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INFORME A3 11-MAY-2023
PARA GESTIÓN DE SITUACIONES POR RESOLVER Página 1 de 2

ROYECTO: COA 121 – VITAL CARIBE II - MAGANGUÉ RESPONSABLE: Residente encargado FECHA: 11-MAY-2023
TEMA: Gestión de fallas en el proceso de compras respecto a los tiempos DEPARTAMENTO: TÉCNICO

DEFINICIÓN DE SITUACIÓN: formato sencillo de análisis de ofertantes para las compras, diferente al de los
Gestión de tiempo ineficiente debido a presentación de: despachos fuera de subcontratos. Elaborar e implementar herramienta de seguimiento de
tiempo, inversión alta de tiempo en las compras y traumatismos por posibles desempeño de proveedores y de gestión de compras.
despachos inoportunos.
PLAN DE IMPLEMENTACIÓN
OBJETIVO:
Optimizar los tiempos de gestión de compras y organizar los despachos para la ¿QUÉ? ¿QUIÉN? ¿CUÁNDO? CIERRE
Actualizar formato de requisición de acuerdo con R. Mercado 11-may-23
entrega sea oportuna. reunión con cliente (cambiar proveedor por
proveedor sugerido, para evitar retrasos por
aprobación que no podemos controlar porque están
ANÁLISIS: bajo la responsabilidad del cliente)
Socialización de nuevo formato de requisición 12-MAY-23
Definir información requerida para realizar la
solicitud de requisición (check list), incluir tiempo, de
tal manera que aseguremos la minimización de
restricciones (dudas) al momento de realizar la
requisición
Elaborar formato de análisis de oferentes sencillo
para compras, diferente al de subcontratistas
Estructurar de forma sencilla los requisitos
comerciales de las compras (tiempos de entrega,
forma de pago, disponibilidad, análisis de precios)
Capacitar en todos los cambios a Asistente
Capacitar a Asistente en conversión de unidades para
el análisis de precios de las cotizaciones
Realizar capacitaciones de habilidades blandas
(enfoque cumplimiento necesidades del cliente,
buscar siempre la forma, trabajo colaborativo)
Implementar agenda o cronograma de despachos de
compras realizadas
Crear e implementar herramienta de medición de
desempeño de proveedores
1. Alta inversión de tiempo en gestión de compras Documentar, de acuerdo a los cambios realizados, el
procedimiento de compras, a través de un flujograma
1.1 Demoras en cotizaciones
Socializar con las partes interesadas (cliente,
1.1.1 Disponibilidad limitada del proveedor proveedores, internos) las diferentes acciones
1.1.2 Pocos proveedores tomadas en este plan.
1.1.3 Demora en análisis de oferentes
1.1.3.1 Encargado requiere apoyo

1.2 Demoras en requisición

SEGUIMIENTO:
1.2.1 Aprobación del cliente
1.2.1.1 Aprobación del proveedor
1.2.2 Análisis de oferentes Medir tiempo total invertido en compra desde la solicitud
Medir entregas oportunas
1.3 No está claramente definido el tiempo de gestión Establecer meta en porcentaje

2. Entrega fuera de tiempo

2.1 Problemas internos del proveedor
2.2 Personal dice: se me sale de las manos

3. Descoordinación de despachos con el proveedor

3.1 Proveedor ordenó despacho el mismo día de la fundida
3.1.1 Decidió despachar antes de enviar la información acordada
3.1.1.1 Incumplió acuerdo
3.1.2 Asumió que podía enviar antes de tiempo en cualquier momento
3.1.2.1 No tiene claro requerimientos logísticos

CONTRAMEDIDAS
A CORTO PLAZO: Reunión con el cliente para revisar requisitos de aprobación
de requisición y de acuerdo con esto, incluir las justificaciones de la escogencia
del proveedor sugerido. Igualmente, independizar del formato la aprobación
del proveedor por parte del cliente. Capacitación de nuevo formato.

A MEDIANO PLAZO: Estructurar y documentar los requisitos de compra del

proyecto y publicar información a las partes involucradas. Implementar un
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