestión Documental, confirmando que se haya determinado e
implementado las acciones correctivas y oportunidades de mejora, como parte del resultado de las auditorías internas, para lograr los
resultados previstos en el Sistema de Gestión Documental
por Procesos - MOP
Al verificar en la ruta O:\Plan de Mejoramiento, el Balance de las APCM actualizado a 25/07/2022, se identificó que, para Gestión
Documental, se han generado 28 APCM con 82 acciones de mejora, como resultado de auditorías internas y dentro del ejercicio de
mejora continua.
De las cuales 15 son No Conformidades y 13 es Oportunidad de Mejora, y cuyas acciones se evidenció 16 acciones “cumplida”, 4“debería
reprogramar y 13 “vencida”, dentro del plazo, 14.
Por lo anterior, y en cumplimiento con lo dispuesto en el numeral 10. Mejora de la ISO 30301:2019, se evidenció que la entidad de
conformidad con el Procedimiento de Formulación y Seguimiento de Acciones Preventivas Correctivas y de Mejora PT-ED-05 V12, ha
formulado las APCM, generadas por las auditorías internas, evaluaciones y seguimientos realizados para la mejora continúa de la gestión
del SGD y SGR.
RECOMENDACIONES
- Fortalecer los mecanismos de autoevaluación de cada uno de los programas del componente de Gestión Documental, con el propósito
de implementar acciones efectivas que contribuyan a mejorar el proceso. (análisis, monitores, seguimientos, documentados que
permitan fortalecer la mejora continua en el SGD y SGR.
- Asegurar el cumplimiento de los tiempos establecidos en el Procedimiento de Formulación y Seguimiento de Acciones Preventivas
Correctivas y de Mejora PT-ED-05 V12, para la formulación de los respectivos planes de mejora.
NO CONFORMIDADES
TITULO HALLAZGO: Tablas de Retención Documental No. 07

DEPENDENCIAS RESPONSABLES: Subdirección Administrativa y Relacionamiento con la Ciudadanía
TEMATICA: Implementación de las TRD actualizadas en el marco del proceso de reorganización institucional (Decreto 1893 de 2021),
sin la presentación y aprobación por parte del Comité Institucional de Gestión y Desempeño.
En el marco del proceso de reorganización institucional (Decreto 1893 de 2021), se observó con corte a junio 30 de 2022, la
actualización de (43) de (103) TRD, las cuales están siendo aplicadas para la organización de documentos y conformación de
expedientes por parte de las respectivas dependencias, sin ser presentadas y aprobadas por el Comité Institucional de Gestión y
Desempeño; Del mismo modo, se observó que las TRD actualizadas e implementadas, no se encuentran publicadas en la página web
de la entidad, conforme a consulta realizada en la ruta https://www.dnp.gov.co/DNP/Gestion%20Documental/Paginas/Tablas-de-
Retencion-Documental.aspx; sin embargo, por no estar aprobadas por el CIGD no es posible su publicación.
Criterios Incumplidos:
• Artículo 24. Aprobación de la actualización de las Tablas de Retención Documental TRD “(…) Todas las actualizaciones de las
Tablas de Retención Documental – TRD deberán ser estudiadas y aprobadas por el Comité de Archivo integrado al Comité Institucional
de Gestión y Desempeño o quien haga sus veces, cuyo sustento deberá quedar consignado en el acta del respectivo comité (…)” y
Artículo 18. Publicación. “(…) Las Tablas de Retención Documental – TRD y las Tablas de Valoración Documental – TVD deberán
publicarse en el sitio web de la entidad respectiva y mantenerse en dicho sitio permanentemente (…)”, del Acuerdo 004 de 2019.
• Artículo 3. Principio de la calidad de la información. “(…) Toda la información de interés público que sea producida, gestionada y
difundida por el sujeto obligado, deberá ser oportuna, objetiva, veraz, completa, reutilizable, procesable y estar disponible en formatos
accesibles para los solicitantes e interesados en ella, teniendo en cuenta los procedimientos de gestión documental de la respectiva
entidad y artículo 13. Registros de Activos de Información “(…) Todo sujeto obligado deberá asegurarse de que sus Registros de
Activos de Información cumplan con los estándares establecidos por el Ministerio Público y con aquellos dictados por el Archivo General
de la Nación, en relación con la constitución de las Tablas de Retención Documental (TRD) y los inventarios documentales (…)” de la
Ley 1712 de 2014.
por Procesos - MOP
• MIPG v.4. 5ª Dimensión: Información y Comunicación. 5.2 Aspectos mínimos para la implementación de la política. 5.2.1
Recomendaciones para una adecuada gestión de la información y comunicación “Identificar y gestionar la información y
comunicación interna: Esta hace referencia al conjunto de datos que se originan del ejercicio de las funciones de la entidad y se
difunden dentro de la misma, para una clara identificación de los objetivos, las estrategias, los planes, los programas, los proyectos y
la gestión de sus operaciones. Se debe garantizar su registro y divulgación oportuna, exacta y confiable, en procura de la realización
efectiva y eficiente de las operaciones, soportar la toma de decisiones y permitir a los servidores un conocimiento más preciso y exacto
de la entidad. Es importante fomentar en los servidores un sentido de pertenencia, una cultura organizacional en torno a una gestión
íntegra, eficiente y eficaz que proyecte su compromiso con la rectitud y la transparencia, como gestores y ejecutores de lo público,
contribuyendo al fortalecimiento continuo del clima laboral”. 7ª. Dimensión: Control Interno. Efectuar el control a la información y la
comunicación organizacional: “(…) En este cuarto componente del control se verifica que las políticas, directrices y mecanismos de
consecución, captura, procesamiento y generación de datos dentro y en el entorno de cada entidad, satisfagan la necesidad de divulgar
los resultados, de mostrar mejoras en la gestión administrativa y procurar que la información y la comunicación de la entidad y de cada
proceso sea adecuada a las necesidades específicas de los grupos de valor y grupos de interés (…)”
• ISO 9001:2015. 7.5.3 Control de la información documentada, 7.5.3.1 La información documentada requerida por el sistema de
gestión de la calidad y por esta Norma Internacional se debe controlar para asegurarse de que: a) esté disponible y sea idónea para
su uso, donde y cuando se necesite. 8.1 Planificación y control operacional d) la implementación del control de los procesos de
acuerdo con los criterios; e) la determinación, el mantenimiento y la conservación de la información documentada en la extensión
necesaria para:1. tener confianza en que los procesos se han llevado a cabo según lo planificado. ISO 30301:2019. SOPORTE 7.5
INFORMACIÓN DOCUMENTADA 7.5.3 Control de la información documentada. a) está disponible y es adecuado para su uso, cuando
y donde sea necesario.
MIPG NORMAS TÉCNICAS CRITERIOS REQUISITOS
DIMENSIÓN POLÍTICA ISO NUMERAL LEGALES INTERNOS
7.5.3 Control de la
5ª. Información información
5.2. Aspectos mínimos para la implementación de Artículo 24.
y documentada a) esté
la política. 5.2.1 Recomendaciones para una Aprobación de la
Comunicación ISO disponible y sea idónea
adecuada gestión de la información y comunicación actualización de las
9001:2015 para su uso, donde y Código de
Tablas de Retención
cuando se necesite Integridad:
Documental TRD y
Diligencia.
Artículo 18.
8.1. Planificación y Aseguro la
Efectuar el control a la información y la Publicación. del
Control Operacional calidad en cada
comunicación organizacional: “(…) En este cuarto Acuerdo 004 de
uno de los
componente del control se verifica que las políticas, 2019.
productos que
directrices y mecanismos de consecución, captura, Artículo 3. Principio
7.5 INFORMACIÓN entrego bajo los
7ª. Dimensión: procesamiento y generación de datos dentro y en el de la calidad de la
DOCUMENTADA estándares del
Gestión entorno de cada entidad, satisfagan la necesidad de información. y
ISO 7.5.3 Control de la servicio público.
Control Interno divulgar los resultados, de mostrar mejoras en la Artículo 13.
30301:2019 información No se valen
gestión administrativa y procurar que la información Registros de Activos
documentada. cosas a medias.
y la comunicación de la entidad y de cada proceso de Información de la
a) está disponible y es
sea adecuada a las necesidades específicas de los Ley 1712 de 2014.
adecuado para su uso,
grupos de valor y grupos de interés (…)” cuando y donde sea
necesario.
OPORTUNIDADES DE MEJORA
TITULO HALLAZGO: Matriz de Riesgos del Componente de Gestión Documental No. 03

DEPENDENCIAS RESPONSABLES: Subdirección Administrativa y Relacionamiento con la Ciudadanía – Grupo de Gestión
Documental y Biblioteca (GGDB)
TEMATICA: Incumplimiento a lo programado en el Plan de Trabajo del Componente de Gestión Documental con respecto a la actividad
1.2; formulada para su cumplimiento en el Plan de Acción 2022 Producto Código 5350/14145 “Ejecutar las actividades programadas
en el plan de trabajo del componente de gestión documental” y a través del Contrato DNP-208-2022.
por Procesos - MOP
De acuerdo a consulta realizada en la ruta O:\Planeacion Institucional\PLANEACIÓN 2022\Soportes Plan de Acción\SARC-

Subdirección Administrativa y Relacionamiento con la Ciudadanía\3. Marzo y 4. Abril, conforme al reporte efectuado en SISGESTIÓN
en el campo “Descripción” y a solicitud efectuada a la dependencia, se observó que la actividad contenida en el Plan de Trabajo del
Componente de Gestión Documental y formulado para su cumplimiento dentro del Plan de Acción 2022 con el Producto Código
5350/14145 “Ejecutar las actividades programadas en el plan de trabajo del componente de gestión documental”, la actividad 1.2
“Revisión y actualización de la matriz integral de riesgos”, programada para los meses marzo y abril de 2022, y a la fecha del presente
ejercicio auditor no había sido realizada.
Asimismo, y de acuerdo con lo registrado en el citado plan de trabajo, esta actividad se encuentra contenida en una obligación
contractual indicando el nombre del contratista responsable, y cuyo proceso corresponde a la prestación de servicios profesionales y
de apoyo a la gestión No. DNP- 208-2022; razón por la cual, se evidenció posible incumplimiento en las obligaciones contractuales.
Posibles criterios incumplidos:
• MIPG v.4. 2ª. Dimensión: Numeral 2.2.3 Política de Compras y Contratación Pública: Gestionar y hacer seguimiento: una vez iniciada la ejecución del contrato
la entidad estatal debe garantizar la correcta ejecución de la supervisión o interventoría. Esto implica que la entidad debe verificar el cumplimiento del propósito u
objetivo contractual, para lo cual requiere una revisión constante y detallada de los aspectos técnicos, administrativos, financieros, contables y jurídicos. Para tal fin,
es necesario: (…) (iii) identificar las necesidades de cambio o ajuste; (iv) manejar la relación con el proveedor o contratista…” 5ª Dimensión: Información y
Comunicación. 5.2 Aspectos mínimos para la implementación de la política. 5.2.1 Recomendaciones para una adecuada gestión de la información y comunicación
“Identificar y gestionar la información y comunicación interna: Esta hace referencia al conjunto de datos que se originan del ejercicio de las funciones de la
entidad y se difunden dentro de la misma, para una clara identificación de los objetivos, las estrategias, los planes, los programas, los proyectos y la gestión de sus
operaciones. Se debe garantizar su registro y divulgación oportuna, exacta y confiable, en procura de la realización efectiva y eficiente de las operaciones, soportar
la toma de decisiones y permitir a los servidores un conocimiento más preciso y exacto de la entidad. Es importante fomentar en los servidores un sentido de
pertenencia, una cultura organizacional en torno a una gestión íntegra, eficiente y eficaz que proyecte su compromiso con la rectitud y la transparencia, como gestores
y ejecutores de lo público, contribuyendo al fortalecimiento continuo del clima laboral”. 7ª. Dimensión: Control Interno. Efectuar el control a la información y la
comunicación organizacional: “(…) En este cuarto componente del control se verifica que las políticas, directrices y mecanismos de consecución, captura,
procesamiento y generación de datos dentro y en el entorno de cada entidad, satisfagan la necesidad de divulgar los resultados, de mostrar mejoras en la gestión
administrativa y procurar que la información y la comunicación de la entidad y de cada proceso sea adecuada a las necesidades específicas de los grupos de valor y
grupos de interés (…)”
• ISO 9001:2015. 7.5.3 Control de la información documentada, 7.5.3.1 La información documentada requerida por el sistema de gestión de la calidad y por esta
Norma Internacional se debe controlar para asegurarse de que: a) esté disponible y sea idónea para su uso, donde y cuando se necesite. 8.1 Planificación y control
operacional d) la implementación del control de los procesos de acuerdo con los criterios; e) la determinación, el mantenimiento y la conservación de la información
documentada en la extensión necesaria para:1. tener confianza en que los procesos se han llevado a cabo según lo planificado. ISO 30301:2019. SOPORTE 7.5
INFORMACIÓN DOCUMENTADA 7.5.3 Control de la información documentada. a) está disponible y es adecuado para su uso, cuando y donde sea necesario.
• Ley 1474 de 2011. artículos 83. Supervisión e Interventoría y 84. Facultades y deberes de los supervisores y los interventores
• Manual para el Seguimiento del Modelo de Planeación Institucional CÓDIGO M-ED-02 VERSIÓN:1. 1. OBJETIVO. “(…) Establecer las directrices para realizar
el Seguimiento al Modelo de Planeación Institucional, que facilite la medición de la gestión de la Planeación Institucional y los componentes del Sistema Integrado de
Gestión del DNP, de acuerdo con la cadena de valor orientada a resultados (…)”.
• Manual de Contratación CÓDIGO: M-CT-01 VERSIÓN:7. Numeral 6.2.2. RESPONSABILIDADES DEL SUPERVISOR O INTERVENTOR. “(…) La vigilancia y control
de los contratos, estará a cargo de un Supervisor o Interventor Externo, según el caso, quienes deberán cumplir con las funciones fijadas por las normas internas que
se expidan sobre la materia y las estipuladas en los respectivos contratos. (…)”.
• Manual Operativo del Componente de Gestión Documental. CODIGO M-PG-11 VERSIÓN:1. Numeral 10. Control de Proveedores y Contratistas “(…) El control
de los proveedores que suministran bienes o servicios relacionados con la Gestión Documental se realiza de acuerdo con lo establecido en el procedimiento PT-CT-
O2 Contratación de bienes y servicios (…)”.

7.5.3 Control de la Ley 1474 de 2011.
información artículos 83. Manual para el
documentada a) esté Supervisión e Seguimiento del
2ª. Planeación 2.2.3 Política de Compras y Contratación
disponible y sea Interventoría y 84. Modelo de Planeación
Estratégica Pública
ISO idónea para su uso, Facultades y Institucional CÓDIGO
Gestionar y hacer seguimiento.
9001:2015 donde y cuando se deberes de los M-ED-02 VERSION:1
necesite supervisores y los OBJETIVO
interventores
por Procesos - MOP
8.1. Planificación y
Control Operacional
Manual de
Contratación CÓDIGO:
5ª. 5.2. Aspectos mínimos para la implementación
M-CT-01 VERSIÓN:7.
Información y de la política. 5.2.1 Recomendaciones para una
Numeral 6.2.2.
Comunicación adecuada gestión de la información y
RESPONSABILIDADES
comunicación
DEL SUPERVISOR O
INTERVENTOR.
Efectuar el control a la información y la
comunicación organizacional: “(…) En este
cuarto componente del control se verifica que las
políticas, directrices y mecanismos de
Manual Operativo del
consecución, captura, procesamiento y generación
7.5 INFORMACIÓN Componente de
de datos dentro y en el entorno de cada entidad,
DOCUMENTADA Gestión Documental
satisfagan la necesidad de divulgar los resultados,
7.5.3 Control de la CODIGO M-PG-11
de mostrar mejoras en la gestión administrativa y
información VERSIÓN:1. Numeral
procurar que la información y la comunicación de la ISO
documentada. 10. Control de
entidad y de cada proceso sea adecuada a las 30301:2019
a) está disponible y es Proveedores y
necesidades específicas de los grupos de valor y
7ª. Dimensión: adecuado para su uso, Contratistas
grupos de interés (…)”
Gestión cuando y donde sea
Control necesario.
Segunda línea de defensa: “A cargo de
Interno Código de Integridad:
supervisores que tienen responsabilidades directas
Diligencia. Aseguro la
frente al monitoreo y evaluación del estado de los
calidad en cada uno de
controles y la gestión del riesgo. Entre ellos pueden
los productos que
citarse: jefes de planeación o quienes hagan sus
entrego bajo los
veces, coordinadores de equipos de trabajo,
estándares del servicio
supervisores e interventores de contratos o
público. No se valen
proyectos, comités de riesgos (donde existan),
cosas a medias.
comité de contratación, áreas financieras, de TIC,
entre otros que generen información para el
Aseguramiento de la operación”. Subrayado fuera
de texto
TITULO HALLAZGO: Matriz de Comunicación, Participación y Consulta del SIG No. 04

DEPENDENCIAS RESPONSABLES: Subdirección Administrativa y Relacionamiento con la Ciudadanía – Grupo de Gestión
Documental y Biblioteca (GGDB)
TEMATICA: Falta de inclusión de la comunicación interna y externa relevante del SGR en la Matriz de Comunicación, Participación y
Consulta del SIG del DNP.
Al verificar la MATRIZ DE COMUNICACIÓN, PARTICIPACIÓN Y CONSULTA del Sistema Integrado de Gestión, ubicada en la ruta
http://larebeca/SGC/manual-de-calidad-y-operaciones/Paginas/Manual%20del%20Sistema%20Integrado%20de%20Gesti%C3%B3n.aspx , en la
cual se establece: COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA PARTES INTERESADAS: ¿QUE COMUNICAR? ¿CUÁNDO
COMUNICAR? ¿A QUIEN COMUNICAR? ¿CÓMO SE COMUNICA? y RESPONSABLE, se evidenció que para el Componente del
SGD-SGR, no se identificó la divulgación relevante del sistema, como lo señala el artículo 7.4. COMUNICACIÓN de la ISO 30301:2019,
donde establece “(…) La organización deberá determinar la comunicación interna y externa relevante para el SGR, lo cual deberá
incluir: lo que comunicará; cuándo lo comunicará; con quién lo comunicarse; cómo lo comunicará (…)”, como se evidenció para el SIG,
componentes de Gestión: SST, Medio Ambiente, Seguridad de la Información, entre otros.
Posibles criterios incumplidos:
• MIPG v.4. 5ª Dimensión: Información y Comunicación. 5.2 Aspectos mínimos para la implementación de la política. 5.2.1 Recomendaciones para una adecuada
gestión de la información y comunicación “Identificar y gestionar la información externa: La información externa hace referencia a todos los datos que proviene o
son generados por los grupos de valor y que permiten que la entidad éste en contacto directo con ellos (ciudadano, proveedores, contratistas, organismos, de control,
por Procesos - MOP
fuentes de financiación y otros organismos) o en contacto indirecto pero que afecta tanto a su desempeño, como el ambiente político, las tendencias sociales, las
variables económicas, el avance tecnológico, entre otros”. “Identificar y gestionar la información y comunicación interna: Esta hace referencia al conjunto de
datos que se originan del ejercicio de las funciones de la entidad y se difunden dentro de la misma, para una clara identificación de los objetivos, las estrategias, los
planes, los programas, los proyectos y la gestión de sus operaciones. Se debe garantizar su registro y divulgación oportuna, exacta y confiable, en procura de la
realización efectiva y eficiente de las operaciones, soportar la toma de decisiones y permitir a los servidores un conocimiento más preciso y exacto de la entidad. Es
importante fomentar en los servidores un sentido de pertenencia, una cultura organizacional en torno a una gestión íntegra, eficiente y eficaz que proyecte su
compromiso con la rectitud y la transparencia, como gestores y ejecutores de lo público, contribuyendo al fortalecimiento continuo del clima laboral”. 7ª. Dimensión:
Control Interno. Efectuar el control a la información y la comunicación organizacional: “(…) En este cuarto componente del control se verifica que las políticas,
directrices y mecanismos de consecución, captura, procesamiento y generación de datos dentro y en el entorno de cada entidad, satisfagan la necesidad de divulgar
los resultados, de mostrar mejoras en la gestión administrativa y procurar que la información y la comunicación de la entidad y de cada proceso sea adecuada a las
necesidades específicas de los grupos de valor y grupos de interés (…)”
• ISO 30301:2019. SOPORTE. 7.4 COMUNICACIÓN “(…) La organización deberá determinar la comunicación interna y externa relevante para el SGR, lo cual deberá
incluir: lo que comunicará; cuándo lo comunicará; con quién lo comunicarse; cómo lo comunicará (…)”.

5.2. Aspectos mínimos para la
implementación de la política. 5.2.1
5ª. Información
Recomendaciones para una adecuada gestión
y
de la información y comunicación. “(…) Identificar ISO 7.5.3 Control de la
Comunicación
y gestionar la información externa (…) Identificar 9001:2015 información
y gestionar la información y comunicación interna documentada a) esté
(…)” disponible y sea idónea
para su uso, donde y
cuando se necesite
Efectuar el control a la información y la

comunicación organizacional: “(…) En este
cuarto componente del control se verifica que las N/A N/A
políticas, directrices y mecanismos de
consecución, captura, procesamiento y ISO
7ª. Dimensión:
generación de datos dentro y en el entorno de 30301:2019 7. SOPORTE
Gestión
cada entidad, satisfagan la necesidad de divulgar 7.4 COMUNICACION
Control Interno
los resultados, de mostrar mejoras en la gestión La organización deberá
administrativa y procurar que la información y la determinar la
comunicación de la entidad y de cada proceso comunicación interna y
sea adecuada a las necesidades específicas de externa relevante para
los grupos de valor y grupos de interés (…)” el SGR.
CONCLUSIONES GENERALES
En el Sistema de Gestión Documental, fueron actualizados el PGD, el SIC y el PINAR, estableciendo lineamientos, actividades y su
respectivo cronograma, orientados al cumplimiento de requisitos de la norma ISO 30301 de 2019, de está forma la entidad cuenta con
elementos que coadyuban a mejorar la operación del sistema de gestión documental y así mismo se fortalece el desempeño y la
eficiencia administrativa en cumplimiento de la misión y los objetivos del DNP.
Los resultados de las pruebas practicadas y la evidencia obtenida de acuerdo con los criterios definidos en la planeación del trabajo se
refieren sólo a las muestras seleccionadas, los registros y/o documentos examinados, no se hacen extensibles como conclusión general
del estado de los procesos, teniendo en cuenta que la auditoria es selectiva.
El análisis de los resultados de esta auditoria permite evidenciar la implementación y mantenimiento del los programas que componen
el SGD y SGR frente a los requisitos aplicables en la normativa vigente, políticas relacionadas y su conformidad frente a la Norma ISO
30301 de 2019; no obstante, es susceptible de mejoramiento continuo en atención a las no conformidades y oportunidades de mejora
identificadas; esto, con el propósito de fortalecer los controles definidos y prevenir la materialización de riesgos asociados con la
generación de aspectos e impactos en los dos sistemas SGD y SGR, frente al desarrollo de cada una de sus actividades y
fortalecimiento de su desempeño, con base en esto, a continuación se concluye:
por Procesos - MOP
Conveniencia del SGD y SGR
El Sistema Integral de Gestión es conveniente porque se encuentra articulado con la planificación estratégica, con la Política de
Gestión Documental, incluido el Sistema de Gestión de Registros, donde se establece el compromiso con la responsabilidad en el
manejo, gestión y tramite de los documentos producidos y recibidos en el DNP, la prevención de la perdida de información y el
cumplimiento de lineamientos, establecidos en la normatividad interna y externa, así como los objetivos del componente definido
para la parte el SGD y SGR en el SIG, donde se establece como propósito, Gestionar y Controlar la documentación durante su ciclo
de vida, con el propósito de mejorar el desarrollo de los procesos internos y la eficiencia administrativa.
El Departamento Nacional de Planeación, a través de los programas que componen el PGD, identifica los lineamientos y actividades
que se deben realizar, para cumplir los requisitos de la norma ISO 30301 de 2019, implementando la gestión y control para la
producción, gestión, tramite, conservación y preservación del SGR, que garantizan la compresión de los factores externos e internos,
determinando así, los aspectos a tener en cuenta de la operación documental del DNP, productos y servicios que puede controlar y
de aquellos en los que puede influir, y sus impactos asociados, desde una perspectiva de ciclo de vida, en la construcción de la
memoria institucional de la entidad.
Adecuación del SGD y SGR
El Sistema Integrado de Gestión es adecuado para dar cumplimiento a los requisitos de la norma ISO 30301:2019 y los normativos
y reglamentarios establecidos desde su Sistema de Gestión Documental y Sistema de Gestión de Registros, se determina que es
capaz de satisfacer los requisitos en materia de Gestión Documental y de Registros, de la norma y/o reglamento aplicable.
Sin embargo, es susceptible de mejorar la eficacia y efectividad del sistema, toda vez que se evidenciaron debilidades de control en
medidas de prevención como cumplir con las políticas internas del DNP en los que respecta a la administración del archivo, verificar
que la información producida por el componente se mantenga actualizada en la intranet (la rebeca), toma de conciencia por parte de
los colaboradores en la adecuada gestión, tramite y disposición de los documentos, entre otros, así como el alcance del SGD y SGR
en las Oficinas País del DNP.
Efectividad del SGD y SGR
- El Sistema Integrado de Gestión garantiza la mejora, contribuyendo a la implementación y adecuación del SGD, y SGR atendiendo
las no conformidades y oportunidades de mejora, evidenciadas para alcanzar el logro de los objetivos institucionales; toda vez que
se evidencia 16 acciones “cumplida”, 14 “en ejecución”, 4 “Reprogramar” y 13“vencidas”.
- El Sistema Integrado de Gestión es efectivo, lo que se identifica en la capacidad de lograr la conformidad de los requisitos del SGD
y SGR, de acuerdo con el objetivo de gestionar las actividades y recursos que garanticen la efectividad del funcionamiento de la
operación documental de la entidad como estrategia para fortalecer la eficiencia administrativa y la construcción de la memoria
institucional del DNP.
Del resultado de la Auditoría se identificaron las siguientes situaciones:
Debilidades en:
• Implementación de las TRD actualizadas en el marco del proceso de reorganización institucional (Decreto 1893 de 2021), sin la
presentación y aprobación por parte del Comité Institucional de Gestión y Desempeño.
• Falta de inclusión de la comunicación interna y externa relevante del SGR en la Matriz de Comunicación, Participación y Consulta del
SIG del DNP.
• Falta de seguimiento y control al cumplimiento de políticas internas y externas, como a la conformación y creación de expedientes
físicos, híbridos y electrónicos en los archivos descentralizados.
por Procesos - MOP
RECOMENDACIONES GENERALES
Seguir fortaleciendo los instrumentos para implementar, monitorear y mejorar los procesos y controles de registros, indispensables
para el funcionamiento, ejercicio y desarrollo de actividades en el Sistema de Gestión Documental y Sistema de Gestión de Registros
y que garanticen el logro de los resultados previstos, incluida la mejora del desempeño, teniendo en cuenta que la gestión documental
es transversal a la entidad, en cumplimiento de la Normativa vigente y de conformidad con la Norma ISO 30301-:2019.
Seguir fortaleciendo los elementos de seguimiento, con el fin de valorar la eficacia, eficiencia y efectividad de los controles del SGD
y SGR, el nivel de ejecución de los planes, programas, los resultados de la gestión, con el propósito de detectar desviaciones,
identificar tendencias, y establecer acciones de mejoramiento en adherencia con el procedimiento para la formulación y seguimiento
de acciones preventivas, correctivas y de mejora.
Realizar el análisis respectivo, identificar las causas e implementar las acciones correctivas preventivas o de mejora, en coordinación
con las dependencias responsables, a que haya lugar frente a las no conformidades y oportunidades de mejora identificadas en el
presente informe, con el fin de eliminar la causa raíz y evitar repetición en situaciones futuras
JEFE DE CONTROL
Ricardo Bogotá Camargo EQUIPO AUDITOR Yolanda Villalba Pinzón
INTERNO

Informe Definitivo SGD Final

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INFORME ANEXO DEFINITIVO

SISTEMA GESTION DOCUMENTAL

UNIDAD/PROCESO/ SUBDIRECCION ADMINISTRATIVA Y RELACIONAMIENTO CON EL CIUDADANO

FECHA DE 01 de junio de 2022 al 31 de agosto de 2022

RESULTADOS DE LA AUDITORÍA ........................................................................................................................................ 3

CAPITULO 4. CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN ................................................................................................................. 4

CAPITULO 7. SOPORTE ..................................................................................................................................................... 13

CAPITULO 8. OPERACIÓN ................................................................................................................................................. 18

CAPITULO 9. EVALUACION DE DESEMPEÑO ..................................................................................................................... 30

CAPITULO 10. MEJORAS ................................................................................................................................................... 33

SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL

CAPITULO 4. CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN

1. Programa de Normalización de Formas y Formularios

4.2 COMPRENSION DE LAS NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LAS PARTES INTERESADAS

4.Mecanismos de Participación Ciudadana y

4.3 DETERMINACION DEL ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTION DE REGISTROS

4.4 SISTEMA DE GESTION DE REGISTROS

Con respecto a la Revisión por la Dirección de la vigencia 2021, se observó lo siguiente:

5.3 FUNCIONES DE LA ORGANIZACIÓN, RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES

Nivel de Objetivo Institucional /

memoria institucional y el patrimonio documental de la acervo documental de la

de las instalaciones de depósitos de

Ver Oportunidad de Mejora No.03 de este informe.

6.2 OBJETIVOS DE REGISTROS Y PLANIFICACION PARA LOGRARLOS

10 202264001402600231E Administrador de empresas Cumple con los requisitos

Ver NC No.01 del Informe de SGA – MOP 2022

˔ Campañas de sensibilización (Divulgación):

Gestión de la Información, Conocimiento e innovación 183 84 99

Ver Oportunidad de Mejora No.04 de este informe.

De otra parte, se evidenció:

7.5 INFORMACION DOCUMENTADA

- El Componente de Gestión Documental, cuenta con:

Numeral Programa GD Ubicación Evidencia Observación Auditor

1) Programa de Normalización Formas y Formularios

ACTIVIDAD NIVEL GRADO RANGO COLOR

2) Programa de Documentos Vitales y Esenciales

ACTIVIDAD NIVEL GRADO RANGO COLOR

3) Programa de Documentos Especiales

ACTIVIDAD NIVEL GRADO RANGO COLOR

4) Programa Gestión de Documentos Electrónicos

ACTIVIDAD NIVEL GRADO RANGO COLOR

ACTIVIDAD NIVEL GRADO RANGO COLOR

6) Programa de Archivos Descentralizados

ACTIVIDAD NIVEL GRADO RANGO COLOR

7) Programa de Tablas de Retención y Valoración Documental

PROGRAMA DE TABLAS DE RETENCIÓN

Se encuentra conformado por los siguientes planes y nivel de implementación así:

PLANES NIVEL GRADO RANGO COLOR

Plan Institucional Nacional de Archivos (PINAR)

PLAN INSTITUCIONAL NACIONAL DE ARCHIVOS

8.2 DETERMINACION DE REGISTROS POR CREAR

8.3. DETERMINACION DE REGISTROS POR CREAR

CAPITULO 9. EVALUACION DE DESEMPEÑO

• De igual manera, en las rutas:

9.2 AUDITORIA INTERNA

9.3 REVISION DE GESTIÓN

1. Ingreso al Sistema Integrado de Gestión como Componente de gestión documental.

-Gestión del Cambio

INDICE SIG 2022

-Oportunidades de mejora continua

CAPITULO 10. MEJORAS

TITULO HALLAZGO: Tablas de Retención Documental No. 07

TITULO HALLAZGO: Matriz de Riesgos del Componente de Gestión Documental No. 03

De acuerdo a consulta realizada en la ruta O:\Planeacion Institucional\PLANEACIÓN 2022\Soportes Plan de Acción\SARC-