ECOTEXTIL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN CODIGO: PSIG-001

VERSION: 00
PROCEDIMIENTO DE NFORMACIÓN DOCUMENTADA
PAGINA: 1/7
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Juan Quesquén Quispe Gleny Juárez Chiri Mark Meléndez Alva

Coordinador SIG Jefe de Producción Gerente General

Fecha: 31/10/2021 Fecha: 6/11/2021 Fecha:10/11/2021

1. OBJETIVO
Establecer las acciones para la creación, actualización, aprobación, disponibilidad,
protección, acceso, uso, control de cambios de la información documentada.
2. ALCANCE
Toda la información documentada de origen interno o externo, requerida por los
estándares internacionales ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 e ISO 45001:2018 y
aquella definida por la organización para asegurar la eficacia del Sistema Integrado de
Gestión (SIG). 31/10/2021 6/11/2021 10/11/2021
3. NORMAS BÁSICAS
 La fecha de vigencia de los documentos es aquella que figura en la aprobación de los
mismos.
 La información documentada tiene una vigencia de dos años, sin embargo, deben ser
revisados periódicamente a razón de cambios en los procesos, reclamos o
propuestas de mejora.
 Toda información documentada fuera del servidor o unidad compartida, se considera
un documento de trabajo.
 No toda información documentada debe pasar por una revisión y aprobación.
4. RESPONSABILIDAD
De la creación, revisión, aprobación, actualización, disponibilidad, protección, acceso,
recuperación, uso, almacenamiento y preservación, control de cambios, y distribución de
la información documentada:
 Área de SIG
 Gerencias.
De la creación, actualización, acceso y uso:
 Cada usuario.
5. REFERENCIAS
 ISO 9001:2015, requisito 7.5 “Información documentada”.
 ISO 14001:2015, requisito 7.5 “Información documentada”.
 ISO 45001:2018, requisito 7.5 “Información documentada”.

“La versión vigente de este documento está ubicada en el servidor. Queda Prohibida la reproducción total o
parcial de este documento sin previa autorización de la empresa”
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6. DEFINICIONES
Información Documentada.- Conjunto de documentos de diversos tipos, de origen
interno o externo, útil para el propósito del SIG, sobre los cuales existen controles
específicos que permiten el aporte de valor a los procesos y a sus usuarios.
Política.- Lineamiento establecido por la alta dirección, para la eficacia del SIG.
Manual.- Documento que describe en forma que los elementos del SIG.
Procedimiento.- Documento que describe de forma detallada una secuencia de
actividades en orden cronológico.
Documento Interno.- Documento generado por la organización, que proporciona
información variada, y que requiere ser controlado.
Documento Externo.- Documento que no ha sido generado por la organización, que
proporciona información variada, y que requiere ser controlado.
Formato.- Documento con una estructura determinada, para contener las actividades
deseadas.
Registro.- Documento donde queda registrada la evidencia de una actividad. El Registro
es un Formato que ha sido llenado y contiene datos.
7. DESARROLLO
7.1. GENERALIDADES
7.1.1. CARACTERISTICAS PARA LA FORMA, CREACIÓN, REVISIÓN Y APROBACIÓN.
a) Tipo y tamaño de letra: Arial 11
b) Encabezado: Seguir como modelo este documento.
Primera página: Logo de la empresa, título del documento, código, versión, página y
número de páginas, nombre y firma de las personas responsables de su
elaboración, revisión y aprobación, indicando la fecha y el cargo que desempeñan.
Páginas siguientes: Logo Título, código, versión, página y número de páginas.
c) Pie de página: Información relevante sobre el control del documento y su ubicación
(La versión vigente de este documento está ubicada en el servidor. Queda Prohibida
la reproducción total o parcial de este documento sin previa autorización de la
empresa).
d) Características de la redacción: Escribir los títulos y subtítulos con mayúsculas y
negrita; los siguientes con minúscula y sin negrita.
e) Numeración: La identificación básica de las secciones y sub-secciones debe ser
realizada con números en negrita, hasta el tercer nivel, luego realizarlo con letras
minúsculas.
f) Medio de Soporte: Los distintos registros resultantes de las actividades son
identificados y almacenados en PAPEL por los usuarios responsables.
7.1.2. TIPO Y CODIFICACIÓN
Se utilizan 8 caracteres: 1 Letra en Mayúscula que indica el tipo de información
documentada, seguido de 3 letras Mayúsculas que indicarán el área a la que
pertenece, más un guion y 3 números correlativos:

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parcial de este documento sin previa autorización de la empresa”
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a) Tipos de información documentada referencial mas no limitativa:

 Política =L
 Manual =M
 Procedimiento =P
 Instructivo =I
 Documento =D
 Ficha =F
 Registro =R
b) Áreas o Procesos:
 Sistema Integrado de Gestión = SIG
 Calidad = CAL
 Medio Ambiente = MA
 Seguridad y Salud en el Trabajo = SST
 Producción = PRO
 Gerencia = GER
 Administración = ADM
 Comercial = COM
 R. Humanos = RHH
 C. y Cobranzas = CRC
 Contabilidad = CON
 Logística = LOG
 Almacén/Desp. = ALM
 Mantenimiento = MNT
 Tecnología de la Información = TI
 Otros = OTR

Por ejemplo, información documentada, tipo procedimiento, vinculada al sistema

integrado de gestión, originado por el área de Calidad, tendría el siguiente código:
PCAL-002.

7.1.3. CONTENIDO REFERENCIAL DE LA INFORMACIÓN DOCUMENTADA.

a) Objetivo: Expresa de manera resumida, la razón de ser del documento, lo que se
espera obtener o su finalidad.
b) Alcance: Establece quienes son los involucrados para la aplicación del documento.
c) Normas básicas: Lista todos los “debes” que están asociados al documento,
estableciendo normas conocidas y que se establecen para ser contempladas
durante del desarrollo.
d) Responsabilidad: Señala las personas sobre las cuales recae la responsabilidad de
la ejecución y supervisión del cumplimiento del documento.
e) Referencias: Señala las normas y/o requisitos que proporcionan vinculación con la
actividad que se describe.
f) Definiciones: Significado de los términos que requieren ser aclarados para su
entendimiento.
g) Desarrollo: Constituye las acciones en sí. Se describen de manera secuencial,
cubriendo todos los aspectos de cada actividad, tratando de que cada actividad
conlleve a la siguiente de un modo natural, indicando en qué momento se realiza,

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quién es el responsable y qué documentos o formatos se deben utilizar. Deben estar

escritos en un lenguaje sencillo y de fácil comprensión. Se puede usar el esquema o
tabla del Anexo 1.
h) Registros: Documentos que se generan al ejecutar una actividad y deben estar
codificados. Forman parte del documento.
i) Anexos: Información adicional. Lista secuencial numerada de los formatos, fotos,
gráficos, diagramas de flujo, etc. Estos forman parte del documento.
7.1.4. ELABORACIÓN, ACTUALIZACIÓN Y APROBACIÓN.
a) Elaboración / Actualización: La elaboración o actualización de la información
documentada debe estar a cargo de la persona que realiza la actividad, podrá ser
elaborado por otra persona a indicación del responsable del área. Se deberá
elaborar la información documentada necesaria para mantener la integridad del
sistema integrado de gestión y cumplir con los requisitos de las normas ISO
9001:2015, ISO 14001:2015 e ISO 45001:2018.
b) Aprobación: El Gerente General, es el nivel autorizado para aprobar la información
documentada. Esta aprobación, implica la conformidad con lo establecido, la revisión
del documento y la entrada en vigencia del documento. El Gerente General es el
encargado de aprobar la política del Sistema Integrado de Gestión.
7.1.5. DISPONIBILIDAD, PROTECCIÓN Y ACCESO
a) Disponibilidad: Toda la información documentada prevista para asegurar la eficacia
del SIG, se pone a disposición de los usuarios a través de la carpeta compartida.
El área de SIG es responsable de este aspecto.
b) Protección: Una vez aprobada la información documentada y cuando corresponda,
se firma la versión original y se protege transformándola a una versión en PDF. No
toda información documentada debe ser firmada para estar aprobada. Basta en
estos casos, que se ponga a disposición en la carpeta compartida del servidor. La
responsabilidad de la protección y acceso a la información documentada recae en
el área de SIG
c) Acceso: Para facilitar el acceso de la información documentada, el área de SIG
puede entregar a los usuarios, aquella necesaria para sus procesos o
responsabilidades. Dicha entrega puede ser realizada a través de carpetas que
contienen la documentación impresa. No siendo necesario ningún sello especial,
bastando el pie de página indicado en el numeral 7.1.1 literal c.
7.1.6.DISTRIBUCIÓN Y RECUPERACIÓN
a) Distribución: Para la distribución de la información documentada, el área de SIG
entrega a los usuarios, aquella necesaria para sus procesos o responsabilidades.
Dicha entrega puede ser realizada de manera impresa y también mediante correo
institucional.

b) Recuperación: La recuperación de la información documentada, será realizada a

través del documento control y/o responsable de cada área.

7.1.7. USO Y CONTROL.

a) Uso: Cada usuario es responsable de utilizar la información documentada
fundamental para la realización de sus procesos.

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b) Control: El control de la información documentada, se da a través de su ubicación

digital en el servidor de la empresa. Las versiones vigentes, son únicamente
aquellas que están en dicha ubicación. Como se mencionó antes, se conserva una
copia física de aquella información documentada que haya sido firmada.

Cuando una nueva o modificada información documentada entre en vigencia, se

debe acompañar de una difusión de la misma o de sus principales cambios, a todo
aquel usuario o potencial involucrado en su uso.

Como parte del control sobre la información documentada, el nombramiento de

cada archivo electrónico en el servidor debe seguir la siguiente pauta:

Código del documento, guion y seguido “V” (mayúscula) y el número de versión,

guion el título del documento. Por ejemplo:

PSIG-001 V00 Información documentada.

Las versiones se inician en 00.

El área de SIG, gestiona los documentos en el servidor, se encarga de pasar a

formato PDF, colocar o retirar las versiones vigentes en el archivo físico y en el
servidor.

En caso de visitas o inspecciones (auditorías internas o externas), cuando los

documentos sean solicitados, el área de SIG entregará los documentos impresos o
en versión PDF.

7.1.8. ALMACENAMIENTO Y PRESERVACIÓN

El almacenamiento y preservación, incluida la preservación de la legibilidad se
dará en cada una de las áreas de desempeño.
La protección y confiabilidad de la información documentada son responsabilidad
de las áreas que los resguardan.
7.1.9. CONTROL DE CAMBIOS.
a) Modificaciones de la versión: La información documentada, como ya se mencionó,
se puede modificar a criterio y pedido del usuario o responsable del área
correspondiente o de quien sustente la necesidad de un cambio.
b) La nueva modificación se evidenciará en el encabezado como la versión correlativa.
Las modificaciones realizadas se evidencian en letra cursiva y en negrita. Si se
elimina un párrafo, se colocará “párrafo eliminado”, también en cursiva y en negrita.
Si los cambios son mínimos (p.ej. por errores de redacción o tipográficos) no será
necesaria una nueva versión. Queda esto a criterio del área de SIG.
c) Se informa al área de SIG de las modificaciones a realizar. De ser el caso, se
solicita el visto bueno del Gerente General para iniciar la revisión.
d) El usuario, realiza las modificaciones indicadas registrándolas con letra cursiva y
en negrita.
e) Envía el documento con los cambios al responsable de la revisión y luego al de
aprobación. Coordina con el área de SIG, de ser conveniente.

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f) El área de SIG, gestiona la aprobación del documento en su nueva versión y lo

coloca en el servidor para que esté disponible a los usuarios. Difunde los cambios
si fuera necesario.
g) El área de SIG, retira la versión no vigente del servidor y la coloca en una carpeta
denominada “Versiones No vigentes”. Con la nueva versión, procede tal como se
describe en el numeral 7.1.5 literal a.
h) Los responsables de área o proceso, deben informar al personal involucrado sobre
los cambios recientemente realizados a la información documentada.
i) Los responsables de área o proceso, registran la difusión. Una vez terminada la
difusión envían la evidencia al área de recursos humanos para su archivo
correspondiente.
7.1.10. CONSERVACIÓN Y DISPOSICIÓN
La conservación y disposición de la información documentada de la organización, es
lo que permitirá a la organización preservar su Know How y utilizarlo para evaluar
posibles lecciones aprendidas.
a) CONSERVACIÓN

 La información documentada conservada como evidencia de la conformidad

debe protegerse contra modificaciones no intencionadas.
 La información documentada se utilizará para documentar la trazabilidad y para
proporcionar evidencia de verificaciones, acciones preventivas y acciones
correctivas.
 El tiempo de resguardo de la información documentada será conforme los
lineamientos y reglamentos del SIG, cuando termine dicho, se enviará al
archivo muerto.

b) DISPOSICIÓN

Al responsable de área le corresponde asegurarse que:

- La última versión de la información documentada aplicable se encuentra
disponibles en los puntos de uso.
- La información documentada permanece legible y fácilmente identificable.
- Prevenir el uso no intencionado de información documentada obsoleta.
- Asegurarse de la pertinencia y eficacia de la información documentada.

7.2. REGISTROS.
7.2.1. CARACTERISTICAS GENERALES.
Cada área o proceso, contará con los registros necesarios para evidenciar las
actividades realizadas y así mantener un adecuado control de sus actividades y
definiendo las características de los mismos: Tamaño, diseño, número de copias, etc.
7.2.2. CODIFICACIÓN.
Cuando sea aplicable, el encabezado de los registros estará compuestos por: logo y
nombre de la empresa, número de versión (letra V y número correlativo, que empezará
en 00), fecha de emisión (es la fecha que se indica desde cuando es vigente el registro),
título del registro.

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El código estará formado por la letra “R”, 3 letras que identifican al área, guión y tres
dígitos correlativos. Por ejemplo: RCAL-001. Tal como se indica en el numeral 7.1.2.

7.2.3. CONTROL DE REGISTROS

Los distintos registros resultantes de las actividades son identificados, almacenados,
protegidos y recuperados de ser el caso, por los usuarios responsables. El usuario
responsable de almacenar el registro debe protegerlo según su medio de soporte y lugar
de almacenamiento, para garantizar que este sea recuperable para su uso y/o análisis
posterior.
7.2.4. CONTROL DE DOCUMENTOS DE ORIGEN EXTERNO
Los documentos de origen externo que afecten los procesos del SIG, tales documentos
provenientes de clientes, proveedores y organismos reguladores deben ser identificados
y controlados, de la siguiente forma:
 Se recepciona el documento externo (físico y/o virtual) y dependiendo del
proceso que involucra a dicho documento, se direcciona vía correo electrónico al
Responsable del proceso para su evaluación y determinar su inclusión como
documento externo no controlado.
 Si el Responsable del proceso decide que el documento es relevante en su
proceso, comunica al Coordinador SIG para su inclusión en la Lista Maestra de
Documentos Externos (Anexo) y a su vez gestiona la identificación y controla el
documento externo:
 El Coordinador SIG recaba la información necesaria del documento externo
que ira en la Lista Maestra de Documentos:

- El proceso al cual soporta

- Título del documento
- Año o edición del documento
- Aspectos del documento que aplican al proceso.
- Frecuencia de revisión.

 Si el Responsable del proceso decide que el documento es irrelevante,

comunica vía correo electrónico y explica las razones.

8. ANEXOS

Anexo1: Lista Maestra de Documentos

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