Organización del

Departamento de Compras
Relación del Departamento de Compras
El área de compras y abastecimientos como parte integral de una
empresa, tiene relación con todas las áreas de la misma; sin embargo,
tiene vinculación directa, por razón obvia de sus actividades con los
siguientes departamentos:
1. Almacén.
2. Producción.
3. Tráfico.
4. Contabilidad.
Almacén
Este departamento mantiene al de compras con información constante
sobre las existencias reales de materias primas, mercancías o
materiales mediante controles minuciosos (control de inventarios).

Además, es el área donde se originan las requisiciones que ponen en

movimiento al departamento de compras para su debido “surtimiento”
o “reaprovisionamiento”, y de esa manera estar en posibilidades de
proveer oportunamente a producción o alguna otra área de la
empresa.
Producción
Es de suma importancia que el departamento de compras obtenga las
materias primas requeridas en el tiempo adecuado y al precio más bajo
posible, pero sin afectar negativamente la calidad.

De esta manera producción puede transformarlas en artículos que

coloquen competitivamente a su empresa en el mercado.

De ahí la importancia de la coordinación con el departamento de

compras.
Tráfico/Transporte
• En grandes empresas, el departamento de tráfico es el responsable
de la recepción de los materiales que ingresan a la compañía.

• Se encarga de verificar que éstos reúnan los requisitos de calidad,

cantidad, oportunidad y que no haya mermas significativas o faltantes
de los artículos amparados por la orden de compra o pedido emitidos
por el área de compras.
Contabilidad
• Este departamento maneja informes o datos exactos y registra en
forma sistemática las operaciones comerciales que realiza una
empresa.

• Así, las compras de materias primas u otros materiales deben

registrarse oportunamente por contabilidad para evitar retrasos en el
pago a proveedores y aprovechar al máximo todos los descuentos
que éstos ofrezcan a la empresa.
Trade-Off Económico
La palabra trade-off se institucionaliza en la cadena de suministros
abastecimiento como aquella solución de compromiso que trata de dar
satisfacción a intereses habitualmente contrapuestos en la empresa,
encontrando así una solución económicamente más rentable en su
conjunto, con el mínimo deterioro de los referidos intereses
funcionales.
Trade-Off Económico
Para evitar conflictos entre departamentos, por ejemplo, el
departamento de Marketing desearía tener un nivel de stocks lo
suficientemente alto y descentralizado para dar el máximo servicio
(disponibilidad) a sus clientes, mientras que el departamento
financiero tratará de reducir los stocks al mínimo posible para evitar
una inversión excesiva de capital y aumentar la rentabilidad del
negocio.
Trade-Off Económico
Cuando no se establece un procedimiento automático de Trade-Off se
produce el fenómeno denominado “sub-optimización” en el sentido de
que cada departamento o división funcional de la empresa trata de
optimizar sus resultados sin tener en cuenta los intereses globales de
la compañía.
Trade-Off Económico
Por último, conviene matizar que un trade-off no significa
necesariamente una optimización del conjunto, ya que un óptimo en
el sentido puramente expresado, raramente se consigue en lo
complicado que es la vida empresarial.
Trade-Off Económico
Típicamente podemos destacar los siguientes conflictos
interfuncionales:

Marketing desea:
• un nivel de stocks alto y descentralizado para dar el máximo servicio
posible a sus clientes.

• Proliferación de productos y máxima flexibilidad industrial.

Trade-Off Económico
Finanzas desea:

• Bajo nivel de inversiones, con un nivel óptimo de inventarios fáciles

de controlar, a la vez evitando obsolescencia de los mismos.
Trade-Off Económico
Fabricación/Producción desea:

• Programación a largo plazo de la producción.

• Grandes series de fabricación para conseguir una alta utilización de

equipos y un bajo coste de producción.
Trade-Off Económico
Distribución desea:

• Almacenaje económico y transportes a carga completa para conseguir

economías en la distribución con detrimento a veces de la rapidez de
entregas.
Relación entre departamentos en Compras
En conclusión, para que una empresa funcione correctamente debe
vigilar que en sus compras de materias primas o materiales la
recepción de los mismos la realice tráfico/transporte; que se les
resguarde adecuadamente en almacén y se suministren a producción
según sus requerimientos; que producción le manifieste el uso de
dichas materias primas o materiales; y por último, que todas estas
operaciones sean debidamente registradas por contabilidad para
ordenar el pago correspondiente.
 Diagrama de Flujo del área de Compras
Mercancía
Proveedor
Departamento (Proporciona
inicio De Compras cotizaciones,
Negocia precios,
Entrega
Localiza fuentes
de proveedores
mercancía,
Almacén Efectúa cobros)
(control máximos
y mínimos)
Solicita Caja
cotizaciones a fin (Elabora
No proveedores cheques y
efectúa pagos)
Punto de Elabora cuadro
compra comparativo de Factura
cotizaciones
Sí
Negocia
condiciones de Orden de pago
Requisición compra

Selecciona Orden de
proveedor compra
Almacén
(control de máximos
y mínimos) Recibe Seguimiento de Reporta al
Departamento de
mercancía órdenes de departamento Contabilidad
compra de contabilidad (Registra contablemente
y autoriza facturas)
Comité de Compras
Generalmente en empresas grandes, pero se puede ver también en otros
niveles.
Está conformado por:

• Director general de la empresa.

• Finanzas.
• Producción.
• Contabilidad.
• Compras.
• Almacén
• Crédito y cobranzas, entre otros.
Comité de Compras
Las funciones de este comité de compras son:
• Establecer las bases sobre las cuales deben formularse las adquisiciones
derivadas del presupuesto.
• Aprobar o modificar, según sea el caso, los programas de adquisiciones.
• Establecer políticas y normas que deben observarse en las adquisiciones y
selección de proveedores.
• Establecer las bases para la estandarización de maquinaria y equipos.
• Vigilar el funcionamiento de las adquisiciones.
• Evaluar los resultados obtenidos en la ejecución del programa integral de
adquisiciones.
 Organización de un Departamento de
Compras
Jefe de Compras

Subjefe de
Compras

Comprador Empleado de
Comprador Comprador Comprador
Archivo-y
de Máquinas de Pinturas De Art. Oficina seguimiento Sucursal “A”
Organizaciones Pequeñas y Medianas

En la práctica se ha demostrado que la asignación de la función de

suministro a profesionales del abastecimiento (capacitados de manera
adecuada y dotados de la autoridad y responsabilidades apropiadas),
contribuye de una manera más eficiente y segura a alcanzar las metas y
estrategias organizacionales que la asignación de tareas a aquellos para
quienes el abastecimiento es una obligación secundaria.
 Director de Suministro

Gerente de Gerente de
Gerente de Gerente de
administración y Materiales
Mercancías artículos varios
procesos

Gerente de Gerente de
compras tiendas/almacenes
electrónicas
comprador comprador
Gerente de
Gerente de
inspecciones de
registros de
recepción
información
comprador comprador
Gerente de Gerente de
investigación de transporte
compras
Organizaciones grandes
En las compañías grandes, la centralización-descentralización es de
importancia clave para la estructura del suministro. En este caso, la
estructura general corporativa establece el marco conceptual para
configurar el área de suministro.

Las alternativas estructurales se pueden visualizar como un continuo

que va desde la centralización en un extremo hasta la
descentralización en el otro.
Sistema de Compras
Grado de Centralización
Sistema de Compras
Grado de Centralización
Sistema de Compras
Grado de Centralización
Los tres modelos organizacionales más comunes son:

1. Centralizado.
2. Combinado.
3. Descentralizado.
Sistema de Compras
Centralizado

Este concepto tiene dos (2) significados: El primero se refiere a la

concentración de autoridad en un departamento, y el otro, más
común, al control central de las empresas, de ordinario en las oficinas
generales, aunque haya diversas sucursales en distintos lugares.
Sistema de Compras
Centralizado

La primera opción se refiere al sitio en el que se toman las decisiones

de gastos, y no al lugar físico donde se encuentra localizado el personal
de compras y de suministro.

Por tanto, el grado de centralización refleja la cantidad de gastos que

administra o controla el área de suministro a nivel corporativo.
Sistema de Compras
Centralizado

“Donde la autoridad y la responsabilidad de la mayoría de las funciones

relacionadas con el suministro se asignan a una organización central”
Sistema de Compras
Combinado

“Donde la autoridad y la responsabilidad se comparten entre una

organización de abastecimiento central y las unidades de negocios, las
divisiones o las plantas operativas”.

Las estructuras combinadas se pueden inclinar hacia la centralización o

hacia la descentralización, dependiendo de la forma en que se divida la
autoridad para la toma de decisiones.
Sistema de Compras
Descentralizado

“Donde la autoridad y la responsabilidad de las funciones relacionadas

con el suministro se encuentran dispersas a través de toda la
organización”.
 VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LA CENTRALIZACIÓN

VENTAJAS DESVENTAJAS
Enfoque estratégico Falta de concentración en la unidad de negocios
Mayor especialización de compras Especialización estrecha y hastío por el trabajo
Capacidad para pagar el talento Costo de la unidad central altamente visible
Consolidación de las necesidades, influencia El personal corporativo parece excesivo
Coordinación y control de políticas y procedimientos Tendencia a minimizar las diferencias legítimas entre las
necesidades
Planeación e investigación eficaces Falta de reconocimiento de las necesidades únicas de la
unidad de negocios
Proveedores comunes Concentración en las necesidades corporativas, no en las
exigencias estratégicas de la unidad de negocios
Proximidad con quienes toman decisiones Organizacionales Distancia con respecto a los usuarios
de alto nivel
La alta administración no tiene capacidad para pasar tiempo
con los proveedores
Línea de autoridad, poder La mayor parte del conocimiento compartido fluye en una
sola dirección
Costo de compras bajo
 Presidente

Vicepresidente Vicepresidente Vicepresidente

Ventas Producción Finanzas

Compras Costos

Investigación Normas

Ingeniería Relaciones
Diseño Públicas

Gerente Gerente Gerente Gerente

sucursal 1 sucursal 2 sucursal 3 sucursal 4
 VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LA DESCENTRALIZACIÓN

VENTAJAS DESVENTAJAS
Facilita la coordinación/comunicación con el departamento Complejo proceso de comunicación entre unidades de
operativo negocios
Velocidad de respuesta Enfoque operativo versus estratégico
Uso efectivo de los suministros locales Falta de influencia
Autonomía de la unidad de negocios Suboptimización
Simplificación de las líneas de autoridad Las preferencias de la unidad de negocios no concuerdan con
las de la corporación
Autoridad y responsabilidad no divididas La autoridad se ejerce a un nivel bajo de la organización
Se ajusta a las preferencias del personal de compras Falta de estandarización
Amplia definición de los puestos de trabajo El costo del suministro es relativamente alto
Idoneidad geográfica, cultural, política, ambiental, social, etc.
Ocultamiento del costo de suministro
 Presidente

Vicepresidente Vicepresidente Vicepresidente

Ventas Producción Finanzas

Gerente Gerente Gerente Gerente

sucursal 1 sucursal 2 sucursal 3 sucursal 4

Departamento Departamento Departamento Depto.

de Compras de Compras Compras Compras