MARIO PALMA GARCÍA, INGENIERÍA Y MONTAJE

PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÓN, ALMACENAMIENTO Y

DESPACHO DE BIENES

REVISION 05 - 2023

PC-SIG-CAL-04

Desarrollado por: Revisado por: Aprobado por:

Patricia Leon Waldo Núñez Cabrera Mario Palma García

Contralor Gerente SSOMA Gerente General
ISO 9001:2015 ISO 14001:2015 ISO 45001:2018
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Ver.: 05
ALMACENAMIENTO Y DESPACHO DE Cod.: PC-SIG-CAL-04
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ÍNDICE

1. INTRODUCCIÓN ........................................................................................................................ 2
2. OBJETIVO .................................................................................................................................. 2
3. ALCANCE ................................................................................................................................... 2
4. TERMINOS Y DEFINICIONES...................................................................................................... 2
5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA. .............................................................................................. 2
6. RESPONSABILIDADES................................................................................................................ 3
7. RECURSOS................................................................................................................................. 3
8. DESCRIPCION ............................................................................................................................ 3
8.1. Proceso de recepción de materiales y bienes. ...................................................................... 3
8.2. Almacenamiento de bienes................................................................................................... 4
8.3. Despacho de bienes. ............................................................................................................. 5
8.4. Diagrama Proceso Bodega Central y Terreno para Recepción y Despachos. ....................... 5
9. REGISTROS ................................................................................................................................ 6
10. ANEXOS ................................................................................................................................. 6
11. CONTROL DE CAMBIOS ......................................................................................................... 6
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1. INTRODUCCIÓN

En este procedimiento, la Gerencia General de MPG. Ingeniería y Montaje establece las

actividades para la recepción, almacenamiento y despacho de bienes, los cuales son
gestionados en cualquier bodega administrada por la empresa.

2. OBJETIVO

Establecer las actividades para la correcta recepción, almacenamiento y despacho de bienes.

3. ALCANCE

Este procedimiento se aplica a todas las bodegas administradas por la empresa Mario Palma
García.

4. TERMINOS Y DEFINICIONES

Bodega: Espacio físico organizado destinado a almacenar los materiales, herramientas y otros
bienes adquiridos con la finalidad de mantener niveles de inventarios necesarios para desarrollar
nuestros servicios

Guía de Bienes Contratista: Documento de numeración correlativa, destinado a detallar y

respaldar la entrega de materiales de bodega.

Guía de Despacho: Documento tributario, utilizado para trasladar mercadería para posterior
entrega de factura.

Factura: Documento tributario, con el detalle de la mercadería vendida, su precio unitario, el total
del valor de la venta y, si correspondiera, la indicación del plazo y forma de pago (plazo de
devolución).

5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA.

• Manual de Gestión Integrado de Calidad y Medioambiente

• Norma ISO 9001:2015 Sistemas de gestión de la calidad – requisitos
• Norma ISO 14001:2015 Sistemas de gestión ambiental – Requisitos con orientación
para su uso
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6. RESPONSABILIDADES

Encargado de Bodega: Responsable del funcionamiento y la administración de la bodega y sus

llaves de acceso, de la recepción, seguridad, mantención, distribución, entrega y control de los
materiales y bienes y, de la generación, custodia y respaldo de documentación asociada al
funcionamiento de la misma.

Ayudante de Bodega: Responsable del correcto almacenaje, distribución y entrega de los

materiales y bienes. Archivo, digitación, respaldo de documentos, orden y limpieza de las
dependencias.

7. RECURSOS

• Teléfono
• Correo electrónico
• Computador
• Impresoras
• Scanner
• Otros

8. DESCRIPCION

8.1. Proceso de recepción de materiales y bienes.

La recepción de materiales se define como las actividades que se requieren para recibir,
comprobar e informar la llegada de los bienes que se han adquirido o que han llegado para
resguardo. Para esto el procedimiento es el siguiente:

i. El encargado de bodega o quien lo subrogue verifica concordancia de materiales

recibidos con solicitud de materiales y/u orden de compra y recepciona conforme guía
de despacho o factura según corresponda. En esta oportunidad se aprovecha de
comprobar el buen estado de los insumos o materiales recibidos.
ii. De no haber concordancia o de presentarse insumos y materiales en mal estado, se
procede a la no aceptación del pedido, a no ser que se verifique nota de crédito por
diferencias.
iii. Es posible hacer recepciones parciales respecto a todo lo consignado en la solicitud de
materiales y/u orden de compra. En este caso, se enviará al Departamento o
encargado de compras la factura correspondiente toda vez que llegue nota de crédito
por parte del proveedor, en un máximo de 10 días hábiles.
iv. De haber conformidad se procede a timbrar la factura con fecha de recepción y
visación del funcionario receptor
v. Se solicita al proveedor factura. Las facturas deben concordar en cantidad y valores
con la orden de compra, estar legibles y no presentar enmiendas, pues esto invalidará
su autorización de pago por parte de los organismos de control interno.
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vi. Al almacenar las mercaderías se procura disponerlas de acuerdo a sistema de primeras

entradas primeras salidas.
vii. De corresponder, dentro de las primeras 24 horas del día hábil posterior a la recepción,
se informa vía correo electrónico a la unidad requirente de los productos
recepcionadas.
viii. Las facturas sujetas a pago son enviadas hacia el departamento o encargado de
compras, indicando ítem o programa a ser cargado, documento y factura. Se deja copia
de documento enviado (1 copia) y de original de factura (1 fotocopia) en archivador
dispuesto al efecto.

8.2. Almacenamiento de bienes.

El almacenamiento de bienes e insumos se efectuará aplicando criterio de primera mercadería

recibida debe ser primera mercadería en salir, lo cual mejora la rotación y previene la expiración
y/u obsolescencia de las mercaderías. Para asegurar la correcta mantención de los insumos,
mercaderías o bienes adquiridos, la bodega estará dividida en las siguientes secciones:

i. Bodega: De herramientas, materiales y mercaderías.

ii. Bodega: De elementos de protección personal.
iii. Espacio Exterior: Depósito de áridos, ripio y ladrillos.

Para el almacenamiento se debe considerar lo siguiente:

i. Verificado el buen estado de insumos o materiales recepcionados, se procede a la

determinación de lugar físico de acuerdo a sección correspondiente.
ii. El almacenamiento de los bienes guardará relación con su rotación y posibilidad de ser
maniobrado para efectuar la entrega, siendo los de mayor rotación y los de mayor
dificultad de maniobra dejados en lugares próximos a las puertas de entrega.
iii. Al almacenar las cajas, la etiqueta o rótulo de identificación debe quedar visible, hacia
delante.
iv. Para garantizar la salida primera de los artículos adquiridos con anterioridad, los
artículos recientemente recepcionados deben quedar detrás de aquellos que ya
estaban almacenados, de tal manera que estos últimos siempre estén más próximos
para despachar.
v. Al almacenar se deberán tomar las precauciones para evitar caídas de cajas, sobre
todo en el caso de mercaderías frágiles.
vi. Los bienes de más de 25 kg no podrán ser almacenados en repisas superiores, en
donde como punto de referencia el bodeguero no deberá almacenar estos productos
por sobre el nivel de su cintura.
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8.3. Despacho de bienes.

El despacho de bienes siempre será realizado en base a solicitud de materiales y con respaldo de
guía de bienes contratistas o guía de despacho, en el caso de que lo amerite, estas deben contener
todos los elementos contenidos en la solicitud de material, de no ser así, se debe dejar registro
de los insumos faltantes.

En el caso de bodegas de faena el despacho de elementos debe ser respaldado por autorización
de capataz o en su defecto cargo superior, además de dejar un registro escrito y firmado de aquel
que retira los elementos.

8.4. Diagrama Proceso Bodega Central y Terreno para Recepción y Despachos.

FLUJOGRAMA DE PROCESO BODEGA CENTRAL MPG

BODEGA FAENA BODEGA CENTRAL ADQUISICIONES

Emite Recibe Solicitud de

Solicitud Materiales
de
materiales

Si No
Se recibe Solicitud
¿Existe de Compra
Recibe material
despachado por
Stock?
bodega central

Solicita cotización
y emite Orden de
Recibe la compra, Compra
devol, arriendo.
FACT. GD.GBC

Cuenta con
Comunica dpto
guia de finanzas para
despacho? solicitar asignación
No de folio
SI

Despacho de Material

Redacción de GUIA DE
DESPACHO SII

Guia de Bienes Contratistas

cuando sea un despacho a
div tte, mas la guia de
despacho del SII

Recibe GBC
timbrada por
maitenes
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9. REGISTROS

N/A

10. ANEXOS

- Guía de bienes contratistas

- Guía de despacho

11. CONTROL DE CAMBIOS

Revisión Fecha Responsable Motivo de cambio

01 06/02/17 Depto. SAC Emisión a terreno

02 02/06/18 GERENCIA SAC Modifica Norma Reguladora

Integra 8.3 Despacho de Bienes

03 16/12/20 GERENCIA SAC
Modifica Diagrama Proceso
Revisión contexto de la información de
04 10/06/22 GERENCIA SAC
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Revisión contexto de la información de
05 30/06/23 GERENCIA SAC
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