VERSIÓN No.

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CONTROL DE MODIFICACIONES
FECHA VERSION CONTENIDO DE LAS MODIFICACIONES
20 FEBRERO 2014 01 Se emite por primera vez.
Se incluye el texto “Los documentos
obsoletos no se conservarán y serán
destruidos aquellos que estén en forma
20 de Febrero de 2015 02 física y los de forma magnética se
eliminarán”.
Se eliminan el texto que sugiere firmar en
tinta azul documentos originales y en tinta
negra las copias.
19 de mayo de 2016 03 Se agrega al punto 4 condiciones generales
Se agrega clasificación de código de
colores para la identificación de las carpetas
20 de febrero de 2017 04
por departamento según el mapa de
procesos.
Se agrega identificación de la
20 de octubre de 2017 05 documentación de activos y sigla de
codificación.
01 de Marzo de 2018 06 Se pasa a la platilla nueva y se agrega
información pendiente. Se incluyen
definiciones, parámetros de tipos de
información y su conservación, método para
crear formatos, elementos que deben tener
los documentos, se incluyeron las
caracterizaciones y los parámetros para
codificar las políticas.
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1. OBJETIVO

Controlar de manera estándar, los documentos del Sistema Integrado de Gestión en

PETROLAND S.A.S.

2. ALCANCE
Inicia con la necesidad de documentar una metodología de trabajo y finaliza con su
aprobación y socialización al personal que deba conocerlo, incluye la revisión, ajuste y
control documental.

Aplica para todos los documentos y registros del Sistema Integrado de Gestión de
PETROLAND S.A.S.

3. DEFINICIONES

 CONTROLAR DOCUMENTOS: Aprobar la adecuación de los documentos antes de

su emisión, revisarlos y actualizarlos cuando sea necesario y aprobarlos
nuevamente; así como asegurar que se identifican los cambios y el estado de
revisión actual, que las versiones pertinentes aplicables se encuentran disponibles
en los puntos de uso, que permanecen legibles y fácilmente identificables, que se
identifican los de origen externo y que se controla su distribución; y prevenir el uso
no intencionado de obsoletos y aplicarles una identificación adecuada en el caso de
que se mantengan por cualquier razón.
 COPIA CONTROLADA: Copia de un documento que se distribuye y actualiza
obligatoriamente a su destinatario.
 COPIA NO CONTROLADA: Copia suministrada a un solicitante autorizado y cuya
actualización no es obligatoria.
 DOCUMENTO: Información y su medio de soporte.
 INFORMACIÓN: Datos que poseen significado. Documento que suministra
elementos para tomar decisiones o realizar cálculos. Ejemplo: planos, listas de
precios, descripciones de cargo. En esta categoría se pueden clasificar los
documentos de origen externo.
 MEDIOS MAGNÉTICOS: Es el recurso informático en el cual se archivan los
documentos del sistema de gestión, tales como discos duros, disquetes o discos
compactos.
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 PROCEDIMIENTO: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un

proceso. (NTC ISO 9000).
 INSTRUCTIVO: Documento que describe de forma secuencial y con alto nivel de
detalle actividades u operaciones muy específicas.
 LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS: Lista en la cual se relacionan los
documentos controlados por PETROLAND S.A.S.
 REGISTRO: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona
evidencia de actividades desempeñadas.
 CARACTERIZACIÓN: La caracterización de un proceso consiste en la descripción
del mismo identificando sus elementos de entrada, sus actividades y sus salidas o
resultados. En la caracterización se pueden describir además elementos como el
objetivo del proceso, sus indicadores, recursos necesarios, personas responsables,
clientes, proveedores, etc.
 PROTECCIÓN: Forma de salvaguardar los documentos.
 RECUPERACIÓN: Metodología utilizada para el recobro de la información
documental.
 TIEMPO DE RETENCIÓN: Tiempo durante el cual se mantendrá la documentación
en archivo activo.
 DISPOSICIÓN FINAL: Lugar y tiempo donde se tendrá en archivo muerto los
documentos de la Compañía.
 DOCUMENTO EXTERNO: Información generada fuera de PETROLAND S.A.S,
que sirve de referencia para el desarrollo de actividades técnicas, comerciales o
administrativas, relacionadas con el sistema de gestión. Ejemplo: legislación,
comunicaciones de la comunidad, del cliente, manuales de los equipos. Entre otros.
 MAPA DE PROCESOS: Documento que presenta el panorama general de todos
los procesos de la Compañía y su interrelación.
 INACTIVAR: Se refiere al proceso de retirar un documento del Sistema de Gestión
organizacional, lo que implica que ya no tendrán validez para la Compañía.
 POLÍTICA: Documento que define directrices.
 PROCESO: Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactúan
para generar valor y las cuales transforman elementos de entrada en resultados.
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 REVISIÓN: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, adecuación,

eficacia, eficiencia y efectividad del tema objeto de la revisión, para alcanzar unos
objetivos establecidos.
 PROGRAMA: El programa concreta los objetivos y los temas que se exponen en el
plan, teniendo como marco un tiempo más reducido. Ordena los recursos
disponibles en torno a las acciones y objetivos que mejor contribuyan a la
consecución de las estrategias marcadas. Señala prioridades de intervención en
ese momento.
 WEB: PAGINA WEB HSEQ: Sitio de consulta en la cual los colaboradores de la
Organización pueden acceder a noticias en temas de HSEQ y a la documentación
que hace parte del Sistema de Gestión Integrado de Petroland S.A.S. por medio del
link: http://petrolandcolombia.com/.

4. RESPONSABILIDAD

Es responsabilidad del Coordinador de HSEQ asegurar el cumplimiento de lo estipulado

en el presente procedimiento. La disponibilidad de los documentos en el medio de
consulta y que promover el uso de documentos vigentes a través de socialización y
seguimiento permanente.

La alta dirección es responsable de proporcionar los recursos para la implementación y

administración de la plataforma de consulta que permita a su vez la administración de la
información bajo parámetros requeridos por las normas implementadas, adicional es
responsable de aprobar el presente documento.

Es responsabilidad de todos los trabajadores de la organización, cumplir con los

parámetros y metodologías estipulados en el presente procedimiento y conocer los
procedimientos de los procesos a los que pertenecen y los que requieran para
desempeñar sus funciones.

Directores, jefes y líderes de proceso se encargan de la revisión y aprobación de los

documentos requeridos para el funcionamiento de sus procesos enmarcados en los
sistemas de gestión implementados.

5. EQUIPOS DE PROTECCIÓN PERSONAL

No aplica.
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6. NORMAS DE SEGURIDAD

No aplica.

7. PROCESO GENERAL

Parámetros:

a. Los documentos nuevos o actualizados deben ser difundidos y comunicados al

personal, la comunicación podrá ser vía  correo electrónico, si el documento no
requiere ser conocido por todo el personal de la organización solo se le comunicara
el cambio al responsable del documento y él ya se encargara de comunicarlo a las
partes interesadas.
b. Se debe deja registro de la divulgación, si es por correo, una impresión del envío es
suficiente.
c. Para todos los efectos se aclara que el administrador de la documentación y
también responsable de control de los documentos, es Coordinador de HSEQ.
d. La ubicación de los documentos aprobados estará y podrán ser consultados en la
página web HSEQ de la organización. La página web HSEQ será el único lugar
autorizado para consultar la información, si en algún campo, sede y/o operación no
hay acceso a la página web HSEQ se deberá tener una copia controlada ya sea en
medio magnético o física, la cual debe ser actualizada permanentemente por
Coordinador HSEQ, quien deberá enviar y compartir la información actualizada con
las sedes que lo requieran, cuando se presenten cambios.
e. El acceso a la página web HSEQ será concedido por el proceso HSEQ y estará
sujeto a un usuario y contraseña, a través del siguiente link:
http://petrolandcolombia.com/.
f. La Organización realiza una copia de protección (back up) de los documentos del
SGI, esta copia se realiza en un espacio establecido por la organización el cual se
encuentra en el servidor ubicado en la oficina de Petroland, La copia de protección
debe realizarse semestralmente. Otro medio de respaldo de la información se
encuentra en la página web HSEQ link: http://petrolandcolombia.com/.
g. Las condiciones ambientales de los sitios para distribución de los documentos, el
manejo de los mismos y la calidad de impresión o fotocopiado deben garantizar la
legibilidad de los documentos.
h. El manejo de la información electrónica propia de la organización no debe quedar
almacenada únicamente en los equipos de los usuarios, debe asegurarse en el
servidor y la realización del backup.
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i. Los procedimientos e instructivos pueden ir acompañados de imágenes, gráficos o

fotos que faciliten el entendimiento del documento.
j. Para crear y/o inactivar un documento debe contarse con la aprobación del
responsable del proceso y debe solicitarse al Coordinador HSEQ. Los documentos
pueden actualizarse o crearse por modificación de normas internas, cambios en los
procesos, cambio en los recursos y demás actividades que merezcan la elaboración
o actualización de documentos.
k. Están prohibido la impresión, descarga o envío de documentos a través de correo
por parte de los usuarios, estas actividades únicamente pueden ser ejecutadas por
el Coordinador de HSEQ, bajo los lineamientos del presente procedimiento.
l. Los registros deben permanecer legibles, por lo tanto, deben estar protegidos de
líquidos y de factores físicos externos que puedan alterar su contenido.
m. Ningún formato debe ser diligenciado a lápiz.
n. Los registros no deben tener enmendaduras y/o tachones.
o. No se requiere paginación para los registros.
p. El almacenamiento de los registros puede ser de manera digital o física en carpetas
o AZ. En el listado maestro de documentos se establece el tipo de almacenamiento
para cada registro.
q. El líder de cada proceso es el responsable del almacenamiento de los registros de
su proceso.
r. En el listado maestro de documentos se establece para cada registro su tiempo de
conservación y disposición final, la disposición final puede ser mediante archivo
inactivo o destrucción de los registros.
s. Los documentos de origen externo, que los procesos determinan como necesarios
para la planificación y operación del SGI se debe identificar y controlar a través del
listado maestro de documentos y registros, en el cual se registra su ubicación.
t. Se debe realizar una revisión a todos los documentos que no hayan sido
actualizados en un periodo de 2 años. De esta revisión deben participar todos los
líderes de proceso relacionados con los documentos a revisar. El Coordinador
HSEQ debe programar la revisión masiva de estos documentos cada 2 años.
u. Información: la organización cuenta con varios tipos de información, la cual se
puede encontrar identificada en diferentes listados:
 Listado maestro de documentos: y los documentos que en él se listan (ver
Tabla2), se pueden consultar en la página web HSEQ como se indica en un
parámetro del presente procedimiento.
 Los registros de las operaciones que se realizan en cada uno de los
procesos: pueden ser registros físicos y digitales. Los físicos son archivados
en AZ´s rotuladas e identificadas de acuerdo con el tipo de color establecido
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para cada proceso (ver tabla 5) y la digital será conservada en la carpeta del
servidor asignada a cada proceso.
 Listado de personal: junto con la información de cada trabajador, está
administrada por el proceso de Recursos Humanos, se actualiza de acuerdo
con el movimiento de personal y se encuentra ubicada en la carpeta del
servidor asignada para el proceso.
 Listado de proveedores: junto con la información de cada proveedor de
productos y servicios, es administrada por el proceso de Compras y se
encuentra en ubicada en la carpeta del servidor asignada para el proceso.
 Listado de propuestas comerciales: es administrado por el proceso de
Operaciones y se actualiza cada vez que la organización presente una
oferta. Todas las licitaciones, junto con la ficha de control se encuentran
ubicadas en una carpeta del servidor asignada para el proceso.
 Información financiera (Plataforma Contable – Registros Contables): con
acceso restringido al personal del proceso, cuenta con 2 tipos de
información, una física y otra digital. La física se debe conservar en AZ´s
rotulados e identificados de acuerdo con la tabla de colores establecida en el
presente procedimiento y los lineamentos los establece el Gerente del
proceso. La información digital se conserva en el servidor y se trabaja a
través de la plataforma contable, la cual controla el acceso a través de un
usuario y contraseña.

Los registros físicos vigentes se conservan disponibles en las instalaciones de la

empresa en mobiliario que mantiene sus condiciones de conservación (ver
conservación de registros del presente procedimiento), debido a que el mobiliario
no es suficiente para el archivo de todos los procesos en las instalaciones
administrativas, la compañía se ha apoyado del servicio de custodia de la
documentación con un tercero, de esta manera en primer lugar cada proceso
organiza las AZ´s, estas se envían a empastar cuyo lomo contiene la misma
información que contenía el lomo de la AZ´s, cada proceso empaca los libros
empastados en cajas marcadas con el proceso y el numero en que va de envio
según la última caja enviada a custodia y así es entregada la información para
custodia, en cuanto a los registros obsoletos, se trasladan al archivo inactivo de la
empresa, con previa rotulación e identificación. Los documentos obsoletos se
trasladan a la carpeta de inactivos ubicada en el servidor, para el caso de la
información de cada proyecto en ejecución, los registros se conservan en la oficina
de la base de operaciones y cuando finaliza el proyecto se traslada la información a
la oficina principal.
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El servidor de la empresa que almacena la información de cada proceso se

encuentra en las instalaciones la empresa, el cual cumple con condiciones
adecuadas de infraestructura en cuanto al acceso, temperatura y humedad y cuenta
con un responsable de su administración.

A. CONTROL DE DOCUMENTOS

TABLA 2: PARTES DE LOS DOCUMENTOS

TIPO DE DOCUMENTO
Elemento Procedimient Programa /
Manual Instructivo Formatos Caracterización
o Planes
Encabezado X X X X X X
Control de cambios X X X X X
Objetivo X X X X X
Alcance X X X X X
Definiciones X X X
Responsabilidad X X X X
Equipos de
X
Protección
Normas de seguridad X
Proceso General
(Parámetros y X X X
Metodología)
Documentos
X X X
Referencias
Anexos
X
(Cronogramas, otros)

CODIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

a. Codificación alfanumérica: aplica a todos los documentos del Sistema de Gestión y

se emplea en los tipos de documentos así: (Véase Tabla No. 4 y ejemplos)

TABLA 3. CODIFICACIÓN ALFANUMÉRICA

Z X YYY ###
Indica la Indica tipo de Indica el área que lo Consecutivo del
Compañía documento genera documento

* Nota: Para el caso de las Políticas, la organización invierte la codificación así:

YYY X ###
Indica el área que lo Indica tipo de Consecutivo del
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genera documento documento

HSE PTL 0X

TABLA 4. SIGLAS PARA LA DOCUMENTACIÓN DEL SISTEMA

TIPO DE
SIGLA
DOCUMENTO
Procedimiento / P
Plan / Programa
Política PTL
Instructivo I
Manual / Mapa de
M
procesos
Formato /
F
Caracterización
Reglamento R
Cartillas / Folletos /
G
Guías

ÁREA DE ORIGEN SIGLA ÁREA

Direccionamiento Estratégico GES
Operaciones OP
Activos AC
Mantenimiento MT
Coordinación de Compras COM
Seguridad y salud en el trabajo, Ambiente y Calidad HSEQ
Gerencia Administrativa y Financiera / RRHH GAD
Gestión Comercial GC

Ejemplo 1:

PLPHSEQ-001 PL: PETROLAND SAS

P: procedimiento.
HSEQ: departamento que lo emite
001: es el procedimiento número 1.
Ejemplo 2:
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PLFGOP-007 PL: PETROLAND SAS

F: Formulario de registro.
OP: Departamento que lo emite (Operaciones).
007: Es el formulario de registro número 7.

Metodología

DESCRIPCIÓN DE PROCESO PARA CONTROL DE DOCUMENTOS INTERNOS

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO OBSERVACIONES
1 Inicio
2 Solicitud de
Solicitar creación o cambio de Personal líder de elaboración o
documento proceso modificación de
documentos.
3 Líder de Solicitud de
Revisar la pertinencia de la documentación elaboración o
solicitud Director de área / modificación de
Gerente de área documentos.
4 Solicitud de
Aprobar o negar la creación o
Director de área / elaboración o
cambio del documento, en
Gerente de área modificación de
caso afirmativo ir a 7.
documentos
5 Informar la no aprobación de la Líder de Se informa por correo
solicitud documentación electrónico
Director de área /
Gerente de área
6 Fin
7 Incluye la asignación del
código al documento, por
parte del líder de
documentación, de acuerdo
con los parámetros del
presente documento.
Asignar los responsables por Solicitud de
Líder de De pendiendo del tipo de
elaborar y por revisar los elaboración o
documentación documento, asegurar que
documentos y enviar la modificación de
Director de área / tenga las partes definidas
plantilla documentos
Gerente de área en la tabla2.
Actualizar listado Maestro
de documentos y registros,
ya sea incluyendo el nuevo
documento o modificando
versión y fecha de
actualización.
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DESCRIPCIÓN DE PROCESO PARA CONTROL DE DOCUMENTOS INTERNOS

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO OBSERVACIONES
8 Elaborar el documento según Empleado Quien elabora
plantilla o requisitos mínimos. asignado procedimientos o
instructivos, es responsable
por definir los registros
necesarios en la ejecución
del mismo, en cuanto lo
finalice debe someterlo a
revisión y aprobación por
parte del líder del proceso.
9 Revisar el documento, si está Empleado Ajustar el documento de
correcto, aprobarlo. En caso asignado acuerdo con las
contrario, ir a 8 observaciones realizadas
por el revisor y volverlo a
pasar para su aprobación.
10 Aprobar el documento. El Gerente de área y *PLFHSEQ-058 En el momento de divulgar
colaborador que hace parte del Gerente General Listado maestro de la creación, modificación o
proceso y que realiza la documentos y registros eliminación por medio del
creación, modificación o *Correo electrónico correo electrónico a
eliminación del documento en Coordinación HSEQ
el SGI previa consulta y coordinacion.hseq@petr
aprobación al líder del proceso olandsas.com a los
o Gerente General del interesados, siempre es
documento a intervenir, copiado a la Gerencia
comunica y envia por correo General y a los lideres de
electrónico a Coordinación proceso, en el caso que no
HSEQ se conteste el correo de
coordinacion.hseq@petrola divulgación estas partes se
ndsas.com el documento considera aprobado el
conforme a lo requerido documento.
(creación, modificación o
eliminación) por proceso para Nota: el único correo
realizar la actualización en electrónico aprobado para
PLFHSEQ-058 Listado solicitud de cambios en la
maestro de documentos y documentación como
registros. divulgación de los mismos
es a Coordinación HSEQ
El documento se considera coordinacion.hseq@petr
aprobado cuando se envía u n olandsas.com.
correo electrónico a
Coordinación HSEQ
coordinacion.hseq@petrola
ndsas.com solicitando subir
el documento a la página web
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DESCRIPCIÓN DE PROCESO PARA CONTROL DE DOCUMENTOS INTERNOS

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO OBSERVACIONES
HSEQ.
11 Actualizar listado maestro de Líder de PLFHSEQ-058 Listado Los documentos obsoletos
documentos y registros documentación maestro de no se conservarán y serán
correspondiente y generar documentos y registros destruidos aquellos que
número de copias necesario. estén en forma física y los
de forma magnética se
guardarán en la carpeta de
obsoletos ubicada en el
servidor.

Solamente el Líder de
Documentación puede
reproducir copias de los
documentos, excepto de los
formularios de registro.
12 Si aplica, distribuir copias Coordinador Correo electrónico de Las copias controladas
controladas a quienes HSEQ distribución por medio que no sean entregadas
corresponda. de personalmente serán
coordinacion.hseq@p
enviadas acompañadas
etrolandsas.com a los
interesados. de un memo el cual debe
ser firmado y devuelto al
líder de documentación
una vez sea recibido el
documento.
13 Divulgar el documento, al Los cargos Asistencia a
personal involucrado. relacionados en la capacitaciones
lista de distribución Correo electrónico de
socialización
14 Fin

CREACÓN Y ACTUALIZACIÓN DE UN FORMATO

No
ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO OBSERVACIONES
.
1 Identificar necesidad de crear o Usuario del Los involucrados de cada
modificar un formato formato proceso pueden identificar la
necesidad de crear o
modificar un formato. Esta
necesidad debe ser
comunicada al coordinador
HSEQ.
2 Elaborar borrador del formato Coordinador Correo electrónico El coordinador HSEQ o
HSEQ usuario del formato, elabora
un borrador del formato
o teniendo en cuenta los
parámetros de este

3 Revisar formato
4 Realizar modificaciones
5 Aprobar formato
6 Actualizar listado maestro
7 Publicar formato
8 Divulgar formato
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Usuario del procedimiento. Si lo realiza
formato junto con el usuario del
formato se procede al paso
número 5. Si no lo realiza
junto con el usuario del
formato, ubica el borrador en
la carpeta del servidor
establecida para revisión de
documentos y comunica
mediante correo electrónico al
usuario del formato para que
realice la revisión.
Usuario del Correo electrónico El usuario del formato revisa
formato el borrador y comunica al
coordinador HSEQ las
modificaciones que deben
realizarse al mismo. Si no se
requiere realizar ninguna
modificación al formato, se
continúa en el paso 5.
Coordinador Correo electrónico El coordinador HSEQ realiza
HSEQ las modificaciones al formato
comunicadas por el usuario,
ubica el borrador en la
carpeta del servidor
establecida para revisión de
documentos y comunica
mediante correo electrónico al
usuario del formato para que
realice la revisión y se
continúa en el paso 3.
Usuario del Correo electrónico El usuario del formato
formato comunica mediante correo
electrónico la aprobación del
formato revisado. Se deja
constancia mediante correo
electrónico enviado al
coordinador HSEQ.
Coordinador Listado maestro de El coordinador HSEQ
HSEQ documentos y registros actualiza el listado maestro de
documentos y registros
agregando el formato nuevo o
actualizado.
Coordinador Correo electrónico El coordinador HSEQ ubica el
HSEQ formato aprobado en la
carpeta del servidor
establecida para este fin y lo
comunica al usuario del
formato mediante correo
electrónico.
Usuario del Registro de asistencia El usuario del formato debe
formato a capacitaciones divulgarlo a los colaboradores
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que interactúen con el mismo

y dejar registro mediante el
registro de asistencia a
capacitaciones.

DESCRIPCIÓN DE PROCESO PARA CONTROL DE DOCUMENTOS EXTERNOS

N ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO OBSERVACIONES
1 Inicio
2 Recibir y reportar el documento Cualquier Enviar el documento al líder
externo empleado de documentación
3 Líder de
Revisar la pertinencia del documentación
documento Director de área /
Gerente de área
4 Aprobar o negar la inclusión del
Director de área /
documento externo, en caso
Gerente de área
afirmativo ir a 7
5 Informar la no aprobación de la Líder de Se informa verbalmente
inclusión del documento documentación
6 Fin
7 Líder de Se incluye en el listado
Definir la lista y el medio de documentación Listado maestro de maestro indicando la
distribución Director de área / documentos ubicación para consulta del
Gerente de área documento.
8 Empleado Ubicar el documento externo
asignado en el lugar (físico o digital)
Preparar el documento
donde quedara disponible
para consulta.
9 Actualizar listado de referencia Líder de Listado maestro de Incluir los datos del
de información documentación documentos documento externo en el
listado maestro, indicando en
la columna de “Tipo” con la
palabra “Externo”.
10 Reproducir y distribuir copias Líder de Cuando se requiera.
controladas a quienes documentación
corresponda
11 Divulgar el documento al Los cargos Asistencia a
personal involucrado relacionados en capacitaciones
la lista de
distribución
12 Fin
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LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

Una vez codificado todos los documentos y registros, se llevará una lista de cada
documento (procedimiento, manual, registro, informativo, etc.) donde se especificará la
ubicación, código, nombre del documento, fecha de aprobación, responsable de
aprobación.

APROBACIÓN
Para la aprobación o rechazo del documento y/o registro, debe ser revisado, aprobado y
firmado por gerencia de proceso o General.

El colaborador que hace parte del proceso y que realiza la creación, modificación o
eliminación del documento en el SGI previa consulta y aprobación al líder del proceso o
Gerente General del documento a intervenir, comunica y envía por correo electrónico a
Coordinación HSEQ coordinacion.hseq@petrolandsas.com el documento conforme a lo
requerido (creación, modificación o eliminación) por proceso para realizar la actualización
en PLFHSEQ-058 Listado maestro de documentos y registros.

El documento se considera aprobado cuando se envía un correo electrónico a

Coordinación HSEQ coordinacion.hseq@petrolandsas.com solicitando subir el documento
a la página web HSEQ.

En el momento de divulgar la creación, modificación o eliminación por medio del correo

electrónico a Coordinación HSEQ coordinacion.hseq@petrolandsas.com a los
interesados, siempre es copiado a la Gerencia General y a los líderes de proceso, en el
caso que no se conteste el correo de divulgación estas partes se considera aprobado el
documento.

El único correo electrónico aprobado para solicitud de cambios en la documentación como

divulgación de los mismos es a Coordinación HSEQ
coordinacion.hseq@petrolandsas.com.

CONSULTA:

Para acceder a la página web HSEQ link: http://petrolandcolombia.com/ se recomienda

consultar el PLIHSEQ-005 Instructivo uso página web HSEQ.

B. CONTROL DE REGISTROS
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ALMACENAMIENTO
Los registros generados en el Sistema Integrado de Gestión, se mantienen en medio físico
y/o digital según las necesidades de los procesos. En medio físico se mantienen en AZ,
carpetas legajadoras o carpetas blancas, identificadas en el lomo con el nombre del
registro que contiene.

La clasificación de colores de las carpetas AZ, carpetas legajadoras o carpetas blancas,

se realiza por departamento de la siguiente manera:

TABLA 5. CLASIFICACION DE COLORES

DEPARTAMENTO CLASIFICACIÓN DE COLORES

Dirección estratégico Morado
HSEQ Azul
Operaciones, mantenimiento
Amarillo
y activos
Recursos humanos (RRHH) Naranja
Compras Rojo
Administrativo y financiero Verde
Responsabilidad social
Rosado
empresarial (RSE)
Gestión comercial Café

En el caso de los digitales se tiene establecido una estructura de carpetas identificadas

con el nombre de los registros. Por ejemplo: “Se guardan los registros de requisiciones en
una carpeta llamada “Requisiciones”.

RECUPERACIÓN
Se asigna un lugar de fácil acceso de los registros, en folders o archivadores claramente
identificados. En el “Listado Maestro de Documentos y registros” se encuentran definidas
las rutas para acceder a la información tanto física como digital.

PROTECCIÓN Y ACCESO
Se garantizan las condiciones de almacenamiento en un ambiente adecuado para
prevenirlos contra daño, deterioro, pérdida o extravío. Se guardan lejos de la luz solar
directa, y se mantienen libres de polvo y humedad. Dependiendo del registro a consultar
se solicita la autorización al proceso HSEQ.
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TIEMPO DE RETENCION

Se define para cada registro el tiempo de permanencia en el Sistema de Gestión Integral,

el cual queda registrado en el “Listado Maestro de Documentos y registros”.

DISPOSICIÓN
Se establecen los métodos de disposición de los registros así:
 Destrucción inmediata: Eliminación del registro con posibilidad de uso como papel
reciclaje siempre y cuando se haya identificado con una cruz y no tengan firmas o
datos privados de la empresa.
 Archivo inactivo: Tiempo de conservación en el archivo inactivo. Archivo físico y/o
digital se conserva de acuerdo a lo establecido en la ley o por Gerencia.

C. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

 PLFHSEQ-058 Listado maestro de documentos y registros.

 PLIHSEQ-005 Instructivo uso página web HSEQ