Código

PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA GA-FR-006

INFORME FINAL DE ACTIVIDADES CPS –
MISIONAL IDEXUD Versión: 01

Fecha de
Sistema de Gestión de la Calidad aprobación:
23/08/2022

INFORME FINAL DE ACTIVIDADES FUNCIONAMIENTO MISIONAL IDEXUD

ÁREA ADMINISTRATIVA

NOMBRE JHON FREDY JARAMILLO RAMIREZ CPS 197 DE 2022

FECHA DE INICIO 25/01/2022 FECHA DE FINALIZACIÓN 24/12/2022

1. OBJETO

En virtud del presente Contrato de Prestación de Servicios el contratista se obliga con la

Universidad por sus propios medios y con plena autonomía a PRESTAR SERVICIOS TÉCNICOS EN EL
ÁREA DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA DEL IDEXUD DE MANERA AUTÓNOMA E INDEPENDIENTE EN
EL PROCESO DE EJECUCIÓN DE LA GESTIÓN DE EXTENSIÓN DE LA UNIVERSIDAD. de acuerdo con la
propuesta de servicio presentada por el contratista y que forma parte integral del presente
contrato

2. DESCRIPCIÓN DETALLADA DE LA EJECUCIÓN DE ACTIVIDADES

1. APOYAR EL ÁREA ADMINISTRATIVA EN LA GESTIÓN DE RECEPCIÓN Y DIGITALIZACIÓN

DOCUMENTAL DE LOS DIFERENTES CONTRATOS SUSCRITOS CON EL INSTITUTO:

Se brindo apoyo oportuno a los contratistas del instituto digitalizando cualquier documento que
necesitaban.

2. APOYAR LA REVISIÓN, VERIFICACIÓN, CLASIFICACIÓN Y VALIDACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN,

ASÍ COMO, ORGANIZAR LAS CARPETAS DE PROYECTOS Y/O CONTRATOS EN GENERAL, DE
ACUERDO A SU NATURALEZA, PARA SU DIGITALIZACIÓN Y ALIMENTACIÓN AL SISTEMA DE
INFORMACIÓN SIEXUD.

En la ejecución del contrato se recibió en total 332 contratos derivados de los proyectos para su
respectiva revisión y organizarlos para su correspondiente cargue al sistema de información

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SIEXUD y el sistema electrónico para la contratación publico SECOP II, La información de los
documentos cargados se puede verificar en el cuadro maestro.

3. RECIBIR, VERIFICAR Y ORGANIZAR LAS ÓRDENES DE PAGO QUE SE GENEREN EN EL INSTITUTO,

MANTENIENDO UNA BASE DE DATOS EN EXCEL QUE PERMITA LA VERIFICACIÓN Y REVISIÓN DE LAS
MISMAS.

En la ejecución del contrato se trabajaron en total 1700 ordenes de pago de los proyectos y
misional, se organizó los pdf se crearon las carpetas y se almaceno en la compartida de ordenes de
pago, se puede consultar la información en el cuadro maestro donde se registró todas las órdenes
de pago.

4. CARGAR LAS ÓRDENES DE PAGO EN EL SISTEMA DE INFORMACIÓN SIEXUD.

En la ejecución del contrato se organizo y se cargo al sistema de información SIEXUD en total 581
ordenes de pago, Se registraron en el cuadro maestro donde se puede consultar la información.

5. APOYAR CON LA BÚSQUEDA Y VERIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN PARA DAR RESPUESTA A LOS

REQUERIMIENTOS DE LAS ENTIDADES SOLICITANTES, ÁREAS DEL INSTITUTO Y LA UNIVERSIDAD.

En la ejecución del contrato se respondió a mas de 90 requerimientos realizados por los diferentes
proyectos y áreas del instituto, en la carpeta de honorarios se puede consultar las ordenes de pago
suministradas.

6. CONOCER E INTERPRETAR LA MISIÓN, VISIÓN, POLÍTICA Y OBJETIVOS DE CALIDAD Y PARTICIPAR

EN LAS ACTIVIDADES ENCOMENDADAS, SIGUIENDO LOS LINEAMIENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN
DE CALIDAD Y APORTAR PARA LA MEJORA DEL MISMO.

Conozco e interpreto la misión, visión y la política de calidad, apoyo las actividades del sistema de
gestión de calidad se apoyó el área en el tema de calidad, utilizando los formatos indicados para el
ejercicio de sus actividades.

7. Y LAS DEMÁS QUE LE SEAN ASIGNADAS POR EL DIRECTOR DEL IDEXUD, EL LÍDER DEL ÁREA O
QUIEN ESTOS DELEGUEN.

Se brindo apoyo al área del archivo y gestión organizando las carpetas en cajas para su traslado a
la nueva sede, se ayudo a mover mas 300 sillas en la sede de bosa porvenir.

3. ENTREGABLE(S)

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En la carpeta de honorarios se almaceno la relación en Excel de los contratos y ordenes de pago

organizadas y cargadas al sistema de información siexud y los requerimientos de las ordenes de
pago suministradas.

4. LINK CARPETA COMPARTIDA

https://drive.google.com/drive/folders/1uSsHgWHTBGuV1OwY3_N68u40sfizBQOK?
usp=share_link

NOMBRE Y FIRMA CONTRATISTA

JHON FREDY JARAMILLO RAMIREZ

NOMBRE Y FIRMA APOYO A LA SUPERVISIÓN

ANDRES MAURICIO VALENCIA R.

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