CAPITULO 10

SISTEMA DE CONTROL
INTERNO CON BASE EN
TRANSACCIONES DEL CICLO
DE COMPRAS
EQUIPO
EMMANUEL JOSHUA MARTINEZ MARTINEZ-1982400
OMRI OMAR DURAN PORRAS- 2005294
ANGELA MARIA GALICIA HERNANDEZ -2007244
 EL CICLO DE COMPRAS 10.1

El punto de partida en el ciclo operativo total de una entidad la necesidad es preocuparse los materiales y
servicios que serán vendidos, ya se a en su forma original, procesados o combinados según las necesidades del
mercado y sumando a todo ello la función de compras tiene una relación operacional directa con las actividades
de recepción, almacenes, venta de desperdicios y cuentas por pagar, (por todas estas razones el ciclo de
compras es una de las áreas mas importantes en una entidad).

FUNCION BASICA DE El interés primordial es que la función de compras deba existir

COMPRAS en diferentes niveles:
- En los inferiores que es la eficiencia con que el personal
auxiliar cumple con la parte que le corresponde en los
procesos operacionales.
- En el intermedio existe interés en la eficiencia con que las
La función básica es igual cualquier otra
actividades individuales cubren todos los aspectos mas
área: proveer buenos productos o
importantes.
servicios a buen precio, en el momento
- En los niveles altos existe una preocupación por el grado en
y lugar oportuno. El termino “buen” es
que se puedan percibir las oportunidades de lograr mejores
usado como sinónimo de lo mejor
compras para las demás funciones gerenciales.
posible en todo aspecto que beneficien
los intereses de la entidad.
 Determinación de
necesidades: se
determina la
necesidad especifica
Liquidación: por que requiere ser
ultimo se paga al satisfecha a través de Autorización de la
proveedor según las la acción de compra: Debe existir
bases convenidas con procuración. una autorización para
la cual concluye la proceder a efectuar la
transacción de compra: algo se
compra. necesita y hay que
decidir como obtenerlo.

EL CICLO
NORMAL
DE
COMPRAS
Ejecución de la
Completar la entrega: compra: se ocupa de
en el momento que se localizar al proveedor
efectúa la entrega se que se considere
debe determinar si puede proporcionar los
cumple con lo Seguimiento: hasta artículos requeridos
acordado. el punto que sea sobre la base mas
necesario debe haber ventajosa para la
una acción de entidad.
seguimiento por parte
del grupo de compras.
 1- La cedula de producción la cual,
debido a que contempla las necesidades
de materiales, identifica los
requerimientos específicos en términos de
partidas individuales de productos,
especificaciones y condiciones de entrega.

2-Un sistema de inventarios con niveles

DETERMINACION DE NECESIDADES predeterminados de existencia de cada
producto.

ESTRUCTURA DE
CONTROL

3- Proyectos especiales para cada

inversión de capital que incluya
requerimientos de materiales y servicios.

4- Otras necesidades operacionales que

pueden ser evaluadas de alguna forma y
transformadas en requerimientos de
compras.
 La cedula de producción es la que contempla las
necesidades de los materiales identifica los requerimientos
específicos en términos de partidas individuales de
productos, especificaciones y condiciones de entregas.

Un sistema de inventarios con niveles predeterminados de existencia de

cada producto

Proyectos especiales para cada inversión de capital que incluya requerimientos de materiales y
servicios
DETERMINACION DE
NECESIDADES

Otras necesidades operacionales que puedan ser evaluadas de alguna forma y

transformadas en requerimientos de compras

Responsabilidad para la determinación de necesidades: se determinan las necesidades

normalmente es responsabilidad de otro personal de la entidad debido que a estas
determinaciones inician el proceso de compras

Procedimientos para la determinación de necesidades estas deben ser consignadas en un

formato especial que por lo general es un formulario de requisición u otro similar que
especifique las necesidades con sus características pertinentes, aprobaciones y cualquier
otra información
 AUTORIZACION DE LA COMPRA

EN LA AUTORIZACIÓN DE
LA COMPRA INVOLUCRA Estas cuestiones típicamente son:
CIERTAS CUESTIONES 1. ¿Esta disponible en la entidad
el articulo a comprar?
ADICIONALES QUE POR 2. ¿Es factible fabricar el articulo
LO GENERAL NO SON en vez de comprarlo?
RESPONSABILIDAD FINAL 3. ¿Puede efectuarse la compra?
4. ¿Son los requerimientos
DE LAS PERSONAS QUE acordes con el presupuesto?
DETERMINAN LA 5. ¿ Existen problemas
NECESIDAD financieros?
 EJECUCIÓN DE LA COMPRA
En la selección de proveedor se deben tomar las sig.
consideraciones:
1. La diligencia mostrada por los proveedores es la base
para que se les considere como una razonable y posible
ES LA BÚSQUEDA DEL fuente de suministro
PROVEEDOR Y LOS 2. El alcance y acercamiento con los proveedores se
pueda conocer sus instalaciones, su capacidad operativa
ARREGLOS DEFINITIVOS
y los eventuales problemas .
PARA ACCEDER A LOS 3. La confianza en cada proveedor particular debe basarse
ARTÍCULOS REQUERIDOS en experiencias pasadas
4. La evaluación de los diversos factores involucrados en
la determinación de la mercancía o servicio adquirido
5. Algunos aspectos complementarios como relaciones
con la comunidad como cuidado del medio ambiente,,
soporte a pequeñas y medianas empresas, competencia,
reprocidad en ventas etc
6. Hasta que grado la entidad desea sentirse protegida por
un proveedor
 Explotación de competencia la selección del
proveedor es al mismo tiempo la búsqueda de
mejores condiciones de compra para la entidad
es importante determinar si el grupo de
compras ha explotado en su totalidad todas las
oportunidades de mercado.

Ejecución de la compra

Negociación de contratos de precios fijos es

necesario enfocarse en aquellas situaciones que
están condicionadas por otros factores y que
tenga la experiencia de la patente

PROCEDIMIENTOS PARA EFECTUAR LA COMPRA

1. Obtener la autorización de compra y asignarla a un miembro del grupo de adquisiciones.
2. Los registros de proveedores que deben llevar y mantener actualizados.
3. Un comprador responsable debe consultar con sus superiores y con el usuario de la organización.
4. Las cotizaciones pueden ser solicitadas con base en un formato estándar.
5. Las cotizaciones deben ser recibidas y concentradas en formato estándar.
6. La recomendación del comprador debe ser revisada por su supervisor.
7. El registro de autorización debe ser completado y cruzado con el numero de orden de compra.
8. La orden de compra debe ser enviada al proveedor.
 RECEPCION DE ASPECTOS DE
LIQUIDACIÓN
LA PROCEDIMIENTO
FINANCIERA
MERCANCIA S

Los principales aspectos La liquidación financiera debe

de procedimientos efectuarse de forma separada
Recepción de radican en que las por el departamento de
mercancía es la que se actividades de recepción cuentas por pagar. El principal
debe encargar, de y inspección son interés en este punto es
todos los aspectos organizacionalmente reconocer que la liquidación
relativos a la recepción independientes del grupo financiera es el paso final del
de la mercancía y las de compras y que los proceso de adquisiciones
condiciones de la registros de esas sobre el cual se debe tener
misma. actividades son informado, tanto como sea
trasmitidos directo a la necesario al grupo de las
función de cuentas por compras, sin que esta acción
pagar. quede bajo su control.
 OTROS ASPECTOS DE ESPECIAL INTERÉS

SITUACIÓN CENTRALIZACIÓN
JURISDICCIÓN DE COMPRAS DE
CONTRA
ORGANIZACIONAL COMPRA EMERGENCIA
DESCENTRALIZACIÓN

En este punto es Otro tipo de problema

organizacional es el que Esta cuestión se presenta
importante determinar si Un importante problema
surge cuando se debe cuando la función
el grupo de compras ha organizacional es
definir y administrar la operativa no actúa de
sido colocado determinar si la función de
jurisdicción del grupo de acuerdo con las bases
adecuadamente en el compras debe ser
compras. Este problema se temporales establecidas
nivel de organización centralizada o por el
presenta en una gran debido a un retraso en el
que le corresponde en contrario puede ser delgada
numero de situaciones, suministro por parte del
una situación típica es en niveles de operación
pero tal vez la mas común departamento de compras
conveniente ubicar al subsidiarios, divisiones u
es la de determinar que por que a su vez no
jefe de compras en un otros centros de utilidades
tipo e compra debe dispone del tiempo
nivel de gerencia para que tengan sus propias
canalizarse a través del suficiente para hacer sus
estar mejor relacionado actividades de compra.
departamento de compras. gestiones.
con todos los elementos
operativos de la entidad.
 MEDICIÓN DE LA EFICIENCIA DE LA
ACTIVIDAD DE COMPRAS
UNO DE LOS PROBLEMAS
CENTRALES ES EL COMO MEDIR LA
EFICIENCIA DE LA FUNCIÓN DE
COMPRAS: PARA TALES
PROPÓSITOS LA ADMINISTRACIÓN
DEBE CONTAR CON ELEMENTOS
PARA MEDIR EL VOLUMEN DE
COMPRAS QUE SE MANEJAN, EL
NUMERO DE TRANSACCIONES
EFECTUADAS, EL TIEMPO
INCURRIDO PARA MANEJAR LOS
DIVERSOS TIPOS DE OPERACIONES
Y LOS COSTOS DE ESAS
ACTIVIDADES.
El punto de partida del esfuerzo de medición es que se deben
establecer objetivos medibles, por ejemplo:
1. El volumen de compras estimado, es una base a partir de la
cual se pueden identificar posibilidades de ahorro
mediante la reducción de precios de compra.
2. Como se analizo con anterioridad, existe otra posibilidad
de mediación a través de la expansión del proceso
competitivo el cual depende del desarrollo de fuentes
adicionales de aprovisamiento.
3. Otra posibilidad se tiene por el medio del trabajo personal
con cada proveedor para desarrollar nuevas mejoras que
pueden proveer las bases para una reducción de costos.
4. Finalmente existe la posibilidad de interpretar las
condiciones de mercado para que la compra se pueda hacer
de la manera mas ventajosa posible.
 CAPITULO 10.2
SISTEMA DE CONTROL
INTERNO CON BASE EN
TRANSACCIONES DEL CICLO
DE COMPRAS
 CAPITULO 10.2
SISTEMA DE CONTROL INTERNO CON BASE EN
TRANSACCIONES DEL CICLO DE COMPRAS

A) DE AUTORIZACIÓN
LOS OBJETIVOS DE AUTORIZACIÓN TRATAN DE TODOS AQUELLOS CONTROLES QUE DEBEN ESTABLECERSE PARA ASEGURAR QUE SE
ESTÁN CUMPLIENDO LAS POLÍTICAS Y CRITERIOS ESTABLECIDOS POR LA ADMINISTRACIÓN, LOS CUALES DEBERÁN SER RAZONABLES
DE ACUERDO A LAS CARACTERÍSTICAS Y NECESIDADES DE CADA EMPRESA, MISMAS QUE DEBERÁN SER EVALUADAS POR EL AUDITOR.
B) DE PROCESAMIENTO Y CLASIFICACIÓN DE OPERACIONES
ESTOS OBJETIVOS TRATAN DE TODOS AQUELLOS CONTROLES QUE DEBEN ESTABLECERSE PARA EL CORRECTO RECONOCIMIENTO,
CLASIFICACIÓN, REGISTRO E INFORME DE LAS TRANSACCIONES OCURRIDAS EN UNA EMPRESA, ASÍ COMO LOS AJUSTES DE ÉSTAS.
C) DE SALVAGUARDA FÍSICA
ESTOS OBJETIVOS TRATAN DE AQUELLOS CONTROLES RELATIVOS AL ACCESO A LOS ACTIVOS, REGISTROS, FORMAS IMPORTANTES,
LUGARES DE PROCESO Y PROCEDIMIENTOS DE PROCESO.
D) DE VERIFICACIÓN Y EVALUACIÓN
ESTOS OBJETIVOS TRATAN DE TODOS AQUELLOS CONTROLES RELATIVOS A LA VERIFICACIÓN Y EVALUACIÓN PERIÓDICA DE LOS
SALDOS QUE SE INFORMAN, ASÍ COMO DE LA INTEGRIDAD DE LOS SISTEMAS DE PROCESAMIENTO.