Pa-Sgi-008 Elaboración, Modificación y Control de Documentos Internos

ELABORACIÓN, MODIFICACIÓN Y
CONTROL DE DOCUMENTOS INTERNOS

PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO- PA-SGI-008
Versión: 02
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Ricardo González Aspajo Victor Larco Kruger Leyter Sandoval Cotrina

Gerente de Producción y
Coordinador SST Gerente General
Calidad
Fecha: 02/03/2022 Fecha: ___/____/____ Fecha: ___/____/____
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Usted es responsable de verificar que tiene la última versión.
Sólo para uso interno CENASAC.
PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO
SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO Código: PA-SGI-008

Versión: 02
ELABORACIÓN, MODIFICACIÓN Y F. Aprobación:
CONTROL DE DOCUMENTOS INTERNOS Página: 2 de 24
1. OBJETIVO
Establecer los lineamientos para controlar los documentos en su identificación, actualización,
revisión, aprobación, distribución, ubicación y disposición de aquellos que son obsoletos. A fin de
asegurar el mantenimiento y la mejora continua del Sistema de Gestión Integrado de Calidad,
Seguridad y Salud en el Trabajo de CERRADURAS NACIONALES S.A.C., en base a los
requisitos establecidos por la empresa.
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica a los documentos generados y de uso necesario para el Sistema de
Gestión Integrado de Calidad, Seguridad y Salud en el Trabajo de CERRADURAS NACIONALES
S.A.C.
3. REFERENCIA
3.1. Ley N° 30222 Modifica la Ley N° 29783 Ley de Seguridad y Salud en el Trabajo.
3.2. Decreto Supremo N° 006-2014-TR. Modifican el reglamento de la Ley N° 29783
3.3. Ley 29783 Seguridad y Salud en el Trabajo.
3.4. DS-005-2012-TR Reglamento Ley 29783 de Seguridad y Salud en el Trabajo.
3.5. Resolución Ministerial N° 050-2013-TR. Aprueba formatos referenciales que contemplan
la información mínima que deben contener los registros obligatorios del SGSST.
3.6. Norma ISO 9000:2015. Sistemas de Gestión de la Calidad. Fundamentos y Vocabulario.
3.7. Norma ISO 9001:2015. Sistemas de Gestión de la Calidad. Requisito.
3.8. Norma Técnica Peruana NTP – ISO 9001:20015. Sistemas de gestión de la calidad –
Requisitos
4. RESPONSABLES
4.1. Gerencia General
 Hacer cumplir este procedimiento.
4.2. Coordinador de Seguridad y Salud en el Trabajo
 Administrar, controlar y difundir el procedimiento.
 Asegurar que el procedimiento se cumpla.
 Asegurar que los documentos generados para el Sistema de Gestión Integrado de
Calidad, Seguridad y Salud en el Trabajo se actualicen.
4.3. Personal de CERRADURAS NACIONALES S.A.C.
 Implementar y cumplir los lineamientos establecidos en el procedimiento
5. DEFINICIONES
 Actividad: Conjunto de tareas que deben realizarse para completar una actividad
específica.
 Actualización documentaria: Toda modificación de un documento.
 Archivo Central: Lugar donde se guardará toda la documentación del Sistema de
Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional.
 Backup: Respaldo de la información en medios electrónicos.
 Cambio: Modificación significativa de un proceso, instalación o equipo ya existente.
 Control Documentario: Gestión formal de los elementos de soporte de Sistema Gestión
Integrado de Calidad, Seguridad y Salud en el Trabajo (SGI).
 Documento: Elemento de transmisión de información.
Nota 1: El medio de soporte puede ser papel, disco magnético, electrónico u óptico, fotografía o muestra
patrón o una combinación de éstos.
 Documento Controlado: Documento sujeto a controles que impiden el uso no
intencionado de versiones obsoletas o defectuosas del mismo.
 Documento No controlado: Documento, generalmente una copia informativa, que no
está sujeto a controles que impidan el uso no intencionado de versiones obsoletas o
defectuosas.
 Documento Externo: Todo documento cuyo origen es ajeno a la empresa y puede ser
usado como referencia para la gestión interna.


Versión: 02
 Documento Obsoleto: Documento que ha perdido su vigencia debido a la aprobación

de una nueva versión o haber sido dado de baja.
 Formato: Documento que indica la información que debe registrarse para mantener
evidencia de la realización de un proceso, actividad o tarea. Cuando el formato contiene
datos y/o información se convierte en registro.
 Información: Datos que poseen significado.
 Información documentada: Información que una organización tiene que controlar y
mantener, y el medio que la contiene.
 Instructivo: Es un documento que describe en forma detallada cada paso de una tarea
determinada, clarificando la forma de realizarla, siguiendo una secuencia lógica que
permite evitar errores en el proceso de ejecución. Generalmente se constituye en un
elemento de apoyo de un procedimiento. Indica el ¿Cómo se lleva a cabo? Es corto, de
fácil lectura y entendimiento, puede contener imágenes y otros elementos para ayudar a
la comprensión.
 Manual: Es un documento que contiene instrucciones detalladas y precisas para realizar
de forma ordenada y sistemática, las atribuciones, funciones, procedimientos y
actividades, en concordancia con los objetivos y políticas de la Entidad. Un Manual
también puede contener un compendio de documentos normativos, aprobados con
anterioridad, y que se considera conveniente agruparlos para facilitar su acceso y
disponibilidad para los usuarios.
 Medio de Soporte: Papel, archivos electrónicos, fotografía, USB, video, muestra patrón
o una combinación de estos, entre otros.
 Lista de Distribución: Relación del personal que recibirá documentos del Sistema de
Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional.
 Lista Maestra de Documentos: Relación de documentos del Sistema de Gestión de
Seguridad y Salud Ocupacional, internos y externos, que estarán registrados en el
formato “LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS”
 Política: Es un conjunto de principios generales o directrices expresadas por la Alta
Dirección de la Entidad, de cumplimiento obligatorio en la toma de decisiones, a nivel
institucional.
 Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.
 Reglamento: Es un conjunto ordenado de reglas o preceptos de carácter general
dictada por la Alta Dirección de la Entidad y de cumplimiento obligatorio. No incluye
aquellos reglamentos establecidos por norma legal.
 Registro: Elemento de evidencia de una actividad o resultado.
Nota 1: Los registros pueden utilizarse, por ejemplo, para formalizar la trazabilidad y para proporcionar
evidencia de verificaciones, acciones preventivas y acciones correctivas.
Nota 2: En general los registros no necesitan estar sujetos al control del estado de revisión.
 Versión: Identifica el número de ediciones que ha tenido el documento, es decir cuántas
veces se ha modificado
6. GENERALIDADES
6.1. Aspectos Generales
 El procedimiento para la elaboración, revisión, aprobación y difusión de los documentos
de gestión se encuentra regulado por las normas vigentes en la materia; sin embargo,
para efectos del control de vigencia de tales documentos, se empleará el FO.03-PA-SGI-
008 “Lista Maestra de Documentos Internos” que forma parte del presente
procedimiento.
 Todo documento aprobado entrará en vigor a partir del día siguiente de su aprobación,
salvo disposición contraria dispuesta en el documento de aprobación o en el mismo
documento.
 Los documentos vigentes y controlados se encuentran a disposición, en formato digital,
tanto para consulta como para impresión en el servidor de la empresa.
 Todo trabajador puede sugerir cambios a los documentos del SGI.
 Todo cambio puede tener su origen en:
o Evaluación de riesgos.
o Gestión del cambio.


Versión: 02
o
Acuerdos realizados por la Gerencia General (GG), Gerencias, Comités o
Jefaturas de Áreas.
o Resultado de revisiones del SGI de la empresa.
o Requerimientos legales.
o Compromisos suscritos.
o Investigaciones de Incidentes o Accidentes.
o Cambios en la estructura de la Empresa.
o Otros.
 Como mínimo una (1) vez al año, los/as Dueño/as del Proceso deben informar al SGI
sobre el estado de los Documentos (su ratificación o modificación). En caso de no
hacerlo, el SGI informará a la Gerencia General, a fin de que se adopten las medidas
necesarias
6.2. De la elaboración y modificación de la propuesta de Documentos Internos

 El/la Dueño/a del Proceso que identifique la necesidad de elaborar un Documento o
modificar uno ya existente, procede conforme a las actividades establecidas en el
numeral 7, y considerando los lineamientos del presente procedimiento.
 El/la Dueño/a del Proceso remitirá la propuesta del Documento Interno nuevo, para su
revisión por parte del SGI y de las Jefaturas y/o Gerencias respectivas para que estas
emitan sus observaciones y/o recomendaciones y/o conformidad al mismo.
 Se registrará la solicitud de cambio utilizando el formato FO.01-PA-SGI-008 “Solicitud de
elaboración o modificación de documentos”, que será solicitado al Área SGI.
 El encargado del área del SGI elevara a la Gerente General todas las solicitudes.
 La respuesta del cambio se registrará en la solicitud * para su conformidad y aprobación,
en un plazo no mayor de 30 días.
 El área del SGI comunicará a la persona que propuso el cambio el resultado de su
solicitud.
 Dicho registro será enviado al área de SGI para que sea archivado.
 Las modificaciones realizadas a los documentos durante las revisiones serán
adicionadas en los mismo con la siguiente característica:
o Texto nuevo en letra azul (RGB 0-0-255)
o Texto eliminado (*)
Los registros son un tipo especial de documento que se gestionan de acuerdo con el
procedimiento PA-SGI-09 Control de Registros
6.2.1.Del encabezado de página

 Se consigna en la parte superior de todas las páginas, en el espacio comprendido
entre el borde del papel y el margen superior.
 Éste se repite de forma automática en todas las páginas del documento.
 Debe contener lo siguiente:
Tipo de Versión del documento

documento Código del (De tratarse de un documento

(Arial 10 en documento nuevo, comienza con 01, Arial 8)
(Arial 10 en
Código: PA-SGI-008
SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO Versión: 02
ELABORACIÓN, MODIFICACIÓN Y F. Aprobación: dd/mm/aaaa
Página: X de Y24
Donde “x” Fecha de

Logo de la Gerencia o área Título del aprobación
empresa
 duela del documento
representa la
(Arial 8)
proceso página actual y la
(Arial 10 en
“y” el número total
de páginas (Arial
10)

Versión: 02
 En el caso de la Política del Sistema de Gestión y de los documentos tipificados

como “Otro Documento”, queda a discreción la inclusión o exclusión del
encabezado.
6.2.2.Del pie de página

 Se consigna en la parte inferior de todas las páginas, en el espacio comprendido
entre el borde del papel y el margen inferior. Éste se repite de forma automática en
todas las páginas del documento y debe contener lo siguiente:
Este documento impreso no está controlado. (Arial 8 en

Usted es responsable de verificar que tiene la última versión. negrita)
6.2.3.De la Estructura de los Documentos del SGI

 Los documentos del SGI deben presentar como mínimo la siguiente estructura:
TIPOS DE DOCUMENTOS
ESTRUCTURA
PROGRAMA PROCEDIMIENTO PLAN MANUAL INSTRUCTIVO
Caratula
Índice
Introducción 1
Objetivo 1 1 1 2 1
Alcance 2 2 2 3 2
Referencia 3 3 3 4
Responsables 4 4 4
Definiciones 5 5 5 5
Generalidades 6
Desarrollo 6 7 6 6 3
Cronograma 7 7
Registros 8 8 8
Tabla de control de
9 7 4
cambios
Anexos 9 10 9 8 5
 Se debe colocar la frase: “No aplica”, en caso de que algún subtítulo de la

estructura de los Documentos del SGI no corresponda o aplique desarrollar.
 No debe eliminarse ningún subtítulo de la estructura; sin embargo, podrán
agregarse los que se considere necesario.


Versión: 02
 La estructura de los Documento del SGI tipificados como “Otros Documentos”, es

determinada por el usuario, que lo elabora.
 Los tipos de Documentos del SGI son identificados y definidos en el Anexo Nº 1 –
Tipos de documentos, siglas y definiciones.
6.2.4.De la identificación de los Documentos Internos

 Los tipos de documentos internos establecidos en CERRADURAS NACIONALES
S.A.C., se encuentran detallados en el Anexo Nº 1: Tipos de Documentos Internos.
 Todos los documentos internos serán identificados por su título, código y/o versión,
de ser el caso.
 La codificación de los documentos deberá realizarse de acuerdo con lo siguiente:
XX–XXX–XXX–XXX
(d) Número correlativo
(c) Sigla del proceso cuando aplique
(b) Sigla de Gerencia o Área
(a) Tipo de documento
Descripción de campos:
a) Código de tipo de documento: Campo alfabético de dos (2) caracteres que
representa el tipo de documento. Ver Anexo Nº 1: Tipos de Documentos Internos.
b) Sigla de Gerencia o Área: Campo alfabético que identifica la sigla de la gerencia o
área que administra y/o emite el documento. Ver Anexo N°3: Gerencias, Jefaturas y
áreas – Siglas
c) Sigla del proceso nivel 0: Campo alfabético de tres (3) caracteres que indica el
nombre del proceso (Nivel 0) cuando aplique, al cual hace referencia el documento.
d) Número correlativo: Campo numérico de tres (3) dígitos representados por un
número secuencial que identifica al documento.
6.3. De la revisión y aprobación de los Documentos Internos

 Los Documentos Internos son aprobados mediante firma en el apartado ubicado en la
caratula (primera hoja del documento) se consigna la firma de las personas que
participaron en la elaboración, revisión y aprobación del Documento, según lo dispuesto
en el Anexo N° 6 – Carátula de los Documentos del SGI.
 Los niveles de elaboración, revisión y aprobación se encuentran definidos en el Anexo
N° 3 – Conformidad y niveles de elaboración, revisión y aprobación.
 La Política del Sistema de Gestión es aprobada mediante acta del Comité de Seguridad
y Salud en el Trabajo
6.4. De la difusión y publicación de Documentos Internos

 Los Documentos aprobados mediante la firma en la primera hoja del documento en la
sección “Aprobado por”, son publicados en el Servidor Institucional o en la intranet, de
corresponder.
 Los Documentos que no se encuentran vigentes, son retirados del servidor o de la
intranet, para ser reemplazados por los Documentos vigentes.
 El SGI hace de conocimiento a través del correo electrónico institucional, la aprobación o
modificación de los Documentos Internos.
 Los/as Dueño/as del Proceso deben adoptar las acciones necesarias a fin de asegurar la
apropiada difusión del documento aprobado al personal a su cargo, para su
conocimiento y aplicación
6.5. De la conservación de los Documentos Internos


Versión: 02
 Los Documentos del SGI son controlados en formato digital. Los documentos físicos son
considerados como copias no controladas.
 La versión final digital editable de los Documentos Internos que fueran nuevos,
actualizados o no vigentes o dejados sin efecto, son custodiados por el SGI.
 Los Documentos Internos no vigentes o dejados sin efecto son conservados en formato
digital por SGI.
6.6. De la modificación de los documentos Internos

 Los Documentos Internos deben ser revisados como mínimo una (1) vez al año por el
área o Gerencia que lo elaboró, con el fin de verificar su vigencia o la pertinencia de su
aplicación; sin perjuicio de ello, área o Gerencia podrá sustentar modificaciones con
menor periodicidad cuando así lo considere pertinente.
 Corresponde al/la Dueño/a del Proceso proponer la modificación de un Documento, de
conformidad con los lineamientos señalados en el presente procedimiento.
 Por su naturaleza, los Documentos Internos deben ser actualizados, entre otras razones,
cuando se modifique total o parcialmente el marco legal que los sustente, regule o limite.
 La solicitud de modificación de un Documento debe sustentar adecuadamente la
necesidad de dicha actualización. FO.01-PA-SGI-008 “Solicitud de elaboración o
modificación de documentos” para la elaboración, modificación o para dejar sin efecto un
Documento Interno.
 La versión de los Documentos Internos es actualizada con cada modificación.
 El SGI controla las versiones de los Documentos que sean modificados a través de la
Lista Maestra de Documentos Internos (FO.03-PA-SGI-008). Ver el Anexo N° 9 –
Formato de Lista Maestra de Documentos Internos
6.7. Del control de cambios de los documentos Internos

 La modificación de los Documentos Internos respecto a su versión anterior, son
registrados en la Tabla de control de Cambios, según lo establecido en la siguiente tabla:
 En la Tabla de control de Cambios, se registra como mínimo los cambios de la propuesta

del Documento comparado con el Documento vigente, quedando a discreción del órgano
o unidad que elaboró la propuesta de Documento, el registro de los cambios de las
versiones anteriores.
 Para el caso de las Políticas del Sistema de Gestión y los documentos tipificados como
“Otros Documentos”, el control de cambios puede realizarse por comparación entre la
versión no vigente o que fuera dejado sin efecto y la versión vigente.
 Cada cambio de versión de un Documento Interno implica una actualización de la Lista
Maestra de Documentos Internos (FO.03-PA-SGI-008). Ver el Anexo N° 9 – Formato de
Lista Maestra de Documentos Internos
6.8. De los criterios de forma y estilo


Versión: 02
 Cuando se utilicen siglas o acrónimos, al menos la primera vez se debe escribir las
palabras completas, seguida dentro de un paréntesis por la sigla o acrónimo
correspondiente.
 Para otros criterios, ver el Anexo N° 5 - Lineamientos Generales
6.9. Del control de los registros

 Los registros son un tipo especial de documento que se gestionan de acuerdo con el
procedimiento PA-SGI-009 Control de Registros.
 El/la Dueño/a del Proceso, identifica los registros generados y actualiza la Lista
Maestra de Registros (FO.01-PA-SGI-009). Ver Anexo N° 10 Lista Maestra de
Registros.
 Los registros deben tener las siguientes características:
o Veraces: Describir lo que realmente sucedió, pasó u ocurrió.
o Oportunos: Se debe realizar en tiempo real, para evitar perdida de información
por el paso del tiempo.
o Claros: Ser entendible para todos.
o Coherentes: En lo que respecta a fechas.
o Legibles.
o No alterable: Evitar tachones, enmendaduras, uso de correctores, etc.
 Cada Dueño/a del Proceso es responsable de la protección y almacenamiento y
preservación de los registros físicos y virtuales.
7. DESARROLLO
7.1. Requisitos de inicio del procedimiento
Descripción del requisito Fuente

Solicitud (correo electrónico y FO.01-PA-SGI-008 Solicitud de elaboración o
Dueño/a del
modificación de documentos) de elaborar o modificar un Documento del Sistema de
Proceso
Gestión Integrado Calidad, Seguridad y Salud en el Trabajo.
7.2. Proceso relacionado

 Todos los procesos identificados en el inventario de procesos vigente que requieran
elaborar, modificar o dejar sin efecto un Documento Interno.
7.3. Diagrama de flujo


Versión: 02
7.4. Descripción de las actividades
Gerencia /
N
Descripción Jefatura / Responsable Registros
°
Área
Actos preparatorios
Identificar e informar la necesidad Gerencia, área Dueño/a del Proceso FO.01-PA-SGI-008
de elaborar/modificar un responsable Solicitud de
documento. del proceso elaboración o
El/la Dueño/a del Proceso determina modificación de
la necesidad de elaborar o modificar documentos
un documento y lo comunica mediante
1
correo electrónico haciendo uso del
formato FO.01-PA-SGI-008 Solicitud
de elaboración o modificación de
documentos, dirigido al/la
Coordinador/a del SGI
Continua con la siguiente actividad.
Elaborar o Modificar Documento
Elaborar la propuesta del Gerencia, área Dueño/a del Propuesta del
Documento Interno. responsable Proceso. Documento Interno
El Documento Interno es elaborado o del proceso Responsable de la
2 modificado según lo establecido en elaboración o
los numerales 6.1 y 6.2 del presente modificación del
procedimiento. Continua con la documento.
siguiente actividad.
3 Aprobar preliminarmente la Gerencia, área Dueño/a del Acta
propuesta del Documento Interno responsable Proceso. (FO.02-PA-SGI-
La propuesta de Documento Interno del proceso Responsable de la 008)
es aprobada preliminarmente por el elaboración o
área dueña del proceso, a través de la modificación del
suscripción del Acta (FO.02-PA-SGI- documento.


Versión: 02
Gerencia /
N
°
Área
002). Anexo N° 8 - Formato de Acta
de Reunión
¿Es un documento nuevo?
Si. Continua con la siguiente
actividad.
No. Continua en la Actividad N° 5
Codificar la propuesta del Sistema de Coordinador/a del SGI Propuesta de
Documento Interno Gestión Documento con
El/la Coordinador/a del SGI consigna Integrado código asignado.
un código en el encabezado del Lista Maestra de
Documento Interno, considerando Documentos
los criterios establecidos en el Internos
numeral 6.2.4; y actualiza la Lista (FO.03-PA-SGI-
4 Maestra de Documentos Internos 008)
(FO.03-PA-SGI-008). Ver el Anexo
N° 9 - Formato de Lista Maestra de
Documentos Internos.
Una vez codificado el Documento, se
remite la propuesta con la codificación
asignada al/la Gerencia/Jefatura para
su revisión.
Dar conformidad a la propuesta del Gerencia, área Gerencia/Jefatura Propuesta del
DGI responsable Dueño/a del proceso Documento con la
El/la Gerencia o Jefatura Dueño/a del del proceso firma electrónica en
Proceso da su conformidad, a la el apartado
propuesta del documento, mediante “elaborado por:”
5 firma en el apartado “elaborador por”,
de acuerdo con lo detallado en el
Anexo N° 3 - Conformidad y niveles de
elaboración, revisión y aprobación.
Continuar en la Actividad siguiente.
Revisión de Documento
Revisar la propuesta del DGI Gerencia, área Gerencia/Jefatura Propuesta de
El/los Gerentes/Jefes de área, en el responsable Dueño/a del proceso documento con la
marco de su competencia, revisa la del proceso firma en el
propuesta del documento. De apartado “revisado
encontrarse conforme, suscribe por:”
mediante firma en el apartado
6 “revisado por”, según lo descrito en el
Anexo N° 3 - Conformidad y niveles de
elaboración, revisión y aprobación.
De existir alguna observación,
coordina, con el/la Dueño/a del
Proceso o con su representante la
subsanación de la observación
Subsanar las observaciones Gerencia, área Gerencia/Jefatura
7 Vuelve a la Actividad N° 2, para la responsable Dueño/a del proceso
subsanación de observaciones. del proceso
Aprobación de Documento
Revisar los documentos y aprobar Gerencias Gerente General Documento
la propuesta de Documento Interno. Gerente Comercial y aprobado con la
Revisa la propuesta del documento Finanzas firma en el apartado
8
interno y de no encontrar Gerente de “aprobado por:”
observaciones lo aprueba mediante Producción y
firma en el apartado “aprobado por” Calidad
Subsanar las observaciones Gerencia, área Gerencia/Jefatura
9 Vuelve a la Actividad N° 2, para la responsable Dueño/a del proceso
subsanación de observaciones. del proceso
Custodiar Documento


Versión: 02
Gerencia /
N
°
Área
Custodiar y registro de los Sistema de Coordinador/a del Lista Maestra de
Documentos Internos Gestión SGI Documentos
Los Documentos vigentes y no Integrado Internos (FO.03-PA-
vigentes, así como los que fueran SGI-008)
dejados sin efecto, en su versión Correo electrónico
original son custodiados por el (de corresponder)
Sistema de Gestión Integrado.
10 Los Documentos no vigentes o
dejados sin efecto son archivados en
la carpeta que los identifica como tal.
Luego, se actualiza la Lista Maestra
de Documentos Internos (FO.03-PA-
SGI-008) (Ver el Anexo N° 9 –
Formato de Lista Maestra de
Documentos Internos)
Difusión de Documento
Publicación y difusión de Sistema de Coordinador/a del Documento
Documentos Gestión SGI aprobado con firma
11 Para la publicación, se considera lo Integrado de Gerente General
detallado en el numeral 6.4. o Gerente de área
usuaria
Solicitar la difusión masiva al Sistema de Coordinador/a del Correo electrónico
correo electrónico de los/as Gestión SGI (de corresponder)
servidores/as de CENASAC. Integrado
Una vez publicado el Documento, el/la
12
Coordinador/a del SGI, solicita la
difusión de los procedimientos nuevos
y/o modificados a los correos
corporativos de CENASAC.
Difundir Documento aprobado Sistema de Coordinador/a del Correo electrónico
Mediante correo electrónico, difunde el Gestión SGI
13
documento aprobado a usuarios de la Integrado
empresa
8. REGISTROS
 FO.01-PA-SGI-008 Solicitud de elaboración o modificación de documentos
 FO.02-PA-SGI-008 Acta de Reunión
 FO.04-PA-SGI-008 Lista Maestra de Documentos Internos
 FO.05-PA-SGI-008 Lista Maestra de Documentos Externos
9. TABLA DE CONTROL DE CAMBIOS
Versión Fecha Detalle de Cambios
2 Dd/mm/aaaa Se modificó el nombre del documento

Se modificó codificación de documento
Del numeral 1 y 2 se modificó “SIG-SSO” por “Sistema de Gestión
Integrada Calidad, Seguridad y Salud en el Trabajo”
Del Numeral 3 se añadió Normativas ISO 9001
Del numeral 4.2 se modificó “SIG-SSO” por “Sistema de Gestión Integrada
Calidad, Seguridad y Salud en el Trabajo”
Del Numeral 5 se han añadido nuevas definiciones
Del numeral 6 se ha restructurado de la siguiente manera: 6.1 Aspectos
Generales, 6.2 De la elaboración y modificación de la propuesta de


Versión: 02
Documentos Internos, 6.3 De la revisión y aprobación de los Documentos

Internos, 6.4 De la difusión y publicación de Documentos Internos, 6.5 De
la conservación de los Documentos Internos, 6.6 De la modificación de los
documentos Internos, 6.7 Del control de cambios de los documentos
Internos, 6.8 De los criterios de forma y estilo, 6.9 Del control de los
registros
Del numeral 7 se ha restructurado de la siguiente manera: 7.1 Requisitos
de inicio del procedimiento, 7.2 Proceso relacionado, 7.3 Diagrama de
flujo, 7.4 Descripción de las actividades.
Del numeral 8 se han actualizado los registros
Del numeral 9 se ha incluido la tabla de control de cambios.
10. ANEXOS
10.1. Anexo N° 1 – Tipos de documentos, siglas y definiciones

10.2. Anexo N° 2 – Dependencias y áreas – Siglas
10.3. Anexo N° 3 – Conformidad y niveles de elaboración, revisión y aprobación
10.4. Anexo N° 4 – FO.01-PA-SGI-008 Solicitud de elaboración o modificación de
documentos
10.5. Anexo N° 5 – Lineamientos Generales
10.6. Anexo N° 6 – Caratula del documento
10.7. Anexo N° 7 – FO.02-PA-SGI-008 Acta de Reunión
10.8. Anexo N°8 – FO.03-PA-SGI-008 Codificación de Documentos
10.9. Anexo N° 9 – FO.03-PA-SGI-008 Lista Maestra de Documentos Internos
10.10. Anexo N° 10 – FO.04-PA-SGI-008 Lista Maestra de Documentos Externos
10.11. Anexo N° 11 – FO.01-PA-SGI-009 Lista Maestra de Registros
Anexo N° 1 – Tipos de documentos, siglas y definiciones
TIPO DOCUMENTO SIGLAS
MANUAL MA
PROCEDIMIENTO OPERATIVO PO
PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO PA
REGLAMENTO RE
ESTANDAR ES
PLAN PL
POLITICA PO
PROGRAMA PR
FORMATO FO
INSTRUCTIVO ADMINISTRATIVO IA


Versión: 02
INSTRUCTIVO OPERATIVO IO
FLUJOGRAMAS FL
DIRECTIVA ADMINISTRATIVA DA
DIRECTIVA OPERATIVA DO
DOCUMENTOS VARIOS (COMUNICADOS, BOLETINES, ETC) DV
Anexo N° 2 – Dependencias y áreas – Siglas
DEPENDENCIA, ÁREA SIGLAS

DIRECTORIO DIR
GERENCIA GENERAL GG
CONTABILIDAD CON
RECURSOS HUMANOS RR.HH
LOGISTICA LOG
MANTENIMIENTO MTTO
GERENCIA DE PRODUCCIÓN Y CALIDAD GPCa
GERENCIA ADMINISTRATIVA Y COMERCIAL GAC
SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO SST
ALMACEN ALM
ALMACEN PP APP
ALMACEN PT APT
VENTAS VEN
SALUD OCUPACIONAL SO
SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO SGI
CALIDAD Y MEJORA CONTINUA CaMC
COMITÉ DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO CSST
Anexo N° 3 – Conformidad y niveles de elaboración, revisión y aprobación


Versión: 02
Elaboración Revisión Aprobación

Políticas
Sistema de
Comite de Gerencia
Gestión Comite de SST
Gerencia General
Integrado
Reglamentos
Sistema de
Comite de
Gestión
Gerencia
Comite de SST
Integrado
Programas
Planes y
Sistema de
Comite de
Gestión
Gerencia
Comite de SST
Integrado
Procedimientos,
Estandares
Manuales,
Sistema de G. General /
Dependencia / Comite de
Gestión Gerencia Área
Área Usuaria Gerencia
Integrado Usuaria
Instructivos /
Directivas
Dependencia /
Área Usuaria
Integrado Usuaria
Flujogramas
Dependencia /
Área Usuaria
Integrado Usuaria
Formatos
Dependencia /
Área Usuaria
Integrado Usuaria


Versión: 02
Anexo N° 4 – FO.01-PA-SGI-008 Solicitud de elaboración o modificación de documentos
Código: FO.01-PA-SST-008
SOLICITUD DE ELABORACIÓN O
Versión: 02
MODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS
Fecha de aprob:
DATOS DEL DOCUMENTO

Tipo:
Titulo: Fecha: / /
Código:
Departamento:
PROPUESTA DE CAMBIO
EVALUACION REALIZADA
DATOS DEL SOLICITANTE DATOS DEL RESPONSABLE DEL SGI

Nombre: Nombre:
Cargo: Cargo:
Departamento / Area: Departamento / Area:
Fecha: ____/____/_____ Fecha: ___/____/____


Versión: 02
Anexo N° 5 – Lineamientos Generales
Uso de
Procesador de Microsoft Word versión 2010 en adelante
Texto
Idioma Español
Fuente Arial 10, texto justificado
Interlineado Tipo sencillo
Redacción  Preciso, sencillo y de fácil comprensión.
 Usar palabras y frases sencillas.
 En tercera persona y en tiempo presente, usando verbos infinitivos
(terminan en “ar” “er” “ir”). Ejemplo: Proponer, elaborar, revisar, etc.
Evite usar: Gerundios, adverbios terminados en mente, verbos en futuro.
 Se debe identificar utilizando numerales o literales.
 Utilizar los mismos términos en todo el DGI.
 No iniciar ni finalizar dos párrafos seguidos con la misma palabra.
 Explicar las siglas; no dar por hecho que todos las conocen.
Márgenes Todos los Documentos deben mantener los márgenes indicados a
continuación, con excepción de las tablas y gráficos utilizados, los cuales
pueden elaborarse según lo que el usuario considere necesario.
✓ Superior: 3.0 cm
✓ Inferior: 2.5 cm
✓ Izquierda: 2.5 cm
✓ Derecha: 2.5 cm
✓ Encabezado: 2.0 cm
✓ Pie de página: 2.0 cm
Estilo de los  Para la denominación de los cuadros, gráficos y tablas de contenido,
cuadros, gráficos, debe considerarse en fuente Arial, y formato negrita.
tablas de  Los títulos se deben escribir en fuente Arial, tamaño 10, formato negrita
contenido y notas y mayúscula inicial.
 Las notas y ejemplos se deben escribir en fuente Arial, tamaño 8 y
numeradas.
Sugerencias de  Procurar no repetir palabras en un mismo párrafo.

estilo  Evitar repetir el texto que fue incluido en otra parte del documento o que
forma parte de otros DGI aplicables al mismo tema.
 Evitar las oraciones combinadas (donde varias oraciones se juntan con
conectores como “que”, “por lo tanto”, “y”).
 Evitar el uso de las mayúsculas. • Limitar el uso de expresiones como
“sin embargo”, “por un lado”, “además”, “etcétera”.
 Separe sus ideas, trate de comunicar una sola idea completa en cada
oración.
 Las oraciones que dicen lo que no debemos hacer no siempre ayudan a
saber lo que sí debemos hacer, por lo tanto, no nos permiten actuar.
Escribir oraciones que afirman en lugar


Versión: 02
Anexo N° 6 – Caratula del documento


Versión: 02
Logo de la
empresa
Nombre del Documento

(Arial 22 en mayúsculas
y negrita)
PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO- PA-SGI-008
Versión: 02
Tipo de Documento y Versión del Documento

código (Arial 14 en (Arial 12 en minúscula y
mayúsculas y negrita) negrita)
Cajetín de firmas (Arial

10 en minúsculas)
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Nombres y apellidos de quien Nombres y apellidos de quien Nombres y apellidos de quien

elabora revisa aprueba
Cargo de quien elabora Cargo de quien revisa Cargo de quien aprueba
Fecha: ___/____/____ Fecha: ___/____/____ Fecha: ___/____/____
Anexo N° 7 – FO.02-PA-SGI-008 Acta de Reunión


Versión: 02


Versión: 02
Anexo N° 8 – FO.03-PA-SGI-008 Codificación de Documentos


Versión: 02
SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO Código: FO.03-PA-SGI-008
CODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS Versión: 02
TIPOS DE DOCUMENTOS - ÁREA F. Aprobación:
1. TIPO DE DOCUMENTO
CODIGO DE DOCUMENTO
TIPO DOCUMENTO ABREV.
MANUAL MA
PROCEDIMIENTO OPERATIVO PO
PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO PA
REGLAMENTO RE
ESTANDAR ES
PLAN PL
POLITICA PO
PROGRAMA DE GESTION PR
FORMATO FO
INSTRUCTIVO ADMINISTRATIVO IA
INSTRUCTIVO OPERATIVO IO
FLUJOGRAMAS FL
DIRECTIVA ADMINISTRATIVA DA
DIRECTIVA OPERATIVA DO
DOCUMENTOS VARIOS (COMUNICADOS, BOLETINES , ETC) DV
2. CODIGO DE AREA
CODIGO DE AREA
DEPENDENCIA, ÁREA SIGLAS
DIRECTORIO DIR
GERENCIA GENERAL GG
CONTABILIDAD CON
RECURSOS HUMANOS RR.HH
LOGISTICA LOG
MANTENIMIENTO MTTO
GERENCIA DE PRODUCCIÓN Y CALIDAD GPCa
GERENCIA ADMINISTRATIVA Y COMERCIAL GAC
SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO SST
ALMACEN ALM
ALMACEN PP APP
ALMACEN PT APT
VENTAS VEN
SALUD OCUPACIONAL SO
SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO SGI
CALIDAD Y MEJORA CONTINUA CaMC
COMITÉ DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO CSST
Anexo N° 9 – FO.04-PA-SGI-008 Lista Maestra de Documentos Internos


Versión: 02
Ultima Actualización:
DESCRIPCION
Código: FO.04-SGI-008
F. de aprobación:
Versión: 02
REGISTROS
VERSION
CÓDIGO
OBSERVACIÓN
LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS INTERNOS
SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO
FORMATO
DESCRIPCION
DOCUMENTO
APORBACION
FECHA DE
VERSION
CÓDIGO
Responsable del Registro:
DOCUMENTO
TIPO DE
ITEM
Anexo N° 10 – FO.05-PA-SGI-008 Lista Maestra de Documentos Externos


Versión: 02
OBSERVACIÓN
Código: FO.05-PA-SGI-008
Fecha de aprobación:
Versión: 02
VERSIÓN / REVISIÓN /
MODIFICACIÓN
LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS EXTERNOS
NOMBRE DEL DOCUMENTO

FORMATO
CÓDIGO
FECHA DE EMISIÓN
ITEM
10
1
Anexo N° 11 – FO.01-PA-SGI-009 Lista Maestra de Registros

FORMATO Código: FO.03-SGI-008
SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO Versión: 02
LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS INTERNOS F. de aprobación:
Fecha de Almacenamiento Responsable del Tiempo de

Ítem Código Versión Nombre del Registro Disposición
Aprovación Físico Digital Registro Retención
1
2
3
4
5
6
7

8
9

10
11

12
13
Versión: 02
14
F. Aprobación:
15
Página: 24 de 24
Código: PA-SGI-008

Pa-Sgi-008 Elaboración, Modificación y Control de Documentos Internos

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Pa-Sgi-008 Elaboración, Modificación y Control de Documentos Internos

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ELABORACIÓN, MODIFICACIÓN Y

CONTROL DE DOCUMENTOS INTERNOS

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Ricardo González Aspajo Victor Larco Kruger Leyter Sandoval Cotrina

Fecha: 02/03/2022 Fecha: ___/____/____ Fecha: ___/____/____

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SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO Código: PA-SGI-008

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 Documento Obsoleto: Documento que ha perdido su vigencia debido a la aprobación

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6.2. De la elaboración y modificación de la propuesta de Documentos Internos

6.2.1.Del encabezado de página

Tipo de Versión del documento

Donde “x” Fecha de

SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO Código: PA-SGI-008

 En el caso de la Política del Sistema de Gestión y de los documentos tipificados

6.2.2.Del pie de página

Este documento impreso no está controlado. (Arial 8 en

6.2.3.De la Estructura de los Documentos del SGI

 Se debe colocar la frase: “No aplica”, en caso de que algún subtítulo de la

Este documento impreso no está controlado.

SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO Código: PA-SGI-008

 La estructura de los Documento del SGI tipificados como “Otros Documentos”, es

6.2.4.De la identificación de los Documentos Internos

(d) Número correlativo

(c) Sigla del proceso cuando aplique

(b) Sigla de Gerencia o Área

(a) Tipo de documento

6.3. De la revisión y aprobación de los Documentos Internos

6.4. De la difusión y publicación de Documentos Internos

6.5. De la conservación de los Documentos Internos

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6.6. De la modificación de los documentos Internos

6.7. Del control de cambios de los documentos Internos

 En la Tabla de control de Cambios, se registra como mínimo los cambios de la propuesta

6.8. De los criterios de forma y estilo

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6.9. Del control de los registros

Descripción del requisito Fuente

7.2. Proceso relacionado

7.3. Diagrama de flujo

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7.4. Descripción de las actividades

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9. TABLA DE CONTROL DE CAMBIOS

Versión Fecha Detalle de Cambios

2 Dd/mm/aaaa Se modificó el nombre del documento

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Documentos Internos, 6.3 De la revisión y aprobación de los Documentos

10.1. Anexo N° 1 – Tipos de documentos, siglas y definiciones

TIPO DOCUMENTO SIGLAS

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SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO Código: PA-SGI-008

DOCUMENTOS VARIOS (COMUNICADOS, BOLETINES, ETC) DV

Fecha: 02/03/2022 Fecha: _// Fecha: _//

Fecha: __//_ Fecha: _//

Fecha: _// Fecha: _/__/ Fecha: _//