DOCUMENTO CÓDIGO

Descripción de Cargo MDC-001.10

DESCRIPCIÓN DE CARGOS
GERENCIA DE COMPRAS Y LOGISTICA

REVISADO POR: APROBADO POR:

CAPITAL HUMANO GERENTE GENERAL

Firma y Fecha Firma y Fecha

Revisión No.: 6 Fecha de Aprobación: 30/09/2016 Página 1 de 9

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Descripción de Cargo

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DESCRIPCIÓN DE CARGO
Titulo del Cargo:
Unidad de Adscripción:
Reporta a:
Le reportan:
Requerimientos del cargo:
Descripción General del Cargo:
Funciones, actividades y/o tareas:
Revisión No.: 6
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MDC- 001.10
Descripción de Cargo
Gerente de Compras y Logística
Gerencia de Compras y Logística
Gerencia General
Analista de Compras y Logística
Nivel Educativo:
Profesional Universitario en Ingeniería Industrial, Administración de
Empresas o afín, con postgrado (preferiblemente).
Habilidades y Destrezas
Negociación con proveedores
Manejo de Inventarios
Experiencia:
2 Años mínimos en cargo similar. (preferiblemente)
Experiencia en formulación de presupuestos y estimaciones de costos.
(preferiblemente)
Experiencia en procesos licitatorios. (preferiblemente)
Experiencia en proceso de procura y compra.
Planificar, organizar, dirigir y controlar los aspectos de Compras de Bienes
y Servicios, Almacenamiento, Control de Inventario y Evaluación de
Proveedores de la organización.
 Elaborar el presupuesto de compras y realizar seguimiento mensual al
mismo.
 Determinar estándares de calidad de productos y servicios.
 Evaluar la calidad y precio del producto o servicio a adquirir o contratar.
 Formular estadísticas de consumo y niveles de inventario.
 Pertenecer al Comité de Compras.
 Verificar cumplimiento de los pronósticos de consumos y determinar
desviaciones para tomar las acciones pertinentes.
 Verificar y aprobar las requisiciones de materiales, bienes y servicios,
asegurando que los requerimientos estén claramente definidos.
 Verificar que las compras a realizar estén debidamente justificadas.
 Verificar las Facturas de los Proveedores vs. Órdenes de Compra emi-
tidas.
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Descripción de Cargo

 Verificar la ejecución del registro de las compras en el sistema compu-

Funciones, actividades y/o tareas: tarizado.
 Elaborar relación de compras de equipos (Mantenimiento y Médicos) y
presentarlo al Comité de Compras según sea el caso.
 Justificar la selección de proveedores ante el Comité de Compras cuan-
do aplique.
 Determinar si la compra es directa o por la vía de licitación.
 Garantizar que se mantenga actualizado el Registro de Proveedores.
 Analizar las ofertas recibidas de los proveedores y realizar la selección
de la opción más adecuada, en función de los requisitos establecidos y
de los intereses del Hospital.
 Autorizar las Órdenes de Compra y Servicios.
 Coordinar los procesos de licitación y realizar seguimiento a las órde-
nes de compra y servicios.
 Realizar seguimiento a la entrega de mercancía por parte de los pro-
veedores, así como el ingreso de la misma al almacén. Autorizar y ve-
rificar la devolución de mercancías y los reclamos correspondientes.
 Coordinar el proceso de evaluación y selección de proveedores.
 Coordinar con los proveedores las evaluaciones en sus instalaciones
cuando aplique.
 Cumplir con las normas, procedimientos y prácticas de Seguridad, Hi-
giene y Ambiente.
 Evaluar y calificar a los proveedores.
 Preparar los informes de evaluación de proveedores.
 Planificar y controlar el inventario de suministros y materiales.
 Detectar necesidades de recursos humanos y materiales para la geren-
cia
 Verificar que el personal cumpla con las normativas disciplinarias.
 Participar en el proceso de selección de personal, realizando la entrevis-
ta Técnica.
 Detectar las Necesidades de Adiestramiento del personal a su cargo.
 Evaluar el desempeño del personal a su cargo.
 Aprobar el Manual de Proceso de Compras y Logística.
 Asegurar que la Política de la Calidad sea entendida y aplicada en el
trabajo cotidiano por el personal a su cargo.
 Ejecutar y velar por el cumplimiento de lo establecido en la documen-
tación del Sistema de Gestión de la Calidad y SHA.
 Verificar que el personal a su cargo ejecute correctamente los procedi-
mientos de trabajo del área.
 Tomar decisiones y solucionar problemas, trabajando en equipo.
 Apoyar en el mantenimiento de la “Cultura de la Calidad”.

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Descripción de Cargo

 Ejecutar el Procedimiento de Revisión por la Dirección.

Funciones, actividades y/o tareas:
 Asegurar el cumplimiento y efectividad de las Acciones Correctivas y
Preventivas.
 Asignar los responsables por la ejecución, seguimiento y control de las
Acciones Correctivas y Preventivas.
 Definir, revisar y aprobar los indicadores de gestión establecidos, conjun-
tamente con los demás integrantes del equipo de trabajo.
 Asegurar el archivo adecuado de los registros de la calidad generados en
el funcionamiento del Sistema de Gestión de la Calidad, que garantice la
salvaguarda y fácil consulta de todos ellos.
 Mantener la seguridad, orden y limpieza en el área de trabajo.
 Asegurar la adecuada asignación y utilización de los activos fijos asigna-
dos a la Gerencia de Compras y Logística.
 Asistir a los adiestramientos programados por la Gerencia de Capital Hu-
mano.
 Asistir a las actividades recreativas programadas por la institución.

Perfil del Adiestramiento:  Equipos de alto desempeño

 Rotación de inventarios
 Planificación estratégica
 Planificación y control de Inventario
 Manejo de Almacén
 Negociación
 Calidad de Servicio
 Técnicas de compras
 Normas ISO 9001
 Normas SH

Revisión No.: 6 Fecha de Aprobación: 30/09/2016 Página 6 de 9


DESCRIPCIÓN DE CARGO
Titulo del Cargo:
Unidad de Adscripción:
Reporta a:
Le reportan:
Requerimientos del Cargo:
Descripción General del Cargo:
Revisión No.: 6
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Descripción de Cargo
Analista de Compras y Logística
Gerencia de Compras y Logística
Gerente de Compras y Logística
N/A
Nivel Educativo:
T.S.U. en Administración de Empresas o carrera afín.
Edad:
Entre 21 y 40 Años.
Habilidades y destrezas:
Manejo de paquetes ofimáticos
Formación para trabajar en equipo
Conocimiento en el manejo y trato con proveedores.
Experiencia:
2 Años mínimos en cargo similar.
Experiencia en procedimientos licitatorios.
Experiencia en negociación y compras en general.
Experiencia en manejo de documentos
Apoyar a la Gerencia en la organización, control y ejecución de los aspectos
relacionados con las Compras de Bienes y Servicios, Medicamentos,
Equipos Médicos, Material Médico Quirúrgico, Reactivos de Laboratorio, así
como en el manejo del Almacenamiento, Control de Inventario y Evaluación
de Proveedores.
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Descripción de Cargo

 Revisar conjuntamente con la Gerencia de Compras la solicitud de

Funciones, actividades y /o tareas reposición de stop.
 Realizar seguimiento y control de las requisiciones pendientes para
reposición de Stock.
 Verificar en el sistema de inventario el estatus de los Reportes de Pedidos
de suministros.
 Realizar seguimiento a los requerimientos de compras de medicamentos,
material médico, equipos médicos, reactivos de laboratorio, bienes y
servicios a los proveedores.
 Elaborar y emitir las órdenes de compra y servicios.
 Gestionar la aprobación (mediante firma) ante los niveles
correspondientes, de las órdenes de compra y servicio a emitir.
 Elaborar la carpeta del expediente de compra.
 Archivar de manera adecuada los registros relativos a las compras, de
forma tal que se garantice la salvaguarda y fácil consulta de los mismos.
 Realizar seguimiento a las órdenes de compra y servicio emitidas.
 Recibir y verificar con respecto a las órdenes de compra y servicio, las
cotizaciones enviadas por los proveedores y presentarlas al Gerente de
Compras y Logística.
 Realizar los reclamos sobre las devoluciones a los proveedores, según las
desviaciones informadas por el almacenista.
 Ingresar las facturas de los proveedores.
 Registrar los proveedores aprobados en el Registro de Proveedores del
hospital.
 Evaluar anualmente a los proveedores, en cuanto a calidad, precio y
tiempo de entrega.
 Notificar a los proveedores mediante comunicación escrita, sobre las
evaluaciones a realizar en sus instalaciones.
 Actualizar y supervisar los precios y/o PVP del material médico y
medicinas.
 Realizar seguimiento a la existencia y nivel de suministros y materiales
en inventario, controlando punto de orden.
 Ejecutar los procedimientos e instrucciones de trabajo establecidos en la
documentación del Sistema de Gestión de la Calidad.
 Mantener la seguridad, orden y limpieza en el área de trabajo.
 Cumplir con las normas, procedimientos y prácticas de Seguridad, Higiene
y Ambiente.
 Asegurar la adecuada utilización de los activos fijos asignados a su puesto
de trabajo
 Asistir a los adiestramientos programados por la Gerencia de Capital
Humano.
 Asistir a las actividades de recreación programadas por la institución.

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Descripción de Cargo

Perfil del Adiestramiento:  Normas SHA

 Atención al cliente
 Comunicación asertiva
 Microsoft office
 Métodos de trabajo
 Contabilidad de costos
 Análisis de proveedores
 Manejo de documentos
 Técnicas de oficina
 Almacenamiento y transporte de materiales medico quirúrgicos,
medicamentos y misceláneos
 Normas ISO 9001

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