Elaboracion y Control de La Informacion Documentada Del Sig

CODIGO: XXX-SIG- 01
VIDRIOS DE SEGURIDAD “VISEG” VERSION: 01

NIT:9004592745
FECHA: 08/03/2021
PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN Y
CONTROL DE LA INFORMACIÓN
DOCUMENTADA DEL SISTEMA INTEGRADO PAGINA: 1 DE 1
DE GESTIÓN
ELABORACION Y CONTROL DE LA INFORMACION DOCUMENTADA

DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION (SIG)
Grupo proyecto:
Luz Adriana Sánchez Guzmán
Oscar Javier Jiménez
María Isabel Figueroa Romero
Instructora: María del Pilar Lovera
Tecnólogo Gestión integrada de la Calidad, Medio Ambiente, Seguridad y Salud

ene le Trabajo.
2068284B
Centro de desarrollo Agroempresarial
Sede Chía
2021
OBJETIVO.
ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR :
Luz Adriana Sánchez Oscar ANALISTA HSEQ ALTA GERENCIA
Javier Jiménez
María Isabel Figueroa
CARGO: HSEQ
FECHA: 26/02/2021 FECHA: 26/02/2021 FECHA: 26/02/2021
CODIGO: XXX-SIG- 01
NIT:9004592745
FECHA: 08/03/2021
DE GESTIÓN
Establecer las directrices necesarias para la creación, actualización y control de los

documentos que VIDRIOS DE SEGURIDAD “VISEG” considera necesarios para el
correcto desempeño de sus actividades.
Definir las actividades y criterios necesarios para la adecuada elaboración, revisión,

aprobación, actualización y control de los documentos y registros generados por el
Sistema Integrado de Gestión de VIDRIOS DE SEGURIDAD “VISEG” para garantizar
así, su adecuada identificación, almacenamiento, conservación, recuperación, tiempo de
retención y su disposición final.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
 Asegurar que el procedimiento sea flexible, claro, sencillo y útil en la organización.

 Establecer los parámetros para la codificación, emisión, revisión, aprobación,
para facilitar su presentación, utilización y disposición final
 Describir el manejo de los documentos obsoletos.
 Establecer los parámetros para la elaboración, modificación o eliminación de la
información documentada.
 Elaborar formatos necesarios para la correcta implementación del procedimiento.
 Describir la retención y disposición final de la información documentada
ALCANCE.

Javier Jiménez
CARGO: HSEQ
CODIGO: XXX-SIG- 01
NIT:9004592745
FECHA: 08/03/2021
DE GESTIÓN
Aplica a la información documentada de origen interno y externo. Inicia con la
identificación de la necesidad de crear, modificar o eliminar información documentada y
termina con la difusión de los cambios realizados en los documentos del Sistema.
Este Alcance describe desde los aspectos de forma, redacción, hasta el contenido,
control y distribucion de la información documentada.
RESPONSABLES DEL DOCUMENTO (CARGO Y RESPONSABILIDADES)

Responsable Alta Gerencia
 Establecer la política que aplica para el control de la información documentada del SGI
 Delegar por escrito todo lo relacionado con el control de la información documentada
especificando métodos, deberes y responsabilidades
 Asignar a una persona encargada el Control de la información documentada quien tendrá la
autoridad para solicitar la colaboración del personal y ejercer supervisión sobre las tareas a
realizar.
Responsable Líderes de Proceso
 Apoyar y aportar de manera permanente en la implementación y mantenimiento del control de la
información documentada Sistemas de Gestión integrado
 Participar en las capacitaciones, asesorías y seguimientos relacionadas con el control de la
información documental
 Definir y ejecutar acciones correctivas y de mejora continua de acuerdo a las necesidades
 Liderar a su grupo y buscar mejoramiento en el cumplimiento del control documental
 Mantener actualizada y acorde a las necesidades del control documental
Administración del Sistema Integrado de Gestión

 Definir y ejecutar acciones correctivas y de mejora continua de acuerdo a las necesidades
 Realizar las asesorías y acompañamientos a los procesos que conforman el SIG en cuanto a
acciones de los planes de mejoramiento, auditorias, indicadores, documentación, planificación de
los procesos, estructura de nuevos procesos, entre otros
 Verificar la eficacia de la evaluación de la toma de conciencia en cada proceso
Equipos de Trabajo de los Procesos

 Planear y organizar las actividades del control de la información documentada

Javier Jiménez
CARGO: HSEQ
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DE GESTIÓN
 Desarrollar el proceso de equipo y las habilidades de sus miembros para un mejor desarrollo en
las actividades acordadas para el control documental en el SGI
Los responsables para garantizar la adecuada aplicación y ejecución del presente

procedimiento, ya que estos son los líderes de la organización teniendo acceso a la
documentación de la empresa.
DEFINICIONES
Aplican las definiciones contenidas en la norma NTC Iso 9000 Sistemas de Gestion de la
calidad Fundamentos y vocabulario.
 Caracterización: Es un proceso que logra planificar a nivel táctico el sistema de
gestión de calidad.
 Código: Es un mecanismo de detección de errores utilizado para verificar la
corrección de un dato, generalmente en soporte informático. Generalmente
consiste en uno o más caracteres numéricos o alfabéticos añadidos al dato
original y calculados a partir de este mediante un determinado algoritmo.
 Copia Controlada: Son aquellas copias que se publican a través de la
INTRANET (LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS) y las que en medio físico
se autoricen al responsable del proceso en los eventos que se justifique, para que
garantice el uso de la versión vigente del documento y prevenir el uso no
intencionado de documentos obsoletos
 Copia no Controlada: son copias de los “Documentos del Sistema Integrado de
Gestión” que no cumplen con las características de copias controladas, no
autorizados por el responsable del proceso.
 Distribucion: se relaciona con el flujo de los documentos al interior y al exterior
de la entidad. Sin interesar el medio de distribución de los documentos, se debe
contar con mecanismos de control y verificación de recepción y envío de los
mismos. (Manual de Gestion Documental-2020)
 Documento: Escrito que contiene datos que poseen información para evidenciar
algo y su medio de soporte. (Iso 9000/2015)
 Documentos Externo: (Iso 9000/2015)
 Documento Interno: Se establece como documento interno del Sistema
Integrado de Gestión, los siguientes:
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CARGO: HSEQ
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DE GESTIÓN
Manuales
Procesos y Procedimientos
Planes y Programas. (Iso 9000/2015)
 Documento Obsoleto: Documentos del Sistema Integrado de Gestión que han
perdido vigencia por modificación o derogación. (Iso 9000/2015)
 Formato: Plantilla que sirven para consignar datos generados de una actividad,
proporciona evidencia de esta o presenta resultados. (Iso 9000/2015)
 Instructivo: (Iso 9000/2015)
 Manual: Es el documento en el cual son establecidas y precisadas las funciones
que conforma la estructura organizativa de una empresa, En este sentido, el
manual contiene una descripción clara y detallada de la estructura y de las
unidades que integran una organización y todo lo relativo a sus
responsabilidades, tareas, atribuciones, facultades y funciones. (Iso 9001/2015)
 Listado Maestro: es la relación de los documentos del Sistema Integrado de
Gestión que se encuentran vigentes. .(Iso 9000/2015)
 Procedimiento: forma especificada para llevar a cabo una actividad o un
proceso. (Iso 9000/2015)
 Versión: identificación que se le da a cada una de las formas que adopta un
documento del Sistema Integrado de Gestión.
http://www.umc.edu.ve/pdf/calidad/normasISO/ISO%20
 https://sites.google.com/site/manualgestiondocumentalmipmes/4-trazabilidad-documental/4-3-
distribucion - :~:text=La%20distribuci%C3%B3n%20se%20relaciona%20con,y%20env%C3%ADo
%20de%20los%20mismos.
MARCO LEGAL Y/O NORMATIVO

Decreto Único Reglamentario 1072 / 2015: Por medio dl cual se expide el decreto
único reglamentario del sector trabajo art:2.2.4.6.13 conservación de documentos
NORMAS:
NTC ISO 9001/2015: SGC Numeral 7.5.2 creación y actualización
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DE GESTIÓN
Numeral 7.5.3 Control de la información Documentada
NTC ISO 14001/2015: SGA Numeral 7.5.2 creación y actualización
NTC ISO 45001/2018: SGSST Numeral 7.5.2 creación y actualización
GTC ISO 10013/2001: DOCUMENTACIÓN DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
Numeral 4 Documentación del SGC
Numeral 5 Procesos elaboración de la documentación
Numeral 6 Procesos de aprobación emsion y control de los documentos
Condiciones generales
 Cuando se determina que los documentos del sistema de gestión necesitan ser
eliminados, creados o actualizados, se debe realizar una solicitud al gerente en
persona o vía correo electrónico institucional. Formulario de solicitud de
eliminación, certificación o renovación de documentos. El gerente responderá a la
solicitud por correo electrónico de la agencia en un plazo de 5 días
Pautas para la identificación de necesidad de eliminar, crear y/o actualizar un documento
 Los consultores de HSEQ prepararán todos los documentos de VIDRIOS DE

SEGURIDAD VISEG el SIG con el apoyo del administrador, y prepararán
documentos si es necesario, y formularán requisitos detallados y pautas en el
proceso. dentro de consideración.
Buscar formato de requisitos para los documentos
 Los documentos y registros deben estar bien redactados y acordes con el

contenido. Si se hacen a mano, deben hacerse con línea de tinta negra. No se
deben utilizar lápices. Deben estar impresos con encabezados y pies de página.
Si se comete un error, al completar el error se trazará una línea horizontal sobre
el error con tinta roja y se colocarán las iniciales del responsable del error.

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Los registros de superficie plana no deben tener espacios y, cuando corresponda,
se trazará una línea horizontal con una línea de tinta negra en el espacio en
blanco para cerrar el registro y evitar realizar cambios en el documento.
Buscar formatos
 El gerente de la empresa VISEG será el encargado de establecer los registros y

las pautas de control documental, esta actividad debe realizarse siempre que se
genere un nuevo documento o cuando sea necesario, para ello se utilizará el
archivo de lista maestra que contiene todos los materiales relacionados con SIG.
 Codificacion: La codificación de los documentos para la empresa
VIDRIOS DE SEGURIDAD VISEG se realizara con base al mapa de
procesos
Anexo mapa de procesos
Ejemplo de cuadros de macro proceso procesos
 Encabezado: En todas deberá aparecer el cuadro que identifica el

documento y que contenga la siguiente información:
 Logo de la empresa
 Titulo del documento
 El código del Documento
 Numero del a página
 Cuerpo del documento: Para la redacción de los documentos del
SIG de la organización deben tenerse en cuenta los siguientes
aspectos: El texto de lols párrafos deben estar justificados a la
izquierda y la derecha y los títulos justificados hacia la izquierda, las
notas de pie de pagina deben escribirse en Arial 12 normal, para las
fechas se utiliza el formato dia-mes-año, utilizando solo números.
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DE GESTIÓN
Ejemplo: 11/03/2021
 Cuadro de Control de Cambios

Finalizando el documento en la ultima pagina se colocará una tabla con el control de
cambios, en el cual se indicará la versión, la descripción del cambio, quien lo realiza,
quien lo aprobó y la fecha que se realizó.
Ejemplo:
Imagen
 Pie de pagina:
El pie de pagina contiene tres casillas: laborado por- aprobado por- cada uno con
cargo y firma correspondiente, la letra utilizada será Arial 11 cursiva y centrada.
Ejemplo:
 Copia Controlada y no controlada

Una copia controlada es una copia del documento original. Si necesita generar
una copia controlada del documento, puede controlar estos cambios y
actualizaciones; el solicitante debe completar el formulario de solicitud de copia
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CARGO: HSEQ
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DE GESTIÓN
controlada (), especificar el destinatario o destino de la copia controlada, la copia
será entregada al responsable, y una vez aprobada la generación de la copia
controlada, la copia será entregada al solicitante a cargo por dicha persona.
Solicitud general Formato de copia
 Responsable de Revisar
La persona encargada de revisar los documentos es el gerente.
Una vez entregados los documentos, los revisará lo antes posible. Si existen
errores en el documento, debe completar el formulario de solicitud de corrección
de documento () y enviarlo al responsable de preparar el documento y
proporcionar las correcciones correspondientes .
Formato de solicitud correcciones de docuemntos
 Responsable de Aprobar
El gerente de la empresa VIDRIOS DE SEGURIDAD “VISEG” será quien apruebe
los documentos, los criterios para la aprobación de los documentos son:
- Buena Ortografia
- Buena Redaccion
- Legibilidad, veracidad y coherencia con el contenido del documento.
Una vez que se entregan los documentos, el gerente tiene hasta 5 días hábiles
para aprobar los documentos. Una vez aprobado el documento, si no se aprueba
el documento, se debe ingresar en el SGD de la empresa, y luego se debe
entregar el documento a la persona a cargo para preparar la corrección de las no
conformidades encontradas.
 Documentación Obsoleta
El encargado de controlar los documentos desactualizados será el administrador,
y esta operación se realizará siempre que un documento cambie de versión, y el
documento se conservará por un tiempo determinado.
Los documentos físicos y obsoletos se almacenarán en una carpeta identificada
por el nombre del documento obsoleto; si el documento es un documento digital,
se creará una carpeta identificada por el nombre del documento obsoleto
 Tiempos de Retención

Javier Jiménez
CARGO: HSEQ
CODIGO: XXX-SIG- 01
NIT:9004592745
FECHA: 08/03/2021
DE GESTIÓN
Los documentos SIG de VISEG deben conservarse durante 4 años. Para SGSST,
el período de retención del documento es de 20 años. Desde el momento en que
se integra en el sistema de archivos de la empresa, la persona a cargo
correspondiente se convierte en el administrador.
 Disposición Final
Una vez cumplido el plazo de conservación de los documentos (4 o 20 años para
la documentación SGSST), se gestionará la eliminación de estos, si los
documentos están en forma física serán destruidos por el responsable, en caso
de que el documento se encuentre en forma electrónica. será eliminado del
sistema.
Para la eliminación de documentos, se debe realizar un registro previo para
mostrar los documentos que serán eliminados utilizando el formato de documento
para disposición final.
 Listado Maestro
El listado Maestro (formato ) es una herramienta diseñada por consultores de
HSEQ que ayudará a administrar la documentación generada por el proceso o
función y cumplir con los requisitos de SGI.
En este medio de información se enumeran todos los documentos existentes para
apoyar el control y funcionamiento de todo el proceso, y se identifican con un
código y estructura específicos para asegurar su actualización, disponibilidad y
uso.
Cada vez que SGI genera un documento, el asesor de HSEQ lo incluirá en la lista
principal del documento (ya sea una versión recién creada o modificada) y debe
actualizarse. Si se trata de una actualización de documento, la versión anterior se
eliminará de la lista principal y se enviará a la carpeta de documentos obsoletos.
( formato del listado maestro)
 Pautas para la divulgación

Javier Jiménez
CARGO: HSEQ
CODIGO: XXX-SIG- 01
NIT:9004592745
FECHA: 08/03/2021
DE GESTIÓN
La información se divulgará una vez sea aprobada por el gerente de la empresa o
todo el personal de la empresa VIDRIOS DE SEGURIDAD “VSEG” por los
siguientes medios:
- Correo Electrónico
- Quien lo va hacer: Gerente y supervisores de proceso
- Como lo va a realizar: Como sean requeridos con una previa verificación y
autorización dependiendo de la información que se valla a divulgar
- Que Evidencia: Registro del correo recibido y respondido
- Cuando: Según sea requerido
- Responsable: Gerente
Página Web
- Quien lo va hacer: Solo lo realizara el diseñador encargado con una previa
actualización por parte del responsable
- Como va hacer: Según las pautas que requerirán el determinado momento
- Que evidencia: Un correo con las especificaciones correspondientes que
pueden ser datos específicos de la comercialización y venta y registro
fotográfico, carta de autorización firmada por el gerente, entre otros
- Cuando: sea requerido por la gerencia
- Responsable: Gerente General
Carletera y folletos
- Quien lo va hacer: Asesor HSEQ por lo general es la persona que publique
carteleras con temas de la gestión de SST y ARL
- Como lo va hacer: Se publicará de forma física y puntual
- Que evidencia: Se realizara registros fotográficos
- Cuando: Es necesaria la actualización de un tema relevante para la
organización como los son Misiones administrativas, curso de ARL,
capacitaciones, auditorias, actividades de convivencia y recreación
- Responsable: Asesor HSEQ
- WhatsApp
- Quien lo va hacer: Asesor HSEQ
Javier Jiménez
CARGO: HSEQ
CODIGO: XXX-SIG- 01
NIT:9004592745
FECHA: 08/03/2021
DE GESTIÓN
- Como lo va hacer: Según como sea requerido según su cargo
- Que evidencia: En los mensajes enviados y recibidos
- Cuando: Cada vez que sea necesaria la divulgación de la información no
muy relevante
- Responsable: Encargado del cargo
DESCRIPCION DE ACTIVIDADES.
N

Javier Jiménez
CARGO: HSEQ
CODIGO: XXX-SIG- 01
NIT:9004592745
FECHA: 08/03/2021
DE GESTIÓN

Javier Jiménez
CARGO: HSEQ
CODIGO: XXX-SIG- 01
NIT:9004592745
FECHA: 08/03/2021
DE GESTIÓN
DOCUMENTOS RELACIONADOS
A continuación, se detallarán las actividades que describen el procedimiento para la

elaboración y control de documentos.
La estructura general de un documento está compuesta por:

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CARGO: HSEQ
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FECHA: 08/03/2021
DE GESTIÓN
Encabezado
Contenido
Pie de Pagina
ENCABEZADO:
Los documentos del sistema integrado de gestión se identifican con un encabezado que
contiene, los siguientes elementos:
● Logo de la empresa
● Nombre de la empresa y NIT
● Nombre del documento
● fecha de emisión del documento
● código del documento
● versión del documento
● Número de página
El texto del encabezado debe ir en negrita, mayúscula y Arial 12

En el encabezado no se debe incluir ningún otro elemento diferente al especificado
Las versiones se identifican numéricamente y se inician con 01; a modo que se generen
cambios o modificaciones se asignará el número consecutivo.
La fecha del encabezado corresponde a la de emisión y no debe confundirse con la fecha de
elaboración.
CODIFICACIÓN:
La codificación de los documentos del sistema integrado de gestión, se realiza de manera
alfanumérica y manualmente consignando solo algunas siglas de la siguiente forma:
PROCESO (XX) - NOMBRE DEL DOCUMENTO (YY+ #) - INTERNO (IN) O EXTERNO (EX)
- VERSIÓN (00) Primer campo (xx) alfabético:
La asignación del código alfabético se realiza de la siguiente manera:

● Si el nombre del proceso es de una palabra: se constituye con las dos primeras letras.

Javier Jiménez
CARGO: HSEQ
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FECHA: 08/03/2021
DE GESTIÓN
● Si el nombre del proceso es de dos palabras: se constituye con la primera letra de cada
palabra.
En caso de encontrarse coincidencias en la construcción del código, se dejará a criterio del líder de
proceso la conformación del código.
Tabla de códigos alfabéticos de los procesos de la empresa VIDRIOS DE SEGURIDAD “VISEG”.
PROCESO CODIGO
GERENCIA
ADMINISTRACION
TRANSPORTE
FINANZAS
PRODUCCION
CONTROL DE CALIDAD
MANTENIMIENTO
HSEQ
TODOS LOS
PROCESOS
Segundo campo (yy + #) alfabético:

Corresponde a la descripción del nombre del documento
La asignación del código alfabético se realiza de la siguiente manera:
● Si el nombre del documento es de una palabra: se constituye con las dos primeras letras.
● Si el nombre del documento es de dos palabras o más: se constituye con la primera letra
de cada palabra.
NOMBRE DEL CODIGO
DOCUMENTO
MISION
VISION
PRINCIPIOS Y
VALORES
POLITICAS
OBJETIVOS
ALCANCE
COMPROMISO
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CARGO: HSEQ
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DE GESTIÓN
MANUALES
PLANES
MAPA DE
PROCESOS
ORGANIGRAMA
LISTA DE
VERIFIACION
PROGRAMAS
PROCEDIMIENTOS
MATRICES
INSTRUCTIVOS
GUIAS
FORMATOS
REGISTROS
OTROS
DOCUMENTOS
INFORMES
ACTAS
Tercer campo (IN-EX)

En este campo se asigna IN si el documento es interno o EX si el documento es externo
Cuarto campo (00) numérico:
Los dos números siguientes corresponden a la versión del documento, teniendo en cuenta
los generados en cada tipo.
Ejemplos:
Ejemplo de codificación del mapa de procesos del sistema de gestión integrado:
 TP-MP-IN-01
Ejemplo de codificación del procedimiento de gestión del cambio
 GE-PC1-IN-01
CONTENIDO
La redacción de los documentos debe ser clara, concisa y coherente para la fácil
comprensión, la utilización de herramientas llamativas es de carácter flexible si no se
descuidan los criterios enunciados.
Contenido de los documentos:

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FECHA: 08/03/2021
DE GESTIÓN
● Objetivos: Son herramientas de trabajo para cumplir con un propósito y son coherentes
con las estrategias y la política de la empresa.
● Alcance: establece la influencia de modo, tiempo, lugar y población objeto del documento
y de su contenido.
● Definiciones: Palabras, siglas o conceptos utilizados en el documento, para tener claridad
de los temas a tratar.
● Normatividad: Normas, leyes, decretos, resoluciones que sean aplicables

● Condiciones generales: Agrupan los requisitos generales, del manejo operativo para la
ejecución del contenido del documento.
● Desarrollo del contenido: Establece la información necesaria a documentar y se aplica
de acuerdo a cada tipo de documento.
● Anexos: Documentos complementarios que son soporte del contenido del documento.
PIE DE PÁGINA
Identifica la validez del documento y se encuentra en la parte inferior del documento.
Describe el acto administrativo que valida la aplicación de los documentos de un sistema de
gestión en la organización, una vez estos han sido evaluados por alta gerencia.
A continuación, la descripción del contenido del pie de página del sistema integrado de
gestión:
Elaborado por: Aquí se debe consignar el nombre de la persona o personas que diseñaron
el documento.
Revisado por: Aquí se debe consignar el nombre de la persona encargada de revisar el
documento. (No puede ser la misma que lo aprueba, ni la que lo elaboró)
Aprobado por: Aquí se debe consignar el nombre de la persona encargada de aprobar el
documento.
Se debe consignar la fecha de elaboración, revisión y aprobación
FECHA FECHA FECHA
Una vez elaborado un documento, este es enviado para ser revisado y posteriormente a su
aprobación.
MODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS
La documentación que requiere ser modificada debe cumplir las siguientes condiciones:

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DE GESTIÓN
● Las solicitudes de modificación se realizan por escrito, mediante el diligenciamiento de un
formato de solicitud documental, anexando el documento de la solicitud la cual debe estar
avalada por el líder del proceso quien justificará o validará el requerimiento.
● Se realiza la modificación y si es pertinente se procede a crear la nueva versión del
documento.
● una vez revisada y aprobada la modificación, se actualiza el listado maestro
correspondiente.
SEGUIMIENTO Y CONTROL DE CAMBIOS

Los documentos se revisan periódicamente y se actualizan según las necesidades con el fin
de asegurar que continúen siendo aplicables o necesiten ser modificados.
El control de los documentos se realiza bajo la responsabilidad de gestión documental y los líderes de
proceso, deben asegurar su aplicación e informar de los documentos que sean obsoletos, estén fuera
de uso o vigencia.
El responsable o encargado realiza el control de documentos mediante el listado maestro de
documentos.
Ver en anexos listado maestro (XX-XX-XX-01)
La versión de los documentos solo cambia cuando existan cambios de fondo, mas no de
forma; cuando existan cambios de forma, se registrará la modificación en el control de
cambios y se ajustarán las fechas de aprobación.
El cuadro de control de cambios se registra al final del documento en una hoja exclusiva
CONTROL DE CAMBIOS
DESCRIPCION RESPONSABLE VERSION FECHA
El área de control de cambios del documento no debe imprimirse.

DOCUMENTOS ANULADOS Y OBSOLETOS
Cualquier funcionario, avalado por el líder de proceso, puede solicitar que un documento sea
anulado, el manejo de los documentos anulados es igual que el de los obsoletos, ante la
coordinación de gestión documental mediante un formato de solicitud documental.
Ver en anexos formato de solicitud documental
El coordinador de gestión documental al distribuir una nueva versión del documento se
encarga de retirar las copias obsoletas, así misma alerta a quien solicitó la modificación el
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DE GESTIÓN
deber de destrucción de todas las copias obsoletas en todos los puntos de uso, para evitar
posibles errores y prevenir su uso no intencionado.
En la coordinación de gestión documental conservará el original del documento obsoleto
hasta 10 versiones, para evidenciar las mejoras, identificando con una marca impresa
“obsoleto”
DOCUMENTOS EXTERNOS
En cada proceso se identifican los documentos externos que puedan incidir o afectar la
calidad de los productos y/o servicios de la organización.
Igualmente identifica el o los responsables del proceso que pueden verse afectados, y
evalúa el impacto potencial del documento, comunicando su percepción, para que se tomen
las acciones o medidas correspondientes.
Será responsabilidad de los líderes de proceso verificar que los documentos externos sean los
pertinentes e informar cualquier inconsistencia a la coordinación de gestión documental para que
realice los ajustes. Así mismo deberán informar la existencia de documentos externos nuevos.
ANEXOS
BIBLIOGRAFIA

Javier Jiménez
CARGO: HSEQ

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VIDRIOS DE SEGURIDAD “VISEG” VERSION: 01

ELABORACION Y CONTROL DE LA INFORMACION DOCUMENTADA

Instructora: María del Pilar Lovera

Tecnólogo Gestión integrada de la Calidad, Medio Ambiente, Seguridad y Salud

Centro de desarrollo Agroempresarial

Establecer las directrices necesarias para la creación, actualización y control de los

Definir las actividades y criterios necesarios para la adecuada elaboración, revisión,

 Asegurar que el procedimiento sea flexible, claro, sencillo y útil en la organización.

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR :

RESPONSABLES DEL DOCUMENTO (CARGO Y RESPONSABILIDADES)

Administración del Sistema Integrado de Gestión

Equipos de Trabajo de los Procesos

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR :

Los responsables para garantizar la adecuada aplicación y ejecución del presente

MARCO LEGAL Y/O NORMATIVO

 Los consultores de HSEQ prepararán todos los documentos de VIDRIOS DE

 Los documentos y registros deben estar bien redactados y acordes con el

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR :

 El gerente de la empresa VISEG será el encargado de establecer los registros y

Ejemplo de cuadros de macro proceso procesos

 Encabezado: En todas deberá aparecer el cuadro que identifica el

 Cuadro de Control de Cambios

 Copia Controlada y no controlada

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR :

 Pautas para la divulgación

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR :

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR :

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR :

A continuación, se detallarán las actividades que describen el procedimiento para la

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR :

El texto del encabezado debe ir en negrita, mayúscula y Arial 12

La asignación del código alfabético se realiza de la siguiente manera:

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR :

Tabla de códigos alfabéticos de los procesos de la empresa VIDRIOS DE SEGURIDAD “VISEG”.

Segundo campo (yy + #) alfabético:

Tercer campo (IN-EX)

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR :

● Normatividad: Normas, leyes, decretos, resoluciones que sean aplicables

FECHA FECHA FECHA

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR :

SEGUIMIENTO Y CONTROL DE CAMBIOS

El área de control de cambios del documento no debe imprimirse.

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR :

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