LINEAMIENTOS Y PROCEDIMIENTO PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL

ALMAC ÉN CENTRAL DEL MINISIERIO DE TRANS PORTES Y

COMUNICACIONES

1. OBJETIVO
BARRIENTOS
Establecer los lineamientos y procedimiento a seguir para la recepción,
verificación, registro, control y custodia de los bienes ingresados al Almacén
Central del Ministerio de Transportes y Comunicaciones.

2. FINALIDAD

Optimizar los procedimientos para garantizar un adecuado y oportuno

almacenamiento, abastecimiento y distribución de los bienes a las unidades
orgánicas y dependencias del Ministerio.

3. ALCANCE

La presente directiva es de aplicación para la Unidad de Almacén Central

de la Oficina de Abastecimiento de la Oficina General de Administración del
Ministerio de Transportes y Comunicaciones.

4. DISPOSICIONES GENERALES

4.1. El Almacén es el área física seleccionada bajo criterios y técnicas

adecuadas: destinadas al almacenamiento, la custodia temporal y
conservación de los bienes que van a ser utilizados en el cumplimiento
de los fines institucionales, en él se realizaron los procesos técnicos de
Almacenamiento y Distribución.

4.2. Los bienes permanecen en el Almacén en forma temporal, sobre

aquellos que se encuentren almacenados por un Periodo superior a
doce meses y que definitivamente no van a ser utilizados por la entidad,
se debe informar a efectos de su baja y disposición final.
4.3. Es responsabilidad del Jefe de Almacén, entre otros:

Presenciar, verificar y suscribir la conformidad sobre el ingreso de

bienes al Ministerio de Transportes y Comunicaciones.
Proteger y controlar las existencias en custodia.
Velar por la seguridad, orden y mantenimiento del local y equipos de
Almacén.
Efectuar la distribución de bienes conforme al programa establecido.
Coordinar la oportuna reposición del stock.
Emitir los reportes de movimiento de bienes en Almacén.
Proponer la baja de bienes de Almacén.

5. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS
VILLADOMA
5.1. DEL PROCESO DE ALMACENAMIENTO

El almacenamiento es un proceso técnico del abastecimiento, las

actividades concernientes a este proceso, están referidas a la ubicación
temporal de bienes en un espacio físico determinado con fines de
custodia como vía para ser trasladados físicamente (temporal o
definitivo) utilizados por las áreas solicitantes.
Las fases en el proceso de almacenamiento son: recepción, verificación
y control de calidad, internamiento, registro, control y custodia.

a. Recepción:

Se efectúa teniendo a la vista los documentos de recibo (orden de

Compra - Guía de Internamiento, Guía de Remisión, Contrato de
Adquisición. Cargo de Recepción de la Orden de Compra por el
proveedor u otro documento); debiendo seguir el siguiente
procedimiento:
 Examinar en presencia de la persona responsable de la entrega:
los registros, sellos, envolturas, embalajes, fecha de vencimiento,
etc. a fin de informar sobre cualquier anormalidad en la recepción.
Contar y Cesar los paquetes, bultos y/o el equipo recepcionado y
se asegurará de anotar las discrepancias encontradas en los
documentos de recibo, así como anotar el peso en las guías y en
el exterior de los bultos. El pesaje puede omitirse cuando el
número y características de los bienes recepcionado permitan
efectuar una verificación cuantitativa sin problema.
Anotar en la documentación de recibo: Nombre de la persona que
hace la entrega.
Nombre de la persona que recibe la mercadería.
Número de la Placa del vehículo utilizado en el transporte
(cuando sea pertinente).
Fecha y hora de recepción.

El Jefe de Almacén, al recibir de lo Unidad de Adquisiciones la Orden de

Compra — Guía de Internamiento, deberá constatar que se incluya la
constancia de notificación del referido documento al proveedor, firmado y
fechado. La transmisión y entrego de la Orden de Compra-Guía de
Internamiento es responsabilidad de la Unidad de Adquisiciones. Los
días se computarán a partir del día siguiente de recibida la orden de
compra por el proveedor, incluye el último día de la entrega de la
mercadería. Durante la vigencia del contrato los plazos se computarán
en días naturales. La conformidad, el cumplimiento del plazo de entrega
o los días de atraso deberán constar en el acta de Recepción y
Conformidad que será suscrita por el Jefe del Almacén Central.

b. Verificación y Control

Estas actividades deben ejecutarse en un lugar predeterminado,

independiente de la zona de almacenaje: comprende las siguientes
acciones:

Retirar los bienes del embalaje paro revisar y verificar su contenido

en forma cuantitativa y cualitativa.
 La verificación cuantitativa se efectuará para comprobar que las
cantidades recibidas sean iguales a las que se consignan en la
documentación de recibo. Incluye comprobaciones tales como
longitud, capacidad, volumen, peso, presión. temperatura. etc.
Lo verificación cualitativa, denominada control de calidad, se
realizará para verificar que las características y propiedades de los
bienes recepcionados estén de acuerdo con las especificaciones
técnicas solicitadas.
Si por el número y característicos de los bienes recepcionados fuera
necesario mayor tiempo para efectuar la verificación y control de
calidad, el Jefe de Almacén suscribirá la Guía respectiva, dando
conformidad sólo por el número de bultos recibidos y/o el peso bruto
según corresponda.
Tratándose de bienes que por sus características amerita n ser
sometidos apruebas de conformidad, las pruebas o exámenes serán
encargadas a las áreas técnicas, que conocen de lo naturaleza y
fines del bien o recepciónar o solicitar a la Oficina de Abastecimiento
la contratación excepcional de personal profesional que determine la
conformidad de la recepción.
La conformidad de la recepción será suscrita por el responsable del
Almacén en los rubros respectivos de la Orden de Compra-Guía de
Internamiento y de la Guía de Remisión correspondientes, la misma
que se debe sustentar en la verificación que éste realice o con el
informe favorable de las pruebas de conformidad a que se refiere el
literal anterior.

c. Internamiento

comprende acciones orientadas o la ubicación de los bienes en los

lugares previamente asignados, en base o las siguientes
especificaciones:

Agrupar los bienes según su tipo, periodo de vencimiento, dimensión,

etc.
 Se evitará dividir un grupo de bienes del mismo tipo en zonas de
almacenaje distintas.
Si el almacén de abastecimiento no cuenta con los equipos o
ambientes especiales para la conservación de determinados bienes,
éstos se internarán a través de otras unidades o equipos que cuenten
con ellos, correspondiendo la responsabilidad de lo custodia a éstos.
El Jefe de Almacén efectúa la constatación del ingreso y da
conformidad al mismo.

d. Registro y Control

Una vez ubicados los bienes en las zonas de almacenaje, debe

registrarse su ingreso en la Tarjeta de Control Visible, la misma que
será colocada junto al grupo de bienes registrados. Asimismo, su
ingreso se registrará en el Módulo de Almacén del SIGA, a efectos de
establecer el stock de almacén. En el caso de bienes que provengan
de donaciones, transferencias u otros conceptos distintos de la
compra, se procederá previamente a formular la correspondiente
Nota de Entrada a Almacén.
La copia del documento de ingreso (Orden de Compra - Guía de
Internamiento. Nota de Entrada al Almacén) servirá para el
registro correspondiente del ingreso en la Tarjeta de Existencia
Valorada de Almacén. (Kardex)
Los bienes tangibles que requieran de un registro patrimonial serón
informados a la Oficina de Patrimonio para su codificación
correspondiente

e. Custodia

Es el conjunto de actividades que se realizan con la finalidad de que los

bienes almacenados conserven las mismas características físicas y
numéricos en que fueron recibidos.
 Cada artículo almacenado debe ser protegido de elementos naturales
como la humedad, Luz, lluvia. etc. Según lo estipulado en las normas
técnicas, manual del fabricante u otros textos especializados.
Las áreas físicas destinados a servir de almacén deben ser provistas
de los medios necesarios para proteger a las personas, el material
almacenado, mobiliario, equipos y las instalaciones mismas de
riesgos internos y externos, así como robos o sustracciones.
acciones de Sabotaje, incendios, inundaciones, etc.
Igualmente, se debe considerar todos los aspectos de protección al
personal que labora en Almacén por los daños que puedan causar a
su integridad física: datándosele de los equipos e implementos
necesarios paro la adecuada manipulación de materiales y diseñando
planes de seguridad que contemplen programas de evacuación para
casos de siniestros (incendios, terremotos, inundaciones). y de
entrenamiento en el manejo de equipos de manipulación de
materiales y de seguridad.

f. Reporte de consumo

Es función del Jefe de Almacén Central tener a su cargo una estadística

de consumo de los bienes de uso común, que permita determinar lo
atención a una real necesidad. de manera que se cuente con una base
de Datos que sirva de referencia para realizar uno adecuada
programación del abastecimiento de bienes.

5.2. DEL PROCESO DE DISTRIBUCION

GINES
Consiste en un conjunto de actividades de naturaleza técnico-
administrativa, referidos a lo directa satisfacción de necesidades, incluyendo
las operaciones de traslado interno.

Este proceso comprende las fases de: formulación del pedido, autorización
de despacho, acondicionamiento de materiales, control de materiales,
entrega al usuario y supervisión de la distribución final.
a. Formulación del Pedido

Para este proceso se emplea el formulario Pedido-Comprobante de

Salida (PECOSA).
Se formula en base a los respectivos Cuadros de Necesidades
debidamente concilio dos en el Plan Anual de Adquisiciones y
Contrataciones. de acuerdo a las posibilidades financieras de la entidad
y disponibilidad de bienes en el almacén.
La Oficina de Abastecimiento establecerá un calendario paro la
presentación de pedidos por parte de las áreas usuarias, cuyo consumo
de bienes es constante.
Corresponde la formulación del Pedido-Comprobante de Salida a la
dependencia usuaria, la que será transmitida o través del Módulo de
Almacén del SIGA, esta es asumida por lo Unidad de Almacén
formulando el Pedido Comprobante de Salida valorizado, el que será
impreso para el trámite de firmo del solicitante; autorizado por el Director
de lo Oficina de abastecimiento\o y por el encargado de la Unidad de
Almacén.
Cuando por razones de austeridad se tenga que limitar la atención de
los pedidos a un grupo de bienes, la Oficina de Abastecimiento puede
asumir la formulación del Pedido Comprobante de salida.

b. Autorización de despacho

La autorización se otorgará para aquellos bienes que figuran en el

respectivo Cuadro de Necesidades.
Se autorizará pedidos no programados sólo en el caso que se deriven
de situaciones de emergencia, calificodO5 por el Direc1or se la Oficina
de Abastecimiento, atendiéndose con cargo al stock de seguridad.
c. Acondicionamiento de Materiales

El responsable del almacén recibirá los pedidos-Comprobantes de

Salida aprobados y dispondrá el acondicionamiento de los bienes para
su entrega, colocándolos en el lugar destinado para el despacho.
 En el caso de distribución con destino a localidades fuera del perímetro
de la ciudad, será necesario determinar el tipo de embalaje o utilizar,
para lo cual se debe tener en consideración factores necesarios, según
el lugar de destino.

d. Control de Materiales

En cada Almacén se establecerá un control de salida de materiales, el

que será encargado al personal de seguridad o vigilancia, o una persona
que para tal función se designe.
Los materiales que salgan del Almacén serán verificados por el
responsable, según pedido-Comprobante de Salida y retendrá una copia
del mismo, para ser entregada al área encargada del control de stock.
Cuando el material es remitido a lugares fuera de la entidad utilizando
medios de transporte, el transportista presentará en los puestos de
vigilancia de la entidad copia del Pedido-Comprobante de Salida
respectivo.

e. Entrego de Materiales

Al momento de efectuar la entrega de materiales o bienes, el encargado

de dicha función debe cuidar que lo persona que los Recepcióna, lo
haga de forma serena y consciente. y que verifique las características
originales del producto, su vigencia y las características detalladas en el
pedido Comprobante de salida valorizado.
Será preocupación del responsable del Almacén, constatar que el Área
de destino suscriba el pedido-Comprobante de Salida, con la
conformidad respectiva.

f. Supervisión del destino final de los bienes

El personal del Almacén estará autorizado por la Oficina General de

Administración para realizar visitas inopinadas a cada Oficina, a fin de
prevenir la existencia de ambientes no autorizados que almacenen bienes
en una cantidad que supere su necesidad mensual.

Es competencia de cada Director o Jefe de Oficina, controlar y supervisar

que los bienes solicitados lleguen al destinatario final. El Almacén Central
emitirá reportes trimestrales, en los que hará de conocimiento del Director
General o Jefe de Oficina la distribución de los bienes con carpo a cada
Nemónico o meta presupuestaria.

INGARUCA
5.3. INVENTARIO FÍSICO

Es una forma de verificación física que consiste en constatar la existencia o

presencia real de los bienes almacenados, apreciar su estado de
conservación y condiciones de seguridad.

a. Tipos de Inventario

Inventario Masivo

Incluye a todos los bienes almacenados. Forma parte del Inventario Físico
General que comprende la verificación física de los bienes en uso y de
Almacén.

Se debe efectuar cerrando las operaciones del Almacén por uno o varios
días, como mínimo una vez por año, se requiere de un apropiado programa
y sirve de sustento a los estados financieros de la entidad.

Inventario Selectivo

Comprende un grupo de bienes previamente seleccionados. Se realiza

periódicamente o cada vez que sea necesario verificar que los registros del
stock se mantienen al día, completos y exactos: y comprobar que la
existencia física concuerda en con los registros de las tarjetas de Control
Visible de Almacén y las Tarjetas de Existencias Valoradas (Kardex)
correspondientes. Se realiza sin paralizar las actividades del almacén; soIo
se efectúa el bloqueo temporal de la documentación y el despacho del
grupo de bienes objeto del inventario, por el plazo que se estime dure el
mismo.

b. Preparación del inventario

Corresponde a la Oficina de Abastecimiento, precisar instrucciones. plazos.

mecanismos. instrumentos y responsabilidades, a efectos de realizar la
verificación de bienes del almacén.

Son condiciones previas al inven1ario las siguientes:

Ordenamiento de Almacén; el principio del buen ordenamiento debe

mantenerse en los almacenes en todo momento; sin embargo, se hace
necesario cuando se trata de realizar inventarios.

c. Formas de efectuar el inventario

AI Barrer:

El inventario es realizado por el equipo de verificación de manera general,

efectuando el conteo, sin excepción alguna, de todos los bienes
almacenados. Esta modalidad se utilizará para efectuar el Inventario Masivo
del Almacén.

Por Selección

Consiste en constatar la veracidad de las existencias del grupo de bienes

sobre los cuales se tiene interés, sin importar su ubicación. Esta forma se
utiliza para realizar inventarios de tipo selectivo.

d. Sobrantes de Inventario

Si en el proceso de Inventario se establece la existencia de bienes

sobrantes, se llevarán a cabo las siguientes acciones:
 Cuando los sobrantes tengan su origen en la entrega de un bien similar
en lugar del sobrante, implica que la misma cantidad del bien sobrante
debe figurar como faltante en el bien similar entregado. En este caso se
procederá realizar el ajuste en los respectivas Tarjetas de Existencias
Valoradas de Almacén, anulando la salida del bien sobrante, hecho que
será sustentado con el informe de la Comisión de Verificación, previo
inicio de lo determinación de responsabilidades, y registrando la salida
del bien faltante.

e. Faltante de Almacén

En el caso que, como consecuencia de la conciliación realizada, entre los

registros de existencias y el Inventario Físico, se establezca un registro de
bienes faltantes, la Comisión de Verificación actuará de lo siguiente manera:

Faltante por robo o sustracción

Organizará Un expediente de las investigaciones realizadas acompañadas

de lo denuncia policial correspondiente.

Faltante por merma

Tratándose de bienes sólidos o líquidos, que por su naturaleza se volatizan,

será aceptada siempre y cuando esté dentro de lo tolerancia establecida en
la norma técnico respectiva.

Cuando la merma ocurra por acción de animales depredadores, lo Comisión

De Verificación avaluara e informara sobre si la merma se debió
estrictamente a esta causa.

Faltante por negligencia

El Jefe de Almacén y el servidor o servidores o cargo de la custodia de los

bienes son responsables, tanto pecuniaria como administrativamente, por el
faltante.

MARTINEZ
5.4. BAJA DE BIENES
 Se dará de baja a los bienes que como resultado del Inventario físico
General están considerados para tal proceso.
Son objeto de baja:
 Los bienes fungibles siniestrados que se encuentren en completo
estado de inutilidad.
 La merma producida en las existencias por efecto de valorización por
acción de animales depredadores.
 Los bienes que se encuentran almacenados por un periodo mayor o
doce meses y que no van o ser utilizados definitivamente por el
Ministerio de Transportes y Comunicaciones.
 Los bienes perdidos por robo o sustracción.
 Bienes que por so vencimiento o su estado de descomposición no
son recomendables para consumo.

El procedimiento para la baja será de acuerdo a lo establecido en la

normatividad vigente y se sustenta de la siguiente manera:
 Para el primer, segundo y tercer caso, con un informe Técnico, el que
califica su estado de inutilidad.
 Para el cuarto caso, con el Informe de la Comisión de Inventario, el
expediente de las investigaciones realizadas y la denuncia policial
correspondiente.
 En el quinto caso, con el Informe Sanitario respectivo y el Informe del
Órgano de Control Institucional sobre deslinde de responsabilidades.
 Resuelta la baja, se registra, informa y sustenta la salida de los
bienes con la resolución respectiva.

5.5. Reposición DEL STOCK

Comprende un conjunto de acciones de naturaleza técnico - administrativa

inherentes a la función del Jefe de Almacén, que tiene por finalidad
mantener la continuidad del abastecimiento, reemplazando las existencias
distribuidas, a fin de que se encuentren disponibles en cualquier momento y
asegurar así que lleguen a los usuarios en la oportunidad conveniente.

Variables utilizadas:
 Nivel máximo de stock

Cantidad de cada tipo de bien que se estimo es suficiente para atender en

condiciones normales y por un período determinado las necesidades de la
entidad.

Stock mínimo o de seguridad

Cantidad de cada tipo de bien que se requiere para garantizar el

abastecimiento, durante el tiempo que demore el trámite de reposición del
stock.

Punto de pedido

Es el momento ideal para iniciar las acciones conducentes a la reposición

de existencias a fin de evitar el consumo total del stock mínimo o de
seguridad.

Cuantificación de las variables

El Jefe de Almacén coordinara con el área encargada de la programación

del abastecimiento, para cuantificar las variables que permitirán establecer
los puntos de pedido para cada tipo de bien.

La magnitud del nivel máximo esto dada por la cantidad de un tipo de bien
que se requiere para atender las necesidades de todas las dependencias de
una entidad: en Un periodo determinado trimestral, semestral o anual).

Si las necesidades exceden la capacidad de almacenamiento, pueden

considerarse. Excepcionalmente, cantidades para períodos bimensuales o
mensuales, según corresponda. Se utilizan como documentos fuente los
Cuadros de Necesidades.

Formulación del requerimiento de renovación del stock

El trámite de reposición del stock se inició (Punto de pedido) cuando las

existencias descienden al nivel en que se empieza a consumir el stock
mínimo de seguridad; para Jal efecto el Jefe de Almacén procederá a:

 Formular la relación de bienes que a la fecha debe iniciarse el trámite

de reposición del stock.
  Remitir, mediante documento. dicha relación al Área
responsable de la programación del abastecimiento, a fin de
que se proceda a coordinar con las áreas usuarias la adquisición
inmediata.
 Coordinar con el área a cargo de la programación del
abastecimiento, a fin de racional la distribución, hasta que se efectúe
la reposición de las existencias.

5.6. REGISTRO Y CONTROL DE EXISTENCIAS FRANCIA

Consiste en un sistema de registros y reportes en los que se consigna datos
sobre ingresos y solidos de bienes del Almacén y cantidades disponibles a
distribuir.

Los registros y reportes se pueden elaborar de manera manual o mediante

proceso automático de datos: en el primer caso se utilizaron tarjetas y
formularios y en el segundo se empleará el diseño de los mismos.

El registro y control de existencias se realiza en los documentos siguientes:

Tarjeta de Control Visible de Almacén

Controlar en unidades físicas el movimiento y saldo de cada bien
almacenado.
Es de uso exclusivo del almacenero y permanece junto al grupo de
bienes en ella registrados.

Tarjeta de Existencias Valoradas de Almacén

Suministrar información sobre el movimiento de entrada y salida de
bienes en almacén, así como de terminar exis1encias en cantidades
totales y unitarias debidamente valorizadas. El registro en este
documento debe ser permanente en el Módulo de Almacén del SIGA.

Nota de Entrado a Almacén

Servir de documento fuente, se utiliza para informar sobre ingreso de
bienes al Almacén por conceptos distintos de la adquisición con orden
de Compra.
Nota: se utiliza para el ingreso de bines por concepto de:
 Donación de bienes
 Producción de bienes
 Altas de bienes
 Sobrantes de inventario
 Remesa de bienes
 Traspaso de bienes
 Reingreso de bienes

Pedido-Comprobante de Salida

Servir de documento fuente, en el que se efectúa el pedido, se autoriza y

registra la salida de bienes de almacén