PE-SSSC-001 Procedimiento para El Control de Documentos y Registros V05 25-08-2022

SISTEMA DE GESTIÓN SSSC
– MLCC PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE

DOCUMENTOS Y REGISTROS
Código: Versión:
Fecha: Página: PE-SSSC-001 04
01/12/2021 0 de 11
SISTEMA DE GESTIÓN DE
SEGURIDAD, SALUD,
SUSTENTABILIDAD Y COMUNIDADES
PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE

DOCUMENTOS Y REGISTROS
SISTEMA DE GESTIÓN SSSC – MLCC
PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS Y
REGISTROS
Código: Versión: Fecha: Página:
PE-SSSC-001 05 25/08/2022 2 de 16
1.
TABLA DE CONTENIDOS
1. OBJETIVO
2. ALCANCE
3. DEFINICIONES
4. RESPONSABILIDADES
5. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
6. VERIFICACIÓN
7. HISTORIAL DE ACTUALIZACIONES
8. ANEXOS
ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:
Valeria Tapia Pastén Luis Moya Ramos William Firmado digitalmente

por William Henott
Superintendente Gestión y Terceros
Henott Fecha: 2022.09.21
19:53:16 -03'00'
William Henott Urbina

Francisco Lillo Alamos
Encargada Sistema de Gestión SSO Superintendente Riesgos
MLCC Operacionales
Fernando Arroyo Coloma

Superintendente Medio ambiente y
Gestión Hídrica
Luis Solis Dufflocq Adolfo Galván Calderón

Superintendente Salud e Higiene
Ocupacional
Gerente Corporativo de Seguridad,
Salud, Sustentabilidad y
Hernan Muñoz Schiemann
Comunidades
Superintendente de Estudios y
Ingeniero Gestión SST&MA Permisos
Julia Salas Peña
Superintendente Relaciones
Comunitarias
2.
3.
4.
5.
© 2022 Ninguna parte de este documento o la información contenida en éste puede ser reproducida o transmitida en forma alguna o por cualquier
medio sin la autorización de MLCC.
Una vez impreso este documento queda como Copia NO CONTROLADA
REGISTROS
PE-SSSC-001 05 25/08/2022 3 de 16
6.
7. 1. OBJETIVO
Definir la metodología para la generación, modificación, aprobación, difusión, resguardo y publicación de

documentos y registros pertenecientes al Sistema de Gestión de Seguridad, Salud, Sustentabilidad y
Comunidades de MLCC, en adelante SG-SSSC.
2. ALCANCE
Este procedimiento es aplicable a todos los documentos que se elaboren en el Sistema de Gestión de
Seguridad, Salud, Sustentabilidad y Comunidades.
Las empresas contratistas y subcontratistas deben considerar este documento como referencia para la
preparación y control de documentos de sus respectivos contratos.
3. DEFINICIONES
3.1 SG SSSC: Sistema de Gestión de Seguridad, Salud, Sustentabilidad y Comunidades.
3.2 MLCC: Minera Lumina Copper Chile S.A.
3.3 Documento externo: Documento no elaborado en el proceso que sirven de apoyo, como por ejemplo,
manuales de equipos, normas de referencia, entre otros.
3.4 Instructivo: Documento en el cual se describe, en forma detallada, los sucesivos pasos que se han de
cumplir para llevar a cabo determinadas tareas de una actividad. Pueden derivarse o no de un procedimiento.
3.5 Procedimiento documentado: Escrito que contiene información sobre la forma específica para llevar a
cabo una actividad o un proceso
3.6 Procedimiento estructural: Documento que da respuesta a un requerimiento específico del SG-SSSC.
3.7 Procedimiento específico: Documento que describe las responsabilidades, actividades de un proceso o
actividad y los lineamientos necesarios para su control.
3.8 Procedimiento general: Documento que establece la metodología para realizar una determinada
actividad que aplica a todas las áreas de MLCC.
3.9 Formulario: Documentos o información documentada sin evidencia de la ejecución de una actividad
establecida en un procedimiento, instructivo, manual, u otro documento que exprese aspectos secuenciales
de un proceso.
3.10 Registro: Información documentada que da evidencia de la realización de una actividad establecida en
un procedimiento, instructivo, manual, u otro documento que exprese aspectos secuenciales de un proceso.
3.11 Reglamento: Documento que cumple las necesidades de requisitos legales o normativos.
3.12 Estándares de Control de Peligros Significativos (ECPS): Documento que define requisitos en
materias de seguridad, salud en el trabajo y medio ambiente que deben ser cumplidos por toda la
organización.
REGISTROS
PE-SSSC-001 05 25/08/2022 4 de 16
3.13 Estándar Operacional (EO): Documento que establece la forma operativa de dar cumplimiento a las
disposiciones legales vigentes y a los requerimientos específicos de cada uno de ellos en MLCC.
3.14 Manual: Documento que describe los aspectos básicos de una materia, orientado a la facilidad de su
comprensión por parte de sus usuarios.
3.15 Listado Maestro de documentos: Formulario que resume los documentos y registros del SG-SSSC,
incluyendo su fecha de elaboración, versiones y área de origen.
3.16 Política SSSC: Documento que establece una declaración de alto nivel en materias de seguridad y salud
en el trabajo, sustentabilidad y comunidades, la que es aprobada por la Alta Dirección.
3.17 Documento: Escrito que contiene datos e información en formato físico o digital.
3.18 Anexo: Los anexos contienen información de apoyo al procedimiento documentado, tales como gráficos
o diagramas de flujo
3.19 Distribución de documentos: Mecanismo de entrega controlada de documentos asociados al SG

SSSC.
3.20 Conservación de documentos: Estado en que resguardan los documentos asociados al SG SSSC
3.21 Tiempo de retención: Periodo de tiempo definido, durante el cual se mantendrá almacenado un registro
3.22 Disposición final: Destino final que tendrá el registro. Una vez cumplido el tiempo de retención se
procederá a la destrucción del documento.
4. RESPONSABILIDADES
4.1 Gerente General de Operaciones

o Toma de conocimiento del presente procedimiento.
o Gestionar los recursos necesarios para implementar el sistema de gestión.
4.2 Gerente Corporativo de Seguridad, Salud, Sustentabilidad y Comunidades.

o Revisar y Aprobar el actual documento y gestionar los recursos necesarios para su aplicación
o Asegurar la implementación del presente procedimiento.
o Asegurar la actualización del presente procedimiento.
4.3 Gerentes Corporativos y Gerentes de Área
o Conocer y generar los lineamientos del presente documento en sus áreas.

o Aprueba los documentos que se apliquen en su gerencia.
4.4 Superintendentes
o Mantener el control sobre documentos utilizados en el área, verificando que estos se encuentren en
su última revisión, evitando que se utilicen documentos de revisiones anteriores.
o Aprobar los documentos generados en su superintendencia, tales como, procedimientos, instructivos
y registros.
REGISTROS
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4.5 Encargado del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional - Ingeniero de Gestión
SST&MA- Supervisores e Ingenieros del área ambiental.
o Asesorar a línea gerencial y supervisión sobre el cumplimiento y la aplicación del presente

procedimiento.
o Mantener actualizado la lista maestra de documentos, registros y formularios de procedimientos
estructurales y generales.
o Publicar la actualización de documentos del SG SSSC en sitio documental MLCC Caserones.
o Actualizar cuando corresponda la metodología del presente procedimiento.
4.6 Asesor de Prevención de Riesgos de MLCC
o Capacitar y asesorar en su área de desempeño, la aplicación del presente procedimiento.

o Instruir a las Empresas de Área de desempeño, sobre estándares MLCC y su aplicabilidad, tales como
Matrices IPERO, Ambientales, y otras asociadas a la gestión SSSC.
o Revisar y tomar conocimiento de los procedimientos y matrices generados por las Empresas
Contratistas y Sub-Contratistas.
o
4.7 Administradores de contrato MLCC
o Revisar y tomar conocimiento de los documentos generados por las Empresas Contratistas y Sub-
Contratistas
4.8 Supervisores
o Asegurar que la documentación utilizada por sus trabajadores corresponde a la versión vigente.
4.9 Trabajadores:
o Dar cumplimiento a lo indicado en los procedimientos vigentes.
5. DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD
5.1 Elaboración y Control de Documentos
Para la implementación del presente procedimiento, se deben cumplir con los siguientes aspectos y actividades:
ELABORACIÓN Y CONTROL DE LOS DOCUMENTOS
ASPECTO FORMA DE PROCEDER
DETECCIÓN DE
NECESIDADES DE Cuando se detecte la necesidad de elaborar un documento en el SGSSSC – MLCC, originada por
CONFECCIÓN DE ejemplo en procesos de mejora continua, hallazgos, legislación aplicable u otros, se deben seguir
DOCUMENTOS los formatos establecidos en el Anexo 01 del presente procedimiento.
Cada documento pertinente al SGSSSC – MLCC, deberá estar identificado con un título, número
REGISTROS
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de documento, número de versión y fecha de modificación conforme al establecido en el Anexo 01
Apartado F Codificación del Documentos.
IDENTIFICACIÓN
Y DESCRIPCIÓN
Los documentos se confeccionarán en formato Word, idioma español.
El medio de soporte podrá ser físico o digital y la elaboración de los documentos será
responsabilidad del Superintendente del área.
Para la Descripción de los procedimientos se debe aplicar lo establecido en el Anexo 01 en su

totalidad
Todo documento inicia sus versiones en N° 00, cada modificación que se realice al documento se
debe registrar en el historial de cambios, el que origina una nueva versión del documento.
Las firmas de validación de los documentos generados se distribuyen de la siguiente manera:
Cuando los documentos realizados, sean estructurales y/o generales de la Gerencia Corporativa
SSSC, se validarán de acuerdo con:
o ELABORA: Firma de Encargado de Sistema de Gestión de Seguridad, Ingeniero de Gestión

SST&MA o responsables del área.
VALIDACIÓN Y o REVISA: Firma del Gerente de Área o Superintendentes del o las áreas de su responsabilidad.
APROBACIÓN o APRUEBA: Firma Gerente Corporativo de Operaciones o Gerente Corporativo de Seguridad,
Salud, Sustentabilidad y Comunidades, según aplique o quien ellos designen.
Para la validación de documentos realizados por las otras Gerencias y Superintendencias, se

validará de acuerdo con:
o ELABORA: Firma del Supervisor o responsable del Área.

o REVISA: Firma como revisor, el responsable del Proceso.
o APRUEBA: Firma Gerente o Superintendente del Área.
Para el caso de los procedimientos e instructivos operacionales de las empresas contratistas y

subcontratistas, se autoriza a éstas incorporar en sus portadas los apartados siguientes:
o Toma de conocimiento de Administrador MLCC.

o Toma de conocimiento de Asesor en Prevención de Riesgo MLCC.
Con el objetivo de mantener documentos actualizados y acordes con el que hacer de la operación,
se deberá revisar la documentación como mínimo cada 1 año. No siendo necesario una nueva
versión por cada revisión, solo se modificará la fecha.
Adicionalmente a lo establecido, la revisión y actualización de documentos se realizará cada vez

que existan cambios en las actividades de cada proceso, o por origen de análisis de hallazgos,
incidentes u otros.
REVISIÓN/
ACTUALIZACIÓN El número de versión lo entregará la superintendencia de gestión y terceros / superintendencia de
medio ambiente y gestión hídrica, a través del Listado Maestro de Documentos, cuando sean
documentos generados por la Gerencia Corporativa de Seguridad, Salud, Sustentabilidad y
Comunidades.
Para los documentos generados por otras Gerencias, el número de versión será entregado según
lo indicado en su procedimiento o registro histórico.
REGISTROS
PE-SSSC-001 05 25/08/2022 7 de 16
El área de gestión de la Gerencia Corporativa de Seguridad, Salud, Sustentabilidad y Comunidades
renovará el Listado Maestro de Documentos, cada vez que se revisen o actualicen los documentos
estructurales o cualquier otro que se encuentre inserto en el SGSSSC de MLCC.
Los documentos deben incorporar el historial de actualizaciones, indicado el origen del cambio,
breve descripción de los cambios realizados, la fecha de actualización y nueva versión originada,
siguiendo el apartado G. Historial de Actualizaciones del Anexo 01 del presente procedimiento.
En cada documento, en el ítem de verificación, se deben identificar los registros que entregan la
VERIFICACIÓN evidencia objetiva del cumplimiento del documento.
Los documentos deben cumplir con los requisitos de estar permanentemente disponibles para
PROTECCIÓN consulta, debidamente legibles y en óptimo estado de conservación, protegidos de condiciones
externas adversas para documentos en físico.
Los documentos digitales deben encontrarse en tres servidores.
Si el Superintendente del Área detecta la necesidad de eliminar documentación obsoleta, por

cambios en el proceso, acción correctiva, actualización Legal u otro antecedente que amerite dicha
acción, deberá solicitarlo formalmente por correo electrónico al designado de la gerencia respectiva.
Para documentos asociados a la Gerencia Corporativa de Seguridad, Salud, Sustentabilidad y
DISPOSICIÓN Comunidades debe enviar el correo al Encargado del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud
Ocupacional / Ingeniero de Gestión SST&MA, en temas relacionados a seguridad y en caso de
requerir la modificación de documentos ambientales solicitar a la Superintendencia de Medio
Ambiente y Gestión Hidríca, una vez revisado y modificado y validado se informará al Encargado
del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional / Ingeniero de Gestión SST&MA, quien
a su vez evaluará la aceptación de dicha medida.
Se deberá conservar una copia digital de los documentos obsoletos para mantener la trazabilidad
de los cambios realizados en formato digital.
Distribución y difusión en MLCC

Los procedimientos o instructivos de trabajo deben ser conocidos por todas la Áreas de MLCC y
empresas contratistas y sub contratistas, para ello, el Encargado del Sistema de Gestión de
Seguridad y Salud Ocupacional / Ingeniero de Gestión SST&MA de la Gerencia Corporativa de
Seguridad, Salud, Sustentabilidad y Comunidades, en temas de seguridad y, de medio ambiente lo
DISTRIBUCIÓN realizará Superintendencia Medio Ambiente y Gestión Hídrica, emitirá una Nota Circular a modo de
DIFUSIÓN, difusión.
INTERNA Y El detalle de las copias controladas se especifica en el Anexo 02, donde se indica la copia designada
EXTERNA a cada gerencia y empresa contratista, para el caso de las subcontratistas, el control estará
establecido por su Empresa Mandante.
En complemento, cuando las Empresas Contratistas elaboren o actualicen procedimientos, los

deberán entregar ya sea en físico o digital al Administrador de Contrato y Asesor de Prevención de
Riesgos de MLCC del área, para su revisión y entrega de observaciones si corresponde y en todo
momento se deberá mantener el Listado Maestro interno actualizado de la empresa.
DOCUMENTOS De la misma forma que se controla los documentos internos el SGSSSC de MLCC, también se
DE ORIGEN deberán identificar y controlar los documentos externos al proceso, para lo cual se indicará el
EXTERNO responsable del resguardo.
REGISTROS
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5.2 Control de Registros
Para el control se deben cumplir con los siguientes aspectos y actividades:
CONTROL DE REGISTROS
ASPECTO FORMA DE PROCEDER
Todos los formularios utilizados para evidenciar la ejecución de los procesos administrativos y
ACCESO operacionales del SG SSSC de MLCC, se encuentran disponibles en ISOTOOLS los usuarios
quien tengan acceso a dicho portal podrán obtenerlos mediante descarga directa.
La recuperación de la información documentada se podrá realizar mediante fechas, códigos, o

RECUPERACIÓN números correlativos, según corresponda y defina el Superintendente del Área.
Toda la evidencia deberá ser almacenada en las áreas a cargo de los Superintendentes de
Áreas, bajo resguardo físico (Carpetas o archivadores) y digital (respaldo en memorias de
Computadora y almacenamientos en línea como “drive”) de acuerdo al siguiente orden:
• Tipos de registros, como Procedimientos, reuniones, Charlas, ART, PTS, otros.

• Aspecto abordados: Seguridad, Salud Ocupacional, Sustentabilidad, Comunidades, otros.
• Separados por Turno: Turno A, Turno B, otros.
• Separados por Área: Operaciones, Administración, otros.
.
Los usuarios podrán descargar desde ISOTOOLS la Copia No Controlada los formularios.
Está estrictamente prohibido modificar, adaptar, adulterar los formatos o formularios.
La modificación de los formularios de seguridad será solo de exclusividad del Encargado del
USO Sistema de Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional / Ingeniero de Gestión SST&MA de la
Gerencia Corporativa de Seguridad, Salud, Sustentabilidad y Comunidad o del responsable
designado de las otras gerencias. En el caso de requerir la modificación de formularios
ambientales la SI de Medio Ambiente y Gestión Hídrica será la responsable de elaborar, revisar
y validar los cambios, posteriormente se informará al Encargado del Sistema de Gestión de
Seguridad y Salud Ocupacional / Ingeniero de Gestión SST&MA para su registro y formalización
a la Compañía.
Para la correcta generación de los registros se deben siempre completar todos los campos
solicitados por los formatos o formularios, en donde se evidencien: Fechas, Áreas, Nombres,
cargos, RUT, firmas y demás.
Y puntualmente cuando se trate de difusión de procedimientos y/o instructivos se debe siempre

citar: Horario, tiempo de duración acorde al contenido a difundir o capacitar, Nombre de
procedimiento, Código y Versión.
CONTROL DE El Encargado del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional / Ingeniero de Gestión
LOS DOCUMENTOS SST&MA de la Gerencia Corporativa de Seguridad, Salud, Sustentabilidad y Comunidades
mantendrá actualizado un Listado Maestro de Información Documentada. Las otras gerencias
replican esta acción de acuerdo con lo indicado en su procedimiento.
REGISTROS
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DISPOSICIÓN FINAL Cada área definirá la disposición final de sus registros, pudiendo eliminar los registros físicos,
pero manteniendo los registros digitales.
6. VERIFICACIÓN
Registro Código Medio Período de retención

Listado Maestro de RE-SSSC-001 Almacenamiento Digital 5 años
documentos Permanente
Notas Circulares RE-SSSC-002 Almacenamiento Digital 5 años
Permanente
7. HISTORIAL DE ACTUALIZACIONES
Historial de
Actualizaciones
Origen del Fecha Versión originada

cambio Descripción
actualización
Punto 5.2
Mejora - Se incluye a la Superintendencia Gestión y

continua del Terceros 10-09-2020 03
documento - Se modifica validación de documentos de
Empresas Contratistas y Subcontratistas
Anexo
- Se incluye secuencia de trabajo y riesgos
asociados:
Adaptación a - Implementación del SG-SSSC en el documento.

lineamientos de - Modificación Punto 5 Descripción de la actividad. 03-01-2022 04
ISO - Modificación Anexos.
45.001:2018 & - Reestructuración del Punto 5 Descripción de la
ISO 14.001: Actividad.
2015 Incorporación de formato de Lista maestra de
documentos, para ambos sistemas de gestión, se
agrega las columnas Expediente, Alcance y
Requisito ISO.
-Se incorpora sigla para documentos externos.
Incorporación -Se incorpora sigla para documentos externos y
especifica del área gestión específica. 25-08-2022
05
de sustentabilidad
-Se integran los sistemas de seguridad y
sustentabilidad, considerando nomenclatura.
REGISTROS
PE-SSSC-001 05 25/08/2022 10 de 16
8. ANEXOS
8.1 ANEXO 01: Formato y contenido de los documentos.
A. Portada:
REGISTROS
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B. Encabezado:
Nombre del documento

PE-SSSC-003 05 24/08/2021 4 de 10
Código de documento Versión vigente Fecha de Publicación N° de Página
B.1 Codificación de documentos:

Los documentos deben incorporar en su encabezado un código que permita su identificación y trazabilidad, el código
se compone de los siguientes elementos:
Tipo de documento Sigla

Plan PL
Programa PR
Tipo de Documento: Manual M
Número correlativo
Reglamento RG
M: Manual
Matriz MZ
Área responsable
Procedimiento estructural PE
del documento
Procedimiento específico P
Instructivo I
Tipo de documento
Registro RE
Documento DO
Formulario FO
Informe IF
Inventario IV
Estándares de Control de ECPS
Peligros Significativos
Estándar Operacional EO
Documento externo EX
Minuta Técnica MT
Nota: Se exceptúan de esta codificación los informes emitidos por la Superintendencia de Medio Ambiente y Gestión
Hídrica, los que se basarán en el Instructivo para la codificación de informes y sistema de gestión ambiental código
I-SUST-003.
REGISTROS
PE-SSSC-001 05 25/08/2022 12 de 16
Código de identificación de áreas:
Área Sigla
Gerencia General de Operaciones GO
Gerencia Corporativa de Operaciones CO
Gerencia Corporativa de Recursos Mineros y Desarrollo RMD
Gerencia Corporativa de Recursos Humanos RRHH
Gerencia Corporativa de Seguridad, Salud, SSSC
Sustentabilidad y Comunidades
Gerencia Corporativa Legal L
Gerencia Corporativa Finanzas F
Gerencia de Abastecimiento A
Gerencia Auditoría Interna AI
Gerencia Mina M
Gerencia Relaves y Aguas RA
Gerencia Procesos: P
Gerencia Proyectos, Energía y Servicios PES
Gerencia Automatización, Remotización y Tecnología ART
Gerencia Gestión de Activos y Mantenimiento G
NOTA:
1.-Áreas no incluidas en esta codificación pueden solicitar su código a la Gerencia Corporativa de Seguridad, Salud,
Sustentabilidad y Comunidades.
2.- Excepcionalmente las Superintendencia de Medio Ambiente y Gestión Hídrica y Superintendencia de Estudios y
Permisos utilizarán el código SUST.
C. Firma y aprobación:
ELABORADO POR: REVISADO POR: REVISADO POR:
Nombre y Apellido Nombre y Apellido Nombre y Apellido

Cargo Cargo Cargo
C.1 Firmas y aprobación para Empresas Contratistas

Para documentos emitidos por empresas contratistas y subcontratistas en la portada se debe incluir la toma de
conocimiento del Administrador de Contrato MLCC y Asesor de Prevención de Riesgos de MLCC correspondiente.
REGISTROS
PE-SSSC-001 05 25/08/2022 13 de 16
ELABORADO POR: REVISADO POR: REVISADO POR:
Nombre y Apellido Nombre y Apellido Nombre y Apellido

Cargo Cargo Cargo
TOMA DE CONOCIMIENTO MLCC
Administrador de Contrato Asesor en Prevención de Riesgos
D. Estructura de documentos
TIPO DE DOCUMENTO ESTRUCTURA

1. Objetivo
2. Alcance
3. Definiciones
Procedimiento específico I general / 4. Responsabilidades
Estructural 5. Descripción de la actividad
- Secuencia de Trabajo y Riesgo Asociado.
6. Verificación
7. Historial de actualizaciones
8. Anexos
1. Objetivo
2. Alcance
Instructivo 3. Descripción de la actividad
- Secuencia de Trabajo y Riesgo Asociado.
4. Verificación
6. Anexos
1. Objetivo
2. Alcance
3. Definiciones
Reglamento 4. Responsabilidades
5. Descripción del reglamento
6. Verificación
8. Anexos
Formularios 1. Nombre
2. Código
3. Versión
4. Campos de información
5. Firmas de Validación
REGISTROS
PE-SSSC-001 05 25/08/2022 14 de 16
1. Requisitos de la organización
Estándares de Control de Peligros 2. Requisitos de la operación
Significativos 3. Requisitos a las personas
1. Objetivo
2. Alcance
Estándar Operacional 3. Definiciones
4. Requisitos
5. Referencias
Manual 1. Introducción
2. Objetivo
3. Alcance
4. Elementos del manual
5. Definiciones
7. Anexos
Planes, Programas y Protocolos 1. Objetivo
2. Alcance
3. Definiciones
4. Responsabilidades
5. Descripción de la actividad
6. Verificación
7. Historial de actualizaciones.
8. Anexos
*La estructura de los Planes, Programas y Protocolos
queda sujeto también a las directrices de regulaciones
externas tales como Aspectos Legales, Requerimientos
Comunitarios, las Necesidad o Expectativa de las Partes
Interesadas en el SG SSSC de MLCC entre otros.
Documentos con reportabilidad ambiental Deberá dar cumplimiento a lo establecido en la

respecto al seguimiento ambiental de RCA y Resolución Exenta N° 223 del 26 de marzo de 2015
normativa aplicable. que Dicta instrucciones generales sobre la
elaboración del plan de seguimiento de variables
ambientales. En general los contenidos son:
• Resumen
• Introducción
• Objetivos
• Materiales y métodos
• Resultados
• Discusiones
• Referencias
• Anexos
Documentos con reportabilidad ambiental

respecto al seguimiento de programas de Deberá dar cumplimiento a lo establecido en la
cumplimiento y reparación ambiental de la Resolución Exenta N° 223 del 26 de marzo de 2015
Superintendencia de Medio Ambiente y que Dicta instrucciones generales sobre la
Gestión Hídrica elaboración del plan de seguimiento de variables
ambientales y a la vez al “Manual de Usuario Sistema
de Seguimiento de Programas de Cumplimiento
REGISTROS
PE-SSSC-001 05 25/08/2022 15 de 16
(SPDC). Los contenidos son:
• Resumen
• Introducción
• Objetivos
• Materiales y métodos
• Resultados
• Discusiones
• Referencias
1. Anexos
Notas:
o En el caso de ser necesario el documento puede incluir los puntos de referencias y anexos.
o En procedimientos específicos e instructivos de trabajo se debe incluir al finalizar la descripción de la
actividad el análisis de riesgos de la actividad a realizar según el siguiente formato:
E. Secuencia de trabajo y riesgos asociados: (Solo para procedimientos específicos de operaciones)
Actividad Riesgos Asociados Controles

Actividad Situaciones o eventos que pueden Controles efectivos para evitar
ocurrir incidentes
F. Verificación
Registro Código Medio Período de
retención
G. Historial de actualizaciones
Historial de
Actualizaciones
Origen del Fecha
cambio Descripción actualización Versión originada
H. Anexos
Detallar Anexos
I. Nota de pie de página

En todas las páginas se debe colocar la siguiente leyenda:
2022 Ninguna parte de este documento o la información contenida en éste puede ser reproducida o transmitida en forma alguna o por cualquier
REGISTROS
PE-SSSC-001 05 25/08/2022 16 de 16
8.2 ANEXO 2: Listado maestro de documentos
Sigla Sigla Fecha última

Categoría Nombre Índice Código Versión
cat. gerencia actualización
Donde:
• Categoría: corresponde al tipo de documento, reconociendo Procedimiento, Formulario, Instructivo, etc.

• Nombre: corresponde al nombre del documento
• Sigla categoría: corresponde a la sigla según categoría de documento, ejemplo Procedimiento General=
PG.
• Sigla gerencia: corresponde a la sigla según gerencia, ejemplo Gerencia Relaves y Aguas = RA.
• Índice: corresponde a un número correlativo de documentos.
• Código: se conforma al concatenar sigla de categoría, sigla de gerencia e índice.
• Versión: corresponde al correlativo del documento según sus cambios.
• Fecha última actualización: corresponde a la fecha en que se realizaron las últimas modificaciones al
documento, a fin de realizar seguimiento para las actividades de Revisión, Actualización y Disposición
según sea el caso.
8.3 ANEXO 3: Listado de copias controladas de Documentos Estructurales y Generales
N° Gerencia/ Empresa Interno Externo N° CC

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15

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SISTEMA DE GESTIÓN SSSC

– MLCC PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE

PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:

Valeria Tapia Pastén Luis Moya Ramos William Firmado digitalmente

William Henott Urbina

Fernando Arroyo Coloma

Luis Solis Dufflocq Adolfo Galván Calderón

Definir la metodología para la generación, modificación, aprobación, difusión, resguardo y publicación de

3.1 SG SSSC: Sistema de Gestión de Seguridad, Salud, Sustentabilidad y Comunidades.

3.2 MLCC: Minera Lumina Copper Chile S.A.

3.19 Distribución de documentos: Mecanismo de entrega controlada de documentos asociados al SG

4.1 Gerente General de Operaciones

4.2 Gerente Corporativo de Seguridad, Salud, Sustentabilidad y Comunidades.

4.3 Gerentes Corporativos y Gerentes de Área

o Conocer y generar los lineamientos del presente documento en sus áreas.

o Asesorar a línea gerencial y supervisión sobre el cumplimiento y la aplicación del presente

o Capacitar y asesorar en su área de desempeño, la aplicación del presente procedimiento.

4.7 Administradores de contrato MLCC

o Dar cumplimiento a lo indicado en los procedimientos vigentes.

5.1 Elaboración y Control de Documentos

ELABORACIÓN Y CONTROL DE LOS DOCUMENTOS

ASPECTO FORMA DE PROCEDER

Para la Descripción de los procedimientos se debe aplicar lo establecido en el Anexo 01 en su

Las firmas de validación de los documentos generados se distribuyen de la siguiente manera:

o ELABORA: Firma de Encargado de Sistema de Gestión de Seguridad, Ingeniero de Gestión

Para la validación de documentos realizados por las otras Gerencias y Superintendencias, se

o ELABORA: Firma del Supervisor o responsable del Área.

Para el caso de los procedimientos e instructivos operacionales de las empresas contratistas y

o Toma de conocimiento de Administrador MLCC.

Adicionalmente a lo establecido, la revisión y actualización de documentos se realizará cada vez

Si el Superintendente del Área detecta la necesidad de eliminar documentación obsoleta, por

Distribución y difusión en MLCC

En complemento, cuando las Empresas Contratistas elaboren o actualicen procedimientos, los

5.2 Control de Registros

Para el control se deben cumplir con los siguientes aspectos y actividades:

ASPECTO FORMA DE PROCEDER

La recuperación de la información documentada se podrá realizar mediante fechas, códigos, o

• Tipos de registros, como Procedimientos, reuniones, Charlas, ART, PTS, otros.

Está estrictamente prohibido modificar, adaptar, adulterar los formatos o formularios.

Y puntualmente cuando se trate de difusión de procedimientos y/o instructivos se debe siempre

Registro Código Medio Período de retención

Origen del Fecha Versión originada

Mejora - Se incluye a la Superintendencia Gestión y

Adaptación a - Implementación del SG-SSSC en el documento.

8.1 ANEXO 01: Formato y contenido de los documentos.

Código: Versión: Fecha: Página:

Código de documento Versión vigente Fecha de Publicación N° de Página

B.1 Codificación de documentos:

Tipo de documento Sigla

Código de identificación de áreas:

ELABORADO POR: REVISADO POR: REVISADO POR:

Nombre y Apellido Nombre y Apellido Nombre y Apellido

C.1 Firmas y aprobación para Empresas Contratistas

ELABORADO POR: REVISADO POR: REVISADO POR:

Nombre y Apellido Nombre y Apellido Nombre y Apellido

TOMA DE CONOCIMIENTO MLCC

Administrador de Contrato Asesor en Prevención de Riesgos

TIPO DE DOCUMENTO ESTRUCTURA

Documentos con reportabilidad ambiental Deberá dar cumplimiento a lo establecido en la

Documentos con reportabilidad ambiental

E. Secuencia de trabajo y riesgos asociados: (Solo para procedimientos específicos de operaciones)

Actividad Riesgos Asociados Controles