Erika María Ramírez

PROPUESTA
“CASO PIO PIO Y MÁS PIO”
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 DESCRIPCION DE PROCESOS

DISTRIBUCION
VENTAS/TOMA
GERENCIA PRODUCCION FACTURACION Y INVENTARIO COMPRAS
DE PEDIDOS
TRANSPORTE
Reciba Recibe
Planeación canastillas de remisión, Da ingreso a Recibe
Consigue
de Recibe pedidos pedido con facturas, materia informe de
clientes
Crecimiento orden de documentos prima Inventario
pedido anexos
Registra
Valida
Análisis de Genera las salidas de
Planea cantidades de Planea sobre
categoría de Reporta pedidos remisiones y producto y
Producción productos vs inventario
clientes. facturas materia
factura
prima
Anexa
documentos Enluta por
Coordinación Reporta
Líneas de para entrega de sector, Calculo sobre
y control de Negocia Precios existencias y
Producción pedido y categoría de demanda
operación faltantes
radicación de clientes
factura
Compra
Controla considerante
Realiza los
Establece existencias y tiempos y
requerimientos
Entregas reporta a cumplimiento
a Compras
Compras de
proveedores
Emite
Recauda valor
consolidados
de facturas
para despacho
Informa
requerimientos
para radicación
de facturas
Informa
características
de negociación
para despacho y
facturación.
 PROPUESTA “CASO PIO PIO Y MÁS PIO”

PROBLEMÁTICA

Incumplimiento en entregas de pedidos al cliente, deficiencia en las rutas

de distribución, la demanda de producto es mayor a la capacidad de
producción, falta capacitación, entrenamiento implementación de
procedimientos y procesos.

PROCESO DE VENTAS:

El área de ventas es el motor de toda compañía, gracias a este se generan las entras
requeridas para ser transformadas como respuesta a las requisiciones de los clientes. Al
ser el área motor necesita de respaldo financiero, poder terne una flexibilidad por parte
de la producción y contar con la información en el momento adecuado, información que
debe cumplir necesariamente con veracidad, claridad y confiablidad. Los procesos deben
trabajar en pro de hacer más competitiva la oferta frente al cliente en tiempos, entregas,
calidad y costos.

 Mercadeo Clientes

 Registro Clientes

 Ventas / Entrega de pedidos a Producción

PROBLEMAS:

 No entrega de pedidos a clientes por error de comunicación

 No hay una herramienta que consolide pedidos consecutivos que permitan validar
y controlar que los pedidos han sido solicitados.

 No se tiene la información de inventario para ofrecer con información veraz

 Debe tenerse la información de requisición del cliente en un sistema que permita

verificar con check list para conocimiento de ventas, producción y facturación al
momento despacho.
  Hace falta capacitación al área e integración de los procesos

SOLUCION:

Se requiere de manejo de las herramientas ofimáticas, por parte del personal de ventas.

Se necesita de una herramienta que permita al área de ventas en tiempo real conocer el
inventario real, para poder vender con cereza y poder hacer las reservas de producto esto
requiere de un software SAP – Módulo de ventas.

Módulo de ventas que debe permitir crear cliente, adjuntar datos y requisito de los
clientes para comprar y aceptar facturas, detalles de negociación, histórico de ventas por
cliente y producto para planear la proyección de ventas.

Tiempos:

Creación de clientes: 24 horas

Otorgamiento de crédito: 30 días

Tiempo Lead time: 24 a 48 horas

Costes:

Alto trauma en entregas, lo que puede hacer perder clientes

No radicación de facturas para retorno de inversión.

Pérdida de clientes

PROCESO DE LOGISTICA:

El área de logística es un pilar importante en todo negocio pues de ella depende que la
propuesta económica del producto sea atractiva en el mercado desde la perspectiva
demanda y valor. Es el área que debe responde a tiempo, cantidad y calidad en otras
palabras cual es el Tack Time. Esta área debe trabajar en la exigencia del cliente frente a
ventas en cuanto a : ¿Cuál es el plazo que el cliente está dispuesto a esperar?

 Recepciona pedido / Toma de pedidos

 Alistamiento de los pedidos

 Despachos

 Transporte de pedidos
  Subdivisión de Supermercados

 Subdivisión de Tienda a Tienda

 Entrega de pedidos

 Radicación de facturación

PROBLEMAS:

 Dificultad en la entrega de pedidos, porque los documentos para radicación de

factura, requisito para la entrega no cumple con los anexos requisito por el cliente.

 Pérdidas de tiempo y retraso en ruta por errores en facturación.

 Envío de información a tiempo para evitar pérdidas de tiempo.

 Lineamientos en la toma de decisiones frente a a entregas, desconocimiento de

importancia de las entregas por categoría del cliente.

 Incumplimiento con entregas a los clientes por retrasos en entregas.

 Falta de estableces prioridades

 Categorizar pedidos

 Planeación de entregas no tienen.

SOLUCION:

Se requiere de un software que integres los proceso y la información, un ERP como SAP
que permite cada módulo el trabajo de cada proceso, que los integra y permite tener
solución al instante. El recurso permite además la optimización de las rutas para
distribución zonificando.

TIEMPOS

Permite ver pedidos online Consecutivo es generado por sistema para traza

Traza de estados de servicio

Consultas Online

Se minimizan los errores e incumplimiento en entrega

COSTOS
Garantiza el cobro o pago de inventario

Evita reproceso

Entrega justo a tiempo

PROCESO DE FACTURACION:

Este proceso es de gran relevancia ya que en sus manos está la generación del título valor
de la operación para los productos y ese le permite a la compañía según las normas
establecidas tributariamente en cada región y/o país la condiciones y términos para
compensación del mismo, lo cual es crucial para el retorno de la inversión, ese proceso a
su vez se nutre de información de otros procesos para poder generar el documento
maestro. Para este caso nos rige en Colombia la contabilidad de causación y la doctrina de
la DIAN.

 Emite facturas por pedido

 Anexa documentos para radicación de facturas

 Ruteros

 Notas crédito

PROBLEMAS:

 Falla en el cumplimiento de anexos para radicación de factura (Remisiones,

relaciones de referencias o productos facturados vs despacho).

 Carencia de un sistema que le permita generar con las facturas, los respectivos
documento remisiones donde se pueda detallar el contenido de pedido facturado.

 Falta de una herramienta que les permita ver por cliente los requisitos para
entrega y facturación.

 Herramienta para poder zonificar en Base a los Datos del cliente, para tener rutas
más efectivas.

SOLUCION:

Implementación del módulo de cliente, producción, y despacho de la herramienta

sugerida ERP (SAP).
Implementación del módulo de facturación para que pueda arrastrar la información de
cantidades de producto re misionado y poder validar.

La implementación de estos módulos le permitirá al área hacer consulta por ejemplo de

los requisitos establecidos por el cliente para recepción de pedidos, y poder radicar la
factura y ser aceptada por contabilidad para pago.

TIEMPOS:

Las facturas deben ser generadas de inmediato con el pedido, con las condiciones de pago
establecido por convenio comercial así como con la correspondencia en costos y
documentos anexos de requisición por el cliente.

COSTOS:

Esta área toma foto al resultado o producto de todos los procesos y toma una foto de
precio de cada al cliente.

INVENTARIO:

Este proceso es un pilar para en la cadena y de vital importancia para la financiación del
negocio, es uno de los rubros de mayor relevancia ya que su control es relevante. Muchas
compañías quiebran por descuidar este activo o no ener un uso eficiente del mismo.

 Genera reporte de existencias

 Registro y control de Kardex

 Canastillas

 Produce el insumo necesario para ventas y compras.

PROBLEMAS:

 Falta de un sistema que les permita ver en tiempo real las existencias

 Generación de Reportes a tiempo y bajo margen de error para el área de compras.

 Capacidad de respuesta a eventos en nivel de stock.

 Planeación de compras basado en histórico y crecimiento de ventas de la

compañía.

 Planeación de inventario
  Ausencia de manuales de funciones y procedimientos.

SOLUCION:

Implementación del módulo de compras, facturación para consulta, información de ventas

del ERP (SAP) dado que este requiere de saber qué e compro, que ingreso, que salió, que
se devolvió, notas en proceso, cantidades reales, comportamiento del producto en
proceso.

Adicional a la herramienta se requiere de manejo de ofimática o herramientas de office

como lo es Excel la hoja de cálculo para análisis y posibles comparativos de reportes de la
misma herramienta.

TIEMPOS:

En base a la problemática con la herramienta se acaba el estigma ya que esta área asi
como las demás áreas podrán contar con la información de inventario de forma oportuna
para la hora de ofrecer productos al cliente conociendo la disponibilidad del producto.

La Gerencia por su parte podrá tener en tiempo real las estadificas de compras, inventario
para poder hacer una proyección de crecimiento y asignación de recursos en base a la
necesidad replanteando la forma de aumentar la oferta en la proporción de la demanda
como sea permitido, entiendo unas políticas de margen de producción y tiempos de
respuesta que le dé más competitividad a la compañía.

COSTOS:

Le permitirá a la empresa tener control de recursos, buscar optimizar costos de

producción y logística que le permitan ser a mayor eficiencia menor costo y mejor calidad
tano de los procesos del producto como de satisfacción al cliente viéndose retribuido en
ventas mayores.
AREA DE ADMINSIRACION Y RECURSO HUMANO:

Es indiscutiblemente importante que se realice un trabajo de evaluación de cargos,

funciones, perfiles y exista un marco estratégico socializado, donde el personal
comprenda la misión, visión, valores, procesos y conozca los protocolos establecido para
actividades de alta y baja criticidad en la cadena. Todo el proceso de capacitación debe ser
evaluado, contando con un entrenamiento previo a la evaluación y establecer indicadores
de medición de productividad y eficiencia del personal.

La herramienta para este manejo es un plan de mejora continua enfocada a la calidad y un

sistema de Gestión Seguridad y Salud en el Trabajo, donde con la herramienta ofimáticas y
telemáticas puede ser suficiente.

TIEMPOS

Indicadores de procesos y productividad mensuales

Metas de crecimiento económico Anuales detalladas mes a mes

Evaluación de personal y clientes

Evaluación de Plan de mejora Calidad

COSTOS:

Se verán reflejados en la utilidades resultado del ejercicio y trabajo en la calidad.