HQ-PT-01 Procedimiento Control de La Informacion Documentada V17

HSEQ CODIGO: HQ-PT-01
PROCEDIMIENTO
VIGENCIA: 01/05/2022
CONTROL DE LA INFORMACION
VERSION: 17
DOCUMENTADA
1. OBJETO
Establecer las disposiciones relacionadas con la información documentada interna y externa,

así como los registros de los sistemas de gestión de calidad, ambiental, seguridad industrial,
seguridad vial y salud en el trabajo e inocuidad alimentaria, que permitan asegurar que la
creación, actualización y control de esta, sea adecuada con cada uno de los criterios del
SIGSA.
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica para toda la información documentada requerida por las normas
internacionales, los requisitos legales, como también la determinada como necesaria por la
organización y que apoya en la eficacia de la implementación, mantenimiento y mejora de los
sistemas de gestión de calidad, ambiental, seguridad industrial, seguridad vial y salud en el
trabajo e inocuidad alimentaria de Servicios Asociados S.A.S.
3. DEFINICIONES
DOCUMENTO INTERNO: Información documentada que se expide en la empresa para el

control y desarrollo de sus procesos.
DOCUMENTO EXTERNO: Información documentada cuyo origen es externo a la empresa y
que sirven de apoyo para el normal desarrollo de los procesos en la empresa.
COPIA CONTROLADA: Documento interno sobre el que se tiene la obligación de revisarlo,
actualizarlo y que cuenta con la identificación “copia controlada” a través de un sello en el pie
de página del documento.
COPIA NO CONTROLADA: Documento interno sobre el que no se tiene obligación de control.
(Disponibilidad Digital)
OBSOLETO: Documento sin vigencia, ni validez, se identificará con un sello de documento
obsoleto o Nota Digital.
REGISTRO: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de
actividades realizadas.
4. ENTREGA DE LOS DOCUMENTOS
Como actividad de Mejora del SIGSA Y SGIA, se establece que para asegurar y proteger los
documentos y evitar modificaciones sin el debido cumplimiento del procedimiento HQ-PT-01
Control de la información documentada, los respectivos documentos en Word serán entregados
en formato PDF a los responsables de los diferentes procesos de la organización. Los
documentos en formato Excel podrán ser remitidos sin convertirlos a PDF según la necesidad
del caso. Se facilitarán procedimientos en Word a los líderes, supervisores o coordinadores de
COPIA CONTROLADA P á g i n a 1 | 15
HSEQ CÓDIGO: HQ-PT-01
PROCEDIMIENTO
CONTROL DE LA INFORMACIÓN
DOCUMENTADA VERSIÓN: 17
los procesos, cuando el objetivo sea la revisión y actualización del mismo según el proceso de
mejora de la organización.
Para el caso de contratos remotos, se establece ingreso a drive para consulta de documentos
por contrato.
5. CONTENIDO
El control de la información documentada en Servicios Asociados S.A.S se realiza conforme a

los lineamientos indicados a continuación:
DIAGRAMA DE FLUJO RESPONSABLES OBSERVACIONES

Solicitud de emisión, Cualquier Cuando un trabajador identifique la
modificación o trabajador necesidad de crear, modificar o eliminar
eliminación de algún documento que afecte el desempeño
documentos del sistema, deberá darla a conocer a su
jefe inmediato. Si éste lo considera
necesario, da autorización para que el
trabajador elabore o modifique el
documento teniendo en cuenta las
disposiciones del presente procedimiento,
generando una versión preliminar que se
presenta a la coordinación SIG vía e-mail
con el visto bueno otorgado por el
coordinador o líder de área validando la
pertinencia a través del formato “HQ-FO-02
SOLICITUD DE CREACION,
MODIFICACION O ELIMINACION DE
INFORMACION DOCUMENTADA”. Si se
requiere, se puede solicitar asesoría a la
Coordinación SIG sobre los criterios de
construcción del documento.
La solicitud de emisión, modificación o

eliminación de documentos debe especificar
el proceso que lo genera, el tipo de
documento según la clasificación de
documentos de Servicios Asociados y hacer
una breve justificación del porqué del
requerimiento solicitado y de qué manera
PROCEDIMIENTO

afecta el desempeño del proceso.
Coordinador SIG Una vez se reciba la solicitud, se procede a
revisarla, así:
¿Es viable?
Si es creación de un nuevo documento se

revisa:
1. Si el documento es requerido por el

sistema de gestión.
2. Si es necesario para cumplir los
requisitos de la prestación del
servicio, del cliente, reglamentarios o
legales.
3. Si es apropiado para el propósito
perseguido y está dentro del alcance
del sistema integrado de gestión.
Si se trata de una modificación o

eliminación, se revisa:
1. Que no sea posible causa de una no

conformidad frente a los requisitos
de las normas NTC ISO 9001, NTC
ISO 14001, NTC ISO 45001, NTC
ISO 22000, NTC 5830, guía RUC,
PESV, de los legales o de los del
cliente.
2. Que agregue valor al proceso.
3. De qué manera afecta a otros
procesos.
SI ES VIABLE: Se presenta el documento

ante el responsable de la aprobación para el
sistema.
NO ES VIABLE: Se debe informar de

manera escrita mediante un e-mail el motivo
por el cual no fue aprobada la solicitud a la
persona solicitante, con copia al
PROCEDIMIENTO

coordinador a lidera de área solicitante y
entregando recomendaciones para generar
la viabilidad en caso de existir.
NOTA: Si es una eliminación, se procede a

actualizar el SIGSA, SGIA y a recoger la
información obsoleta. Se puede comunicar
vía E-Mail.
Cuando la revisión defina la viabilidad de la
creación o modificación de la información
Aprobación documentada, el Coordinador SIG mediante
email, envía al Líder SIG el documento con
Coordinador SIG –
sus observaciones solicitando la aprobación
Líder HSEQ
de este.
En el caso de la eliminación no hace falta la

aprobación del Líder SIG. Se procede al
siguiente paso.
Una vez aprobado el documento, la
Registro en listado
maestro de coordinación SIG procede a actualizarlo o
información incluirlo en el “HQ-FO-01 LISTADO
documentada MAESTRO DE INFORMACIÓN
DOCUMENTADA”.
Los documentos que son eliminados se

Coordinador SIG / registran como obsoletos.
Coordinador HSEQ
Junior / HSE El listado centraliza la información
Operativo documentada del SIGSA, si se requiere, se
pueden generar pestañas dentro de la
matriz con la información documentada por
proceso o contrato para una revisión más
eficaz.
El control del listado maestro de información

documentada es responsabilidad de la
coordinación SIG.
Coordinador SIG Los documentos construidos en WORD y
Control de que sean impresos según la necesidad de
documentos
PROCEDIMIENTO

la operación, deben tener en el pie de
página y alineación centrado, la marca de
agua “COPIA CONTROLADA”. Si no tienen
esta identificación se consideran
documentos NO CONTROLADOS. En el pie
de página también se ubica con alineación a
la margen derecha el conteo de la
paginación del documento.
Los documentos digitales deben tener

igualmente la identificación de COPIA
CONTROLADA. Si no la tienen se
consideran documentos NO
CONTROLADOS.
En el caso de los documentos Obsoletos

que se conserven por alguna circunstancia,
la marca debe decir “OBSOLETO”. Si son
digitales deben tener también esta
identificación de manera visible.
Se debe asegurar que las personas que
Disponibilidad de
documentos ejecutan las actividades tienen acceso a los
documentos, de acuerdo con la dinámica de
Coordinador SIG la organización, se reportaran los cambios
en el drive creado para tal fin y tras la
creación, modificación o eliminación se hará
la respectiva divulgación
Control de Los documentos de origen externo
documentos de
necesarios para la operación de los
origen externo
Coordinador SIG, sistemas de gestión deben incluirse en el
Líder de proceso, “HQ-FO-01 LISTADO MAESTRO DE
coordinador de INFORMACIÓN DOCUMENTADA”. Es
contrato. responsabilidad de los jefes de área o de
proceso informar al coordinador SIG,
cuando se incluye o se elimina un
documento de origen externo.
PROCEDIMIENTO
NOTAS:
- Es responsabilidad de quien usa el documento asegurarse de que éste permanece legible y
actualizado acorde a su necesidad.
- Los registros deben diligenciarse, evitando tachones y enmendaduras, con letra legible y
asegurándose que se diligencian todas las casillas requeridas.
- Es responsabilidad de quien usa los documentos en medio digital debe asegurarse de realizar
copias de seguridad para evitar pérdidas de información.
- Las impresiones que se hagan de las copias digitales son consideradas como NO
CONTROLADAS.
5.1 ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS
Servicios Asociados S.A.S. ha determinado que los documentos que se implementen en los
Sistemas de calidad, Ambiente, seguridad, salud en el trabajo e inocuidad alimentaria, tengan
las siguientes características:
Elementos que deben contener los documentos:
CARACTERISTICAS MANUALES PLANE PROGRAMAS PROCEDIMIENTO INSTRUCTIVOS MATRIZ FORMATOS

ML S PG S IT MZ FO
PL PT
ENCABEZADO X X X X X X X
OBJETIVO X X X X X O O
ALCANCE X X X X X O O
DEFINICIONES - O - X - - O
MEDIDAS DE SEGURIDAD O O O X X O O
DOCUMENTOS -
RELACIONADOS
X X X X X X
RESPONSABLE O X X X X X O
CUADRO DE X O
RESPONSABILIDADES
X X - X X
(O) no requiere (X) obligatorio (-) opcional

Tabla 1. Listado de tipos de documentos y los elementos que deben contener
 Encabezado: Nos permite identificar el documento revisado y sus características

propias de uso y vigencia. Se presenta en mayúscula sostenida y debe incluir el logo
vigente de la empresa.
PROCESO AL QUE PERTENECE (1) CODIGO: (4)

TIPO DE DOCUMENTO (2)
LOGO VIGENTE VIGENCIA: (5)
IDENTIFICACIÓN (3) VERSION: (6)
PROCEDIMIENTO
(1) PROCESO AL QUE PERTENECE: Indicar conforme al mapa de procesos, el proceso al

cual pertenece el documento.
(2) TIPO DE DOCUMENTO: Se encuentra en este campo el tipo de documento según la tabla
1.
(3) IDENTIFICACIÓN: Definir el título como se identifica el documento, teniendo en cuenta el fin
y el contenido del mismo en mayúsculas.
(4) CODIGO: Identificación alfa numérica que permite organizar y ubicar cada documento según
las siguientes instrucciones:
El código de identificación puede llegar a presentar 4 bloques, así:
AA-BB-CC-###
AA: Estas dos posiciones iniciales del código representan el proceso al que pertenece el
documento. Las siglas se definen en la tabla 2 a continuación.
PROCESO DEL MAPA SIGLA

GERENCIA GR
OPERACIÓN OP
MANTENIMIENTO MT
CASINO, ASEO Y CAFETERIA CA
HSEQ HQ
GESTION HUMANA GH
CONTABLE CT
FINANCIERA FC
COMPRAS CP
Tabla 2. Códigos para procesos
BB: Estas siglas intermedias corresponden al tipo de documento que se ha credo y se

encuentran en la tabla 1.
CC: Esta sigla incluye el código específico para programas, contratos o algún otro proceso que
es necesario de especificar más detalladamente. No es obligatorio, su utilización obedece a la
necesidad de la información documentada. El listado de estos códigos específicos se encuentra
en el documento “HQ-MZ-01 MATRIZ DE CÓDIGOS ESPECÍFICOS PARA INFORMACIÓN
DOCUMENTADA”.
###: El consecutivo del tipo de documento por proceso que se asigna una vez el documento se
ha registrado en el listado maestro. Inicialmente se define un valor de tres posiciones.
PROCEDIMIENTO
(5) VIGENCIA: Es la fecha desde la cual el documento comienza a aplicarse dentro del sistema
integrado. La fecha se debe indicar en el siguiente formato DD/MM/AAAA, el mes puede ser en
letras o números, siempre y cuando se respete el orden.
(6) VERSIÓN: Es el consecutivo numérico que cuantifica las modificaciones a las que se
somete el documento. Cuando el documento es emitido por primera vez, es la versión UNO (1).
En el “HQ-FO-01 LISTADO MAESTRO DE INFORMACIÓN DOCUMENTADA” , se debe
registrar en una fila única los cambios realizados entre versiones para hacer el seguimiento y
control a los cambios de cada documento.
Adicionalmente los documentos deben tener en el pie de página en el centro la leyenda

“COPIA CONTROLADA” para poder identificar cuando el documento está en circulación. En
la alineación derecha se define el número de página con el siguiente formato P á g i n a x |
15
teniendo en cuenta el número actual (X) y el número total de páginas (Y).
Los documentos también deben tener la siguiente información:
 Objeto: Nos permite establecer con qué fin se elabora e implementa cada
procedimiento.
 Alcance: Nos permite establecer la cobertura y las áreas en que aplica el documento.
 Definiciones: Terminología utilizada en el documento cuando se requiera, depende de
cada Jefe de departamento y/o de quien implementa el documento, si se definen los
términos relevantes en el documento hará más fácil su entendimiento y aplicación, en
algunos documentos del sistema es opcional.
 Contenido: Describe el cómo se hacen las cosas en SERVICIOS ASOCIADOS S.A.S.,
así como los responsables de realizarlas, el responsable de la elaboración de los
documentos en su respectiva área, podrá realizarlo por medio de narración sencilla y/o
diagramas de flujos utilizando como ejemplo el siguiente esquema.
 Medidas de seguridad: Permite establecer las normas de Seguridad y Salud

Ocupacional relevantes para el desarrollo en forma segura de las operaciones y
actividades asociadas con riesgos identificados donde se deban implementar medidas
de control. De igual modo se deben tener en cuenta las normas Ambientales relevantes
de las actividades asociadas a los aspectos ambientales significativos.
 Documentos relacionados: Corresponde al listado de los documentos necesarios para
complementar o ejecutar las actividades descritas en el documento, se pueden
referenciar los formatos del cliente, anotando que pertenecen a éste.
PROCEDIMIENTO
 Responsable: Hace referencia al cargo de las personas que responden por el

documento implementado.
 Control de Cambios: El control de cambios de los documentos se lleva a través del
listado maestro de información documentada. En la matriz cada cambio se registra por
líneas separadas, no se utiliza cuadro de control de cambios en los documentos.
 Cuadro de aprobación: Identifica los responsables de la elaboración, revisión y
aprobación del documento con las fechas correspondientes.
La casilla “Elaborado” debe contener el nombre y cargo de la persona que elabora el

documento o lo modifica según la necesidad del proceso.
La casilla “Revisado” debe contener el nombre y cargo del Coordinador o Líder del área
quien asegura que el documento cumple con lo requerido por el proceso.
La casilla “Aprobado” debe contener el nombre y cargo de quien aprueba el documento

para su implementación en el SIG. Esta aprobación puede ser otorgada por Gerencia o
por el Líder HSEQ exclusivamente.
La misma persona podrá elaborar y revisar el documento en el caso de que sea

Coordinador o líder.
ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:

NOMBRE NOMBRE NOMBRE
CARGO: CARGO: CARGO:
Todos los documentos deberán ser aprobados por el líder HSEQ o la Gerencia. Los
responsables deben incluir su firma digital en el documento.
TIPO DE LETRA A USAR: Se debe usar Arial en tamaño 11 a 1.15 espacio interlineado.
Para contenido en cuadros y diagramas de flujo, puede usarse en tamaño 10. También se
puede aplicar tipo de letra Arial Narrow 10 y 11.
5.2 COMUNICACIONES EXTERNAS
Se debe hacer uso de la hoja membretada digital. No usar letras en tamaño superior a Arial 12.
Para presentaciones, se debe hacer uso del templete en power point con los logos de SAS.
PROCEDIMIENTO
5.3 PROHIBICIONES
Hacer entrega de documentación en formatos sin previa autorización de la coordinación SIG y/o
del Líder HSEQ.
Hacer uso de formatos de otras fuentes sin la respectiva alineación al SIGSA y SGIA.
Distribuir, usar o implementar cualquier nuevo formato que se requiera para la operación sin ser
autorizado por SIG o líder HSEQ.
5.4 NOMBRE DE ARCHIVO
Los documentos se deben guardar con el nombre propio del mismo adicionando, anteponiendo
el código asignado. También se adiciona la letra V de versión en mayúscula y el número (##) de
la misma, para evitar confusiones con documentación obsoleta. Ejemplo: HQ-PT-01 CONTROL
DE DOCUMENTOS Y REGISTROS V16.
5.5 OBSOLESCENCIA
Cuando se emita una nueva versión, se eliminará el documento de la base pública de SIGSA y
la coordinación SIG lo guardará en carpeta OBSOLETOS.
El personal que haga uso de dicho documento, deberá eliminarlo de su base de datos y
registrar en matriz de documentos, la nueva versión.
6. CONTROL DE REGISTROS
Los registros digitales, deberán ser guardados por cada usuario en una carpeta que en su
equipo haya designado y periódicamente deberá realizar back up del mismo. Los registros
físicos, se conservarán en archivos marcados y designados para tal fin.
Cualquiera de los dos métodos, siempre debe estar disponibles para consulta en caso de
auditoria y/o requerimientos legales o del cliente.
6.1 REQUERIMIENTO LEGAL SOBRE MANEJO DE LA DOCUMENTACIÓN EN

SGSST
PROCEDIMIENTO
El Decreto Reglamentario Único de Trabajo 1072/15 en el Libro 2, Parte 2, Titulo 4, capítulo 6

Riesgos laborales, hace referencia a los requisitos que se deben cumplir con la gestión de la
documentación del Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el trabajo.
Los siguientes documentos y registros, deben ser conservados por un periodo mínimo
de veinte (20) años, contados a partir del momento en que cese la relación laboral del
trabajador con la empresa:
 Los resultados de los perfiles epidemiológicos de salud de los trabajadores, así como los
conceptos de los exámenes de ingreso, periódicos y de retiro de los trabajadores.
 Resultados de mediciones y monitoreo a los ambientes de trabajo, como resultado de los
programas de vigilancia y control de los peligros y riesgos en seguridad y salud en el
trabajo;
 Registros de las actividades de capacitación, formación y entrenamiento en seguridad y
salud en el trabajo.
 Registro del suministro de elementos y equipos de protección personal
 Para los demás documentos y registros, el empleador deberá elaborar y cumplir con un
sistema de archivo o retención documental, según aplique, acorde con la normatividad
vigente y las políticas de la empresa.»
No existe una normatividad específica que establezca el tiempo que debe conservarse una
historia laboral de un empleado, sin embargo, se debe tener en cuenta que la pensión de un
empleado no tiene ninguna prescripción y que cada vez la edad de jubilación es mayor. El
Archivo General de la Nación ha determinado que las entidades públicas deben conservar las
historias laborales durante 80 años, aunque esto no es obligatorio para la empresa privada, la
mayor de especialistas en gestión documental recomiendan seguir esta recomendación ya que
el Decreto 036 de 2008, artículo 1, literal b, faculta a la Unidad Administrativa Especial de
Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales de la Protección Social . UGPP para en
cualquier momento solicitar información laboral:
«… Solicitar a aportantes, afiliados o beneficiarios del Sistema de la Protección Social la presentación

de los documentos relacionados con el cumplimiento de sus obligaciones en materia de contribuciones
parafiscales de la protección social que la UGPP considere necesarios …
La información laboral relacionada con la nómina, son todos los documentos que se
generan durante la relación laboral e identifican pagos realizados al trabajador o a entidades a
las cuales se encuentra afiliado.
Los documentos que se deben conservar son, entre otros:
PROCEDIMIENTO
 Comprobantes de nómina (mensuales o quincenales según se establezca el periodo de

pago en el contrato).
 Aportes a la administradora de cesantías
 Aportes voluntarios a pensión
 Pagos de seguridad social (salud, pensión, caja de compensación, arl, etc)
 Pagos de cesantías realizados directos al trabajador
 Copia de consignación o transferencias realizadas al trabajador
 Certificados tributarios entregados al trabajador (declaración de ingresos y retenciones,
etc)
 Relación de descuentos
 Horas extras
Tiempo de retención documental recomendado: 80 años. Los primeros dos años en el archivo
de gestión y 78 años en el archivo central de la empresa.
Los exámenes médicos de ingreso, periódico, post incapacidad y retiro, así con los registros
asociados de alguna enfermedad laboral declarada o en estudio, el Tiempo de retención
recomendado: 20 años. Un año en el archivo de gestión y 19 años en el archivo central.
La historia laboral debe tener, entre otros, los siguientes documentos:
 Contrato de trabajo
 Reporte de accidentes de trabajo
 Certificaciones de estudio
 Certificados de antecedentes (cuando se requiera para el cargo)
 Certificados de capacitación
 Certificados de incapacidad de personal
 Certificados de incapacidad total o parcial
 Certificados laborales
 Cartas, actas o documentos de autorización de vacaciones al trabajador
 Evaluación de desempeño
 Formato de afiliación de seguridad social
 Hoja de vida
 Fotocopia del documento de identidad
 Fotografía (opcional)
 Documento que evidencia la aprobación de licencias remuneradas o no remuneradas
solicitadas por el trabajador
 Licencias por enfermedad, maternidad o parternidad
 Permisos
 Renuncia del trabajador y aceptación de la misma
 Ascensos
 Sanciones disciplinarias
 Tarjeta profesional
PROCEDIMIENTO
 Títulos académicos Tiempo de retención documental recomendado: 80 años en el

archivo de gestión.
Según el paso 19 de la Resolución 20223040040595 de 2022 La retención documental de

registros y evidencias que soportan la implementación del PESV deben almacenarse al menos
por cinco (5) años, salvo norma especial en contrario; excepto los registros de las inspecciones
preoperacionales que deben ser almacenados por un (1) año.
La documentación correspondiente al SG-SST puede ser en físico (papel), disco magnético,

óptico o electrónico, fotografía, o una combinación de éstos y debe estar en custodia del
Responsable del SG-SST o del cargo encargado de la gestión del documento específo. Se
debe garantizar la confidencialidad de los documentos, acorde con la normatividad legal
vigente.
La documentación relacionada con el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo

-SG-SST, ambiental, seguridad industrial y vial, debe estar redactada de manera tal, que sea
clara y entendible por las personas que tienen que aplicarla o consultarla. Igualmente, debe Ser
revisada y actualizada cuando sea necesario difundirse y ponerse a disposición de todos los
trabajadores, en los apartes que les compete.
El trabajador tiene derecho a consultar los registros relativos a su salud solicitándolo al médico
responsable en la empresa, si lo tuviese, o a la institución prestadora de servicios de seguridad
y salud en el trabajo que los efectuó. En todo caso, se debe garantizar la confidencialidad de los
documentos, acorde con la normatividad legal vigente.
Las empresas deben conservar los registros y documentos que soportan el SG-SST, ambiental,
de calidad y vial, teniendo en cuenta lo siguiente:
 La conservación de los documentos debe manera controlada.
 Se debe garantizar que los documentos sean legibles, fácilmente identificables y
accesibles protegidos contra daño, deterioro o pérdida.
 El responsable del SG-SST tendrá acceso a todos los documentos y registros
exceptuando el acceso a las historias clínicas ocupacionales de los trabajadores cuando
no tenga perfil de médico especialista en seguridad y salud en el trabajo.
 La conservación puede hacerse de forma electrónica siempre y cuando se garantice la
preservación de la información.
7. MEDIDAS DE SEGURIDAD
PROCEDIMIENTO
 Todos los equipos eléctricos que se utilicen para el desarrollo de estas actividades
deben tener la debida conexión de puesta a tierra.
 Adoptar posiciones ergonómicas adecuadas durante el desarrollo de las actividades
dentro de la oficina.
 Procurar el uso de sillas, pad mouse, apoya muñeca ergonómicos.
 Asegurarse que los monitores se encuentren a la altura indicada
 Mantener el sitio de trabajo en excelentes condiciones de orden y aseo.
 Asegurarse de que el mobiliario utilizado en las oficinas esté correctamente ajustado y
en buenas condiciones.
 Los residuos que se generen como consecuencia de la ejecución de este procedimiento
deben ser dispuestos conforme con la clasificación de residuos del sitio en donde se
desarrolle la actividad
 Tener conocimiento de las rutas de evacuación, punto de encuentro, la ubicación de los
extintores y su aplicación según tipo.
 Usar la iluminación adecuada para el desarrollo de estas actividades.
 Identificar la ubicación del botiquín y el uso de sus elementos.
8. DOCUMENTOS RELACIONADOS
HQ-FO-01 Listado maestro de información documentada
9. RESPONSABLES
Coordinador SIG
Líderes de procesos
Coordinadores de contrato
Supervisor HSEQ/HSEQ Operativo y Supervisores
10. CUADRO DE APROBACION
PROCEDIMIENTO
ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:

ANDRES MAURICIO NICOLAS DUSSAN CARLOS JULIO MURCIA
NAVARRETE
CARGO: Coordinador SIG CARGO: Coordinador HSEQ CARGO: Líder HSEQ

Junior

HQ-PT-01 Procedimiento Control de La Informacion Documentada V17

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HSEQ CODIGO: HQ-PT-01

Establecer las disposiciones relacionadas con la información documentada interna y externa,

DOCUMENTO INTERNO: Información documentada que se expide en la empresa para el

4. ENTREGA DE LOS DOCUMENTOS

El control de la información documentada en Servicios Asociados S.A.S se realiza conforme a

DIAGRAMA DE FLUJO RESPONSABLES OBSERVACIONES

La solicitud de emisión, modificación o

DIAGRAMA DE FLUJO RESPONSABLES OBSERVACIONES

Si es creación de un nuevo documento se

1. Si el documento es requerido por el

Si se trata de una modificación o

1. Que no sea posible causa de una no

SI ES VIABLE: Se presenta el documento

NO ES VIABLE: Se debe informar de

DIAGRAMA DE FLUJO RESPONSABLES OBSERVACIONES

NOTA: Si es una eliminación, se procede a

En el caso de la eliminación no hace falta la

Los documentos que son eliminados se

El control del listado maestro de información

DIAGRAMA DE FLUJO RESPONSABLES OBSERVACIONES

Los documentos digitales deben tener

En el caso de los documentos Obsoletos

5.1 ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS

CARACTERISTICAS MANUALES PLANE PROGRAMAS PROCEDIMIENTO INSTRUCTIVOS MATRIZ FORMATOS

(O) no requiere (X) obligatorio (-) opcional

 Encabezado: Nos permite identificar el documento revisado y sus características

PROCESO AL QUE PERTENECE (1) CODIGO: (4)

(1) PROCESO AL QUE PERTENECE: Indicar conforme al mapa de procesos, el proceso al

El código de identificación puede llegar a presentar 4 bloques, así:

PROCESO DEL MAPA SIGLA

BB: Estas siglas intermedias corresponden al tipo de documento que se ha credo y se

Adicionalmente los documentos deben tener en el pie de página en el centro la leyenda

Los documentos también deben tener la siguiente información:

DIAGRAMA DE FLUJO RESPONSABLES OBSERVACIONES

 Medidas de seguridad: Permite establecer las normas de Seguridad y Salud

 Responsable: Hace referencia al cargo de las personas que responden por el

La casilla “Elaborado” debe contener el nombre y cargo de la persona que elabora el

La casilla “Aprobado” debe contener el nombre y cargo de quien aprueba el documento

La misma persona podrá elaborar y revisar el documento en el caso de que sea

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:

5.2 COMUNICACIONES EXTERNAS

5.4 NOMBRE DE ARCHIVO

6.1 REQUERIMIENTO LEGAL SOBRE MANEJO DE LA DOCUMENTACIÓN EN

El Decreto Reglamentario Único de Trabajo 1072/15 en el Libro 2, Parte 2, Titulo 4, capítulo 6

«… Solicitar a aportantes, afiliados o beneficiarios del Sistema de la Protección Social la presentación

Los documentos que se deben conservar son, entre otros:

 Comprobantes de nómina (mensuales o quincenales según se establezca el periodo de

La historia laboral debe tener, entre otros, los siguientes documentos:

 Títulos académicos Tiempo de retención documental recomendado: 80 años en el

Según el paso 19 de la Resolución 20223040040595 de 2022 La retención documental de

La documentación correspondiente al SG-SST puede ser en físico (papel), disco magnético,

La documentación relacionada con el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo

HQ-FO-01 Listado maestro de información documentada

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:

CARGO: Coordinador SIG CARGO: Coordinador HSEQ CARGO: Líder HSEQ

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