Fundación Educativa Villa De Los Andes

Contabilidad 1 unidad 1
Soportes Contables

DOCUMENTOS CONTABLES TAMBIEN DENOMINADOS SOPORTES

CONTABLES

Por cada uno de los documentos contables y no contables que se describen a

continuación, el estudiante debe registrar: para que se utiliza o elabora, quien lo
diligencia en la empresa, quién lo firma, quién se queda con el original. Elaborar
un documento, diligenciándolo con la información que se le suministra (Modelo al
final en actividad #2).

Recibo de caja: Un recibo de caja

es un documento contable que se
utiliza para registrar los diferentes
recaudos de dinero que tenga la
empresa por concepto de cualquier
transacción comercial. Este
documento contabiliza un debito a
la cuenta caja y el crédito de
acuerdo al concepto del pago
recibido. Generalmente es un
soporte de los anticipos, abonos o
pagos que realizan los clientes a la
empresa. El recibo de caja se
entrega en original al cliente, se
guarda una copia para el archivo consecutivo y otra se anexa al diario de
contabilidad. Debe de tener los datos de la empresa, una numeración consecutiva
para que pueda llevarse de forma más sencilla el control contable,
además de que siempre debe de contar con los datos de la fecha en la cual se
realizó la transacción, los conceptos desglosados por los cuales se recibe el
ingreso y el monto de cada uno de ellos, así como el importe total de la operación.

Recibo de caja menor: El recibo de caja

menor es un soporte de los gastos pagados
en efectivo, por cuantías mínimas que no
requieren el giro de un cheque, para ello se
establece un fondo denominado caja menor.
La caja menor es un fondo en efectivo que
se crea en las empresas para
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Manejar pequeños desembolsos, y se asigna a una persona como responsable de
su manejo. Existen multitud de pagos pequeños que para manejarlos por bancos
se hace complejo y puede entorpecer el desarrollo ágil de ciertas actividades, por
lo que la solución es la constitución de un fondo de caja mejor que se encargue de
este tipo de pagos, de esta forma aquellas compras o pagos menores, que no
sean representativos, se manejan por este fondo. El monto del fondo de caja
menor,
depende del tipo de empresa, puesto que mientras en algunas $1.000.000 será
suficiente, en otras será necesario disponer de un fondo de varios millones. En
cierta forma el fondo de caja menor se asimila a lo que llamamos “plata de
bolsillo”, por lo que es preciso tener un cuidado y control especial sobre estos
recursos, y debe nombrarse una persona de entera confianza.

Recibo de consignación bancaria: Este es un comprobante que elaboran los

bancos y suministran a sus clientes para que lo diligencien al
consignar. El original queda en el banco y una copia con el sello
del cajero o el timbre de la máquina registradora, sirve para la
contabilidad de la empresa que consigna. De acuerdo a cada
entidad
CONSIGNACIÓN POR
CAJERO bancaria difieren los formatos de consignación.

ELECTRÓNICO
Entidades bancarias que tiene formatos universales o
únicos, es decir, no importa si la transacción es en
efectivo, en cheque, sin son de bancos locales o de
otras plazas, siempre se va a utilizar el mismo. Otras
entidades tienen formatos que hay que diligenciar
Manualmente; si se trata de una consignación por
cajero electrónico el formato de comprobación sé que
emite es diferente. Hay formatos de consignación,
como los que entregan los cajeros electrónicos y los
que entregan los corresponsales bancarios que son
emitidos en papel térmico y este con el paso de tiempo
y con la luz se borran, entonces se les debe sacar una copia.
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FORMATO DE CONSIGNACIÓN
PARA DILIGENCIAR
MANUALMENTE Y ENTREGAR EN
UNA CASILLA DE ATENCION EN
EL BANCO.
Factura de compra-venta: La factura de venta se constituye como un título valor,
que el vendedor o prestador del servicio podrá librar y entregar, o remitir al
comprador o beneficiario del
servicio, con el objetivo de que
dicho documento certifique la
operación de consumo efectuada.
Una factura de venta es un
documento revelador, que hace
constar la adquisición y entrega de
un bien o servicio, por medio del
cual se específica la fecha de la
operación, el nombre de las partes
de la operación de consumo, la
descripción del producto o servicio
objeto del negocio, el valor del negocio, la forma de pago, entre otros conceptos,
que se encuentran especificados como requisitos mínimos de una factura.
Generalmente, el original se entrega al cliente y se elaboran dos copias, una para
el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de la contabilidad.
La Factura de venta es un tema amplio, que se estudiará con más detalle, al
finalizar esta unidad de conocimiento.

El Cheque: Es un título valor por

medio del cual una persona
llamada "girador", ordena a un
banco llamado "girado" que
pague una determinada suma de
dinero a la orden de un tercero
llamado "beneficiario". Es
utilizado para pagar, sin la
necesidad de utilizar físicamente
dinero.
*Librador o Girador: Es la persona
que emite el cheque y ordena su pago al banco.
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*Librado o girado es el que el banco o entidad de crédito a la que se ordena pagar
el cheque con los fondos que el librador tiene
*Tenedor, Tomador o Beneficiario: Es la persona que posee el cheque (tomador
es el primer tenedor). Como queda dicho el cheque es una orden de pago, no una
promesa de pago como el caso del pagaré; entonces se deduce que debe
ejecutarse por el banco a la presentación del documento con las modalidades
particulares establecidas para cada tipo de cheque.

Letra de cambio: La letra de cambio denominada en nuestro país "giro", es un

documento mercantil que contiene una
promesa u obligación de pagar una
determinada cantidad de dinero a una
convenida fecha de vencimiento.
Constituye una orden escrita, mediante
el cual una persona llamada Librador,
manda a pagar a su orden o a la otra
persona llamada Tomador o
Beneficiario, una cantidad determinada, en una cierta fecha, a
una tercera persona llamada Librado. La letra de cambio es un título valor que
presta mérito ejecutivo, en el que se extiende la orden de pagar al aceptante o
girado de la letra (deudor), un determinado valor en plazo determinado en favor
del beneficiario o girador.
*El girador es la persona que crea la letra de cambio, que corresponde al
acreedor o el que presta el dinero. *El girado es la persona que se obliga a pagar,
a quien se le da la orden de hacer el pago.
*El beneficiario es la persona a la que se le debe pagar, que puede ser el mismo
acreedor o girador, o a una tercera persona que indique el girador.

Pagaré: Es un título valor mediante el cual una persona

se obliga a pagar cierta cantidad de dinero en una fecha
determinada. Este documento se utiliza para respaldar
los créditos bancarios. Es un título valor o instrumento
financiero muy similar a la letra de cambio y se usa,
principalmente para obtener recursos financieros. Es un
documento escrito mediante el cual una persona se
compromete a pagar a otra persona o a su orden una
determinada cantidad de dinero en una fecha acordada
previamente. Los pagarés pueden ser al portador o
endosables, es decir, que se pueden transmitir a un tercero.
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Nota Débito: Es un comprobante que utiliza la empresa

para cargar en la cuenta de sus clientes, un mayor valor
por concepto de omisión o error en la liquidación de
facturas y los intereses causados por financiación o por
mora en el pago de
sus obligaciones.

Nota Crédito: Cuando la empresa

concede descuentos y rebajas que no
estén liquidados en la factura o cuando los
clientes hacen devoluciones totales o
parciales de las mercancías, para su
contabilización se utiliza un comprobante
llamado nota crédito. Este comprobante
se prepara en original y dos copias; el original para el cliente, una copia para el
archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad.

Nota de contabilidad: Es el documento que

se prepara con el fin de registrar las
operaciones que no tienen un soporte contable
como es el caso de los asientos de corrección,
ajustes y cierre.
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Comprobante de egreso: Llamado también orden de pago o comprobante de
egreso, es un soporte de contabilidad que respalda el pago de una determinada
cantidad de dinero en efectivo, cheque o sus equivalentes. Generalmente, en la
empresa se elabora por duplicado, el original para anexar al comprobante diario
de contabilidad y la copia para el archivo consecutivo. Para mayor control en el
comprobante de pago queda copia del cheque, ya que el titulo valor se entrega al
beneficiario.

Comprobante diario de contabilidad: Es

un documento que debe elaborarse previamente al registro
de cualquier operación y en el cual se indica el número,
fecha, origen, descripción y cuantía de la operación, así
como las cuentas afectadas con el asiento. A cada
comprobante se le anexan los documentos y soportes que
lo justifiquen.
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DOCUMENTOS NO CONTABLES

La Cotización: Tipo de documento, de carácter eminentemente informativo, que

establece el precio de un bien o servicio, generalmente empleado para gestionar
las negociaciones de compra, así
como para consideraciones de
carácter presupuestario.
Documento o información que el
departamento de compras usa en una
negociación. Es un documento
informativo que no genera registro
contable. Haciendo uso de las
tecnologías, este documento en los
últimos tiempos se genera de manera
virtual, enviando al que solicita la
cotización por correo electrónico o por
cualquier otra red social válida para
tal fin.

Pedido: La orden de pedido o de compra es un documento

que emite el comprador para pedir mercaderías al vendedor;
indica cantidad, detalle, precio y condiciones de pago, entre
otras cosas. El documento original es para el vendedor e
implica que debe preparar el pedido. El duplicado es para el
comprador y es una constancia de las mercaderías o servicios
encargados. Con los adelantos tecnológicos los pedidos se
pueden enviar de manera virtual.
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TALLER

1. Con la anterior información detallada de cada uno de los documentos

contables y No contables y a la cual el estudiante ha dado lectura, complete el
cuadro que se propone a continuación. Elabore el cuadro en la evidencia de
aprendizaje en forma horizontal y diligéncielo. No olvides, que no puedes trazar la
línea de división entre un documento u otro, hasta que no haya completado las
características de cada uno de ellos.

DOCUMENTOS CARACTERÍSTICAS
PARA QUÉ SE QUIÉN LO QUIÉN LO QUIÉN SE
UTILIZA ELABORA EN FIRMA QUEDA CON
LA EMPRESA EL ORIGINAL
RECIBO DE CAJA

RECIBO DE CAJA
MENOR

CONSIGNACIÓN

FACTURA DE
VENTA

CHEQUE

LETRA DE
CAMBIO

PAGARÉ

COTIZACIÓN

PEDIDO
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2. Se propone diferentes situaciones empresariales (económicas y
financieras), a las cuales debes dar lectura y definir qué tipo de documento
contable o no contable soportará esa situación. Después de leer y saber qué
documentos se emplean debe escoger 2 transacciones y elaborar el o los
documentos y diligenciarlos con la información de la situación planteada. Se
recomienda realizar un documento por página para dar orden y estética al trabajo.

La empresa DEPORTIVOS CAMPEON S.A., identificado con NIT 890.5005.680,

con objeto social que es la comercialización de artículos deportivos, ubicados en
la Cl 12 #1-15, realiza las siguientes actividades mercantiles:

Diciembre 2/2020: La empresa DEPORTIVOS CAMPEÓN S.A. vende a crédito a

Juana Perdomo García, identificada con C.C. 37.237.400, mercancía de acuerdo
a la siguiente relación:

*10 balones de fútbol marcan Golty por valor de $90.000 cada uno
*5 balones de voleibol marcan Molten por valor de $109.500 cada uno
*12 balones de baloncesto marcan Mikasa por valor de $80.000 cada uno

Diciembre 5/2020: Juana Perdomo García, cancela en efectivo la compra que

efectuó el día 1 de Diciembre a DEPORTIVOS CAMPEÓN S.A.

Diciembre 8/2020: DEPORTIVOS CAMPEÓN S.A., cancela con cheque a CENS

S.A. la suma de $423.700, por concepto de pago de la factura 45657, servicio de
energía del período comprendido entre el 25 de enero y el 25 de febrero del año
en curso. El número de cheque es 34346565 del Banco Bogotá.

Diciembre 9/2020: DEPORTIVOS CAMPEÓN S.A., solicita a la empresa Fuller

Aseo y Mantenimiento, una cotización de implementos de aseo: escoba, traperos,
baldes, desinfectante de piso, jabón en polvo, limpiavidrios, bolsa para el aseo,
papel higiénico, jabón de manos.

Diciembre 10/2020: Se cancela en efectivo la suma de $5.000, a la secretaria de

DEPORTIVOS CAMPEÓN S.A., Claudia Palomino, por concepto de transporte
para trámites ante la Cámara de Comercio.

Diciembre 13/2020: Se Consigna en la cuenta Corriente del Banco Bogotá N°.

306 773177 la suma de $6.780.000 en efectivo.
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Diciembre 15/2020: DEPORTIVOS CAMPEÓN S.A., compra a crédito dos
computadores portátil de 14” Lenovo color negro, por la suma de $1.840.000. La
compra la realiza a LA CASA DEL COMPUTADOR y por ser a crédito debe firmar
dos letras de cambio por la suma otorgada a crédito. Interés del 1,5% mensual.

INDICACIONES:

- Realizar el taller a mano o en computador, y enviarlo al whatsaap 3132529490

grupo técnicos
- Fecha de entrega Enero 12