INSTITUCION EDUCATIVA

Taller 1Fundetec COLEGIO INTEGRADO FE Y ALEGRÍA

PREESCOLAR, BÁSICA PRIMARIA, SECUNDARIA Y MEDIA TÉCNICA
Decreto de Creación No. 000308 de 05 de Mayo de 2005
Generación
GESTIÓN de Documentos Comerciales
TALLERES, EVALUACIONES, GUIAS
Código: PAC-F30
Versión: 01 DANE: 354405000098
ACADÉMICA
Diciembre de 2022 Fecha: 01/06/2019 NIT: 807007898-6

Yopal Casanare
I. E. COLEGIO INTEGRADO FE Y ALEGRÍA
VERSION 2
GESTIÓN ACADÉMICA COMPONENTES
PROCESO: GESTIÓN DE AULA GUIA 4 DOCUMENTOS Parte 2
CONTABILIZACIÓN DE OPERACIONES COMERCIALES Y FINANCIERAS
ÁREA MODALIDAD ASIGNATURA RECONOCIMIENTO DE DOCENTE: Eduardo Véjar Calderón
RECURSOS FINANCIEROS
GRADO 1001 SEDE: Secundaria JORNADA: Mañana FECHA: Pandemia TRIMESTRE 1º

DOCUMENTOS CONTABLES TAMBIEN DENOMINADOS SOPORTES CONTABLES

Por cada uno de los documentos contables y no contables que se describen a continuación,
el estudiante debe registrar: para que se utiliza o elabora, quien lo diligencia en la empresa,
quién lo firma, quién se queda con el original. Elaborar un documento, diligenciándolo con
la información que se le suministra (Modelo al final en actividad #2).

1. Recibo de caja: Un recibo de caja

es un documento contable que se utiliza
para registrar los diferentes recaudos de
dinero que tenga la empresa por concepto
de cualquier transacción comercial. Este
documento contabiliza un debito a la
cuenta caja y el crédito de acuerdo al
concepto del pago recibido. Generalmente
es un soporte de los anticipos, abonos o
pagos que realizan los clientes a la
empresa. El recibo de caja se entrega en
original al cliente, se guarda una copia
para el archivo consecutivo y otra se anexa
al diario de contabilidad. Debe de tener los
datos de la empresa, una numeración
consecutiva para que pueda llevarse de
forma más sencilla el control contable,
además de que siempre debe de contar con los datos de la fecha en la cual se realizó la transacción, los
conceptos desglosados por los cuales se recibe el ingreso y el monto de cada uno de ellos, así como el
importe total de la operación.
2. Recibo de caja menor: El recibo de caja menor es un
soporte de los gastos pagados en efectivo, por cuantías
mínimas que no requieren el giro de un cheque, para ello se
establece un fondo denominado caja menor. La caja menor es
un fondo en efectivo que se crea en las empresas para manejar
pequeños desembolsos, y se asigna a una persona como
responsable de su manejo. Existen multitud de pagos pequeños
que para manejarlos por bancos se hace complejo y puede
entorpecer el desarrollo ágil de ciertas actividades, por lo que la
solución es la constitución de un fondo de caja mejor que se
encargue de este tipo de pagos, de esta forma aquellas
compras o pagos menores, que no sean representativos, se
manejan por este fondo. El monto del fondo de caja menor,
depende del tipo de empresa, puesto que mientras en algunas $1.000.000 será suficiente, en otras será
 necesario disponer de un fondo de varios millones. En cierta forma el fondo de caja menor se asimila a lo
que llamamos “plata de bolsillo”, por lo que es preciso tener un cuidado y control especial sobre estos
recursos, y debe nombrarse una persona de entera confianza.
3. Recibo de consignación bancaria: Este es un comprobante que
elaboran los bancos y suministran a sus clientes para
que lo diligencien al consignar. El original queda en el
banco y una copia con el sello del cajero o el timbre de
la máquina registradora, sirve para la contabilidad de la
empresa que consigna. De acuerdo a cada entidad
CONSIGNACIÓN POR
CAJERO bancaria difieren los formatos de consignación. Hay
FORMATO ELECTRÓNICO DE
ELECTRÓNICO entidades bancarias que tiene formatos universales o CONSIGNACIÓN
únicos, es decir, no importa si la transacción es en
efectivo, en cheque, sin son de bancos locales o de
otras plazas, siempre se va a utilizar el mismo. Otras
entidades tienen formatos que hay que diligenciar
manualmente; si se trata de una consignación por cajero electrónico el formato de
comprobación se que emite es diferente. Hay formatos de consignación, como los que entregan los cajeros
electrónicos y los que entregan los corresponsales bancarios que son emitidos en papel térmico y este con
el paso de tiempo y con la luz se borran, entonces se les debe sacar una copia.

FORMATO DE CONSIGNACIÓN PARA DILIGENCIAR

MANUALMENTE Y ENTREGAR EN UNA CASILLA DE
ATENCION EN EL BANCO.

4. Factura de compra-venta: La factura de venta se constituye como un título valor, que el vendedor
o prestador del servicio podrá librar y entregar, o remitir al comprador o beneficiario del servicio, con el
objetivo de que dicho documento certifique
la operación de consumo efectuada. Una
factura de venta es un documento
revelador, que hace constar la adquisición y
entrega de un bien o servicio, por medio del
cual se específica la fecha de la operación,
el nombre de las partes de la operación de
consumo, la descripción del producto o
servicio objeto del negocio, el valor del
negocio, la forma de pago, entre otros
conceptos, que se encuentran
especificados como requisitos mínimos de
una factura. Generalmente, el original se
entrega al cliente y se elaboran dos copias,
una para el archivo consecutivo y otra para
anexar al comprobante diario de la contabilidad. La Factura de venta es un tema amplio, que se estudiará
con más detalle, al finalizar esta unidad de conocimiento.
5. El Cheque: Es un título valor por
medio del cual una persona llamada
"girador", ordena a un banco llamado
"girado" que pague una determinada
suma de dinero a la orden de un tercero
llamado "beneficiario". Es utilizado para
pagar, sin la necesidad de utilizar
físicamente dinero.
*Librador o Girador: Es la persona que
emite el cheque y ordena su pago al
banco.
*Librado o Girado: Es el banco o entidad
de crédito a la que se le ordena pagar el
cheque con los fondos que el librador tiene.
*Tenedor, Tomador o Beneficiario: Es la persona que posee el cheque (tomador es el primer tenedor). Como
queda dicho el cheque es una orden de pago, no una promesa de pago como el caso del pagaré; entonces
se deduce que debe ejecutarse por el banco a la presentación del documento con las modalidades
particulares establecidas para cada tipo de cheque.

6. Letra de cambio: La letra de

cambio denominada en nuestro país
"giro", es un documento mercantil que
contiene una promesa u obligación de
pagar una determinada cantidad de
dinero a una convenida fecha de
vencimiento. Constituye una orden
escrita, mediante el cual una persona
llamada Librador, manda a pagar a su
orden o a la otra persona llamada
Tomador o Beneficiario, una cantidad
determinada, en una cierta fecha, a
una tercera persona llamada Librado. La letra de cambio es un título valor que presta mérito ejecutivo, en el
que se extiende la orden de pagar al aceptante o girado de la letra (deudor), un determinado valor en plazo
determinado en favor del beneficiario o girador.
*El girador es la persona que crea la letra de cambio, que corresponde al acreedor o el que presta el dinero.
*El girado es la persona que se obliga a pagar, a quien se le da la orden de hacer el pago.
*El beneficiario es la persona a la que se le debe pagar, que puede ser el mismo acreedor o girador, o a una
tercera persona que indique el girador.

7. Pagaré: Es un título valor mediante el cual una persona se obliga a pagar

cierta cantidad de dinero en una fecha determinada. Este documento se utiliza
para respaldar los créditos bancarios. Es un título valor o instrumento financiero
muy similar a la letra de cambio y se usa, principalmente para obtener recursos
financieros. Es un documento escrito mediante el cual una persona se
compromete a pagar a otra persona o a su orden una determinada cantidad de
dinero en una fecha acordada previamente. Los pagarés pueden ser al portador
o endosables, es decir, que se pueden transmitir a un tercero.
8. Nota Débito: Es un comprobante que utiliza la empresa para cargar
en la cuenta de sus clientes, un mayor valor por concepto de omisión o
error en la liquidación de facturas y los intereses causados por
financiación o por mora en el pago de sus obligaciones.

9. Nota Crédito:
Cuando la empresa
concede descuentos y
rebajas que no estén
liquidados en la factura o cuando los clientes hacen
devoluciones totales o parciales de las mercancías, para su
contabilización se utiliza un comprobante llamado nota
crédito. Este comprobante se prepara en original y dos
copias; el original para el cliente, una copia para el archivo
consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de
contabilidad.

10. Nota de contabilidad: Es el documento que se

prepara con el fin de registrar las operaciones que no
tienen un soporte contable como es el caso de los
asientos de corrección, ajustes y cierre.

11. Comprobante de egreso: Llamado también orden de pago o comprobante de egreso, es un

soporte de contabilidad que respalda el pago de una determinada cantidad de dinero en efectivo, cheque o
sus equivalentes. Generalmente, en la empresa se elabora por duplicado, el original para anexar al
comprobante diario de contabilidad y la copia para el archivo consecutivo. Para mayor control en el
comprobante de pago queda copia del cheque, ya que el titulo valor se entrega al beneficiario.
12. Comprobante diario de contabilidad : Es un documento
que debe elaborarse previamente al registro de cualquier operación y en
el cual se indica el número, fecha, origen, descripción y cuantía de la
operación, así como las cuentas afectadas con el asiento. A cada
comprobante se le anexan los documentos y soportes que lo justifiquen.

DOCUMENTOS NO CONTABLES

13. La Cotización: Tipo de documento, de carácter eminentemente informativo, que establece el precio
de un bien o servicio, generalmente empleado para gestionar las negociaciones de compra, así como para
consideraciones de carácter presupuestario.
Documento o información que el departamento de
compras usa en una negociación. Es un documento
informativo que no genera registro contable. Haciendo
uso de las tecnologías, este documento en los últimos
tiempos se genera de manera virtual, enviando al que
solicita la cotización por correo electrónico o por
cualquier otra red social válida para tal fin.

14. Pedido: La orden de pedido o de compra es un documento que emite

el comprador para pedir mercaderías al vendedor; indica cantidad, detalle,
precio y condiciones de pago, entre otras cosas. El documento original es
para el vendedor e implica que debe preparar el pedido. El duplicado es para
el comprador y es una constancia de las mercaderías o servicios
encargados. Con los adelantos tecnológicos los pedidos se pueden enviar
de manera virtual.
ACTIVIDAD # 2

1. Con la anterior información detallada de cada uno de los documentos contables y No contables y a la cual
el estudiante ha dado lectura, complete el cuadro que se propone a continuación. Elabore el cuadro en la
evidencia de aprendizaje en forma horizontal y diligéncielo. No olvides, que no puedes trazar la línea de
división entre un documento u otro, hasta que no haya completado las características de cada uno de ellos.

DOCUMENTOS CARACTERÍSTICAS
PARA QUÉ SE QUIÉN LO QUIÉN LO QUIÉN SE
UTILIZA ELABORA EN FIRMA QUEDA CON EL
LA EMPRESA ORIGINAL
RECIBO DE CAJA

RECIBO DE CAJA
MENOR

CONSIGNACIÓN

FACTURA DE VENTA

CHEQUE

LETRA DE CAMBIO

PAGARÉ

COTIZACIÓN

PEDIDO

2. Se propone diferentes situaciones empresariales (económicas y financieras), a las cuales debes dar lectura
y definir qué tipo de documento contable o no contable soportará esa situación. Después de leer y saber qué
documentos se emplean debe escoger 2 transacciones y elaborar el o los documentos y diligenciarlos con la
información de la situación planteada. Se recomienda realizar un documento por página para dar orden y
estética al trabajo.

La empresa DEPORTIVOS CAMPEON S.A., identificado con NIT 890.5005.680, con objeto social que es la
comercialización de artículos deportivos, ubicados en la Cl 12 #1-15, realiza las siguientes actividades
mercantiles:

Marzo 2/2020: La empresa DEPORTIVOS CAMPEÓN S.A. vende a crédito a Juana Perdomo García,
identificada con C.C. 37.237.400, mercancía de acuerdo a la siguiente relación:

*10 balones de fútbol marcan Golty por valor de $90.000 cada uno
*5 balones de voleibol marcan Molten por valor de $109.500 cada uno
*12 balones de baloncesto marcan Mikasa por valor de $80.000 cada uno

Marzo 5/2020: Juana Perdomo García, cancela en efectivo la compra que efectuó el día 1 de marzo a
DEPORTIVOS CAMPEÓN S.A.

Marzo 8/2020: DEPORTIVOS CAMPEÓN S.A., cancela con cheque a CENS S.A. la suma de $423.700, por
concepto de pago de la factura 45657, servicio de energía del período comprendido entre el 25 de enero y el
25 de febrero del año en curso. El número de cheque es 34346565 del Banco Bogotá.
Marzo 9/2020: DEPORTIVOS CAMPEÓN S.A., solicita a la empresa Fuller Aseo y Mantenimiento, una
cotización de implementos de aseo: escoba, traperos, baldes, desinfectante de piso, jabón en polvo,
limpiavidrios, bolsa para el aseo, papel higiénico, jabón de manos.

Marzo 10/2020: Se cancela en efectivo la suma de $5.000, a la secretaria de DEPORTIVOS CAMPEÓN

S.A., Claudia Palomino, por concepto de transporte para trámites ante la Cámara de Comercio.

Marzo 13/2020: Se Consigna en la cuenta Corriente del Banco Bogotá N°. 306 773177 la suma de
$6.780.000 en efectivo.

Marzo 15/2020: DEPORTIVOS CAMPEÓN S.A., compra a crédito dos computadores portátil de 14” Lenovo
color negro, por la suma de $1.840.000. La compra la realiza a LA CASA DEL COMPUTADOR y por ser a
crédito debe firmar dos letras de cambio por la suma otorgada a crédito. Interés del 1,5% mensual.

INDICACIONES:

- Dejar la debida evidencia de la Guía en el Portafolio. Sea impresa o a mano.

- 1. Se desarrolla
Desarrollar de manera
la actividad #2 individual
- 2.
Si Al
la finalizar
actividad (10:00 am), debe
#2 es realizada entregarse nombrarla
a computador, a Paola Franco - Coordinadora Académica
Documentos2-Apellido-Grado y enviarla al
edvejar@colfealepatios.edu.co
3. No se permite el uso de celular
- Si la actividad #2 es realizada a mano, puede enviarla cuando la institución le solicite el material escrito o
puede escanear o fotografiar y enviar al whatsapp 3004382062, pero sólo para quienes no tienen PC ni
internet. No enviar la actividad sino por un solo canal de comunicación.
- Tiempo previsto para trabajo: semana del 11 al 21 de mayo.