MANEJO DE DOCUMENTACIÓN

INTERNA Y EXTERNA

Procedimiento de
Operación Estándar

PROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO

SUBPROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL
CÓDIGO: N/A-GDA-01-POE01
 Código: N/A-GDA-01-
POE03
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HISTORIAL DE CAMBIOS

VERSIÓN DETALLE FECHA

Procedimiento Nuevo – Creación del Sistema de Gestión de la
Calidad (SGC)
Se deja insubsistente los procedimientos: N/A-GDA-01-POE01
1.0 Mayo 2022
(V4.0) y N/A-GDA-01-POE01 (V2.0) para unificarse en uno solo,
en función a la mejora continua y con control de cambios.
CC:2022-007

CUADRO DE FIRMAS

RESPONSABLES NOMBRE CARGO FIRMA

Delegado de la Gerente
General * Firmado electrónicamente por:

David Argoti DAVID SEBASTIAN

Gerente de Desarrollo ARGOTI VASQUEZ

APROBADO POR: Organizacional (E)

Maria Gabriela Firmado electrónicamente por:

Secretaría General MARIA

Guerra GABRIELA
GUERRA ERAZO

Analista de Gestión Firmado electrónicamente por:

ELABORADO POR: Sofía Paredes SOFIA ALEJANDRA

Documental PAREDES GRANJA

* Según Resolución Administrativa Nro. EMGIRS-EP-GGE-2022-0005-R de 25 feb 2022

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1. LINEAMIENTOS GENERALES

OBJETIVO

Establecer los lineamientos para el manejo eficiente de los documentos externos e internos que
ingresan a la EMGIRS EP y/o se generan en la Institución; y, que son canalizados a través del sistema
SITRA, para su gestión correspondiente.

ALCANCE

El ingreso o generación de un documento externo o interno, hasta la generación de la respuesta y

almacenamiento de la documentación generada.

REFERENCIAS NORMATIVAS

1. Ley del Sistema Nacional de Archivos;

2. Acuerdo No. SGPR-2019-0107 Regla Técnica Nacional para la Organización y Mantenimiento
de los Archivos Públicos;
3. Norma Técnica de Gestión Documental y Archivos del Gobierno Autónomo Descentralizado del
Distrito Metropolitano de Quito de febrero de 2019;
4. Normas de Control Interno de la Contraloría General del Estado;
5. Instructivo de Organización Básica y Gestión de archivos Administrativos; y,
6. Resolución Administrativa AG-032, Expedir las Normas que Regulan la Implementación,
Administración, y Uso del sistema de Trámites - SITRA, e el Gobierno Autónomo
Descentralizado del Distrito Metropolitano del Distrito de Quito.

RESPONSABLE DEL SUBPROCESO

Secretario/a General.

INTERVINIENTES

1. Gerente General;
2. Gerentes de Área (Jefe de Área);
3. Coordinadores de Área (Jefe de Área);
4. Secretario/a General;
5. Líderes de Área (Servidor –Técnico);
6. Especialistas de Área (Servidor – Técnico);
7. Analistas de Área (Servidor – Técnico);
8. Administradores, Fiscalizadores, Supervisores de Contrato; y/o Convenios.
9. Asistentes de cada área (Responsable de Gestión Documental y Archivo)

DEFINICIONES

Archivo de Gestión o Archivo de Área: Corresponde a los archivos generados por las actividades de cada
área o unidad de la Empresa, constituido por los documentos producto de la actividad institucional, y
están sometidos a utilización y consulta permanente.
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Acervo Documental: Conjunto de documentos de un archivo, conservados por su valor sustantivo,

histórico o cultural.
Circular: Es un documento de uso interno que dirige una autoridad superior a todos o aparte de sus
subalternos simultáneamente para darle a conocer disposiciones o asuntos internos con el fin que se
cumplan a cabalidad.
Documento: Información creada o recibida, conservada como prueba, por una organización o un
individuo en el desarrollo de sus actividades o en virtud de sus obligaciones legales,
independientemente de su soporte, de acuerdo con unas características de tipo material y formal.
Documento Físico: Es todo documento que se tenga que reducir a escrito, este tipo de documentos se
contemplan en formato de papel y por sus características ofrece: Guardar la información de manera
íntegra.
Documento Electrónico: Constituye la información generada, recibida, almacenada y comunicada por
medios electrónicos, que permanecen en estos medios durante su ciclo vital.
Documento digital: Es la representación en medio digital de un documento, contenido, textos,
imágenes, sonidos, videos.
Documento Externo: Todo documento que es generado por entidades externas a la Empresa o
Institución.
Documento Interno: Todo Documento, que es generado por las Gerencia, Coordinación o unidades que
conforman la Empresa o Institución.
Expediente: Conjunto ordenado de documentos y actuaciones pertenecientes a una persona, asunto o
negocio. Testimonios escritos, reflejo de un proceso administrativo iniciado por un peticionario o por
la misma Entidad, con ordenamiento cronológico, construcción lógica en la que tienen explicación las
distintas actuaciones, pues se puede seguir su nacimiento, producción y efectos.
Expediente Híbrido: Expediente conformado por documentos de archivo físico y electrónicos, que
corresponden a un mismo asunto, conservados en sus soportes nativos, manteniendo su vínculo
archivístico.
Gestión de documentos: Conjunto de principios, métodos y procedimientos orientados a lograr un
eficiente flujo de documentación dentro de la Institución. La correcta administración de este flujo
permite un procesamiento, almacenamiento, seguimiento, recuperación, retroalimentación
conservación y difusión adecuada de la información.
Memorando: Es un documento por el que se intercambia información entre distintas áreas de la
EMGIRS-EP, para comunicar alguna indicación, recomendación, instrucción, disposición, solicitud, etc.
Oficio: Es un tipo de documento que sirve para comunicar a dependencias, instituciones o personas
naturales las disposiciones, consultas, órdenes, informes, o también para llevar a cabo gestiones de
acuerdos, de disposiciones, de felicitación, de colaboración, de agradecimiento, etc. a usuarios
externos.
Sistema de Trámites - SITRA: Es un software que garantiza la accesibilidad, interoperabilidad,
trazabilidad, manejo sistemático, auditable y responsable a los requisitos funcionales y legales de la
entidad municipal, que apoya en la gestión de la información con procesos estandarizados, activos,
dinámicos e integrales que permitan mantener la información en un entorno seguro como evidencia
autentica de los trámites que se producen en el GAD DMQ.
Tipo documental: Unidad documental simple originada en una actividad administrativa, con
diagramación, formato y contenido distintivos que sirven como elementos para clasificarla, describirla
y asignarle categoría diplomática
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POLÍTICAS
Políticas Generales.

1. Es responsabilidad de la Coordinación de Tecnología de la Información y Comunicaciones, la

administración de cuentas de Usuario, mantenimiento del sistema y soporte al usuario del Sistema
de Trámites – SITRA.
2. Se debe usar de manera obligatoria y permanente el Sistema de Trámites - SITRA para la gestión y
atención de trámites y comunicaciones remitidas por usuarios internos y externos, en el
procedimiento de recepción, registro, distribución y trámite documental, actualizando de forma
diaria el estado de los trámites asignados, registrando y respaldando todos los documentos
habilitantes a manera de expediente, utilizando siempre el mismo número de registro en SITRA,
desde su creación hasta la finalización del trámite.
3. Es responsabilidad del Administrador Desconcentrado del Sistema de Trámites - SITRA, el
seguimiento del uso adecuado del sistema.
4. Para la generación de documentos a través del Sistema de Trámites - SITRA, se deberá usar los
formatos de tipología documental, establecidos y predeterminados, de conformidad al carácter del
documento, se lo deberá identificar como corresponda (memorando, circular, resolución, oficio,
etc.)
5. Para la generación de documentos a través del Sistema de Trámites - SITRA o de forma manual, se
debe cumplir con la malla de elaborado, revisado y aprobado por, según corresponda.
6. Toda documentación generada en formato electrónico o físico debe ser debidamente archivado,
de conformidad con las disposiciones de la Secretaria General.
7. Se debe archivar de forma permanente los trámites en el Sistema de Trámites - SITRA, una vez que
los mismos hayan sido atendidos, despachados y notificados a su vez se deberá registrar en el
Sistema de Trámites – SITRA, a manera de nota de comentario los datos de despacho: Medio de
entrega físico o electrónico, fecha, hora, datos del responsable de recepción o correo electrónico
por medio del cual fue entregado y notificado el documento.
8. Es indispensable el registro de datos en el Sistema de Trámites - SITRA con lo cual quedará
constancia en el recorrido del trámite, como constancia de la transmisión y recepción del
contenido del documento.
9. Los Responsables de Gestión Documental, deben estructurar el acervo documental activo con base
a los lineamientos generales indicados por la Secretaría General de la EMGIRS-EP, para la aplicación
de los procesos archivísticos según corresponda.
10. La Secretaria General, de ser necesario impartirá el asesoramiento y capacitación en temas de su
competencia.

Con respecto al manejo de la documentación electrónica. -

1. La Secretaría General en conjunto con la Coordinación de Tecnología de la Información y

Comunicaciones, son responsables de la capacitación, a los funcionarios, servidores de la EMGIRS
EP con respecto a los servicios, las medidas de seguridad, las condiciones, los alcances, las
limitaciones y responsabilidades que deben tener en el uso de las firmas electrónicas.

2. La firma electrónica tiene igual validez y se le reconoce los mismos efectos jurídicos que una
manuscrita en relación con los datos consignados en documentos escritos, y es admitida como
prueba en juicio, siempre y cuando el documento se mantenga en soporte digital.
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3. Los funcionarios y servidores titulares de certificados de firma electrónica y dispositivos portables

seguros son responsables de su buen uso y protección. Las claves de acceso asignadas no deben
ser divulgadas ni compartidas en ningún momento.

4. Los documentos con firma electrónica, no deben ser impresos, considerando que al hacerlo pierde
su validez y legalidad, por lo que deben ser distribuidos por el mismo medio digital.

5. Los documentos generados en el Sistema de Trámites - SITRA y/o firmados electrónicamente no

podrán ser modificados, alterados, unificados ni desmembrados.

6. Los documentos con firma electrónica deben ser descargados conforme los expedientes
administrativos: documento de inicio, documento de cierre y sus anexos. Esta conformación
deberá ser en formato digital.

7. Si el documento electrónico posee anexos con firmas manuales estos deberán ser impresos, y
deben constar con su suscripción, para su entrega física, el archivo de este tipo de documentos se
los debe realizar como expedientes híbridos.

8. Los documentos con firma electrónica se deben remitir a través del Sistema de Trámites - SITRA o
correo electrónico, precautelando que se respalde la recepción del documento por parte del
destinatario, quien deberá contar con acceso al Sistema de Trámites - SITRA o correo electrónico
para notificación; de no ser así, los documentos deberán ser impresos y firmados por el remitente
para la entrega.

Con respecto a la Gestión documental de los Procesos de Contratación Pública. -

1. En el caso de los Administradores de Contrato, quienes elaboran y emiten una respuesta a una
solicitud o comunicación, a través del Sistema de Trámites - SITRA, deben firmar electrónicamente.
Estos documentos deben mantenerse de manera digital, por lo cual el expediente de contratación
pública será de constitución híbrida, el mismo que deberá ser ordenado cronológicamente por
fases del proceso de contratación: preparatoria, precontractual, contractual, ejecución y cierre de
proceso.

2. Los Administradores de Contratos, son responsables de la gestión, custodia y conservación de los

documentos generados durante su administración, los mismos que servirán como sustento para la
generación del pago.

3. Corresponderá a los Responsables de Gestión Documental y Archivos de cada Gerencia,

Coordinación y Unidad; brindar el asesoramiento necesario a los Administradores, Fiscalizadores,
Supervisores de Contratos y/o Convenios; sobre la aplicación de procesos archivísticos para la
adecuada organización documental.

Políticas para el manejo de Documentación Interna. -

1. Los Responsables de Gestión Documental y Archivos, deben conformar el archivo del área con los
documentos internos generados en la gestión del área, respetando en todo momento el principio
de procedencia y el principio de orden original, formando los expedientes necesarios de ser el caso,
considerando como información principal el asunto.
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2. Los Responsables de Gestión Documental y Archivos, deben dar seguimiento a la generación de las
respuestas a los trámites recibidos en cada Área.

3. Los Responsables de Gestión Documental y Archivos, deben cumplir con la debida aplicación de los
procesos archivísticos del acervo documental generado en cada Unidad Productora.

Políticas para el manejo de Documentación Externa

1. Los documentos externos, deberán cumplir con las siguientes formalidades, las cuales serán
subsanables al momento de la entrega:

 Estar dirigido al Gerente General y/o al representante legal; o a su vez a uno de los
servidores de la empresa.
 Fecha.
 Asunto.
 Firma de responsabilidad física o electrónica del remitente.
 Dirección domiciliaria, dirección de correo electrónico, número telefónico, datos del
destinatario, número de cédula de ciudadanía.
 Identificación de los (anexos).

2. El área de recepción de la EMGIRS EP, no recibirá documentación que no presente una o varias de
las siguientes formalidades:

 Cuando no esté firmado y/o no se indique que el documento tiene firma digital.
 Cuando no se adjunten los anexos que se encuentren detallados en el documento.
 Cuando el documento no esté dirigido a la institución o alguno de sus servidores.

3. La Secretaría General es responsable de abrir los sobres que estén dirigidos a la institución, o
cuando sea enviado con el cargo de un/a servidor/a público/a de la entidad. No se abrirá la
documentación en los siguientes casos:

 Cuando conste la palabra confidencial, reservado o personal; y,

 Cuando se trate de procesos de contratación pública, salvo disposición expresa por escrito
de la Gerencia Administrativa Financiera.

4. Es responsabilidad de la recepcionista de la Empresa, recibir todos los documentos externos, que

ingresan a la EMGIRS EP, formalizar la recepción de los documentos y comunicar el ingreso de estos
al destinatario, a través del Sistema de Trámites – SITRA.

5. Para el ingreso al Sistema de Trámites - SITRA se hará constar el número de fojas que tiene cada
expediente, además no se tomará en cuenta las carátulas de las escrituras públicas, ni las hojas en
blanco.

6. Los documentos presentados por personas naturales, serán ingresados en el Sistema de Trámites
- SITRA; con la finalidad de entregar al usuario el número de trámite; y, la clave de acceso al sistema.
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7. El Gerente General y/o su delegado, los Gerentes, Coordinadores y Líderes, son responsables de
reasignar los documentos externos que se encuentran en su bandeja, a los responsables de
gestionar el trámite correspondiente, para la generación de la respuesta dentro de los tiempos
establecidos.

8. Es responsabilidad del Gerente General, y/o su delegado, los Gerentes, Coordinadores y Líderes, la
firma, oficialización y despacho de las respuestas a los trámites externos que fueron debidamente
atendidos. Si existe una delegación de la Gerencia General para la emisión y despacho de
respuestas a trámites, el delegado debe generar, emitir y despachar la respuesta firmada y
oficializada directamente.

PROCEDIMIENTO

DIAGRAMA DE FLUJO

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
Manejo de documentación interna

Nº Actividad Responsable Descripción

1. Puede crear o solicitar a un Servidor – Técnico, la
creación de un documento, tomando en consideración lo
Elaborar documento Jefe de Área / siguiente:
(memorando, Administrador,
circular, oficio, Fiscalizador
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resolución, convenio, Supervisor de  Se puede solicitar la creación de un trámite, a través

etc.) Contratos o del Sistema de Trámites - SITRA, mediante la
Convenios. asignación de una tarea.
 Se puede solicitar la creación de un trámite a través
de la herramienta de reasignación, del Sistema de
Trámites - SITRA; insertando una sumilla, de acuerdo
a lo que se requiere.
 El Jefe de Área o Administrador, Fiscalizador o
Supervisor de Contratos o Convenios, puede
solicitar un trámite de manera verbal o por correo
electrónico.
 El Jefe de Área o Administrador, Fiscalizador o
Supervisor de Contratos o Convenios, puede
elaborar un trámite directamente en el Sistema de
Trámites - SITRA.
 Los Servidores-Técnicos puede elaborar un trámite
directamente en el Sistema de Trámites - SITRA.

Nota aclaratoria: Cuando se crea un trámite nuevo en el

Sistema de Trámites - SITRA, la codificación del trámite
es automática, el código generado es de utilidad para la
trazabilidad y seguimiento del estado, control,
almacenaje y archivo de la información y documentos
que se generan en la gestión del trámite, y la generación
del expediente del área.
2. Elaborar Servidor – Procede con el requerimiento del Jefe de Área,
requerimiento y re- Técnico Administrador, Fiscalizador o Supervisor de Contratos o
asignar (Especialista, Convenios, considerando las siguientes posibilidades:
Analista o
Técnico,  Si, la solicitud fue reasignada por el Jefe de Área,
Operativo) Administrador, Fiscalizador o Supervisor de
Contratos o Convenios dentro del Sistema de
Trámites - SITRA, para la realización de una
respuesta, el servidor asignado deberá generar
mediante la opción de respuesta al documento
respectivo. No se deberá generar como documento
nuevo.
 Una vez que se realice la contestación se hace uso
de las herramientas correspondientes dentro del
Sistema de Trámites - SITRA, para realizar el
documento, de conformidad a los lineamientos,
emitidos en la disposición del Jefe Inmediato o
Administrador, Fiscalizador o Supervisor de
Contratos o Convenios.
 De ser el caso, y de encontrarse necesario, se puede
detallar la información del requerimiento, en el
mismo trámite asignado en el Sistema de Trámites –
SITRA.
 Se puede anexar información de soporte, si fuera
necesario.
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 De ser el caso se hace referencia y se vincula en el

sistema, un documento anterior como antecedente
del trámite nuevo.
 El Servidor – Técnico, procede con la búsqueda del
documento requerido para la vinculación (puede
hacer la búsqueda con: palabras o números claves,
nombre, fecha, del documento, código del
documento, entre otros).
 Una vez elaborado el documento (memorando-
oficio-resolución-circular, etc.), el Servidor – Técnico
re-asigna el documento creado o la información del
trámite en el sistema al Jefe de Área, Administrador,
Fiscalizador o Supervisor de Contratos o Convenios,
para la revisión y despacho del mismo.

En caso de Circulares.
El sistema brinda la opción de usar la herramienta lista
de difusión, las cuales permiten optimizar el tiempo al
momento de elaborar, un documento.
3. Revisar trámite Jefe de Área / Una vez re-asignado el documento al Jefe de Área,
Administrador, Administrador, Fiscalizador o Supervisor de Contratos o
Fiscalizador Convenios, este procede a la revisión de la información
Supervisor de del trámite y realiza las modificaciones pertinentes, de
Contratos o ser necesario.
Convenios.
4. Decisión Jefe de Área / ¿El Documento se encuentra acorde a lo solicitado?
Administrador,
Fiscalizador Sí, Continuar a la actividad 5.
Supervisor de No, puede re-asignarlo al Servidor-Técnico, para que
Contratos o subsane las observaciones encontradas, regresar a la
Convenios. actividad 2.
5. Oficializar y enviar Jefe de Área / Una vez que se ha revisado el documento y al no existir
trámite Administrador, novedades con la información, el Jefe de Área,
Fiscalizador Administrador, Fiscalizador o Supervisor de Contratos o
Supervisor de Convenios, procederá con la firma y oficialización del
Contratos o trámite mediante firma electrónica.
Convenios.
Nota aclaratoria: Una vez que el trámite es oficializado
mediante la firma en el Sistema de Trámites – SITRA,
envía automáticamente a los destinatarios para dar
inicio a la gestión subsiguiente.
6. Informar trámite Procede a informar (botón Informar) a través del Sistema
Jefe de Área / de Trámites - SITRA, al Responsable de Gestión
Administrador, Documental y Archivos, para que realice la conformación
Fiscalizador del archivo del área.
Supervisor de
Contratos o
Convenios
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7. Descargar archivar Responsable de Procede con la descarga de los archivos digitales del
trámite Gestión Sistema de Trámites - SITRA, correspondientes al
Documental y documento indicado y la hoja de ruta, la cual evidencia
Archivos la trazabilidad de los documentos a archivarse.

Fin del Procedimiento.

DIAGRAMA DE FLUJO

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
Manejo de documentación externa
Nº Actividad Responsable Descripción
1. Recibir documento Recepcionista de Recibe dos documentos físicos originales (oficios,
EMGIRS EP comunicaciones, entre otros), que originan los
ciudadanos, empresas, instituciones, organismos de
control, autoridades, entre otros y procede a verificar
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que el documento cumpla con los siguientes

parámetros:

 Que este dirigido a la institución

(funcionario o servidor de la EMGIRS, en
particular al Gerente General).
 Cuente con la firma del remitente.
 Fecha.
 De ser el caso valida si cuenta con anexos, y
verifica que estos estén identificados.

Adicional debe contener:

Datos de identificación del Remitente:

 Cédula del remitente

 Nombres y Apellidos
 Número telefónico
 Correo electrónico
 Dirección Domiciliaria
 Cargo
 Justificación/motivo
 Identificación de Anexos.

La recepción de documentación externa se realizará

únicamente por la ventanilla de recepción
documental de la Secretaría General (formato físico)
o los medios digitales oficiales destinados para ese
fin. (correo electrónico, página web de la institución
y el Sistema de Trámites - SITRA).

Si la solicitud es receptada mediante correo

electrónico, que no cuenta con los requisitos antes
mencionados; el servidor encargado de ingresar la
documentación al Sistema de Trámites - SITRA deberá
solicitar al usuario por el mismo medio, los datos
necesarios para dar continuidad al trámite.
2. Decisión Recepcionista de ¿Está creado el Usuario?
EMGIRS EP Si: Continuar con la actividad No. 4
No: Continuar con la actividad No. 3
3. Crear Usuario Recepcionista de Procede a la creación del ciudadano, detallando la
EMGIRS EP siguiente información:
 Nombre y apellido del ciudadano.
 Número de cédula.
 Dirección.
 Correo electrónico.
 Número de Teléfono de contacto, entre
otros.

Nota aclaratoria:

El Sistema de Trámites - SITRA, dispone de un

aplicativo que está vinculado a la DINARDAP, que
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arroja automáticamente el nombre y apellido del

ciudadano que se está creando, posterior al registro
de la cédula de identidad.
4. Ingresar de Recepcionista de Procede con el ingreso de la información básica del
documentación EMGIRS EP documento de la siguiente manera:

 Seleccionar el ciudadano emisor con el

número de cédula de identidad o Registro
Único Contribución.
 Seleccionar el funcionario o servidor a quien
va dirigido el trámite.
 Detallar el asunto (tema) del documento.
 Detallar una breve descripción del
documento.

Nota aclaratoria
Todos los documentos que ingresan por recepción se
direccionan a la Gerencia General o a la persona a
quien va dirigido el documento.
5. Imprimir y entregar Recepcionista de Una vez que se ingresa la información base del
comprobante de EMGIRS EP documento, se genera en el Sistema de Trámites -
recepción del SITRA un trámite externo nuevo, el mismo que
trámite contiene una nomenclatura secuencial.

Se procede con la impresión del sello de recepción,

en el documento (sello impreso en los dos originales).

El sello se emite directamente del Sistema de

Trámites - SITRA; y, contiene la siguiente información
para el seguimiento del trámite realizado por el
ciudadano:

 El número de documento.
 La fecha de recepción.
 El nombre de la persona quien recibe el
documento.
 El Link web de seguimiento del trámite.
 El número de acceso del usuario (ciudadano)
para el seguimiento al trámite.

La Recepcionista entrega el primer original del

documento sellado al ciudadano y el segundo original
se lo utiliza para completar la información y registro
del trámite en el Sistema de Trámites - SITRA.
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6. Completar ingreso Recepcionista de Procede a completar el ingreso del trámite en el

del trámite EMGIRS EP sistema de la siguiente manera:

 Escanear y digitalizar el documento. Este

archivo se debe nombrar con el número
asignado en el Sistema de Trámites - SITRA.
 Adjuntar el documento digitalizado en el
Sistema de Trámites - SITRA.
 Verifica el detalle de la información principal
del documento: Quien emite el documento,
a que Gerencia, Coordinación o Unidad va
dirigido, y revisar el asunto.
 Enviar el documento a través del Sistema de
Trámites – SITRA.
7. Entregar trámite al Recepcionista de Una vez completado el registro del trámite, vinculado
destinario EMGIRS EP el documento con el sello de recepción digitalizado,
la Recepcionista, entrega de forma física el trámite al
destinatario, (Jefes de área, Administrador,
Fiscalizador, Supervisor de Contratos o Convenios,
Servidores, Técnicos) para lo cual utilizará el
cuadernillo de distribución documental como
constancia de la entrega de la información.

Cuando ingrese un documento físico dirigido a un

funcionario o servidor específico de la EMGIRS-EP, la
recepcionista remite el trámite del documento
directamente al funcionario o servidor mencionado,
verificándose que este cuente con la delegación de la
Gerencia General, para la respuesta directa del
trámite. (Anexo 1) “Guía de distribución de la
documentación “

Nota:
Para tramitar los documentos ingresados, se lo debe
realizar desde el momento en el que se avoca
conocimiento en el Sistema de Trámites - SITRA.
8. Recibir, revisar y Jefe de Área / Deben revisar de manera constante sus bandejas de
reasignar trámite Administrador, entrada en el Sistema de Trámites - SITRA y al
Fiscalizador evidenciarse la existencia de un trámite nuevo ya sea
Supervisor de este remitido por la Recepcionista, o emitido por
Contratos o alguna institución o dependencia del Municipio, se
Convenios debe revisar, analizar y reasignar a quien corresponda
para gestionar el trámite respectivo, incluyendo
solicitar al Servidor-Técnico la instrumentación de la
respuesta al trámite asignado.

Nota Aclaratoria:
Todas las comunicaciones entre la municipalidad y la
EMGIRS-EP, deben ser dirigidas al Gerente General de
la Empresa, si existe una delegación escrita o verbal
para la emisión y despacho de las respuestas, el
delegado puede emitir la respuesta directamente.
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9. Elaborar respuesta al Jefe de Área / El Servidor – Técnico de Área Revisa y elabora la

trámite Administrador, respuesta al trámite asignado, anexando de ser
Fiscalizador necesario los documentos que respalden la respuesta
Supervisor de del mismo, posteriormente procede a reasignar el
Contratos o trámite para el jefe de área para su revisión.
Convenios
10. Revisar trámite Jefe de Área / Procede a revisar y de ser necesario ajustar el
Administrador, documento remitido, en concordancia al pedido del
Fiscalizador trámite.
Supervisor de
Contratos o
Convenios
11. Decisión Jefe de Área / ¿El trámite requiere ser despachados a través de
Administrador, Gerencia General?
Fiscalizador
Supervisor de Si. Continuar con la actividad No.12
Contratos o No: Continuar con la actividad No. 14.
Convenios
12. Reasignar trámite Jefe de Área / Revisa y reasigna el trámite a través del Sistema de
para revisión Administrador, Trámites - SITRA, con la información anexa según sea
Fiscalizador el caso, para el despacho por parte de la Gerencia
Supervisor de General.
Contratos o
Convenios
13. Suscribir y enviar Gerente General Suscribe y envía la contestación al trámite, mediante
trámite el sistema SITRA, continuar con actividad 16.

14. Suscribir y enviar Jefe de Área / Revisa, suscribe y envía el trámite a través del Sistema
trámite Administrador, de Trámites - SITRA, con la información anexa según
Fiscalizador sea el caso.
Supervisor de
Contratos o
Convenios
15. Informar trámite Jefe de Área / Procede a informar el trámite a través del Sistema de
Administrador, Trámites - SITRA al Responsable de Gestión
Fiscalizador Documental y Archivo.
Supervisor de
Contratos o
Convenios
16. Descargar y archivar Responsable de Una vez que recibe la notificación de la finalización de
Gestión Documental un trámite, el Responsable de Gestión Documental y
y Archivos Archivos, procede con la descarga del Sistema de
Trámites - SITRA, todos los archivos digitales
correspondientes al trámite indicado y la hoja de ruta
la cual evidencia la trazabilidad de los documentos a
archivarse.

Fin del Procedimiento.

FORMATOS Y ANEXOS
 N/A-GDA-01-PO01-FOR01 Guía de Distribución de la documentación EMGIRS EP.