Abastecimiento y Compras de La Empresa

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ABASTECIMIENTO Y COMPRAS DE LA EMPRESA/ AUXILIAR DE LOGÍSTICA Y ALMACÉN
ABASTECIMIENTO Y COMPRAS DE LA EMPRESA
A. LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS Y EL SISTEMA DE

ABASTECIMIENTO
1. QUÉ SON LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

Los sistemas administrativos son los conjuntos de principios, normas,
procedimientos, técnicas e instrumentos que regulan la utilización de recursos
de la empresa y promueven la eficiencia en el uso de dichos recursos. Los
sistemas administrativos son sistemas de gestión que actúan con normas de
calidad.
Entre los principales sistemas de la administración figuran los siguientes:
 Adquisiciones y Compras
 Personal
 Presupuesto
 Contabilidad
 Tesorería
2. QUÉ ES EL SISTEMA DE ABASTECIMIENTO
El Sistema de Abastecimiento es el conjunto interrelacionado de políticas,

objetivos, normas, atribuciones, procedimientos y procesos técnicos
orientados al racional flujo, dotación o suministro, empleo y conservación de
medios materiales; así como acciones especializadas, trabajo o resultado para
asegurar la continuidad de los procesos productivos que desarrollan las
entidades integrantes de la administración.
A través de los procesos técnicos de catalogación, registro de proveedores,

programación, adquisiciones, almacenamiento y seguridad, distribución,
registro y control, mantenimiento, recuperación de bienes y disposición final”
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Los bienes obtenidos por la empresa deben ingresar físicamente por el

Almacén, salvo que por su naturaleza y características propias, resulte
imposible hacerlo; en cuyo caso, el ingreso y salida se hará sólo con
documentos fuentes (orden de compra: O/C, Orden de Servicio: O/S, Nota
de Entrada de Almacén: NEA y Pedido Comprobante de Salida: PECOSA).
Se denomina así por ser éstos de uso compartido por los Sistemas de
Abastecimiento, Contabilidad y Presupuesto.
Ingresados “conformes” los bienes, se codifican según los Catálogos

vigentes, se registra su ingreso o salida en las TCVA o Bind Card y se
informa documentadamente al Kardex, para que haga lo propio ante la Oficina
de Contabilidad, a través del Resumen del Movimiento de Almacén.
Los bienes para uso o consumo inmediato deben salir del Almacén con
PECOSA. Los que van a ser utilizados en fecha posterior (como es el caso de
los insumos para obras) podrán hacerlo mediante Pedido Interno de Almacén
(PIA), que es un documento interno de naturaleza extra-contable, previa su
aprobación y autorización de la Administración
MODELO DE ORGANIZACIÓN DE LOS SUBSISTEMAS DE

ABASTECIMIENTOS
Gerencia de Administración
Sub Gerencia de Abastecimiento
Control
Adquisiciones y/o Compras Almacén Distribución y Transporte
Patrimonial
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3. PRINCIPALES FUNCIONES GENERALES DE ABASTECIMIENTO

Las principales funciones generales de las oficinas de abastecimiento o
logística de las municipalidades peruanas son:
a) Dirigir, programar y ejecutar la administración del Sistema Administrativo

de Abastecimiento conforme a los lineamientos y políticas, normas
presupuestarias, técnicas de control sobre adquisiciones y otras normas
pertinentes.
b) Adquirir, almacenar y distribuir los bienes y servicios que requiera la
empresa.
c) Elaborar anualmente el Cuadro de Necesidades de Bienes y de Servicios.
d) Formular y ejecutar el Plan Anual de Adquisiciones y proponer su
aprobación, en coordinación con las Gerencias de Planeamiento y
Presupuesto y de Administración y Finanzas.
e) Prestar asistencia a los Comités Especiales de Adquisiciones de bienes y
servicios en los procesos de selección.
f) Participar en la conformación de los Comités Especiales para la selección
de proveedores.
g) Administrar la base de datos de proveedores de bienes y servicios.
h) Reportar información mensual a nivel de compromiso, de las órdenes de
compra y de servicios, a la Gerencia.
i) Dirigir y supervisar las acciones de inventario, registro, uso y control de los
bienes muebles.
j) Cautelar y mantener al día el margesí de bienes patrimoniales.
k) Cautelar que los bienes inmuebles que cuenten con los respectivos títulos
de propiedad y estén inscritos en los registros públicos
l) Supervisar las acciones de tasación, valuación, actualización o ajuste del
valor monetario de los activos fijos y de las existencias en almacén.
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m) Tramitar ante el respectivo Comité de Bajas y Venta de Bienes

Patrimoniales, las solicitudes de baja y posterior venta, transferencia,
incineración o destrucción, según el caso, de los bienes muebles.
n) Mantener en custodia el archivo de los documentos fuente que sustente el
ingreso, baja y transferencia de los bienes patrimoniales.
o) Supervisar las acciones de mantenimiento de los bienes muebles,
inmuebles e infraestructura y la prestación de servicios para tal fin.
p) Supervisar la ejecución del Plan de Mantenimiento Preventivo y Correctivo
de la maquinaria, equipo mecánico y flota vehicular.
q) Otras que le encargue el Gerente de Administración.
4. PRINCIPALES PROCESOS TÉCNICOS DE ABASTECIMIENTO
Los principales procesos técnicos de abastecimiento son los siguientes:
a) PROGRAMACIÓN:
Este proceso comprende las siguientes actividades:
 Determinación de necesidades.
 Consolidación de necesidades.
 Formulación del plan de adquisiciones.
 Ejecución de la programación.
 Evaluación de la programación.
b) CATALOGACIÓN DE BIENES
 Identificación de bienes no codificados.
 Actualización de bienes no codificados.
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c) REGISTRO DE PROVEEDORES
 Clasificación y registro de proveedores de bienes y suministros.

 Clasificación y registro de proveedores de servicios.
d) REGISTRO Y CONTROL
 Desarrollar estadísticas de la información de abastecimiento.

 Elaborar un sistema de registros que posibilite controles posteriores.
e) CONTRATACIONES Y ADQUISICIONES
f) RECUPERACIÓN DE BIENES
 Recolección o selección.
 Reparación o reconstrucción.
 Utilización.
g) MANTENIMIENTO
Este proceso tiene por objetivo evitar la paralización de los servicios que
presta la empresa y consiste en realizar acciones destinadas a conservar
en óptimo estado los equipos, instalaciones, materiales y bienes que
posee la entidad.
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h) SEGURIDAD
Es el proceso mediante el cual se previenen, detectan y/o eliminan las

situaciones que pueden causar daño o pérdida en las personas,
información o medios naturales, a fin de evitar la paralización de los
procesos productivos.
i) ALMACENAMIENTO
Es el conjunto de actividades de naturaleza técnico - administrativa

referidas a la ubicación temporal de bienes en un espacio físico
determinado con fines de custodia.
j) DISTRIBUCIÓN
Es el conjunto de actividades de naturaleza técnico - administrativa en que

se cierra el círculo, y permite la satisfacción de las necesidades del
usuario y/o Clientes con la entrega de los bienes o servicios solicitados.
k) DISPOSICIÓN FINAL
Es el conjunto de actividades de naturaleza técnico-administrativa

orientadas a detectar, verificar y regular el empleo adecuado de los bienes
proporcionados a las diferentes dependencias de la empresa
5. FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA DE ABASTECIMIENTO
El sistema de abastecimiento funciona con los siguientes procesos o pasos.
a) PROGRAMACIÓN DE NECESIDADES
Es la determinación de éstas en función a los objetivos y metas
empresariales. En esta fase se utilizará el Cuadro de Necesidades.
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b) ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO VALORADO

Esta fase consiste en la consolidación de las necesidades de bienes,
servicios, sustentatoria del Presupuesto Anual Empresarial.
c) ELABORACIÓN DEL PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES
d) EJECUCIÓN DE LOS PROCESOS DE SELECCIÓN

Consiste en la realización de los procesos de selección de proveedores de
a cuerdo a los requerimientos de necesidades.
e) INGRESO AL ALMACÉN
Es el ingreso de los bienes materiales adquiridos a través de los diversos
procesos de selección, comprende la Catalogación, Registro en las
Tarjetas de Control Visible de Almacén, verificación permanente de su
estado de conservación, despacho de las existencias, registro en las
Tarjetas de Existencias Valoradas de Almacén, informe a la Oficina de
Contabilidad.
f) VALORIZACIÓN DE LAS EXISTENCIAS DE ALMACÉN
Se realiza en función a los documentos - fuentes o tasación, aplicando el

Costo Promedio o el PEPS (Primeras entradas, primeras salidas), UEPS
(Ultimas entradas, primeras salidas).
g) INVENTARIO FÍSICO
En este proceso se realiza el conteo físico de las existencias materiales
para poderse comparar con los registros.
h) AJUSTE DEL VALOR MONETARIO

Aplicando lo establecido en las normas legales vigentes.
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i) PRESENTACIÓN A LA OFICINA DE CONTABILIDAD

Esta actividad es clave para la sustentación del Balance General y el
Estado de Ganancias y Pérdidas.
B. FINALIDAD DEL PROCESO DE COMPRAS
El acto de comprar es uno de los más antiguos de la humanidad, cuando en

la edad de piedra se les ocurrió intercambiar una cosa con otra (o mejor
conocido como trueque), por lo que nacen las compras y las ventas.
En 1961, en los Estados Unidos de Norteamérica empezaba a hablarse de la

administración de materiales, hasta que después de 20 años la
administración y control de compras maduró.
En sus inicios dicha administración era incipiente y lacerante en cuanto a su

manejo, ya que el 90% de las empresas que operaban eran simplemente
departamentos de coloca pedidos, las requisiciones llegaban con
proveedores ya escogidos en las áreas técnicas, negociaciones ya
elaboradas por otras personas, faltando solo el papeleo administrativo que
realizaba el llamado departamento de compras.
Por lógica, las personas encargadas de esos departamentos eran prácticas,

no contaban con preparación en el manejo del área en la que se encontraban;
las funciones que realizaban estaban completamente desligadas de la función
de compras y, en general, la organización de la función misma estaba mal
ubicada y completamente fuera de lugar y de control.
Hoy en día muchos empresarios se han dado cuenta de la anterior situación,

por lo que deciden cambiar sus administraciones, hacer que su personal se
prepare mejor e involucrarlos más en otras funciones afines.
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Pero, cuando los empresarios quisieron hacer que su personal se prepare

mejor e involucrarlos más sobre el área, resultó ser un verdadero desastre:
los modelos norteamericanos de funciones, flujograma, y jerarquía mal
aplicada, desenlazaron en departamentos de abastecimiento,
aprovisionamiento, proveeduría, suministros, y hasta de adquisiciones. Todos
ellos conforman la actividad misma de compras.
Pero, ¿qué es comprar? Es adquirir una cosa a cambio de cierta cantidad de

dinero. Esta descripción nos conlleva al proceso administrativo; el
departamento de compras lleva un papel muy importante dentro de la
administración de operaciones, por lo que es necesario introducirnos en este
tema.
1. DEFINICIÓN DE COMPRAS
La definición de compras como una profesión dentro de la vida industrial y

comercial de un conglomerado empresarial es la siguiente:
Comerciar es el acto de obtener el producto o servicio de la calidad

correcta, al precio correcto, en el tiempo correcto y en el lugar correcto;
siendo hasta aquí la definición usada por los libros especializados, y, la
palabra “correcto(a)”, se puede sustituir por las de “adecuado”, “justo” y/o
“preciso”.
Sin embargo, en la actualidad compras como tal, ha evolucionado

considerablemente y ha pasado en muchas empresas a ser parte de otros
conceptos, como adquisiciones, aprovisionamiento o materiales,
actividades que comprenden adquisiciones y otras tantas como control de
inventarios y almacenes. Por lo tanto, al dar una definición personalizada
de compras en términos de la administración de empresas, se puede
afirmar que comprar supone el proceso de localización y selección de
proveedores, adquisición de productos (materias primas, componentes o
artículos terminados), luego de negociaciones sobre el precio y
condiciones de pago, así como el acompañamiento de dicho proceso para
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garantizar su cumplimiento de las condiciones pactadas; y, en términos de

mercadotecnia.
Comprar es adquirir por un precio en dinero algún bien, derecho o

mercancía.
Por lo anteriormente expuesto, quizá la definición antes usada en

administración de empresas puede corresponder más bien al concepto de
abastecimiento, aprovisionamiento proveeduría, materiales, y las distintas
actividades que emanan de la misma definición, puede a través de la
división del trabajo dar origen a varios departamentos, entre ellos
compras, todos agrupados bajo un nombre más genérico y/o completo.
Se menciona la palabra “quizá”, pues la administración de empresas es

dinámica y los conceptos varían de una compañía a otra.
Definitivamente, ninguna función es autónoma y todas se relacionan entre

sí y con las de otros departamentos, pero entre más sofisticada se va
haciendo una función, más subfunciones aparecen y más complicado es
definir a cada una de ellas. Por lo tanto, definiciones válidas del ayer, ya
no lo son hoy.
Existen diversas razones por las que las compras adquieren especial
importancia en toda la actividad industrial, comercial y de servicios siendo
éstas: la participación del departamento de compras en la obtención de
utilidades, la fijación del precio de compra, la fijación del precio de venta,
la operación eficiente de la inversión, y, los costos y sustitución de
materiales.
Analizaremos cada una de ellas en puntos particulares, excepto la fijación

del precio de venta.
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1.1 PARTICIPACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS EN LA

OBTENCIÓN DE UTILIDADES.
La obtención de utilidades es el objetivo primordial de toda empresa,

por lo tanto el comercio es uno de los actos que ayudan a generar
éstas en la medida que se realice una buena compra.
Los costos repercutirán directamente en el precio de venta del

producto final, si estos son bajos, podrá ofrecerse un precio de
mercado competitivo y, como consecuencia, se obtendrá un margen
de utilidad mayor.
1.2 FIJACIÓN DEL PRECIO DE COMPRA.
Algunos proveedores sostienen el precio sólo por un tiempo

determinado, ya que las materias primas que intervienen en el
producto pueden ser de importación, por lo cual debe haber ajuste
inmediato en precios de acuerdo al deslizamiento del sol contra el
dólar, razón por la cual el comprador debe estar informado de la
situación cambiaria de momento, con el objeto de garantizar que el
precio cotizado sea respetado.
Resulta necesario conocer que en proporción un deslizamiento o un

ajuste brusco de la relación solar-dólar afecta al producto comprado,
debido a que el precio de venta del material que se pretende adquirir
aumentará en proporción a la cantidad de materiales de importación
que lleve en sí dicho producto; por ejemplo, si se compone de un
30% de material de importación, el comprador no aceptaría un
aumento del 80%; por otra parte, en la negociación debe
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considerarse el tipo de cambio que ha sido creado por el gobierno

como ayuda o para las transacciones comerciales.
Muchos proveedores mes con mes hacen ajustes a sus precios en

sus materiales, aun cuando en la fabricación de éstos no intervengan
productos de importación, esto asegura que el margen de utilidad
siempre sea el mismo para ellos.
La operación eficiente de la inversión.
El departamento de compras tiene que asegurar la recepción de los
materiales adecuados y en la cantidad requerida, con el objeto de
transformarse y poder hacer las entregas a tiempo del producto
terminado a los clientes; al mismo tiempo, debe de cuidar de
mantener sólo el inventario pertinente para cubrir las necesidades y
mantener un coeficiente de seguridad razonable y no caer en costos
de almacenamiento que están constituidos por el interés sobre la
inversión, la obsolescencia y los costos de espacio.
1.3 COSTOS Y SUSTITUCIÓN DE MATERIALES
Las compras representan un renglón en costos que pueden ser

controlables por el departamento de compras, debido a que éstos
pueden incrementarse o disminuirse, dependiendo de la habilidad del
comprador.
Por ejemplo, la consideración psicológica en las negociaciones, a

través de la experiencia del personal de compras, tales como
proyectar la oferta y la demanda, de manera que se pueda forzar una
disminución en el precio de compra, o lograr descuentos por
volumen, por pagos al contado y descuentos comerciales.
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Al estar en constante contacto en el mercado en general, el

departamento de compras está en posición de introducir nuevos
materiales en sustitución de otros, lo que puede repercutir en
abaratamiento del producto final, sin tener que sacrificar su calidad.
Es necesario tener en mente que vivimos en un mundo de cambios

tecnológicos múltiples, que lo que hoy es novedad, dentro de poco
tiempo va a ser obsoleto, porque ya habrá algo mejor; por tal motivo,
es importante mantenernos al día para buscar nuevas alternativas, y
sobre todo, ser el eslabón, permitiendo que los proveedores que
ofrecen nuevos materiales adecuados al proceso, puedan ser
aprobados, evaluando así, la conveniencia de hacer ese cambio en
función de un ahorro en el precio, disminución de la cantidad a usar
del proceso, ser un producto de línea con el proveedor y no una
especialidad.
2. ADMINISTRACIÓN DE COMPRAS
Una empresa que decide comprar materiales en lugar de fabricarlos o
integrar verticalmente debe administrar una función de compras.
Tomando en cuenta la definición del proceso administrativo de Terry y

Franklyn: “la aplicación de la planeación, organización ejecución y control
por medio de los cuales se administra un gerente”, se estructura el
proceso de la administración de compras.
Se podría definir a la administración de compras como la tarea del

departamento que está enfocada al costo del inventario y la
transportación, la disponibilidad del abasto y la calidad de los
proveedores.
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Por lo tanto, contiene también, planeación, organización, dirección y

control.
Dicho proceso de administración de compras tiene algunas
modificaciones, las cuales se verán a continuación.
2.1 PLANEACIÓN
Al hablar de planeación dentro de la administración de compras

debemos entender forzosamente que hay que fijarnos metas que nos
encaminen y nos dirijan a lograr los objetivos de un departamento de
compras y lógicamente de la empresa misma.
2.1.1 PRONÓSTICO DE VENTAS.

“Pronosticar es el arte y la ciencia de predecir los eventos
futuros”.
El pronóstico es una técnica utilizada en la planeación de
ventas en función de experiencias de años anteriores, que
sirve de base para la elaboración de planes y programas en
todas las áreas de las empresas; asimismo, nos indica el
número de artículos o productos a fabricar o a producir en un
tiempo determinado en condiciones favorables y con la calidad
especificada para satisfacer las necesidades del mercado.
Para elaborar un pronóstico de ventas, se deben de tomar en
cuenta los siguientes factores:
 Tipo de producto.
 Estadística de ventas de años anteriores.
 Tipo de mercado al cual se dirige el producto.
 Competencia directa o indirecta.
 Calidad del artículo.
 Precio.
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 Inflación.
Una vez elaborado el pronóstico de ventas y proporcionado al

departamento de ingeniería y de control de inventarios,
quienes a su vez programan las cantidades de materiales o
artículos a comprar, así como el tiempo en que se deben
suministrar a los almacenes, se sitúan pues, los objetivos
generales de un departamento de compras.
2.1.2 OBJETIVOS GENERALES Y ESPECÍFICOS DE UN

DEPARTAMENTO DE COMPRAS
Los objetivos generales de un departamento de compras son:
 Establecer normas y políticas, de acuerdo con las

condiciones y necesidades de la empresa.
 Buscar y adquirir al precio justo, en la cantidad
necesaria, con la mejor calidad, el producto controlado,
dentro del menor tiempo posible, con capacidad y
disponibilidad adquisitiva asegurada, y con cumplimiento
honesto.
 Desarrollar y administrar las compras.
 Establecer proveedores bien evaluados.
 Estar informados de los cambios tecnológicos que
puedan surgir en el uso de nuevos materiales, para
poder traducirlos en ahorro de costos, mejora de calidad
de materiales o artículos, mejora de servicios de
adquisición y distribución.
Los objetivos específicos de un departamento de compras

son:
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 Mantener los inventarios al nivel más bajo posible, pero

lo suficiente para alimentar satisfactoriamente las
necesidades de producción.
 Encontrar y desarrollar fuentes de abastecimiento.
 Localizar nuevos materiales y productos.
 Asegurar buen servicio de los proveedores, incluyendo
entrega rápida y calidad adecuada de los artículos.
 Implantar políticas de compra que beneficien a la
empresa.
 Desarrollar óptimos procedimientos y controles.
 Mantener un costo de operación económico en el
departamento de compras, que estará equilibrado con los
buenos resultados obtenidos.
 Informar a los directivos de la compañía sobre cambios
de productos o materiales que pudiesen afectar a la
organización.
 Reunir información y hacer valoración sobre proveedores
actuales y potenciales.
 Mantener comunicación dinámica y constante con los
ejecutivos de la empresa, que directa o indirectamente,
determinen cuáles serán los programas de producción
para conocerlos y tomar oportunamente los pasos para
abastecer sus necesidades.
 Cooperar con otros departamentos de la empresa
(ventas, recursos humanos, producción, contabilidad,
etc.) que soliciten sus servicios.
 Estar al día de los avances existentes en métodos y
técnicas de compras.
 Obtener la aprobación de control de calidad sobre
nuevos artículos o artículos que requieran un proveedor
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nuevo. Para este propósito se deberán obtener muestras

de los proveedores potenciales.
 Vigilar que el personal del área cumpla en forma eficiente
los procedimientos establecidos.
 Puntualizar normas de conducta moral.
 Obtener utilidades para la empresa.
2.1.3 PROGRAMACIÓN
Es una herramienta administrativa en la cual nos indica las

cantidades de artículos que deberán comprarse, así como el
tiempo en que deberá suministrarse al almacén para la
producción de la que se dedique la empresa.
En el caso de las empresas industriales, un programa nos
indica cuántas piezas de cada parte debe adquirir para la
fabricación pronosticada de su producto final.
Cabe hacer mención que es indispensable clasificar los

artículos en cuanto a su costo, representando el 80% del
total a comprar a los de más alto costo, el 15% a los de costo
medio y el 5% restante a los de costo más bajo. A esta
clasificación se le denomina “ABC”.
2.1.4 PRESUPUESTOS
Se dice que un presupuesto es la expresión numérica en

dinero de un plan. Un plan es la selección de un camino para
lograr un objetivo en un lapso determinado.
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Alcanzar un objetivo implica la reunión de recursos

disponibles y ésta reunión de recursos presupone una
organización.
2.1.2. CONTROL
Recordemos que control es la medición de los resultados actuales y

pasados en relación con los esperados, con el fin de corregir, mejorar
y formular nuevos planes.
Es necesario distinguir la función de control, que es de naturaleza

administrativa, con las operaciones de control, que son de carácter
técnico.
Así, el departamento de control de calidad (inspección de recepción),

obtiene estadísticas de materiales que es la operación de control;
mientras que cuando se envía al departamento de compras, en
donde se interpretan y se toman acciones, ya es la función de control
en sí.
El control no es posible si no existen estándares o normas de alguna

manera prefijados; será más efectivo cuanto más precisas y
cuantitativas sean tales estandarizaciones.
También, es un medio y no un fin en sí mismo. Un sistema de control

sólo debe establecerse si el trabajo y el gasto, se justifican frente a
los beneficios que de él se esperan.
El control administrativo es mucho mejor cuando en los casos en que

no se logró lo previsto, más que en los resultados que se obtuvieron
de acuerdo a lo planeado.
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Es indispensable que en cualquier departamento de compras exista

un manual que nos permita llevar a cabo el proceso de comprar para
cumplir con las funciones de control.
3. MANUAL DE COMPRAS
El manual de compras se define como la guía oficial del departamento,

mediante el cual se proporciona la clara definición de los objetivos, su
estructura, procedimientos, funciones, responsabilidades, y la autoridad
delegada para el cumplimiento de los trabajos encomendados.
Un manual de compras tendrá como objetivo básico la observancia de las

políticas generales de la empresa.
La política de la empresa se define como la orientación de la acción

administrativa en un determinado sentido, en juego de determinados
objetivos generales y particulares que se desean alcanzar.
Esta orientación puede venir dada por normas escritas, que constituyen
las líneas de conducta, comportamiento y decisiones anticipadas sobre
determinados aspectos.
Los enunciados o normas constituyen un plan de acción general que sirve

de guía a la dirección de la empresa, son el armazón de la dinámica de las
decisiones, expresan formas de comportamiento, cuyo fin consiste en
guiar la acción de un modo coherente y dar por resuelto a priori
determinados problemas.
La política de compras es el aspecto esencial de la política general de la

compañía, y se identifica con la política financiera, debiendo amoldarse en
realidad la de compras a ésta última en un doble sentido.
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En general, tienen mayor importancia práctica las normas encaminadas a

guiar la acción de sectores específicos de la empresa: puede tratarse de
política financiera, de aprovisionamiento, de producción, de
comercialización, de personal, etc. El conjunto de estas normas construye
el manual de cada sector de la empresa.
 EVALUACIÓN DEL PERSONAL
Para determinar el valor que representa cada individuo para el

departamento es recomendable hacer evaluaciones del personal por lo
menos cada 6 meses. Existen valores predeterminados en cada
empresa en donde se puede realizar el criterio de evaluación.
Ciertamente, las evaluaciones se basan en resultados obtenidos en

números (cantidad de compras realizadas, porcentaje de rebajas,
puntos obtenidos por bonificaciones de proveedores, etc.), pero, los
factores calificativos generales se pueden enumerar: calidad y cantidad
de trabajo realizado, iniciativa y creatividad, confiabilidad e integridad,
conocimiento del trabajo y habilidad para aprender, cooperación, juicio,
puntualidad y asistencia, valor del departamento, etc.
 PROCEDIMIENTO Y FLUJOGRAMA DE COMPRAS
El funcionamiento de compras debe estar dirigido por normas

organizativas y funcionales precisas que hagan que las operaciones
previstas siempre se realicen del mismo modo.
Por lo tanto, hay que establecer procedimientos normalizados, cuyo fin

es especificar para cada operación o grupo de operaciones la
participación de sectores de la empresa y del exterior interesado.
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Un procedimiento es la sucesión de pasos consecutivos para realizar

una actividad.
Tenemos los pasos comunes que se desarrollan en torno al

departamento de compras:
1. REQUISICIÓN
Es el pedimento que se le realiza al proveedor sobre cierta
necesidad de satisfacer cierta demanda de compra.
En la mayoría de las ocasiones, ocurre de forma verbal, resultando
con ello, un diálogo entre comprador y proveedor para la futura
compra-venta del bien o servicio.
2. COTIZACIÓN
Es el establecimiento de la cantidad a pagar, forma y plazo de pago

por la adquisición del bien o servicio en cuestión. Se abre paso a
negociaciones entre el oferente y el demandante.
Al hablar de cotización, se está hablando de la valorización de que
los proveedores le dan a su artículo que ofrecen, representada en
dinero.
En el sector público las cotizaciones se realizan bajo la Ley de

Adquisiciones en la que se determina el proveedor ganador
mediante concursos o licitaciones; en el sector privado, las
cotizaciones se solicitan de acuerdo a las políticas que tengan las
empresas solicitantes, que generalmente son 3 cotizaciones
solicitadas.
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3. PEDIDOS U ÓRDENES DE COMPRAS
Es el documento físico, por escrito, en el cual se estipula la cantidad

y calidad requerida a entregar por parte del proveedor hacia el
solicitante, indicando el tiempo y el lugar adecuado para ello, por lo
que sería risible no estipular las condiciones de compras de los
bienes o servicios.
El pedido puede cambiar en cuanto a su forma, tamaño, impresión,

pero nunca variará su objetivo: hacer la solicitud de algún bien o
servicio.
El contenido del pedido deberá de llevar por lo menos estos

elementos: número de referencia, fecha, proveedor asignado, fecha
requerida, lugar de entrega, condiciones de pago, cantidad, unidad,
descripción, precio, importe total, autorización, y cláusulas.
4. EXPEDITACIÓN
No es más que una confirmación del pedido. Lo primero que debe

de hacer un expeditador es cerciorarse que el proveedor está
perfectamente enterado de que hay un pedido a su favor y que se
encuentra de acuerdo con todos los datos, cantidades, precios,
fechas, etc., que aparecen en la orden de compra.
5. RECIBO DE MATERIALES
Para ser preciso en esta descripción, la sección, área o

departamento de recibo (muchas veces llamado mesa de control),
deberá verificar que se esté realizando la entrega del proveedor
precisamente lo que se encuentra estipulado en el pedido u orden
de compra con la cantidad correcta.
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Finalizada la actividad de remesa de materiales, se procede a

realizar un reporte de recibo, en el cual se especifique la fecha,
nombre de proveedor, número de pedido, entrega parcial o total,
cantidad recibida, descripción, observaciones y autorizaciones
correspondientes.
6. CONTROL DE CALIDAD
La calidad de los productos siempre será un factor importante. Se

revisarán todos los bienes entregados, así como la valoración del
servicio ofrecido por el proveedor en su caso; de contener defectos,
características dañadas o incompletas en los artículos, se
procederá a separarlos, contarlos y registrarlos para su posterior
devolución al fabricante o distribuidor (proveedor) que hizo la
entrega.
Es aquí, en el control de calidad, donde actúan los ingenieros y

administradores para lograr su objetivo principal: asegurar los
productos con la mejor calidad requerida. Lo que era de interés
para un grupo reducido de técnicos de control de calidad, es ahora
motivo de preocupación primaria entre un número creciente de
gerentes, ingenieros y estadísticos.
El control de calidad es un auxiliar, no un sustituto de los trabajos

de diseño, ni de los buenos métodos de manufactura, tampoco de
la acuciosa actividad de la inspección, siempre requeridos en la
producción de artículos de alta calidad.
En términos más precisos, la calidad es una expresión de las

propiedades medidas, condiciones o características de un producto
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o proceso, establecidas por lo general en términos de grados,

clases, especificaciones determinados por la aplicación del
producto.
Por lo tanto, el control de calidad es un conjunto de esfuerzos

efectivos de los diferentes grupos de una organización para la
integración del desarrollo, del mantenimiento y de la supervisión de
la calidad de un producto, con el fin de hacer posibles la fabricación
y el servicio, a satisfacción completa del consumidor y al nivel más
económico.
7. RECHAZOS Y/O DEVOLUCIONES
Es el regreso físico de la mercancía que no cumple con las

características impuestas por el área de control de calidad que van
acompañadas siempre por un documento físico que describe las
causas por la que se somete dicha acción.
Esta acción repercutirá tanto para el pago del proveedor como para
el resurtido del siguiente pedido. Se deberá de realizar un informe al
responsable comprador.
8. PAGOS.
El pago es la remuneración económica por obtener el bien y/o

servicio del proveedor al comprador, ya sea en forma de dinero en
efectivo, transferencia electrónica o cualquier otro medio que sea
indirectamente el cobro de cierta cantidad de efectivo, en contra
exhibición de la factura correspondiente.
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Mucho se ha discutido si el departamento de compras debe

intervenir en el pago de las facturas, argumentándose muchas
razones a favor y otras contradictorias.
Se considera que el departamento de compras debe intervenir sólo

para realizar un seguimiento de pagos a proveedores, pero no para
ejecutar tal función, pues el objetivo principal del departamento de
compras son las adquisiciones de bienes y/o servicios; pero,
compras debe de iniciar y cerrar el contrato de compraventa con el
proveedor, pues da pauta a que el comprador se quede sin
herramientas para las futuras negociaciones con los proveedores.
9. CONTROLES COMPLEMENTARIOS.
Algunas empresas funcionan únicamente con el concepto de control

complementario a la disposición de emplear una persona o una
sección para que coordine las actividades inherentes de control a
los proveedores.
Un departamento de compras debe contar con un análisis profundo

en cuanto al manejo de márgenes de utilidad, precios de venta
internos y de la competencia, rotación de inventarios, análisis de
Paretto de los proveedores, etc., para poder situar al responsable
comprador con la realidad del mercado y de la empresa.
Entre más conocimiento se pueda manejar en la negociación,

mejores oportunidades tendrá el comprador en obtener sus
objetivos con el proveedor.
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C. LAS COMPRAS Y LA ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS
La administración del inventario es un asunto que interesa a cualquier

negocio; sin éste, no se podría llevar a cabo ninguna operación.
El hecho de que haya un inventario no agrega valor al producto, pero sí

añade utilidad en el uso; los inventarios agregan a la misma utilidad de
tiempo, lugar y cantidad, ya que el artículo que no se encuentra en algún
27
lugar determinado, en el tiempo requerido y en la cantidad solicitada, tiene

pocas posibilidades de consumo.
Las operaciones de una empresa se miden básicamente, por su capacidad

para generar dinero en caja y por lo atractivo que sea el rendimiento sobre la
inversión.
La administración de inventarios consiste en establecer, poner en efecto y

mantener, las cantidades más ventajosas de materias primas, materiales en
proceso y productos, empleando para tal fin, las técnicas, procedimientos y
programas más convenientes a las necesidades de una empresa.
El término inventario tiene diversas aceptaciones, según la aplicación que se

le dé. Para una empresa industrial implica que su inventario está formado por
materias primas, productos en proceso y artículos terminados; mientras que
para una empresa comercial implica mercancía existente.
Otra definición que se podría adjudicar el inventario: “el inventario se utiliza

para denominar el agregado de aquellos bienes muebles tangibles, que se
tienen para vender en el curso ordinario del negocio, están en proceso de
producción para su venta, o han de consumirse corrientemente en la
producción de bienes o servicios que quedarán disponibles para su venta.
Los inventarios son un puente de unión entre la producción y las ventas.

Generalmente son la partida más grande del activo; la adquisición,
distribución y retención de los inventarios, se entiende exclusivamente a la
lista de mercancías compradas para volverse a vender, mercancías que
forman parte del renglón del activo circulante.
Uno de los principales objetivos de la contabilidad para inventarios es

determinar debidamente la utilidad a través del proceso de enfrentar los
costos apropiados para los ingresos.
28
En la administración de inventarios, los niveles de inversión en los inventarios

absorben el porcentaje mayor del activo circulante.
El proceso de enfrentamiento radica en precisar cuánto del costo total de los

artículos que forman el inventario inicial, más compras netas de un
determinado período, debe restarse de las ventas efectuadas, en éste, a fin
de determinar el inventario final que debe enfrentarse a las ventas del
próximo período.
Visto ahora desde el departamento de compras, el responsable le preocupa la

política que afecta a la materia prima en cuanto al importe de las mismas,
calidad, número de unidades existentes, etc., que están relacionadas con el
volumen de producción.
El control de inventarios significa un buen planeamiento de operaciones de

producción a largo, mediano y corto plazo, al igual que una buena
programación de la producción y los métodos de control. Un sistema de
control amplio e integrado que incluya al planeamiento, la programación y el
control de la producción, ha de tener una estrecha relación con otras
actividades del proceso administrativo, como movimiento de caja,
presupuesto financiero, y pronóstico de ventas.
Ningún sistema de control de inventarios eliminará los faltantes en las
existencias. Las técnicas únicamente ayudan a aproximarse cuanto sea
posible a una simulación de la realidad; lo que más contribuye a la
administración eficaz del inventario es la función de compras.
29
1. CLASIFICACIÓN DE INVENTARIOS
La clasificación de inventarios se basa en el tipo de material que
almacenan, por lo que tenemos las siguientes clasificaciones:
 SUMINISTROS
Artículos de costo indirecto que se consumen en las operaciones de
fábrica.
 MATERIAS PRIMAS
Material en bruto en un término relativo, pues es el contenido principal
que utilizará a futuro en producto fabricado por la empresa. Son los
bienes que no se les ha añadido ningún factor o componente en la
fábrica en que se hallan.
 PRODUCTOS EN PROCESO
Aquellos que están en períodos de transformación, antes de
convertirse en productos terminados, y su costo se encuentra en
aumento por lo que se lleva mano de obra y gastos indirectos.
 MATERIALES DE PRODUCCIÓN
Piezas o componentes que pueden obtenerse en fuentes externas a la
empresa, o pueden ser producidas en la fábrica y almacenadas para
su uso futuro.
 MATERIAL DE TRABAJO
Son los que se usan en el funcionamiento de la planta o en la
producción de la compañía, pero que no llegan a formar parte
integrante de los mismos productos.
 PRODUCTOS TERMINADOS
Son los bienes terminados que se almacenan para su venta y entrega
a los clientes.
30
 MERCANCÍAS EN TRÁNSITO
Se refiere a las mercancías adquiridas por la empresa, las cuales
forman parte de su activo, aun cuando no se encuentren físicamente
en sus almacenes.
 MERCANCÍAS EN CONSIGNACIÓN
Son las que se han enviado con el objeto de buscarles mercado y son
propiedad de la empresa, mientras no sean vendidas.
 MERCANCÍAS EN DEPÓSITO
Son las que se han entregado para su custodia en algún almacén de

depósito y se encuentran amparadas con el certificado de depósito
respectivo.
Se encuentran, en algunas ocasiones, como garantía de un préstamo

obtenido, por lo que se les llama también mercancías pignoradas.
 ARTÍCULOS OBSOLETOS
Son piezas, herramientas, materiales viejas, en reparación usadas

provenientes de la producción y máquinas reconstruidas. Son objetos
para venderse a un precio bajo cualquiera, contar de recuperar un
poco de inversión pasada.
A medida que crecen los negocios y se trata de administrar en forma

cada vez más científica, los gerentes encuentran más complejos y
más grandes sus problemas, así como una mayor presión en la toma
de decisiones.
31
Las decisiones por intuición ya no compiten con las que ahora toman
los directivos modernos, que se basan en el examen de hechos reales
a través de datos oportunos, del estado de sus negocios y mediante el
análisis técnico y matemático de sus operaciones.
D. PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DEL ABASTECIMIENTO EN EL

ALMACÉN
1. OBJETIVOS
 Control físico y documental de las recepciones de los productos adquiridos

a proveedores.
 Revisión detallada de los productos conforme a los documentos que los
amparan, asegurando que se trata del bien solicitado en la orden de
entrega o pedido.
 Vigilar y controlar el volumen de existencias para evitar carencias.
 Informar veras y oportunamente las recepciones de productos a las áreas
encargadas del control del almacén.
 Tener actualizados y conciliados los registros de contabilidad y del
almacén.
 Evitar las inversiones ociosas y maximizar la rentabilidad de las
inversiones en inventarios.
2. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
32
N° RESPONSABLE/ENC DOCUMENTO DE
ACTIVIDAD
ACT. ARGADO TRABAJO
Recibe del área de adquisiciones o compras copia Orden de Entrega o
Área de
ABASTECIMIENTO Y COMPRAS
de laDE LA EMPRESA/
orden de Entrega AUXILIAR DE LOGÍSTICA
o Pedido (O/P) con su Y ALMACÉN
Pedido
recepción de (O/P)
1 respectiva requisición y firma de recibido en el
materiales en el Requisición Viajera
Almacén control de entrega
Área de Revisa requisiciones contra órdenes de pedido Orden de Entrega o

recepción de (O/P), turna requisiciones al área de Kardex. Pedido
2 materiales en el Asienta datos de la O/C en el control del Almacén (O/P)
Almacén
Área de Elabora expediente de orden de pedido (O/P), para
recepción de archivar por número consecutivo y espera material
3 materiales en el
Almacén
A la llegada del material, localiza su archivo, la Guía de Remisión
Área de orden de pedido o entrega (O/P) correspondiente; Remitente
recepción de verificando la Guía de remisión remitente y factura Orden de Pedido
4 materiales en el si fuera el caso, contra la O/P); pudiendo ser menor (O/P)
Almacén lo registrado en la Guía de Remisión Remitente Factura
pero nunca mayor (El caso de entregas parciales)
Verificación física que las cantidades del material Guía de Remisión
Área de
coincidan con la Guía de Remisión, Factura si fuera Remitente
recepción de
5 el caso y la O/P Orden de Pedido
materiales en el
(O/P)
Almacén
Factura
Revisa los documentos Anexos en el caso se Certificado de
Área de
aplique: Calidad
recepción de
6 Certificado de Calidad Ficha Técnica
materiales en el
Ficha Técnica Otros Certificados
Almacén
Otros Certificados
Área de Verificación del estado del producto en el medio de
recepción de transporte; si el material cumple con las
7 materiales en el especificaciones indicadas seguir con la actividad
Almacén n° 9; si no cumple seguir con la actividad n°8
Área de Devuelve el material y la documentación al
recepción de proveedor
8 materiales en el
Almacén
Si el producto no requiere inspección del Área de
Área de Aseguramiento de la Calidad descarga y recepciona
recepción de el producto, seguir con la actividad n° 10
9 materiales en el Si el producto requiere inspección por el Área de
Almacén Aseguramiento de la Calidad, seguir con la
actividad n°11
Área de Firma y Sella de recibido la documentación del
recepción de proveedor y se queda con copias de la Guía de
10 materiales en el remisión.
Almacén
Área de Descarga y recepciona en un pre – almacenaje los
recepción de materiales y solicita al Área de Aseguramiento de la
11 materiales en el Calidad la inspección de los materiales (análisis de
Almacén muestras en el laboratorio de ser el caso)
Área de De no liberarse el producto por el Área de
recepción de aseguramiento de la calidad seguir con la actividad
materiales en el n° 13 y de liberarse el producto se sigue con la
12 Almacén/Asegura actividad n° 14
miento de la
Calidad
Área de Devolución de los productos al proveedor
recepción de
13 materiales en el
Almacén
Área de 33 e ingreso y ubicación del
Recepción definitiva
recepción de producto al almacén
14 materiales en el
Almacén
Verifica que la entrega se haya realizado en el Orden de Pedido
PROCEDIMIENTO PARA DEVOLUCIÓN INTERNA
3. OBJETIVOS
 Optimizar el tiempo de devolución de los productos y establecer las

normas y procedimientos para el adecuado control en las
operaciones del Almacén
 Revisión detallada de los productos conforme a los documentos
que los amparan, asegurando que se trata del bien devuelto por el
usuario.
 Informar veras y oportunamente, las devoluciones de productos a
las áreas encargadas del control del almacén.
almacén.
ACTIVIDAD
ACT. ARGADO TRABAJO
Elabora formato de “Devolución Interna” en original Devolución Interna
y dos copias, que entrega al almacén junto con el
1 Usuario material; distribución del documento: Original para
contabilidad, 1° copia almacén y 2° copia usuario
Revisa el documento, así como el material y firma

2 Jefe de Almacén
de recibido
Área de Identifica y acomoda el material en su lugar
3 Despacho del correspondiente
Almacén
Área de Entrega el juego de documentos al área de Kardex
4 Despacho del
Almacén
Encargado de Recibe el juego de documentos para asignarle
5 Kardex número de folio.
Encargado de Registra el movimiento en Kardex correspondiente
6 Kardex sella y firma.
Elabora caratula para entrega de documentos y
Encargado de
7 distribuye: original
34contabilidad, y copia para Kardex
Kardex
y Usuario
Encargado de Archiva el documento para consultas posteriores
8 Kardex
Fin de procedimiento
PROCEDIMIENTO PARA DEVOLUCIÓN AL PROVEEDOR
5. OBJETIVOS
 Optimización del tiempo de devolución de los productos al proveedor,

por no cumplir con las especificaciones requeridas por el usuario y/o
de Control de Calidad, establecer las normas y procedimientos para el
adecuado control en las operaciones. Revisión detallada de los
productos conforme a los documentos que los amparan, asegurando
que se trata del bien devuelto al proveedor.
 Informar veras y oportunamente a las áreas encargadas del control del
almacén, las devoluciones de productos a los proveedores.
almacén.
ACTIVIDAD
ACT. ARGADO TRABAJO
Elabora formato de “Devolución al Proveedor” en
Área de original y cuatro copias; distribución del documento:
recepción de Original para contabilidad, 1° copia Cuentas por
1 materiales en el pagar y 2° Almacén; 3° copia a Compras y 4° copia
Almacén al Proveedor
Área de Registra la devolución en la orden de entrega o

recepción de pedido (O/P) y archiva en el consecutivo
2
materiales en el
Almacén
Área de Recibe el documento, elabora póliza y archiva
3 Contabilidad
Recibe el documento para su registro o captura en
el sistema informático o tarjeta Kardex
4 Área de Kardex
correspondiente, sella, firma y archiva en
consecutivo
5 Área de Compras Recibe documentos y avisa al proveedor
Recibe documento y procede a retirar el material
6 Proveedor
del almacén
7 Fin de Procedimiento
PROCEDIMIENTO PARA LA ENTREGA O SALIDA DE MATERIALES
7. OBJETIVOS
35
 Control físico y documental de los productos y materiales suministrados a

los usuarios.
 La localización y entrega rápida y eficiente de los productos a los usuarios,
 Almacenamiento, cuidado y conservación adecuada de las existencias.
 Revisión detallada de los productos entregados a los usuarios, conforme
al documento, que ampara el bien solicitado.
 Verificar que los documentos con los cuales los usuarios solicitan los
productos, estén debidamente requisitados y autorizados.
 Informar veras y oportunamente las entregas de productos a las áreas
encargadas del control del almacén.
almacén.
 Evitar las inversiones ociosas y maximizar la rentabilidad de las
inversiones en inventarios.
36
ACTIVIDAD
ACT. ARGADO TRABAJO
Elabora “el requerimiento de materiales “ en original Requerimiento de
y dos copias; la original para contabilidad, 1° copia Materiales
1 Usuario
para el usuario; debidamente requisitados y
autorizado y lo entrega al almacén para surtimiento
Revisa que el documento “requerimiento de Requerimiento de
Área de
materiales del área solicitante “este correctamente Materiales
recepción de
2 elaborado y autorizado
materiales en el
Si no está correcto sigue la actividad n° 3
Almacén
Si esta correcto sigue la actividad n°4
Área de Devuelve el documento de requerimiento de
recepción de materiales y el material no debe surtirse.
3 materiales en el Fin del procedimiento
Almacén
Área de Verificación de Stock
recepción de Si hay stock pasa a la actividad n°5
4 materiales en el Si no hay stock pasa a la actividad n° 10
Almacén
Área de Procede hacer el Vale de salida del Almacén Vale de Salida
recepción de
5 materiales en el
Almacén
Área de Surte el material, firma de recibido y entregado y lo
recepción de turna al encargado de registro de Kardex o en el
materiales en el sistema informático.
Almacén
Área de Kardex Ordena los Vales por línea y asigna número de folio
6 del Almacén
Registra el movimiento en Kardex en la tarjeta o Kardex
Área de Kardex sistema informático (de acuerdo al Vale alista los
7 del Almacén productos según FIFO, LIFO, PPP; según sea el
caso); sella y firma.
Distribuye de documento de vales de salida y/o
Área de Kardex imprime reporte de entradas y salidas; original para
8 del Almacén contabilidad; y una copia para el usuario y el
almacén.
Área de Kardex Archiva copia del almacén para posterior consulta.
9 del Almacén Fin del proceso
Área de Consulta Kardex o Sistema Informático
recepción de
10 materiales en el
Almacén
Área de Verifica existencia actual, anota datos de activación
recepción de de orden viajera y fecha de envió de reposición de
11 materiales en el bienes a adquisiciones o compras.
Almacén
Área de Sella la requisición de materiales con la leyenda
recepción de “No existencia” y lo devuelve al usuario quedándose
12 materiales en el con la copia del mismo
Almacén
Con copia de la requisición de materiales elabora
13 Jefe de Almacén memorando de solicitud de reposición urgente de
bienes al Área de Adquisiciones o Compras
Distribuye el memorando: original para compras; 1°
14 Jefe de Almacén
copia Gerencia y 2° copia Almacén
37
Fin del Procedimiento
ORGANIZACIÓN DEL ALMACÉN
9. OBJETIVOS
 La organización interna de un almacén tiene mucho que ver con el éxito

de su funcionamiento. A continuación se mencionan algunos puntos de
organización que se aplican a los puestos administrativos y operativos del
almacén.
 La autoridad y la responsabilidad debe alinearse, para evitar que exista
una sin la otra.
 Los puestos administrativos y de oficina se establecen de acuerdo con las
funciones, tales como programación, archivo y toma de orden de entrega
o pedido y no por línea de productos, o sea el manejo de todo el trabajo
relacionado con un producto "x".
 Mediante un continuo programa de adiestramiento los supervisores del
almacén o responsables de esta actividad, deben cerciorarse de que más
de una persona conozca los deberes de cada puesto, de modo que el
almacén pueda seguir funcionando en caso de que ocurra una ausencia
inesperada.
 Los deberes administrativos y de oficina, deben ser específicos en forma
de instrucciones de tareas.
 Establecer los procedimientos apropiados para asegurar una eficaz
responsabilidad física de los inventarios.
 Es muy importante que los empleados del almacén reciban un trato firme
equitativo.
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
Responsable de la jefatura del almacén

a) Es responsable del buen funcionamiento de todo el almacén, de acuerdo
con los objetivos establecidos.
38
b) Debe cerciorarse de que estén cubiertos todos los puestos, deberes y

funciones.
c) Apoya zonas débiles, hasta que puedan reforzarse.
d) Ocupa los puestos de los supervisores en caso de ausencia.
e) Da especial atención a la seguridad personal y adiestramiento de los
empleados a su cargo.
f) Proporciona la información relativa a las operaciones del almacén a las
áreas involucradas en el manejo y control del mismo.
g) Planea el futuro y constante mejoramiento de las operaciones del
almacén.
Secretaria o personal designado para esta labor

a) Desempeña el trabajo de secretaria del Jefe o encargado y Supervisores
de
b) Almacén.
c) Es encargada de los archivos y registros confidenciales de su Jefe.
d) Colabora en la preparación y distribución de los informes y
correspondencia del almacén.
e) Desempeña los trabajos de rutina de la oficina, para que el jefe o
encargado, este en libertad de tomar decisiones importantes y se
encargue de la planeación y buen funcionamiento del almacén.
f) Conoce los deberes del personal administrativo y les ayudará a
desempeñarlos, durante los períodos de exceso de trabajo y durante las
ausencias.
Supervisor o responsable de esta función.
39
a) Coordina las actividades del personal y la planeación del trabajo del

almacén.
b) Programa anticipadamente las actividades, para aprovechar
adecuadamente la mano de obra y equipo.
c) Elabora y mantiene actualizado el plano del almacén, designando zonas
de almacenaje para los materiales.
d) Encargado de que se realice el mantenimiento adecuado del equipo y
edificio.
e) Ocupa el puesto del Jefe o encargado del almacén durante su ausencia.
f) Conoce el trabajo de sus colaboradores, para apoyarlos cuando sea
necesario.
g) Supervisa el trabajo de las áreas de Kardex, entrega y recepción de
productos.
h) Responsable de controlar las ordenes de entrega y/o pedidos de las
compras, llevando cuenta y control de las recepciones de materiales.
i) Ordena el trámite para la reposición de existencias.
j) Proporciona información a las áreas involucradas en el control del
almacén.
k) Consolida la operación con las áreas de Informática y Contabilidad.
l) Supervisa el trabajo de los almacenistas y del operador de la báscula.
m) Responsable del abastecimiento, almacenamiento y conservación de las
existencias del almacén.
n) Mantiene en orden y limpio el almacén.
o) Cuida de la seguridad del personal y protegerá los inventarios y equipos,
contra daños y pérdidas.
p) Protege las existencias contra posibles diferencias de inventarios,
previniendo la omisión, duplicidad u otro tipo de errores de registro, de los
movimientos de entradas o salidas de los productos.
Encargado del Kardex o responsable de esta función.
40
a) Responsable del registro veraz y oportuno de todas las entradas y salidas

de materiales, ya sea en forma manual o en sistema de cómputo.
b) Activa los ordenamientos, para la reposición de las existencias.
c) Controla y archiva los documentos fuente.
d) Auxilia a las diferentes áreas del almacén cuando se requiera.
Recepcionista de Materiales o responsable de esta labor.

a) Responsable de verificar que los materiales comprados reúnan las
especificaciones indicadas en las órdenes de entrega o pedidos y genera
la documentación necesaria para su registro control y pago
correspondiente.
b) Se encarga de llevar un adecuado control de la documentación e
información por recepciones, permitiendo un flujo rápido y continuo.
c) Auxilia a las diferentes áreas del almacén cuando se requiera.
Operador de la Báscula o responsable de esta labor.

a) Responsable de informar el peso de los vehículos de carga que entran y
salen del Centro de Trabajo, a través un certificado o en la documentación
presentada por los operadores.
b) Archiva los informes y/o certificados por mes y número consecutivo.
c) Auxilia a las diferentes áreas del almacén cuando se requiera.
ASIGNACIÓN DE ACTIVIDADES
RESPONSAB
LE
N° ACTIVIDAD FRECUENCIA
Supervisió 1 Activación de requisiciones viajeras a compras Diario
n 2 Revisión del reporte del material de consumo intenso Diario
3 Control de salidas de planta Diario
4 Coordinar operaciones de recibo, sin descuidar Diario
almacenaje y despacho de materiales
5 Revisión de materiales recibidos por proveedores Diario
6 Programar Actividades del personal Semanal
7 Coordinar con Compras las devoluciones a Semanal
proveedores
8 Elaboración de listas de asistencia del personal de Semanal
confianza
41
9 Inspección del área de Kardex, recibo y despacho de Semanal

materiales y báscula
10 Elaboración de reporte de actividades Semanal
11 Programar la rotación de turnos del personal Semanal
12 Verificar la asistencia del personal Diario
13 Elaborar el registro de vales de salidas Diario
14 Verificar documentación para entregar al área de Diario
Kardex : informe de recepción, devolución al
proveedor, vales de salida, devoluciones internas
15 Seleccionar y verificar “no existencias Diario
16 Entrega de documentos a las áreas involucradas Diario
17 Coordina emisión de listados previos de existencias Diario
18 Control de Activos Fijos, herramientas, materiales Diario
propios, para el desempeño de las funciones del
almacén
19 Coordina con compras la entrega de pedidos Diario
20 Revisión de escritorios Diario
21 Supervisa el área de Kardex para que opere Diario
fluidamente
22 Supervisa el área de recepción de materiales para Diario
que la operación sea fluida
23 Reporte a la Jefatura de Almacén las situaciones más Diario
relevantes del turno
24 Planeación de Actividades Semanal
25 Inspección del Área de Kardex: Diario
Control de Folios.
Control de Requisiciones.
Control de Modificaciones al Maestro.
Archivo de Vales de Salida.
Archivo de devoluciones Internas.
Archivo de listado de existencias.
Archivo de reporte de artículos de consumo intenso.
26 Inspección del área de recepción de materiales: Diario
Control de folios
Control de O/P
Archivo de ordenes de entrega o pedido O/P de
proveedores
Archivo de ordenes de entrega (O/P) surtidos
Archivo de Requisiciones
Archivo de Informes de Recepción
Archivo de Informes de Recepción sin orden de
entrega o pedido (O/P)
Archivo de Devoluciones
Archivo de Relaciones de Compra
27 Coordinar las modificaciones al sistema informático Diario
28 Actualización de resguardos de herramientas Trimestral
29 Verificar el seguimiento de Requisiciones Diario
30 Verificar las Tarjetas Kardex: Diario
Control de Movimientos.
42
Control de órdenes de compra o pedidos.

Requisición viajera
31 Recorrido del área de trabajo Diario
32 Verificar la asistencia del personal Diario
33 Asignar Actividades al personal Diario
34 Revisar las tareas desarrollados por el último turno Diario
35 Asignar tareas al último turno Diario
36 Archivo de documentos Diario
37 Inspeccionar el despacho de Materiales Diario
38 Solicitar equipo para el manejo de materiales Diario
39 Atención a usuarios Diario
40 Inspeccionar el área de báscula Diario
41 Mantener ordenadas y limpias las áreas asignadas al Diario
almacén
42 Preparar vales de salida para entregar a usuarios Diario
43 Verificación de cantidades físicas de cada material Diario
contra el Kardex o sistema informático
44 Verificar que el buen acomodo de existencias sea Diario
permanente
45 Revisar Vales de Salida Diario
46 Analizar documentos no operables (Saldos rojos) Diario
47 Cuidado y Conservación de Materiales Diario
48 Planeación de Trabajo Semanal
E. DOCUMENTOS EN EL PROCESO DE COMPRAS
1. REQUESICIÓN DE COMPRAS
Una requisición de compra es una solicitud escrita que usualmente se
envía para informar al departamento de compras acerca de una necesidad
de materiales o suministros.
43
Ésta a su vez es originada y aprobada por el Departamento que requiere

los bienes o servicios.
Las características que contienen son las siguientes:
1) Número de requisición
2) Nombre del solicitante
3) Departamento del solicitante
4) Centro de costos del solicitante
5) Fecha de pedido
6) Número de proyecto
7) Nombre del artículo y descripción
8) Código o número del artículo o catalogo
9) Cantidad de artículos solicitada
10)Proveedor o sugerencia del mismo
11)Fecha de entrega requerida
44
 Una requisición de compra es propiedad del Departamento que la

origina y no debe ser cambiada por el Departamento que compra
sin antes obtener la aprobación del Departamento que la originó.
Esto último (control esencial) es importante y actualmente no está
claramente definido en algunos de los sistemas de software de
abastecimiento más populares en el mercado.
 En algunos "ambientes" industriales (ej. la línea de producción), al

Departamento que compra le puede ser asignada la responsabilidad
de solicitar y comprar bienes. Esto es especialmente cierto para las
compras de materia prima donde el Departamento de Compras
también es responsable de la administración del inventario.
 Una requisición de compra no es una orden de compra y por lo

tanto nunca debe ser usada para comprar bienes o servicios.
Tampoco debe ser usada como autorización de pago para una
factura proveniente de un proveedor de bienes o servicios.
45
2. SOLICITUD DE COTIZACIÓN
46
La solicitud de cotización es la carta por medio de la cual se solicita una

cotización a cierta empresa, la cual le deberá de responder dicha
cotización especificándole: Los precios de los productos o elementos que
se solicitan, tiempo de entrega, forma de pago, entre otras
especificaciones necesarias, las cuales le ayudaran a tomar la mejor
decisión de compra.
En una solicitud de Cotización se describen detalladamente los productos

o elementos que desea cotizar su empresa.
SOLICITUD DE COTIZACIÓN (SDC)

[Número y Nombre del Proyecto]
Para: Señores de Referencia (Número y Nombre del Proceso)

(Nombre de la empresa) (Favor indicar en comunicaciones
(Dirección de la empresa) sucesivas)
(Ciudad)
Tel: (Número) Fecha: (Día, Mes, Año)
Fax: (Número) Tel: (Número)
Fax: (Número)
El [nombre de la institución] en su carácter de [Organismo Nacional de Ejecución/Socio

Implementador, especificar] del Proyecto [Número y Nombre del Proyecto] en adelante, el
Proyecto, le invita a cotizar los bienes que se indican a continuación:
Item Breve descripción Cantidad

N°
1
2
Validez mínima de la oferta: 30 días 45 días 60 días
Términos de adquisición: Plaza CIP Guatemala Otro ________
Lugar de entrega de los bienes:
47
Forma de pago: 100% quince días después de recibir a entera

satisfacción la totalidad de los bienes.
Facturas emitidas a nombre de: (indicar)
 Para facturas emitidas en Quetzales, el pago del

IVA se hará mediante una constancia de exención
emitida por el PNUD por el monto del impuesto
cargado en la factura.
 Los pagos a proveedores ubicados en un país
distinto al del Comprador, el pago se efectuará por
medio de transferencia bancaria. El costo de la
transferencia será deducido del pago ya que es
responsabilidad del proveedor cubrirlo.
Plazo de la entrega de los bienes:
Lugar para presentación de ofertas: (indicar dirección)
Fecha para presentación de ofertas: (Día y Hora)
Esta invitación y la Orden de Compra a suscribir con el proveedor adjudicado podrá leerse en la
página Web de (por ejemplo: del Organismo Nacional de Ejecución, Socio Implementador, entre
otros).
Favor considerar que la presentación de una cotización implica que el Oferente ha leído y
aceptado todas las condiciones que son parte de esta SDC, incluida la Orden de Compra con sus
Condiciones Generales.
Para fines de evaluación y comparación, todos los precios de las cotizaciones expresados en
distintas monedas se convertirán a Dólares de los Estados Unidos de América, utilizando para
dicho efecto el tipo de cambio de referencia del Programa de las Naciones Unidas para el
Desarrollo, vigente en el mes de presentación de la oferta.
El resultado de esta SDC será publicado en la página Web antes indicada, por lo que únicamente
el Oferente adjudicado recibirá comunicación por escrito.
Quedamos a la espera de su cotización.
Atentamente,
Coordinador del Proyecto
48
49
50
3. CUADRO COMPARATIVO DE COTIZACION
Es un formato que permite analizar diferentes cotizaciones desde el punto

de vista económico, logístico y operacional.
51
4. ORDEN DE COMPRA O NOTA DE PEDIDO

Para tratar de entender la importancia que tiene el proceso de administración
y manejo de órdenes de compra dentro del proceso comercial, podríamos
ejemplificarlo con el funcionamiento de la maquinaria de un reloj en el que
todas y cada una de las piezas que lo componen, son indispensables para
mantener su óptimo desempeño, para mover segundo a segundo cada
manecilla. Si alguno de los engranes que componen la maquinaria no
funciona con precisión, seguramente el reloj marcará una hora inexacta.
En el proceso comercial, cada uno de los elementos que lo componen, son
de vital importancia para obtener un óptimo nivel de eficiencia y ese es el
caso de la orden de compra.
La importancia de este elemento radica en su función como detonador del
proceso de abasto de la mercancía y proporciona continuidad al ciclo
comercial.
Sin embargo, tal como sucede con el ejemplo de la maquinaria del reloj en el
que todos los elementos están íntimamente relacionados, en el proceso
comercial sucede lo mismo.
QUÉ ES UNA ORDEN DE COMPRA?
Una orden de compra es un documento que emite la organización o entidad

compradora para adquirir un bien o un servicio y cubrir así, alguna necesidad
o requerimiento existente de acuerdo a las prácticas de negocio
establecidas.
Este documento de manera implícita formaliza los acuerdos comerciales y
garantiza la contraprestación que por lo general corresponde al pago del bien
o servicio; asimismo, se considera el detonador del proceso comercial.
52
LA ORDEN DE COMPRA
La Orden de Compra es una forma de Contrato; con las condiciones que el

comprador estipula, y que es aceptada por el vendedor (proveedor); incluye
la descripción de la mercancía o servicio, cantidades, plazos de entrega,
precios y condiciones de pago.
Al emitir la O/C debemos registrar la cantidad pedida, sumándola a nuestro

saldo de pedidos pendientes.
Esto es porque cuando determinemos las Cantidades a Comprar
(Necesidades Netas de Materiales) debemos conocer las Cantidades
Pendientes de entrega por nuestros proveedores.
Requisitos de una O/C o Nota de Pedido N/P
1. Número de la Orden de Compra
2. Fecha en que se realizo el pedido
3. Nombre de la persona con quien se confirmó el
pedido
4. Nombre y dirección del Proveedor
5. Dirección del lugar a donde se debe entregar la
mercancía
6. Cargo del departamento que hará uso del bien o
servicio
7. Número de Requisición
8. Número del Proveedor
9. Número de Cuenta
10. Persona que recibirá en la planta
11. Vía de Embarque
12. Condiciones de pago.
13. Impuestos Correspondientes.
14. Número y descripción de partida
15. Número de Parte.
16. Unidad de medida.
17. Cantidad.
18. Precio Unitario
19. Sub. Total de la O/C
20. Descuentos
21. Notas u Observaciones
22. Nombre y Firma del Comprador
53
23. Nombre y Firma del Gerente de Compras

Distribución de la O/C
Original: Proveedor
Copia N°1: Compras.
Copia N°2: Almacén.
Copia N°3: Contabilidad.
Copia N°4: Archivo.
Adicionalmente se podrá entregar información:
Copia N°5: Usuario.
Copia N°6 Cuentas por Pagar.
MODELOS DE ORDENES DE COMPRA
54
55
ORDEN DE COMPRA
SUNAT
SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE ADMINISTRACIÓN TRIBUTARIA
Nombre de la dependencia INTENDENCIA REGIONAL CUSCO
Dirección de la dependencia Calle Santa Teresa N° 370

Teléfono/Fax 227721
RUC: 20131312955
NUMERO O/S FECHA DE EMISION

Señores: HAMIRA S.A. 20072N00000009 14-06-2007
RUC: 20345300415 LUGAR DE ATENCIÓN
Dirección: Av. Federico Gallesse 749-C San Miguel – Lima.
Nombre Comercial: Intendencia Regional Cusco
56
De acuerdo a su propuesta de fecha 13-07-2007, les

agradeceremos se sirvan atender lo siguiente:
SERVICIO DE PINTADO DE LA INTENDENCIA REGIONAL CUSCO
ÍTEM 01 DESCRIPCIÓN UNID. CANT. P.UNIT. TOTAL
1.01 Acondicionamiento y pintura general. M2 850 4.4890 3,815.65

Acondicionamiento y pintura general de
1.02 puertas metálicas. M2 42 5.0320 211.34
FORMA DE PAGO: Cheque de Gerencia.
GARANTIA : 07 Meses.
PLAZO DE EJECUCIÓN: 11 días calendario de entregada la Orden de Compra
LUGAR DE EJECUCIÓN: Local de la Intendencia Regional Cusco y Aduana Cusco.
Las bases y la propuesta del proveedor forma parte de la presente orden de servicio.
SOLICITADO POR: Intendencia Regional Cusco.
PROCESO DE SELECCIÓN: AMC- 0003-2007-SUNAT/2N0000
EL CONTRATISTA SE OBLIGA A CUMPLIR CON LAS OBLIGACIONES QUE LE CORRESPONDEN, BAJO SANCIÓN DE
QUEDAR INHABILITADO PARA CONTRATAR CON EL ESTADO, EN CASO DE INCUMPLIMIENTO.
COSTO DIRECTO 4,026.99

IGV 19% 765.13
TOTAL ( en nuevos soles ) 4,792.12
57
58
SISTEMA EDI Y ÓRDENES DE COMPRA ELECTRONICAS
EDI por sus siglas en inglés (Electronic Data Interchange) es el intercambio

electrónico de datos estructurado de computadora a computadora y de aplicación
a aplicación, sin intervención humana y sin papel, entre corporaciones,
instituciones o individuos, utilizando un formato estándar para los documentos de
negocios entre las empresas. En lugar de preparar los documentos y enviarlos a
través del correo o utilizar otro medio
de comunicación, los usuarios de EDI, intercambian la información de negocios
directamente entre sus sistemas de información.
EDI es independiente de los sistemas internos de las empresas, ya que su
enlace con ellos se establece como una fuente de información.
EDI se basa en la utilización de mensajes estándar, asegurando que todos los
participantes utilicen un lenguaje común de Negocios. Un mensaje consiste en
formatos uniformes adoptados para la transmisión electrónica de los documentos
de negocios (las transacciones). Además, incluye elementos de seguridad y
control referentes a la utilización de las transacciones.
Es importante destacar que el intercambio electrónico de datos no sólo
comprende la recepción de información, sino todo un ciclo de
transacciones de una empresa, desde la orden de compra hasta el aviso
de pago que pone fin al proceso. De tal manera que la transmisión de
datos es de forma bidireccional recibiendo y enviando información
automatizada sin la necesidad de volver a capturar datos en ningún punto
del proceso.
Un factor clave en la operación del proceso es el correcto uso y aplicación

de los estándares. Sin embargo, la interpretación y el uso que se les da
dependen directamente de las necesidades del negocio.
La orden debe contener información comercial y específica bajo
condiciones acordadas entre el vendedor y el comprador del bien a
59
adquirir; así como los términos de entrega, las penalidades por

incumplimiento, descuentos, bonificaciones, etc.
Una vez que el producto se ha vuelto parte del surtido, todos los atributos y
características del mismo, deben estar disponibles para el detallista, esta
información será integrada y se le añade información específica como la
definición de los niveles de inventarios y el detalle logístico.
Los datos necesitan ser agregados desde diversas fuentes del fabricante y
diseminados a todos sistemas del detallista. Todos los cambios necesitan ser
comunicados y validados, para entonces actualizarlos en todos los sistemas de
información.
Logrando así asegurar la calidad de la información durante todo el proceso
comercial.
GENERACIÓN DE ÓRDENES DE COMPRA
Tradicionalmente, los detallistas compran productos basados en pronósticos de

demanda construidos en función al nivel de ventas y desplazamientos, las
órdenes de almacén, promociones planeadas, requerimientos del sistema
automático de resurtido y la actividad de la competencia.
Estos pronósticos de demanda se combinan con el tiempo en que se incurre en
abastecer la mercancía y de la cantidad económica destinada a la compra.
La información sobre la orden del detallista es enviada al fabricante
electrónicamente, a través de EDI. Una vez que se recibe el mensaje, la
información se integra de manera automática, afectando a todas las áreas de la
empresa involucradas en el proceso.
Un vez que el fabricante recibe las órdenes, éstas son ingresadas dentro del
sistema del fabricante, las órdenes son programadas para ser aprovisionadas
basadas en los tiempos previstos y acordados, así como en la disponibilidad del
inventario, etc.
60
En este punto del proceso la secuencia de comprobación de errores y

correcciones reduce el número de problemas en las órdenes, previo a cualquier
actividad de fabricación o de almacenamiento. Los fabricantes realizan el
traslado de los artículos solicitados al centro de distribución del cliente, o bien,
efectúan entregas directas en tienda.
RECIBO DE MERCANCÍA
Tanto el fabricante y el detallista, programarán y recibirán embarques basados

en la información enviada. El nivel de intercambio de información tiene un
impacto significativo en la productividad del proceso de recepción dentro del
centro de distribución. Las operaciones que usan el Aviso Anticipado de
Embarque y el escaneo de pallet son capaces de programar los horarios de
descarga y salida para minimizar los cuellos de botella en el lote. En contraste,
cuando no utilizan el escaneo ni el Aviso Anticipado de Embarque y se requiere
de la inspección manual de los productos descargados y reubicados, las
operaciones no son optimizadas. En la operación manual hay una posibilidad
mucho mayor de cometer errores de todas clases en la información.
GENERACIÓN DE LA FACTURA
Los fabricantes crean las facturas correspondientes en función a la mercancía

ordenada y en algunos casos modifican sus facturas para igualarlas con las
órdenes que reflejan los embarques de producto. Para las órdenes que deben
ser entregadas directamente en la tienda, la factura se basa enteramente en el
producto entregado. El detallista compara la información de sus órdenes de
compra con la información del proceso de recibo y con la factura
correspondiente. Debido a que los errores de recibo son de los más susceptibles
a incluir errores en el inventario del detallista, la factura iguala el proceso e
impone un alto nivel de integridad de la información.
Las diferencias entre estos documentos pueden ser resultantes en reducciones o
retrasos en el pago, mientras se aclaran estas diferencias.
61
ACOMODO Y EXPOSICIÓN DE MERCANCÍA EN PISO DE VENTAS
Una vez recibida la mercancía en la tienda es exhibida en el piso de venta,

dándole continuidad a las estrategias planeadas de promoción y mercadeo del
producto para que sea susceptible de ser adquirida por el consumidor.
La mercancía es escaneada en su paso por el punto de venta permitiendo
controlar su desplazamiento.
Por otro lado, esta acción afecta directamente los sistemas de resurtido de la
tienda para la generación de futuras órdenes de compra.
EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO Y CONSIDERACIONES PARA EL

RESURTIDO
Siguiendo todos estos pasos, la información referente a las ventas y niveles de

inventario es analizada y compartida con el fabricante, con la intención de
negociar y evaluar su desempeño en el mercado. Con esta información se
definen los criterios para el resurtido de la mercancía y su continuidad en el
mercado.
¿POR QUÉ ES IMPORTANTE IMPLEMENTAR LA ORDEN DE COMPRA

ELECTRÓNICA?
La implementación, administración y el correcto uso de las órdenes de compra,

forman parte fundamental del concepto de Respuesta Eficiente al Consumidor
(ECR) ya que promueve una serie de prácticas eficientes, mismas que se
convierten en razones de peso para implementar el uso de la orden de compra
electrónica.
 Reducción del tiempo en el ciclo de orden

 Eficiencia en el Almacén
 Exactitud en el Manejo / Procesamiento de los
 Mensajes
62
 Incremento en la Productividad del Vendedor /Comprador.
REDUCCIÓN DEL TIEMPO EN EL CICLO DE ORDEN
EFICIENCIA EN ALMACÉN
63
EXACTITUD EN EL PROCESAMIENTO DE LOS MENSAJES
INCREMENTO EN LA PRODUCTIVIDAD DE PROVEEDORES Y DETALLISTAS
64
ELEMENTOS BÁSICOS PARA IMPLEMENTAR LAADMINISTRACIÓN Y

MANEJO DE ÓRDENES DE COMPRA
Dentro del proceso de administración y manejo de órdenes de compra existen

una serie de elementos indispensables tanto en la integración, así como en la
obtención de eficiencia en el ciclo comercial.
Los elementos básicos para la implementación de la orden de compra son:
1. Alineación y sincronización de información entre cliente/proveedor
2. Aplicación y uso de los estándares vigentes de identificación
3. Tecnología de información (software y hardware)
4. Integración de EDI entre proveedores y detallistas.
ALINEACIÓN Y SINCRONIZACIÓN DE INFORMACIÓN ENTRE CLIENTE

PROVEEDOR
La sincronización se define como un proceso que mantiene permanentemente

actualizada la información comercial y de negocio entre los diferentes socios
comerciales.
Consiste en integrar el detalle comercial de las mercancías en una base de datos
en donde la información debe ser homogénea para todos y cada uno de los
usuarios (detallistas) de la información. El detalle de esta información debe incluir
el alta de los nuevos artículos, cambios y modificaciones sobre los productos ya
existentes, administración y manejo de promociones, así como la baja de
productos.
La información debe mantener un estándar y, de manera general se realizan
procesos para la constante actualización de la información.
El impacto que tiene este elemento con la administración y manejo de órdenes

de compra, está directamente relacionado con la calidad y confianza en la
información que contiene cada orden, así como en la reducción de los errores
65
derivados de una deficiente sincronización de información entre

cliente/proveedor.
Errores que impactan directamente la eficiencia del proceso propiciando el
procesamiento manual añadiendo costos de operación en el mantenimiento y
corrección de los errores derivados de esta deficiencia.
TECNOLOGÍA DE INFORMACIÓN
Los sistemas de información constituyen un elemento clave en el proceso de
administración y manejo de órdenes de compra, su importancia radica en el
óptimo control y seguimiento que le dan a los artículos, así como su desempeño
en el punto de venta. Para los detallistas es indispensable integrar todas las
transacciones de la tienda en un sistema de captura automática de datos (ADC)
conocido como Scanning.
La tecnología de información debe contemplar la totalidad de los datos del

producto, que van desde su rotación, costo, hasta el detalle histórico de ventas.
En particular la generación de las órdenes se determina en función a la
información proporcionada por estos, tomando en consideración los inventarios
de seguridad, puntos de reorden, tiempos de surtido y niveles de cumplimiento
en las mismas.
INTEGRACIÓN DE EDI ENTRE PROVEEDORES Y DETALLISTAS
Este elemento permite operar el intercambio de información entre cliente-

proveedor y es necesario tanto para el envío de la información como para la
recepción e integración por parte del fabricante en el manejo de la orden.
La eficiencia en el proceso será en gran medida determinada por el nivel de uso
y automatización que se le dé a la información.
66
ELEMENTOS MÍNIMOS DE UNA ORDEN DE COMPRA

De manera general y en función al estándar vigente usado en la orden de
compra, se determinan algunos elementos mínimos que debe contener una
orden como son:
1. Nombre y número de localización de la compañía que hace el pedido.
2. Número de orden de compra.
3. Nombre y número de localización del proveedor.
4. Fecha del pedido y fecha de entrega requerida.
5. Términos de entrega y de pago.
6. Cantidad de artículos solicitados.
7. Número de catálogo.
8. Descripción.
9. Precio unitario y total.
10. Costo de envío, de manejo y relacionados.
11. Costo total de la orden.
12. Datos del lugar de entrega de la orden.
Una orden de compra o nota de pedido es un documento que un comprador
entrega a un vendedor para solicitar ciertas mercaderías. En él se detalla la
cantidad a comprar, el tipo de producto, el precio, las condiciones de pago y
otros datos importantes para la operación comercial.
Por ejemplo: “Juana, toma la orden de compra de Martínez y prepara el pedido

que pasarán a retirarlo en una hora”, “Acaba de llegar una orden de compra por
un valor de 5.000 dólares”, “No entiendo qué paso, en la empresa me dicen que
nunca recibieron la orden de compra”.
Por lo general, la orden de compra menciona el lugar y fecha de emisión, el

nombre y domicilio del comprador y del vendedor, datos impositivos, detalles de
las mercaderías pedidas y condiciones de pago y entrega. Es importante que se
aclare que dicho documento no es válido como factura.
67
La orden de compra tiene, al menos, un duplicado, ya que se entrega el original

al vendedor mientras que el comprador se queda con el duplicado. De esta
manera, ambos tienen constancia de la operación que se concretará: el
comprador, para demostrar qué mercaderías ha solicitado; el vendedor, para
preparar el pedido e iniciar el proceso de facturación.
Puede decirse, en definitiva, que la orden de compra es una solicitud escrita de
determinados productos a un precio acordado y con ciertas condiciones de pago
y entrega. Se trata de una autorización que el comprador concede a que le
presenten una factura por la compra de las mercancías.
5. GUÍA DE REMISIÓN
Es un documento que se emplea en el comercio para enviar las mercaderías
solicitadas por el cliente según su nota de pedido (orden de compra) y éste
se encuentra impreso y membretado, según la necesidad de la empresa.
Sirve para que el comerciante tenga testimonio de los artículos que ha

entregado en las condiciones solicitadas y aprobado por el departamento de
ventas.
Este documento se extiende por duplicado o triplicado según la necesidad de

la empresa, por lo general es práctico que sea un talonario con tres copias,
una queda en el talonario para la empresa que vende, la otra es entregada al
cliente junto con las mercaderías y la tercera es devuelta con la firma de
conformidad del cliente en el que certifica haber recibido conforme.
Requisitos de una Guía de Remisión.- Los requisitos son los siguientes:

1. Membrete o razón social de la casa vendedora
2. Numeración correlativa
3. Lugar y fecha
4. Nombre o razón social de comprador
68
5. Dirección del cliente

6. Detalle de los artículos
7. Cantidad (indicando si son docenas, cientos, etc.)
8. Precio unitario y total
9. Firma del vendedor
10. Firma del cliente, comprador o persona que recibe los artículos.
El que emite es el remitente ya sea persona natural o jurídica, el que envía el

bien.
El documento se debe emitir un original y 3 copias.
El transportista está en la obligación de conservar una copia para SUNAT y

para mantener una copia en archivo
OBLIGADOS A EMITIR GUÍAS DE REMISIÓN

1. Cuando el traslado se realice bajo la modalidad de transporte privado, los
sujetos mencionados a continuación deberán emitir una guía de remisión
denominada "Guía de Remisión – Remitente":
1.1. El propietario o poseedor de los bienes al inicio del traslado, con

ocasión de su transferencia, prestación de servicios que involucra o no
transformación del bien, cesión en uso, remisión entre
establecimientos de una misma empresa y otros.
1.2. El consignador, en la entrega al consignatario de los bienes dados en
consignación y en la devolución de los bienes no vendidos por el
consignatario.
1.3. El prestador de servicios en casos tales como: mantenimiento,
reparación de bienes, servicios de maquila, etc.; sólo si las
condiciones contractuales del servicio incluyen el recojo o la entrega
69
de los bienes en los almacenes o en el lugar designado por el

propietario o poseedor de los mismos.
1.4. La agencia de aduana, cuando el propietario o consignatario de los
bienes le haya otorgado mandato para despachar, definido en la Ley
General de Aduanas y su reglamento.
1.5. El Almacén Aduanero o responsable, en el caso de traslado de bienes
considerados en la Ley General de Aduanas como mercancía
extranjera trasladada desde el puerto o aeropuerto hasta el Almacén
Aduanero.
1.6. El Almacén Aduanero o responsable, en el caso de traslado de bienes
considerados en la Ley General de Aduanas como mercancía
nacional, desde el Almacén Aduanero hasta el puerto o aeropuerto.
Se consideran como remitentes a los sujetos obligados a emitir guías de

remisión conforme a lo señalado en los numerales antes mencionados.
El remitente emitirá una guía de remisión por cada punto de llegada y

destinatario. Cuando para un mismo destinatario existan varios puntos de
llegada, una sola guía de remisión del remitente podrá sustentar dicho
traslado, siempre que en ésta se detallen los puntos de llegada.
Los sujetos señalados en los numerales 1.3 a 1.6 no tienen la condición de

propietarios ni poseedores de los bienes. En estos casos, para efecto de lo
dispuesto en los numerales 8 al 10 del artículo 174° del Código Tributario, se
considerará como remitente al propietario o poseedor de los bienes al inicio
del traslado.
2. Cuando el traslado se realice bajo la modalidad de transporte público:

2.1 Se emitirán dos guías de remisión:
70
2.1.1. Una por el transportista, denominada "Guía de Remisión –

Transportista", en los casos señalados en los numerales
anteriores del presente artículo; y,
2.1.2. Otra por el propietario o poseedor de los bienes al inicio del
traslado o por los sujetos señalados en los numerales 1.2 a 1.6 del
presente artículo, denominada "Guía de Remisión – Remitente".
El transportista emitirá una guía de remisión por cada propietario, poseedor o

sujeto señalado en los numerales 1.2 a 1.6 del presente artículo que genera
la carga, quienes serán considerados como remitentes.
Lo dispuesto en el párrafo anterior será de aplicación incluso cuando se

trasladen bienes de más de un remitente en un mismo vehículo, salvo lo
previsto en el numeral 1.8 del artículo 20° del presente reglamento.
2.2. Se emitirá una sola guía de remisión a cargo del transportista, tratándose
de bienes cuya propiedad o posesión al inicio del traslado corresponda a:
2.2.1. Sujetos no obligados a emitir comprobantes de pago o guía de
remisión.
2.2.2. Las personas obligadas a emitir recibos por honorarios.
2.2.3. Sujetos del Nuevo Régimen Único Simplificado.
Para efecto del presente artículo, se entiende como responsable a aquel

sujeto que sin tener la calidad de Almacén Aduanero conforme a lo dispuesto
en la Ley General de Aduanas puede remitir bienes en los casos señalados
en los numerales 1.5 y 1.6 del presente artículo.
1. GUÍA DE REMISIÓN DEL REMITENTE
En el caso de la guía de remisión emitida por el propietario, poseedor de

los bienes o alguno de los sujetos señalados en los numerales 1.2 a 1.6
del artículo 18° del presente reglamento, independientemente de que el
71
transporte se realice bajo la modalidad de transporte privado o público,

ésta deberá contener la siguiente información:
INFORMACIÓN IMPRESA
1.1 Datos de identificación del remitente:
a. Apellidos y nombres, o denominación o razón social.
Adicionalmente, los contribuyentes que generen rentas de tercera
categoría deberán consignar su nombre comercial, si lo tuvieran.
b. Dirección del domicilio fiscal y del establecimiento donde esté
localizado el punto de emisión. Podrá consignarse la totalidad de
direcciones de los diversos establecimientos que posee el
contribuyente.
c. Número de RUC.
1.2 Denominación del documento: GUÍA DE REMISIÓN – REMITENTE.
1.3 Numeración: Serie y número correlativo.
1.4 Motivo del traslado: Deberá consignar las siguientes opciones:
a. Venta
b. Venta sujeta a confirmación del comprador
c. Compra
d. Consignación
e. Devolución.
f. Traslado entre establecimientos de la misma empresa
g. Traslado de bienes para transformación
h. Recojo de bienes.
i. Traslado por emisor itinerante de comprobantes de pago
j. Traslado zona primaria
k. Importación
l. Exportación
m. Venta con entrega a terceros. Esta opción será utilizada cuando el
comprador solicita al remitente que los bienes sean entregados a
un tercero, quien será considerado como destinatario para efecto
72
de la información a consignar en la guía de remisión. Asimismo, se

indicará el número de RUC del comprador, o en su defecto, el tipo
y número de su documento de identidad y sus apellidos y
nombres.
n. Otras no incluidas en los puntos anteriores, tales como exhibición,
demostración, entrega en uso, traslado para propia utilización;
debiendo consignarse expresamente el motivo del traslado.
Se debe indicar cuál de las opciones motiva el traslado.

En caso que no se utilice alguna de las opciones podrá imprimirse sólo
aquellas empleadas.
Tratándose de guías de remisión del remitente emitidas por sujetos
acogidos al Nuevo Régimen Único Simplificado no se consignará los
motivos señalados en los literales d), f), j), k) y l), salvo que el domicilio
fiscal de tales sujetos se encuentre en zona de frontera, en cuyo caso
podrán consignar los motivos señalados en los literales j) y k).
1.5 Datos de la imprenta o empresa gráfica que efectuó la impresión:
a. Apellidos y nombres, o denominación o razón social. Adicionalmente,
podrá consignarse el nombre comercial.
b. Número de RUC.
c. Fecha de impresión.
1.6 Número de autorización de impresión otorgado por la SUNAT, el cual será
consignado junto a los datos de la imprenta o empresa gráfica.
1.7 Destino del original y copias:
En el original: DESTINATARIO
En la primera copia: REMITENTE
En la segunda copia: SUNAT
INFORMACIÓN NO NECESARIAMENTE IMPRESA

1.8 Dirección del punto de partida, excepto si el mismo coincide con el punto
de emisión del documento.
73
1.9 Dirección del punto de llegada.

1.10 Datos de identificación del destinatario:
a. Apellidos y nombres o denominación o razón social.
b. Número de RUC, salvo que no esté obligado a tenerlo, en cuyo
caso se deberá consignar el tipo y número de documento de
identidad.
Cuando el destinatario sea el mismo remitente se consignará sólo lo indicado

en el punto a) o la frase: "el remitente".
1.11 Datos de identificación de la unidad de transporte y del conductor:
a. Marca y número de placa del vehículo. De tratarse de una
combinación se indicará el número de placa del camión, remolque,
tracto remolcador y/o semirremolque, según corresponda.
b. Número(s) de licencia(s) de conducir.
1.12 Datos del bien transportado:

a. Descripción detallada del bien, indicando el nombre y características
tales como la marca del mismo. Si el motivo de traslado es una
venta, se deberá consignar además obligatoriamente el número de
serie y/o motor, de corresponder.
b. Cantidad y peso total siempre y cuando, por la naturaleza de los
bienes trasladados, puedan ser expresados en unidades o fracción
de toneladas métricas (TM), de acuerdo a los usos y costumbres del
mercado.
c. Unidad de medida, de acuerdo a los usos y costumbres del
mercado.
1.13 Código de autorización emitido por el Sistema de Control de Órdenes de

Pedido (SCOP) aprobado por Resolución de Consejo Directivo
OSINERG N° 048-2003-OS/CD, en la venta de combustibles líquidos y
74
otros productos derivados de los hidrocarburos que realicen los sujetos

comprendidos dentro de los alcances de dicho sistema.
1.14 Fecha de inicio del traslado
1.15 En el traslado de bienes considerados en la Ley General de Aduanas
como mercancía extranjera desde el puerto o aeropuerto hasta el
Almacén Aduanero, la guía de remisión del remitente deberá contener los
requisitos señalados en los numerales 1.1 a 1.7 del presente artículo y en
sustitución de los demás requisitos, la siguiente información no
necesariamente impresa:
a. Fecha y hora de salida del puerto o aeropuerto.
b. Número de RUC, apellidos y nombres o denominación o razón
social del transportista que presta el servicio, cuando corresponda.
c. Código del puerto o aeropuerto de embarque.
d. Número del contenedor.
e. Número del precinto, cuando corresponda.
f. Número de bultos o pallets, cuando corresponda.
g. Número de Manifiesto de Carga.
1.16 Para efecto de los numerales 1.8 y 1.9 del presente artículo, tratándose
del traslado de bienes de un puerto o aeropuerto a un terminal de
almacenamiento o viceversa, cuando el motivo del traslado fuera
cualquier operación, destino o régimen aduanero, bastará consignar el
nombre del puerto o aeropuerto y del terminal de almacenamiento como
punto de llegada o partida, respectivamente.
No será obligatorio consignar los datos señalados en el numeral 1.11
del presente artículo, cuando:
a. El traslado se realice bajo la modalidad de transporte público,
debiendo en este caso indicarse el número de RUC y nombres y
apellidos o denominación o razón social del transportista.
b. El traslado de encomiendas postales realizados por concesionarios
conforme a lo establecido en el Reglamento de Servicios y
Concesiones Postales, aprobado por Decreto Supremo N° 032-93-
75
TCC, debiendo en este caso indicarse el número de RUC y

nombres y apellidos o denominación o razón social del
concesionario postal.
2. GUIA DE REMISIÓN DEL TRANSPORTISTA

En el caso de la guía de remisión que emita el transportista, ésta deberá
contener la siguiente información:
INFORMACIÓN IMPRESA
2.1 Datos de identificación del transportista:
Adicionalmente, los contribuyentes que generen rentas de tercera
categoría deberán consignar su nombre comercial, si lo tuvieran.
b. Dirección del domicilio fiscal y del establecimiento donde esté
localizado el punto de emisión. Podrá consignarse la totalidad de
direcciones de los diversos establecimientos que posee el
contribuyente.
c. Número de RUC.
d. Número de Registro otorgado por el Ministerio de Transportes y
Comunicaciones al sujeto que presta el servicio de transporte, en
el caso que por lo menos uno de sus vehículos propios o tomados
en arrendamiento financiero tuviera una capacidad de carga útil
mayor a dos toneladas métricas (2 TM).
2.2 Denominación del documento: GUÍA DE REMISIÓN –
TRANSPORTISTA
2.3 Numeración: Serie y número correlativo.
2.4 Datos de la imprenta o empresa gráfica que efectuó la impresión:
Adicionalmente, podrá consignarse el nombre comercial.
76
b. Número de RUC.
c. Fecha de impresión.
2.5 Número de autorización de impresión otorgado por la SUNAT, el cual
será consignado junto a los datos de la imprenta o empresa gráfica.
2.6 Destino del original y copias:
En el original: REMITENTE
En la primera copia: TRANSPORTISTA
En la segunda copia: DESTINATARIO
En la tercera copia: SUNAT
INFORMACIÓN NO NECESARIAMENTE IMPRESA
2.7 Distrito y departamento del punto de partida; en caso que el punto de
emisión coincida con el punto de partida no se requiere consignar
este dato.
2.8 Distrito y departamento del punto de llegada.
2.9 Datos de identificación de la unidad de transporte y del conductor:
a. Marca y número de placa del vehículo. De tratarse de una
combinación se indicará el número de placa del camión, remolque,
tracto remolcador y/o semirremolque, según corresponda.
b. Número de Constancia de Inscripción del Vehículo o Certificado
de Habilitación Vehicular expedido por el Ministerio de Transportes
y Comunicaciones, siempre y cuando conforme a las normas del
mismo exista la obligación de inscribir al vehículo.
c. Número(s) de licencia(s) de conducir.
2.10 En el caso del traslado de bienes que correspondan a sujetos
obligados a emitir guía de remisión del remitente, se consignará la
serie y número de la(s) guía(s) de remisión del remitente, o
comprobante(s) de pago que de acuerdo a lo dispuesto en el
artículo 21° puedan sustentar el traslado de los bienes.
2.11 Fecha de inicio del traslado.
77
2.12 Cuando para la prestación del servicio se subcontrate a un tercero,

por el total o parte del traslado, este tercero deberá emitir la guía de
remisión del transportista consignando:
a. Toda la información impresa y no necesariamente impresa
establecida en el presente numeral.
b. Que se trata de traslado en unidades subcontratadas; y
c. El número de RUC, nombres y apellidos o denominación o
razón social de la empresa de transporte que realiza la
subcontratación.
2.13 En el caso del traslado de bienes que corresponda a sujetos
señalados en el numeral 2.2 del artículo 18° del presente reglamento,
se deberá consignar:
a. La dirección del punto de partida en sustitución de lo señalado
en el numeral 2.7 del presente artículo. Cuando ésta coincida
con la dirección del punto de emisión no será necesario
consignarla.
b. La dirección del punto de llegada en sustitución de lo señalado
en el numeral 2.8 del presente artículo.
c. Datos del bien transportado:
(i) Descripción detallada del bien, indicando el nombre y
características tales como la marca del mismo. Si el motivo de
traslado es una venta, se deberá consignar además
obligatoriamente el número de serie y/o motor, de
corresponder.
(ii) Cantidad y peso total según corresponda siempre y
cuando, por la naturaleza de los bienes trasladados, puedan
ser expresados en unidades o fracción de toneladas métricas
(TM), de acuerdo a los usos y costumbres del mercado.
(iii) Unidad de medida, de acuerdo a los usos y costumbres del
mercado.
2.14 Datos de identificación del remitente:
78
a) Apellidos y nombres o denominación o razón social.

b) Número de RUC, salvo que no esté obligado a tenerlo, en
cuyo caso se deberá consignar el tipo y número de documento
de identidad.
2.15 Datos de identificación del destinatario:
b. Número de RUC, salvo que no esté obligado a tenerlo, en
cuyo caso se deberá consignar el tipo y número de
documento de identidad.
Cuando el destinatario sea el mismo remitente se consignará
sólo lo indicado en el punto a) o la frase "el remitente". Asimismo,
de tratarse de traslado de bienes de un remitente a varios
destinatarios, no se consignará datos de identificación del
destinatario y respecto al punto de llegada, se consignará la
provincia más distante.
2.16 Número de RUC del sujeto que efectúa el pago del servicio de
transporte, o en su defecto, tipo y número de su documento de
identidad y apellidos y nombres. Este requisito no será exigible si
el remitente es quien efectúa el pago de dicho servicio.
2.17 Para efecto de los numerales 2.7 y 2.8 del presente artículo,
tratándose del traslado de bienes de un puerto o aeropuerto a un
terminal de almacenamiento o viceversa, cuando el motivo del
traslado fuera cualquier operación, destino o régimen aduanero,
bastará consignar el nombre del puerto o aeropuerto y del
terminal de almacenamiento como punto de llegada o partida,
respectivamente.
La guía de remisión no deberá tener borrones ni enmendaduras.
REQUISITOS ADICIONALES PARA LA EMISIÓN E INFORMACIÓN

COMPLEMENTARIA DE LAS GUÍAS DE REMISIÒN
79
1. ANTES DEL INICIO DEL TRASLADO

1.1 Se emitirá, como mínimo, una guía de remisión por cada unidad de
transporte.
1.2 Cuando para el traslado al destino final de los bienes, durante el
trayecto, se programe el transbordo a otra unidad de transporte
terrestre o el traslado multimodal a otro medio de transporte, en la
guía de remisión deberá detallarse adicionalmente por cada tramo,
la información de:
a. Dirección del punto de partida de cada tramo.
b. Dirección del punto de llegada de cada tramo.
En el caso del transporte público, en la guía de remisión del
transportista se consignará sólo la provincia y el distrito
donde estén ubicados dichos puntos.
c. Datos de identificación de la unidad de transporte y del
conductor, cuando se programe el transbordo a otra unidad
de transporte terrestre:
(i) Marca y número de placa del vehículo. De tratarse de una
combinación se indicará el número de placa del camión,
remolque, tracto remolcador y/o semirremolque, según
corresponda.
(ii) Número de Constancia de Inscripción del Vehículo o
Certificado de Habilitación Vehicular expedido por el
Ministerio de Transportes y Comunicaciones, siempre y
cuando conforme a las normas del mismo exista la obligación
de inscribir al vehículo.
(iii) Número(s) de licencia(s) de conducir.
En este caso, cuando al inicio del traslado exista
imposibilidad de consignar los datos de identificación de la
unidad de transporte y del conductor por los tramos
siguientes, los mismos podrán ser anotados en el punto de
partida de cada tramo.
80
1.3 El punto de emisión de las guías de remisión no necesariamente

deberá coincidir con el punto de partida, en los casos que
corresponda.
1.4 El traslado de bienes correspondiente a diferentes destinatarios
y/o puntos de llegada, independientemente de la modalidad de
transporte bajo la cual se realice, podrá ser sustentado por el
remitente con el original y la copia SUNAT de las facturas,
acompañadas de una guía de remisión del remitente que contenga
a manera de resumen, en el rubro "Datos del Bien Transportado"
la numeración de las facturas y la dirección del punto de llegada
de los bienes.
En el caso de boletas de venta, lo señalado en el párrafo anterior
será aplicable siempre que:
a. El traslado de los bienes se realice dentro de una provincia.
b. Las boletas de venta contengan adicionalmente los
siguientes requisitos:
b.1) Apellidos y nombres de los adquirentes.
b.2) Tipo y número de su documento de identidad.
b.3) Dirección del punto de llegada de los bienes.
1.5 El traslado de encomiendas postales realizado por concesionarios
conforme lo establecido por el Reglamento de Servicios y
Concesiones Postales, aprobado por Decreto Supremo N° 032-93-
TCC, deberá sustentarse de la siguiente manera:
a. Si se realiza dentro de una misma provincia, con la guía de
remisión del remitente, emitida por el propietario o poseedor
de los bienes, o alguno de los sujetos señalados en los
numerales 1.2 a 1.6 del artículo 18° del presente reglamento.
En los casos donde no exista obligación de emitir guía de
remisión, el traslado se sustentará con el comprobante de
pago que permita sustentar el traslado de los bienes o con la
copia emisor de la boleta de venta emitida por el servicio
81
postal prestado.
Tratándose de las boletas de venta que sustentan el traslado

a que se refiere el presente inciso, éstas deberán contener
adicionalmente los siguientes requisitos:
(i) Apellidos y nombres de los usuarios del servicio postal.
(ii) Tipo y número de su documento de identidad.
(iii) Dirección del punto de llegada de los bienes.
b. Si se realiza fuera del ámbito de una provincia, con la guía de
remisión del remitente emitida por el propietario o poseedor
de los bienes, o alguno de los sujetos señalados en los
numerales 1.2 a 1.6 del artículo 18° del presente reglamento.
En los casos donde no exista obligación de emitir guía de
remisión, el traslado se sustentará con el comprobante de
pago que permita sustentar el traslado de los bienes o la
copia emisor de la boleta de venta emitida por el servicio
postal prestado.
Los documentos mencionados en el párrafo anterior deberán

estar acompañados de una guía de remisión emitida por el
transportista que contenga a manera de resumen, en el rubro
"Datos del bien transportado":
(i) Numeración de los comprobantes de pago que permiten
sustentar el traslado de los bienes y/o guías de remisión a
que se refiere el párrafo precedente.
(ii) Peso total de los bienes transportados, por cada
remitente.
(iii) Monto del flete cobrado.
82
Tratándose de las boletas de venta que sustenten el traslado

a que se refiere el presente inciso, éstas deberán contener
adicionalmente los siguientes requisitos:
(i) Apellidos y nombres de los usuarios del servicio postal.
(ii) Tipo y número de su documento de identidad.
(iii) Dirección del punto de llegada de los bienes.
1.6 En el traslado de bienes no será necesario consignar en la guía de
remisión emitida por el remitente los datos de los bienes
transportados, cuando el motivo del traslado sea la importación y
la guía de remisión esté acompañada de la(s) Declaración(es)
Única(s) de Aduana en la que tales datos estén consignados
conforme a lo dispuesto en el numeral 1.12 del artículo 19° del
presente reglamento. En este caso, deberá consignarse en la guía
de remisión el número de la(s) Declaración(es) Única(s) de
Aduana.
1.7 En el caso de traslado de bienes, cuando el propietario o
consignatario de los bienes haya otorgado mandato a la Agencia
de Aduanas para despachar, adicionalmente a los datos
establecidos en el artículo 19° del presente reglamento, la guía de
remisión deberá contener los siguientes datos del propietario o
consignatario:
b. Número de RUC, salvo que no esté obligado a tenerlo, en
dicho caso se deberá consignar el tipo y número de
documento de identidad.
1.8 El traslado de bienes realizado por transportistas que en un solo
vehículo trasladen bienes que corresponden a más de veinte (20)
remitentes, podrá ser sustentado con una guía de remisión del
transportista que contenga, a manera de resumen, en el rubro
"Datos del Bien Transportado" la siguiente información:
83
a. Número de la guía de remisión del remitente o de la factura o

de la liquidación de compra que permitan sustentar el
traslado de los bienes.
b. Monto del flete cobrado a cada uno de los remitentes.
En los casos que se deba emitir una sola guía de remisión a cargo
del transportista, a los que se refiere el numeral 2.2 del artículo 18°
del presente reglamento, se deberá indicar lo siguiente:
a. Número de la boleta de venta emitida por el servicio de
transporte
b. Cantidad
c. Unidad de medida
d. Peso de los bienes por remitente
e. Monto del flete cobrado
1.9 En todos los casos señalados en el presente capítulo, las
direcciones que se consignen como puntos de partida y de llegada
deberán contener, cuando corresponda: tipo de vía, nombre de la
vía, número, interior, zona, distrito, provincia y departamento.
2. DURANTE EL TRASLADO DE LOS BIENES

1.1. En el caso que el transportista o el remitente, por causas no
imputables a éstos, se viesen imposibilitados de arribar al punto de
llegada consignado en la guía de remisión o habiendo arribado al
punto de llegada, se viesen imposibilitados de entregar los bienes
trasladados y en consecuencia deban partir a otro punto distinto, al
momento en que se produzca el hecho que genere dicha
imposibilidad deberán consignar en la misma guía de remisión del
transportista -en el caso de transporte público- o del remitente -en
el caso de transporte privado- que sustentaba el traslado
84
interrumpido, los nuevos puntos de partida y de llegada, indicando

el motivo de la interrupción del traslado
Lo dispuesto en el presente numeral también es aplicable a los
casos en que los bienes trasladados no puedan ser entregados al
destinatario por motivos tales como rechazo y anulación de
compraventa.
1.2. En el caso de transporte público, si el transportista, por causas no

imputables a éste, se viese obligado a transbordar los bienes a otra
unidad de transporte, sea la nueva unidad de la empresa de
transportes o se subcontrate el servicio a un tercero, deberá indicar
en la misma guía de remisión del transportista, el motivo del
transbordo y los datos de identificación de la nueva unidad de
transporte y del nuevo conductor.
En el caso de transporte privado, si el remitente, por causas no

imputables a éste, se viese obligado a transbordar los bienes a otra
unidad de transporte, sea la nueva unidad del mismo sujeto o se
contrate el servicio de un tercero, se indicará en la misma guía de
remisión del remitente, el motivo del trasbordo y los datos de
identificación de la nueva unidad de transporte y del nuevo
conductor; de contratar el servicio de un tercero, se indicará
además los apellidos y nombres, o denominación o razón social y el
número de RUC del nuevo transportista, el cual no se encuentra
eximido de la obligación de emitir la guía de remisión del
transportista.
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89
6. NOTA DE ENTRADA AL ALMACÉN
Documentar el ingreso de un bien o insumo al almacén de la dependencia.
1. Nombre de la dependencia correspondiente.

2. Nombre o razón social del proveedor.
3. Domicilio del proveedor.
4. Fecha de ingreso de los bienes o insumos al almacén.
5. Número consecutivo que se maneje para el control de entradas de
bienes o insumos al almacén.
6. Número de pedido correspondiente.
7. Número de modificación al pedido, en su caso.
8. Número de la requisición u orden de compra que dio origen al pedido.
9. Número de la factura que ampara los bienes e insumos recibidos en el
almacén.
10. Número de la remisión que ampara los bienes e insumos recibidos en
el almacén.
11. Número de codificación asignado por la dependencia a un bien o
insumo del almacén.
12. Nombre y las especificaciones del bien o insumo.
13. Numero de bienes o insumos que ingresaron al almacén.
14. Unidad de medida del bien o insumo.
15. Precio unitario del bien o insumo.
16. Importe de los bienes o insumos.
17. Nombre, cargo y firma de la persona que recibió en el almacén los
bienes o insumos.
18. Importe total de los bienes o insumos recibidos.
90
91
7. PEDIDO DE COMPROBANTE DE SALIDA (PECOSA)
92
93
8. KARDEX
El Kardex es un documento, tarjeta o registro utilizado para mantener el

control de la mercadería cuando se utiliza el método de permanencia en
inventarios, con este registro podemos controlar las entradas y salidas de
las mercaderías y conocer las existencias de todos los artículos que posee
la empresa para la venta o para el consumo.
Métodos de valoración de inventarios
Existen básicamente 4 métodos para valoración de los inventarios, que

son los siguientes:
 Método Promedio Ponderado

 Método P.E.P.S. Primeros en Entrar Primeros en Salir
 Método U.E.P.S. Últimos en Entrar, Primeros en Salir
 Método Último precio de compra
Basados en el ejercicio expuesto en el capítulo anterior, vamos a estudiar

estos 4 métodos.
MÉTODO PROMEDIO PONDERADO
El método promedio ponderado es uno de los más utilizados por cuanto su

aplicación es más sencilla, vamos a analizar el Kardex del artículo “Q”
para conocer como se debe aplicar este método:
Vamos a observar el Kardex de la cuenta mercaderías, se trata de una

tarjeta de control que contiene en la parte superior, todos los datos
informativos de los artículos que vende la empresa, estos son nombre del
artículo, método de valoración, unidad de medida, que puede ser:
unidades, kilos, litros, galones, etc., máximo y mínimo.
94
En este registro tenemos columnas para fecha, detalle, entradas con

cantidades, valor unitario y valor total, salidas con cantidades, valor
unitario y valor total y existencias con cantidades, valor unitario y valor
total.
La tarjeta que vamos a ver a continuación refleja el movimiento del artículo

“Q” del presente ejercicio.
Como podemos ver el total de la celda K17 de $ 10.396,98 cuadra

perfectamente con la cuenta INVENTARIO DE MERCADERÍAS que
aparece en el Balance General, las compras de las fechas 2 y 6 están de
acuerdo a los asientos contables correspondientes, al igual que la
devolución en compras de la fecha 7. Todos los movimientos registrados
en SALIDAS, han sido registrados debitando Costo de Ventas, y
acreditando Inventario de Mercaderías, a excepción de la fecha 5, donde
el asiento es al revés por cuanto se registra una devolución en ventas.
Si comparamos el Kardex con el libro mayor de la cuenta INVENTARIO DE

MERCADERÍAS, vamos a observar que los valores de existencias
coinciden con los saldos del mayor. En este caso únicamente tenemos el
95
artículo “Q”, pero normalmente en las empresas tienen varios artículos para
la venta y como sabemos para cada artículo se debe realizar una tarjeta
Kardex, luego entonces la suma de todas las tarjetas Kardex, debe ser igual
al saldo que arroje la cuenta IVENTARIO DE MERCADERÍAS en el libro
mayor.
Vamos a analizar los distintos métodos de valoración y vamos a establecer

comparaciones entre cada uno de ellos.
Fila 8
Con fecha 1 de julio registramos el inventario inicial, al multiplicar la

cantidad 90 por 100 que es el valor unitario, obtenemos $ 9.000,00 en la
celda K8.
Fila 9
Con fecha 2 de julio realizamos una compra de 40 unidades a 120,00 cada

una, esto nos da un total de $ 4.800,00, resultado que se encuentra en la
celda E9, sumamos las cantidades de la fila anterior, 90, mas 40 de la
compra y este resultado lo ponemos en la celda I9, sumamos los valores
totales anteriores, 9.000,00, mas 4.800,00 de la compra y obtenemos
13.800,00 que registramos en la celda K9, éste valor dividimos para 130
que es la cantidad actual de las existencias y obtenemos $ 106,15 que es
el nuevo costo promedio ponderado, este valor queda registrado en la
celda J9, es decir aplicamos la fórmula =K9/I9.
Fila 10
En julio 3 realizamos una venta de 35 unidades, que deben salir al último

costo promedio ponderado que es 106,15, esto da como resultado
3.715,38 que se encuentra en la celda H10, en I10 aplicamos la fórmula
96
=I9-F10 para actualizar el saldo de cantidades, similar fórmula, aplicamos

en la celda K10, =K9-H10 para actualizar el valor de las existencias, en
J10 registramos la fórmula =K10/I10, para conocer el nuevo costo
promedio que se mantiene en $ 106,15.
Fila 11
Registramos en julio 4, otra venta, esta vez de 20 unidades que salen a $

106,15 c/u, esto da como resultado $ 2.123,08 (H11), actualizamos las
cantidades en la celda I11 aplicando la fórmula =I10-F11, en K11
registramos =K10-H11, esto da como resultado $ 7.961,54 que dividido
para 75, da como resultado otra vez $ 106,15.
Fila 12
En julio 5, de la última venta, devuelven 10 unidades, las devoluciones en

ventas, registramos en las mismas columnas de salidas pero con signo
contrario, se registra de esta forma para no confundirnos con las compras,
el costo por unidad de la devolución es igual al costo de la venta, es decir
$ 106,15, de manera que en F12, registramos con signo menos 10
unidades, a un costo de $ 106,15, en H12 obtenemos ($ 1.061,54), en
Contabilidad cuando utilizamos paréntesis, también equivale al signo
negativo. En cantidades de la sección existencias, registramos la fórmula
=I11-F12 y obtenemos 85, pues teníamos 75 mas 10 que nos devuelven
da como resultado 85, en el total tenemos $ 9.023,08, que equivale a la
suma de 7.961,54 más 1.061,54, para obtener el nuevo costo promedio,
dividimos $ 9.023,08 para 85, obtenemos otra vez $ 106,15.
Fila 13
Se realiza una compra en julio 6, 70 unidades a un nuevo precio de $

130,00, que da como resultado $ 9.100,00, las 70 unidades sumamos a
las 85 y este resultado 155 lo registramos en la celda I13, lo propio
97
hacemos con los valores, sumamos $ 9.100,00 mas $ 9.023,08, este total
$ 18.123,08 dividimos para 155 y obtenemos en J13 el nuevo costo
promedio que subió a $ 116, 92.
Fila 14
En julio 7, se registra una devolución en compra de 15 unidades, al mismo

costo de $ 130,00 por unidad, registramos un total de $ 1.950,00, todas
estas cantidades las registramos en la sección de entradas pero con signo
negativo. Actualizamos las existencias, en la celda I14, restamos 155
menos 15 y obtenemos 140 unidades, en K14 restamos $ 18.123,08
menos 1.950,00 y obtenemos $ 16.173,08 que dividido para 140, da como
resultado $ 115,52 que es el nuevo costo promedio ponderado.
Fila 15
Se realiza una venta en julio 8, 50 unidades al último costo promedio

registrado de $ 115,52, da como resultado $ 5.776,10, actualizamos las
existencias, restamos 140 menos 50, nos da 90 en la celda I15, restamos
16.173,08 menos 5.776,10, obtenemos como resultado $ 10.396,98 que
dividimos para 90 y obtenemos el costo promedio de $ 115,52 que es el
mismo de la fila anterior.
Como hemos observado este sistema permite obtener permanentemente

cantidades, valores y costo promedio de los inventarios, el resultado final
es 90 unidades a un valor total de $ 10.396,98 y un costo promedio de $
115,52.
MÉTODO P.E.P.S. PRIMEROS EN ENTRAR, PRIMEROS EN SALIR
En este método, los costos de las primeras mercaderías en entrar, son los
primeros costos que registramos para sacar las mercaderías vendidas.
Utilizando las mismas operaciones del ejercicio anterior, vamos ahora a
98
observar como se ha transformado la tarjeta Kardex, utilizando el método

P.E.P.S.
Es necesario indicar que las cantidades registradas al final de las

operaciones es igual aplicando cualquier método, es decir que no existe
variación, esto quiere decir que las 90 unidades del inventario final se
mantendrán en cualquier método de valoración que apliquemos lo que si
cambia en cada método son los valores totales como lo vamos a
demostrar a continuación.
99
Fila 26
Al igual que en el método promedio ponderado, registramos el inventario

inicial, 90 unidades a $ 100,00 cada uno, que da un total de $ 9.000,00.
Fila 27
Registramos una compra en julio 2, 40 unidades a $ 120,00, da como

resultado $ 4.800,00, estos mismos datos hacemos constar en las
columnas de existencias, de tal forma que tenemos 90 unidades de 100 y
40 de 120, trazamos una línea inferior gruesa para hacer notar que
tenemos mercaderías con estos dos precios.
Fila 28
Se realiza una venta en julio 3, 35 unidades que debemos registrar al

costo de 100, pues el método exige que las primeras en entrar son las
primeras en salir y como las de 100 estuvieron primeras son las primeras
en salir, esto nos da un total de $ 3.500,00, de modo que ahora en
existencias nos queda 55 de a 100 que es la diferencia entre 90 menos
35, las unidades de 120, se mantienen 40, al igual que en el caso anterior,
trazamos una línea gruesa para indicar que las líneas 28 y 29 conforman
la actual existencia del artículo “Q”.
Fila 30
100
En julio 4 se realiza otra venta de 20 unidades, como todavía tenemos

disponibilidad de las de a 100, sacamos 20 de a 100, en existencias nos
queda ahora 35 de a 100 y 40 de a 120.
Fila 32
Se registra una devolución en venta en julio 5, 10 unidades de a 100 que

registramos con signo negativo en las columnas de salidas, ahora
nuestras existencias son 45 de a 100 y 40 de a 120.
Fila 34
En julio 6, realizamos una compra de 70 unidades a un nuevo precio de $

130,00 por unidad, esto nos da como resultado $ 9.100,00. En nuestras
existencias tenemos ahora 45 de a 100, 40 de a 120 y 70 de a 130.
Fila 37
En julio 7, registramos una devolución en compra de 15 unidades de a

130, que ponemos con signo negativo en entradas, el costo por unidad de
la devolución registramos al mismo precio de la compra, es decir $ 130,00.
En nuestras existencias tenemos ahora: 45 de a 100, 40 de a 120 y 55 de
a 130.
Fila 40 y 41
En julio 8, registramos una venta de 50 unidades, registramos la salida de

45 de a 100 y 5 de a 120. En existencias nos queda 35 de a 120 que da
un total de $ 4.200,00 y 55 de a 130 que da un total de $ 7.150,00. En
cantidades sumamos 35 más 55 y obtenemos 90, sumamos los totales
4.200 más 7.150 y obtenemos el total de inventarios $ 11.350,00. Como
podemos observar utilizando este método se elevó el valor del inventario.
101
MÉTODO U.E.P.S. ÚLTIMOS EN ENTRAR, PRIMEROS EN SALIR
En este método, los costos de los últimos artículos comprados, son los
primeros costos que registramos para sacar las mercaderías vendidas.
Utilizando las mismas operaciones del ejercicio anterior, vamos ahora a
observar cómo se procede para realizar el registro en la tarjeta Kardex.
Fila 52
Al igual que en el método anterior, registramos el inventario inicial, 90

unidades a $ 100,00 cada uno, que da un total de $ 9.000,00.
102
Fila 53
Registramos una compra en julio 2, 40 unidades a $ 120,00, da como

resultado $ 4.800,00, estos mismos datos hacemos constar en las
columnas de existencias, de tal forma que tenemos 90 unidades de 100 y
40 de 120, trazamos una línea inferior gruesa para hacer notar que
tenemos mercaderías con estos dos precios.
Fila 54
Se realiza una venta en julio 3, 35 unidades que debemos registrar al

costo de 120, porque es el costo de las últimas mercaderías en entrar y
según el método, deben ser las primeras en salir. En nuestras existencias
disponemos ahora de 90 unidades de a 100 y 5 de a 120.
Fila 56 y 57
En julio 4, realizamos otra venta de de 20 unidades, sacamos 5 de a 120

que son las últimas que nos queda y 15 de a 100, por tanto nuestras
existencias ahora son de 75 unidades de a 100, esto nos da un total de $
7.500,00.
Fila 58
Con fecha 5 de julio, se realiza una devolución en venta de 10 unidades,

registramos a un costo de 100 cada una, lo que nos da un total de 1.000,
en existencias nos queda ahora 85, la suma de 75 de la existencia anterior
mas 10 de la devolución, a un costo de 100, nos da 8.500.
Fila 59
Registramos en julio 6, la compra de 70 unidades a un nuevo costo de

130, en existencias tenemos ahora 85 de a 100 y 70 de a 130.
103
Fila 61
En julio 7, registramos la devolución en compra de 15 unidades, al mismo

costo de las unidades compradas $ 100,00, esto nos da un total de 1.950,
registramos estos datos en la misma columna de entradas pero con signo
negativo, en existencias nos queda ahora 85 unidades de a 100 y 55 de a
130.
Fila 63
Se realiza una venta de 50 unidades, registramos al costo de 130,

finalmente en existencias tenemos, 85 unidades de a 100 y 5 de a 130. El
total de unidades son 90 y el total de valores $ 9.150,00. Utilizando este
método observamos que el valor del inventario bajó.
A continuación vamos a ver el último método.
MÉTODO ÚLTIMO PRECIO DE COMPRA
Mediante este método se conserva en las existencias del inventario, el

precio de la última compra, en este registro vamos a observar una
columna adicional en el lado derecho, que sirve para incluir el AJUSTE a
la cuenta mercaderías cada vez que se registre compras a un nuevo
precio, pues este es el objetivo de este método.
104
El método ÚLTIMO PRECIO DE COMPRA, es muy parecido al primer

método Promedio ponderado porque ocupan una sola línea para cada
movimiento, ya sea compra, venta, devolución en venta o devolución en
compra. A diferencia de los otros métodos, este conserva el precio de la
última compra. Como podemos ver en la fila 76, estamos comprando 40
unidades a $ 120,00 cada unidad, en existencias teníamos 90 de a 100,
pero al comprar 40 unidades más, ahora tenemos 130 unidades que
registramos a un precio unitario de $ 120,00, pues éste es el último precio
de compra, de tal manera que ahora tenemos un valor total en existencias
de $ 15.600,00.
En nuestra Contabilidad tenemos registrado:
En julio 1, el inventario inicial por $ 9.000,00
En julio 2, la compra por un total de $ 4.800,00
Total 13.800,00
En el Kardex en cambio tenemos un total de 15.600,00
105
Tenemos una diferencia que debemos ajustar por 1.800,00
Los $ 1.800,00 aparecen como podemos ver en la columna de AJUSTE.

El asiento que debemos registrar es el siguiente:
De esta forma, la cuenta INVENTARIO DE MERCADERIAS, queda con un

valor igual al del Kardex $ 15.600,00 en esta fecha.
Un ajuste similar se debe registrar con fecha julio 6 por otra compra donde
el precio unitario se eleva a $ 130,00. Como se puede deducir, este
método es más utilizado en épocas inflacionarias, donde los empresarios
necesitan mantener actualizados los precios de sus inventarios.
Ahora vamos a realizar una comparación de la valoración de los

inventarios, obtenida con los 4 métodos:
1. Método Último precio de compra $ 11.700,00
2. Método Primeras en Entrar, Primeras en Salir 11.350,00
3. Método Promedio Ponderado 10.396,98
4. Método Últimas en Entrar, Primeras en Salir 9.150,00
Según los valores anteriores, el valor más alto se obtiene si se aplica el

método de último precio de compra, seguido por el método P.E.P.S., luego
el método promedio ponderado y el valor más bajo se obtiene utilizando el
método U.E.P.S.
106
Existen diversos criterios para aplicar tal o cual método, como se indicó
antes, en tiempos inflacionarios algunos empresarios consideran muy útil
aplicar el método último precio de compra, para mantener actualizados los
costos de sus inventarios con los precios de mercado, otros pueden
considerar que más práctico es el método P.E.P.S. Algunas empresas
prefieren manejar sus inventarios con el método promedio ponderado que
es uno de los más utilizados y otros cuantos prefieren aplicar el método
U.E.P.S. y mantener un valor más conservador en sus inventarios.
Es necesario aclarar que cualquiera sea el método utilizado, los Kardex de

Contabilidad se deben registrar con cantidades y valores, como hemos
visto en los ejemplos presentados, sin embargo a nivel de bodega se
acostumbra llevar los registros únicamente a nivel de cantidades, pues
ciertas empresas consideran por seguridad, que no es conveniente que
las personas de bodega conozcan los precios de las mercaderías.
Además en bodega no interesa que método de valoración se está
aplicando, pues únicamente deben concentrarse en ordenar bien los
artículos en los diferentes espacios disponibles para una fácil localización
tanto para las entradas como para las salidas.
F. SISTEMAS DE CONTROL DE INVENTARIO
El control debe ser amplio y diversificado en un control contable, control

físico y del nivel de la inversión en los inventarios, siendo este último el
que tendrá que ver con el aspecto financiero de los inventarios que se
reflejará en uno de los conceptos más importantes que forman parte del
capital de trabajo.
1. CONTROL CONTABLE.
Hay una diversidad de medios y sistemas den control contable de

inventarios para contar con un inventario perpetuo, que van desde un
simple Kardex hasta lo más sofisticado en sistemas computarizados,
107
los que incluyen ya inventarios perpetuos de tiendas departamentales

y de autoservicio a través de lectores ópticos, etc., y que hace algunos
años se veían como un sueño .
Puede decirse que dependiendo del tamaño de las empresas y la

complejidad de los inventarios y el proceso productivo, será el control
contable que adopte la empresa para tener el control deseado. Como
condición propia del control contable será que deberá satisfacer
plenamente las necesidades de información que fije la dirección de la
empresa, para la administración eficiente de los inventarios.
2. CONTROL FISICO
Debe cumplir con ciertos requisitos de seguridad y manejo eficiente de
los productos. Debe brindar facilidad de localización y almacenamiento
apropiado en lugares destinados especialmente para la guarda y
custodia de todos los materiales y artículos que constituyan parte del
los inventarios de la empresa.
3. CONTROL DEL NIVEL DE INVERSION
Este será el resultado de las diferentes políticas fijadas por las áreas
de ventas, producción y finanzas para la administración financiera de
los inventarios, y consistirán en la fijación de parámetros para sui
control, los que deben ser cuidadosamente estudiados pues se
reflejarán en dinero invertido en inventarios, que tendrá mucho que ver
con la productividad de la empresa al rotar rápidamente sus
inventarios durante el año.
La fijación de las políticas de nivel de inventarios son complejas y

deben de satisfacer a las partes involucradas, pues el hecho es que
cada individuo que interviene en la fijación o determinación de los
parámetros tiene un punto de vista diferente al de los demás, tomando
en cuenta la operación de su área.
108
En la administración financiera de la empresa, el administrador deberá

implementar todas aquellas medidas de control operativo que
salvaguarden los activos y el patrimonio de los socios o accionistas,
manteniendo así su funcionalidad e integridad.
La dirección de la empresa debe asegurarse del control de los

inventarios que existen dentro de la empresa y para ello debe poder
contestar una serie de preguntas, encaminadas a proporcionar
información suficiente sobre si los inventarios están siendo
administrados en forma eficiente. A continuación una lista de puntos
relativos al manejo de los inventarios que dan respuesta de si éstos
están siendo administrados satisfactoriamente.
G. INV
ENT
ARI
O
FÍSI
CO
¿Desea saber cuáles son sus activos?
Inventarios son bienes tangibles que

se tienen para la venta en el curso
ordinario del negocio o para ser
consumidos en la producción de
bienes o servicios para su posterior
comercialización. Los inventarios
comprenden, además de las materias
primas, productos en proceso y
productos terminados o mercancías para la venta, los materiales,
109
repuestos y accesorios para ser consumidos en la producción de bienes

fabricados para la venta o en la prestación de servicios; empaques y
envases y los inventarios en tránsito.
La base de toda empresa comercial es la compra y venta de bienes o

servicios; de aquí la importancia del manejo del inventario por parte de la
misma. Este manejo contable permitirá a la empresa mantener el control
oportunamente, así como también conocer al final del período contable un
estado confiable de la situación económica de la empresa. Ahora bien, el
inventario constituye las partidas del activo corriente que están listas para
la venta, es decir, toda aquella mercancía que posee una empresa en el
almacén valorada al costo de adquisición, para la venta o actividades
productivas.
Algunas empresas le dan el nombre

de inventario físico porque se trata de
una estadística física o palpable de
aquellos que hay en existencias en la
empresa y para diferenciarlos de la
existencia registradas. El inventario
físico se efectúa periódicamente, casi
siempre en el cierre del periodo fiscal
de la empresa, para efecto de balance contable. En esa ocasión, el
inventario se hace en toda la empresa; en la bodega, en las secciones, en
el depósito, entre otras. El inventario físico es importante por las siguientes
razones:
1. Permite verificar las diferencias entre los registros de existencias y las

existencias físicas (cantidad real en existencia).
2. Permite verificar las diferencias entre las existencias físicas contables,
en valores monetarios.
110
3. Proporciona la aproximación del valor total de las existencias

(contables), para efectos de balances, cuando el inventario se realiza
próximo al cierre del ejercicio fiscal.
H. EL PUNTO DE REORDEN
El punto de reorden es una práctica bastante extendida en las empresas

industriales y básicamente consiste en la existencia de una señal al
departamento encargado de colocar pedidos, indicando que la existencia
de determinado material ha llegado a cierto nivel y que debe hacerse un
nuevo pedido. El punto debe ser aquel que le permita seguir `produciendo
mientras llega el otro pedido.
Existen diversas técnicas para señalar el punto de reorden desde papeles

en los estantes o anaqueles a los sistemas informativos que solicitan los
pedidos automáticamente cuando se llega el nivel mínimo de inventarios.
Estos puntos de reordene deben ser aprobados y estudiados por los

departamentos de compras y producción para su establecimiento y serán
responsabilidad del departamento de producción junto con el almacén
para su control y vigilancia. Debe haber instrucciones claras y precisas de
lo que debe hacerse con las requisiciones colocadas.
Requisición viajera:
En las empresas que han fijado puntos de reorden existen la requisición

viajera como complemento de este y su objetivo es el ahorrar trabajo
administrativo, pues de antemano han fijado punto de control y
aprobaciones para que por este medio se fije nuevos pedidos de compras.
Para establecer la requisición viajera es necesario estudiar:
 Consumo diario, el tiempo de envió de pedidos, tiempo de surtido de

proveedor
111
 Tiempo de transportación y entrega, tiempo de recepción y revisión de

calidad y el tiempo de almacenaje.
Existen dos sistemas que usan la requisición viajera:
 Órdenes o pedidos fijos: bajo cualquier sistema de órdenes o

pedidos se ordenara siempre la misma cantidad. El tiempo de poner la
orden puede variar de acuerdo a las fluctuaciones en el uso de
material. El objetivo es poner la orden cuando la cantidad en
existencia es suficiente para cubrir la demanda máxima.
 Resurtidos periódicos.-se utiliza cundo se tiene un control perpetuo

de inventarios.
4.1 EL PUNTO DE REORDEN Y EL NIVEL DE INVERSION DE

INVENTARIOS
Para determinar el punto de reorden es necesario tomar en cuenta el

consumo diario, tiempo de envió, surtido de pedido, tiempo de
transportación y entrega, recepción, revisión de calidad y almacenaje.
 Consumo diario.-es el promedio de dividir la demanda entre

los días de cobertura de pedido.
 Tiempo de envió de pedido.- es el tiempo que tarda el

departamento de compras en hacer: cotizacion, negociar, y
formular orden de compra.
112
 Tiempo de surtido proveedor.- es el tiempo en el proveedor

recibe el pedido y ordena el surtido, facturación y embarque y
el retardo que tenga en entregas anteriores.
 Tiempo de transportación y entrega.- tiempo que tarda en

llegar la mercancía desde que sale de la bodega del
proveedor a las instalaciones de la empresa.
 Tiempo de recepción y revisión de la calidad.- es el tiempo de

recepción del pedido, su revisión en cuanto a calidad y
cantidad.
 Tiempo de almacenaje.- es el tiempo de acomodo de la

mercancía.
4.2 DETERNMINACION DE RESERVAS DE SEGURIDAD DE

INVENTARIOS
Las empresas suelen tener esta clase de inventarios con el fin de

hacer frente a los cambios impredecibles a las demandas de los
consumidores. Los inventarios de reserva a veces son mantenidos
en forma de artículos semiterminados para balancear los
requerimientos de producción de los diferentes procesos o
departamentos, para tener flexibilidad en la terminación y surtido de
pedidos.
La existencia de reservas es le precio que paga los negocios por la

filosofía de servicios al cliente que produce con el tiempo una
posición en el mercado.
4.3 METODO ABC DE INVENTARIO
El método ABC consiste en efectuar un análisis de los inventarios

estableciendo capas de inversión o categoría con el objeto de lograr
113
un mayor control y atención sobre los inventarios , que por su

numero y monto merece un mayor control y vigilancia y atención
permanente .
El análisis de los inventarios es necesario establecer tres grupos.
Los grupos deben establecer de acuerdo a el numero de partidas y

su valor. Generalmente el 80% del valor del inventario esta
representado por el 20% de artículos y el 80% de sus artículos
representa el 20% de su inversión.
Los artículos A incluyen los inventarios que representan el 80% de

la inversión y el 20 % de los artículos .
Con la misma idea debe integrarse los grupos B y C.
Los articulo B , con un valor medio ,abarcan un numero menor de

inventarios que los artículos de este grupo y por ultimo los artículos
de grupo C , que tienen un valor reducido y serán un gran numero
de inventarios..
Este sistema permite administrar la inversión en tres categorías o

grupos para poner atención en el manejo de los artículos A , que
significan el 805 de la inversión en inventarios ,para que a través de
su estricto control y vigilancia, se mantenga o en algunos casos se
llegue a reducir la inversión en inventarios, mediante una
administración personalizada.
Los inventarios de categorías A deben ser administrados y

atendidos permanentemente, asignando su vigilancia y control a
personas responsables que tengan conocimiento de administración
de inventarios y de operación de la empresa. Los ahorros que se
experimentan son espectaculares.
114
PRÁCTICA N° 1
PLANEACIÓN LOGÍSTICA
CLASIFICACIÓN DE PRODUCTOS ABC
1. Considere 14 productos de una pequeña compañía química, planear la
distribución clasificando los productos en categorías ABC según su volumen
de ventas
Porcentaje Porcentaje
Rango del Ventas
Código del Acumulado Acumulado del
producto por Mensuales por
Producto del total de total de
ventas (en $) ventas
ventas Artículos
D – 204 1 5056
D – 212 2 3421
D – 185 3 1052
D – 191 4 893
D – 192 5 843
D – 193 6 727
D – 179 7 451
D – 195 8 412
D – 196 9 214
D – 186 10 205
115
D – 198 11 188
D – 199 12 172
D – 200 13 170
D – 205 14 159
Construir el Diagrama de Pareto (curva 80 – 20) y determinar la clasificación ABC
2. Un minorista farmacéutico tiene dos maneras de reaprovisionar su mercancía

de anaquel: directo de los vendedores o mediante el almacén de la compañía.
Los artículos con alto volumen de ventas y alta cantidad de
reaprovisionamiento por lo regular tienen una ventaja en el costo si se puede
comprar directo de los vendedores, porque no requieren almacenamiento ni
manejo extra. El resto de los artículos se maneja más eficiente mediante el
almacenamiento. Determine la separación de la línea de productos en grupos
de alto y bajo volumen para alcanzar mayores economías de suministro.
Establecer los artículos que deberían comprarse directo de los vendedores.
Use el 20% como punto de ruptura.
Código del Rango del

Producto producto por
ventas (en $)
10732 56 000
11693 51 000
09721 10 000
14217 9 000
10614 46 000
08776 71 000
12121 63 000
11007 4 000
07071 22 000
06692 14 000
116
12077 27 000
10542 18 000
Total
Rango del Porcentaje Porcentaje

Código del Ventas Mensuales
producto por Acumulado del Acumulado del
Producto por ventas
ventas (en $) total de ventas total de Artículos
10732
11693
09721
14217
10614
08776
12121
11007
07071
06692
12077
10542
TOTALES
Construir el Diagrama de Pareto (curva 80 – 20)
117
PRÁCTICA N° 2
PLANEACIÓN LOGÍSTICA
118
NIVEL DE INVERSIÓN EN INVENTARIOS

1. En un almacén se tiene que almacenar 11 productos, se espera que se
mantenga la relación general de X = 0.21 y Y = 0.68 o que el 21% de artículos
arroja el 68% de las ventas. Se mantiene una política de inventarios distinta
para los diferentes grupos de productos. La relación de coeficiente de rotación
(ventas anuales/Inventario promedio) para los artículos A es de 7, para los
artículos B es de 5 y para los artículos C es de 3. Se estima que las ventas
anuales a través del almacén vayan a ser de $ 25 000 ¿Cuánta inversión de
inventario en el almacén puede esperarse?
( 1+ A ) X
Y=
A+ X
Y = Fracción acumulativa de ventas.

X = Fracción acumulativa de artículos.
A = Constante de la relación de X, Y
X ( 1−Y )
A=
Y−X
Categorí Relación
Código Proporción
a Articul Ventas Ventas de
del Acumulada Inventario
Del o N° Acumuladas Proyectadas Coeficiente
Product del Promedio
Product (Y) por Articulo de
o Articulo (X)
o Rotación
D – 204 1
A
D – 212 2
Total categoría A
D – 185 3
D – 192 4
B
D – 193 5
D – 179 6
Total Categoría B
D – 195 7
D – 198 8
D – 199 C 9
D – 200 10
D – 205 11
Total Categoría C
Total A + B + C
119
Resolver:
120
2. Devis Distribuidor está planeando establecer un almacén adicional en su red de

distribución. Los análisis de los datos de ventas para sus otros almacenes muestran
que 25% de los artículos representan el 75% del volumen de ventas. La compañía
también tiene una política de inventarios que varia con los artículos del almacén. Es
decir el 20% de los artículos son artículos A y tienen que ser surtidos con un
coeficiente de rotación de inventarios de 8. El siguiente 30% de los artículos B, deben
tener un coeficiente de 6. El resto de los artículos C deben tener un coeficiente de
rotación de 4. Tiene que haber 20 productos en el almacén con ventas de $ 2.6
millones anuales ¿Qué valor de inventario promedio estimaría en el almacén?
Categoría Proporción Ventas Ventas Relación de Inventario

del Articulo Acumulada Acumuladas Proyectadas Coeficiente Promedio
Producto N° del Articulo (Y) por Articulo de Rotación
(X)
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
Total A + B + C
PRÁCTICA N° 3 DE ABC CON EOQ
121
La empresa PRINSA se dedica a la fabricación y comercialización de

accesorios para el automóvil. En la tabla siguiente se muestra su gama
de productos, el consumo anual y el valor unitario de cada artículo:
Código Artículo Consumo anual Valor unitario

(soles)
PT001 Espejo retrovisor interior 97.500 6,61
PT002 Espejo retrovisor interior 20.000 9,02
anti-reflectante
PT003 Espejo retrovisor exterior 120.000 7,21
PT004 Espejo retrovisor exterior 50.000 9,62
anti-reflectante
PT005 Volante 40.000 4,21
PT006 Palanca de cambios 8.000 4,81
PT007 Encendedor y soporte 1.000 3,01
PT008 Funda volante 5.000 2,40
PT009 Volante deportivo 1.000 8,40
PT010 Aireador 1.500 3,61
Haga una clasificación ABC. Calcule la cantidad económica de pedido

(EOQ) para el producto PT003, sabiendo que el coste de emisión de la
orden de fabricación es de 30,05 €, y que se estima en un 25% el
coste global de almacenaje. (Suponga que se cumplen las hipótesis
básicas para la fórmula de Wilson.)
122
I. PRO
NÓS
TIC
OS
Y
PRE
DIC
CIO
NES
TÉCNICAS DE PRONÓSTICO
El pronóstico de niveles de demanda es vital: Proporciona la entrada para la

planeación y control de las áreas funcionales.
DEMANDA ESPACIAL VS DEMANDA TEMPORAL
DEMANDA IRREGULAR DEMANDA REGULAR

 Demanda intermitente  Patrones de demanda Regular:
 Bajo volumen
 Alto grado de incertidumbre en 1. Patrón Aleatorio
cuanto al momento y cantidad de 2. Patrones de Tendencia
demanda 3. Patrones estacionales o cíclicos.
 Productos que se están
introduciendo o retirando de la línea
de productos
 Estos productos representan el 50%
de los artículos que las empresas
manejan
123
DEMANDA INDEPENDIENTE DEMANDA DERIVADA

 Demanda generada por muchos  Es derivada a partir de sus
clientes que adquieren de forma requerimientos específicos en un
individual sólo una porción del programa de producción
volumen total de ventas  Es demanda dependiente
 Funcionan los métodos estadísticos  Los patrones son altamente
en condiciones de independencia o sesgados y no aleatorios.
aleatoriedad de la demanda  El entendimiento de estos sesgos
 Cuando las causales para la reemplazan la necesidad de
variación de la demanda se pronosticar
desconocen y son resultado de  La demanda se conoce con certeza.
muchos factores se presenta la  Pronósticos perfectos
aleatoriedad
METODOS DE PRONÓSTICO
PROYECCIONES
CUALITATIVOS HISTORICAS CAUSALES
(SERIES DE TIEMPO)
 Utilizan el juicio  Se dispone de una  Premisa: El nivel de la
 La intuición cantidad razonable de variable pronosticada
 Encuestas información se deriva del nivel de
 Técnicas comparativas  Las variaciones de otras variables
 No cuantitativas tendencia y relacionadas
 Subjetiva estacionales en las  A medida que puedan
 No se pueden series de tiempo son describirse
estandarizar ni validar estables y bien adecuadamente
los resultados definidas relaciones de causa –
 Adecuados en  Forma efectiva de efecto se puede
124
productos nuevos pronóstico para el corto pronosticar de manera

 Pronósticos a mediano plazo precisa a mediano y
y largo plazo  Premisa: el patrón del largo plazo
tiempo futuro será una
réplica del pasado al
menos en gran parte
 La máxima precisión
se logra para periodos
menos de 06 meses.
 Estos modelos
rastrean los cambios al
ser actualizados a
medida que se dispone
de nueva información
 Característica que les
permite adaptarse a los
cambios en los
patrones de tendencia
y estacionales
 Supuesto: la demanda
pasada sigue cierto
patrón
 Si el patrón puede ser
analizado podrá
utilizarse para hacer
proyecciones.
 La única variable
independiente es el
tiempo.
 Necesita información
interna (Pronóstico
125
intrínseco)
 Trata de capturar de
manera matemática los
patrones subyacentes
de la demanda pasada.
PATRONES SUBYACENTES DE LA DEMANDA PASADA
1. PATRÓN ALEATORIO.- La demanda siempre poseen un elemento aleatorio.

El cliente que demanda no lo hace de forma completamente uniforme y
predecible.
2. PATRONES DE TENDENCIA.-
LINEAL
TENDENCIA CRECIENTE
NO LINEAL
LINEAL
DECRECIENTE
NO LINEAL
126
3. PATRONES CICLICO O ESTACIONAL.- En cierto ciclo la demanda puede

ser creciente o decreciente
127
SERIES DE TIEMPO
PROYECCIONES HISTORICAS
PRIMER CONJUNTO DE MÉTODOS DE PRONÓSTICO
Intentan suavizar los patrones de demanda aleatorios, suponiendo que no

existen patrones de tendencia o estacionales
Los métodos de suavización intentan atenuar el patrón de demanda irregular
 Si la suavización es mínima: Permite que permanezca toda la

aleatoriedad.
 Si la suavización es fuerte: Los posibles cambios reales en la demanda
no serán capturados en el pronóstico.
PROMEDIOS MOVILES SIMPLE
Promedio matemático de los últimos periodos recientes de la demanda

real.
At −n+ At−n+ … At −1
Ft =
n
F = es el pronóstico.
t = Periodo del tiempo actual.
A = Es la demanda real en el periodo t.
n = Es el N° de periodos.
128
Ejemplo:
Periodo 4: (24 +26 + 22)/3 = 24
Periodo 5: (26 + 22 + 25)/3 = 24.3
 Mientras más periodos se utilicen para calcular el promedio móvil, el

resultado será más suave; porque al emplear más periodos en el promedio,
Pronóstico de promedio móvil de tres periodos
Periodo Demanda Pronóstico
1 24
2 26
3 22
4 25 24.0
5 19 24.3
6 31 22.0
7 26 25.0
8 18 25.3
9 29 25.0
10 24 24.3
11 30 23.7
12 23 27.7
13 25.7
cualquiera de los puntos de demanda tendrá una menor influencia.
 El pronóstico siempre quedará rezagado en relación con la demanda real
(Efecto Rezago) es cuando la información sigue algún tipo de patrón de
tendencia o patrón cíclico regular.
129
130
Pronóstico de promedio móvil de tres periodos

Periodo Demanda Pronóstico
1 24
2 26
3 22
4 25 23.6
5 19 24.3
6 31 21.4
7 26 26.2
8 18 26.1
9 29 23.0
10 24 25.1
11 30 24.3
12 23 28.0
13 25.3
PROMEDIOS MOVILES PONDERADOS
Se le asigna pesos a cada punto de demanda pasada que se utilice en el
cálculo.
De esta manera es posible asignar mayor influencia a ciertos puntos de
información por lo general al punto de demanda más reciente
F=W 1 A t −1 +W 2 At −2+ …W n A t−n
131
Ejemplo: Tomando los mis puntos del caso anterior, aplicaremos el promedio
móvil ponderado con pesos de 0.5, 0.3 y 0.2 con el peso 0.5 a la demanda más
reciente.
Periodo 4: 0.2 (24) + 0.3 (26) + 0.5 (22) = 23.6
Periodo 5: 0.2 (26) + 0.3 (22) + 0.5 (25) = 24.3
SUAVIZADO EXPONENCIAL SIMPLE

NIVELACIÓN O AJUSTE EXPONENCIAL
 Es un tipo de promedio móvil, donde las observaciones pasadas no reciben

la misma ponderación, en vez de ello, las observaciones que son más
recientes reciben mayor ponderación que las anteriores.
132
 Tal esquema de ponderación geométrica puede reducirse a una simple

expresión que incluye al pronóstico del periodo más reciente y a la demanda
real para el periodo actual.
Pronostico Nuevo = α (demanda real ) + (1 – α ) ( Pronóstico previo)
F=α A t +(1−α )( F t )
F=F t +α ( A t −Ft )
F = Pronostico para el periodo siguiente
t = Periodo de tiempo presente.
At= Demanda en el periodo t
Ft = Pronóstico para el periodo t
α= Constante de ajuste exponencial (Factor de ponderación)
Básicamente el pronóstico se obtiene tomando el periodo previo (Ft) y añadiendo

una parte del error de pronóstico del periodo anterior.
Error de Pronóstico: Es la diferencia entre la demanda real para algún periodo

y el pronóstico para ese mismo periodo.
At −F t
La parte del error se obtiene mediante la multiplicación por α (constante de

suavización)
Mientras más altos sea el alfa mayor es el error de pronóstico que se le

agrega y hace que el pronóstico sea más sensible a los cambios reales de
la demanda, conlleva a una perturbación en la organización.
133
Ejemplo: Pronosticar la demanda para el tercer trimestre de este año.
DEMANDA TRIMESTRAL PARA UN PRODUCTO “x”

Periodo 1 2 3 4
Año Pasado 1200 700 900 1100
Este año 1400 1000 ?
Asumimos que α es de 0.2 y que el pronóstico anterior se construye del

promedio de los cuatro trimestres del último año
F0 = (1200 + 700 + 900 + 1100)/4 = 975
Comenzamos con el pronóstico del primer trimestre:
F1 = 0.2 (1100) + (1 – 0.2) (975)

F1 = 1000
F2 = 0.2 (1400) + (1 – 0.2) (1000)

F2 = 1080
F3 = 0.2 (1000) + (1 – 0.2) (1080)

F3 = 1064

Periodo 1 2 3 4
Año Pasado 1200 700 900 1100
Este año 1400 1000
Pronóstico 1000 1080 1064
134
La elección del valor adecuado para la constante de ajuste exponencial

requiere un grado discernimiento
 Cuanto mayor sea el valor de alfa, mayor será la ponderación que se

le otorgue sobre los niveles más recientes de la demanda, permite que
el modelo responda más rápidamente a los cambios de la demanda.
 Valores demasiado altos pueden volver “nervioso” al pronóstico y

rastrear variaciones aleatorias en vez de cambios fundamentales.
 Cuanto más pequeño sea el valor de Alfa, mayor será el peso

otorgado a la historia de la demanda.
 Los valores acordados para alfa son entre 0.001 y 0.003
 Se le puede asignar valores más altos para periodos cortos cuando se

presenten cambios anticipados como:
 Una recesión.
 Una campaña promocional agresiva pero temporal.
 La suspensión de algunos productos en la línea.
 El inicio de un pronóstico cuando no se dispone de ventas históricas
o estas son muy pocas.
135
136
137
SUAVIZACIÓN EXPONENCIAL
CON CORRECCIÓN DE TENDENCIA
Cuando los cambios en los componentes de tendencia y estacionalidad no son

tan grandes el modelo de suavización exponencial simple funciona muy bien.
Pero cuando existe una tendencia importante y una estacionalidad significativa
en la información, el modelo anterior puede arrojar problemas inaceptables de
pronostico.
Entonces el modelo es corregido para incluir patrones de tendencia en la
información de la demanda.
St +1=α A t +(1−α )(S t +T t )
T t+1 =β ( St +1−S t ) +¿
F t+1 =(St +1 +T t+1 )
F t+1 = Pronostico con tendencia corregida para el periodo t+1
S t = Pronóstico inicial para el periodo t
T t = Tendencia para el periodo t
β = Constante de ajuste de tendencia
Ejemplo: La tabla anterior tenia la siguiente información:
Periodo 1 2 3 4
Año Pasado 1200 700 900 1100
Este año 1400 1000 ?
138
 Pronóstico para el primer trimestre:
Usamos un valor para el pronóstico anterior de S t = 975 (Promedio de la

demanda del último año).
T = 0 (al inicio no se conoce la tendencia)
La Constante de ajuste β se supone en 0.3 y la constante de ajuste α se
mantiene en 0.2
S = 0.2 (1100) + (1 – 0.2) (975 + 0)
S = 1000
T = 0.3 (1000 – 975) + (1 – 0.3) (0)

T = 7.5
F = 1000 + 7.5 = 1007.5
 Pronóstico para el segundo trimestre:
S = 0.2 (1400) + (1 – 0.2) (1000 + 7.5)

S = 1086
T = 0.3 (1086 – 1000) + (1 – 0.3) (7.5)

T = 31.05
F = 1086 + 31.05 = 1117.05
 Pronóstico para el segundo trimestre:
S = 0.2 (1000) + (1 – 0.2) (1086 + 31.05)

S = 1093.64
139
T = 0.3 (1093.64 – 1086) + (1 – 0.3) (31.05)

T = 24.03
F = 1093.64 + 24.03 = 1117. 6

Periodo 1 2 3 4
Año Pasado 1200 700 900 1100
Este año 1400 1000
Pronóstico 1008 1117 1118
SUAVIZACIÓN EXPONENCIAL
CON CORRECCIÓN DE
TENDENCIA Y ESYACIONAL
(MODELO DE AJUSTE TENDENCIA – ESTACIONALIDAD)
Además de la tendencia, también puede considerarse los efectos de las

fluctuaciones estacionales en las series de tiempo
Para aplicarse este modelo, debe cumplirse dos condiciones:
 Debe existir una razón conocida para los picos y valles periódicos en el
patrón de la demanda, estos picos y valles deben presentarse en el mismo
tiempo cada año.
 Las variaciones estacionales deben ser mayores que las variaciones
aleatorias o “ruido”.
St +1=α ¿ ¿T t+1 =β ( St +1−S t ) +¿I t=γ ¿ ¿ F t+1 =(St +1 +T t+1 )( I ¿ ¿❑) ¿
MÉTODOS DE REGRESIÓN
MÉTODOS DE MÍNIMOS CUADRADOS O REGRESIÓN LÍNEAL
140
Busca determinar la recta que representa de mejor manera la tendencia de las

relaciones observadas en el pasado, para usarla como base de la proyección de
la tendencia futura.
y=a+b X
Se tiene que determinar la ecuación que mejor se ajuste a las relaciones entre la
variable x e y.
Para ello se calcula el valor de a y b
b=n ∑ xy−¿ ¿ ¿
a=
∑ y −( b ) ( ∑ x )
n n
Ejemplo: Una empresa requiere proyectar la demanda potencial de juegos de

entretenimiento electrónico para niños antes de decidir respecto de la
conveniencia de emprender ampliación de sus instalaciones en otro sector de la
cuidad. La información disponible en la cadena de negocios de la empresa (doce
locales en total) muestra los promedios históricos anuales de ventas por local
141
POBLACIÓ
CANTIDA
N INFANTIL VENTAS
D XY X2
X (en miles Y
Y
de soles)
1 14.68 3.845 56.445 216
2 22.93 5.45 124.969 526
3 16.65 5.099 84.898 277
4 35.99 8.89 319.951 1,295
5 32.48 6.681 216.999 1,055
6 38.77 9.678 375.216 1,503
7 10.03 4.542 45.556 101
8 24.26 4.557 110.553 589
9 52.46 13.289 697.141 2,752
10 36.80 10.506 386.621 1,354
11 17.34 5.134 89.024 301
12 43.69 9.066 396.094 1,909
Suma 346.08 86.737 2903.465 11,877
Promedio 28.84 7.228
12 ( 2.903 465,41 )−(346.08)(86.737 , OO)

b= =212.03
12 ( 11 . 876 ,79 )−(346 . 08)
a=7.228− (212,03 )( 28.84 )=1.113 , 03
y=1 . 113, 03+212 . 03 X

Ejemplo: Serie de tiempo con regresión lineal
Demanda histórica para la
utilización con regresión lineal
TRIMESTRE DEMANDA
142
1 256
2 312
3 426
4 278
5 298
6 387
7 517
8 349
Si la función de demanda es la siguiente:

Y =18.8 X+ 268.3
Pronóstico de regresión con información demanda
histórica
Trimestre Demanda Pronóstico de
regresión
1 256 287.1
2 312 305.9
3 426 324.7
4 278 343.5
5 298 362.3
6 387 381.1
7 517 399.9
8 349 418.7
9 437.5
10
11
12
Como es de suponer el modelo de regresión lineal no muestra la

estacionalidad de la información, para incorporar la estacionalidad es
necesario desarrollar multiplicadores estacionales a cada periodo.
PRIMERO: Encontramos la proporción de la demanda real respecto al pronóstico

de la regresión
Ejemplo: 256/287.1 = 0.89
Cálculo de proporciones estacionales
Trimestre Demanda Pronóstico de Proporción de
regresión la demanda al
143
pronóstico
1 256 287.1 0.89
2 312 305.9 1.02
3 426 324.7 1.31
4 278 343.5 0.81
5 298 362.3 0.82
6 387 381.1 1.02
7 517 399.9 1.29
8 349 418.7 0.83
9 437.5
10
11
12
SEGUNDO: Luego se determina los multiplicadores estacionales; se calcula un

promedio de los trimestres correspondientes de la proporción de la demanda al
pronóstico.
Ejemplo = El multiplicador estacional para el primer trimestre es de (0.89 + 0.82) /
2 = 0.86

Proporción
Pronóstico de la Multiplicadores
Trimestre Demanda
de regresión demanda al estacionales
pronóstico
1 256 287.1 0.89 0.86
2 312 305.9 1.02 1.02
3 426 324.7 1.31 1.30
4 278 343.5 0.81 0.82
5 298 362.3 0.82 0.86
6 387 381.1 1.02 1.02
7 517 399.9 1.29 1.30
8 349 418.7 0.83 0.82
9 437.5 0.86
10
11
12
144
TERCERO: Ahora es posible aplicar los multiplicadores estacionales al

pronóstico de la regresión para desarrollar pronósticos de regresión ajustados
por estacionalidad
Ejemplo: Pronóstico de regresión ajustado estacionalmente para el primer
trimestre (287.1 x 0.86) = 246.1

Pronóstico de
Pronóstico Multiplicadore regresión
Trimestre Demanda
de regresión s estacionales ajustado
estacionalmente
1 256 287.1 0.86 246.1
2 312 305.9 1.02 311.3
3 426 324.7 1.30 422.9
4 278 343.5 0.82 282.2
5 298 362.3 0.86 310.5
6 387 381.1 1.02 387.8
7 517 399.9 1.30 520.8
8 349 418.7 0.82 343.9
9 437.5 0.86 376.3
10
11
12
145
Compare Gráficamente el pronóstico de regresión sin ajuste a la

estacionalidad y el pronóstico de regresión con ajuste a la estacionalidad:
COEFICIENTE DE CORRELACIÓN (R de PEARSON)
Hay un número que mide la "bondad de ajuste" de la recta de regresión llamado

coeficiente de correlación.
Este número, que se representa por R, está entre -1 y 1. Cuanto más se acerca
R a -1 o 1, el ajuste es mejor. Si el ajuste es malo, se acerca r a 0. Si el ajusto es
exacto, R = -1 para una recta con pendiente negativa, o R = 1 para una recta de
pendiente positiva. La figura más abajo muestra varios conjuntos de puntos con
sus rectas de regresión, y los valores correspondientes de R.
El coeficiente de correlación se puede calcular con la siguiente formula.
n ( ∑ XY )−( ∑ X ) (∑ Y )
R=
√¿ ¿ ¿
146
Ejemplo: Parece haber cierta relación entre el número de llamadas a los clientes
y la cantidad de unidades vendidas de fotocopiadoras como se observa en la
siguiente tabla:
Número de llamadas Número de

fotocopiadoras
vendidas
20 30
40 60
20 40
30 60
10 30
10 40
20 40
20 50
20 30
30 70
Determinar el coeficiente de relación:

Número Número de
de fotocopiadoras
X2 Y2 XY
llamadas vendidas
(X) (Y)
20 30 400 900 600
40 60 1600 3600 2400
20 40 400 1600 800
30 60 900 3600 1800
10 30 100 900 300
10 40 100 1600 400
20 40 400 1600 800
20 50 400 2500 1000
20 30 400 900 600
30 70 900 4900 2100
∑ ∑ ∑ ∑ ∑
220 450 5600 22100 10800
147
R = n ( ∑ XY )√−¿(¿∑¿X ) (∑ Y )
R = 0.759
 Primero existe una relación directa entre las llamadas telefónicas y la
cantidad de ventas de las fotocopiadoras .
 El valor está muy cerca a 1.00, así que se concluye que la asociación es
fuerte. Para expresarlo en contexto:
 Un 25% de incremento en las llamadas probablemente conducirá a un 25%
de aumento en las ventas.
 Se concluyó que 0.759 es un coeficiente de correlación fuerte, sin embargo
los términos fuerte, moderado o débil no tienen un significado preciso.
 Por tanto una medida más fácil de interpretar es la del coeficiente de
determinación
COEFICIENTE DE DETERMINACIÓN (R2)

La porción de la variable total en la variable dependiente (Y), que se explica por
la variación en la variable independiente (X).
Se calcula elevando al cuadrado el coeficiente de correlación.
Por ejemplo:
R2 = (0.759)2 = 0.576
Esta es una relación proporcional o porcentual, se interpreta que el 57.6% de la
variación en el número o cantidad de fotocopiadoras vendidas se explican o se
deben por la variación en el número de llamadas telefónicas a los clientes.
148
80
70
60 f(x) = 1.18 x + 18.95

R² = 0.58
50
40
30 Linear ()
20
10
0
5 10 15 20 25 30 35 40 45
TENDENCIAS NO LINEALES
Cuando la información observada aumenta o disminuye en cantidades crecientes
en un periodo, aparece una curva cuando se grafica en escala aritmética.
MODELO EXPONENCIAL
Año Periodo (X) Importaciones

1986 1 3.0
1987 2 4.2
1988 3 5.7
1989 4 8.3
1990 5 11.5
1991 6 16.0
1992 7 22.4
1993 8 31.0
1994 9 44.6
1995 10 60.1
1996 11 84.3
1997 12 118.6
1998 13 163.9
149
180
160 f(x) = 2.15 exp( 0.33 x )

R² = 1
140
120
100
80 Exponential ()
60
40
20
0
0 2 4 6 8 10 12 14
MODELO LOGARÍTMICA
180
160
140
120
100
80 f(x) = 47.57 ln(x) − 38.4 Logarithmic ()

R² = 0.52
60
40
20
0
0 2 4 6 8 10 12 14
150
MODELO POLINOMIAL
180
160
140 f(x) = 1.69 x² − 12.13 x + 22.8
R² = 0.98
120
100
80
Polynomial ()
60
40
20
0
0 2 4 6 8 10 12 14
MODELO POTENCIAL
151
180
160
140
120
100
80 f(x) = 1.38 x^1.61 Power ()

R² = 0.89
60
40
20
0
0 2 4 6 8 10 12 14
PRÁCTICA N° 4
PRONÓSTICOS DE DEMANDA
1. Dada la siguiente información:
Periodo Demanda
1 43
2 37
3 55
4 48
a) Calcule el promedio móvil de tres periodos para el periodo 5.
152
b) Calcule el pronóstico de suavización exponencial para el periodo 5, utilizando

un valor alpha de 0.4. Suponga que el pronóstico para el periodo 4 fue el
promedio móvil de los primeros tres periodos.
2. Considere la siguiente información histórica para pronosticar las

ventas para los periodos del 5 al 13, mediante el método de promedio
móvil simple de cuatro periodos.
Mes 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13
Ventas 106 145 201 253 308 344 416 452 522 546 613 538
Pronóstico
3. Determine los coeficientes de ponderación para aplicar el promedio

móvil ponderado de tres periodos a la serie de datos sobre ventas
mensuales del año anterior, proyecte el nivel esperado de ventas del
mes 13
Mes 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13
Ventas 104 126 155 132 144 168 157 183 191 178 202 188
Pronóstico
153
4. Dada la siguiente información:
Periodo 1 2 3 4 5 6 7 8
Demanda 17 22 18 27 14 18 20 25
a) Calcule el promedio móvil ponderado de tres periodos para el periodo 9,

utilizando los pesos de 03, 0.3, y 0.4, donde 0.4 es el peso del periodo más
reciente.
b) Calcule el pronóstico para el periodo 9, utilizando el método de pronóstico de

promedios móviles de 3 meses.
5. Dada la misma información del problema anterior:
Periodo 1 2 3 4 5 6 7 8
154
Demanda 17 22 18 27 14 18 20 25
a) Calcule la ecuación de regresión de los datos y pronostique la demanda para

el periodo 9, 10, 11,12,13,14,15,16
6. La compañía ACET debe determinar el número de conductores y camiones

que tiene disponibles sobre una base semanal. El programa estándar es
enviar a los conductores sobre la ruta de recolección y entrega el lunes y
regresarlos al punto de origen el viernes. Los requerimientos de camiones
pueden determinarse a partir del volumen total que se desplazará por
semana; sin embargo, ellos deben conocerse con una semana de
anticipación para propósitos de planeación. El volumen para los últimas diez
semanas se da a continuación:
SEMANA VOLUMEN SEMANA VOLUMEN

10 2 056 000 5 2 268 000
9 2 349 000 4 2 653 000
8 1 895 000 3 2 039 000
7 1 514 000 2 2 399 000
6 1 194 000 1 2 508 000
 Utilizando el modelo de nivelación exponencial, haga una proyección sobre el

volumen esperado para la siguiente semana, utilice las cuatro semanas más
antiguas de información para iniciar el pronóstico es decir F 0 y el alfa de 0.1
155
7. Suponga que la información del problema 1 fuera
SEMANA VOLUMEN SEMANA VOLUMEN

10 1 567 000 5 2 056 000
9 1 709 000 4 2 088 000
8 1 651 000 3 1 970 000
7 1 778 000 2 1 925 000
6 1 897 000 1 2 003 000
 Utilizando la versión de tendencia corregida del modelo de suavización

exponencial, con α y βde 0.2, pronostique el volumen de ventas de la
siguiente semana.
8. La siguiente información de demanda se recopiló sobre una un periodo

de 3 años.
a) Utilice la información para generar un pronóstico basado en regresión.
156
b) Asegúrese de observar que existe un patrón estacional

c) Desarrollar el pronóstico de regresión ajustado estacionalmente.
d) Compare gráficamente los pronósticos de regresión con ajuste estacional y
sin ajuste estacional
Mes Demanda año 1 Demanda año 2 Demanda año 3
1 72 84 97
2 67 98 119
3 85 86 138
4 99 113 124
5 87 121 143
6 135 140 162
7 127 133 157
8 131 156 178
9 102 125 136
10 96 134 141
11 88 118 122
12 79 102 120
157
9. Con la siguiente información histórica, proyecte las ventas de la

empresa para los años 2010 – 2015
Años Ventas
1996 178 454
1997 135 620
1998 141 909
1999 173 528
2000 206 030
2001 198 215
2002 221 893
2003 216 631
2004 260 026
2005 295 313
2006 280 666
2007 348 912
2008 389 992
2009 443 806
a) Determine la función de demanda con el método de mínimos cuadrados.

b) Proyecte la demanda del 2010 al 2020.
c) Grafique el diagrama de dispersión y la tendencia lineal.
d) Calcule el coeficiente de correlación y el coeficiente de determinación
158
10. Calcule la demanda trimestral para el año 2010, que incorpore el elemento
estacional con los siguientes datos.
Año trimestre Demanda real
1 371
2 514
2007
3 490
4 312
1 308
2 485
2008
3 500
4 410
159
1 390
2 505
2009
3 457
4 427
11. Un empresario del rubro textil desea reorientar su línea de producción, en

vista de gran éxito que han tenido sus colegas en el rubro de la
comercialización de una determinada línea de productos. El empresario le
proporciona los siguientes antecedentes de ventas de la competencia en la
tabla adjunta. Con esta información le pide que estime la demanda para los
próximos cuatro años. Utilice los diferentes métodos de pronostico y compare
cual se adapta mejor a la información de demanda.
Año Ventas Reales
160
(en miles de $)
2005 $ 129326
2006 $ 150488
2007 $198786
2008 $225875
2009 $245865
161

Abastecimiento y Compras de La Empresa

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111

ABASTECIMIENTO Y COMPRAS DE LA EMPRESA/ AUXILIAR DE LOGÍSTICA Y ALMACÉN

ABASTECIMIENTO Y COMPRAS DE LA EMPRESA

A. LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS Y EL SISTEMA DE

1. QUÉ SON LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

2. QUÉ ES EL SISTEMA DE ABASTECIMIENTO

El Sistema de Abastecimiento es el conjunto interrelacionado de políticas,

A través de los procesos técnicos de catalogación, registro de proveedores,

Los bienes obtenidos por la empresa deben ingresar físicamente por el

Ingresados “conformes” los bienes, se codifican según los Catálogos

MODELO DE ORGANIZACIÓN DE LOS SUBSISTEMAS DE

Sub Gerencia de Abastecimiento

3. PRINCIPALES FUNCIONES GENERALES DE ABASTECIMIENTO

a) Dirigir, programar y ejecutar la administración del Sistema Administrativo

m) Tramitar ante el respectivo Comité de Bajas y Venta de Bienes

4. PRINCIPALES PROCESOS TÉCNICOS DE ABASTECIMIENTO

Los principales procesos técnicos de abastecimiento son los siguientes:

 Clasificación y registro de proveedores de bienes y suministros.

 Desarrollar estadísticas de la información de abastecimiento.

Es el proceso mediante el cual se previenen, detectan y/o eliminan las

Es el conjunto de actividades de naturaleza técnico - administrativa

Es el conjunto de actividades de naturaleza técnico - administrativa en que

Es el conjunto de actividades de naturaleza técnico-administrativa

5. FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA DE ABASTECIMIENTO

El sistema de abastecimiento funciona con los siguientes procesos o pasos.

b) ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO VALORADO

c) ELABORACIÓN DEL PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES

d) EJECUCIÓN DE LOS PROCESOS DE SELECCIÓN

f) VALORIZACIÓN DE LAS EXISTENCIAS DE ALMACÉN

Se realiza en función a los documentos - fuentes o tasación, aplicando el

h) AJUSTE DEL VALOR MONETARIO

i) PRESENTACIÓN A LA OFICINA DE CONTABILIDAD

B. FINALIDAD DEL PROCESO DE COMPRAS

El acto de comprar es uno de los más antiguos de la humanidad, cuando en

En 1961, en los Estados Unidos de Norteamérica empezaba a hablarse de la

En sus inicios dicha administración era incipiente y lacerante en cuanto a su

Por lógica, las personas encargadas de esos departamentos eran prácticas,

Hoy en día muchos empresarios se han dado cuenta de la anterior situación,

Pero, cuando los empresarios quisieron hacer que su personal se prepare

Pero, ¿qué es comprar? Es adquirir una cosa a cambio de cierta cantidad de

La definición de compras como una profesión dentro de la vida industrial y

Comerciar es el acto de obtener el producto o servicio de la calidad

Sin embargo, en la actualidad compras como tal, ha evolucionado

garantizar su cumplimiento de las condiciones pactadas; y, en términos de

Comprar es adquirir por un precio en dinero algún bien, derecho o

Por lo anteriormente expuesto, quizá la definición antes usada en

Se menciona la palabra “quizá”, pues la administración de empresas es

Definitivamente, ninguna función es autónoma y todas se relacionan entre

Analizaremos cada una de ellas en puntos particulares, excepto la fijación

1.1 PARTICIPACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS EN LA

La obtención de utilidades es el objetivo primordial de toda empresa,

Los costos repercutirán directamente en el precio de venta del

1.2 FIJACIÓN DEL PRECIO DE COMPRA.

Algunos proveedores sostienen el precio sólo por un tiempo

Resulta necesario conocer que en proporción un deslizamiento o un

considerarse el tipo de cambio que ha sido creado por el gobierno

Muchos proveedores mes con mes hacen ajustes a sus precios en

1.3 COSTOS Y SUSTITUCIÓN DE MATERIALES

Las compras representan un renglón en costos que pueden ser

Por ejemplo, la consideración psicológica en las negociaciones, a

Al estar en constante contacto en el mercado en general, el

Es necesario tener en mente que vivimos en un mundo de cambios

Tomando en cuenta la definición del proceso administrativo de Terry y

Se podría definir a la administración de compras como la tarea del