Soportes

Contables
INTRODUCCION
Todas las operaciones
económicas que realizan las
empresas deben ser registradas
en los libros de contabilidad,
pero a su vez para que cada uno
de estos registros sean
justificables deben soportarse
con los documentos pertinentes
para cada una de ellas.
SOPORTES CONTABLES

 Los documentos comerciales sirven de

soportes de la contabilidad.
 Son los documentos que dan cuenta de las
operaciones comerciales de una empresa.
 Sirven de base para registrar las
operaciones contables de una empresa.
 Se archivan en orden cronológico, para su
fácil verificación.
 SOPORTES CONTABLES
 Los hechos económicos deben documentarse
mediante soportes, de origen interno o
externo, debidamente fechados y autorizados
por quienes intervengan en ellos o los
elaboren.
 Los soportes deben adherirse a los
comprobantes de contabilidad respectivo.
 Se elaboran en original y tantas copias como
las necesidades de la empresa exijan.
 CONCEPTO
 Son los documentos que sirven de
base para registrar las operaciones
comerciales de una empresa, es por
ello que se debe tener un especial
cuidado en el momento de elaborarlos
 CLASIFICACION

 Soportes internos: son los documentos

emitidos en la empresa que pueden entregarse
a terceros o circular en la misma empresa.

 Soportes externos: son aquellos emitidos

fuera de la empresa y luego recibidos y
conservados en la empresa.
CONTENIDO DE LOS
SOPORTES CONTABLES

Nombre o razón social de la

empresa que lo emite.
Nombre, numero y fecha del
comprobante.
Descripción del contenido del
documento.
Firmas de los responsables de
elaborar, revisar, aprobar y
contabilizar los comprobantes.
 RECIBO DE CAJA
 Es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en
efectivo recaudados por la empresa.
 El original se entrega al cliente y las copias se archivan así: una
para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante
diario de contabilidad.
 Generalmente es un soporte de abonos parciales o totales de
clientes- Ventas
RECIBO DE CONSIGNACION
BANCARIA
 Es un comprobante que elaboran los bancos y entregan a los
cuentahabientes para que lo diligencien al consignar.
 El original queda en el banco y una copia con el sello del cajero o
el timbre de la máquina registradora.
 Por lo general hay dos formatos: uno para consignar efectivo y
cheques locales y otro para cheques de otras plazas.
 COMPROBANTE DE
EGRESO
 Recibe también el nombre de orden de
pago.
 Es un soporte de contabilidad que
respalda el pago de una determinada
cantidad de dinero por medio de un
cheque.
 Por lo general se elabora en duplicado:
el original para anexar al comprobante
diario de contabilidad y la copia para el
archivo consecutivo.
RECIBO DE CAJA MENOR Y
REEMBOLSO DE CAJA MENOR

Para cuantías mínimas que no justifican el

giro de un cheque, las empresas
establecen un fondo denominado “caja
menor”, que por lo general va de
$500.000 a $1.000.000, de acuerdo con
las necesidades de la empresa.
 El recibo de caja menor es un soporte
de los gastos pagados en efectivo.
 NOTA DEBITO
 Se utiliza para cargar en la cuenta de sus
clientes, un mayor valor por concepto de
omisión o error en la liquidación de facturas y
los intereses causados por la financiación o
por mora en el pago de sus obligaciones.
 Se prepara en original y dos copias; el
original para el cliente, una copia para el
archivo consecutivo y otra para anexar al
comprobante diario de contabilidad
 
 NOTA CREDITO
 Se utiliza cuando la empresa concede
descuentos y rebajas no liquidadas en la
factura, o cuando los clientes hacen
devoluciones totales o parciales de las
mercancías.
 Se prepara en original y dos copias; el original
para el cliente, una copia para el archivo
consecutivo y otra para anexar al comprobante
diario de contabilidad.
FACTURA DE VENTA
 Contiene la descripción de los artículos
comprados o vendidos, los fletes e impuestos
que se causen y las condiciones de pago.
 Se elabora en original y dos copias, el
original se entrega al cliente, una copia para
el archivo consecutivo y otra para anexar al
comprobante diario de contabilidad.
 REQUISITOS DE LA

FACTURA
Factura de venta- preinmpreso.
 Numeración en orden consecutivo- preimpreso
 Apellidos y nombre o razón social y NIT del vendedor o de quien
preste el servicio- preimpreso.
 Apellidos y nombre o razón social del adquiriente de bienes o
servicios.
 Fecha de expedición.
 Descripción especifica de los artículos vendidos o servicios
prestados.
 Valor total de la operación.
 El nombre o razón social y NIT del impresor de la factura-
preimpreso.
 Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.
 DOCUMENTOS
EQUIVALENTE A FACTURAS
 Los tiquetes de maquinas registradoras
 Los boletos de ingresos a espectáculos
 Los tiquetes de transporte
 Los recibos de pago de matriculas y pensiones –
Establecimientos educativos
 Pólizas de seguros, Títulos de capitalización
 Extractos expedidos por sociedades fiduciarias,
fondos de pensiones y cesantías.
 Facturas electrónicas.
 QUIENES NO FACTURAN
 Las Cooperativas de ahorro y crédito, los fondos
de empleados en relación con las operaciones
financieras que realicen.
 Los responsables inscritos en el régimen
simplificado.
 Los distribuidores minoristas de combustibles
derivados del petróleo, en lo referente a estos
productos.
 Quienes presten servicios de baños públicos en
relación con esta actividad.
 Las personas naturales que enajenen productos
agropecuarios.
 Las empresas que prestan el servicio de
transporte publico urbano o metropolitano de
pasajeros.
CUENTA DE COBRO
Requisitos de un documento equivalente según el artículo
3 del decreto 522 de 2003:
a)Apellidos, nombre o razón social y NIT del adquirente
de los bienes o servicios
b) Apellidos, nombre y NIT de la persona natural
beneficiaria del pago o abono
c) Número que corresponda a un sistema de numeración
consecutiva
d) Fecha de la operación
e) Concepto
f) Valor de la operación
g) Discriminación del impuesto asumido por el adquirente
en la operación
 COMPROBANTE DE
CONTABILIDAD
 Es un documento que debe elaborarse previamente al
registro de cualquier operación en el cual se indica el
número, la fecha, el origen, la descripción, y la cuantía de
la operación, así como las cuentas afectadas con el asiento.
 En este documento se asientan en forma ordenada y
resumida las transacciones que diariamente se realizan en
una empresa.
 Puede hacerse por semanas, décadas, quincenas y máximo
cada mes.
 MEMORANDO
 Es una comunicación escrita de carácter
interno de una empresa, que se utiliza para
transmitir información, orientaciones y
pautas a las dependencias locales.
regionales, nacionales, o internacionales.
 REMISIÓN
 Su función es permitir al comprador la
confrontación de la mercancía reciba con la
solicitada en el pedido. Este documento solo es
informativo y contiene:
 LETRA DE CAMBIO
 Es una orden incondicional de
pago que da una persona llamada
girador a otra llamada girado, para PAGARE
que pague a la orden o al portador  Es un titulo valor mediante el cual
cierta suma de dinero, en una fecha una persona se obliga a pagar cierta
determinada. cantidad de dinero en una fecha
 Tiene, pues el carácter de determinada.
documento negociable o título  Este documento se utiliza para
valor.
respaldar los créditos bancarios.
 Garantías de pagos de compras y
ventas.

la letra cumple la función de financiar operaciones comerciales sencillas de corto

plazo, mientras que el pagaré se orienta a financiar operaciones financieras
complejas de largo plazo
 CHEQUE
Es un título valor por medio del cual una persona llamada girador, que
posee una cuenta bancaria, ordena a un banco llamado girado, que
pague una determinada suma de dinero a la orden de un tercero,
llamado beneficiario.

• Librador o Girador: Es la persona que emite el cheque y ordena su

pago al banco

• Librado o Girado: Es el banco o entidad de crédito a la que se le

ordena pagar el cheque con los fondos que el librador tiene

• Tenedor, Tomador o Beneficiario: Es la persona que posee el

cheque.
 CLASES DE CHEQUE
•Cheque cruzado: Es un cheque al cual se le trazan dos lineas rectas
paralelas y en diagonal en el frente. Al hacer esto el cheque no se puede
cobrar en efectivo y solo se puede depositar en una cuenta.

•Cheque al portador: Se denomina "cheque al portador" al cheque que no

tiene especificado un beneficiario y puede ser cobrado por cualquiera que
lo tenga en su poder.

•Cheque a la Orden: Es un cheque que solo puede cobrar el beneficiario al

cual fue hecho el cheque. Se puede endosar.

•Cheque certificado: EL banco certifica que el cheque tiene fondos,

reservando los mismos hasta que sea cobrado.
•Cheque de caja: Es un cheque expedido por una institución de crédito
para ser pagado en sus propias sucursales.

•Cheques de viajero: Son los cheques expedidos por una institución

bancaria para ser pagados en alguna de sus sucursales dentro del país o en
el exterior.

•Cheque para acreditar en cuenta: Cuando un cheque tiene escrita la

leyenda "para acreditar en cuenta", el mismo no podra ser cobrado en
efectivo y tendra que ser depositado en la cuenta.

•Cheque no a la orden: es un cheque que no se puede endosar y debe

cobrarlo para quien fue extendido.

•Cheques de pago diferido: constituyen una orden de pago librada a una

fecha futura.

•Cheque Cancelatorio: constituye un medio de pago asimilable a la entrega

de dinero en efectivo.