lOMoAR cPSD| 23006806

lOMoAR cPSD| 23006806

TALLER

DOCUMENTOS CONTABLES TAMBIEN DENOMINADOS SOPORTES CONTABLES

Por cada uno de los documentos contables y no contables que se describen a

continuación, el estudiante debe registrar: para que se utiliza o elabora, quien lo
diligencia en la empresa, quién lo firma, quién se queda con el original. Elaborar un
documento, diligenciándolo con la información que se le suministra (Modelo al final en
actividad #2).

1. Recibo de caja: Un recibo de caja

es un documento contable que se utiliza
para registrar los diferentes recaudos de
dinero que tenga la empresa por concepto
de cualquier transacción comercial. Este
documento contabiliza un debito a la
cuenta caja y el crédito de acuerdo al
concepto del pago recibido.
Generalmente es un soporte de los
anticipos, abonos o pagos que realizan
los clientes a la empresa. El recibo de
caja se entrega en original al cliente, se
guarda una copia para el archivo
consecutivo y otra se anexa al diario de
contabilidad. Debe de tener los datos de
la empresa, una numeración consecutiva
para que pueda llevarse de forma más
sencilla el control contable,
además de que siempre debe de contar con los datos de la fecha en la cual se realizó la transacción, los
conceptos desglosados por los cuales se recibe el ingreso y el monto de cada uno de ellos, así como el
importe total de la operación.
2. Recibo de caja menor: El recibo de caja menor es un
soporte de los gastos pagados en efectivo, por cuantías
mínimas que no requieren el giro de un cheque, para ello se
establece un fondo denominado caja menor. La caja menor es
un fondo en efectivo que se crea en las empresas para
manejar pequeños desembolsos, y se asigna a una persona
como responsable de su manejo. Existen multitud de pagos
pequeños que para manejarlos por bancos se hace complejo y
puede entorpecer el desarrollo ágil de ciertas actividades, por
lo que la solución es la constitución de un fondo de caja mejor
que se encargue de este tipo de pagos, de esta forma aquellas
compras o pagos menores, que no sean representativos, se
manejan por este fondo. El monto del fondo de caja menor,
depende del tipo de empresa, puesto que mientras en algunas $1.000.000 será suficiente, en otras será

Descargado por Leonardo Rivera (leo.rivera0404@gmail.com)

 lOMoAR cPSD| 23006806

necesario disponer de un fondo de varios millones. En cierta forma el fondo de caja menor se asimila a lo
que llamamos “plata de bolsillo”, por lo que es preciso tener un cuidado y control especial sobre estos
recursos, y debe nombrarse una persona de entera confianza.
3. Recibo de consignación bancaria: Este es un comprobante
que elaboran los bancos y suministran a sus clientes
para que lo diligencien al consignar. El original queda
en el banco y una copia con el sello del cajero o el
timbre de la máquina registradora, sirve para la
CONSIGNACIÓN POR CAJERO ELECTRÓNICcOontabilidad de la empresa que consigna. De acuerdo
a cada entidad bancaria difieren los formatos de FORMATO ELECTRÓNICO DE CONSIGNACIÓN
consignación. Hay entidades bancarias que tiene
formatos universales o únicos, es decir, no importa si la
transacción es en efectivo, en cheque, sin son de
bancos locales o de otras plazas, siempre se va a
utilizar el mismo. Otras entidades tienen formatos que
hay que diligenciar
manualmente; si se trata de una consignación por cajero electrónico el formato de
comprobación se que emite es diferente. Hay formatos de consignación, como los que entregan los cajeros
electrónicos y los que entregan los corresponsales bancarios que son emitidos en papel térmico y este con
el paso de tiempo y con la luz se borran, entonces se les debe sacar una copia.

FORMATO DE CONSIGNACIÓN PARA DILIGENCIAR

MANUALMENTE Y ENTREGAR EN UNA CASILLA DE
ATENCION EN EL BANCO.

4. Factura de compra-venta: La factura de venta se constituye como un título valor, que el vendedor
o prestador del servicio podrá librar y entregar, o remitir al comprador o beneficiario del servicio, con el
objetivo de que dicho documento certifique
la operación de consumo efectuada. Una
factura de venta es un documento
revelador, que hace constar la adquisición
y entrega de un bien o servicio, por medio
del cual se específica la fecha de la
operación, el nombre de las partes de la
operación de consumo, la descripción del
producto o servicio objeto del negocio, el
valor del negocio, la forma de pago, entre
otros conceptos, que se encuentran
especificados como requisitos mínimos de
una factura. Generalmente, el original se
entrega al cliente y se elaboran dos copias,
una para el archivo consecutivo y otra para
anexar al comprobante diario de la contabilidad. La Factura de venta es un tema amplio, que se estudiará
con más detalle, al finalizar esta unidad de conocimiento.

Descargado por Leonardo Rivera (leo.rivera0404@gmail.com)

 lOMoAR cPSD| 23006806

5. El Cheque: Es un título valor por

medio del cual una persona llamada
"girador", ordena a un banco llamado
"girado" que pague una determinada
suma de dinero a la orden de un tercero
llamado "beneficiario". Es utilizado para
pagar, sin la necesidad de utilizar
físicamente dinero.
*Librador o Girador: Es la persona que
emite el cheque y ordena su pago al
banco.
*Librado o Girado: Es el banco o entidad
de crédito a la que se le ordena pagar el
cheque con los fondos que el librador
tiene.
*Tenedor, Tomador o Beneficiario: Es la persona que posee el cheque (tomador es el primer tenedor).
Como queda dicho el cheque es una orden de pago, no una promesa de pago como el caso del pagaré;
entonces se deduce que debe ejecutarse por el banco a la presentación del documento con las
modalidades particulares establecidas para cada tipo de cheque.

6. Letra de cambio: La letra de

cambio denominada en nuestro país
"giro", es un documento mercantil
que contiene una promesa u
obligación de pagar una determinada
cantidad de dinero a una convenida
fecha de vencimiento. Constituye una
orden escrita, mediante el cual una
persona llamada Librador, manda a
pagar a su orden o a la otra persona
llamada Tomador o Beneficiario, una
cantidad determinada, en una cierta
fecha, a
una tercera persona llamada Librado. La letra de cambio es un título valor que presta mérito ejecutivo, en el
que se extiende la orden de pagar al aceptante o girado de la letra (deudor), un determinado valor en plazo
determinado en favor del beneficiario o girador.
*El girador es la persona que crea la letra de cambio, que corresponde al acreedor o el que presta el dinero.
*El girado es la persona que se obliga a pagar, a quien se le da la orden de hacer el pago.
*El beneficiario es la persona a la que se le debe pagar, que puede ser el mismo acreedor o girador, o a
una tercera persona que indique el girador.

7. Pagaré: Es un título valor mediante el cual una persona se obliga a pagar

cierta cantidad de dinero en una fecha determinada. Este documento se
utiliza para respaldar los créditos bancarios. Es un título valor o instrumento
financiero muy similar a la letra de cambio y se usa, principalmente para
obtener recursos financieros. Es un documento escrito mediante el cual una
persona se compromete a pagar a otra persona o a su orden una
determinada cantidad de dinero en una fecha acordada previamente. Los
pagarés pueden ser al portador o endosables, es decir, que se pueden
transmitir a un tercero.

Descargado por Leonardo Rivera (leo.rivera0404@gmail.com)

 lOMoAR cPSD| 23006806

8. Nota Débito: Es un comprobante que utiliza la empresa para cargar

en la cuenta de sus clientes, un mayor valor por concepto de omisión o
error en la liquidación de facturas y los intereses causados por
financiación o por mora en el pago de sus obligaciones.

9. Nota Crédito:
Cuando la empresa
concede descuentos y
rebajas que no estén
liquidados en la factura o cuando los clientes hacen
devoluciones totales o parciales de las mercancías, para su
contabilización se utiliza un comprobante llamado nota
crédito. Este comprobante se prepara en original y dos
copias; el original para el cliente, una copia para el archivo
consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de
contabilidad.

10. Nota de contabilidad: Es el documento que se

prepara con el fin de registrar las operaciones que no
tienen un soporte contable como es el caso de los
asientos de corrección, ajustes y cierre.

11. Comprobante de egreso: Llamado también orden de pago o comprobante de egreso, es un

soporte de contabilidad que respalda el pago de una determinada cantidad de dinero en efectivo, cheque o
sus equivalentes. Generalmente, en la empresa se elabora por duplicado, el original para anexar al
comprobante diario de contabilidad y la copia para el archivo consecutivo. Para mayor control en el
comprobante de pago queda copia del cheque, ya que el titulo valor se entrega al beneficiario.

Descargado por Leonardo Rivera (leo.rivera0404@gmail.com)

 lOMoAR cPSD| 23006806

12. Comprobante diario de contabilidad: Es un documento

que debe elaborarse previamente al registro de cualquier operación y
en el cual se indica el número, fecha, origen, descripción y cuantía de
la operación, así como las cuentas afectadas con el asiento. A cada
comprobante se le anexan los documentos y soportes que lo
justifiquen.

DOCUMENTOS NO CONTABLES

13. La Cotización: Tipo de documento, de carácter eminentemente informativo, que establece el precio
de un bien o servicio, generalmente empleado para gestionar las negociaciones de compra, así como para
consideraciones de carácter presupuestario.
Documento o información que el departamento de
compras usa en una negociación. Es un documento
informativo que no genera registro contable. Haciendo
uso de las tecnologías, este documento en los últimos
tiempos se genera de manera virtual, enviando al que
solicita la cotización por correo electrónico o por
cualquier otra red social válida para tal fin.

14. Pedido: La orden de pedido o de compra es un documento que

emite el comprador para pedir mercaderías al vendedor; indica cantidad,
detalle, precio y condiciones de pago, entre otras cosas. El documento
original es para el vendedor e implica que debe preparar el pedido. El
duplicado es para el comprador y es una constancia de las mercaderías o
servicios encargados. Con los adelantos tecnológicos los pedidos se
pueden enviar de manera virtual.

Descargado por Leonardo Rivera (leo.rivera0404@gmail.com)

 lOMoAR cPSD| 23006806

ACTIVIDAD # 2

1. Con la anterior información detallada de cada uno de los documentos contables y No contables y a la
cual el estudiante ha dado lectura, complete el cuadro que se propone a continuación. Elabore el cuadro en
la evidencia de aprendizaje en forma horizontal y diligéncielo. No olvides, que no puedes trazar la línea de
división entre un documento u otro, hasta que no haya completado las características de cada uno de ellos.

DOCUMENTOS CARACTERÍSTIC
AS
PARA QU S QUIÉN QUI L QUIÉN
UTILI É E ÉN O
ZA LO ELABORA FIR SE QUEDA
MA CON EL
EN ORIGINAL
LA EMPRESA
RECIBO DE CAJA

RECI D CAJ
BO E A
MEN
OR
CONSIGNACIÓN

FACTURA DE
VENTA
CHEQUE

LETRA DE CAMBIO

PAGARÉ

COTIZACIÓN

PEDIDO

2. Se propone diferentes situaciones empresariales (económicas y financieras), a las cuales debes dar
lectura y definir qué tipo de documento contable o no contable soportará esa situación. Después de leer y
saber qué documentos se emplean debe escoger 2 transacciones y elaborar el o los documentos y
diligenciarlos con la información de la situación planteada. Se recomienda realizar un documento por
página para dar orden y estética al trabajo.

La empresa ALMACÉN EL DEPORTISTA S.A., identificado con NIT 890.5005.680, con objeto social que es
la comercialización de artículos deportivos, ubicados en la Cl 12 #1-15, realiza las siguientes actividades
mercantiles:

Marzo 2/2021: La empresa ALMACEN EL DEPORTISTA S.A. vende a crédito a Juana Perdomo García,
identificada con C.C. 37.237.400, mercancía de acuerdo a la siguiente relación:

*10 balones de fútbol marcan Golty por valor de $90.000 cada uno
*5 balones de voleibol marcan Molten por valor de $109.500 cada uno
*12 balones de baloncesto marcan Mikasa por valor de $80.000 cada uno

Marzo 5/2021: Juana Perdomo García, cancela en efectivo la compra que efectuó el día 1 de marzo a
ALMACEN EL DEPORTISTA S.A.

Marzo 8/2021: ALMACEN EL DEPORTISTA S.A., cancela con cheque a CENS S.A. la suma de $423.700,
por concepto de pago de la factura 45657, servicio de energía del período comprendido entre el 25 de
enero y el 25 de febrero del año en curso. El número de cheque es 34346565 del Banco Bogotá.

Descargado por Leonardo Rivera (leo.rivera0404@gmail.com)

 lOMoAR cPSD| 23006806

Marzo 9/2021: ALMACEN EL DEPOTISTA S.A., solicita a la empresa Fuller Aseo y Mantenimiento, una
cotización de implementos de aseo: escoba, traperos, baldes, desinfectante de piso, jabón en polvo,
limpiavidrios, bolsa para el aseo, papel higiénico, jabón de manos.

Marzo 10/2021: Se cancela en efectivo la suma de $5.000, a la secretaria de ALMACEN EL DEPORTISTA

S.A., Claudia Palomino, por concepto de transporte para trámites ante la Cámara de Comercio.

Marzo 13/2021: Se Consigna en la cuenta Corriente del Banco Bogotá N°. 306 773177 la suma de
$6.780.000 en efectivo.

Marzo 15/2021: ALMACEN EL DEPORTISTA S.A., compra a crédito dos computadores portátiles de 14”
Lenovo color negro, por la suma de $1.840.000. La compra la realiza a LA CASA DEL COMPUTADOR y
por ser a crédito debe firmar dos letras de cambio por la suma otorgada a crédito. Interés del 1,5%
mensual.

Descargado por Leonardo Rivera (leo.rivera0404@gmail.com)