PROCEDIMIENTO GENERAL Código: SGC-PG-PC-AC-02

ADMINISTRACIÓN DE BODEGA DE Revisión: 05

INSUMOS, MATERIALES Y
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REPUESTOS

INDICE

1 OBJETIVO.................................................................................................................... 2

2 ALCANCE.................................................................................................................... 2

3 DEFINICIONES............................................................................................................ 2

4 RESPONSABILIDADES..............................................................................................2

5 DESARROLLO............................................................................................................. 3
5.1 DEFINICION STOCK MINIMO.............................................................................................3
5.2 REPOSICIONES DE MATERIALES....................................................................................3
5.3 RECEPCION DE MATERIALES.......................................................................................... 4
5.4 DEVOLUCIONES DE MATERIAL A PROVEEDORES........................................................4
5.5 RESERVA DE MATERIALES.............................................................................................. 5
5.6 SALIDA DE MATERIALES DE BODEGA............................................................................6
5.7 DEVOLUCIÓN DE MATERIALES A BODEGA....................................................................7
6 REFERENCIAS............................................................................................................ 7

7 REGISTROS................................................................................................................. 7

8 REVISIONES................................................................................................................ 8

9 ANEXOS....................................................................................................................... 8

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:

Nombre Néstor Cabrera Rodrigo Tapia Gloria Ampuero B.
Encargado de Bodega Adm. y Contabilidad Jefe Adm. y Contabilidad
Fecha Aprobación: 28-02-2006
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1 OBJETIVO
El objetivo de este procedimiento es dar a conocer los mecanismos para la correcta
recepción, almacenamiento, reserva y salida de materiales de bodega y otros temas
afines.

2 ALCANCE
El alcance de este procedimiento es a la Bodega de Materiales, Insumos y Repuestos de
la Planta Curicó y cubre desde la reposición de materiales hasta la salida de éstos.

3 DEFINICIONES
 Reserva Automática: Reserva de insumos, materiales y repuestos, proveniente de
planes de Producción o de Mantención.

 Reserva Manual: Reserva de insumos, materiales y repuestos, hecha por una

persona para un fin determinado.

 Modificación de una Reserva: Cambios que puedan hacerse a una reserva, sólo las
reservas manuales pueden ser modificadas.

4 RESPONSABILIDADES

Responsable Actividad

- Custodia y administración de los bienes de la empresa mediante la

utilización de los procedimientos establecidos.
Encargado de Bodega - Recepción de materiales en sistema SAP.
- Realización de inventarios en forma periódica según políticas
establecidas.
- Autorizar la reposición de stock para las reservas manuales
Área Administración y
- Archivo y almacenamiento de las facturas de proveedores.
Contabilidad

Usuarios Sistema - Realizar reservas y toma de materiales en el sistema.

SAP - Retirar los materiales de bodega.
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5 DESARROLLO

5.1 DEFINICION STOCK MINIMO

La definición de Stock Mínimo de Materiales y Repuestos está considerada a realizar a
través de la transacción ME51N (creación Solicitud de Pedido), en donde al momento de
generar una compra, en el recuadro texto breve del material, el usuario indicará el número
de unidades (o medidas según sea el caso) a mantener como stock en bodega, si por
necesidad de alguna de las áreas se requiriera modificar el stock mínimo de algún
material o repuesto previamente definido, el usuario deberá enviar correo electrónico al
coordinador del área pertinente con copia al Sub-Gerente de operaciones y Encargado de
Bodega quien realizará la modificación respectiva en el sistema SAP. En el caso de ser un
material nuevo se debe solicitar previamente el código del material al Encargado de
Bodega vía correo electrónico. Esta solicitud es autorizada de acuerdo a la estrategia de
liberación definida (Solicitud de compra - Orden de Pedido), debiendo esta información
actualizarla el Encargado de Bodega en el sistema al momento de la recepción del
material en la planta

5.2 REPOSICIONES DE MATERIALES

La reposición de materiales de Bodega debe ser realizada por el Encargado de Bodega,
para ello debe generar los listados habilitados en SAP, que permite comparar el stock y el
punto de pedido definido para el material, entendiéndose por stock el saldo disponible del
material en el sistema al momento de generar el listado, y por punto de pedido el valor
ingresado en la carpeta de planificación 1 de los datos maestros del material en SAP
(transacción MM03), el punto pedido está definido en función de un número de variables
(rotación del material, tiempo de respuesta por parte del proveedor y origen del material).
A la fecha no se encuentran todos los materiales de la Bodega con el Punto de pedido
definido, por que para efectuar la reposición de los materiales deben considerarse 2
situaciones:

5.2.1 Reposición de materiales con punto de pedido

Semanalmente el Encargado de Bodega debe generar desde SAP el listado de stock de
materiales considerando además la rotación de los productos, con lo cual deberá
confeccionar posteriormente un informe en Excel para determinar cuales materiales están
con un stock igual o inferior al punto de pedido.

Una vez determinados los materiales a reponer, deberá el Encargado de Bodega generar
las solicitudes de pedido en SAP, para que sigua el proceso normal de compra de
acuerdo a lo definido en el procedimiento general de Adquisiciones. La cantidad a
comprar estará definida en función del nivel de consumo, el periodo de entrega por parte
del proveedor desde que se coloca la orden de compra y el costo de la reposición (en
algunos materiales como los importados no se puede comprar por unidad o lotes
pequeños).
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5.2.2 Reposición de materiales sin punto de pedido

Para aquellos materiales existentes en Bodega sin punto de pedido definido, el
Encargado de Bodega deberá usar el mismo listado usado en la reposición de materiales
con punto de pedido, si el stock es cero deberá conversar con los usuarios de dichos
materiales si es necesaria la compra y generar las solicitudes de pedidos que
correspondan.

Existen situaciones en que el usuario requiere de un material o repuesto que no está

considerado como stock de Bodega, para lo cual deberá recurrir a la confección de una
Solicitud de Pedido especial haciendo referencia a una Orden de Trabajo (imputación tipo
F) o Centro de Costo (imputación tipo K).

5.3 RECEPCION DE MATERIALES

Se debe tener presente que todo material debe ser recepcionado por el Encargado
Bodega o quién cumpla esa función a excepción de los solicitados por alguna emergencia
que ocurra fuera de horario administrativo, caso en el cual la persona que recepciona
deberá firmar el documento con el que lo recibe y completar todos los pasos necesarios
para su aceptación en el sistema, enviando el documento tributario con que recepcionó el
material a Bodega.

Si la recepción se produce dentro de horario se deberá chequear el material con el

documento adjunto (Guía o Factura) para enviar posteriormente la factura a Contabilidad
una vez hecho el ingreso en el sistema SAP.

Si el material es nuevo, el Encargado de Bodega deberá asignarle una ubicación dentro

de la Bodega previa revisión del área solicitante, la que confirmará si el material o
repuesto corresponde a las especificaciones técnicas requeridas.

Si el material o repuesto requiriere, dadas sus características técnicas, algún tipo de

inspección, el usuario generador de la solicitud de compra deberá indicarlo en el recuadro
“texto breve de material” de la misma solicitud. Una vez realizada la inspección, la
aceptación, si corresponde, quedará respaldada a través de la firma del usuario en el
documento tributario respectivo (guía de despacho o factura).

5.4 DEVOLUCIONES DE MATERIAL A PROVEEDORES

Dado el despacho erróneo de materiales por parte del proveedor se pueden dar tres
situaciones las que se explican a continuación:
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5.4.1 Cantidad mayor a lo solicitado en la Orden de Pedido

En este caso, lo primero que se debe hacer es informar al usuario que solicitó los
materiales vial mail, para que indique si el material debe ser devuelto en forma inmediata
o bien dejarlo en Bodega, si así fuera, el usuario deberá generar una solicitud de pedido
por la diferencia. Si el usuario desea devolver el material sobrante, el Encargado de
Bodega confeccionará la solicitud para la emisión de guía de despacho vía mail a
Recepción de Materias Primas y Despacho con copia al Subgerente de Administración y
Contabilidad y al usuario respectivo, y enviará el material debidamente embalado a
Recepción de Materias Primas y Despacho para su devolución.

5.4.2 Cantidad menor a lo solicitado en la Orden de Pedido

En este caso, se avisa a Encargado de Compras para que se contacte con el proveedor
solicitando el despacho de la diferencia del material, a su vez Encargado de Bodega
recepcionará en forma parcial el pedido, previa confirmación de compras, quedando
pendiente la diferencia en el sistema.

5.4.3 Material no corresponde a lo solicitado

En este caso, se procede a la devolución del material previa autorización del usuario,
procediendo el Encargado de Bodega a generar la solicitud de confección de guía de
despacho, con las formalidades señaladas anteriormente.

5.5 RESERVA DE MATERIALES

La reserva es un documento que permite dar una orden a Bodega, de manera que
disponga de los materiales en una fecha definida y para un fin determinado.

La creación de la Reserva puede tener un origen automático ó manual. La Reserva

automática proviene de los planes de producción y de la planificación de Mantención. La
Reserva manual es generada por un usuario SAP, el cual solicita un material para un
propósito determinado.

En cualquiera de los dos tipos de Reserva, el objeto de imputación puede ser a un centro
de costo, una orden de trabajo, un consumo para activo fijo, un proyecto, etc., información
que deberá ser señalada en la misma Reserva.

Cabe señalar que las reservas se crean a nivel de centro o almacén, y que en ella se
puede introducir sólo una clase de movimiento y objeto de imputación.

En cuanto a la “Estrategia de Liberación” de las Reservas en forma manual, se puede

indicar que:
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A. Todos los usuarios se encuentran autorizados para reservar los materiales y visualizar
el stock de Bodega, a través de las transacciones MB21 y MMBE.

B. Todos los usuarios deberán efectuar la salida del material en el sistema a través de la
transacción MB1A

5.5.1 Creación y Modificación de una Reserva Manual

Para la creación de una Reserva manual, se debe acceder al menú funcional a través de
la transacción MB21 en el sistema SAP, considerando los siguientes datos obligatorios:
 Fecha base.
 Clase de movimiento.
 Centro de coste.
 Material.
 Cantidad.
 Unidad de medida.
 Destinatario de la mercancía.

Sólo las reservas manuales pueden modificarse (transacción MB22), a diferencia de las
reservas automáticas, ya que éstas son generadas por una orden de producción o
mantención.

La modificación de una reserva manual puede considerar la modificación de los conceptos

de: Cantidad de material, el almacén de destino, el destinatario, fechas, etc.

La rutina para la creación y modificación de una Reserva Manual, se encuentra detallada

en el Instructivo de Reserva de Materiales

5.6 SALIDA DE MATERIALES DE BODEGA

Una vez que se ha realizado la reserva, el siguiente paso es retirar los materiales de
Bodega, especificados en la reserva. Para ello se debe ingresar a la pantalla de
“Registrar salida de mercancías” (transacción MB1A).

Una vez contabilizada la salida del material o repuesto, el usuario debe conocer la
ubicación física de éstos en Bodega para proceder a su retiro, información que aparece
directamente a través de un código de ubicación, al consultar el stock existente.

Ejemplo: un par de guantes de cabritilla Nº 8½, ubicados en la posición SCH18.

Esta posición se desglosa de la siguiente manera:

S : Segundo Piso
C : Estante
H : Fila
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18 : Bandeja (va desde el 1 al 23 desde cordillera a mar)

Eventualmente el personal de planta al no poder retirar materiales de Bodega debido a su

ubicación física en la planta y la urgencia del trabajo a realizar, se comunicará vía radio
con el Encargado de Bodega, indicándole que personal externo (contratista) procederá a
retirar el material. De todas maneras, la persona que retira deberá firmar provisoriamente
un Pedido de Materiales el que será anulado una vez que el responsable de la reserva
realice la transacción en el sistema SAP.

5.7 DEVOLUCIÓN DE MATERIALES A BODEGA

Para poder realizar una devolución de material a SAP existen tres alternativas:

 Movimiento 202: Anulación Consumo de almacén para centro de coste. Esta clase
de movimiento nos permite hacer la devolución en SAP de cualquier material,
insumo o repuesto, que haya sido retirado desde Bodega con cargo a un centro de
costo.

 Movimiento 262: Anulación Consumo de almacén para orden. Esta clase de

movimiento nos permite hacer la devolución en SAP de cualquier material, insumo o
repuesto, que haya sido retirado desde Bodega con cargo a una orden de
mantenimiento o de producción.

 Transacción MIGO_GI: Movimiento de mercancías. Esta transacción es la que se

recomienda para hacer una devolución en el sistema, porque permite ejecutar la
anulación de la salida del material haciendo referencia al número de contabilización
de ésta.

6 REFERENCIAS
 Instructivo Reserva de Materiales
 Instructivo Inventarios de Bodega

7 REGISTROS

Identificación Indexación Almacenamiento Protección Mantención Disposición

Por Almacenamiento
Guía de Despacho Personal área
especialidad y Archivo en Bodega 6 años en Bodega de
del proveedor Adm. y Contab.
por fecha Archivo
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Identificación Indexación Almacenamiento Protección Mantención Disposición

Almacenamiento
Facturas del Archivo área Adm. y Personal área
Por fecha 6 años en Bodega de
proveedor Contab. Adm. y Contab.
Archivo
Personal área
Planilla de Control Por fecha de
Red Computacional Adm. y Contab. Permanente No Aplica
de Facturas recepción
y Secretarias
Solicitud de Encargado de
Sistema de Correo
Confección de Por fecha Bodega y 6 meses Eliminar
Electrónico
Guía de Despacho solicitantes
Usuario y
Reserva de Por N°
Sistema SAP personal área Permanente No Aplica
Material correlativo
solicitante
Transacciones en Por fecha de Usuarios en
Sistema SAP Permanente No Aplica
Sistema SAP generación general
Planilla de control
Encargado de
stock punto de Por Fecha Red computacional Permanente No Aplica
Bodega
pedido

8 REVISIONES

Revisión Naturaleza del Cambio

Se incluye como requerimiento a los usuarios señalar los stock mínimos de
02
materiales de reposición en las solicitudes de pedido.
03 Se amplia punto 5.3 respecto a la inspección de materiales por los usuarios.
04 Se modifica la sección 5.2, respecto a la Reposición de Materiales y se incluye
registro “Planilla de control stock punto de pedido” en la sección 7.
05 Se modifica requerimiento en la sección 5.2.1 sobre la generación del listado de
stock de materiales.

9 ANEXOS
No Aplica