GUIA N° 01

DOCUMENTOS CONTABLES Y NO CONTABLES

Antes de poder realizar cualquier asiento contable, debemos saber, que para poder soportarlo hay que
contar con una serie de documentos, hay que tener muy claro qué documentos pueden soportar
efectivamente nuestra contabilidad y qué documentos simplemente nos ayudan a controlar de alguna
forma más detallada la información de nuestra empresa, pero no llegan a ser parte fundamental de la
contabilidad. Por eso tenemos divididos en dos grupos los documentos contables y no contables
que integran la contabilidad

1- Los documentos contables: son los que nos ayudan a respaldar nuestra contabilidad y los que en
algún momento afectan dicha contabilidad; entre ellos tenemos:
 Factura de Venta  Letras De Cambio
 Recibos de Caja General  Pagarés
 Recibos de Caja Menor  Tarjeta de Kárdex
 Notas Débito  Cheque
 Notas Crédito  Nómina
 Consignaciones

Adicionalmente debemos saber que los documentos contables se dividen en dos grupos
Internos y Externos. Dentro de los internos tenemos:

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  Recibos de caja
 Recibos de caja menor  Cheques
 Comprobante de egreso  Nóminas
 Factura de Venta  Notas de contabilidad
 Comprobante de diario  Órdenes de compra

Y dentro de los externos tenemos:

 Consignaciones bancarias  Remisiones
 Notas bancarias  Facturas de Venta (cuando se Compra)
 Pagares
 Entre otros
 Letras de cambio

2- Documentos No Contables o Informativos: Estos no afectan ni realizan modificaciones en la

contabilidad de nuestra empresa.
 Remisiones  Remesa
 Cotizaciones  Hojas de vida
 Ordenes de Pedido  Solicitudes
 Órdenes de Compra
 Ordenes de Entrega

De acuerdo a los artículos 123 a 125 del Decreto 2649 de 1993, todos los hechos económicos deben ser
documentados a través de soportes, las partidas que estén registradas en los libros deben ser respaldadas
con comprobantes, y los libros deben conformarse y diligenciarse de manera que se garantice su
autenticidad e integridad, puesto que estos sirven como base para la elaboración de los estados financieros
(estos deben guardar concordancia con la información estipulada en los soportes y comprobantes).
Adicionalmente, el artículo 134 de este decreto menciona que las empresas deben conservar de forma
organizada los libros de contabilidad, las actas, los comprobantes, los soportes y toda la correspondencia
que se relacione con la administración y operación del ente económico.

NORMAS DE CONSERVACIÓN DE LIBROS Y DOCUMENTOS CONTABLES

Los entes económicos deben conservar debidamente ordenados los libros de contabilidad, de actas, de
registro de aportes, los comprobantes de las cuentas, los soportes de contabilidad y la correspondencia
relacionada con sus operaciones. Salvo lo dispuesto en normas especiales, los documentos que deben
conservarse pueden destruirse después de veinte (20) años contados desde el cierre de aquellos o la fecha
del ultimo asiento, documento o comprobante. No obstante, cuando se garantice su reproducción por
cualquier medio técnico, pueden destruirse transcurridos diez (10) años. El liquidador de las sociedades
comerciales debe conservar los libros y papeles por el término de cinco (5) años, contados a partir de la
aprobación de la cuenta final de liquidación. Tratándose de comerciantes, para diligenciar el acta de
destrucción de los libros y papeles de que trata el artículo 60 del Código de Comercio, debe acreditarse
ante la Cámara de Comercio, por cualquier medio de prueba, la exactitud de la reproducción de las copias
de los libros y papeles destruidos.

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PROHIBICIONES EN LOS DOCUMENTOS CONTABLES Y NO CONTABLES
En los documentos contables y no contables está
prohibido: borrones, enmiendas, tachaduras, mutilarlos,
romperlos, hacer raspaduras, dejar espacios en blanco,
alterar el orden cronológico, hacer cualquier acto que le
quite claridad a los documentos. Se debe tener cuidado
de no cometer errores al momento de diligenciarlos o
digitarlos.

ACTIVIDAD # 1.
1. Reflexiona: ¿Qué inconvenientes tendría una empresa, si no tiene soportes contables de sus
operaciones económicas y financieras?
2. ¿Qué responsabilidad tiene Usted, como Asistente Administrativo, en el diligenciamientos, orden y
conservación de los documentos contables y no contables? - descríbala.
3. Cuándo se habla que en los documentos está prohibido los borrones, enmiendas, tachaduras, raspaduras;
¿Habrá la posibilidad de que se puedan corregir errores en los documentos contables y no contables?, ¿De
qué manera se podrían realizar esas correcciones?

DOCUMENTOS CONTABLES TAMBIEN DENOMINADOS SOPORTES CONTABLES

Por cada uno de los documentos contables y no contables que se describen a
continuación, el estudiante debe registrar: para que se utiliza o elabora, quien lo
diligencia en la empresa, quién lo firma, quién se queda con el original elaborar un
documento, diligenciándolo con la información que se le suministra. Toda esta actividad
se encuentra descrita en la Actividad #2, al finalizar la descripción de los documentos.
1. Recibo de caja: Un recibo de caja
es un documento contable que se utiliza
para registrar los diferentes recaudos de
dinero que tenga la empresa por concepto
de cualquier transacción comercial. Este
documento contabiliza un debito a la
cuenta caja y el crédito de acuerdo al
concepto del pago recibido.
Generalmente es un soporte de los
anticipos, abonos o pagos que realizan
los clientes a la empresa. El recibo de
caja se entrega en original al cliente, se
guarda una copia para el archivo
consecutivo y otra se anexa al diario de
contabilidad. Debe de tener los datos de
la empresa, una numeración consecutiva
para que pueda llevarse de forma más
sencilla el control contable,
además de que siempre debe de contar con los datos de la fecha en la cual se realizó la transacción, los
conceptos desglosados por los cuales se recibe el ingreso y el monto de cada uno de ellos, así como el
importe total de la operación.

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 2. Recibo de caja menor: El recibo de caja menor es un
soporte de los gastos pagados en efectivo, por cuantías
mínimas que no requieren el giro de un cheque, para ello se
establece un fondo denominado caja menor. La caja menor es
un fondo en efectivo que se crea en las empresas para
manejar pequeños desembolsos, y se asigna a una persona
como responsable de su manejo. Existen multitud de pagos
pequeños que para manejarlos por bancos se hace complejo y
puede entorpecer el desarrollo ágil de ciertas actividades, por
lo que la solución es la constitución de un fondo de caja mejor
que se encargue de este tipo de pagos, de esta forma aquellas
compras o pagos menores, que no sean representativos, se
manejan por este fondo. El monto del fondo de caja menor,
depende del tipo de empresa, puesto que mientras en algunas
$1.000.000 será suficiente, en otras será necesario disponer de un fondo de varios millones. En cierta
forma el fondo de caja menor se asimila a lo que llamamos “plata de bolsillo”, por lo que es preciso tener un
cuidado y control especial sobre estos recursos, y debe nombrarse una persona de entera confianza.
3. Recibo de consignación bancaria: Este es un comprobante
que elaboran los bancos y suministran a sus clientes
para que lo diligencien al consignar. El original queda
en el banco y una copia con el sello del cajero o el
timbre de la máquina registradora, sirve para la
CONSIGNACIÓN POR CAJERO contabilidad de la empresa que consigna. De acuerdo
ELECTRÓNICO a cada entidad bancaria difieren los formatos de FORMATO ELECTRÓNICO DE CONSIGNACIÓN
consignación. Hay entidades bancarias que tiene
formatos universales o únicos, es decir, no importa si la
transacción es en efectivo, en cheque, sin son de
bancos locales o de otras plazas, siempre se va a
utilizar el mismo. Otras entidades tienen formatos que
hay que diligenciar
manualmente; si se trata de una consignación por cajero electrónico el formato de
comprobación se que emite es diferente. Hay formatos de consignación, como los que entregan los cajeros
electrónicos y los que entregan los corresponsales bancarios que son emitidos en papel térmico y este con
el paso de tiempo y con la luz se borran, entonces se les debe sacar una copia.

FORMATO DE CONSIGNACIÓN PARA DILIGENCIAR

MANUALMENTE Y ENTREGAR EN UNA CASILLA DE
ATENCION EN EL BANCO.

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4. Factura de compra-venta: La
factura de venta se constituye como un
título valor, que el vendedor o prestador del
servicio podrá librar y entregar, o remitir al
comprador o beneficiario del servicio, con
el objetivo de que dicho documento
certifique la operación de consumo
efectuada. Una factura de venta es un
documento revelador, que hace constar la
adquisición y entrega de un bien o servicio,
por medio del cual se específica la fecha
de la operación, el nombre de las partes de
la operación de consumo, la descripción
del producto o servicio objeto del negocio,
el valor del negocio, la forma de pago,
entre otros conceptos, que se encuentran
especificados como requisitos mínimos de
una factura. Generalmente, el original se entrega al cliente y se elaboran dos copias, una para el archivo
consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de la contabilidad. La Factura de venta es un tema
amplio, que se estudiará con más detalle, al finalizar esta unidad de conocimiento.

5. El Cheque: Es un título valor por

medio del cual una persona llamada
"girador", ordena a un banco llamado
"girado" que pague una determinada
suma de dinero a la orden de un tercero
llamado "beneficiario". Es utilizado para
pagar, sin la necesidad de utilizar
físicamente dinero.
*Librador o Girador: Es la persona que
emite el cheque y ordena su pago al
banco.
*Librado o Girado: Es el banco o entidad
de crédito a la que se le ordena pagar el
cheque con los fondos que el librador
tiene.
*Tenedor, Tomador o Beneficiario: Es la persona que posee el cheque (tomador es el primer tenedor).
Como queda dicho el cheque es una orden de pago, no una promesa de pago como el caso del pagaré;
entonces se deduce que debe ejecutarse por el banco a la presentación del documento con las
modalidades particulares establecidas para cada tipo de cheque.

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6. Letra de cambio: La letra de
cambio denominada en nuestro país
"giro", es un documento mercantil
que contiene una promesa u
obligación de pagar una determinada
cantidad de dinero a una convenida
fecha de vencimiento. Constituye una
orden escrita, mediante el cual una
persona llamada Librador, manda a
pagar a su orden o a la otra persona
llamada Tomador o Beneficiario, una
cantidad determinada, en una cierta
fecha, a
una tercera persona llamada Librado. La letra de cambio es un título valor que presta mérito ejecutivo, en el
que se extiende la orden de pagar al aceptante o girado de la letra (deudor), un determinado valor en plazo
determinado en favor del beneficiario o girador.
*El girador es la persona que crea la letra de cambio, que corresponde al acreedor o el que presta el dinero.
*El girado es la persona que se obliga a pagar, a quien se le da la orden de hacer el pago.
*El beneficiario es la persona a la que se le debe pagar, que puede ser el mismo acreedor o girador, o a
una tercera persona que indique el girador.

7. Pagaré: Es un título valor mediante el cual una persona se obliga a pagar

cierta cantidad de dinero en una fecha determinada. Este documento se
utiliza para respaldar los créditos bancarios. Es un título valor o instrumento
financiero muy similar a la letra de cambio y se usa, principalmente para
obtener recursos financieros. Es un documento escrito mediante el cual una
persona se compromete a pagar a otra persona o a su orden una
determinada cantidad de dinero en una fecha acordada previamente. Los
pagarés pueden ser al portador o endosables, es decir, que se pueden
transmitir a un tercero.

8. Nota Débito: Es un comprobante que utiliza la empresa para cargar

en la cuenta de sus clientes, un mayor valor por concepto de omisión o
error en la liquidación de facturas y los intereses causados por
financiación o por mora en el pago de sus obligaciones.

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 9. Nota Crédito: Cuando la empresa concede descuentos y
rebajas que no estén liquidados en la factura o cuando los
clientes hacen devoluciones totales o parciales de las
mercancías, para su contabilización se utiliza un
comprobante llamado nota crédito. Este comprobante se
prepara en original y dos copias; el original para el cliente,
una copia para el archivo consecutivo y otra para anexar al
comprobante diario de contabilidad.

10. Nota de contabilidad: Es el documento que se

prepara con el fin de registrar las operaciones que no
tienen un soporte contable como es el caso de los
asientos de corrección, ajustes y cierre.

11. Comprobante de egreso: Llamado también orden de pago o comprobante de egreso, es un

soporte de contabilidad que respalda el pago de una determinada cantidad de dinero en efectivo, cheque o
sus equivalentes. Generalmente, en la empresa se elabora por duplicado, el original para anexar al
comprobante diario de contabilidad y la copia para el archivo consecutivo. Para mayor control en el
comprobante de pago queda copia del cheque, ya que el titulo valor se entrega al beneficiario.

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12. Comprobante diario de contabilidad : Es un documento
que debe elaborarse previamente al registro de cualquier operación y
en el cual se indica el número, fecha, origen, descripción y cuantía de
la operación, así como las cuentas afectadas con el asiento. A cada
comprobante se le anexan los documentos y soportes que lo
justifiquen.

DOCUMENTOS NO CONTABLES

13. La Cotización: Tipo de documento, de carácter eminentemente informativo, que establece el precio
de un bien o servicio, generalmente empleado para gestionar las negociaciones de compra, así como para
consideraciones de carácter presupuestario.
documento o información que el departamento de
compras usa en una negociación. Es un documento
informativo que no genera registro contable. Haciendo
uso de las tecnologías, este documento en los últimos
tiempos se genera de manera virtual, enviando al que
solicita la cotización por correo electrónico o por
cualquier otra red social válida para tal fin.

14. Pedido: La orden de pedido o de compra es un documento que

emite el comprador para pedir mercaderías al vendedor; indica cantidad,
detalle, precio y condiciones de pago, entre otras cosas. El documento
original es para el vendedor e implica que debe preparar el pedido. El
duplicado es para el comprador y es una constancia de las mercaderías o
servicios encargados. Con los adelantos tecnológicos los pedidos se
pueden enviar de manera virtual.

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ACTIVIDAD # 2

1. Con la anterior información detallada de cada uno de los documentos contables y No contables y a la
cual el estudiante ha dado lectura, complete el cuadro que se propone a continuación. Elabore el cuadro en
la evidencia de aprendizaje en forma horizontal y diligéncielo. No olvides, que no puedes trazar la línea de
división entre un documento u otro, hasta que no haya completado las características de cada uno de ellos.

DOCUMENTOS CARACTERÍSTICAS
PARA QUÉ SE QUIÉN QUIÉ LO QUIÉN
UTILIZ N
A LO ELABORA FIRM SE QUEDA CON
A EL
EN ORIGINAL
LA EMPRESA
RECIBO DE CAJA

RECIBO DE CAJA
MENOR

CONSIGNACIÓN

FACTURA DE VENTA

CHEQUE

LETRA DE CAMBIO

PAGARÉ

COTIZACIÓN

PEDIDO

2. Se propone diferentes situaciones empresariales (económicas y financieras), a las cuales debes dar
lectura y definir que tipo de documento contable o no contable soportará esa situación. Debe elaborar el
documento y diligenciarlo con la información de la situación planteada. Se recomienda realizar un
documento por página para dar orden y estética al trabajo.

La empresa DEPORTIVOS CAMPEON S.A., identificado con NIT 890.5005.680, con objeto social que es la
comercialización de artículos deportivos, ubicados en la Cl 12 #1-15, realiza las siguientes actividades
mercantiles:

Marzo 2/2020: La empresa DEPORTIVOS CAMPEÓN S.A. vende a crédito a Juana Perdomo García,
identificada con C.C. 37.237.400, mercancía de acuerdo a la siguiente relación:

*10 balones de fútbol marcan Golty por valor de $90.000 cada uno
*5 balones de voleibol marcan Molten por valor de $109.500 cada uno
*12 balones de baloncesto marcan Mikasa por valor de $80.000 cada uno

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Marzo 5/2020: Juana Perdomo García, cancela en efectivo la compra que efectuó el día 1 de marzo a
DEPORTIVOS CAMPEÓN S.A.

Marzo 8/2020: DEPORTIVOS CAMPEÓN S.A., cancela con cheque a CENS S.A. la suma de $423.700,
por concepto de pago de la factura 45657, servicio de energía del período comprendido entre el 25 de
enero y el 25 de febrero del año en curso. El número de cheque es 34346565 del Banco Bogotá.

Marzo 9/2020: DEPORTIVOS CAMPEÓN S.A., solicita a la empresa Fuller Aseo y Mantemiento, una
cotización de implementos de aseo: escoba, traperos, baldes, desinfectante de piso, jabón en polvo,
limpiavidrio, bolsa para el aseo, papel higiénico, jabón de manos.

Marzo 10/2020: Se cancela en efectivo la suma de $5.000, a la secretaria de DEPORTIVOS CAMPEÓN

S.A., Claudia Palomino, por concepto de transporte para trámites ante la Cámara de Comercio.

Marzo 13/2020: Se Consigna en la cuenta Corriente del Banco Bogotá N°. 306 773177 la suma de
$6.780.000 en efectivo.

Marzo 15/2020: DEPORTIVOS CAMPEÓN S.A., compra a crédito dos computadores portátil de 14” Lenovo
color negro, por la suma de $1.840.000. La compra la realiza a LA CASA DEL COMPUTADOR y por ser a
crédito debe firmar dos letras de cambio por la suma otorgada a crédito. Interés del 1,5% mensual.

AUTOEVALUACIÓN
Después de haber desarrollado las actividades propuestas, desarrolle la siguiente actividad, con la cual
autoevaluará su nivel de aprendizaje y detectará dificultades y logros en esta Unidad de Conocimiento.

1. Soportes físicos que son la base para el registro de las operaciones de naturaleza comercial en una
empresa, dependiendo de la transacción comercial que se haga será el tipo de soporte físico, denominados
A. Documentos No Contables B. Documentos Contables
C. Documentos negociables D. Documentos no negociables

2. Son soportes contables,

A. Recibo de Caja General, Recibo de Caja Menor, Factura de Venta, Pedido
B. Pedido, cotización, remisión de mercancía, Recibo de Caja Menor y Factura de Venta
C. Nómina, Remisión de Mercancía, Factura de Venta
D. Recibo de Caja General, Recibo de Caja Menor, Factura de Venta, Letra de Cambio

3. El Recibo de Caja se utiliza para registrar

A. los pagos por cuantías menores que realiza la empresa
B. ingresos en efectivo recaudados por la empresa
C. los ingresos que reciba sólo por transferencias
D. los pagos de transporte que realice a los empleados

4. El comprobante de egreso, es un soporte de contabilidad que respalda el pago de una

determinada cantidad de dinero en efectivo, cheque o sus equivalentes. En ese orden de ideas, el
mismo debe ser firmado por
A. quién realiza el pago B. quien se beneficia del pago C. quien cambia el cheque D. A y B

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5. Título valor por medio del cual una persona llamada "girador", ordena a un banco llamado "girado"
que pague una determinada suma de dinero a la orden de un tercero llamado "beneficiario"
A. Tarjeta Débito B. Tarjeta Crédito C. Consignación D. Cheque

6. Este documento se utiliza para respaldar los créditos bancarios

A. Consignación B. Letra de Cambio C. Pagaré D. Cheque

7. Conteste a las siguientes afirmaciones V si es verdadero o F si es Falsa

a. Cuando se comete un error en cualquier documento contable, se debe solucionar aplicando corrector y
volviendo a escribir ( ).
b. Los asientos contables se pueden soportar con los documentos contables y no contables ( ).
c. Los documentos contables y los libros de contabilidad se deben salvaguardar por 20 años ( ).
d. Las compras de las empresas se registrarán en la contabilidad teniendo como soporte las órdenes de
pedido o de compra ( ).
e. El encargado de los pagos de la empresa, debe proceder a cancelar todos los compromisos teniendo en
cuenta el valor de las cotizaciones ( ).
f. Por norma todos los documentos contables que se elaboren manualmente, deben hacerse con lapicero
de tinta roja o verde ( ).
g. La contabilidad no es posibles si no hay soportes contables ( ).

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