SHOUGANG

PROCEDIMIENTO DE GESTION Y CONTROL

HIERRO
DOCUMENTARIO PERÚ S.A.A.
Contrato:
“MODIFICACIÓN Y MEJORA DEL SISTEMA DE MITIGACIÓN DE POLVO Código Contrato:
CHANCADORA SECUNDARIA” CGI-SHP-030-2021
Área: Mina Versión:
Código: Página: 1 de 4 Fecha:08/02/2022

1. OBJETIVOS

 Mantener la documentación organizada, codificada, archivada y en las mejores

condiciones de entendimiento posible.
 Definir la estructura de contenido y codificación de la documentación y asegurar su
estandarización para todas las sedes de la empresa.
 Distribuir la organización documental de toda la empresa en un procedimiento de fácil
entendimiento.

2. ALCANZE
 Este procedimiento va dirigido a todo el personal de la empresa VERSAC que esté a cargo
de procedimientos, programas, formatos y demás documentación que este establecida por
escrito, de manera manual y digital.

3. DEFINICIONES

 Control de cambios: es la acción de controlar los cambios que tiene un documento a través
del tiempo y se evidencia en el número de la versión que se establece desde la
elaboración inicial del documento. Su control se realizará vía registro en el mismo
documento y en el Listado Maestro de Documentos.
 Documento: información y su medio de soporte.
 Documento obsoleto: documento que ha perdido su vigencia en fecha o contenido.
 Formato: documento elaborado para consignar el resultado de una actividad o tarea. Una
vez diligenciado se denomina registro.
 Gestión documental: conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la
planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las
entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y
conservación.
 Instructivo: documento que orienta el diligenciamiento de un formato o herramienta
informática, su desarrollo dependerá de la complejidad de los mismos, el tipo de toma de

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:

Jorge Chirinos Hinojosa.

Javier Cárdenas Jaime Vera N.
INGENIERO DE SEGURIDAD INGENIERO RESIDENTE GERENTE GENERAL

FECHA DE REVISION: 07/02/2022 FECHA DE REVISION: 07/02/2021 FECHA DE APROBACION: 07/02/2021

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Área: Mina Versión:
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decisiones o incidencia en la operación. Es preciso aclarar que no todos los formatos o

herramientas informáticas requieren instructivo.
 Listado Maestro de Documentos: relación de documentos internos y externos.
 Manual: corresponde a los documentos que agrupa el conjunto de disposiciones
establecidas para la operación de la empresa.
 Procedimientos: conjunto de especificaciones, relaciones, responsabilidades, controles y
ordenamiento de las actividades y tareas requeridas para cumplir con el proceso.
 Proceso: conjunto de entradas tangibles o intangibles, suministradas por un proveedor. A
estas entradas se les asigna recursos y se le aplican controles, obteniendo salidas
tangibles o intangibles, destinadas a un usuario, generando un impacto en los mismos. Se
clasifican en estratégicos, misionales, de apoyo y de evaluación.
 Registro: documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de
actividades ejecutadas, puede ser en medio físico o magnético.
 Revisión: actividad emprendida para asegurar la conveniencia, adecuación, eficacia,
eficiencia y efectividad del tema objeto de la revisión, para alcanzar unos objetivos
establecidos.

 Validación: confirmación mediante el suministro de evidencia objetiva de que se han

cumplido los requisitos para una utilización o aplicación específica prevista.
 Verificación: confirmación mediante la aportación de evidencia objetiva, para señalar que
se han cumplido los requisitos especificados.

4. RESPONSABILIDADES
4.1 Gerente:
 Designar el personal adecuado para la gestión documentaria.
 Asignar los recursos necesarios para la realización de la actividad encomendada.
 Establecer responsabilidades claras entre los distintos involucrados.
 Realizar un control periódico de las actividades realizadas.

4.2 Residente de obra:

 Verificar que los trabajadores cumplan con el presente documento.
 Definir los tiempos y plazos para la gestión documentaria.
 Definir la forma y el tiempo para el almacenamiento de documentos generados.
 Definir un organigrama adecuado para evitar duplicar las responsabilidades.
 Realizar el control periódico de los documentos generados y de su correcto
almacenamiento.

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Jorge Chirinos Hinojosa.

Javier Cárdenas Jaime Vera N.
INGENIERO DE SEGURIDAD INGENIERO RESIDENTE GERENTE GENERAL

FECHA DE REVISION: 07/02/2022 FECHA DE REVISION: 07/02/2021 FECHA DE APROBACION: 07/02/2021

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 Solicitar de forma oportuna la formulación, gestión y almacenamiento de los documentos

necesarios.

4.3 Administrador:
 Gestionar de forma oportuna la documentación solicitada.
 Facilitar los documentos necesarios para la realización de las actividades.
 Gestionar el almacenamiento adecuado de los documentos generados.
 Planificar, organizar, distribuir y controlar las actividades detalladas en el presente
procedimiento.
 Asegurarse de que los horarios y fechas de los permisos sean los solicitado.
 Realizar un control periódico del procedimiento establecido, con el afán de corregir
cualquier desviación en el presente documento.

5. PROCEDIMIENTO
5.1 Condiciones generales frente al COVID-19
 En caso de que un trabajador presente síntomas como: malestar general, tos,
estornudos, fiebre, deficiencia para respirar, perdida del olfato u otros síntomas que
afecten su salud e integridad, debe reportar inmediatamente a su supervisor, bajo
responsabilidad.
 Lávese las manos con agua y jabón frecuentemente y durante 20 segundos
mínimamente. En caso de no contar con ello utilizar alcohol en gel.
 Desinfección y limpieza de superficies antes del uso de utensilios, equipos de uso
común o compartido de las áreas de trabajo como: computador, manijas, pantallas
táctiles, teclados, unidades móviles, equipos de comunicación, etc.; cada vez que se
haga uso.
 Evitar tocarse los ojos, la nariz y boca. Si lo requiere, lávese las manos antes y
después.
 Cúbrase la nariz y boca al estornudar o toser con una mascarilla, pañuelo desechable o
antebrazo.
 Evitar saludar teniendo contacto físico; aplicando estrictamente un saludo a la distancia.
 Mantenga al menos 1.5 metros en espacios cerrados entre usted y las demás personas.
 Evitar reuniones presenciales en espacios cerrados, respete el aforo definido para cada
ambiente en esta coyuntura COVID-19.
 Utilice el tipo de mascarilla que sea definida por el área de salud e higiene para su
trabajo.
 Desinfecte sus EPP de manera frecuente. Recuerde que estos son de uso
estrictamente personal.
 Los residuos biocontaminados deben ser segregados en bolsas plásticas rojas,
cerradas y depositadas en tachos con tapas señalizados de color rojo.
 Concluido el turno cada trabajador deberá recoger y disponer sus residuos
biocontaminados en los cilindros rojos en los puntos de acopio temporal de residuos
sólidos, el cual será recogido por un área especializada designada por la empresa.

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Jorge Chirinos Hinojosa.

Javier Cárdenas Jaime Vera N.
INGENIERO DE SEGURIDAD INGENIERO RESIDENTE GERENTE GENERAL

FECHA DE REVISION: 07/02/2022 FECHA DE REVISION: 07/02/2021 FECHA DE APROBACION: 07/02/2021

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Código: Página: 4 de 4 Fecha:08/02/2022

 Hacer uso permanente de la mascarilla (02 quirúrgicas o 01 KN95), la cual deberá estar
en buen estado en todo momento.

5.2 Gestión documentaria.

 Para la gestión de permisos, se deberá recabar la información necesaria de forma
oportuna, dicha información deberá sustentarse con documentos en físico o digital.
 Dicha solicitud deberá ser enviada de forma oportuna por el interesado, especificando
en la misma las condiciones adicionales.
 Una vez generado el documento este deberá ser enviado mediante correo corporativo
a los interesados.
 Se dispondrá de un ambiente adecuado para el almacenamiento de los documentos
generados.
 En caso de presentarse algún error en los documentos gestionados, esta
inconformidad deberá ser comunicada de forma oportuna mediante correo corporativo
a los interesados.

6. RESTRICCIONES
 No se podrá iniciar actividades si el personal no cuenta con Anexo 4.
 No se podrá iniciar actividades si el personal no cuenta con Anexo 5.
 No se podrá iniciar actividades si el personal no cuenta con las pruebas COVID-19
como con resultado negativo.
 El personal no podrá iniciar sus actividades si presenta temperatura mayor a 37.5°C.
 No se iniciarán las actividades sin antes haber participado en la reunión de seguridad
de 5 minutos al inicio de la jornada de trabajo y que esta quede registrada en el
formato de asistencia. Estas reuniones deben ser realizadas en ambientes que deben
ser en los puntos de reunión de emergencias señalizados o en campo abierto.
 Es obligatorio el distanciamiento social como mínimo de 1.5m.
 No realizar la tarea si no se cuenta con los Documentos de Gestión firmado y/o
autorizados, IPERC o ATS, Check list.
 No se iniciará actividades si las zonas no han sido liberadas por parte de SHP.
 No se iniciará actividades si el personal no cuenta y/o usa los EPPs correspondiente.
 Ningún trabajador iniciara actividades si se evidencia que ha ingerido bebidas
alcohólicas u otro tipo de sustancias. TOLERANCIA CERO.
 Está PROHIBIDA la presencia de personal NO AUTORIZADO.
 Está PROHIBIDO operar equipos si autorización
 Está PROHIBIDO fumar en el área de trabajo
 Las actividades descritas en este documento serán realizadas solamente por personal
capacitado y según las instrucciones del supervisor.

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