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VERSION: PRIMERA
AREA
DIRECCION NACIONAL DE LOGISTICA
UNIDAD DE ABASTECIMIENTO / ALMACEN GENERAL
TITULO:
RUBRO
NOMBRE
FIRMA
Formulado por:
Aprobado por:
VB OPP:
Oficina de
Presupuesto
Planificacin
FECHA
INDECI
PROCEDIMIENTO:
INGRESO DE ARTICULOS AL ALMACEN
GENERAL POR COMPRAS
Sede Central
1.
COD: DINALOG-UA/AL-003-05
FECHA:01/07/2005
PAG
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OBJETIVO
Estandarizar el procedimiento para la recepcin e ingreso de artculos al Almacn
General, generados por compras.
Establecer criterios, procedimientos y responsabilidades para la administracin del
Almacn General, la recepcin, verificacin, internamiento, registro, control y
custodia de los artculos que ingresan al almacn por compras, as como la
elaboracin de los diversos documentos generados por dichos ingresos.
2.
ALCANCE
Este procedimiento es de aplicacin para el Almacn General del INDECI, el cual
pertenece a la Unidad de Abastecimiento de la Direccin Nacional de Logstica.
Describe las actividades desde la entrega del expediente por parte de logstica al
Jefe de Almacn General, hasta la entrega de la documentacin a la Unidad
respectiva (Economa).
3.
BASE LEGAL
3.1. Decreto Ley N 19338 Ley del Sistema de Defensa Civil, y sus normas
modificatorias Decretos Legislativos N 442, 735 y 905, Ley N 25414 y el
Decreto de Urgencia N 049-2000.
3.2. Decreto Supremo N 059-2001-PCM, que aprueba el Reglamento de
Organizacin y Funciones del INDECI y Decreto Supremo N 005-2003-PCM
que deroga la 3ra. disposicin de dicho reglamento.
3.3. Decreto Ley N 22056 Ley del Sistema Nacional de Abastecimiento.
3.4. Resolucin Jefatural N 118-80-INAP/PDA, que aprueba las Normas
Generales del Sistema de Abastecimiento.
3.5. Resolucin Jefatural N 335-90-INAP/DNA, que aprueba el Manual de
Administracin de Almacenes para el Sector Pblico Nacional.
3.6. Resolucin de Contralora N 072-98-CG, que aprueba las Normas Tcnicas
de Control Interno para el Sector Pblico.
4.
INDECI
PROCEDIMIENTO:
INGRESO DE ARTICULOS AL ALMACEN
GENERAL POR COMPRAS
Sede Central
5.
COD: DINALOG-UA/AL-003-05
FECHA:01/07/2005
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6.
CONSIDERACIONES
6.1. El almacenamiento es un proceso tcnico de abastecimiento cuyas
actividades estn referidas a la ubicacin temporal de bienes en un espacio
fsico determinado con fines de custodia como va para trasladarlos
fsicamente (temporal o definitivo) a quienes la necesitan. Consta de las
siguientes fases: recepcin, verificacin y control de calidad, internamiento,
registro-control y custodia.
6.2. Es necesario cumplir con el tiempo mnimo para la entrega del expediente a
Almacn General por parte de la Unidad de Abastecimiento, de por lo menos
un da previo a la llegada del proveedor para la ubicacin del espacio
necesario de almacenaje.
6.3. Todos los bienes que adquiere la entidad deben ingresar fsicamente a travs
de la Unidad de Almacn, antes de ser utilizados, an cuando la naturaleza
fsica de los mismos requiera su ubicacin directa en el lugar o dependencia
que lo solicita. Ello permitir un control efectivo de los bienes adquiridos.
6.4. Las actividades de la fase de verificacin y control de calidad deben ser
ejecutadas en un lugar predeterminado independiente de la zona de
almacenaje; comprende las acciones siguientes:
a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
INDECI
PROCEDIMIENTO:
INGRESO DE ARTICULOS AL ALMACEN
GENERAL POR COMPRAS
Sede Central
COD: DINALOG-UA/AL-003-05
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b.
c.
d.
SIGLAS
7.1. AL: Almacn General.
7.2. DINALOG: Direccin Nacional de Logstica
7.3. EEC: Entidad Certificadora de Calidad
7.4. G/R: Gua de Remisin
7.5. O/C: Orden de Compra
7.6. UA: Unidad de Abastecimiento
INDECI
PROCEDIMIENTO:
INGRESO DE ARTICULOS AL ALMACEN
GENERAL POR COMPRAS
Sede Central
8.
COD: DINALOG-UA/AL-003-05
FECHA:01/07/2005
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DEFINICIONES
8.1. Artculo: Se define as a todo material o producto que ingresa al almacn
General.
8.2. Entidad de Certificadora de Calidad (ECC): Es la entidad encargada de
realizar el anlisis de la muestra de los artculos ingresados a Almacn
General, esta empresa es contratada por el proveedor segn lo estipulan las
bases del proceso de seleccin y el contrato de adquisicin o contratacin de
servicios.
8.3. Expediente: Es el conjunto de documentos que entrega la Unidad Ejecutora
de Abastecimiento por intermedio del Operador PAD al Almacn General,
previo al ingreso de los artculos al Almacn General del INDECI, y contendr
los siguientes documentos, segn sea el caso:
a. Para el caso de ingreso por compras, el expediente contendr la Orden de
Compra - Gua de Internamiento original y todas sus copias, la Hoja de
Especificaciones Tcnicas segn se presente en las bases, el Formato de
Requerimiento, Oficio de Consentimiento de Buena Pro.
b. Para el caso de ingreso por servicio, el expediente contendr la Orden de
Servicio, Hoja de Especificaciones Tcnicas segn se presente en las
bases, Formato de Requerimiento, Oficio de Consentimiento de Buena
Pro.
c. Para el caso de ingreso por Donacin, el expediente contendr:
Si la donacin es Nacional de una persona naturales, el Acta de EntregaRecepcin de la donacin; si es de una persona jurdica, Carta de
Donacin, Factura Comercial segn sea el caso (ene l caso que en la carta
no figurara el listado de las mercanca donadas se deber solicitar el
referido documento a fin de que queden o estn debidamente
individualizados).
Si la donacin es internacional, Carta de Donacin en original legalizada
por el Consulado del Per en el pas donante y por la Direccin de
Legalizacin del Ministerio de Relaciones Exteriores del Per, copia simple
del conocimiento de Embarque, Gua Area, Postal o Carta de Porte, copia
simple de la Factura, Gua o Proforma Comercial Valorizada si la hubiere,
caso contrario Declaracin Jurada precisando el valor FOB estimado de las
mercancas.
8.4. Sistema de Almacenes: Se llama as al sistema informtico elaborado y
utilizado en el Almacn General para llevar el control de movimiento de
existencias, tanto de entrada como de salida, este sistema ha sido elaborado
en entorno DOS, con una aplicacin en Fox Pro.
8.5. Vincard: Nombre que se utiliza para nombrar a la Tarjeta de Control Visible
de Almacn, en la cual se registran los movimientos de entrada y salida de
artculos del Almacn General, contiene el nombre del artculo, la unidad de
medida, la fecha en que se realiza el movimiento, y los movimientos
propiamente dichos, las cantidades son fsicas.
INDECI
Sede Central
9.
PROCEDIMIENTO:
INGRESO DE ARTICULOS AL ALMACEN
GENERAL POR COMPRAS
COD: DINALOG-UA/AL-003-05
FECHA:01/07/2005
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GLOSARIO DE TERMINOS
9.1. Almacenamiento: Es el conjunto de actividades orientadas a la ubicacin
temporal de los bienes en un espacio fsico establecido, con el objeto de ser
custodiados, en tanto sean trasladados a las dependencias que los soliciten.
9.2. Especificaciones Tcnicas: Descripciones elaboradas por la entidad, de las
caractersticas fundamentales de las obras, consultora, servicios, bienes o
suministros a ejecutar, contratar o adquirir respectivamente.
9.3. Proveedor: Persona natural o jurdica que vende o arrienda bienes, presta
servicios generales o de consultora o ejecuta obras.
10.
ANEXOS
ANEXO 1: Tarjeta de Control Visible o VINCARD.
ANEXO 2: Tarjeta de Existencias Valoradas de Almacn
INDECI
Sede Central
11.
PROCEDIMIENTO:
COD: DINALOG-UA/AL-003-05
FECHA:01/07/2005
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DINALOG / UA
RESPONSABLE
DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
Responsable
Tcnico
Administrativo
Mensajero
DINALOG / UA / AL
PROVEEDOR
Digitador PAD
Responsable
de
DINALOG / UA / AL
Responsable
INDECI
PROCEDIMIENTO:
Sede Central
PROVEEDOR
DINALOG / UA / AL
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Responsable
Digitador PAD
Digitador PAD
PROVEEDOR
COD: DINALOG-UA/AL-003-05
No es Menor Cuanta
16. Entrega la Orden de Compra al Digitador
PAD para la elaboracin del acta provisional
de recepcin.
16. Recibe y conoce la orden de compra y el
encargo.
17. Elabora el acta provisional de recepcin de
artculos y le entrega al Jefe del Almacn.
Responsable
Mensajero
Jefe de
Abastecimiento
Mensajero
Digitador PAD
PROVEEDOR
Responsable
EEC
Responsable
DINALOG / UA / AL
DINALOG / UA
DINALOG / UA / AL
Responsable
INDECI
Sede Central
PROCEDIMIENTO:
COD: DINALOG-UA/AL-003-05
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FECHA:01/07/2005
DINALOG / UA / AL
PROVEEDOR
Estibador
Digitador PAD
Responsable
34. Solicita
la
firma
Abastecimiento.
del
Jefe
de
Mensajero
Jefe de
Abastecimiento
Mensajero
Digitador PAD
Digitador PAD
DINALOG / UA / AL
DINALOG / UA
Ir a la Actividad 11.
Digitador PAD
Tcnico
Administrativo
12.
DIAGRAMA DE FLUJO
PROVEEDOR
DINALOG
UNIDAD DE ABASTECIMIENTO
ALMACEN GENERAL
Responsable
Jefe de Almacn
Digitador PAD
Estibador
Mensajero
Tcnico Administrativo
Inicio
Procedimiento General
para la Adquisicin y
Contratacin de Bienes
y Servicios
1
Recibe expediente
y firma cargo
3
Registra ingreso de
documentos
4
Recibe expediente
2
Lleva el expediente al
Almacn General
Proveedor
5
Llega al Almacn y
presenta la G//R
6
Recibe G/R y verifica
7
Indica lugar y
ordena descarga
8
Recibe orden y
descarga artculos
10
Compara G/R y verifica que O/C
y artculos estn de acuerdo con
las especificaciones tcnicas
Comparacin
y verificacin
conformes
?
Si
No
d
12
Recibe acta de
rechazo y conoce
11
Rechaza lote de
artculos no conformes
12
Entrega acta de
rechazo de lote y plazo
de subsanacin
13
Subsana
No
a
Es
menor cuanta
?
Si
Es
menor a
s/.3200
?
No
Si
14
Recibe la O/C firmada y
se retira del Almacn
Fin
14
Firma y da la
conformidad en la O/C
15
Entrega copia de O/C
15
Recibe O/C
b
16
Entrega O/C y encarga
elaboracin de acta
provisional de recepcin
16
Recibe O/C y encargo
18
VB acta provisional
18
VB acta provisional
17
Elabora acta provisional
1
Enva expediente
Cargo
1
INDECI
DINALOG
UNIDAD DE ABASTECIMIENTO
ALMACEN GENERAL
Jefe de Almacn
Digitador PAD
Estibador
Mensajero
Jefe de
Abastecimiento
20
Recibe, traslada y
entrega acta
provisional
19
Solicita firma del Jefe
de Abastecimiento
23
Recibe acta
provisional de
recepcin
21
Recibe, conoce,
da VB al acta
provisional y firma
cargos
22
Recibe acta
y lleva al Almacn
24
Contacta con una ECC
23
25
Recibe
especificaciones
tcnicas y contratacin
25
Entrega
especificaciones
tcnicas y contrata
26
Comunica datos de la
ECC contratada
26
Toma conocimiento
28
Verifica identificacin,
permite ingreso al
Almacn
27
Llega al Almacn y
entrega identificacin
29
Ingresa y analiza
una muestra
30
Expone resultados
del anliss
30
Recibe y conoce
resultados
Es conforme
?
No
Si
31
Encarga almacenar
definitivamente
31
Recibe cargo
31
b
33
VB acta definitiva
32
Encarga elaborar
acta definitiva
32
Elabora acta
definitiva de recepcin
de artculos
33
VB acta definitiva
35
Recibe encargo,
traslada y entrega
acta definitiva de
recepcin y cargo
34
Solicita firma del Jefe
de Abastecimiento
37
Recibe acta
definitiva y regresa al
Almacn General
38
Recibe acta definitiva
de recepcin y archiva
39
Firma la O/C y entrega
al Digitador PAD
41
Enva informacin y
ordena ingreso de
datos al Sistema de
Almacenes, Vincard y
Kardex
Elaboracin y Envo
de Reportes para
Control Contable
Fin
40
Recibe O/C firmada
40
42
Recibe informacin
e ingresa en el
Sistema de
Almacenes
43
Recibe informacin y
llena el Vincard y la
Tarjeta de Existencias
Valoradas de Almacn
36
Recibe, conoce
VB del acta y
recibe cargo
ANEXOS
ANEXO 1
TARJETA DE CONTROL VISIBLE
N
Articulo
Cdigo
Unidad de Medida
1
FECHA
COMPROBANTE
MOVIMIENTOS
CLASE
ENTRADA
SALIDA
SALDO
ANEXO 2
2
3
Comprobante
Movimientos
a
b
a
b
c
Clase N Entrada Salida Saldo
Precio
Unitario
Costo
Promedio
a
Entrada
6
Importes
b
Salida
_________________
Unidad de Medida
_________________
Cdigo
c
Saldo