PROCEDIMIENTO

CONTROL DE LA INFORMACIÓN
DOCUMENTADA

Código: SGIpr0001
Versión N°: 02
Fecha de Elaboración: 15/06/2016
Elaborado por: Comité Técnico
ACTUALIZADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:
Firma:

Firma: Firma:

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Firma:

Fiorella Zegarra Gallegos Marco Cespedes Caballero

Supervisor Gestión de Salud Gerente Salud y Seguridad
y Seguridad
Johanna Illanes Reyes Derek Cooke
Rodrigo Calienes Gerente Medio Ambiente Presidente SMCV
Supervisor Medio Ambiente
Javier Guevara
Jose Quezada Gerente Servicios Técnicos
Coordinador ISO 9001

Fecha: Fecha: Fecha:

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CONTENIDO

1. OBJETIVO(S) ...................................................................................................................... 3
2. ALCANCE ........................................................................................................................... 3
3. RESPONSABLES ............................................................................................................... 3
4. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS ................................................................................... 3
4.1. Definiciones ............................................................................................................ 3
4.2. Abreviaturas............................................................................................................ 4
5. DESCRIPCIÓN ................................................................................................................... 4
5.1. Determinación de la necesidad de elaborar o actualizar información documentada 4
5.2. Elaboración o Actualización de la Información Documentada ................................. 5
5.2.1. Generalidades......................................................................................................... 5
5.2.2. Identificación del documento ................................................................................... 5
5.3. Revisión y aprobación de la Información Documentada .......................................... 6
5.4. Revisión de documentos de terceros ...................................................................... 6
5.5. Control de la información documentada .................................................................. 6
5.5.1. Distribución, acceso, recuperación y uso ................................................................ 7
5.5.2. Almacenamiento y preservación ............................................................................. 7
5.5.3. Conservación y disposición ..................................................................................... 8
5.6. Control de Registros ............................................................................................... 8
5.6.1. Identificación y ubicación ........................................................................................ 8
5.6.2. Almacenamiento ..................................................................................................... 8
5.6.3. Protección ............................................................................................................... 8
5.6.4. Conservación y Disposición .................................................................................... 8
6. Documentos de referencia................................................................................................... 9
7. REGISTROS ....................................................................................................................... 9
8. ANEXOS Y FORMATOS ..................................................................................................... 9
9. CONTROL DE CAMBIOS.................................................................................................... 9

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1. OBJETIVO(S)
Establecer lineamientos para el control de la información documentada del Sistema Integrado
de Gestión de SMCV.

2. ALCANCE
Aplica a la información documentada del Sistema Integrado de Gestión de SMCV.

3. RESPONSABLES
 Comité Técnico.
 Responsable del Control de Documentos.
 Responsable del Área Usuaria.

4. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS

4.1. Definiciones
 Comité Técnico: Conformado por los responsables de los Sistemas de Gestión de Calidad,
Gestión Ambiental, Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional, y Gestión de la
Responsabilidad Social cuya función es facilitar y asesorar la implementación y
mantenimiento del SGI de SMCV.
 Estándar: Información documentada de tipo técnico, legal u operacional que deben cumplir
los elementos componentes de un sistema productivo, administrativo o de servicio (personas,
áreas, instalaciones, equipos y/o materiales), para garantizar resultados operacionales
satisfactorios. Los estándares contemplan entre otras: especificaciones técnicas, normas de
diseño y de construcción.
 Estándares de Trabajo: Son los modelos, pautas y patrones que contienen los parámetros
establecidos por el titular de actividad minera y los requisitos mínimos aceptables de medida,
cantidad, calidad, valor, peso y extensión establecidos por estudios experimentales,
investigación, legislación vigente y/o resultado del avance tecnológico, con los cuales es
posible comparar las actividades de trabajo, desempeño y comportamiento industrial. Es un
parámetro que indica la forma correcta y segura de hacer las cosas.
El estándar satisface las siguientes preguntas: ¿Qué hacer?, ¿Quién lo hará?, ¿Cuándo se
hará? y ¿Quién es el responsable de que el trabajo sea seguro?
 Formato: Medio sobre el cual se escriben o almacenan datos y/o información. Cuando el
formato contiene datos y/o información se convierte en registro.
 Información Documentada: datos que respaldan la existencia o veracidad de algo, que una
organización tiene que controlar y mantener, y el medio que la contiene. Este término
sustituye a los sustantivos “documentación”, “documentos” y “registros”. Algunos ejemplos de
información documentada para el Sistema de Gestión Integrado de SMCV, son: Manuales,
Reglamentos, Procedimiento, Estándares, Instructivos, Planes, Programas, Listas de
Asistencia, Listas de verificación, Listado de Sustancias Químicas, entre otros.
 Información Documentada Estructural: Información documentada que especifica la forma
de llevar a cabo una actividad o proceso, propia del Sistema de Gestión Integrado de SMCV
y/o que es transversal a la organización.
 Información Documentada Externa: Es aquella que no ha sido aprobada, ni creada por
SMCV pero su uso es identificado como necesario para el SGI. Esta información puede
encontrarse en medio impreso o medio electrónico.

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 Información Documentada Interna: Es aquella que ha sido creada y aprobada por SMCV
dentro del ámbito del SGI. Esta información puede encontrarse en medio impreso o medio
electrónico.
 Información Documentada Operacional: información documentada que especifica la forma
de llevar a cabo una actividad o proceso, propio de un área de SMCV o las empresas bajo su
administración.
 Política: intenciones y dirección de la organización, como las expresa formalmente la alta
dirección.
 Procedimiento: es la forma especificada de llevar a cabo una actividad o un proceso.
 Procedimiento Escrito de Trabajo Seguro (PETS): Documento que contiene la descripción
especifica de la forma cómo llevar a cabo o desarrollar una tarea de manera correcta desde el
comienzo hasta el final, dividida en un conjunto de pasos consecutivos o sistemáticos.
Resuelve la pregunta:¿Cómo hacer el trabajo /tarea de manera correcta o segura?
 Registro: Información documentada que presenta los resultados obtenidos o que presenta
evidencia objetiva de las actividades desempeñadas.
 Responsable de Control de Documentos: Persona designada por Responsable del Área
Usuaria para el control de los documentos.
 Responsable del Área Usuaria (RAU): Posición de más alto rango dentro de la unidad
organización del área.

4.2. Abreviaturas
 SMCV : Sociedad Minera Cerro Verde S.A.A.
 RCD : Responsable del control de documentos.
 RAU : Responsable del área usuaria.
 RAD : Representante de la Alta Dirección.
 SGI : Sistema de Gestión Integrado.
 SSO : Seguridad & Salud Ocupacional.
 LMD : Lista Maestra de Documentos
 LMR : Lista Maestra de Registros

5. DESCRIPCIÓN

5.1. Determinación de la necesidad de elaborar o actualizar información documentada

La información documentada comprende aquella que es requerida por las normas
internacionales en las que se basan los Sistemas de Gestión que componen el SGI y la
información que SMCV determina como necesaria para el mantenimiento de los Sistemas
de Gestión. En SMCV la información documentada se divide en los siguientes grupos:
 Información documentada estructural
 Interna
 Externa
 Información documentada operacionales
 Interna
 Externa

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A su vez cada grupo puede incluir los siguientes tipos de documentos y registros:

Tipo de Documento Tipo de Registro

 Manuales  Listas
 Reglamentos  Permisos
 Estándares  Informes
 Procedimientos de Gestión  Certificados
 PETs  Otros
 Instructivos
 Planes
 Programas
 Matrices
 Otros

La información documentada podrá ser elaborada o actualizada por cambios en la

organización, cambios en los métodos, cambios en los procesos, no conformidades o
propuestas de mejora realizadas por cualquier persona que labore para o a nombre de
SMCV.
Cuando se identifique la necesidad de contar con nueva Información Documentada
Estructural o actualizar uno existente, se debe comunicar al Comité Técnico (responsable
del sistema relacionado con el tema) para que este evalúe la pertinencia de su elaboración
o actualización.
Si se identifica la necesidad de contar con nueva Información Documentada Operacional o
actualizar los existentes, se debe comunicar al Responsable del Área Usuaria (RAU) para
que evalúe la pertinencia de su elaboración o actualización, en coordinación con el Comité
Técnico (responsable del sistema de gestión involucrado)

5.2. Elaboración o Actualización de la Información Documentada

5.2.1. Generalidades
Al elaborar y actualizar la información documentada, se debe asegurar lo siguiente:
a) la identificación y descripción (por ejemplo, título, fecha, autor o número de
referencia);
b) el formato (por ejemplo, idioma, versión del software, gráficos) y los medios de
soporte (por ejemplo, papel, electrónico);
c) la revisión y aprobación con respecto a la conveniencia y adecuación.

Para elaborar o actualizar la información documentada, el Comité Técnico o RAU

designan un responsable, el cual coordina con los usuarios del documento y con la
persona que identificó la necesidad de la elaboración o actualización hasta la aprobación
final del documento o registro.
El responsable de la elaboración o actualización emplea la “SGIot0003 Guía para
Elaboración de Información Documentada”, asegurándose de cumplir con todos los
requisitos obligatorios antes de enviar el documentos para revisión y aprobación.

5.2.2. Identificación del documento

El documento se identifica a través de un código, título y versión, el mismo que es
solicitado por el responsable designado al Comité Técnico o al RCD del área según
corresponda. El código tiene la siguiente estructura:

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XXXXXyyyZZZZ
Dónde:
XXXXX:
Corresponde a los caracteres definidos en el código de áreas, que se
registran en la Tabla N° 1 del Anexo 1 “Registro de Codificación”. Para
documentos estructurales se utilizarán las siglas SGI, SSO, SGA, SGC según
corresponda. Para el caso del sistema de gestión ambiental, adicionalmente
se agregará las siglas de la especialidad o tema, por ejemplo: SGA-RS, para
residuos sólidos.
yyy:
Es el código del tipo de documento, que se registran en el la Tabla N° 2 del
Anexo 1 “Registro de Codificación”.
ZZZZ:
Es un número correlativo de cuatro dígitos, que por lo general comenzará
con “0001”.

5.3. Revisión y aprobación de la Información Documentada

Es responsabilidad de los RAU asegurar la revisión y actualización de los Documentos
operacionales de sus áreas, de acuerdo a las necesidades y criticidad; para lo cual podrán
elaborar un Programa de Revisión de Documentos – Formato N° 1.
Luego de que el Comité Técnico elabora o actualiza un Documento Estructural, este se
envía al o los Representantes de la Alta Dirección y personal relacionado con el tema para
su revisión final y aprobación. Las observaciones encontradas en dicha revisión son
incluidas en el documento por el Comité Técnico.
Los documentos de las áreas serán revisados por el responsable designado por el RAU,
quien verificará el cumplimiento de los lineamientos dados en la SGIot0003 Guía para
Elaboración de Información Documentada. Luego de que las observaciones a los
documentos son resueltas, el documento se envía para revisión final y aprobación del RAU.
Si durante la elaboración o modificación de documentos surgieran dudas sobre temas
Ambientales, de Seguridad o Salud Ocupacional y/o temas que afecten al SGC, podrán
consultarse al personal de Medio Ambiente, personal de Salud y Seguridad asignado para
el apoyo al área o también pueden consultarse con el Comité Técnico.

5.4. Revisión de documentos de terceros

Los documentos generados por terceros, en cumplimiento a los lineamientos dados por los
sistemas de gestión, son recibidos a través de los mecanismos establecidos por cada
Sistema de Gestión.
Para el SGSSO, los documentos de terceros serán acompañados del Formato N° 2 -
Revisión de Documentos de Empresas Contratistas, según lo establecido en el SSOm0001
Manual para la Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional de Empresas Contratistas de
SMCV.

5.5. Control de la información documentada

El Comité Técnico o RAU, según corresponda, debe controlar la información documentada
para asegurarse que:
a) Esté disponible y sea idónea para su uso, dónde y cuándo se necesite;

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b) Esté protegida adecuadamente (por ejemplo, contra pérdida de confidencialidad, uso

inadecuado, o pérdida de integridad).

5.5.1. Distribución, acceso, recuperación y uso

El Comité Técnico y/o los Responsables de Control de Documentos, según
corresponda, incluyen el documento nuevo o modificado en el servidor para que se
encuentren a disposición de todos los usuarios de SMCV.
Para el SGSSO los siguientes documentos serán actualizados en el Servidor, solo
por el Responsable del SGSSO:
 Matriz de Gestión de Riesgos de Seguridad
 Matriz de Gestión de Riesgos de Salud Ocupacional
 Matriz de Identificación de Potenciales Situaciones de Emergencias y Eventos
de Crisis.
 Programa de Observación de Tareas Críticas
 Programa de Salud Ocupacional
 Entre otros que pueda definir la Gerencia de Salud y Seguridad.

Una vez incluido el documento nuevo o modificado en el servidor, el RCD procede a

actualizar la Lista Maestra de Documentos (LMD) - Formato N° 3.
Para el caso de documentos operativos, el RCD es el encargado de la distribución
de los documentos en forma física, para lo cual utiliza la Lista de Distribución de
Documentos – Formato N° 4. La distribución de copias controladas de documento
estructurales de gestión es responsabilidad del Comité Técnico.
Los documentos originales en físico, se identifican con un sello en la página inicial o
carátula que dice “DOCUMENTO CONTROLADO”, lo cual será una indicación para
que no sea editado, enmendado o modificado sin previa autorización del Comité
Técnico o del responsable del área usuaria.
Cuando cualquier usuario necesite una copia de los documentos disponibles en el
servidor, podrá realizar una impresión, la cual deberá contar con la indicación:

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La información documentada de origen externo, relacionada al SGI será incluida en

la Lista Maestra de Documentos (LMD) - Formato N° 3. El control de esta
información en físico o digital se realizará colocando una identificación en la página
inicial o carátula con la denominación de “DOCUMENTO EXTERNO”.

5.5.2. Almacenamiento y preservación

El Comité Técnico y el RCD son los responsables de almacenar la información
documentada en forma adecuada para asegurar la conservación y preservación,
incluida la legibilidad y que a su vez estos se encuentren disponibles en los puntos
de uso.

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5.5.3. Conservación y disposición

La información documentada ORIGINAL en físico es conservada por el Comité
Técnico de ser un Documento Estructural o el RCD en caso de ser un Documento
Operacional.
De ser necesario conservar información documentada obsoleta (con propósitos
legales u otros), se identifica con el texto “DOCUMENTO OBSOLETO” y se
almacena en condiciones adecuadas.
La disposición final de los Documentos Estructurales es responsabilidad del Comité
Técnico y de los Documentos Operacionales del RCD, según lo establecido (con
propósitos legales u otros).
La información documentada en formato digital almacenada en el servidor de la
compañía se encuentra protegida a través de copias de seguridad y niveles de
acceso administrados por el área de Informática Local y Corporativa.

5.6. Control de Registros

Los registros generados a partir de los Documentos Estructurales o Documentos
Operacionales y aquellos que sean necesarios para el mantenimiento de los sistemas de
Gestión deben cumplir con lo siguiente:

5.6.1. Identificación y ubicación

Los registros asociados al SGI se encuentran identificados en la Lista Maestra de
Registros (LMR) – Formato N° 5, la cual debe ser actualizada cada vez que se
realice un cambio, además de la versión y fecha de actualización de los formatos.

5.6.2. Almacenamiento
Una vez registrados los resultados obtenidos de actividades o procesos realizados,
el generador del registro entrega este al responsable de su control.
El responsable del control de los registros se encarga de asegurar las condiciones
ambientales para evitar daños, pérdidas o deterioros y su ubicación de fácil acceso
para el personal que utilice dicha información.
Los registros electrónicos están almacenados en el servidor de la compañía.
Los registros físicos relacionados al SGI son almacenados por los responsables del
control.

5.6.3. Protección
Los registros electrónicos almacenados en el servidor de la compañía son protegidos
a través de copias de seguridad y niveles de acceso administrados por el área de
Informática Local y Corporativa.
Los registros físicos son protegidos a través de su almacenamiento y control de
acceso en cada área.

5.6.4. Conservación y Disposición

Los registros relacionados al SGI son conservados por los responsables del control.
El tiempo de conservación se encuentra definido por el responsable del control.
Luego de cumplirse el tiempo de conservación de los registros, el responsable del
control procede a su disposición final (reciclaje, reutilización o eliminación).

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Para el caso de registros como listas de asistencia, que contengan firmas originales
de trabajadores, el responsable de control debe asegurarse de su destrucción antes
del reciclaje.

6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
 Norma ISO 14001:2004 - Cláusula 4.4.5
 Norma ISO 14001:2015 - Cláusula 7.5
 Norma ISO 9001:2008 - Cláusula 4.2.3
 Norma ISO 9001:2015 - Cláusula 7.5.
 Norma OHSAS 18001:2007 - Cláusula 4.4.5

7. REGISTROS

Tiempo Mínimo de
Nombre del Registro Responsable del Control
Conservación
Lista Maestra de Documentos Comité Técnico/RAU 1 año

Lista Maestra de Registros Comité Técnico/RAU 1 año

Lista de Distribución de documentos Comité Técnico/RAU 1 año

Registro de Codificación Comité Técnico/RAU 1 año

Programa de Revisión de Documentos Comité Técnico/RAU 1 año
Revisión de Documentos de Empresas
Coordinador responsable 1 año
Contratistas

8. ANEXOS Y FORMATOS
8.1 Anexos
 Anexo N° 1 - Registro de Codificación
8.2 Formatos
 Formato N° 1 - Programa de Revisión de Documentos.
 Formato N° 2 - Revisión de Documentos de Empresas Contratistas.
 Formato N° 3 - Lista Maestra de Documentos.
 Formato N° 4 - Lista de Distribución de Documentos.
 Formato N° 5 - Lista Maestra de Registros.

9. CONTROL DE CAMBIOS

Versión Descripción de Cambios Fecha

El procedimiento SGIpr0001 Control de Documentos y Registros fue

reemplazado por el procedimiento “SGIpr0001 Control de la Información
01 Jun-16
Documentada” con la finalidad de adecuarse a las Normas ISO 9001 e ISO
14001 versión 2015.
 Se adecua el procedimiento a los requisitos del DS 024-2016-EM.
02  Se agregó la codificación por especialidad o tema para el sistema de Junio - 2017
gestión ambiental,

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